Приложение 2. Регламент работы коллегии Министерства юстиции РФ

Приложение 2
к приказу Минюста РФ
от 20 декабря 2001 г. N 338

Регламент работы коллегии Министерства юстиции Российской Федерации

1. Планирование работы коллегии

1.1. Планы работы коллегии составляются на полугодие, рассматриваются членами коллегии и утверждаются ее председателем.

1.2. Планирование работы коллегии осуществляется в соответствии с общими принципами и требованиями организации планирования в Минюсте России. Заседания коллегии планируются и проводятся, как правило, ежемесячно. На одном заседании коллегии рассматривается не более одного основного вопроса.

В плане указываются точные формулировки вопросов, вносимых на рассмотрение коллегии, сроки их рассмотрения, члены коллегии, ответственные за подготовку вопросов, подразделения Минюста России, разрабатывающие проекты решений и других материалов к заседанию коллегии (далее - подразделения-исполнители).

1.3. Вопросы для рассмотрения на заседаниях коллегии вносят председатель и члены коллегии, а также руководители структурных подразделений центрального аппарата Минюста России, его федеральных управлений по федеральным округам, территориальных органов и учреждений по запросам ответственного секретаря коллегии.

1.4. Предложения к проекту плана заседаний коллегии на очередное полугодие представляются в Организационно-контрольное управление до 1 ноября и 1 мая соответствующего года. Предложения к проекту плана должны содержать: формулировки вопросов и предлагаемые сроки их рассмотрения; фамилии докладчиков и лиц, ответственных за подготовку вопросов; наименования подразделений-исполнителей (состав комиссии или рабочих групп).

1.5. Предложения по проведению заседаний совместно с другими коллегиальными органами должны быть предварительно с ними согласованы, а по выездным заседаниям - и с Финансово-экономическим департаментом. Решения о проведении совместных заседаний с другими коллегиальными органами проходят предварительное согласование в Организационно-контрольном управлении.

1.6. Подготовка и согласование проекта плана заседаний коллегии возлагается на ответственного секретаря коллегии.

1.7. Ответственный секретарь коллегии рассылает утвержденный план членам коллегии, выписки из плана - в подразделения-исполнители.

1.8. Решением коллегии или ее председателя в утвержденный план заседаний коллегии могут вноситься коррективы, в случае необходимости - проводятся внеочередные заседания.

2. Подготовка вопросов к заседаниям коллегии

2.1. Подготовка вопросов для рассмотрения на заседании коллегии включает глубокий и всесторонний анализ существа проблемы, оценку эффективности ранее принятых управленческих решений и мероприятий по их реализации, выявление недостатков, условий и причин, их порождающих, разработку предложений, направленных на улучшение положения дел, прогнозируемые результаты от их реализации. В необходимых случаях организуется предварительная проверка состояния дел по рассматриваемой проблеме непосредственно в подразделениях Минюста России, его территориальных органах и иных органах и учреждениях.

2.2. Подразделение-исполнитель в 10-дневный срок после получения выписки из плана заседаний коллегии составляет план мероприятий по подготовке заседания коллегии Минюста России (приложение 1), утверждает его у лиц, ответственных за подготовку вопросов, копию направляет во все подразделения Минюста России, участвующие в его реализации, а также в Организационно-контрольное управление.

2.3. К заседаниям коллегии по обсуждаемому вопросу готовятся следующие материалы:

- справка по обсуждаемому вопросу;

- проекты решения коллегии и приказа Министерства, его объявляющего, либо протокольного решения коллегии, других документов, подлежащих рассмотрению на заседании коллегии;

- при необходимости - справка об имеющихся по проектам документов разногласиях с обоснованием отказа в реализации замечаний и предложений, поступивших в ходе подготовки и согласования проектов;

- список лиц, приглашенных на коллегию;

- список выступающих на заседании коллегии;

- иные документы по указанию председателя коллегии.

2.3.1. Справка должна содержать краткое и объективное изложение существа рассматриваемого вопроса, имеющиеся недостатки на данном направлении работы и их причины, проблемы и способы их разрешения.

Предлагаемые меры, направленные на совершенствование деятельности, должны иметь, как правило, комплексный характер.

2.3.2. Проекты решения коллегии и приказа, его объявляющего, проходят согласование в установленном порядке.

Проекты документов, принимаемые путем опроса членов коллегии без созыва заседаний, согласовывают и визируют все члены коллегии.

2.4. Все материалы проходят согласование и визируются руководителем (начальником) подразделения-исполнителя, лицом, ответственным за подготовку вопроса, и заместителем Министра, осуществляющим руководство соответствующим направлением деятельности.

Проекты решения коллегии и приказа, его объявляющего, визируются, помимо этого, и руководителями (начальниками) структурных подразделений Минюста России, принимавшими участие в их подготовке и интересы которых затронуты, а также редактором.

2.5. Согласованные в установленном порядке материалы представляются ответственному секретарю коллегии в соответствии со сроками, определенными в планах подготовки указанных материалов, но не позднее 5-го числа месяца, в котором запланировано рассмотрение вопроса.

2.6. Материалы, подготовленные с нарушением предъявляемых к ним требований или представленные не в полном объеме, ответственным секретарем коллегии не принимаются. Полученные материалы могут быть возвращены подразделениям-исполнителям на доработку для устранения недостатков, о чем докладывается начальнику Организационно-контрольного управления и лицам, ответственным за подготовку вопросов.

2.7. В случае, если материалы коллегии по каким-либо причинам не могут быть представлены в указанный срок или, по мнению лица, ответственного за подготовку вопроса, отпала необходимость в его рассмотрении, об этом письменно докладывается председателю коллегии.

2.8. Недостаточно проработанные вопросы по указанию председателя коллегии или решению коллегии снимаются с обсуждения, материалы возвращаются исполнителям на доработку.

2.9. Ответственность за качество разработки, своевременность представления проектов материалов к заседаниям коллегии и достоверность содержащихся в них сведений несут руководители подразделений-исполнителей и лица, отвечающие за подготовку вопроса.

2.10. Для изучения вопросов, подлежащих рассмотрению на заседании коллегии, подготовки или доработки проектов решений коллегии и других материалов, а также для проверки исполнения принятых решений могут создаваться временные комиссии и рабочие группы. Результаты их деятельности докладываются на коллегии. Члены комиссий и рабочих групп, имеющие особое мнение, вправе довести его до сведения членов коллегии или ее председателя.

3. Порядок подготовки и проведения заседаний коллегии

3.1. Ответственный секретарь коллегии в соответствии с планом работы коллегии, при наличии подготовленных материалов формирует проект повестки дня и список участников заседания, согласовывает его с начальником Организационно-контрольного управления и первым заместителем Министра, ответственным за организацию работы коллегии.

3.2. Повестка дня, включая дату, время и место проведения заседания коллегии, определяется ее председателем.

3.3. Ответственный секретарь коллегии при получении материалов к очередному заседанию организует их тиражирование и рассылку членам коллегии, а также в заинтересованные структурные подразделения Минюста России. Направление материалов другим адресатам осуществляется по согласованию с председателем коллегии или первым заместителем Министра, ответственным за организацию работы коллегии.

3.4. На заседания коллегии могут приглашаться руководители структурных подразделений центрального аппарата, федеральных управлений Минюста России по федеральным округам, его территориальных органов, иных органов и учреждений юстиции, представители органов государственной власти Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, общественных объединений и средств массовой информации, научные работники и специалисты. Вопрос об их участии в заседаниях коллегии решается в каждом конкретном случае.

3.5. Оповещение приглашаемых на заседания коллегии представителей структурных подразделений Минюста России осуществляет ответственный секретарь коллегии согласно утвержденному председателем или, по его поручению, начальником Организационно-контрольного управления списку.

3.5.1. Оповещение должностных лиц заинтересованных министерств и ведомств согласно утвержденному председателем коллегии или первым заместителем Министра, ответственным за организацию коллегии, списку, возлагаются на подразделения-исполнители. Вызов, транспортное обеспечение и размещение приглашаемых из территориальных органов и учреждений Минюста России - на Департамент материально-технического обеспечения Минюста России.

3.5.2. Приглашение представителей общественных объединений и средств массовой информации по согласованию с председателем коллегии осуществляется Центром общественных связей Минюста России.

3.5.3. Замена лиц из числа работников Минюста России, приглашенных на заседания коллегии, допускается по согласованию с ответственным секретарем коллегии.

3.6. Ответственный секретарь коллегии проводит оповещение технических, хозяйственных и других подразделений Минюста России, принимающих участие в подготовке и проведении заседаний коллегии, организует их взаимодействие, координирует и контролирует проводимые ими мероприятия.

3.7. Ответственный секретарь коллегии перед заседаниями организует у регистрацию их участников. По окончании регистрации ответственный секретарь коллегии докладывает председателю коллегии (председательствующему) и начальнику Организационно-контрольного управления о явке членов коллегии и приглашенных лиц.

3.8. Организация и осуществление пропускного режима возлагается на Управление собственной безопасности.

3.9. Приглашенные на заседание коллегии лица присутствуют при обсуждении вопросов в части, их касающейся. С разрешения председателя (председательствующего) они могут выступать в прениях, высказывать замечания и предложения, давать справки по существу обсуждаемых вопросов и проектов подготовленных документов.

3.10. Председатель коллегии (председательствующий) открывает и закрывает заседания, информирует членов коллегии о лицах, приглашенных на заседание, организует обсуждение вопросов (представляет слово для выступлений, следит за соблюдением регламента, ставит на голосование проекты подготовленных документов, предложения по рассматриваемым вопросам и объявляет результат голосования), оглашает запросы, справки, заявления и предложения.

3.11. Заседание коллегии начинается с уточнения и утверждения повестки дня и порядка его проведения.

3.12. Время для докладов устанавливается, как правило, в пределах до 20 минут, для выступлений в прениях - до 7 минут, для сообщений и справок - до 3 минут. В необходимых случаях председатель (председательствующий) может изменить время для выступлений.

3.13. На заседании коллегии должны быть рассмотрены поступившие в ходе обсуждения вопросов принципиальные замечания и предложения по проектом документов. Результаты обсуждения по указанию председательствующего отражаются в протоколе заседания.

3.14. Звукозапись и стенографирование, кино-, видео- и фотосъемка заседаний коллегии осуществляются по согласованию с председателем (председательствующим) или решению коллегии.

3.15. Организация звукозаписи, ведение стенограммы, кино-, видео- и фотосъемки возлагаются на ответственного секретаря коллегии с использованием сил и средств соответствующих подразделений Минюста России.

3.16. Тексты докладов и выступлений по окончании заседаний сдаются ответственному секретарю коллегии.

4. Порядок принятия решений коллегии

4.1. Заседание коллегии считается правомочным, если на нем присутствуют не менее половины членов коллегии.

4.2. По каждому обсуждаемому вопросу большинством голосов от числа присутствующих на заседании членов коллегии принимается решение.

4.3. В случае разногласий между Министром и коллегией Министр реализует свое решение и докладывает о возникших разногласиях Президенту Российской Федерации.

4.4. Решение коллегии подписывается председателем коллегии или лицом, исполняющим его обязанности (председательствующим), и, как правило, объявляется приказом Минюста России.

4.5. Решения коллегии по организационным, процедурным и контрольным вопросам вносятся в протокол заседания (без объявления приказом). Содержащиеся в них предписания (поручения) подлежат обязательному исполнению в установленном порядке.

4.6. В отдельных случаях решения коллегии по неотложным вопросам могут приниматься в опросном порядке.

4.7. Решения, принятые на совместных заседаниях коллегии Минюста России и других коллегиальных органов, объявляются совместными приказами.

Решения коллегии, затрагивающие права и законные интересы граждан или носящие межведомственный характер, подлежат государственной регистрации в Минюсте России в установленном порядке.

4.8. Рассмотренные и одобренные коллегией проекты документов (положения, инструкции, планы и иные документы) утверждаются и вводятся в действие в установленном порядке.

5. Документальное оформление заседаний коллегии

5.1. По итогам заседания коллегии составляется краткий протокол (приложение 2). В протоколе указываются: его порядковый номер, дата, место проведения заседания, председательствующий, присутствующие члены коллегии, фамилии приглашенных и их должности, рассмотренные вопросы, фамилии докладчиков и выступивших, решения или конкретные поручения организационно-распорядительного характера. Внесенные в протокол поручения должны быть изложены в краткой форме, с указанием должностных лиц (подразделений-исполнителей) и сроков выполнения.

5.2. Оформление и согласование протоколов возлагается на ответственного секретаря коллегии.

Протоколы визируются начальником Организационно-контрольного управления и первым заместителем Министра, ответственным за организацию работы коллегии, и при необходимости согласовываются с заместителями Министра, другими членами коллегии, руководителями заинтересованных структурных подразделений Минюста России.

Рассмотрение и согласование протоколов осуществляется в первоочередном порядке. В целях подготовки протоколов могут привлекаться заинтересованные подразделения Минюста России.

5.3. Протоколы подписываются председателем (председательствующим) коллегии и заверяются ее ответственным секретарем.

5.4. К протоколам прилагаются письменные доклады и выступления участников, другие документы, а по указанию председателя (председательствующего) или решению коллегии могут прилагаться стенограммы заседаний.

5.5. Выписки из протоколов (приложение 3) рассылаются руководителям заинтересованных подразделений Минюста России, территориальных органов и учреждений Минюста России.

Выписки из протоколов заверяются ответственным секретарем коллегии.

6. Порядок доработки проектов решений и иных документов коллегии

6.1. Непосредственная доработка проектов решений, приказов, их объявляющих, иных документов, рассмотренных на заседании коллегии, их согласование возлагается на подразделения-исполнителей. Сроки для доработки документов, как правило, не должны превышать 10 календарных дней, если этот срок не установлен отдельно.

Проекты документов подлежат повторному визированию, если в процессе доработки в них внесены существенные изменения.

Дополнительно к установленному порядку доработанные проекты документов проходят согласование и визирование членами коллегии, выступившими с замечаниями и предложениями, которые были рассмотрены в ходе заседания коллегии в соответствии с п.3.13 настоящего Регламента.

6.2. Ответственный секретарь коллегии участвует в доработке проектов документов, согласовании проектов, осуществляет контроль за полнотой реализации поступивших замечаний и предложений.

6.3. Подготовленные на подпись Министру решения, приказы, их объявляющие, представляются в Организационно-контрольное управление и вместе с протоколом докладываются в установленном порядке.

7. Контроль за исполнением решений коллегии

7.1. Непосредственный контроль за исполнением решений коллегии по существу содержания поручений возлагается на членов коллегии, назначенных ответственными за их реализацию, а также осуществляется всеми членами коллегии в процессе текущей работы.

7.2. Текущий контроль за исполнением поручений, содержащихся в решениях коллегии, объявленных приказами Минюста России, по форме и срокам, и поручений, содержащихся в протокольных решениях коллегии, возлагается на ответственного секретаря коллегии.

7.3. Коллегия регулярно рассматривает на своих заседаниях вопросы о ходе реализации принятых ею решений, заслушивает лиц, ответственных за контроль по их выполнению, начальников подразделений Минюста России и территориальных органов юстиции о результатах проделанной работы. Периодически подводит итоги своей деятельности, а также рассматривает результаты работы членов коллегии при подготовке и реализации решений коллегии.

8. Ответственный секретарь коллегии

8.1. Осуществляет организационные мероприятия, связанные с подготовкой заседаний коллегии Министерства юстиции Российской Федерации.

8.2. Готовит проекты планов работы коллегии Минюста России, согласованные с заместителями Министра, руководителями структурных подразделений центрального аппарата, для утверждения Министром юстиции.

8.3. Обеспечивает контроль за представлением начальниками подразделений центрального аппарата материалов на коллегию.

8.4. С согласия начальника Организационно-контрольного управления возвращает для доработки неудовлетворительно подготовленные документы.

8.5. Обеспечивает своевременное тиражирование материалов коллегии и рассылку их членам коллегии и другим лицам по указанию начальника Организационно-контрольного управления.

8.6. Обеспечивает организацию проведения коллегии (подготовка зала, регистрация участников заседания, ведение протокола, аудиозапись и стенографирование заседаний коллегии).

8.7. Готовит протоколы заседаний коллегии на подпись Министру.

8.8. Обеспечивает доработку решений коллегии и принятых ею документов должностными лицами, представившими их на коллегию, с учетом замечаний и предложений, высказанных участниками по обсуждавшимся вопросам.

8.9. Обеспечивает представление подготовленных документов начальнику Организационно-контрольного управления для доклада на подпись председателю коллегии.

8.10. Организует своевременное копирование подписанных председателем коллегии документов, направление их должностным лицам, органам и учреждениям юстиции для исполнения.

8.11. Организует контроль за исполнением решений коллегии по форме и в установленные сроки.