Приложение 1. Положение "О регламенте эксплуатации электронной почты"

Приложение 1
к постановлению
Городского Головы г. Калуги
от 30 марта 2001 г. N 113

Положение
"О регламенте эксплуатации электронной почты"

1. Общие положения

1.1. Электронная почта представляет собой средство передачи информационных сообщений по электронным каналам передачи данных.

1.2. Информационное сообщение включает в себя данные:

- отправитель сообщения;

- адресат или список адресатов;

- краткое наименование сообщения;

- информационные файлы, содержащие документы, подлежащие пересылке;

- дополнительный текст (пояснения к информационному сообщению).

1.3. Технические сообщения содержат:

- подтверждения о получении писем;

- обмен информацией об адресах и форматах сообщений;

- пересылку технических материалов по обслуживанию средств вычислительной техники и телекоммуникаций.

1.4. В Городской Управе г. Калуги эксплуатируются системы электронной почты:

- электронная почта Microsoft Mail (для информационного обмена по локальной сети Горуправы);

- E-mail Intranet (для информационного обмена между удаленными службами).

1.5. Всем сотрудникам Городской Управы, работающим с корреспонденцией, назначается личный электронный почтовый адрес.

1.6. Ответственным за эксплуатацию электронной почты является сотрудник отдела, компьютер которого подключен к системе электронной почты.

1.7. Адрес электронной почты Горуправы:

uprava@kaluga.ru

2. Порядок отправки документов по электронной почте

2.1. Отправке по электронной почте подлежат документы, подписанные:

а) руководителями городской Управы;

б) руководителями структурных подразделений Городской Управы (управлений, комитетов, отделов), администраций округов.

2.2. Документы, подлежащие отправке по электронной почте, должны быть сформированы в виде файлов текстового редактора (например Microsoft Word). Файл должен содержать все элементы, присутствующие в письме на бумаге:

- исходящий номер;

- кому адресовано (должность, организация, фамилия, инициалы);

- адрес электронной почты адресата;

- текст письма;

- фамилия и должность подписавшего письмо руководителя;

- фамилия и телефон исполнителя.

2.3. Подписанный экземпляр подлежащего отправке документа передается ответственному за доставку электронной почты. В нижней части письма рядом с подписью исполнителя должно быть указано полное имя файла в локальной сети, содержащего электронный образ документа, подлежащего отправке. В случае, когда отправитель не имеет доступа к локальной сети, одновременно с письмом ответственному передается дискета с файлом, содержащим электронный образ документа.

2.4. Ответственный за эксплуатацию электронной почты обязан:

- вести журнал исходящих документов;

- проверять комплектность файлов, подлежащих отправке;

- отметить на письме время приемки письма к отправке и возвратить письмо отправителю;

- зарегистрировать письмо в журнале исходящих документов (журнал может вестись в электронном виде).

3. Порядок приемки документов по электронной почте

3.1. Принятыми считаются документы, помещенные в ходе сеанса связи с сервером электронной почты в список полученных сообщений.

3.2. Ответственный за эксплуатацию электронной почты обязан:

- не менее 1 раза в день проверять поступление электронных сообщений;

- прочитать текст сообщения и определить адресата;

- зарегистрировать сообщение в журнале входящих документов, где указывается краткое содержание сообщения, дата и время приемки и кому адресовано (журнал может вестись в электронном виде);

- перенаправить письмо по электронному адресу адресата, а в случае отсутствия адреса, распечатать и передать ответственному сотруднику канцелярии (сотрудник канцелярии одновременно может являться ответственным за доставку).

3.3. На письме указываются имена файлов в локальной сети, содержащие текст сообщения. Ответственный сотрудник канцелярии расписывается в журнале входящих документов о приемке письма и осуществляет дальнейшую рассылку документов.

3.4. Каждый сотрудник, которому назначен индивидуальный электронный адрес обязан:

- не менее 1 раза в день проверять поступление электронных сообщений;

- прочитать текст сообщения, при этом отправителю автоматически отправляется уведомление о прочтении.

4. Ответственность за нарушение регламента
эксплуатации электронной почты

4.1. Ответственные за эксплуатацию электронной почты несут ответственность за нарушение регламента эксплуатации электронной почты в соответствии с действующим законодательством.