Приложение. Информация о результатах проверки организации прохождения документов в органах исполнительной власти

Приложение
к постановлению
Губернатора Калужской области
от 15 мая 2002 г. N 279

Информация
о результатах проверки организации прохождения документов
в органах исполнительной власти Калужской области
и контроля за их исполнением

В соответствии с распоряжением заместителя Губернатора области - руководителя администрации Губернатора области от 09.04.2002 г. N 226-ра проведена комиссионная проверка организации прохождения документов в органах исполнительной власти Калужской области.

В ходе проверки установлено, что органы исполнительной власти руководствуются в своей работе нормативными документами по организации делопроизводства: Инструкцией по делопроизводству, утвержденной постановлением Губернатора Калужской области от 30.12.1997 г. N 509, соответствующими инструкциями, утвержденными директорами департаментов, положениями о структурных подразделениях, занимающихся делопроизводством, и должностными инструкциями.

На основании письма заведующего канцелярией администрации Губернатора области от 26.06.2001 года N 05-03 в департаментах и подразделениях администрации были назначены ответственные за ведение делопроизводства, прохождение и исполнение документов.

Однако в настоящее время в связи с реорганизацией в департаментах области произошли кадровые изменения в службах делопроизводства и пока нет четкого распределения обязанностей между работниками, занимающимися ведением делопроизводства.

Во многих департаментах ведется обновление документов, регламентирующих работу по ведению делопроизводства (положения об отделах, должностные инструкции).

Хорошо налажена работа в департаменте социальной политики области, где создан отдел по управлению делами, есть четкое распределение обязанностей между работниками, имеется компьютер с программой автоматизированного документооборота "Садко", что значительно улучшает качество работы с документами, позволяет контролировать сроки прохождения и исполнения документов, вести упреждающий контроль.

В департаменте физкультуры, спорта и туризма области специалисту II категории вменена в обязанность работа с документами, поступающими из администрации области, а документы, поступающие из других организаций, регистрирует секретарь. Такое распределение обязанностей, а также то, что часть документов регистрируется в компьютере, часть - в регистрационных журналах, не позволяет четко отслеживать прохождение документов и контролировать их выполнение. Необходимо, чтобы работой с документами занимался один специально назначенный для этого сотрудник.

В связи с отсутствием компьютерной техники в ряде департаментов, комитетов и управлений регистрация документов ведется в журналах, что также не позволяет в полной мере отследить прохождение и исполнение документов (департамент культуры и искусства, главное управление по делам гражданской обороны и чрезвычайным ситуациям, департамент образования и науки, департамент регионального развития, лицензионная палата).

Вместе с тем, в некоторых департаментах имеющаяся компьютерная техника используется недостаточно эффективно. В департаменте аграрной политики и социального обустройства села имеется компьютер с программой автоматизированного документооборота "Садко", но она не применяется в работе.

В департаменте строительства и дорожного хозяйства области при наличии программы "Садко" постановления Губернатора и Правительства области регистрируются в журналах, что затрудняет ведение контроля за их исполнением.

Большая загруженность работников, занимающихся делопроизводством, дополнительными поручениями тоже отрицательно сказывается на качестве прохождения и исполнения документов (департамент культуры и искусства области).

В ходе проверки оказывалась методическая и консультативная помощь работникам, ответственным за ведение делопроизводства.

Комиссия вносит следующие предложения по организации делопроизводства:

1. Руководителям подразделений администрации Губернатора области назначить ответственных за ведение делопроизводства в соответствии с распоряжением Губернатора области от 17.07.2000 N 166-р.

2. В департаментах и других органах исполнительной власти области создать специализированные службы (канцелярии, отделы, сектора) делопроизводства или назначить лиц, ответственных за делопроизводство, не загружая их другой работой.

3. Необходимо обеспечить службы делопроизводства или лиц, ответственных за ведение делопроизводства, компьютерной техникой.

4. В целях единообразия ведения делопроизводства ввести во всех органах исполнительной власти единую автоматизированную систему делопроизводства "Садко", поручив комитету по информатизации усовершенствовать ее в соответствии с существующей структурой органов исполнительной власти.

5. Необходимо регулярно направлять работников службы делопроизводства на курсы повышения квалификации.