Статья 4. Учет и хранение личных дел

Статья 4. Учет и хранение личных дел

1. Учет личных дел производится в инвентарной книге (приложение N 5). Порядковый номер личного дела на титульном листе обложки личного дела соответствует номеру в инвентарной книге.

Не реже одного раза в два года производится сверка наличия личных дел с записями в инвентарной книге и проверка состояния личных дел, о чем составляется соответствующий акт.

2. Личные дела могут выдаваться для ознакомления кругу должностных лиц, определяемому распоряжением (приказом) руководителя государственного органа Калужской области.

3. Запись о выдаче личного дела для ознакомления производится в контрольной карточке (приложение N 6). При возвращении личного дела в контрольной карточке указывается дата его возвращения.

4. При работе с личным делом, выданным для ознакомления, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, изымать из личного дела имеющиеся там документы или помещать новые, разглашать сведения, содержащиеся в документах личного дела.

5. Временное изъятие документов из личного дела может быть произведено в исключительных случаях руководителем кадровой службы государственного органа Калужской области по указанию руководителя этого государственного органа.

Вместо изъятого документа в личное дело вкладывается справка с указанием причин изъятия документа и визой руководителя государственного органа Калужской области, давшего указание на изъятие документа.

Сведения о дате и причинах изъятия документа, вносятся в графы 5, 6 описи документов.

6. При переводе государственного служащего на новое место государственной службы его личное дело передается в кадровую службу нового места государственной службы по адресу, указанному государственным служащим, не позднее 5 календарных дней со дня издания распоряжения (приказа) о переводе.

При прекращении государственной службы личное дело государственного служащего хранится кадровой службой соответствующего государственного органа в течение 10 лет со дня освобождения от должности, после чего передается в архив.

Запись о снятии с учета личного дела государственного служащего производится в инвентарной книге и контрольной карточке.

7. При передаче личного дела в другой государственный орган Калужской области или на архивное хранение в конце дела подшивается лист - заверитель дела (приложение N 7), в котором указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов, а также физическое состояние дела. Заверительная надпись производится работником кадровой службы государственного органа Калужской об ласти, ответственным за ведение личных дел.

В описи документов производится итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов описи документов. Опись документов подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления итоговой записи.

8. Личные дела хранятся в кадровых службах государственных органов Калужской области.

Для хранения личных дел используются сейфы или специальные шкафы.