Приложение. Положение об управлении по делам архивов администрации Калужской области

Приложение
к постановлению
Администрации Калужской области
от 11 июля 1995 г. N 238

Положение
об управлении по делам архивов
администрации Калужской области

1. Общие положения

1.1. Управление по делам архивов администрации Калужской области образуется постановлением Главы администрации Калужской области в целях управления архивным делом на территории области и входит вместе с подведомственными архивными учреждениями в систему Государственной архивной службы России.

1.2. Управление по делам архивов администрации Калужской области является правопреемником архивного отдела администрации Калужской области.

1.3. Управление по делам архивов администрации Калужской области в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, законодательством Российской Федерации, иными решениями Федерального Собрания Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, постановлениями Законодательного Собрания Калужской области, постановлениями и распоряжениями Главы администрации Калужской области, приказами и указаниями Государственной архивной службы России, настоящим Положением.

1.4. Управление по делам архивов администрации Калужской области организует выполнение возложенных на него задач непосредственно и через подведомственные ему архивные учреждения и несет ответственность за состояние, дальнейшее развитие и совершенствование архивного дела в Калужской области.

Управление по делам архивов администрации Калужской области сотрудничает с Российским обществом историков-архивистов, профессиональными союзами и другими общественными объединениями.

2. Основные задачи

Основными задачами управления по делам архивов администрации Калужской области являются:

2.1. Формирование, организация обеспечения сохранности и использования документов Архивного фонда Калужской области.

2.2. Анализ состояния и государственное регулирование развития архивного дела в Калужской области, управление архивными учреждениями области, обеспечение их функционирования.

2.3. Координация деятельности органов государственной власти, государственных учреждений, организаций и предприятий Калужской области *) в сфере архивного дела и организации документов в делопроизводстве, оказание организационно-методической помощи учреждениям в развитии и совершенствовании государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации; взаимодействие по этим вопросам с органами местного самоуправления.

2.4. Ведение централизованного государственного учета документов Архивного фонда Калужской области; осуществление государственного контроля за сохранностью и использованием указанных документов.

2.5. Контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации, законодательных и правовых актов Калужской области об Архивном фонде Калужской области и архивах.

3. Функции

Управление по делам архивов Калужской области в соответствии с возложенными на него задачами:

3.1. Организует комплектование и определяет состав документов, подлежащих приему в государственные архивы Калужской области, обеспечивает соблюдение установленного порядка передачи документов в государственные архивы.

3.2. Организует хранение и ведет государственный учет документов Архивного фонда Калужской области, хранящихся в Государственном архиве Калужской области, Государственном архиве документов по личному составу Калужской области, районных, городских и ведомственных архивах, государственных музеях и библиотеках и представляет в установленном порядке сведения по учету в Государственную архивную службу России.

3.3. Осуществляет межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных и межведомственных архивов, в том числе по личному составу, и организацией документов в делопроизводстве государственных учреждений, а также негосударственных организаций на основе договорных отношений; совместно с другими органами государственной власти и учреждениями участвует в мероприятиях по совершенствованию и развитию сети ведомственных и межведомственных архивов и организации их работы.

3.4. Разрабатывает и обеспечивает реализацию программ, перспективных и текущих планов развития архивного дела и ведет статистический учет состояния и деятельности подведомственных архивных учреждений.

3.5. Обеспечивает подготовку и вносит на рассмотрение Главы администрации Калужской области проекты правовых актов и нормативных документов по архивному делу и организации документов в делопроизводстве, предложения по развитию архивной службы.

3.6. Организует и проводит в установленном порядке работу по совершенствованию сети и структуры архивных учреждений.

3.7. В установленном порядке решает вопросы о передаче в пределах Калужской области документов из одних государственных архивов в другие государственные архивы; вносит предложения о передаче документов из государственных архивов Калужской области в государственные архивы других республик в составе Российской Федерации, краев, областей, автономных образований, гг. Москвы и Санкт-Петербурга.

3.8. В установленном порядке решает совместно с собственниками архивных документов вопросы об отнесении этих документов к составу Архивного фонда Калужской области.

3.9. Организует создание баз данных, а также традиционных видов архивных справочников для обеспечения поиска информации о составе и содержании документов Архивного фонда Калужской области.

3.10. Координирует и направляет научно-исследовательскую и методическую работу государственных архивов, участвует в работе Зонального научно-методического Совета архивных учреждений, разрабатывает меры по внедрению научных исследований по вопросам архивоведения, документоведения и археографии в практику архивного дела.

3.11. Разрабатывает и утверждает в пределах своей компетенции обязательные к исполнению учреждениями инструкции и методические пособия по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве.

3.12. Организует экспертизу научной и практической ценности документов в государственных архивах.

3.13. Проверяет выполнение государственными учреждениями независимо от их ведомственной подчиненности, а также негосударственными организациями требований законодательства Российской Федерации законодательных и иных правовых актов Калужской области по вопросам архивного дела, обеспечения сохранности и использования архивных фондов, организации документов в делопроизводстве.

3.14. Содействует совершенствованию организации документов в делопроизводстве учреждений на основе внедрения государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.

3.15. Оказывает содействие собственникам негосударственных архивов в сохранении, комплектовании и использовании их архивов.

3.16. Реализует преимущественное право государства на приобретение документов негосударственной части Архивного фонда Калужской области.

3.17. Ведет регистрацию специальных разрешений юридическим и физическим лицам на собирание старинных документальных памятников на территории Калужской области, выдаваемых Государственной архивной службой России по заключению управления по делам архивов администрации Калужской области, и осуществляет контроль за их собиранием.

3.18. Выдает в установленном порядке юридическим и физическим лицам разрешения на временный вывоз документов государственной части Архивного фонда Калужской области за пределы Калужской области.

3.19. Организует публикацию и научно-информационную деятельность государственных архивов; координирует работу по изучению общественных потребностей в ретроспективной документной информации и эффективности использования документов.

3.20. Контролирует соблюдение порядка пользования архивными документами.

3.21. Контролирует деятельность Государственного архива Калужской области и Государственного архива документов по личному составу Калужской области по привлечению внебюджетных средств, в том числе по реализации платных услуг и работ.

3.22. Разрабатывает и представляет в установленном порядке предложения к проекту бюджета Калужской области о расходах на свое содержание, непосредственно подчиненных ему Государственного архива Калужской области и Государственного архива документов по личному составу Калужской области, обеспечивает их финансирование в пределах выделенных ассигнований на соответствующий период.

3.23. Ведет бухгалтерский и статистический учет и отчетность.

3.24. Организует контрольно-ревизионную работу во взаимодействии с местными финансовыми органами в соответствии с действующим законодательством.

3.25. Осуществляет в установленном порядке контроль за работой бухгалтерий Государственного архива Калужской области и Государственного архива документов по личному составу Калужской области.

3.26. Осуществляет в установленном порядке деловые связи с архивными учреждениями государств - участников Содружества Независимых Государств, а также зарубежных стран.

3.27. Организует выявление и приобретение (получение) по согласованию с Государственной архивной службой России профильных архивных документов, находящихся за рубежом.

3.28. Организует внедрение в практику работы архивных учреждений наиболее рациональных систем и методов хранения, реставрации, консервации, копирования, использования и охраны документов; принимает меры по материально-техническому обеспечению Государственного архива Калужской области и Государственного архива документов по личному составу Калужской области.

3.29. Изучает, обобщает и распространяет передовой опыт работы государственных и ведомственных архивов, созывает научно-практические конференции, совещания, семинары по архивному делу и организации документов в делопроизводстве; разрабатывает вопросы научной организации труда и экономики архивного дела.

3.30. Организует повышение квалификации работников государственных и ведомственных архивов, делопроизводственных подразделений учреждений.

3.31. Содействует решению вопросов по улучшению условий труда работников государственных архивов, их социальной защиты.

3.32. Организует своевременное рассмотрение предложений, заявлений и жалоб юридических и физических лиц и принимает по ним необходимые меры, проводит прием граждан по вопросам, относящимся к его компетенции; осуществляет контроль за рассмотрением предложений, заявлений, жалоб и организацией приема граждан в государственных архивах.

3.33. Осуществляет по поручению Главы администрации Калужской области функции в пределах предоставленных ему полномочий.

4. Права

Управлению по делам архивов администрации Калужской области предоставляется право:

4.1. Получать от государственных учреждений независимо от их ведомственной подчиненности, а также (на договорной основе) от негосударственных организаций необходимые материалы о работе и состоянии ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.

4.2. Проверять работу ведомственных и межведомственных архивов, в том числе по личному составу, и организации документов в делопроизводстве государственных учреждений независимо от их ведомственной подчиненности, а также негосударственных организаций, с которыми имеются соответствующие договорные отношения: заслушивать представителей органов государственной власти, учреждений по указанным вопросам.

4.3. Давать в пределах своей компетенции учреждениям обязательные для исполнения указания по вопросам работы архивов и организации документов в делопроизводстве.

Должностные лица управления по делам архивов администрации Калужской области имеют право посещать в установленном порядке архивы и делопроизводственные подразделения учреждений.

4.4. Делегировать свои полномочия:

4.4.1. В части осуществления организационно-методического руководства деятельностью ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве учреждений - государственным, районным, городским архивам, архивам документов по личному составу, архивным отделам администраций районов, городов и местного самоуправления.

4.4.2. В части осуществления контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, правовых актов Калужской области в области архивного дела - районным, городским архивам, архивным отделам администраций районов, городов и местного самоуправления.

4.5. Ставить вопрос перед правоохранительными органами о привлечении руководителей учреждений независимо от их ведомственной подчиненности к уголовной, административной и иной установленной законодательством и другими правовыми актами Российской Федерации и Калужской области ответственности за нарушение Законодательства об Архивном фонде и архивах.

4.6. Создавать межведомственные комиссии и советы для рассмотрения вопросов архивного дела и организации документов в делопроизводстве, в том числе для определения степени секретности и рассекречивания документов в соответствии с действующим законодательством.

4.7. Согласовывать инструкции, учебные программы и другие документы по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве, разрабатываемые учреждениями.

4.8. Объявлять конкурсы на выполнение работ в области архивоведения, документоведения и археографии, утверждать в соответствии с действующим законодательством условия конкурсов.

4.9. Должностные лица управления по делам архивов администрации Калужской области имеют все определенные законами Российской Федерации социальные гарантии.

5. Имущество и финансы

5.1. Комитет по управлению государственным имуществом Калужской области закрепляет за управлением по делам архивов администрации области движимое и недвижимое имущество на праве оперативного управления.

5.2. Имущество, закрепленное за управлением по делам архивов администрации Калужской области на праве оперативного управления, является государственной собственностью Калужской области.

5.3. Управление по делам архивов администрации Калужской области владеет, пользуется и распоряжается закрепленным за ним на праве оперативного управления имуществом в соответствии с его назначением, настоящим Положением и законодательством Российской Федерации в пределах, установленных договором о закреплении имущества, заключенным с Комитетом по управлению государственным имуществом Калужской области.

5.4. Управление по делам архивов администрации Калужской области финансируется за счет средств бюджета Калужской области, г.Калуги, а также могут быть использованы внебюджетные средства.

6. Организация работы

6.1. Управление по делам архивов администрации Калужской области осуществляется на принципе единоначалия.

6.2. Управление по делам архивов администрации Калужской области возглавляет начальник, который назначается и освобождается от должности Главой администрации Калужской области.

6.3. Начальник управления по делам архивов администрации Калужской области:

6.3.1. Руководит деятельностью управления и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на управление задач;

6.3.2. Распределяет обязанности между заместителем и другими должностными лицами управления;

6.3.3. Издает в пределах своей компетенции приказы, утверждает инструкции, дает указания, обязательные для исполнения учреждениями архивной службы области, проверяет их исполнение;

6.3.4. В необходимых случаях издает совместно с руководителями других отраслевых органов управления приказы, указания и инструкции;

6.3.5. Определяет структуру и вносит на утверждение Главы администрации области штатное расписание управления по делам архивов в пределах установленной численности работников и фонда оплаты труда, а также смету расходов на его содержание в пределах утвержденных ассигнований;

6.3.6. Распоряжается кредитами и средствами в пределах утвержденных смет и ассигнований;

6.3.7. Определяет и утверждает численность и сметы расходов подведомственных учреждений в пределах утвержденных на соответствующий период ассигнований;

6.3.8. Утверждает положения о Государственном архиве Калужской области и Государственном архиве документов по личному составу Калужской области;

6.3.9. Назначает и освобождает от должности работников управления по делам архивов администрации области, руководителей Государственного архива Калужской области и Государственного архива документов по личному составу Калужской области;

6.3.10. Согласовывает кандидатуры работников на должности руководителей архивных учреждений.

6.4. В управлении по делам архивов администрации Калужской области образуется коллегия в составе начальника (председатель коллегии), его заместителя и членов коллегии.

Состав коллегии утверждается постановлением Главы администрации Калужской области.

Коллегия является совещательным органом. Она рассматривает важнейшие вопросы руководства архивным делом в Калужской области; организует проведение анализа деятельности учреждений архивной службы, состояния ведомственных архивов, рассматривает проекты важнейших приказов и инструкций; заслушивает доклады руководителей подведомственных архивных учреждений; отчеты представителей учреждений.

Коллегия принимает свои решения квалифицированным большинством голосов. Решения коллегии оформляются приказами начальника управления по делам архивов администрации Калужской области.

6.5. При управлении по делам архивов администрации Калужской области действует экспертно-проверочная комиссия для рассмотрения вопросов, связанных с определением состава документов Архивного фонда Калужской области, отбором их на хранение в государственные архивы области и экспертизой ценности документов.

Положение об экспертно-проверочной комиссии и ее состав утверждается приказом начальника управления по делам архивов.

6.6. Управление по делам архивов администрации Калужской области является юридическим лицом, имеет печать с изображением Государственного герба России и со своим самостоятельный баланс, обособленное имущество, может от своего имени администрации Калужской области осуществляется постановлением Главы Российской Федерации.

6.7. Реорганизация управления по делам архивов администрации Калужской области осуществляется постановлением Главы администрации Калужской области в соответствии с законодательством Российской Федерации.

_____________________________________________

*) Далее учреждения