Приложение. Положение о правилах делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Калужской области

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Калужской области от 5 декабря 2016 г. N 645 в настоящее приложение внесены изменения

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение
к постановлению
Правительства Калужской области
от 9 августа 2012 г. N 400

Положение
о правилах делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Калужской области

С изменениями и дополнениями от:

2 ноября, 7 декабря 2012 г., 2 апреля, 1 августа 2013 г., 24 марта, 1 сентября, 15 октября 2014 г., 9 апреля, 22 июня, 21 августа 2015 г., 5, 28 декабря 2016 г.

1. Общие положения

1. Настоящее Положение о правилах делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Калужской области (далее - Положение) устанавливает единый порядок делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Калужской области.

2. Действие настоящего Положения не распространяется на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну.

2. Основные понятия

3. В настоящем Положении используются следующие основные понятия:

"дело" - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности исполнительного органа государственной власти Калужской области;

"делопроизводство" - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в исполнительных органах государственной власти Калужской области;

"документ" - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот исполнительных органов государственной власти Калужской области;

"документирование" - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

"документооборот" - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

"копия документа" - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

"номенклатура дел" - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в исполнительном органе государственной власти Калужской области, с указанием сроков их хранения;

"подлинник документа" - первый или единственный экземпляр документа;

"регистрация документа" - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

"реквизит документа" - обязательный элемент оформления документа;

"система электронного документооборота" (СЭД) - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

"сканирование документа" - получение электронного образа документа;

"служба делопроизводства" - подразделение исполнительного органа государственной власти Калужской области, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях исполнительного органа государственной власти Калужской области;

"указание по исполнению документа (резолюция)" - реквизит, который оформляется соответствующим должностным лицом исполнительного органа государственной власти Калужской области и содержит указания по исполнению документа;

"электронная подпись" (ЭП) - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;

"электронный документ" (ЭД) - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

"электронный документооборот" - документооборот с применением информационной системы;

"электронный образ документа" - электронная копия документа, созданного на бумажном носителе.

Иные понятия, используемые в настоящем Положении, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.

3. Подготовка и оформление отдельных видов документов

3.1. Постановления и распоряжения

4. Подготовка и оформление проектов постановлений и распоряжений Губернатора Калужской области производится в соответствии с настоящим Положением, а постановлений Правительства Калужской области - в соответствии с Регламентом Правительства Калужской области, утвержденным постановлением Правительства Калужской области от 26.04.2004 N 119 "О Регламенте Правительства Калужской области" (в ред. постановлений Правительства Калужской области от 18.04.2008 N 169, от 17.07.2008 N 295, от 21.08.2008 N 344, от 26.01.2009 N 14, от 22.09.2009 N 390, от 21.10.2010 N 417, от 28.02.2011 N 95, от 09.09.2011 N 485, от 24.02.2012 N 85).

Проекты постановлений и распоряжений Губернатора Калужской области подготавливаются и вносятся исполнительными органами государственной власти Калужской области на основании поручений Губернатора Калужской области, первого заместителя Губернатора Калужской области, заместителя Губернатора Калужской области - руководителя администрации Губернатора Калужской области, заместителей Губернатора Калужской области либо в инициативном порядке с пояснительной запиской к проекту постановления (распоряжения) Губернатора Калужской области, подписанной руководителем исполнительного органа государственной власти Калужской области.

Проекты распоряжений Губернатора Калужской области о создании рабочей группы подготавливаются и вносятся исполнительными органами государственной власти Калужской области на основании поручений Губернатора Калужской области, в отсутствие Губернатора Калужской области -первого заместителя Губернатора Калужской области, заместителя Губернатора Калужской области - руководителя администрации Губернатора Калужской области, заместителя Губернатора Калужской области, исполняющего обязанности Губернатора Калужской области, в соответствии с распределением обязанностей.

Проекты постановлений и распоряжений Губернатора Калужской области должны проверяться с точки зрения их законности юридическими службами соответствующих исполнительных органов государственной власти Калужской области (организаций), представивших проект.

Проекты постановлений и распоряжений Губернатора Калужской области, вносимые на рассмотрение Губернатора Калужской области, направляются их разработчиками в прокуратуру Калужской области в электронном виде в срок, установленный Губернатором Калужской области.

5. Ответственность за качество подготовки проектов постановлений и распоряжений Губернатора Калужской области, их согласование с заинтересованными сторонами несут руководители исполнительных органов государственной власти Калужской области, которые готовят и вносят эти проекты.

6. Проекты постановлений и распоряжений Губернатора Калужской области печатаются на бланках установленной формы.

7. Текст проекта постановления (распоряжения) Губернатора Калужской области состоит из констатирующей части (преамбулы) и постановляющей части.

Констатирующая часть (преамбула) проекта постановления (распоряжения) Губернатора Калужской области содержит обоснование необходимости принятия данного нормативного правового акта и/или перечень нормативных актов, во исполнение которых принят данный нормативный правовой акт.

Констатирующая часть (преамбула) проекта распоряжения Губернатора Калужской области о создании рабочей группы дополнительно содержит цели создания и сроки деятельности рабочей группы.

Иные распоряжения Губернатора Калужской области преамбулы могут не содержать.

В констатирующую часть (преамбулу) проекта постановления (распоряжения) Губернатора Калужской области не включаются положения нормативного характера.

Преамбула в проектах постановлений Губернатора Калужской области завершается словом "постановляю", которое печатается прописными буквами жирным шрифтом.

Постановляющая часть проектов постановлений (распоряжений) Губернатора Калужской области подразделяется на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые могут иметь буквенную или цифровую нумерацию.

В необходимых случаях проекты постановлений (распоряжений) Губернатора Калужской области могут делиться на разделы, а они в свою очередь - на главы. Разделы и главы имеют заголовки и нумеруются.

Постановляющая часть проекта распоряжения Губернатора Калужской области о создании рабочей группы должна содержать указание ответственных лиц и/или подразделения, на которых возлагается контроль исполнения распоряжения Губернатора Калужской области.

Если в проекте постановления (распоряжения) Губернатора Калужской области приводятся таблицы, графики, карты, схемы, то они оформляются в виде приложений, а соответствующие пункты постановления (распоряжения) Губернатора Калужской области должны иметь ссылки на эти приложения.

8. Одновременно с разработкой проекта постановления (распоряжения) Губернатора Калужской области должны быть подготовлены предложения об изменении и дополнении или признании утратившими силу соответствующих ранее изданных постановлений (распоряжений) Губернатора Калужской области или их частей.

Положения об изменении, дополнении или признании утратившими силу ранее изданных постановлений (распоряжений) Губернатора Калужской области или их частей включаются в текст проекта постановления (распоряжения) Губернатора Калужской области.

9. В проектах постановлений и распоряжений Губернатора Калужской области употребляются только официальные наименования органов и организаций.

10. Проекты постановлений и распоряжений Губернатора Калужской области должны иметь заголовок, в краткой форме отражающий их содержание.

Заголовок печатается с прописной буквы жирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится.

11. Подготовленные и оформленные на бланках установленной формы проекты постановлений и распоряжений Губернатора Калужской области должны быть проверены на соответствие грамматическим правилам и стилистическим нормам русского языка уполномоченным сотрудником управления по работе с обращениями граждан и делопроизводству Администрации Губернатора Калужской области (далее - корректор) и завизированы им.

12. Проекты постановлений и распоряжений Губернатора Калужской области в обязательном порядке визируются:

- исполнителем;

- юридической службой исполнительного органа государственной власти Калужской области (организации), представившего проект;

- руководителем исполнительного органа государственной власти Калужской области (организации), представившим проект;

- руководителями исполнительных органов государственной власти Калужской области (организаций), которым в постановлении (распоряжении) Губернатора Калужской области предусматриваются задания или поручения;

- начальником правового управления Администрации Губернатора Калужской области - заместителем руководителя администрации Губернатора Калужской области;

- начальником управления по работе с обращениями граждан, их объединений и делопроизводству;

- первым заместителем Губернатора Калужской области (заместителем Губернатора Калужской области), осуществляющим координацию работы по соответствующему вопросу;

- заместителем Губернатора Калужской области - руководителем администрации Губернатора Калужской области.

Виза включает в себя наименование должности и личную подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия), дату. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта постановления (распоряжения) Губернатора Калужской области.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Калужской области от 28 декабря 2016 г. N 707 в пункт 13 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

13. Проекты постановлений и распоряжений Губернатора Калужской области, содержащие вопросы управления и распоряжения областной собственностью, подлежат согласованию с министром экономического развития Калужской области или его заместителем, а также с начальником административно-хозяйственного управления Администрации Губернатора Калужской области в отношении имущества, находящегося на балансе Администрации Губернатора Калужской области.

Проекты постановлений и распоряжений Губернатора Калужской области, в которых затрагиваются вопросы использования бюджетных средств и финансирования, визируются министром финансов Калужской области или его заместителем.

Проекты постановлений Губернатора Калужской области об установлении и отмене карантина и иных ограничений, направленных на предотвращение распространения и ликвидацию очагов особо опасных болезней животных, об установлении уровня реагирования при введении режима повышенной готовности или чрезвычайной ситуации для органов управления и сил территориальной подсистемы Калужской области единой государственной системы предупреждения и ликвидации чрезвычайных ситуаций, об отчуждении животных и (или) изъятии продуктов животноводства в целях предотвращения возникновения и ликвидации очагов особо опасных болезней животных, в исключительном порядке визируются:

- юридической службой исполнительного органа государственной власти Калужской области, представившего проект;

- руководителем исполнительного органа государственной власти Калужской области, представившим проект;

- начальником управления по работе с обращениями граждан, их объединений и делопроизводству;

- заместителем Губернатора Калужской области - руководителем администрации Губернатора Калужской области.

В исполнительных органах государственной власти Калужской области и организациях проекты постановлений и распоряжений Губернатора Калужской области согласовываются (рассматриваются) не более двух рабочих дней.

Приложения и пояснительные записки к проектам постановлений и распоряжений Губернатора Калужской области визируются исполнителем на лицевой стороне последнего листа приложения и пояснительной записки.

Проекты постановлений и распоряжений Губернатора Калужской области, содержащие вопросы использования информационно-коммуникационных технологий, создания, развития, модернизации, эксплуатации информационных систем и информационно-телекоммуникационной инфраструктуры, подлежат согласованию с министром экономического развития Калужской области или его заместителем.

14. Если в процессе согласования в проект постановления (распоряжения) Губернатора Калужской области вносятся изменения, меняющие его первоначальный смысл, то он подлежит повторному визированию.

При наличии у лица, визирующего проект постановления (распоряжения) Губернатора Калужской области, особого мнения (замечаний) он делает об этом отметку при визировании. Особое мнение (замечание) визирующего по проекту постановления (распоряжения) Губернатора Калужской области, как правило, излагается отдельно и прилагается к проекту постановления (распоряжения) Губернатора Калужской области.

При наличии неустраненных разногласий должностных лиц, визирующих документ, окончательное решение принимает руководитель, подписывающий документ.

15. Проекты постановлений и распоряжений Губернатора Калужской области, подготовленные с нарушением требований, предъявляемых к их составлению и оформлению, возвращаются на доработку должностным лицам, вносившим проекты постановлений (распоряжений) Губернатора Калужской области.

16. Подготовленные для подписания проекты постановления и распоряжения Губернатора Калужской области передаются управлением по работе с обращениями граждан, их объединений и делопроизводству Администрации Губернатора Калужской области через консультанта (помощника) Губернатора Калужской области на подпись Губернатору Калужской области, либо лицу его замещающему.

17. Постановления и распоряжения, подписанные Губернатором Калужской области, передаются в управление по работе с обращениями граждан, их объединений и делопроизводству Администрации Губернатора Калужской области для оформления и выпуска.

Выпускаемым постановлениям и распоряжениям присваиваются порядковые номера в пределах календарного года.

Постановления и распоряжения регистрируются раздельно, причем постановления Правительства Калужской области отдельно от постановлений Губернатора Калужской области.

К порядковому номеру распоряжений Губернатора Калужской области через дефис добавляется буква "р", по личному составу - "лс".

18. Копии постановлений и распоряжений Губернатора Калужской области, заверенные печатью управления по работе с обращениями граждан, их объединений и делопроизводству Администрации Губернатора Калужской области, направляются адресатам согласно указателю рассылки, составленному и подписанному исполнителем, причем постановления и распоряжения Губернатора Калужской области, изменяющие или дополняющие ранее принятые постановления и распоряжения Губернатора Калужской области, направляются тем органам и организациям, которым посылались ранее принятые, или их правопреемникам.

19. Подлинники постановлений и распоряжений Губернатора Калужской области, постановлений Правительства Калужской области вместе с документами, на основании которых они приняты, и указателями рассылки остаются в управлении по работе с обращениями граждан, их объединений и делопроизводству Администрации Губернатора Калужской области для последующей передачи в ведомственный архив Администрации Губернатора Калужской области.

20. Копии постановлений и распоряжений Губернатора Калужской области независимо от указателя рассылки направляются для контроля в контрольное управление Администрации Губернатора Калужской области.

3.2. Договоры и соглашения

21. Для целей настоящего подраздела используются следующие понятия:

Разработчик - орган государственной власти Калужской области, государственный орган Калужской области, подготовивший текст соответствующего проекта договора (соглашения) исходя из своих полномочий и (или) по поручению Губернатора Калужской области или иного лица, уполномоченного на подписание такого договора, а также орган государственной власти Калужской области, государственный орган Калужской области, представивший текст соответствующего проекта договора (соглашения), разработанного стороной, не являющейся органом власти Калужской области.

22. При оформлении проекта договора (соглашения) необходимо:

наличие подлинников договора (соглашения), количество которых должно соответствовать количеству, указанному в тексте договора (соглашения);

если стороны, участвующие в подписании, являются разноязычными, то тексты договоров (соглашений) оформляются на двух или нескольких языках в зависимости от числа сторон.

23. Проекты договоров (соглашений), заключаемых от имени Правительства Калужской области, визируются:

- руководителем разработчика;

- юридической службой разработчика;

- корректором;

- начальником отдела организации деятельности Правительства Калужской области Администрации Губернатора Калужской области;

- заместителем Губернатора Калужской области, осуществляющим координацию работы по соответствующему вопросу;

- заместителем Губернатора Калужской области - руководителем администрации Губернатора Калужской области.

24. Проекты договоров (соглашений), заключаемых от имени Правительства Калужской области, содержащие вопросы управления и распоряжения областной собственностью, подлежат согласованию с министром экономического развития Калужской области и заместителем Губернатора Калужской области, осуществляющим координацию работы по данным вопросам.

25. Проекты договоров (соглашений), заключаемых от имени Правительства Калужской области, в которых затрагиваются вопросы использования бюджетных средств и финансирования, подлежат согласованию с министром финансов Калужской области и заместителем Губернатора Калужской области, осуществляющим координацию работы по данным вопросам.

26. Проекты договоров (соглашений), заключаемых заместителем Губернатора Калужской области - руководителем администрации Губернатора Калужской области от имени Администрации Губернатора Калужской области, визируются:

- начальником управления бухгалтерского учета Администрации Губернатора Калужской области;

- корректором;

- начальником управления по работе с обращениями граждан, их объединений и делопроизводству Администрации Губернатора Калужской области.

27. Проекты договоров (соглашений), заключаемых заместителем Губернатора Калужской области - руководителем администрации Губернатора Калужской области от имени Администрации Губернатора Калужской области, в отношении имущества, находящегося на балансе Администрации Губернатора Калужской области, подлежат согласованию с начальником административно-хозяйственного управления Администрации Губернатора Калужской области - заместителем руководителя администрации Губернатора Калужской области.

28. Проект сопроводительного письма к договору (соглашению), направляемому для подписания сторонам договора (соглашения), визируется:

- руководителем разработчика;

- юридической службой разработчика;

- если в проекте сопроводительного письма затрагиваются вопросы использования бюджетных средств и финансирования - министром финансов Калужской области;

- корректором;

- при наличии в проекте сопроводительного письма правовых вопросов - начальником правового управления Администрации Губернатора Калужской области - заместителем руководителя администрации Губернатора Калужской области;

29. К проектам договоров (соглашений), предметом которых являются имущественные правоотношения, на каждый указанный в проекте договора (соглашения) объект недвижимого имущества, в том числе земельные участки, на которых располагаются либо будут располагаться такие объекты недвижимого имущества, разработчиком прилагаются выписки из Единого государственного реестра прав на недвижимое имущество и сделок с ним, полученные не позднее тридцати дней до передачи проекта договора (соглашения) на согласование.

30. При подписании договора (соглашения) от имени Правительства Калужской области по доверенности лицо, уполномоченное подписать данный договор (соглашение), несёт ответственность за соблюдение процедуры, установленной настоящим подразделом, в том числе порядка согласования, подписания, удостоверения печатью Правительства Калужской области, регистрации и хранения договоров (соглашений).

31. К проекту договора (соглашения) прилагается справка о наличии (отсутствии) в нем конфиденциальных сведений в произвольной форме, подписанная руководителем разработчика (к проекту договора (соглашения), заключаемого от имени Администрации Губернатора Калужской области - руководителем подразделения Администрации Губернатора Калужской области, представляющего проект договора (соглашения).

Наличие конфиденциальной информации определяется разработчиком (подразделением Администрации Губернатора Калужской области, представляющим проект договора (соглашения) от имени Администрации Губернатора Калужской области).

32. При наличии в договоре (соглашении) конфиденциальной информации проект договора (соглашения) оформляется на бумажном носителе, регистрируется в СЭД, но не сканируется.

33. При согласовании проекта договора (соглашения) на бумажном носителе должностные лица, согласовывающие данный проект, визируют каждый лист проекта договора (соглашения) внизу лицевой стороны листа.

34. По окончании процесса визирования на бумажном носителе проекта договора (соглашения), заключаемого от имени Правительства Калужской области, отдел организации деятельности Правительства Калужской области Администрации Губернатора Калужской области подготавливает на бумажном носителе необходимое количество экземпляров договора (соглашения) (далее - комплекты) для подписания Губернатором Калужской области либо лицом, уполномоченным подписать данный договор (соглашение), и иными сторонами договора (соглашения). Подготовка комплектов для подписания осуществляется в полном соответствии с окончательной, согласованной в соответствии с настоящим подразделом редакцией договора (соглашения). Комплекты для подписания вместе с экземпляром, содержащим визы должностных лиц, согласовавших данный проект, передаются начальнику управления по работе с обращениями граждан, их объединений и делопроизводству Администрации Губернатора Калужской области.

35. При отсутствии в договоре (соглашении), заключаемом от имени Правительства Калужской области, конфиденциальной информации проект договора (соглашения) проходит процесс согласования в СЭД. При этом по окончании процесса согласования текст договора (соглашения) пересылается начальником отдела организации деятельности Правительства Калужской области Администрации Губернатора Калужской области по СЭД в адрес начальника управления по работе с обращениями граждан, их объединений и делопроизводству Администрации Губернатора Калужской области. Одновременно отдел организации деятельности Правительства Калужской области Администрации Губернатора Калужской области подготавливает на бумажном носителе необходимое количество комплектов договора (соглашения) для подписания Губернатором Калужской области либо лицом, уполномоченным подписать данный договор (соглашение), и иными сторонами договора (соглашения). Подготовка комплектов для подписания осуществляется в полном соответствии с окончательной, согласованной в соответствии с настоящим подразделом редакцией договора (соглашения). Комплекты для подписания передаются начальнику управления по работе с обращениями граждан, их объединений и делопроизводству Администрации Губернатора Калужской области с распечаткой из СЭД электронных регистрационных карточек, которые подтверждают согласование проекта договора (соглашения) в соответствии с положениями пунктов 23 - 27 настоящего Положения.

36. Сотрудники управления по работе с обращениями граждан, их объединений и делопроизводству Администрации Губернатора Калужской области, ответственные за работу с договорами (соглашениями), перед подписанием иными сторонами договора (соглашения) пронумеровывают, прошнуровывают, заверяют своей подписью и печатью управления по работе с обращениями граждан, их объединений и делопроизводству Администрации Губернатора Калужской области экземпляры договора (соглашения), заключаемого от имени Правительства Калужской области, и передают разработчику для подписания у иных сторон договора (соглашения), кроме Правительства Калужской области, с занесением записи об этом в журнал регистрации передачи договоров (соглашений); при наличии сопроводительного письма к договору (соглашению) за подписью Губернатора Калужской области либо заместителя Губернатора Калужской области направляют договор (соглашение) для подписания иной его стороне, кроме Правительства Калужской области, посредством фельдсвязи (почтовой связи) с занесением отметки в электронную регистрационную карточку СЭД, которая подтверждает согласование проекта договора (соглашения).

Экземпляры договора (соглашения), заключаемого от имени Правительства Калужской области, после подписания Губернатором Калужской области либо заместителем Губернатора Калужской области, уполномоченным подписать данный договор (соглашение), сотрудники управления по работе с обращениями граждан, их объединений и делопроизводству Администрации Губернатора Калужской области, ответственные за работу с договорами (соглашениями), предоставляют начальнику отдела организации деятельности Правительства Калужской области Администрации Губернатора Калужской области для удостоверения печатью Правительства Калужской области.

37. Экземпляр договора (соглашения) для Правительства Калужской области, подписанный остальными сторонами и удостоверенный печатями (при наличии печатей) остальных сторон договора (соглашения), в срок, не превышающий трех рабочих дней, возвращается разработчиком в управление по работе с обращениями граждан, их объединений и делопроизводству Администрации Губернатора Калужской области, о чем вносится запись в журнал регистрации передачи договоров (соглашений).

38. По окончании процесса визирования на бумажном носителе проекта договора (соглашения), заключаемого от имени Администрации Губернатора Калужской области, сотрудники управления по работе с обращениями граждан, их объединений и делопроизводству Администрации Губернатора Калужской области, ответственные за работу с договорами (соглашениями), подготавливают на бумажном носителе необходимое количество экземпляров данного договора (соглашения), пронумеровывают, прошнуровывают, заверяют подписью и печатью управления по работе с обращениями граждан, их объединений и делопроизводству Администрации Губернатора Калужской области и вместе с экземпляром, содержащим визы должностных лиц, согласовавших данный проект, передают их на подпись заместителю Губернатора Калужской области - руководителю администрации Губернатора Калужской области.

39. При отсутствии в договоре (соглашении), заключаемом от имени Администрации Губернатора Калужской области, конфиденциальной информации проект договора (соглашения) проходит процесс согласования в СЭД. При этом по окончании процесса согласования сотрудники управления по работе с обращениями граждан, их объединений и делопроизводству Администрации Губернатора Калужской области, ответственные за работу с договорами (соглашениями), подготавливают на бумажном носителе необходимое количество экземпляров данного договора (соглашения), пронумеровывают, прошнуровывают, заверяют их подписью и печатью управления по работе с обращениями граждан, их объединений и делопроизводству Администрации Губернатора Калужской области и передают на подпись заместителю Губернатора Калужской области - руководителю администрации Губернатора Калужской области.

40. Подлинники подписанных всеми сторонами и удостоверенных печатями (при наличии печатей) всех сторон договоров (соглашений) регистрируются в управлении по работе с обращениями граждан, их объединений и делопроизводству Администрации Губернатора Калужской области, размещаются в СЭД путем заполнения электронной регистрационной карточки, в случае отсутствия в тексте договора (соглашения) и приложений конфиденциальной информации сканируются и затем хранятся в управлении по работе с обращениями граждан, их объединений и делопроизводству Администрации Губернатора Калужской области до сдачи их в архив Администрации Губернатора Калужской области.

41. В проекте договора (соглашения), представленном разработчиком на согласование в соответствии с пунктами 23 - 27 настоящего Положения на бумажном носителе, не допускается наличие подчисток или приписок, зачеркнутых слов либо иных неоговоренных исправлений, а также договор (соглашение) не может быть исполнен карандашом или с помощью легко удаляемых с бумажного носителя красителей.

42. В случае представления разработчиком на согласование проекта договора (соглашения) на бумажном носителе, содержащего подчистки или приписки, зачеркнутые слова либо иные неоговоренные исправления, в том числе исполненные карандашом или с помощью легко удаляемых с бумажного носителя красителей, такой проект договора (соглашения) возвращается разработчику без согласования.

43. В случае если договор (соглашение) на стадии подписания сторонами и удостоверения печатями (при наличии печатей) подвергается изменению сторонами в форме исправлений, зачеркиваний, подчисток, приписок, в том числе путем нарушения прошивки, то на полях каждого экземпляра договора (соглашения) напротив таких изменений проставляются заверяющие подписи и печати всех сторон договора (соглашения), а разработчиком готовится и прикладывается к договору (соглашению) служебная записка (докладная записка) с указанием всех внесенных в договор (соглашение) изменений и причин их внесения, а также причин расшивки договора (соглашения), подписанная руководителем разработчика и адресованная лицу, подписавшему договор (соглашение) от имени Правительства Калужской области или от имени Администрации Губернатора Калужской области.

Подписанный таким образом всеми сторонами договор (соглашение) вместе со служебной запиской (докладной запиской) представляется разработчиком на повторное согласование в соответствии с пунктами 23 - 27 настоящего Положения.

44. Копии подписанных всеми сторонами и удостоверенных печатями (при наличии печатей) всех сторон договоров (соглашений) передаются разработчику, который представил проект договора (соглашения), для исполнения.

Копии подписанных всеми сторонами и удостоверенных печатями (при наличии печатей) всех сторон договоров (соглашений), содержащих конфиденциальную информацию, передаются в контрольное управление Администрации Губернатора Калужской области для контроля за их исполнением.

45. Управление по работе с обращениями граждан, их объединений и делопроизводству Администрации Губернатора Калужской ведет в электронном виде реестры подписанных договоров (соглашений), заключенных от имени Правительства Калужской области и от имени Администрации Губернатора Калужской области.

3.3. Приказы

46. Подготовка и оформление приказов исполнительными органами государственной власти Калужской области осуществляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятым постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 03.03.2003 N 65-ст, а также Законом Калужской области от 25.07.1995 N 12 "О нормативных правовых актах органов государственной власти Калужской области" (в ред. Закона Калужской области (в ред. Законов Калужской области от 22.06.1997 N 14-ОЗ, от 20.05.1999 N 17-ОЗ, от 28.06.2004 N 318-ОЗ, от 28.04.2005 N 65-ОЗ, от 28.04.2006 N 191-ОЗ, от 27.04.2007 N 306-ОЗ, от 31.05.2010 N 9-ОЗ, от 08.11.2010 N 53-ОЗ).

47. Приказы исполнительных органов государственной власти Калужской области, затрагивающие права и обязанности граждан, устанавливающие правовой статус организаций или носящие межведомственный характер, подлежат государственной регистрации в порядке, определенном постановлением Правительства Калужской области от 13.07.2004 N 205 "Об утверждении Положения о государственной регистрации нормативных правовых актов исполнительных органов государственной власти Калужской области".

3.4. Письма за подписью Губернатора Калужской области, первого
заместителя Губернатора Калужской области, заместителя Губернатора
Калужской области, заместителя Губернатора Калужской области -
руководителя администрации Губернатора Калужской области

48. Подготовка проектов писем за подписью Губернатора Калужской области, первого заместителя Губернатора Калужской области, заместителя Губернатора Калужской области, заместителя Губернатора Калужской области - руководителя администрации Губернатора Калужской области осуществляется в соответствии с настоящим Положением и включает в себя:

- сбор и обработку необходимой информации;

- разработку и оформление проекта письма и всех необходимых приложений к нему с соблюдением требований настоящего Положения;

- визирование проекта письма (виза включает в себя наименование должности и личную подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия), дату. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта письма);

- доработку проекта письма, в том числе внесение исполнителем проекта письма замечаний в проект письма по результатам согласования, окончательное оформление согласованного проекта письма, направление проекта письма на повторное визирование (если в процессе согласования в проект письма внесены изменения, меняющие его первоначальный смысл);

- подготовку списка (указателя) рассылки письма (в случае направления письма нескольким адресатам);

- передачу на подпись окончательного варианта проекта письма, прошедшего процедуру согласования.

Ответственность за качество и соблюдение сроков подготовки проектов писем, их согласование с заинтересованными сторонами несут руководители исполнительных органов государственной власти Калужской области, представившие проекты писем.

49. Письма за подписью Губернатора Калужской области, первого заместителя Губернатора Калужской области, заместителя Губернатора Калужской области, заместителя Губернатора Калужской области - руководителя администрации Губернатора Калужской области (далее - письмо) готовятся по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким различным вопросам, по каждому из вопросов готовятся отдельные письма.

Письмо может содержать несколько вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

Содержание письма излагается от первого лица множественного числа.

Текст письма излагается от первого лица единственного числа в двух случаях, а именно если:

письмо оформляется на бланке должностного лица;

письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.

Текст письма состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, излагаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

50. Письма печатаются на соответствующих бланках писем Губернатора Калужской области, первого заместителя Губернатора Калужской области, заместителя Губернатора Калужской области, заместителя Губернатора Калужской области - руководителя администрации Губернатора Калужской области. Письма зарубежным адресатам оформляются на бланках или на листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм).

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа подлинника документа. Отметка включает фамилию (или фамилию и инициалы) и номер телефона исполнителя документа. В письмах, отправляемых иногородним адресатам, указывается код города.

К проекту письма исполнитель прилагает материалы, на основании которых он подготовлен.

51. Проекты служебных писем, подготовленные за подписью Губернатора Калужской области, визируются:

- руководителем исполнительного органа государственной власти Калужской области (организации), который представил проект;

- корректором (сотрудником управления по работе с обращениями граждан, их объединений и делопроизводству Администрации Губернатора Калужской области);

- начальником правового управления Администрации Губернатора Калужской области - заместителем руководителя администрации Губернатора Калужской области (при наличии в проекте правовых вопросов);

- начальником управления по работе с обращениями граждан, их объединений и делопроизводству Администрации Губернатора Калужской области;

- заместителем Губернатора Калужской области - руководителем администрации Губернатора Калужской области.

Проекты служебных писем, подготовленные за подписью первого заместителя Губернатора Калужской области, заместителя Губернатора Калужской области - руководителя администрации Губернатора Калужской области, заместителей Губернатора Калужской области в соответствии с распределением обязанностей, визируются:

Письма в адрес Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, зарубежным адресатам направляются за подписью Губернатора Калужской области.

Проекты служебных писем в адрес Губернатора Калужской области, подготовленные за подписью первого заместителя Губернатора Калужской области, заместителя Губернатора Калужской области - руководителя администрации Губернатора Калужской области, заместителей Губернатора Калужской области в соответствии с распределением обязанностей, визируются:

- при необходимости корректором (сотрудником управления по работе с обращениями граждан, их объединений и делопроизводству Администрации Губернатора Калужской области).

52. Подписанные письма передаются помощником Губернатора Калужской области, помощником первого заместителя Губернатора Калужской области, помощником заместителя Губернатора Калужской области, помощником заместителя Губернатора Калужской области - руководителя администрации Губернатора Калужской области в управление по работе с обращениями граждан и делопроизводству Администрации Губернатора Калужской области для регистрации и отправки.

53. Письма, оформленные в нарушение требований настоящего Положения, к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку.

Копия подписанного письма и указатель рассылки остаются в управлении по работе с обращениями граждан и делопроизводству Администрации Губернатора Калужской области.

54. Письма исполнительного органа государственной власти Калужской области за подписью руководителя исполнительного органа государственной власти Калужской области оформляются в соответствии с разделом 4 настоящего Положения.

3.5. Доверенности

55. Подготовка, оформление и согласование доверенностей, выдаваемых Правительством Калужской области, осуществляется в порядке, аналогичном подготовке и оформлению писем за подписью Губернатора Калужской области, первого заместителя Губернатора Калужской области, заместителя Губернатора Калужской области, заместителя Губернатора Калужской области - руководителя администрации Губернатора Калужской области.

Подготовка, оформление и согласование доверенностей, выдаваемых исполнительным органом государственной власти Калужской области, осуществляется в порядке, аналогичном подготовке, оформлению и согласованию писем за подписью руководителя исполнительного органа государственной власти Калужской области.

4. Создание документов в исполнительном органе
государственной власти Калужской области

56. Документы, создаваемые в исполнительном органе государственной власти Калужской области, оформляются на бланках, на листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

57. Бланки исполнительного органа государственной власти Калужской области разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.

При подготовке документов в исполнительном органе государственной власти Калужской области используются электронные шаблоны бланков документов.

58. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, имеет поля не менее 20 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее и 20 мм - нижнее.

59. При подготовке документов применяется текстовый редактор Microsoft Word for Windows версии 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 12 (для оформления табличных материалов), N 13, N 14, N 15 через 1-2 интервала.

60. Образцы бланков и электронные шаблоны бланков документов исполнительного органа государственной власти Калужской области утверждаются руководителем этого исполнительного органа государственной власти Калужской области.

61. К реквизитам документов, создаваемых в процессе деятельности исполнительного органа государственной власти Калужской области, относятся:

а) изображение Герба Калужской области;

б) наименование исполнительного органа государственной власти Калужской области;

в) должность лица - автора документа;

г) подпись должностного лица;

д) вид документа;

е) место составления (издания) документа;

ж) справочные данные об исполнительном органе государственной власти Калужской области;

з) адресат;

и) дата документа;

к) регистрационный номер документа;

л) наименование либо аннотация документа;

м) текст документа;

н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

о) отметка о наличии приложений;

п) гриф согласования;

р) гриф утверждения;

с) виза;

т) оттиск печати;

у) отметка о заверении копии;

ф) отметка об исполнителе;

х) указания по исполнению документа;

ц) отметка о контроле документа;

ч) отметка об исполнении документа;

ш) отметка о конфиденциальности;

щ) отметка о поступлении документа.

62. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

63. Согласование документа в исполнительном органе государственной власти Калужской области оформляется визой уполномоченного должностного лица исполнительного органа государственной власти Калужской области. Согласование документа, созданного в исполнительном органе государственной власти Калужской области, с другими органами государственной власти и организациями оформляется грифом (листом) согласования, протоколом или письмом о согласовании.

5. Требования к организации документооборота на бумажных носителях
в исполнительном органе государственной власти Калужской области

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с изменениями

63. В документообороте исполнительного органа государственной власти Калужской области выделяются следующие документопотоки:

а) поступающая документация (входящая);

б) отправляемая документация (исходящая);

в) внутренняя документация.

64. В исполнительном органе государственной власти Калужской области доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи.

65. Документы, поступающие в исполнительный орган государственной власти Калужской области, проходят в службе делопроизводства первичную обработку, регистрацию, передачу руководству на рассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела.

66. Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

67. Регистрация поступивших документов осуществляется в день поступления, создаваемых - в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день.

68. Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов исполнительного органа государственной власти Калужской области.

Организация работы с обращениями граждан в исполнительном органе государственной власти Калужской области осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации" и административным регламентом по работе с обращениями граждан, утверждаемым нормативным правовым актом исполнительного органа государственной власти Калужской области.

69. Зарегистрированные документы передаются службой делопроизводства на рассмотрение руководителю исполнительного органа государственной власти Калужской области или по решению руководителя исполнительного органа государственной власти Калужской области иным должностным лицам исполнительного органа государственной власти Калужской области. Документы с указаниями по исполнению передаются службой делопроизводства исполнителям.

70. Копии документа направляются в подразделения исполнительного органа государственной власти Калужской области, ответственные за исполнение документа. Подлинник документа остается в службе делопроизводства и помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел исполнительного органа государственной власти Калужской области.

71. Документы после их подписания руководителем (заместителем руководителя) исполнительного органа государственной власти Калужской области передаются в службу делопроизводства для регистрации и отправки.

72. Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа указателю рассылки, подготовленному исполнителем. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

73. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.

74. Передача документов между подразделениями исполнительного органа государственной власти Калужской области осуществляется через службу делопроизводства.

75. В исполнительном органе государственной власти Калужской области службой делопроизводства ведется учет поступающих, создаваемых и отправляемых документов. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службой делопроизводства и представляются руководителю исполнительного органа государственной власти Калужской области в установленном им порядке.

6. Документальный фонд исполнительного органа
государственной власти Калужской области

76. Формирование документального фонда исполнительного органа государственной власти Калужской области осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив исполнительного органа государственной власти Калужской области.

6.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

77. Номенклатура дел является основой формирования документального фонда исполнительного органа государственной власти Калужской области. Документальный фонд исполнительного органа государственной власти Калужской области составляют документы, созданные в исполнительном органе государственной власти Калужской области и полученные им в результате взаимодействия с другими государственными органами, организациями и гражданами.

Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

78. Номенклатура дел составляется на основе изучения положения об исполнительном органе государственной власти Калужской области, положений о подразделениях и других документов, регламентирующих деятельность исполнительного органа государственной власти Калужской области и порядок ее документирования, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в деятельности исполнительного органа государственной власти Калужской области.

В исполнительном органе государственной власти Калужской области составляются номенклатуры дел подразделений (приложение N 1 к настоящему Положению) и сводная номенклатура дел исполнительного органа государственной власти Калужской области (приложение N 2 к настоящему Положению).

79. Номенклатура дел подразделения составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства подразделения, согласовывается с архивом исполнительного органа государственной власти Калужской области, службой делопроизводства, подписывается руководителем подразделения и представляется в службу делопроизводства.

- Вновь созданное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел подразделения и представляет ее в службу делопроизводства исполнительного органа государственной власти Калужской области.

80. Номенклатура дел исполнительного органа государственной власти Калужской области составляется службой делопроизводства из номенклатур дел подразделений.

Методическую помощь при составлении номенклатуры дел исполнительного органа государственной власти Калужской области оказывают сотрудники архива и экспертная комиссия, создаваемая в исполнительном органе государственной власти Калужской области для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации.

Один раз в 5 лет номенклатура дел исполнительного органа государственной власти Калужской области согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) управления по делам архивов Калужской области.

Номенклатура дел исполнительного органа государственной власти Калужской области, подписанная руководителем службы делопроизводства, утверждается руководителем исполнительного органа государственной власти Калужской области не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года.

В случае изменения функций и структуры исполнительного органа государственной власти Калужской области номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с ЭПК управления по делам архивов Калужской области.

81. Номенклатура дел готовится не менее чем в четырех экземплярах: 1-й экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в дело службы делопроизводства, 2-й используется в службе делопроизводства как рабочий экземпляр, 3-й применяется в архиве исполнительного органа государственной власти Калужской области, 4-й - в управлении по делам архивов Калужской области.

Номенклатура дел составляется по установленной форме.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в исполнительном органе государственной власти Калужской области цифрового обозначения (кода) подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - код подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела в разделе номенклатуры дел.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела четко, в обобщенной форме отражает основное содержание и состав документов дела.

В заголовке дела не употребляются неконкретные формулировки, а также вводные слова и сложные обороты.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела или разновидности документов; название исполнительного органа государственной власти Калужской области или подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле.

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел уточняются в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с ЭПК управления по делам архивов Калужской области срок хранения.

В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, Ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой исполнительный орган государственной власти Калужской области для продолжения.

82. Если в течение года в исполнительном органе государственной власти Калужской области возникают новые документированные участки работы, на них формируются соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

6.2. Формирование дел и их текущее хранение

83. Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.

84. Дела формируются в подразделениях лицами, ответственными за ведение делопроизводства, при методической помощи сотрудников архива исполнительного органа государственной власти Калужской области.

85. При формировании дел в подразделениях исполнительного органа государственной власти Калужской области необходимо соблюдать следующие правила:

помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре;

помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

помещать приложения вместе с основными документами;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;

помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись и другие реквизиты);

не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);

по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см. При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с указанием порядкового номера тома.

Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.

Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов.

Положения, уставы, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

При формировании приказов по личному составу формируются в отдельные дела приказы по личному составу по различным вопросам в соответствии со сроками хранения.

Утвержденные планы, отчеты, сметы и другие документы группируются отдельно от их проектов.

Обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по вопросам работы исполнительного органа государственной власти Калужской области, его подразделений или подведомственных организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

86. Дела со дня их заведения до передачи в архив исполнительного органа государственной власти Калужской области или на уничтожение хранятся по месту их формирования.

87. В каждом подразделении выделяются сотрудники, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела (как правило, это сотрудники, ответственные за делопроизводство). Руководители подразделений и указанные сотрудники обеспечивают сохранность документов и дел.

Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы, чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.

Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

88. Дела документального фонда исполнительного органа государственной власти Калужской области, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически, как правило, перед передачей в архив исполнительного органа государственной власти Калужской области, проводится проверка наличия и состояния документов и дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

6.3. Оформление дел и подготовка дел к передаче на архивное хранение

89. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:

экспертизу ценности документов;

оформление дел;

составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

90. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в исполнительном органе государственной власти Калужской области создается постоянно действующая экспертная комиссия, действующая на основании положения, утверждаемого руководителем исполнительного органа государственной власти Калужской области.

91. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в подразделениях исполнительного органа государственной власти Калужской области работниками, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с экспертной комиссией под методическим руководством архива.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив исполнительного органа государственной власти Калужской области; отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой "До' минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в подразделениях, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел исполнительного органа государственной власти Калужской области.

92. По результатам экспертизы ценности документов составляются по установленной форме описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу (приложение N 3 к настоящему Положению), а также акты о выделении дел к уничтожению.

93. Опись дел подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы делопроизводства и утверждается руководителем подразделения.

Опись дел подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив исполнительного органа государственной власти Калужской области, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в подразделении.

94. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи - валовый;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).

95. Описи дел, подготовленные подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел исполнительного органа государственной власти Калужской области, которую готовит архив исполнительного органа государственной власти Калужской области и по которой он сдает дела на государственное хранение в соответствующий государственный архив.

96. По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела исполнительного органа государственной власти Калужской области подлежат оформлению.

Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства и работниками, ответственными за делопроизводство в подразделениях исполнительного органа государственной власти Калужской области, при методической помощи и под контролем архива исполнительного органа государственной власти Калужской области.

Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу, дела временного (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению.

97. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 4 к настоящему Положению), нумерацию листов в деле и составление листа-заверителя дела (приложение N 5 к настоящему Положению), составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N 6 к настоящему Положению), подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

На обложке дела указываются реквизиты: наименование исполнительного органа государственной власти Калужской области (фондообразователя) и подразделения, делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела и номер статьи по перечню; архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке (титульном листе) дела, оформляются следующим образом.

Наименование исполнительного органа государственной власти Калужской области указывается полностью, в именительном падеже с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование подразделения записывается в соответствии с утвержденной структурой.

Делопроизводственный номер (индекс) дела: проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел.

Заголовок (наименование) дела переносится из номенклатуры дел (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения). Заголовок дела должен быть кратким и в то же время полно раскрывать содержание подшитых в дело документов. В заголовке указываются виды имеющихся в деле документов, их автор и тема. Если делу нельзя дать одно общее краткое наименование, то заголовок составляется путем обобщения сходных документов или перечисления наиболее важных.

Дата дела: указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел. Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.

Количество пронумерованных в деле листов проставляется на основании листа-заверителя дела. Все листы дела, кроме чистых, листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами, валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, на свободном от текста документа поле. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с первого. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист большого формата (формата A3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы не подшиваются, а вкладываются в конверты.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа), составляется внутренняя опись документов дела.

Документы в делах постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Указания по исполнению документа руководства, визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся, и в таком порядке подшиваются в дело.

При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.

Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивается и формируются новые дела, исходя из сроков хранения документов. При этом документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном порядке.

98. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается дела хранить в папках-скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

6.4. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения

99. Результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении документов к уничтожению (приложение N 7 к настоящему Положению).

100. Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, как правило, составляется на дела всего исполнительного органа государственной власти Калужской области (при этом дела каждого подразделения составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе).

Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании экспертной комиссией исполнительного органа государственной власти Калужской области одновременно).

Согласованные экспертной комиссией исполнительного органа государственной власти Калужской области акты утверждаются руководителем исполнительного органа государственной власти Калужской области только после утверждения ЭПК управления по делам архивов Калужской области описей дел постоянного хранения.

101. После утверждения руководителем исполнительного органа государственной власти Калужской области актов о выделении документов к уничтожению дела передаются на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной.

6.5. Подготовка и передача документов в архив исполнительного
органа государственной власти Калужской области

102. В архив исполнительного органа государственной власти Калужской области передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, включая дела по личному составу.

103. Передача документов в архив исполнительного органа государственной власти Калужской области производится по утвержденным описям дел.

104. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив исполнительного органа государственной власти Калужской области не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после окончания их делопроизводства.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передаче в архив исполнительного органа государственной власти Калужской области, как правило, не подлежат; хранятся в подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

Передача дел в архив исполнительного органа государственной власти Калужской области осуществляется по графику, составленному архивом и согласованному с руководителями подразделений и службой делопроизводства.

105. В период подготовки дел подразделением к передаче в архив сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел. Все выявленные недостатки в формировании и оформлении дел сотрудник подразделения обязан устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется справка.

106. Прием дел производится работником архива исполнительного органа государственной власти Калужской области в присутствии работника подразделения с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела. В конце каждого экземпляра описи указываются количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также проставляются подписи работника архива исполнительного органа государственной власти Калужской области и лица, передавшего дела.

7. Особенности электронного документооборота в исполнительном
органе государственной власти Калужской области

7.1. Общие положения электронного документооборота в
исполнительном органе государственной власти Калужской области

107. Особенности электронного документооборота в исполнительном органе государственной власти Калужской области регламентируют организацию электронного документооборота, создание электронных документов, порядок работы с электронными документами, а также их дальнейшее хранение и использование.

108. Электронный документооборот распространяется на следующие виды документов:

- нормативные правовые акты (проекты нормативных правовых актов) Губернатора Калужской области, Правительства Калужской области, иных органов государственной власти Калужской области;

- правовые акты (проекты правовых актов) индивидуального (ненормативного) характера Губернатора Калужской области, Правительства Калужской области, иных органов исполнительной власти Калужской области;

- протоколы заседаний, рабочих совещаний Правительства Калужской области, координационных совещаний руководителей органов государственной власти Калужской области и территориальных органов федеральных органов государственной власти по Калужской области;

- поручения Губернатора Калужской области, первого заместителя Губернатора Калужской области, заместителя Губернатора Калужской области - руководителя администрации Губернатора Калужской области, заместителей Губернатора Калужской области;

- решения заседаний консультативного Совета Глав местных администраций муниципальных районов и городских округов Калужской области;

обращения органов государственной власти Калужской области (их должностных лиц), государственных органов Калужской области, органов местного самоуправления муниципальных образований Калужской области, судебных органов (за исключением исковых заявлений, отзывов и возражений сторон судебного процесса, решений, определений, постановлений судебных инстанций всех уровней, судебных запросов), организаций;

письма (проекты писем), служебные записки (докладная записка, объяснительная записка, пояснительная записка);

- заявки на проведение торгов, котировочные заявки, проекты государственных контрактов;

- проекты гражданско-правовых договоров, иных соглашений. Не подлежат электронному документообороту:

- документы, содержащие сведения конфиденциального характера, в том числе документы с пометкой "Для служебного пользования", и сведения, составляющие государственную тайну и иную охраняемую законом тайну;

- корреспонденция без основного документа или сопроводительного письма;

- документы, содержащие персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных действующим законодательством об обработке персональных данных;

- документы, направляемые в Администрацию Губернатора Калужской области для осуществления процедуры государственной регистрации в порядке, установленном постановлением Правительства Калужской области от 13.07.2004 N 205 "Об утверждении Положения о государственной регистрации нормативных правовых актов исполнительных органов государственной власти Калужской области" (в ред. постановления Правительства Калужской области от 09.09.2011 N 489).

7.2. Общие требования к организации электронного документооборота в
исполнительном органе государственной власти Калужской области

109. Электронные документы (электронные образы документов) создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД исполнительного органа государственной власти Калужской области.

110. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие - в день подписания. Каждый документ регистрируется только один раз, основным принципом регистрации является однократность.

111. Для подписания электронных документов исполнительного органа государственной власти Калужской области используется ЭП.

112. Электронные документы заверяются ЭП руководителя исполнительного органа государственной власти Калужской области или лица его замещающего, наделенного правом собственноручной подписи аналогичных документов на бумажных носителях.

113. Используемые средства ЭП должны быть сертифицированы в установленном порядке.

114. В целях учета и поиска документов в СЭД исполнительного органа государственной власти Калужской области используются обязательные сведения о документах согласно приложению N 8 к настоящему Положению. В СЭД исполнительного органа государственной власти Калужской области могут использоваться дополнительные сведения о документах.

115. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в базе данных исполнительного органа государственной власти Калужской области в течение сроков, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

116. При необходимости использования информации ЭД на бумажном носителе может быть сделана его бумажная копия. Содержание ЭД и его бумажной копии должно быть идентичным.

Бумажная копия ЭД при отправке адресатам должна содержать оттиск штампа исполнительного органа государственной власти Калужской области, осуществившего перевод ЭД на бумажный носитель. Оттиск штампа размещается на бумажной копии ЭД рядом с реквизитом "Подпись".

Реквизитами штампа являются:

- наименование исполнительного органа государственной власти Калужской области, создавшего электронный документ;

- надпись "Копия электронного документа. Электронный документ подписан электронной подписью (должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего электронный документ электронной подписью)";

- дата распечатки бумажной копии электронного документа;

- фамилия, инициалы и собственноручная подпись уполномоченного лица, заверившего электронный документ.

При необходимости бумажная копия электронного документа заверяется печатью исполнительного органа государственной власти Калужской области в порядке, предусмотренном для заверения копий документов на бумажном носителе.

Заверение бумажных копий ЭД осуществляется уполномоченными сотрудниками службы делопроизводства.

117. В конце каждого операционного дня, после ввода информации СЭД исполнительного органа государственной власти Калужской области, создается резервная копия базы данных за день на электронных носителях информации, которая хранится в течение семи дней.

118. Архив электронных документов формируется в системе электронного документооборота ответственными сотрудниками исполнительных органов государственной власти Калужской области.

Сформированный в системе электронного документооборота архив электронных документов доступен только для просмотра.

Исполненные ЭД систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел исполнительных органов государственной власти Калужской области.

При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

Хранение ЭД должно сопровождаться хранением соответствующих сертификатов ключей ЭП и программного обеспечения, предоставляющего возможность проверки ЭП хранимых ЭД.

После истечения установленного срока хранения ЭД на основании акта о выделении их к уничтожению, оформленного и утвержденного в установленном порядке, указанные ЭД и информация о них, зафиксированная в электронных карточках, подлежат уничтожению (удалению из СЭД).

119. Единицей учета ЭД является ЭД, зарегистрированный в СЭД исполнительного органа государственной власти Калужской области.

120. Оформление проектов электронных документов осуществляется согласно требованиям главы 3 и главы 4 настоящего Положения.

121. Служба делопроизводства исполнительного органа государственной власти Калужской области несет ответственность за полное соответствие электронного образа поступившего документа его оригиналу на бумажном носителе.

Подтверждение соответствия электронного образа подлиннику документа осуществляется путем применения ЭП сотрудника службы делопроизводства исполнительного органа государственной власти Калужской области.

122. При уходе в отпуск, выезде в командировку, а также при увольнении или при переходе на другую работу сотрудники исполнительного органа государственной власти Калужской области обязаны переслать посредством СЭД находящиеся у них на исполнении документы руководителю подразделения исполнительного органа государственной власти Калужской области.

7.3. Обработка и регистрация документов

7.3.1. Поступающая документация

123. Прием и первичная обработка электронных документов, полученных посредством СЭД, осуществляется сотрудниками службы делопроизводства исполнительного органа государственной власти Калужской области.

124. Регистрация поступающих документов производится службой делопроизводства исполнительного органа государственной власти Калужской области путем ввода информации в СЭД посредством заполнения электронной регистрационной карточки документа и создания электронного образа документа, полученного при его сканировании, или прикрепления к карточке файла документа.

Сканированию не подлежат:

- документы с пометкой "Для служебного пользования";

- документы, содержащие персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных законодательством об обработке персональных данных;

- нормативные правовые акты, представляемые в Администрацию Губернатора Калужской области для государственной регистрации в порядке, установленном постановлением Правительства Калужской области от 13.07.2004 N 205 "Об утверждении Положения о государственной регистрации нормативных правовых актов исполнительных органов государственной власти Калужской области" (в ред. постановления Правительства Калужской области от 09.09.2011 N 489);

- документы с пометкой "Снятие копий запрещается";

- книги, буклеты, карты, диаграммы;

- документы форматом более А4;

- документы, содержащие информацию, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации.

К регистрационной карточке ЭД может быть прикреплено любое число файлов, содержащих текст, аудио- или видеоматериал.

Указанные действия совершаются службой делопроизводства исполнительного органа государственной власти Калужской области в день поступления документа либо на следующий рабочий день.

125. При регистрации поступившего документа в электронную регистрационную карточку документа используются следующие реквизиты:

вид документа;

корреспондент - наименование исполнительного органа государственной власти Калужской области;

примечание - фамилия, инициалы руководителя исполнительного органа государственной власти Калужской области или организации; наименование организации;

дата поступления документа - используется цифровой способ оформления даты;

входящий номер документа - формируется автоматически по выставленным параметрам; при повторном поступлении документа по одному и тому же вопросу ему присваивается первоначальный регистрационный номер с добавлением признака повторности;

дата и номер входящего документа;

краткое содержание документа - ключевая фраза содержания поступившего документа;

индекс дела по номенклатуре дел исполнительного органа государственной власти Калужской области;

количество страниц документа;

количество страниц приложений;

сканированный документ или (и) прикрепленный документ - электронный образ документа;

вид контроля документа;

дата исполнения документа.

126. ЭД после регистрации посредством СЭД направляется должностному лицу (исполнителю) исполнительного органа государственной власти Калужской области.

127. Подлинник документа, представленный на бумажном носителе, помещается в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел исполнительного органа государственной власти Калужской области.

7.3.2. Отправляемая документация

128. Исходящими документами являются документы, направляемые в органы власти Калужской области, должностным лицам.

Стандартный цикл исходящего документа выглядит следующим образом:

"Подготовка проекта" - "Согласование проекта" - "Направление проекта на подписание" - "Подписание и регистрация" - "Отправка".

129. Регистрация исходящих документов в СЭД ведется в соответствии с выделяемыми документопотоками.

130. Присвоение регистрационного номера исходящему документу выполняется сотрудником службы делопроизводства исполнительного органа государственной власти Калужской области в соответствии с порядком работы в СЭД.

131. При отправке ЭД, заверенного ЭП уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе не требуется (за исключением документов, не подлежащих сканированию в СЭД).

132. Регистрация в СЭД подписанного инициативного документа на бумажном носителе со сканированием подлинника осуществляется службой делопроизводства исполнительного органа государственной власти Калужской области.

7.3.3. Внутренняя документация

133. Внутренний документопоток включает в себя такие виды документов, как: распоряжения, постановления, приказы, протоколы, служебные записки, внутренние поручения, проекты на согласование.

133.1. Распоряжение, постановление, приказ.

Подписанный документ регистрируется службой делопроизводства исполнительного органа государственной власти Калужской области в карточке документа типа "Постановление", "Распоряжение", "Приказ" в соответствии с видом документа.

Рассылка поручений, указанных в резолюциях, ответственным исполнителям по конкретным вопросам производится службой делопроизводства исполнительного органа государственной власти Калужской области в соответствии с указателем рассылки, подготовленным исполнителем.

133.2. Протокол заседания (совещания).

Регистрация в СЭД протокола, составленного на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), подписанного председательствующим на заседании (совещании) и секретарем данного совещания, производится службой делопроизводства исполнительного органа государственной власти Калужской области с занесением в карточку документа типа "Протокол" следующих реквизитов:

- корреспондент, примечание (должность, фамилия, инициалы председательствующего на данном совещании);

- дата регистрации (проставляется системой автоматически);

- регистрационный номер, присвоенный в СЭД;

- номер и дата протокола заседания (совещания);

- краткое содержание (вопрос совещания и дата проведения);

- сканированный документ (подписанный протокол) - электронный образ документа;

- дата и вид контроля.

133.3. Проекты на согласование.

Подразделение исполнительного органа государственной власти Калужской области, разработавшее проект документа в инициативном порядке или по поручению вышестоящего органа управления, является подразделением-инициатором.

Общий контроль над качеством проектов документов, подготовленных подразделением-инициатором, осуществляется вышестоящим руководителем подразделения-инициатора.

133.4. Служебные записки, докладные записки.

В СЭД регистрируются служебные записки, докладные записки.

Служебную записку (докладную записку) составляет сотрудник или руководитель подразделения исполнительного органа государственной власти Калужской области на имя руководителя или специалиста другого подразделения исполнительного органа государственной власти Калужской области.

7.3.4. Документы ограниченного распространения с пометкой "Для служебного пользования"

134. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

На обороте последнего листа каждого экземпляра документа необходимо указать количество отпечатанных экземпляров, фамилию и инициалы исполнителя, контактный телефон исполнителя, фамилию и инициалы работника, печатающего документ, и дату печатания документа. Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками и вариантами передаются для регистрации работнику, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим работником с отражением факта уничтожения в учетных формах.

Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, регистрируются службой делопроизводства в СЭД, но не подлежат сканированию. К регистрационному индексу документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения, добавляются заглавные буквы "ДСП".

Документы на бумажном носителе с пометкой "Для служебного пользования" поступают к исполнителю на бумажном носителе под расписку.

Информация об исполнении документа заносится непосредственно исполнителем в карточку документа и направляется должностному лицу, давшему поручение.

В случае выхода информации об исполнении на бумажном носителе документ (не сканируется, не прикрепляется к электронной карточке документа) направляется адресату на бумажном носителе в установленном законодательством порядке.

Для обработки (в том числе печатания и размножения) документов со служебной информацией ограниченного распространения используются только сертифицированные, аттестованные по требованиям безопасности информации технические средства ее обработки, передачи и хранения.

7.4. Согласование проекта документа

135. В СЭД согласуют проекты распоряжений и постановлений Губернатора Калужской области, проекты постановлений Правительства Калужской области, проекты распоряжений заместителя Губернатора Калужской области - руководителя администрации Губернатора Калужской области, проекты служебных писем.

136. При последовательном способе электронного согласования проект документа направляется посредством СЭД для согласования в несколько этапов в последовательности, т.е. рассмотрение документа подразделениями, участвующими в процедуре, реализуется последовательно.

Возможен параллельный способ электронного согласования проекта документа. В этом случае проект документа направляется посредством СЭД на рассмотрение одновременно всем подразделениям (должностным лицам).

137. Проекты распорядительных документов, присланные для согласования, рассматриваются, как правило, в день их поступления, но не более чем в двухдневный срок.

Допускается согласование законопроектов (проектов программ) в правовом управлении Администрации Губернатора Калужской области в течение 10 рабочих дней.

138. Проекты служебных писем, подготовленные за подписью руководителя исполнительного органа государственной власти Калужской области, визируются в электронном виде посредством СЭД:

- исполнителем;

- руководителем подразделения исполнительного органа государственной власти Калужской области, который представил проект;

- юридической службой исполнительного органа государственной власти Калужской области (при наличии в проекте правовых вопросов);

- службой делопроизводства исполнительного органа государственной власти Калужской области;

- руководителем исполнительного органа государственной власти Калужской области.

139. Проекты служебных писем, подготовленные за подписью Губернатора Калужской области, визируются в электронном виде посредством СЭД в соответствии с пунктом 29 настоящего Положения

140. Проекты служебных писем, подготовленные за подписью первого заместителя Губернатора Калужской области, заместителя Губернатора Калужской области - руководителя администрации Губернатора Калужской области, заместителей Губернатора Калужской области в соответствии с распределением обязанностей, визируются в электронном виде посредством СЭД в соответствии с пунктом 29 настоящего Положения.

141. Документы, направляемые сторонним организациям, подписываются на бумажном носителе Губернатором Калужской области, заместителем Губернатора Калужской области в соответствии с распределением обязанностей.

142. Письма в адрес Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, а также зарубежным адресатам направляются на бумажном носителе за подписью Губернатора Калужской области.

143. Проекты постановлений и распоряжений Губернатора Калужской области в обязательном порядке визируются в электронном виде посредством СЭД:

- руководителем подразделения организации и руководителем самой организации, который представил проект;

- руководителями исполнительных органов государственной власти Калужской области, по должности отвечающих за данный вопрос;

- руководителями организаций, которым в решении предусматриваются задания или указания по исполнению;

- корректором (сотрудником управления по работе с обращениями граждан и делопроизводству Администрации Губернатора Калужской области);

- заместителем Губернатора Калужской области - руководителем администрации Губернатора Калужской области.

144. Визирование проектов постановлений Правительства Калужской области в электронном виде посредством СЭД осуществляется в соответствии с Регламентом Правительства Калужской области.

145. Проекты распоряжений заместителя Губернатора Калужской области - руководителя администрации Губернатора Калужской области в обязательном порядке визируются в электронном виде посредством СЭД:

- руководителем подразделения Администрации Губернатора Калужской области, представившим проект;

- руководителями подразделений Администрации Губернатора Калужской области, в чьи должностные обязанности входит решение данного вопроса;

- руководителями подразделений Администрации Губернатора Калужской области, которым в проекте распоряжения предусматриваются задания или указания по исполнению;

146. В процессе согласования могут быть высказаны замечания и дополнения к проекту документа, которые могут быть внесены непосредственно в представленный проект документа или оформлены как особое мнение (замечания).

Доработка проекта документа предполагает внесение исполнителем-инициатором замечаний в проект документа по результатам согласования, окончательное оформление согласованного проекта документа, направление проекта документа на повторное визирование.

В случае если при доработке проекта документа исполнителем будут учтены не все замечания, то при передаче окончательно оформленного документа руководителю на подпись все особые мнения и замечания, не принятые исполнителем-инициатором документа, должны поступить вместе с окончательно оформленным документом на рассмотрение руководителю.

В электронную карточку проекта документа исполнитель-инициатор прикрепляет окончательный вариант проекта документа, прошедший процедуру согласований.

147. Проекты постановлений Губернатора Калужской области, распоряжений Губернатора Калужской области, постановлений Правительства Калужской области, согласованные в установленном порядке, подписываются Губернатором Калужской области на бумажном носителе.

148 Проекты распоряжений заместителя Губернатора Калужской области - руководителя администрации Губернатора Калужской области, согласованные в установленном порядке, подписываются заместителем Губернатора Калужской области - руководителем администрации Губернатора Калужской области на бумажном носителе.

149. Службе делопроизводства исполнительного органа государственной власти Калужской области при представлении проекта распорядительного документа на подпись должностному лицу определен следующий порядок работы:

- при параллельном способе электронного согласования - на основании согласований, внесенных в проект распорядительного документа в электронном виде, распечатывается проект распорядительного документа и на листе согласований проставляется согласование руководителя службы делопроизводства исполнительного органа государственной власти Калужской области, подтверждающее, что проект документа имеет все необходимые согласования;

- при последовательном способе согласования - на основании согласований, внесенных в проект распорядительного документа в электронном виде, распечатывается карточка документа (лист согласований) и сам проект документа;

- распечатанный проект распорядительного документа передается руководителю исполнительного органа государственной власти Калужской области на подпись вместе с распечатанным листом согласований;

- службой делопроизводства исполнительного органа государственной власти Калужской области выпускаемому подписанному документу присваивается регистрационный номер (порядковый номер в пределах календарного года);

- информация о подписании распорядительного документа и присвоении ему регистрационного номера заносится службой делопроизводства исполнительного органа государственной власти Калужской области в историю прохождения проекта электронного документа.

7.5. Организация работы по исполнению электронных документов

150. Должностное лицо (исполнитель) исполнительного органа государственной власти Калужской области при получении направленного к нему ЭД добавляет поручение (резолюцию) с указанием исполнителя (с пометкой "ответственный" по мере необходимости) в регистрационную карточку ЭД.

При формулировании поручений необходимо придерживаться следующих правил: формулировки должны быть краткими, емкими, максимально исключающими двойственность толкований.

В случае когда исполнение документа поручено нескольким исполнителям, ответственным за исполнение является исполнитель с пометкой "ответственный".

В строке резолюции исполнителя, ответственного за свод информации, должно быть указано "свод информации".

151. Исполнение поручения предусматривает:

- пересылку поручения на исполнение в подразделение;

- ознакомление с материалами в соответствии с поручением "ознакомиться" без направления результата исполненного указания должностному лицу, давшему поручение;

- прикрепление к ответу на поручение собранной и обработанной необходимой информации (проекта документа);

- согласование проекта документа (при необходимости - его утверждение в электронном виде) и направление следующему исполнителю на согласование;

- результат исполнения поручения.

152. Руководитель подразделения исполнительного органа государственной власти Калужской области при получении направленного указания по исполнению документа пересылает данное поручение, используя СЭД, в свое подразделение непосредственному исполнителю либо оставляет исполнение поручения за собой.

Непосредственный исполнитель направляет руководителю подразделения исполнительного органа государственной власти Калужской области результат исполнения поручения путем прикрепления к ответу на поручение собранной и обработанной необходимой информации (проекта документа).

Проект документа направляется руководителем подразделения исполнительного органа государственной власти Калужской области в службу делопроизводства исполнительного органа государственной власти Калужской области на лингвистическую экспертизу (для выявления грамматических и стилистических ошибок в случае их наличия).

В случае обнаружения грамматических и стилистических ошибок в проекте документа непосредственный исполнитель вносит исправления в проект документа и повторно направляет проект документа в службу делопроизводства исполнительного органа государственной власти Калужской области для согласования.

При необходимости оценки обоснованности проекта документа, соответствия его нормативным правовым актам и ранее принятым решениям данный проект документа пересылается руководителем подразделения-инициатора (или непосредственным исполнителем) в юридическую службу исполнительного органа государственной власти Калужской области.

Исполненный документ, прошедший процедуру согласований в электронном виде, направляется руководителем подразделения исполнительного органа государственной власти Калужской области непосредственно должностному лицу, давшему поручение.

При соисполнении документа предусматривается направление исполненного документа "ответственному" исполнителю, указанному в поручении должностного лица исполнительного органа государственной власти Калужской области.

153. При необходимости предоставления исполненного документа на подпись руководителю исполнительного органа государственной власти Калужской области на бумажном носителе проект документа, прошедший процедуру согласований в электронном виде, направляется руководителем подразделения исполнительного органа государственной власти Калужской области в службу делопроизводства исполнительного органа государственной власти Калужской области для вывода на бумажный носитель. Документ, подготовленный на подпись руководителю подразделения-инициатора исполнительного органа государственной власти Калужской области, выводится на бумажный носитель исполнителем документа и передается на подпись.

Служба делопроизводства исполнительного органа государственной власти Калужской области направляет подписанный должностным лицом исполнительного органа государственной власти Калужской области документ на бумажном носителе на отправку адресату, а при необходимости адресатам (по списку) и вносит информацию об этом в электронную карточку документа в СЭД со сканированием подлинника.

154. Дата исполнения документа фиксируется в регистрационной карточке ЭД.

7.6. Организация движения электронных документов между
исполнительными органами государственной власти Калужской области

155. Контроль качества подготовки документов, направляемых в электронном виде, осуществляют сотрудники службы делопроизводства исполнительного органа государственной власти Калужской области.

156. При пересылке поручения между исполнительными органами государственной власти Калужской области необходимо направлять указание по исполнению документа в полном объеме или формулировать поручение в точном соответствии с поставленной задачей.

8. Контроль исполнения поручений Губернатора Калужской области и Правительства Калужской области

157. Порядок организации контроля за исполнением поручений Губернатора Калужской области и Правительства Калужской области определяется Губернатором Калужской области.

<< Назад		Приложение >> N 1. Номенклатура дел
	Содержание Постановление Правительства Калужской области от 9 августа 2012 г. N 400 "Об утверждений Положения о правилах делопроизводства...

Приложение. Положение о правилах делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Калужской области

Информация об изменениях:

С изменениями и дополнениями от:

Информация об изменениях:

ГАРАНТ:

Приложение N 1. Номенклатура дел

Приложение N 2. Номенклатура дел

Приложение N 3. Опись

Приложение N 4. Дело

Приложение N 5. Лист-заверитель дела

Приложение N 6. Внутренняя опись документов дела

Приложение N 7. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Вы можете открыть актуальную версию документа прямо сейчас.