Постановление Администрации города Перми от 24 мая 2005 г. N 1099 "Об организации контроля за исполнением правовых актов и поручений в Администрации города"

В целях улучшения системы контроля за исполнением правовых актов и поручений в администрации города постановляю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию "Об организации контроля за исполнением правовых актов и поручений в администрации города".

2. Руководителям структурных подразделений администрации города:

2.1. ознакомить с настоящей Инструкцией всех руководителей и специалистов подведомственных подразделений;

2.2. обеспечить в структурных подразделениях администрации города организацию контроля за исполнением правовых актов и поручений в соответствии с настоящей Инструкцией.

3. Предупредить заместителей Главы города, руководителей структурных подразделений администрации города о персональной ответственности за своевременное, качественное и полное исполнение документов и поручений, состояние исполнительской дисциплины и организацию контроля в подведомственных подразделениях.

4. Оперативный контроль за исполнением правовых актов и поручений в администрации города возложить на организационный отдел управления по общим вопросам администрации города.

5. Рекомендовать руководителям структурных подразделений администрации города организовать контроль за правовыми актами структурных подразделений администрации города и поручениями в соответствии с настоящим постановлением.

6. Признать утратившим силу постановление Главы города от 05.03.99 N 371 "Об организации в администрации города Перми контроля за исполнением правовых актов Главы города, губернатора области, поручений Главы города, содержащихся в протоколах совещаний".

7. Контроль за исполнением постановления возложить на заместителя Главы города - руководителя аппарата Главы города Микляева В.И.

Глава города Перми

А.Л. Каменев

Инструкция
об организации контроля за исполнением правовых актов и поручений в администрации города
(утв. постановлением Администрации города Перми от 24 мая 2005 г. N 1099)

1. Общие положения

1.1. Целью организации контроля за исполнением правовых актов и поручений является обеспечение эффективности управления городским хозяйством.

1.2. Основная задача контроля - организация своевременного, качественного и в полном объеме исполнения управленческих решений, а также повышение исполнительской дисциплины и ответственности должностных лиц.

1.3. В соответствии с настоящей Инструкцией контролю подлежат:

правовые акты органов государственной власти Российской Федерации и органов государственной власти Пермской области, муниципальные правовые акты (далее - документы),

поручения губернатора Пермской области и Главы города, содержащиеся в протоколах совещаний, проводимых указанными должностными лицами;

1.4. По решению Главы города, первого заместителя Главы города контролю подлежат поручения, содержащиеся в иных протоколах совещаний и адресованные Главе города, администрации города в целом или отдельным структурным подразделениям.

1.5. Указанные в подпунктах 1.3., 1.4. документы и поручения ставятся на контроль, если в них предусмотрено выполнение конкретных действий, сроки, конкретные исполнители и ответственные за контроль.

1.6. Руководители администрации города, структурных подразделений при организации и осуществлении контроля обеспечивают следующее:

Глава города - постановку на контроль и снятие с контроля документов, а также данных им поручений,

заместители Главы города - координацию деятельности подведомственных структурных подразделений администрации города по исполнению документов и поручений, рассмотрение и визирование материалов об исполнении документов и поручений с мотивированными просьбами о снятии с контроля или изменении сроков их исполнения,

руководители структурных подразделений администрации города - организацию исполнения документов и поручений в соответствии с резолюциями руководителей администрации города, подготовку и оформление материалов об исполнении с мотиви-рованными просьбами о снятии с контроля или изменении сроков их исполнения,

организационный отдел управления по общим вопросам администрации города (далее - организационный отдел) обеспечивает учет документов и поручений, поставленных на контроль руководителями администрации города в соответствии с подпунктами 1.3., 1.4., 1.5. настоящей Инструкции, и контроль за своевременным и качественным их исполнением, ежемесячно осуществляет анализ по контролю в подразделениях администраций города и районов.

2. Постановка на контроль, ведение контроля за исполнением документов и поручений

2.1. Поступившие в администрацию города правовые акты органов государственной власти Российской Федерации и органов государственной власти Пермской области рассматриваются безотлагательно.

2.2. После регистрации в отделе делопроизводства управления по общим вопросам администрации города указанные правовые акты направляются на рассмотрение Главе города, после чего их копии с резолюцией передаются в организационный отдел.

2.3. Все решения Пермской городской Думы, правовые акты администрации города и Главы города в обязательном порядке направляются в организационный отдел, который осуществляет их предварительное рассмотрение и постановку на контроль.

2.4. На каждый документ, подлежащий контролю, организационным отделом оформляется контрольное дело и заполняются учетно-контрольные карточки (УКК), которые передаются всем исполнителям через отдел делопроизводства управления по общим вопросам администрации города.

2.5. Контрольные дела включают:

копию контролируемого документа,

план мероприятий по реализации решения (при необходимости),

справки, доклады, информации исполнителей и другие материалы, отражающие ход исполнения документа,

итоговую записку о результатах исполнения документа.

Контрольные дела после снятия документа с контроля хранятся в организационном отделе до наступления срока сдачи их в архив.

2.6. Подлинники или копии протоколов совещаний при Главе города, содержащие поручения, передаются секретарями указанных совещаний в организационный отдел.

2.7. Постановка поручения на контроль в соответствии с пунктами 1.4. настоящей Инструкции осуществляется на основании соответствующего протокола, резолюции Главы города, первого заместителя Главы города.

2.8. На поручения, поставленные на контроль, заполняются карточки контроля поручений (ККП), которые передаются всем исполнителям.

2.9. Сроки исполнения документа либо поручения определяются руководством администрации города. По документу либо поручению с длительным (более года) сроком исполнения руководством устанавливаются промежуточные сроки контроля. Поручения с пометкой "срочно" исполняются в течение трех дней.

В случае отсутствия конечных или промежуточных сроков исполнения документов и поручений они могут устанавливаться организационным отделом.

2.10. Указания по исполнению документов даются Главой города в форме резолюции либо предусматриваются в тексте документа.

Если в резолюции по исполнению документа, поручения либо в самом документе предусматривается несколько исполнителей, то обобщает материал (готовит итоговую справку) в целом по исполнению документа, поручения, как правило, то должностное лицо, которое в резолюции значится первым. Это должностное лицо обеспечивает взаимодействие и координацию деятельности всех соисполнителей, контроль за своевременным представлением соисполнителями необходимых материалов.

2.11. Исполнитель обеспечивает своевременное, полное и качественное исполнение документа либо поручения, осуществляет сбор, обработку и обобщение поступающей информации, подготовку информаций (докладов, отчетов) о ходе и итогах исполнения контролируемых документов и поручений с просьбой о снятии с контроля или изменении сроков их исполнения.

2.12. Исполнитель обязан изучить документ и при необходимости в недельный срок разработать конкретный план мероприятий по его реализации. План в обязательном порядке составляется по исполнению документов, связанных с перспективными направлениями деятельности администрации города.

2.13. Руководители структурных подразделений:

организуют исполнение документов и поручений в подразделении,

оперативно доводят контролируемые документы и поручения до сведения исполнителей, высказывают свои рекомендации по работе с ними,

принимают меры по обеспечению исполнения документов и поручений качественно, в полном объеме и в установленный срок,

контролируют состояние исполнительской дисциплины в подразделениях,

вправе обратиться к руководителям администрации города с аргументированными предложениями о внесении изменений и дополнений в организацию исполнения конкретного документа.

2.14. Ответственные за контроль в подразделениях администрации города:

ведут учет контролируемых документов и поручений в подразделении,

оперативно доводят контролируемые документы и поручения до сведения специалистов, ответственных за исполнение документов, поручений, обеспечивают оперативное внесение в контрольные карточки сведений о ходе исполнения документов и поручений,

за 10 дней до наступления контрольного срока напоминают исполнителям о подготовке информаций, справок о ходе или исполнении документа и поручения,

следят за своевременным направлением в организационный отдел информации по исполнению документов и поручений,

проводят сверку с организационным отделом наличия контролируемых документов и поручений,

информируют руководителя о состоянии исполнительской дисциплины в подраз-делении,

в случае истечения установленных сроков исполнения документа и поручения незамедлительно информируют руководство для принятия необходимых мер.

2.15. Ответственные специалисты за исполнение документов и поручений в структурных подразделениях администрации города:

составляют рабочие планы мероприятий с указанием сроков проверки фактического состояния дел на местах,

принимают меры по обеспечению исполнения установленных заданий в полном объеме и в установленный срок,

проводят проверку исполнения документа и поручения непосредственно на местах, запрашивают отчеты и информации о ходе их исполнения,

готовят промежуточную информацию о ходе исполнения документа и поручения,

своевременно готовят итоговую информацию (справку) о проделанной работе по исполнению документа или поручения.

2.16. Контроль за исполнением документов и поручений осуществляется путем проверки состояния дел на местах, предоставления отчетов, справок, других информационных материалов отчитывающимися подразделениями администрации города.

2.17. Организационный отдел управления по общим вопросам администрации города:

ежемесячно к 25 числу направляет в подразделения перечень документов, подлежащих исполнению в следующем месяце,

ежемесячно до 15 числа анализирует состояние исполнительской дисциплины в подразделениях администрации города, информирует руководство администрации города о состоянии контроля за исполнением документов и поручений,

вносит предложения руководству администрации города о мерах по укреплению исполнительской дисциплины,

оказывает методическую и практическую помощь администрациям районов и подразделениям администрации города в организации контроля за исполнением документов и поручений,

еженедельно представляет первому заместителю Главы города и заместителям Главы города информацию о подлежащих исполнению в течение предстоящей недели, а также с истекшим сроком исполнения решений Пермской городской Думы,

совместно с аппаратом Пермской городской Думы осуществляет сверку исполнения решений Пермской городской Думы,

осуществляет проверки состояния исполнительской дисциплины по контролю в подразделениях администрации города и районов,

результаты проверок, выводы и предложения доводит до сведения руководителей проверяемых организаций, Главы города и глав администрации районов.

3. Снятие документов и поручений с контроля, продление сроков их выполнения

3.1. Снятие документа либо поручения с контроля осуществляется только после их качественного и в полном объеме исполнения.

3.2. Снятие документа с контроля и изменение сроков его исполнения осуществляет Глава города.

3.3. Снятие поручения с контроля и изменение сроков его исполнения осуществляет лицо, поставившее его на контроль.

3.4. В случае неисполнения документа или поручения исполнитель обязан не позднее чем за 3 дня до истечения установленного срока обратиться в письменной форме к Главе города либо к лицу, давшему поручение, о продлении срока исполнения документа или поручения.

3.5. Информация, содержащая промежуточные итоги исполнения документа или поручения, мотивированную просьбу о снятии с контроля или продлении его сроков направляется Главе города либо лицу, давшему поручение, через организационный отдел. В ней должны быть ясно, четко и коротко изложены результаты исполнения документа и поручения, выполненные конкретные действия, фактическая дата исполнения либо мотивированное обоснование продления срока контроля. Указанная информация должна быть подписана лицом, которому документ или поручение было поставлено на контроль, и завизирована курирующим заместителем Главы города.

3.6. Организационный отдел анализирует поступающую информацию о ходе исполнения правовых актов губернатора Пермской области, администрации города и Главы города, органов государственной власти Российской Федерации и органов государственной власти Пермской области и ежемесячно к 15 числу направляет информацию Главе города для снятия документов с контроля либо продления срока их исполнения. Указанная информация, согласованная с заместителем Главы города - руководителем аппарата Главы города, должна содержать сведения о выполненных мероприятиях, краткое и четкое обоснование причин продления сроков.

3.7. Для снятия с контроля решений Пермской городской Думы либо продления сроков их исполнения Главе города направляется соответствующая информация за подписью должностного лица, на которое возложен контроль за исполнением решения. По итогам ее рассмотрения указанное должностное лицо обязано проинформировать председателя Пермской городской Думы соответствующим письмом, которое передается на подпись Главе города через организационный отдел.

3.8. Наиболее значимые документы, определяющие уровень социально-экономического развития города могут сниматься с контроля постановлениями Главы города. Снятие с контроля документов не означает прекращения их действия.

Поручения Главы города, содержащиеся в протоколах совещаний с формулировками "представить", "внести", "доложить", "проинформировать", "подготовить проект документа" считаются исполненными, если подготовленная информация не возвращена на доработку и по ней Главой города принято решение, являющееся основанием для снятия поручений с контроля.

3.9. Организационный отдел, получив информацию об исполнении документа либо поручения, резолюцию по ним Главы города, оставляет документ, поручение на учете или снимает их с учета и контроля, вносит соответствующие отметки в УКК и ККП.

Документ, поручение могут быть сняты с контроля организационным отделом, если по данному вопросу принят соответствующий правовой акт. Организационный отдел вправе заменить ответственного исполнителя, изменить срок исполнения документа или поручения, содержание поручения, если принято более позднее решение Главы города по данному вопросу.

В случае если по итогам рассмотрения информации об исполнении документа или поручения Главой города принято решение о существенном изменении содержания поручения при одновременном изменении исполнителя, организационный отдел может оформить новую карточку контроля поручений или учетно-контрольную карточку с одновременным снятием с контроля предыдущего.

3.10. Документ и поручение, по которым ответственным исполнителем в организа-ционный отдел не представлена в установленный срок информация об исполнении документа и поручения с просьбой о снятии с контроля или изменении срока исполнения, завизированная курирующим заместителем Главы города, считается неисполненным и продолжает находиться на контроле у исполнителей.

4. Заключительные положения

4.1. Руководители и специалисты администрации города несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции.

4.2. За неисполнение или ненадлежащее исполнение документов и поручений, поставленных на контроль, нарушение установленных сроков исполнения, настоящей Инструкции к руководителям и специалистам администрации города применяются меры дисциплинарного воздействия по инициативе руководства города, организационного отдела.

4.3. Настоящая Инструкция должна быть доведена руководителями структурных подразделений до сведения каждого состоящего на муниципальной службе в администрации города руководителя и специалиста.