Приложение. 4. Порядок работы с устными обращениями по телефону "Прямой связи с Администрацией"

Приложение
к постановлению Главы города
от 24 августа 1998 г. N 2398

4. Порядок работы с устными обращениями по телефону "Прямой связи с Администрацией"

4.1. Телефон "ПС" предназначен для обращений граждан в Администрации районов и Администрацию города с устными предложениями, заявлениями и жалобами по личным вопросам, по текущим и перспективным вопросам хозяйственной, социальной и культурной жизнедеятельности города.

4.2. Делопроизводство по обращениям граждан по телефону "ПС" в Администрации города ведется отдельно от других видов делопроизводства и возлагается на отдел писем и приема граждан комитета общественного контроля Администрации города.

За состояние делопроизводства персональную ответственность несет начальник отдела.

4.3. К регистрации принимаются все обращения жителей и иногородних граждан города, поступивших по телефону "ПС".

4.4. Обращения граждан, поступающие по телефону "ПС", регистрируются в день поступления в журнале регистрации (приложение 2) в хронологическом порядке, в краткой форме.

4.5. Обращение принимается для рассмотрения в соответствующих подразделениях Администрации города и Администрациях районов по требованию заявителя, если он сообщает фамилию, имя, отчество, домашний адрес или телефон. На обращение может быть дан, если не оговорено конкретно заявителем, как устный, так и письменный ответ подразделением - исполнителем.

4.6. Порядок работы и сроки рассмотрения обращений, поступивших по телефону "ПС" и требующих ответа, тот же, что с письменными обращениями, но без оформления "дела". В районную Администрацию и подразделения - исполнители направляются обращения в виде оформленной карточки (приложение к Инструкции).

4.7. В случае, когда содержание обращения требует принятия срочного решения, специалист, обслуживающий телефон "ПС", обращается в подразделения Администрации города или районов незамедлительно, требуя срочного разрешения.

4.8. Обращения, поступившие по телефону "ПС", ежемесячно анализируются и направляются в информационный отдел для сведения.

Приложение
к порядку работы

                              Форма журнала

       регистрации обращений, поступающих в Администрацию города

               по телефону "Прямой связи с Администрацией"

     /--------------------------------------------------------------\

     |N|Фамилия, имя, |  Дата   |Содержание|Принятые|     Дата      |

     | |отчество,     |обращения|          |  меры  |  отправления  |

     | |домашний адрес|         |          |        |в подразделение|

     | |заявителя     |         |          |        |               |

     |-+--------------+---------+----------+--------+---------------|

     | |              |         |          |        |               |

     \--------------------------------------------------------------/