Приложение 7. Протокольные мероприятия и их организация

Приложение 7

к положению о протоколе Губернатора Пермской области

Протокольные мероприятия и их организация

Виды приемов

Существуют различные виды приемов, которые организуются в виде приглашений на завтрак, обед или чай и ужин (банкеты). Наиболее почетными приемами являются "Завтрак" и "Обед". Каждый вид приема имеет свои особенности. Для приема "Завтрак" наиболее распространенное время - от 12 до 13 часов. Продолжительность завтрака - 1-1,5 часа, из которых 45-60 мин. приглашенные находятся за столом, а 15-20 мин. за кофе (кофе или чай могут быть поданы за этим же столом или в гостиной, если прием проводится не в ресторане).

Прием "Обед" организуют в промежутке между 19 и 21 часом. Обед продолжается 2-2,5 часа, из них около часа гости проводят за столом. На прием "Чай" гости приглашаются к 15-16 часам, продолжается он 1,5-2 часа, при этом гости около часа проводят за столом. Прием "Ужин" устраивается после 21 часа.

Прием "Бокал шампанского" устраивается по случаю национального праздника, по случаю отъезда высокого гостя, в честь делегации и т.д. Начинается такой прием в 12 часов и заканчивается в 13 часов.

На прием "Бокал вина", который начинается в 12 часов и заканчивается в 13 часов, подают вино с небольшими закусками: канапе, тарталетки, фрукты. Прием "Журфикс" (в переводе с французского означает "точное время") обычно организуют в определенное время и день недели во время зимнего периода.

Гостям подают закуски, соки, воду, горячие напитки. Такой прием часто организуют в период перерывов заседаний симпозиумов и конференций. Прием "Барбекю" устраивают на открытом воздухе в теплое время года. Гостям подают жареное на вертеле мясо, вина и прохладительные напитки. Кроме перечисленных, существуют приемы "а ля фуршет" и "коктейль". Каждый прием обычно состоит из двух частей. Первая часть включает в себя встречу, приветствие и сбор гостей, частные и общие беседы, предварительное ознакомление приглашенных с их местами за банкетным столом, аперитив. Вторая - собственно банкет, чаще всего за столом с полным обслуживанием.

Для проведения приемов рекомендуется использовать два смежных зала: один - для приема и сбора гостей (аванзал), другой - для банкетов. В аванзале ставят несколько кресел, круглый столик, накрытый скатертью. На столик кладут сигареты, сигары в коробках, пепельницы, ножницы для резки сигар, канделябры с зажженными свечами или спички. Помещение украшают свежими цветами в корзинах или высоких вазах. Для ознакомления гостей с их местами за столом в аванзале на видном месте располагают схему рассадки или раскладывают карточки с указанием места. Проведение приемов

Прием от имени Губернатора области проводится в подготовленных для этого специальных залах. Расстановка столов и рассадка гостей производятся в соответствии с рангом прибывшего. В первую очередь уделяется внимание вопросу - Гость прибыл с супругой или нет. В первом случае большинство гостей со стороны хозяина приема приглашаются с супругами.

Состав участников приема с принимающей стороны определяется Губернатором области, количество участников принимающей стороны не должно превышать количество гостей. Самый приемлемый вариант - равное количество. В соответствии с планом рассадки на столах расставляются малые куверты, которые располагаются перед приборами так, чтобы при рассадке гости могли уточнить, кто именно сидит рядом и напротив. Самое почетное место - справа от хозяйки (если прием проводится с участием супруги Гостя) и справа от хозяина - на мужском приеме. Также возможен вариант рассадки, когда Гость сидит напротив хозяина. (Переводчик располагается за столом слева от хозяина). При размещении гостей за столом следует придерживаться следующих правил: по правую и левую руку от хозяйки рассаживают мужчин, а по правую и левую руку от хозяина - женщин, затем места чередуются - рядом с женщинами рассаживают мужчин и наоборот. Не принято размещать женщину рядом с женщиной или на торце стола, мужа не сажают рядом с женой (двух иностранцев из одной страны не сажают рядом), крайние места за столом занимают сотрудники-мужчины. При больших приемах занимают места и на торце стола, однако эти места считаются наименее почетными. Размещение здесь гостей нежелательно. Во избежание недоразумений хозяин и хозяйка могут занять места на торцах стола. Хозяин предлагает руку первой даме и первым входит в зал, Гость предлагает руку хозяйке дома, и они входят последними. На приемах с участием хозяйки следует предусмотрительно приходить с букетом цветов для нее. Преподнесение букета цветов от делегации гостей является обязательным элементом участия в приеме, где присутствует хозяйка. Если прием неофициальный, при переходе в зал дамам руку подавать не принято. В этом случае хозяйка сопровождает к столу дам, а хозяин - мужчин. Гости садятся за стол после того, как за стол сядет хозяйка. До рассадки возможно проведение встречи Гостя и хозяина "один на один". Решение об этом принимается Губернатором области накануне приема. При рассадке гостей следует учитывать планировку помещения: почетное место располагается напротив входной двери, то есть к двери лицом. Если дверь сбоку, то почетное место находится напротив окна, выходящего на улицу. На приемы первыми приходят младшие сотрудники, затем старшие. Здороваться за руку на приеме нужно только с хозяином и хозяйкой, остальным достаточно лишь поклониться. Сразу после рассадки официанты убирают со столов малые куверты. Обнос блюд заканчивается хозяйкой (хозяином). С этого момента приема предусмотрен обмен краткими тостами. (Тексты тостов заранее переводятся на язык гостя, и перевод раскладывается на столы).

На официальных приемах речи и тосты произносятся после десерта, когда налито шампанское, на других приемах - не ранее чем через 10 минут после начала приема, а иногда и в самом его начале. Первым речь или тост произносит хозяин, затем Гость, в честь которого устроен прием. На официальных завтраках, обедах и ужинах чокаться не принято, если же чокаются, то мужчины свои рюмки держат ниже рюмок дам. Иногда в ходе приема гостям может быть предложена музыкальная культурная программа, представленная лучшими профессиональными и самодеятельными коллективами. (Меню приема после согласования с прибывающей стороной изготавливается типографским способом в фирменной обложке на языке гостя). Завершение приема зависит от его параметра и места проведения. Если прием проводится без рассадки за столом, то покидать его можно, даже если собрались еще не все приглашенные и при наличии второго выхода. В таком случае можно уходить, не прощаясь с хозяином и хозяйкой.

Прием с рассадкой начинается и заканчивается в указанное в программе время. Первой встает из-за стола хозяйка, в ее отсутствие - хозяин. Уходят с такого приема вначале старшие по рангу, затем младшие. Ответный протокольный прием со стороны Гостя во время пребывания в Пермской области, как правило, не предусматривается. (Одной из форм вежливости при визите зарубежной делегации является запись главы делегации в "Книге почетных гостей", которая хранится у руководителя аппарата и предлагается гостям для записи, как правило, в конце приема, проведенного от имени Губернатора области).

Обслуживание в ходе приемов и сервировка стола производятся в соответствии с общеустановленными правилами.

Примечание: В скобках указаны действия при приеме иностранной делегации.