Указ Губернатора Пермской области от 26 декабря 2002 г. N 264 "Об утверждении положения об управлении делопроизводства аппарата Администрации области" (утратил силу)

Указ Губернатора Пермской области
от 26 декабря 2002 г. N 264
"Об утверждении положения об управлении делопроизводства аппарата Администрации области"

ГАРАНТ:

Постановлением Правительства Пермского края от 7 сентября 2007 г. N 202-п настоящий указ признан утратившим силу

В соответствии с указом Губернатора области от 10 ноября 2002 г. N 226 "О внесении изменений в систему исполнительных органов государственной власти и структуру аппарата Администрации области" постановляю:

1. Утвердить прилагаемое положение об управлении делопроизводства аппарата Администрации области.

2. Назначить начальником управления делопроизводства аппарата Администрации области Решетникову Светлану Павловну с 27 декабря 2002 г.

3. Признать утратившим силу указ Губернатора области от 1 февраля 2001 г. N 27 "О преобразовании отдела делопроизводства аппарата Администрации области в общий отдел аппарата Администрации области".

4. Контроль за исполнением указа возложить на заместителя Губернатора области, руководителя аппарата Администрации Шеина В.В.

Губернатор Пермской области

Ю.П. Трутнев

Положение
об управлении делопроизводства аппарата Администрации Пермской области
(утв. указом Губернатора Пермской области от 26 декабря 2002 г. N 264)

1. Общие положения

1.1. Управление делопроизводства аппарата Администрации Пермской области (далее - управление делопроизводства) является структурным подразделением аппарата Администрации Пермской области.

1.2. Управление делопроизводства в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, Уставом Пермской области, законами Пермской области, актами Губернатора области, приказами заместителя Губернатора области, руководителя аппарата Администрации; нормативно-методическими документами по вопросам документационного обеспечения управления и работы архивов, а также настоящим положением.

1.3. Положение об управлении делопроизводства, структура и штатная численность управления делопроизводства утверждаются Губернатором области по представлению заместителя Губернатора области, руководителя аппарата Администрации.

1.4. Общее руководство управлением делопроизводства осуществляет заместитель Губернатора области, руководитель аппарата Администрации.

1.5. Работники управления делопроизводства, замещающие государственные должности государственной службы, являются государственными служащими.

2. Задачи управления делопроизводства

Основными задачами управления делопроизводства являются:

2.1. Обеспечение документирования организационно-распорядительной деятельности руководства Администрации области.

2.2. Организация работы с документами в аппарате Администрации области в соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления, государственных стандартов, Инструкции по делопроизводству в Администрации Пермской области, исполнительных органах государственной власти области (далее - Инструкция по делопроизводству).

2.3. Обеспечение подготовки к передаче на государственное хранение документов Губернатора области и аппарата Администрации области как составной части Архивного фонда Пермской области.

2.4. Организация и обеспечение функционирования единой системы делопроизводства в Администрации области, исполнительных органах государственной власти области, органах местного самоуправления области.

2.5. Обеспечение организационно-методической работы по документационному обеспечению управления.

2.6. Организационно-техническое обеспечение деятельности руководителей Администрации области.

2.7. Обеспечение единой политики в области геральдики на территории области.

3. Полномочия управления делопроизводства

3.1. По обеспечению документирования организационно-распорядительной деятельности руководства Администрации области:

3.1.1. разрабатывает требования к подготовке и оформлению документов, создаваемых в деятельности руководства Администрации области;

3.1.2. проектирует бланки документов Администрации области и аппарата Администрации; организует их разработку и тиражирование; обеспечивает учет гербовых бланков документов; осуществляет контроль за их применением; ведет альбом образцов бланков документов;

3.1.3. осуществляет печатание проектов документов, обеспечивающих документирование деятельности руководства Администрации области и аппарата Администрации;

3.1.4. ведет классификатор должностных лиц, печатающих проекты документов Администрации области и аппарата Администрации;

3.1.5. осуществляет редактирование проектов документов, установленных Инструкцией по делопроизводству;

3.1.6. готовит и оформляет проекты Благодарственного письма Губернатора области, поздравительных материалов руководства Администрации области с общегосударственными праздниками; обеспечивает регистрацию награжденных Благодарственным письмом Губернатора области; ведет базу данных "Учет награжденных Благодарственным письмом Губернатора области";

3.1.7. возвращает исполнителям для доработки проекты документов, оформленные с нарушением установленных правил.

3.2. По организации работы с документами в аппарате Администрации области в соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления, государственных стандартов, Инструкции по делопроизводству:

3.2.1. оформляет, ведет учет и осуществляет хранение в течение установленного срока актов Губернатора области, договоров и соглашений, приказов по основной деятельности заместителя Губернатора области, руководителя аппарата Администрации;

3.2.2. передает в пресс-службу для опубликования законы Пермской области и правовые акты Губернатора области; ведет учет опубликования законов и актов;

3.2.3. представляет указы Губернатора области и другие документы Администрации области для опубликования в Бюллетене Законодательного Собрания и Администрации Пермской области;

3.2.4. формирует и ведет полнотекстовые базы данных "Акты Губернатора области", "Приказы заместителя Губернатора области, руководителя аппарата Администрации по основной деятельности", учетно-регистрационную базу данных "Договоры и соглашения"; своевременно вносит информацию об изменении в ранее изданные акты;

3.2.5. направляет копии законов области и нормативных актов Губернатора области в Конституционный Суд и Администрацию Президента Российской Федерации, в федеральные министерства, в Законодательное Собрание Пермской области, в прокуратуру Пермской области, главное управление Министерства юстиции Российской Федерации по Пермской области;

3.2.6. доводит до сведения заинтересованных государственных органов, органов местного самоуправления, предприятий, учреждений, организаций, должностных лиц принятые акты Губернатора области и исполняет запросы о выдаче копий этих документов (в установленном порядке);

3.2.7. направляет в ОГУП "Информационно-вычислительный центр Администрации области" тексты актов Губернатора области на машинном носителе для передачи в базы данных Центра правительственной связи в Пермской области "Правовые акты субъектов Российской Федерации", "Законодательство Перми и Пермской области" системы "Кодекс", "Пермский выпуск" системы "Консультант Плюс", "Региональное законодательство" системы "Гарант"; а также в отдел специальной документальной связи аппарата Администрации области для передачи в банк данных Главного государственно-правового управления Президента Российской Федерации;

3.2.8. осуществляет подготовку обзоров актов Губернатора области для размещения в информационно-справочной системе;

3.2.9. осуществляет прием и регистрацию служебных писем и телеграмм, адресованных руководителям Администрации области, внутренних документов за подписью руководителей Администрации области;

3.2.10. в соответствии с распределением обязанностей между руководством Администрации области обеспечивает распределение, оперативное рассмотрение и прохождение служебных документов в аппарате Администрации;

3.2.11. готовит проекты резолюций по служебной переписке и обращениям граждан, адресованным и направляемым для доклада Губернатору области, заместителям Губернатора области; обеспечивает контроль за качеством подготовки и оформления документов, представляемых на подпись руководству, сроками их согласования и подписания;

3.2.12. осуществляет контроль за сроками исполнения служебных писем;

3.2.13. осуществляет контроль за своевременным возвращением в отдел служебной корреспонденции управления делопроизводства исполненных служебных писем, за прохождением служебных документов;

3.2.14. осуществляет регистрацию исходящих служебных писем и телеграмм, подписанных руководством Администрации области, их обработку и отправку, в т.ч. по каналам электронной почты и факсимильной связи;

3.2.15. направляет Бюллетень Законодательного Собрания и Администрации Пермской области в структурные подразделения аппарата Администрации области, исполнительные органы государственной власти области, органы местного самоуправления;

3.2.16. ведет справочно-информационную работу по документам в целях оперативного использования документной информации;

3.2.17. осуществляет копирование, тиражирование и брошюровку документов;

3.2.18. не принимает к оформлению, отправке, копированию и тиражированию документы, подготовленные с нарушением требований Инструкции по делопроизводству.

3.3. По обеспечению подготовки к передаче на государственное хранение документов Губернатора области и аппарата Администрации области как составной части Архивного фонда Пермской области:

3.3.1. оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям аппарата Администрации области в составлении номенклатуры дел; в формировании, оформлении и описании дел; в проведении экспертизы ценности документов и отборе документов для хранения и к уничтожению; в обеспечении сохранности дел;

3.3.2. составляет проект сводной номенклатуры дел аппарата Администрации области, представляет на утверждение руководству Администрации, организует внедрение номенклатуры дел;

3.3.3. осуществляет контроль за формированием и правильным оформлением структурными подразделениями аппарата Администрации, рабочими аппаратами комиссий (советов) при Губернаторе области и при Администрации области дел, подлежащих передаче в архив, в соответствии со сводной номенклатурой дел;

3.3.4. обеспечивает работу экспертной комиссии и работу архива аппарата Администрации области;

3.3.5. осуществляет составление и представление на рассмотрение экспертной комиссии аппарата Администрации и экспертно-проверочной методической комиссии комитета по делам архивов Пермской области годовых разделов сводной описи дел объединенного фонда "Губернатор Пермской области и аппарат Администрации Пермской области";

3.3.6. осуществляет комплектование архива; принимает на хранение документы постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу от структурных подразделений аппарата Администрации;

3.3.7. осуществляет временное хранение документов Администрации области, обеспечивает их сохранность и учет; подготовку и передачу документов на государственное хранение;

3.3.8. составляет и ведет научно-справочный аппарат к документам; осуществляет использование документов, хранящихся в архиве, исполнение социально-правовых запросов населения.

3.4. По организации и обеспечению функционирования единой системы делопроизводства в Администрации области, исполнительных органах государственной власти области, органах местного самоуправления области:

3.4.1. разрабатывает и обеспечивает внедрение нормативных и методических документов по вопросам делопроизводства; осуществляет контроль за их исполнением;

3.4.2. разрабатывает и реализует мероприятия по совершенствованию форм и методов работы с документами в аппарате Администрации области;

3.4.3. обеспечивает единый порядок работы со служебными документами; вносит заместителю Губернатора области, руководителю аппарата Администрации предложения о применении мер в случае нарушения структурными подразделениями аппарата Администрации области, исполнительными органами государственной власти области установленных требований организации делопроизводства;

3.4.4. систематически проводит анализы качества подготовки и оформления документов Администрации области; готовит аналитические и информационные материалы по результатам анализов; вносит предложения по повышению качества документирования деятельности Администрации и совершенствованию работы с документами в аппарате Администрации, исполнительных органах государственной власти области;

3.4.5. организует контрольную деятельность за прохождением и исполнением документов; систематически анализирует состояние исполнительской дисциплины по работе со служебными документами, принимает меры по повышению исполнительской дисциплины;

3.4.6. разрабатывает и внедряет унифицированные формы организационно-распорядительных документов Администрации области; ведет альбом унифицированных форм документов;

3.4.7. создает и ведет справочно-информационный фонд нормативных и методических документов по делопроизводству;

3.4.8. систематически анализирует объем документооборота; разрабатывает предложения по его оптимизации и сокращению;

3.4.9. совместно с ОГУП "Информационно-вычислительный центр Администрации области":

3.4.9.1. определяет направления автоматизации работы с документами в аппарате Администрации области, в исполнительных органах государственной власти области, органах местного самоуправления;

3.4.9.2. обеспечивает разработку и внедрение автоматизированной системы делопроизводства в Администрации области, исполнительных органах государственной власти области, органах местного самоуправления и переход на электронный документооборот;

3.4.9.3. принимает участие в разработке единой информационной системы исполнительных органов государственной власти области;

3.4.9.4. разрабатывает и участвует в реализации технологии внутреннего безбумажного документооборота;

3.4.10. определяет приоритетные направления развития электронного документооборота и внедрения электронного делопроизводства;

3.4.11. осуществляет ведение автоматизированных информационно-поисковых систем по документам, их совершенствование и развитие;

3.4.12. обеспечивает единый порядок изготовления и использования печатей и штампов; организует изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности руководства Администрации области и аппарата Администрации; ведет их учет; осуществляет контроль за применением печатей и штампов в аппарате Администрации области, исполнительных органах государственной власти области, органах местного самоуправления;

3.4.13. обеспечивает оформление, выдачу, учет служебных удостоверений руководителей Администрации области, структурных подразделений аппарата Администрации области и исполнительных органов государственной власти области; государственных служащих аппарата Администрации области; выдает служебные удостоверения государственных служащих исполнительных органов государственной власти области.

3.5. По обеспечению организационно-методической работы по документационному обеспечению управления:

3.5.1. осуществляет методическое руководство работой с документами и контроль за соблюдением требований Инструкции по делопроизводству в структурных подразделениях аппарата Администрации области, исполнительных органах государственной власти области;

3.5.2. оказывает методическую и практическую помощь органам местного самоуправления, территориальным органам федеральных органов исполнительной власти в Пермской области по вопросам, относящимся к компетенции управления делопроизводства;

3.5.3. обеспечивает подготовку методических пособий по документационному обеспечению управления;

3.5.4. изучает и проводит проверки состояния делопроизводства и архива в исполнительных органах государственной власти области, органах местного самоуправления;

3.5.5. систематически проводит обучение по вопросам делопроизводства ответственных за работу с документами, исполнителей в структурных подразделениях аппарата Администрации, исполнительных органах государственной власти области, органах местного самоуправления через систему совещаний, семинаров, инструктажей, стажировок и консультаций;

3.5.6. участвует в повышении квалификации работников и ответственных за работу с документами по вопросам документирования и организации работы с документами, создания автоматизированной технологии работы с документами;

3.5.7. изучает опыт работы федеральных органов государственной власти и исполнительных органов государственной власти других регионов в области документационного обеспечения управления, осуществляет его внедрение в практику работы.

3.6. По организационно-техническому обеспечению деятельности руководителей Администрации области:

3.6.1. принимает участие в планировании рабочего дня руководителей Администрации области и координировании запланированных мероприятий; обеспечении их проведения;

3.6.2. осуществляет организационную подготовку совещаний (заседаний), проводимых руководителями Администрации области; ведение и оформление протоколов совещаний (заседаний), направляет выписки из протоколов исполнителям, осуществляет хранение протоколов;

3.6.3. осуществляет контроль за своевременным и качественным исполнением документов и поручений руководителей Администрации области курирующими подразделениями; анализирует материалы, касающиеся постановки и снятия с контроля, продления сроков исполнения документов;

3.6.4. участвует в приеме делегаций, депутатов, должностных лиц; подготовке и проведении личного приема граждан руководителями Администрации области в соответствии с графиком приема;

3.6.5. в установленном порядке запрашивает и получает необходимую для деятельности руководителей Администрации области информацию, документы и материалы;

3.6.6. по поручению руководителей Администрации области осуществляет взаимодействие со средствами массовой информации; готовит необходимые материалы для пресс-конференций, брифингов, информационных встреч руководителей Администрации области, а также выступлений в средствах массовой информации;

3.6.7. организует подготовку материалов по присвоению почетного звания "Почетный гражданин Пермской области" и заседаний комиссии по предварительному рассмотрению материалов по присвоению почетного звания; вручение знаков отличия награжденным; ведет учет награжденных почетным званием "Почетный гражданин Пермской области"; информирует руководителей соответствующих служб об обеспечении предоставления льгот почетным гражданам Пермской области;

3.6.8. готовит и систематически обновляет списки телефонов, вводит их в информационно-справочную систему;

3.6.9. осуществляет прием и передачу телефонограмм;

3.6.10. обеспечивает подписку на периодические издания и издания Пермского комитета государственной статистики; осуществляет доведение их до заинтересованных должностных лиц;

3.6.11. организует телефонные переговоры руководителя, обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми канцелярскими принадлежностями и материалами; оформляет документы для командировки руководителю;

3.6.12. обеспечивает дежурство в приемной Губернатора области в нерабочее время;

3.6.13. ведет табель использования рабочего времени руководителей Администрации области и подразделений аппарата Администрации.

3.7. По обеспечению единой политики в области геральдики на территории области:

3.7.1. обеспечивает работу геральдической комиссии Пермской области;

3.7.2. обеспечивает разработку и внедрение нормативно-методических документов по вопросам создания и использования официальных символов;

3.7.3. обеспечивает контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации, законов Пермской области и актов Губернатора области по вопросам официальной символики;

3.7.4. оказывает содействие органам местного самоуправления в создании своей символики; принимает участие в разработке ведомственных и иных официальных символов; осуществляет их геральдическую экспертизу;

3.7.5. обеспечивает ведение геральдического реестра Пермской области;

3.7.6. обеспечивает контроль за изготовлением гербовых печатей.

4. Организация и обеспечение деятельности управления делопроизводства

4.1. В состав управления делопроизводства входят отделы правовых актов Губернатора области и служебной корреспонденции; сектор организационно-методической работы; консультант геральдической комиссии Пермской области; главный специалист по информатизации делопроизводства; группы консультантов-референтов руководителей Администрации области, специалистов приемных руководителей Администрации области, инспекторов приемной Губернатора области.

4.2. Задачи и компетенция подразделений управления делопроизводства определяются положениями.

Положения о структурных подразделениях управления делопроизводства утверждаются начальником управления делопроизводства; должностные инструкции сотрудников управления делопроизводства разрабатываются руководителями подразделений и утверждаются заместителем Губернатора области, руководителем аппарата Администрации.

4.3. Руководители структурных подразделений и специалисты управления делопроизводства назначаются и освобождаются от должности приказом заместителя Губернатора области, руководителя аппарата Администрации по представлению начальника управления делопроизводства.

4.4. Руководители структурных подразделений и специалисты управления делопроизводства несут персональную ответственность за выполнение возложенных на них обязанностей и неиспользование предоставленных прав.

4.5. Управление делопроизводства имеет бланк письма, а также круглые печати с наименованием управления, отдела правовых актов Губернатора области и отдела служебной корреспонденции; печать для служебных удостоверений государственных служащих области.

4.6. Материально-техническое, транспортное обеспечение и хозяйственное обслуживание управления делопроизводства осуществляются хозяйственной службой аппарата Администрации области, ОГУП "Автомобильная база Администрации Пермской области".

5. Взаимоотношения управления делопроизводства

Управление делопроизводства в процессе осуществления своих функций взаимодействует:

5.1. с аппаратом Законодательного Собрания области - по вопросам подготовки, рассмотрения, прохождения законопроектов, законов и иных нормативных правовых актов области; исполнения писем, поступивших из Законодательного Собрания; подготовки Бюллетеня Законодательного Собрания и Администрации Пермской области;

5.2. со структурными подразделениями аппарата Администрации области, исполнительными органами государственной власти области, территориальными органами федеральных органов исполнительной власти в Пермской области - по вопросам документирования деятельности руководства Администрации области, организации работы с документами Администрации области, контроля за сроками исполнения служебных писем, совершенствования делопроизводства;

5.3. с ОГУП "Информационно-вычислительный центр Администрации области" - по развитию автоматизированной системы делопроизводства и внедрению электронного документооборота;

5.4. с органами местного самоуправления области - по вопросам совершенствования делопроизводства и обеспечения единой политики в области геральдики на территории области;

5.5. с управлением государственной службы аппарата Администрации области - по вопросам обучения и повышения квалификации государственных и муниципальных служащих по вопросам делопроизводства; формирования кадрового резерва управления делопроизводства для назначения на государственные должности государственной службы области.

6. Руководство управления делопроизводства

6.1. Управление делопроизводства возглавляет начальник управления делопроизводства.

Начальник управления делопроизводства назначается на должность и освобождается от должности Губернатором области по представлению заместителя Губернатора области, руководителя аппарата Администрации.

Начальник управления делопроизводства подчиняется непосредственно заместителю Губернатора области, руководителю аппарата Администрации.

6.2. Начальник управления делопроизводства имеет двух заместителей начальника управления делопроизводства. Один из заместителей начальника управления делопроизводства замещает начальника управления делопроизводства в периоды его временного отсутствия.

6.3. Заместители начальника управления делопроизводства назначаются на должность и освобождаются от должности заместителем Губернатора области, руководителем аппарата Администрации по представлению начальника управления делопроизводства.

6.4. Начальник управления делопроизводства:

6.4.1. организует, регулирует и контролирует деятельность сотрудников управления делопроизводства, обеспечивая решение возложенных на управление делопроизводства задач;

6.4.2. представляет заместителю Губернатора области, руководителю аппарата Администрации предложения по структуре и штатной численности управления делопроизводства;

6.4.3. согласовывает с заместителем Губернатора области, руководителем аппарата Администрации функции структурных подразделений управления делопроизводства;

6.4.4. принимает решения по вопросам, отнесенным к сфере деятельности управления делопроизводства; визирует проекты документов, подписывает документы по вопросам деятельности управления делопроизводства;

6.4.5. осуществляет действия от имени управления делопроизводства, организуя его взаимодействие со структурными подразделениями аппарата Администрации области, исполнительными органами государственной власти области, органами местного самоуправления, структурными подразделениями аппарата Законодательного Собрания области, предприятиями и организациями по вопросам, относящимся к компетенции управления делопроизводства;

6.4.6. вносит заместителю Губернатора области, руководителю аппарата Администрации предложения о кандидатурах для назначения на должности и освобождения от должности работников управления делопроизводства, их поощрении и применении к ним мер дисциплинарного взыскания, командировании сотрудников управления делопроизводства.

Руководство управления делопроизводства несет персональную ответственность за выполнение задач, возложенных на управление делопроизводства, с учетом предоставленных настоящим положением прав.