Приложение 1. Порядок работы с документами в аппарате Администрации области

Приложение 1
к Распоряжению Губернатора области
от 29.03.2001 N 176-р

Порядок
работы с документами в аппарате Администрации области

1. Прием и регистрация документов.

1.1. В аппарате администрации области прием и регистрация документов осуществляются децентрализованно.

Федеральные законы, акты органов государственной власти Российской Федерации (указы и распоряжения Президента России, постановления Совета Федерации, Государственной Думы, постановления и распоряжения Правительства России): прием осуществляет отдел специальной документальной связи (спецчасть), регистрацию - юридический отдел.

Правовые акты органов государственной власти Российской Федерации о награждении государственными наградами: прием осуществляет отдел специальной документальной связи (спецчасть), регистрацию - сектор входящих документов канцелярии общего отдела (далее - сектор входящих документов).

Обращения граждан по личным вопросам: прием осуществляет сектор входящих документов, регистрацию - отдел писем и приема граждан.

Входящие служебные письма и телеграммы, внутренние документы: прием и регистрацию осуществляет сектор входящих документов.

Законы Пермской области: прием осуществляет сектор входящих документов, регистрацию - юридический отдел.

Постановления Законодательного Собрания области: прием осуществляет сектор входящих документов, регистрацию - отдел контроля.

Акты Губернатора области: прием и регистрацию осуществляет сектор подготовки актов Губернатора области и проектов документов общего отдела (далее - сектор подготовки актов Губернатора области и проектов документов).

Договоры и соглашения Администрации области: прием осуществляет сектор входящих документов, регистрацию - сектор подготовки актов Губернатора области и проектов документов.

Приказы заместителя Губернатора области, руководителя аппарата по основной деятельности: прием и регистрацию осуществляет сектор подготовки актов Губернатора области и проектов документов; по личному составу прием и регистрацию осуществляет отдел по вопросам государственной службы и кадров.

Исходящие служебные письма и телеграммы: прием и регистрацию осуществляет сектор исходящих документов канцелярии общего отдела (далее - сектор исходящих документов).

1.2. Поступающие документы регистрируются в день поступления, создаваемые - в день подписания.

1.3. На полученном документе проставляется регистрационный штамп.

1.4. Зарегистрированный документ при передаче из одного подразделения аппарата в другое повторно не регистрируется.

2. Предварительное рассмотрение документов и передача в приемные руководителей Администрации области.

2.1. В подразделениях аппарата Администрации области (канцелярия общего отдела, юридический отдел, отдел писем и приема граждан, отдел контроля), осуществляющих регистрацию документов, проводится их предварительное рассмотрение и распределение.

2.2. Предварительное рассмотрение документов осуществляется исходя из оценки содержания документа, в соответствии с Указом Губернатора области от 28.12.2000 N 342 "О распределении обязанностей между руководством Администрации области" (с последующими изменениями и дополнениями).

2.3. Документы передаются в приемные руководителей Администрации области (консультанту - референту или специалисту приемной) сектором входящих документов под расписку в журнале.

Документы, поступившие в канцелярию до 17.00, в тот же день передаются в приемные руководителей Администрации области. Документы, поступившие после 17.00, передаются в приемные руководителей Администрации области на следующий день. Срочные документы передаются немедленно.

2.4. В случае поступления документов руководителям Администрации области минуя канцелярию документы должны быть переданы консультантами - референтами для регистрации в сектор входящих документов.

2.5. Структурные подразделения аппарата Администрации документы получают в секторе входящих документов через ответственных за документацию.

3. Рассмотрение документов консультантами - референтами и руководителями Администрации области.

3.1. Рассмотрение документов, поступивших в приемные руководителей Администрации, осуществляется консультантами - референтами и предполагает:

ознакомление с содержанием документов;

подготовку и оформление проекта резолюции по исполнению документов;

контроль за обеспечением установленного порядка согласования (визирования) проектов документов;

передачу документов для рассмотрения руководителю Администрации области.

3.2. Резолюции оформляются на бланках установленного образца, бланк резолюции скрепляется с документом. Резолюция включает фамилию исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.

При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель либо им считается лицо, указанное в резолюции первым.

Резолюция может быть оформлена и на самом документе.

Документы могут иметь несколько резолюций (одного или нескольких должностных лиц) соответственно этапам рассмотрения. При этом последующие резолюции не должны дублировать и противоречить первой, в них должен конкретизироваться порядок исполнения документов, срок его исполнения (с учетом конечного срока исполнения, установленного первой резолюцией) и исполнитель.

3.3. Оформление и согласование документа осуществляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 "УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов" (с Изменением N 1).

3.4. Представляемые на подпись первому заместителю Губернатора, заместителям губернатора области проекты писем должны быть завизированы руководителем подразделения и непосредственным исполнителем. Представляемые Губернатору области письма визируются также и заместителем Губернатора области, к сфере ведения которого относятся затрагиваемые в письме вопросы.

Проекты писем Губернатора области в адрес Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации и Правительства Российской Федерации также подлежат:

обязательному согласованию с юридическим отделом аппарата Администрации области и главным управлением финансов и налоговой политики Администрации области (по вопросам, входящим в его компетенцию);

обязательному редактированию в секторе подготовки актов Губернатора области и проектов документов общего отдела.

3.5. Служебные записки, направляемые Губернатору области его заместителями, проекты которых подготовлены специалистами структурных подразделений Администрации области, визируются их руководителями.

3.6. Виза включает наименование должности и подпись визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания.

3.7. Виза на проектах писем, служебных записок размещается после реквизита "Подпись" на экземпляре документа, остающемся в деле.

3.8. Документы должны рассматриваться в день их поступления в приемную, на следующий день консультанты - референты или специалисты приемных до 10.00 возвращают их в сектор входящих документов для занесения в электронную базу данных и передачи исполнителям.

4. Контроль исполнения служебных писем и внутренних документов "*".

"*" Контроль исполнения других видов документов обеспечивается отделом контроля аппарата Администрации области в соответствии с Постановлением Губернатора области от 31.12.97 N 474 "О совершенствовании системы контроля за исполнением документов и укреплении исполнительской дисциплины в Администрации области".

Контроль за исполнением поручений Губернатора области, высказанных в ходе заседаний коллегии, консультативного совета и совещаний, осуществляет сектор по организационной работе аппарата Администрации области.

4.1. Контроль сроков исполнения служебных писем и внутренних документов обеспечивает сектор контроля канцелярии общего отдела (далее - сектор контроля).

4.2. Сектор контроля:

осуществляет постановку писем и внутренних документов на контроль;

вносит содержание резолюции в электронную базу данных и отметку в регистрационно - контрольную форму;

направляет ответственному исполнителю подлинник письма и внутреннего документа;

тиражирует письма и внутренние документы и обеспечивает исполнителей необходимым количеством копий;

регулирует ход исполнения писем и внутренних документов;

направляет ответственному исполнителю и в приемные руководителей Администрации области информацию о приближении или

нарушении срока исполнения;

осуществляет продление срока исполнения на основании письменного разрешения руководителя Администрации области;

анализирует результаты исполнения писем и внутренних документов;

осуществляет информирование руководителей структурных подразделений Администрации области и руководителей Администрации области о результатах исполнения;

снимает письма и внутренние документы с контроля при наличии документа - ответа или по указанию руководителей Администрации области.

4.3. Служебные письма и внутренние документы подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения - в срок не более месяца с даты регистрации документа в канцелярии;

4.4. Руководители структурных подразделений Администрации области и аппарата осуществляют оперативное рассмотрение писем и внутренних документов, контроль за качеством их исполнения по существу вопроса.

4.5. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещения работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с руководителем структурного подразделения Администрации, аппарата Администрации все контролируемые документы.

4.6. Письмо и внутренний документ считаются исполненными и снимаются с контроля после фактического выполнения поручений по существу и документированного подтверждения исполнения. На документе и в регистрационно-контрольной форме проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело.

5. Отправка документов.

5.1. Обработка, отправка и доставка документов осуществляется централизованно сектором исходящих документов.

5.2. Документы, предназначенные для отправки, передаются в сектор исходящих документов полностью оформленными, подписанными, зарегистрированными, скомплектованными со всеми приложениями в количестве экземпляров, обеспечивающих подшивку обязательного экземпляра в дело и отправку по всем указанным адресам рассылки. Письмо - ответ передается вместе с письмом - запросом.

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.

5.3. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания и регистрации. Поступившие после 17.00 - не позднее следующего рабочего дня.

Доставка документов в структурные подразделения Администрации области, расположенные в черте города, проводится с 13.30, в здании по ул. Ленина, д. 51 - 16.30 (в пятницу с 16.00).