Приложение. Порядок работы с электронной почтой в исполнительных органах государственной власти области

Приложение
к распоряжению Губернатора Пермской области
от 1 ноября 2001 г. N 613-р

Порядок
работы с электронной почтой в исполнительных органах государственной власти области

1. Общие положения

1.1. Официальным адресом электронной почты Администрации области является адрес: obladm@permreg.ru.

Допускается специалистам аппарата Администрации иметь индивидуальные адреса электронной почты.

1.2. В Администрации области прием электронных копий документов для отправки и отправка осуществляются в течение рабочего дня главным специалистом по информатизации делопроизводства общего отдела аппарата Администрации или в его отсутствие - специалистами канцелярии общего отдела.

1.3. По электронной почте производится направление в исполнительные органы государственной власти области, органы местного самоуправления, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти и другие организации (далее - подразделения):

планов работы Администрации области;

обзоров правовых актов Губернатора области;

методической и справочной информации;

запросов на представление оперативной информации;

приглашений на совещания;

других информационно - справочных документов.

1.4. По указанию руководителей Администрации области или просьбе руководителей исполнительных органов государственной власти области и структурных подразделений аппарата Администрации области допускается рассылка служебных писем Администрации области, актов Губернатора области как неофициальных электронных копий с последующим направлением копий на бумажном носителе.

1.5. Подразделения должны обеспечить бесперебойное функционирование электронной почты с выходом на связь не реже двух раз в день: с 9.00 до 10.00 и с 16.00 до 17.00.

1.6. Для обработки, передачи и приема информации по электронной почте в подразделении назначается ответственный (по возможности из числа специалистов делопроизводственной службы) - оператор электронной почты.

1.7. Все передаваемые по электронной почте файлы должны пройти проверку антивирусными средствами. Ответственность за ненадлежащую подготовку информации к передаче по электронной почте несет оператор электронной почты.

1.8. Передаваемые с помощью электронной почты официальные документы должны иметь подлинник документа на бумажной основе.

1.9. Электронные копии справочно-информационных материалов, не имеющие исходящего регистрационного номера, при отправлении электронной почтой могут не иметь бумажной копии и должны передаваться с сопроводительным Письмом, подписанным должностным лицом.

1.10. Подготовка документов и другой информации для отправки по электронной почте должна осуществляться в текстовом редакторе Microsoft Word 97 или в электронных таблицах Microsoft Excel 97. При использовании других программ для подготовки документов отправитель должен выяснить возможность принимающей стороны прочитать данное сообщение, а в сопроводительном письме указать формат переданного вложения.

1.11. В случае отсутствия в органах местного самоуправления адреса электронной почты в сети Интернет для приема - передачи информации может использоваться электронная почта ГАС "Выборы" (почтовый ящик Администрации области в ГАС "Выборы": obladm@S59.prm.ru).

Делопроизводственные службы органов местного самоуправления могут завести отдельные почтовые ящики в ГАС "Выборы" при наличии необходимых программных и технических средств, сделав заявку в Пермскую областную избирательную комиссию.

Прием - передачу информации в ГАС "Выборы" осуществляют специалисты делопроизводственных служб либо системные администраторы ГАС "Выборы" (при отсутствии отдельного почтового ящика в делопроизводственной службе). При получении документа системным администратором ГАС "Выборы" документ распечатывается им и передается в делопроизводственную службу.

При использовании электронной почты ГАС "Выборы" данные перед отправкой подлежат обязательному сжатию средствами архивирования (архиватором arj). Без согласования с получателем запрещается передача информации размером более 500 Кбт.

Обмен сообщениями между Администрацией области и органами местного самоуправления, использующими электронную почту ГАС "Выборы", производится только общим отделом аппарата Администрации области.

2. Порядок обработки, передачи и приема документов по электронной почте

2.1. Исполнитель оформляет документ в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению официальных документов, и представляет электронную копию документа на дискете оператору электронной почты.

2.2. Оператор электронной почты отправляет документ адресату, указывает дату и время отправки в журнале регистрации электронной почты. После отправки электронная копия на дискете возвращается исполнителю.

2.3. После получения уведомления о получении документа оператор электронной почты указывает в журнале регистрации электронной почты дату, время, фамилию должностного лица, подтвердившего получение.

2.4. Переданная электронная копия документа в течение месяца хранится на жестком диске компьютера, с которого передали информацию.

2.5. При отправлении файлов с сопроводительным Письмом оно регистрируется в канцелярии и вместе с файлами передается адресату.

2.6. При получении электронного сообщения оператор:

распечатывает электронную копию на бумагу в 1 экз., регистрирует в журнале регистрации электронной почты;

передает копию документа на бумажной основе в канцелярию для регистрации и передачи адресату;

передает уведомление отправителю о получении документа. В случае невозможности распечатывания документа уведомляет об этом отправителя.

После распечатывания бумажной копии электронная информация на жестком диске компьютера сохраняется в течение месяца.

2.7. Передаваемая и принимаемая по электронной почте корреспонденция регистрируется в журнале.

В журнале регистрации входящей корреспонденции, получаемой по электронной почте, указываются:

дата, время получения;

входящий номер;

автор - отправитель;

адресат - получатель;

краткое содержание;

имя файла - документа;

фамилия, инициалы оператора.

В журнале регистрации исходящей корреспонденции, отправляемой по электронной почте, указываются:

дата, время передачи;

исходящий номер;

адресат - получатель;

автор - отправитель;

краткое содержание;

имя файла - документа;

фамилия, инициалы оператора;

дата, время, фамилия и инициалы лица, подтвердившего получение.