Распоряжение Губернатора Пермской области от 9 августа 2002 г. N 379-р "О порядке работы с электронной почтой в исполнительных органах государственной власти области"

В целях повышения оперативности, оптимизации и унификации документооборота на основе применения информационных технологий:

1. Утвердить прилагаемый Порядок работы с электронной почтой в исполнительных органах государственной власти области.

2. Руководителям исполнительных органов государственной власти области и структурных подразделений аппарата Администрации области обеспечить соблюдение установленных Порядком требований.

3. Рекомендовать органам местного самоуправления до 15 августа 2002 г. разработать и утвердить порядок работы с электронной почтой.

4. Признать утратившим силу распоряжение Губернатора области от 1 ноября 2001 г. N 613-р "О порядке работы с электронной почтой в исполнительных органах государственной власти области".

5. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя Губернатора области, руководителя аппарата Администрации Шеина В.В.

Губернатор Пермской области

Ю.П. Трутнев

Порядок
работы с электронной почтой в исполнительных органах государственной власти области
(утв. распоряжением Губернатора Пермской области от 9 августа 2002 г. N 379-р)

1. Общие положения

1.1. Официально зарегистрированные адреса электронной почты органов государственной власти области, органов местного самоуправления размещаются в Информационно-справочной системе Администрации Пермской области и направляются во все исполнительные органы государственной власти области и органы местного самоуправления.

1.2. Для обработки, передачи и приема информации по электронной почте в исполнительных органах государственной власти области назначаются ответственные (по возможности из числа специалистов делопроизводственной службы) - операторы электронной почты.

1.3. Прием электронных копий документов для отправки и отправка с официального электронного адреса obladm@permreg.ru осуществляются оператором электронной почты общего отдела аппарата Администрации или в его отсутствие - специалистами канцелярии общего отдела.

В структурных подразделениях аппарата Администрации области прием и передачу электронной почты осуществляют операторы электронной почты или ответственные за работу с документами в подразделениях.

Другие сотрудники, имеющие электронные адреса, зарегистрированные информационно-вычислительным центром Администрации Пермской области, осуществляют прием и передачу информационно-справочных материалов, необходимых для выполнения служебных обязанностей.

Прием и передача электронных документов осуществляется в течение рабочего дня.

1.4. По электронной почте производится прием и передача:

планов работы Администрации области;

обзоров актов Губернатора области;

методической и справочной информации;

запросов на представление оперативной информации и ответов на них;

приглашений на совещания, семинары, конференции;

планов работы, справок-отчетов подразделений;

телефонных справочников;

других информационных и справочных документов.

1.5. По указанию руководителей Администрации области или руководителей исполнительных органов государственной власти области и структурных подразделений аппарата Администрации области допускается передача как неофициальных электронных копий с последующим направлением копий на бумажном носителе:

актов Губернатора области;

служебных писем за подписью руководителей этих подразделений.

1.6. Операторы электронной почты исполнительных органов государственной власти области и структурных подразделений аппарата Администрации области обеспечивают возможность ежедневного получения и передачи документов по электронной почте. Проверка поступления документов по электронной почте производится не реже двух раз в день: с 9.00 часов до 10.00 часов и с 16.00 часов до 17.00 часов.

1.7. Все передаваемые по электронной почте файлы должны пройти проверку антивирусными средствами. Ответственность за ненадлежащую подготовку информации к передаче по электронной почте несет оператор электронной почты.

1.8. Передаваемые с помощью электронной почты официальные документы должны иметь подлинник документа на бумажной основе.

1.9. Электронные копии справочно-информационных материалов, не имеющие исходящего регистрационного номера, при отправлении электронной почтой могут не иметь бумажной копии и должны передаваться с сопроводительным письмом, подписанным должностным лицом.

1.10. Подготовка документов и другой информации для отправки по электронной почте должна осуществляться в текстовом редакторе Microsoft Word 97 или в электронных таблицах Microsoft Excel 97. При использовании других программ при подготовке документов отправитель должен выяснить возможность принимающей стороны прочитать данное сообщение, а в сопроводительном письме указать формат переданного вложения.

1.11. В случае отсутствия в органах местного самоуправления адреса электронной почты в сети Интернет для приема - передачи информации используется электронная почта ГАС "Выборы". При получении документа системным администратором ГАС "Выборы" документ распечатывается им и передается в делопроизводственную службу.

При использовании электронной почты ГАС "Выборы" данные перед отправкой подлежат обязательному сжатию средствами архивирования (архиватором arj), имя архива должно состоять не более чем из восьми латинских букв или символов. Без согласования с получателем запрещается передача информации размером более 100 Кб.

2. Порядок обработки, передачи и приема документов по электронной почте

2.1. Исполнитель оформляет документ в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению официальных документов, и представляет электронную копию документа на дискете оператору электронной почты.

2.2. Оператор электронной почты отправляет документ адресату, указывает дату и время отправки в журнале регистрации электронной почты. После отправки электронная копия на дискете возвращается исполнителю.

2.3. После получения уведомления о получении документа оператор электронной почты указывает в журнале регистрации электронной почты дату, время, фамилию должностного лица, подтвердившего получение.

2.4. Переданная электронная копия документа в течение месяца хранится на жестком диске компьютера, с которого передали информацию.

2.5. При отправлении файлов с сопроводительным письмом оно регистрируется в канцелярии или делопроизводственной службе и вместе с файлами передается адресату.

2.6. При получении электронного сообщения оператор электронной почты:

распечатывает электронную копию на бумагу в 1 экз., регистрирует в журнале регистрации электронной почты;

передает копию документа на бумажной основе в канцелярию или делопроизводственную службу для регистрации и передачи адресату;

передает уведомление отправителю о получении документа. В случае невозможности распечатывания документа уведомляет об этом отправителя.

После распечатывания бумажной копии электронная информация на жестком диске компьютера сохраняется в течение месяца.

2.7. Передаваемая и принимаемая по электронной почте корреспонденция регистрируется в журнале.

В журнале регистрации входящей корреспонденции, получаемой по электронной почте, указываются:

дата, время получения;

входящий номер;

автор - отправитель;

адресат - получатель;

краткое содержание;

имя файла - документа;

фамилия, инициалы оператора.

В журнале регистрации исходящей корреспонденции, отправляемой по электронной почте, указываются:

дата, время передачи;

исходящий номер;

адресат - получатель;

автор - отправитель;

краткое содержание;

имя файла - документа;

фамилия, инициалы оператора;

дата, время, фамилия и инициалы лица, подтвердившего получение.