Постановление Администрации города Перми от 2 ноября 2006 г. N 2124 "Об организации контроля исполнения документов, правовых актов и поручений в администрации города Перми" (с изменениями и дополнениями)

Постановление Администрации города Перми
от 2 ноября 2006 г. N 2124
"Об организации контроля исполнения документов, правовых актов и поручений в администрации города Перми"

С изменениями и дополнениями от:

25 июля 2007 г.

В целях дальнейшего совершенствования системы контроля исполнения документов, решений Пермской городской Думы, правовых актов и поручений в администрации города Перми постановляю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию об организации контроля исполнения документов, правовых актов и поручений в администрации города Перми (далее - Инструкция).

2. Руководителям функциональных и территориальных органов, функциональных подразделений администрации города Перми:

довести настоящую Инструкцию до сведения всех специалистов,

назначить ответственных за ведение контроля исполнения документов, правовых актов и поручений в подразделениях, предусмотрев указанные функции в должностных инструкциях специалистов,

привести в соответствие с настоящей Инструкцией установленный в подразделениях порядок организации контроля исполнения документов, правовых актов и поручений.

3. Установить персональную ответственность заместителей главы администрации города, руководителей функциональных и территориальных органов, функциональных подразделений администрации города Перми за своевременное, качественное и в полном объеме исполнение документов, правовых актов и поручений, состояние исполнительской дисциплины и организацию контроля в подразделениях.

4. Организационному отделу обеспечить:

еженедельное информирование заместителей главы администрации города и исполнителей о состоянии исполнительской дисциплины в подразделениях,

ежемесячное представление руководителю аппарата администрации города информации об исполнении документов, правовых актов и поручений в администрации города,

проведение в течение ноября 2006 года учебы ответственных за организацию и ведение контроля исполнения документов, правовых актов и поручений в подразделениях.

5. Установить, что Инструкция по организации делопроизводства и ведению архива в администрации города Перми, утвержденная постановлением Главы города от 30.12.2002 N 3838, и Инструкция по работе с устными и письменными обращениями граждан в администрации города Перми, утвержденная постановлением администрации города от 09.12.2004 N 3692, действуют в части, не противоречащей настоящему постановлению.

6. Признать утратившими силу постановления администрации города от 24.05.2005 N 1099 "Об организации контроля за исполнением правовых актов и поручений в администрации города", от 20.10.2005 N 2498 "О внесении изменений в Инструкцию об организации контроля за исполнением правовых актов и поручений в администрации города", утвержденную постановлением администрации города от 24.05.2005 N 1099".

7. Контроль за исполнением постановления возложить на руководителя аппарата администрации города Сайдакову Т.Н.

Глава Администрации города

А.Б. Кац

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Перми от 25 июля 2007 г. N 299 настоящая Инструкция изложена в новой редакции

См. текст Инструкции в предыдущей редакции

Инструкция
об организации контроля исполнения документов, правовых актов и управленческих решений в администрации города Перми
(утв. постановлением Адмистрации города Перми от 2 ноября 2006 г. N 2124)

С изменениями и дополнениями от:

25 июля 2007 г.

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция устанавливает единый и обязательный для всех территориальных и функциональных органов и функциональных подразделений (далее - подразделения) администрации города порядок организации контроля исполнения документов, правовых актов органов исполнительной и законодательной власти Пермской области и Пермского края, администрации города Перми, главы администрации города Перми, решений Пермской городской Думы, поручений губернатора и председателя Правительства Пермского края, Главы города Перми, главы администрации города, мероприятий сетевых графиков муниципальных приоритетных проектов, распорядительных документов руководителей территориальных и функциональных органов и функциональных подразделений администрации города.

1.2. Цель организации контроля - обеспечение эффективности и оперативности управления городским хозяйством.

1.3. Основная задача контроля - организация своевременного, качественного и в полном объеме исполнения документов, правовых актов и управленческих решений, а также повышение исполнительской дисциплины и ответственности должностных лиц.

1.4. Организация контроля включает:

постановку на контроль и учет поставленных на контроль документов, правовых актов и управленческих решений,

ведение контроля,

снятие с контроля,

анализ состояния исполнительской дисциплины и подготовку предложений по ее укреплению.

1.5. Контролю подлежат:

документы, в том числе служебная корреспонденция (письма вышестоящих органов, организаций, учреждений и так далее, требующие ответа или принятия решения),

письма, жалобы, обращения граждан,

правовые акты, в том числе правовые акты органов исполнительной и законодательной власти Пермской области и Пермского края,

решения Пермской городской Думы,

правовые акты администрации города Перми и главы администрации города Перми,

управленческие решения, в том числе поручения губернатора и председателя Правительства Пермского края, Главы города Перми, главы администрации города Перми, содержащиеся в протоколах совещаний, проводимых указанными должностными лицами, прямые их поручения,

сетевые графики реализации приоритетных муниципальных проектов,

распорядительные документы руководителя подразделения.

1.6. Контроль исполнения документов, правовых актов и управленческих решений в администрации города осуществляется посредством электронной системы документооборота.

1.7. Контроль исполнения документов, правовых актов и управленческих решений в администрации города осуществляют:

за исполнением служебной корреспонденции - отдел делопроизводства управления по общим вопросам администрации города (далее - отдел делопроизводства управления по общим вопросам),

за исполнением поступивших в администрацию города писем, жалоб и обращений граждан - отдел по работе с обращениями граждан администрации города (далее - отдел по работе с обращениями граждан),

за исполнением решений Пермской городской Думы - сектор по взаимодействию с Пермской городской Думой администрации города,

за исполнением правовых актов органов исполнительной и законодательной власти Пермской области и Пермского края, правовых актов администрации города Перми и главы администрации города Перми, поручений губернатора и председателя Правительства Пермского края, Главы города Перми, главы администрации города Перми, содержащихся в протоколах совещаний, проводимых указанными должностными лицами, их прямых поручений, а также мероприятий сетевых графиков муниципальных приоритетных проектов - организационный отдел администрации города Перми (далее - организационный отдел),

за исполнением распорядительных документов руководителей подразделений - отдел, в функциях которого закреплена организация контроля в подразделении.

2. Распределение функций контроля исполнения документов, правовых актов и управленческих решений

2.1. Глава администрации города Перми осуществляет постановку и снятие документов, правовых актов и управленческих решений с контроля.

2.2. Руководитель аппарата администрации города Перми осуществляет общее руководство организацией контроля исполнения документов, правовых актов и управленческих решений в администрации города.

2.3. Первый заместитель главы администрации города Перми в рамках представленных ему полномочий по координации деятельности подразделений администрации города осуществляет постановку на контроль и снятие с контроля поручений по протоколам совещаний, проводимых им по поручению главы администрации города, а также по протоколам совещаний у главы администрации города, согласно которым на него возложен контроль за исполнением поручений главы администрации города.

2.4. Первый заместитель главы администрации города, заместители главы администрации города осуществляют постановку на контроль документов, правовых актов и управленческих решений, координируют деятельность курируемых подразделений администрации города по своевременному и качественному их исполнению, рассмотрение, визирование подготовленных исполнителями материалов и мотивированных просьб о снятии с контроля либо изменении сроков их исполнения.

2.5. Помощники заместителей главы администрации города осуществляют контроль за своевременным и качественным исполнением документов, правовых актов и управленческих решений в подразделениях администрации города, анализ содержания и оформления материалов по их исполнению с просьбами о снятии с контроля или изменении сроков их исполнения, подготовку по ним заключений.

2.6. Руководители подразделений администрации города:

организуют исполнение документов, правовых актов и управленческих решений в подразделениях качественно, в полном объеме и в установленный срок,

устанавливают порядок и организуют контроль за исполнением приказов и внутренних документов в подразделении,

определяют отдел, в функциях которого закреплена организация контроля исполнения документов, правовых актов и управленческих решений, и назначают специалистов, ответственных за контроль в подразделении, в должностных инструкциях которых четко прописаны обязанности, права и ответственность за осуществление контроля исполнения документов, правовых актов и управленческих решений в подразделении (далее - ответственный за контроль),

контролируют состояние исполнительской дисциплины в подразделении в целом,

вправе обратиться к руководителю аппарата администрации города Перми с аргументированными предложениями о внесении изменений и дополнений в организацию исполнения конкретного документа.

2.7. Ответственный за контроль специалист:

осуществляет учет контролируемых документов, правовых актов и управленческих решений посредством ведения (пополнения и корректировки) базы данных управленческих решений в электронной системе,

оперативно доводит контролируемые документы, правовые акты и управленческие решения до сведения исполнителей,

напоминает исполнителям о подготовке информации об исполнении либо необходимости продления срока исполнения документов, правовых актов, управленческих решений, оказывает помощь в ее оформлении и согласовании,

своевременно направляет в отдел делопроизводства управления по общим вопросам, отдел по работе с обращениями граждан, организационный отдел и сектор по взаимодействию с Пермской городской Думой администрации города информацию об исполнении либо об изменении срока исполнения документов либо управленческих решений, поставленных на контроль главой администрации города,

проводит сверку по исполнению контролируемых главой администрации города документов, правовых актов и управленческих решений с отделом делопроизводства управления по общим вопросам, отделом по работе с обращениями граждан, организационным отделом и сектором по взаимодействию с Пермской городской Думой администрации города,

осуществляют контроль за исполнением приказов и внутренних документов в подразделении,

о всех выявленных случаях неисполнительности со стороны работников подразделения докладывает начальнику отдела

2.8. Начальник отдела, в чьем ведении находится контроль исполнения документов, правовых актов и управленческих решений, еженедельно на оперативных совещаниях у руководителя подразделения докладывает о результатах исполнения документов, правовых актов и управленческих решений, ежемесячно представляет руководителю подразделения анализ состояния исполнительской дисциплины в подразделении за минувший месяц, предложения по ее укреплению.

2.9. Отдел делопроизводства управления по общим вопросам, отдел по работе с обращениями граждан, организационный отдел, сектор по взаимодействию с Пермской городской Думой администрации города:

обеспечивают учет контролируемых документов, правовых актов и управленческих решений,

оказывают методическую и практическую помощь подразделениям администрации города;

еженедельно информируют руководителя аппарата администрации города Перми о состоянии исполнительской дисциплины в подразделениях администрации города по своим направлениям.

2.10. Организационный отдел ежемесячно готовит сводную информацию о состоянии исполнительской дисциплины в подразделениях администрации города для руководителя аппарата администрации города Перми.

3. Исполнители и сроки исполнения

3.1. Указания по исполнению документов, правовых актов и управленческих решений даются главой администрации города (его заместителями) в форме резолюции, которая содержит фамилию и инициалы исполнителя, предписывает действие и устанавливает конкретные сроки исполнения.

3.2. Если в резолюции предусматривается несколько исполнителей, ответственным исполнителем является должностное лицо, указанное в резолюции первым.

3.3. Ответственный исполнитель обеспечивает своевременное, полное и качественное исполнение контролируемых документов, правовых актов и управленческих решений, осуществляет сбор, обработку и обобщение поступающей информации, подготовку информаций (докладов, отчетов) о ходе и итогах их исполнения с просьбой о снятии с контроля или изменении сроков исполнения.

3.4. Контролируемые документы, правовые акты и управленческие решения исполняются в следующие сроки:

с указанием конкретной даты исполнения - в указанный срок,

без указания конкретной даты исполнения, имеющие отметку "срочно" в течение 3 дней,

имеющие пометку "оперативно" в течение 10 дней,

остальные - в срок, не более 30 дней,

по запросам депутатов Пермской городской Думы - в течение 3 рабочих дней,

по запросам Уполномоченного по правам человека - не позднее 15 дней,

протесты прокурора - в течение 10 дней со дня получения,

представления прокурора - в течение 30 дней со дня поступления в администрацию города,

по обращениям граждан, поступившим в администрацию - не более 15 дней, а требующим дополнительного изучения и проверки - до 1 месяца,

заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей по вопросам, не касающимся воинской службы - не позднее 7 дней со дня поступления, в случае дополнительной проверки срок может быть продлен до 15 дней.

поручения по подготовке и проведению совещаний без указания срока - в течение 7 дней.

3.5. Документы, правовые акты и управленческие решения с пометкой "важно!" исполняются с особым вниманием в установленные сроки.

3.6. Срок исполнения контролируемых документов, правовых актов и управленческих решений (кроме запросов депутатов) устанавливается в календарных днях.

3.7. Если установленный срок исполнения документов, правовых актов и управленческих решений приходится на выходные или праздничные дни, сроком их исполнения считается первый после выходных или праздничных дней рабочий день.

3.8. При наличии объективных причин допускается изменение срока исполнения поставленных на контроль документов, правовых актов и управленческих решений.

3.9. Контроль исполнения документов, правовых актов и управленческих решений осуществляется путем проверки состояния дел на местах, представления отчетов, справок, других информационных материалов отчитывающимися подразделениями администрации города.

4. Порядок осуществления контроля исполнения документов, правовых актов и управленческих решений в подразделениях администрации города

4.1. Порядок осуществления контроля исполнения документов, правовых актов и управленческих решений, поставленных на контроль главой администрации города:

4.1.1. Все поступившие из администрации города карточки контроля поручений и регистрационно-контрольные карточки (далее - карточки контроля) с оригиналами документов, копиями правовых актов и управленческих решений регистрируются в электронной базе внутренних документов корпоративной электронной системы документооборота "БИОНТ-СКД" подразделения и передаются руководителю подразделения для принятия решения о назначении исполнителя.

4.1.2. В соответствии с резолюцией руководителя подразделения карточка контроля с оригиналом документа либо копиями правового акта, управленческого решения передается исполнителю, при этом в электронной системе делается отметка о дате передачи, конкретном исполнителе и сроке исполнения.

4.1.3. С целью своевременного исполнения документов, правовых актов и управленческих решений целесообразно устанавливать срок их исполнения на 3 - 5 дней меньше, чем требуется по контрольной карточке.

4.1.4. Ответственный за контроль специалист заблаговременно напоминает исполнителю о приближении срока исполнения документа, правового акта или управленческого решения, необходимости подготовки информации об исполнении либо, в случае необходимости, подготовки мотивированной просьбы по изменению срока исполнения с изложением проделанной работы и объективных причин невозможности исполнения документа либо управленческого решения в установленные сроки.

4.1.5. Подготовленная исполнителем информация передается на рассмотрение начальнику подразделения. В случае согласия с представленной информацией начальник подразделения визирует представленную информацию.

4.1.6. Ответственный за контроль специалист проверяет подготовленную информацию на предмет соответствия ее содержания содержанию документа либо управленческого решения, наличия всех необходимых приложений и тому подобное, делает отметку в электронной системе и обеспечивает дальнейшее прохождение информации:

представляет на подписание (визирование) курирующему заместителю главы администрации города,

обеспечивает согласование с редактором (в случае подготовки информации за подписью главы администрации города),

передает в соответствующий отдел (сектор),

фиксирует в электронной базе весь процесс прохождения информации.

4.1.7. После снятия с контроля документа, правового акта либо управленческого решения ответственный за контроль делает отметку в электронной базе и подшивает копию информации и копию карточки контроля с отметкой об исполнении в дело согласно номенклатуре дел.

4.2. Порядок осуществления контроля исполнения распорядительных документов руководителя подразделения:

4.2.1. Управленческие решения руководителя подразделения регистрируются ответственным за контроль специалистом в электронной базе поручений корпоративной электронной системы документооборота "БИОНТ-СКД", на каждое поручение заводится карточка контроля подразделения.

4.2.2. Карточка контроля подразделения с копией управленческого решения руководителя подразделения передается исполнителю.

4.2.3. Исполнитель в установленные сроки информирует устно или письменно руководителя подразделения о ходе исполнения управленческого решения. Руководитель подразделения принимает решение о снятии с контроля либо продлении сроков исполнения управленческого решения и делает соответствующую отметку в карточке контроля подразделения.

4.2.4. На основании принятого руководителем подразделения решения ответственный за контроль специалист делает отметку в электронной базе, а в случае исполнения управленческого решения подшивает карточку контроля подразделения с отметкой об исполнении в дело согласно номенклатуре дел.

5. Постановка на контроль, ведение контроля и снятие с контроля служебной корреспонденции

5.1. Вся поступившая в администрацию города служебная корреспонденция, требующая ответа или принятия решения, после рассмотрения руководством администрации города ставится на контроль в отделе делопроизводства управления по общим вопросам.

5.2. Фамилия и инициалы исполнителей, срок исполнения, указанные в резолюции руководителей администрации города, фиксируются в регистрационно-контрольной карточке электронной системы документооборота.

5.3. На служебных документах, поставленных на контроль, в правом верхнем углу проставляется штамп "КОНТРОЛЬ", после чего служебный документ передается исполнителям.

5.4. При необходимости изменения срока исполнения служебного документа ответственный исполнитель не позднее, чем за 3 дня до истечения установленного срока направляет мотивированную просьбу по изменению срока с изложением объективных причин невозможности исполнения документа в установленные сроки на имя должностного лица, установившего первоначальный срок исполнения.

5.5. На основании резолюции должностного лица измененный срок исполнения служебного документа заносится в регистрационно-контрольную карточку.

5.6. Обо всех случаях изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель своевременно информирует отдел делопроизводства управления по общим вопросам.

5.7. Документы снимаются с контроля только после полного решения поставленных в них вопросов. Промежуточный ответ не является основанием для признания документа исполненным.

5.8. Еженедельно отдел делопроизводства управления по общим вопросам:

готовит и рассылает в подразделения через помощников главы администрации города перечни документов, находящихся на контроле, срок исполнения которых истекает на предстоящей неделе,

докладывает руководителю аппарата администрации города Перми о результатах контроля служебной корреспонденции в подразделениях администрации города.

5.9. Ежемесячно до 5-го числа месяца, следующего за отчетным, отдел делопроизводства управления по общим вопросам подводит итоги работы подразделений за прошедший месяц и передает данные в организационный отдел для формирования сводной информации о состоянии исполнительской дисциплины в подразделениях администрации города для руководителя аппарата администрации города Перми.

6. Постановка на контроль, ведение контроля и снятие с контроля обращений граждан

6.1. Письма, жалобы и обращения граждан выведены в отдельное делопроизводство и регистрируются в отделе по работе с обращениями граждан.

6.2. Все письменные обращения граждан в адрес главы администрации города, зарегистрированные в отделе по работе с обращениями граждан, ставятся на контроль, на них заводится дело о разрешении обращения и в электронной системе документооборота регистрационно-контрольная карточка.

6.3. Дело с оригиналом обращения гражданина в день регистрации передается через помощника на рассмотрение заместителю главы администрации города, в чьем ведении находится обозначенный в обращении вопрос.

6.4. После рассмотрения заместителем главы администрации города, определения конкретного исполнителя и установления срока исполнения дело возвращается в отдел по работе с обращениями граждан, где производятся соответствующие отметки в регистрационно-контрольной карточке, и дело передается на исполнение.

6.5. Срок разрешения обращения исчисляется с даты регистрации в отделе по работе с обращениями граждан.

6.6. Срок разрешения обращения, в порядке исключения, может быть продлен должностным лицом, давшим поручение, на основании служебной записки, поступившей от ответственного исполнителя, с изложением объективных причин невозможности разрешения обращения в установленные сроки.

6.7. В соответствии с резолюцией измененный срок разрешения обращения заносятся в регистрационно-контрольную карточку.

6.8. Обо всех случаях изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель своевременно информирует отдел по работе с обращениями граждан.

6.9. Обращения снимаются с контроля только после полного решения поставленных в них вопросов. Промежуточный ответ не является основанием для признания обращения исполненным.

6.10. Дела после снятия обращения с контроля хранятся в соответствии с установленными правилами хранения.

6.11. Еженедельно отдел по работе с обращениями граждан докладывает руководителю аппарата администрации города Перми о результатах разрешения обращений подразделениями администрации города.

6.12. Ежемесячно до 5-го числа месяца, следующего за отчетным, отдел по работе с обращениями граждан подводит итоги работы подразделений за прошедший месяц и передает данные в организационный отдел для формирования сводной информации о состоянии исполнительской дисциплины в подразделениях администрации города для руководителя аппарата администрации города Перми.

7. Постановка на контроль, ведение контроля и снятие с контроля решений Пермской городской Думы

7.1. Решения Пермской городской Думы, поступившие из отдела делопроизводства и контроля аппарата Пермской городской Думы, отдел делопроизводства управления по общим вопросам передает в сектор по взаимодействию с Пермской городской Думой администрации города.

7.2. Сектор по взаимодействию с Пермской городской Думой администрации города рассматривает поступившие решения, готовит проекты резолюций главы администрации города с определением конкретного исполнителя и срока исполнения и передает их на подписание главе администрации города.

7.3. После подписания проектов резолюций главой администрации города сектор по взаимодействию с Пермской городской Думой администрации города оформляет в электронном виде регистрационно-контрольные карточки и заводит контрольные дела на исполнение решений Пермской городской Думы.

7.4. Контрольное дело включает:

копию решения Пермской городской Думы,

резолюцию главы администрации города с определением исполнителя и срока исполнения решения,

план мероприятий по реализации решения (при необходимости),

справки, информацию исполнителей и другие материалы, отражающие ход исполнения решения,

итоговую информацию о результатах исполнения решения.

7.5. Регистрационно-контрольная карточка вместе с копиями решения и резолюции передается исполнителю.

7.6. Для снятия с контроля или продления срока исполнения решения Пермской городской Думы ответственный исполнитель готовит аргументированную информацию.

Согласованная с курирующим заместителем главы администрации города информация передается в сектор по взаимодействию с Пермской городской Думой администрации города.

7.7. Ежемесячно до 5-го числа месяца, следующего за отчетным, сектор по взаимодействую# с Пермской городской Думой администрации города подводит итоги работы подразделений за прошедший месяц и передает данные в организационный отдел для формирования сводной информации о состоянии исполнительской дисциплины в подразделениях администрации города для руководителя аппарата администрации города Перми.

8. Постановка на контроль, ведение контроля и снятие с контроля правовых актов

8.1. Правовые акты органов законодательной и исполнительной власти Пермской области и Пермского края, полученные из управления делопроизводства Аппарата Правительства Пермского края и управления документационного обеспечения и кадров Законодательного Собрания Пермского края, отдел делопроизводства управления по общим вопросам незамедлительно передает в организационный отдел.

8.2. Постановления администрации города и распоряжения главы администрации города отдел делопроизводства управления по общим вопросам передает в организационный отдел по электронной почте.

8.3. Организационный отдел рассматривает поступившие правовые акты, готовит проекты резолюций по их исполнению и передает на подписание главе администрации города.

8.4. После подписания проектов резолюций главой администрации города организационный отдел оформляет в электронном виде регистрационно-контрольные карточки (РКК) и формирует контрольные дела на исполнение правовых актов органов законодательной и исполнительной власти Пермской области и Пермского края, постановлений администрации города и распоряжений главы администрации города.

8.5. Регистрационно-контрольные карточки вместе с копией правового акта, поставленного на контроль, передаются исполнителям через отдел делопроизводства управления по общим вопросам.

8.6. Контрольное дело включает:

копию контролируемого правового акта,

справки, информацию исполнителей и другие материалы, отражающие ход исполнения документа,

итоговую информацию о результатах исполнения.

8.8. Снятие правовых актов с контроля осуществляется главой администрации города только после их исполнения, а также в случаях, предусмотренных настоящей Инструкцией.

8.9. Для снятия с контроля либо продления сроков исполнения правовых актов органов законодательной и исполнительной власти Пермской области и Пермского края ответственный исполнитель готовит аргументированную информацию об исполнении либо мотивированную просьбу о продлении срока исполнения в адрес указанных органов власти за подписью главы администрации города.

Содержание информации должно быть кратким, не допускающим различного толкования, с указанием конкретных действий и определением конкретных результатов исполнения.

Согласованная с курирующим заместителем главы администрации города информация незамедлительно передается по принадлежности: в управление документационного обеспечения и кадров Законодательного Собрания Пермского края либо в управление делопроизводства Аппарата Правительства Пермского края.

8.10. Для снятия с контроля постановлений администрации города, распоряжений главы администрации города либо продления сроков их исполнения ответственный исполнитель готовит соответствующую информацию на имя главы администрации города за подписью курирующего заместителя главы администрации города и направляет ее в организационный отдел.

8.11. На основании соответствующей резолюции главы администрации города организационный отдел снимает правовой акт с контроля либо изменяет срок их исполнения, при этом вносит соответствующие отметки в РКК.

8.12. Организационный отдел ежемесячно до 5-го числа месяца, следующего за отчетным, подводит итоги работы подразделений администрации по исполнению правовых актов за прошедший месяц.

8.13. Контрольные дела после снятия правового акта с контроля хранятся в соответствии с установленными правилами хранения.

9. Постановка на контроль, ведение контроля и снятие с контроля поручений

9.1. Поступившие в управление по общим вопросам администрации города от губернатора и председателя Правительства Пермского края, Главы города Перми протоколы совещаний незамедлительно передаются в организационный отдел.

9.2. Организационный отдел в случае, если поступившие протоколы содержат поручения в адрес администрации города, готовит проекты резолюций главы администрации города с указанием исполнителя и срока исполнения конкретного пункта протокола.

После рассмотрения главой администрации города протокол с подписанной резолюцией возвращается в организационный отдел для постановки на контроль.

9.3. Поручения главы администрации города, зафиксированные в протоколах проводимых им совещаний, прямые поручения ставятся на контроль незамедлительно.

9.4. На все поручения, поставленные на контроль, организационный отдел заполняет в электронном виде карточки контроля поручений (ККП).

9.5. Карточки контроля поручений вместе с копиями протокола и резолюцией главы администрации города или приложением документов прямого поручения, если таковые имеются, через отдел делопроизводства управления по общим вопросам передаются исполнителям, которые обеспечивают исполнение поручения в установленные сроки.

9.6. Снятие поручений с контроля осуществляется только после их исполнения, а также в случаях, предусмотренных настоящей Инструкцией.

9.7. Решение о снятии поручения с контроля, продлении сроков их исполнения принимает глава администрации города.

9.8. Организационный отдел вправе:

вернуть на доработку представленную информацию об исполнении поручения либо просьбу о продлении срока исполнения поручения в случае, если представленная информация не соответствует либо не в полной мере соответствует содержанию поручения,

снять поручение с контроля, если по данному поручению был принят соответствующий правовой акт, подготовлено письмо, представлен протокол совещания (если поручение касалось подготовки и проведения совещания).

9.9. Руководитель аппарата администрации города Перми вправе своим решением снять поручение с контроля по фактическим результатам его исполнения в случае, если содержание поручения предполагало "проинформировать", "доложить", "доложить на аппаратном совещании", "прокомментировать ситуацию по результатам обзора СМИ" и тому подобное.

9.10. Для снятия с контроля либо продления срока исполнения поручения главы администрации города ответственный исполнитель готовит подробную информацию об исполнении поручения или мотивированную просьбу в адрес главы администрации города о продлении установленного срока за подписью курирующего заместителя главы администрации города и передает ее в организационный отдел.

9.11. Для снятия с контроля либо продления срока исполнения поручений губернатора и председателя Правительства Пермского края, Главы города Перми ответственный исполнитель готовит подробную информацию соответственно в адрес губернатора, председателя Правительства Пермского края либо Главы города Перми о выполнении поручений либо мотивированную просьбу о переносе срока исполнения за подписью главы администрации города.

Ответственный исполнитель должен в обязательном порядке согласовать информацию с курирующим заместителем главы администрации города и направить ее на подписание главе администрации города через организационный отдел.

9.12. Организационный отдел направляет подготовленные для снятия либо продления сроков исполнения материалы (за исключением определенных во втором абзаце п. 9.8.) в департамент внутреннего аудита и экономики отраслей муниципального хозяйства администрации города Перми (далее - Департамент) для рассмотрения и согласования качества их подготовки.

9.13. Департамент рассматривает поступившие материалы в течение не более 5 рабочих дней, затем передает в организационный отдел.

В случае необходимости Департамент вправе запросить у исполнителей дополнительные материалы, при этом срок исполнения продляется организационным отделом на 10 дней:

5 дней - для подготовки исполнителем дополнительных материалов,

5 дней - для подготовки Департаментом заключения по представленным материалам.

По результатам рассмотрения представленных материалов Департамент дает заключение о возможности снятия поручения с контроля либо необходимости продления срока его исполнения, либо направляет материалы на доработку. Указанное заключение передается в организационный отдел.

9.14. Полученные с заключением Департамента материалы организационный отдел передает для рассмотрения главе администрации города.

9.15. В случае если по итогам рассмотрения информации об исполнении контролируемого поручения главой администрации города принято решение о существенном изменении содержания поручения при одновременном изменении исполнителя, организационный отдел может оформить новую карточку контроля поручений с одновременным снятием с контроля предыдущей.

9.16. Организационный отдел:

еженедельно рассылает заместителям главы администрации города и исполнителям информацию о неисполненных поручениях и напоминания об исполнении документов, срок которых истекает на предстоящей неделе,

докладывает руководителю аппарата администрации города Перми о результатах контроля поручений в подразделениях администрации,

ежемесячно до 5 числа месяца, следующего за отчетным, подводит итоги работы подразделений администрации по исполнению поручений за прошедший месяц,

ежемесячно до 10 числа месяца, следующего за отчетным, готовит сводную информацию о состоянии исполнительской дисциплины в подразделениях администрации города для руководителя аппарата администрации города.

9.17. Подлинники протоколов совещаний при главе администрации города находятся на оперативном хранении в организационном отделе 2 года с последующей передачей на постоянное хранение в архив.

9.18. Контрольные карточки поручений с информацией о ходе их выполнения хранятся в соответствии с установленными правилами хранения.

10. Порядок контроля за выполнением сетевых графиков реализации приоритетных муниципальных проектов

10.1. Департамент передает утвержденные сетевые графики приоритетных муниципальных проектов, а также утвержденные изменения и дополнения в сетевые графики, возникшие в процессе их исполнения, в организационный отдел для постановки на контроль.

10.2. Контроль за исполнением сроков мероприятий сетевых графиков приоритетных муниципальных проектов осуществляет организационный отдел.

10.3. На контроль ставятся:

контрольный срок окончания реализации приоритетного муниципального проекта в целом,

достижение показателя "Результативность" за календарный год,

контрольные точки реализации мероприятий сетевых графиков на календарный год.

10.4. На приоритетный муниципальный проект в целом заводится контрольное дело, включающее:

копию сетевого графика с дополнениями и изменениями, если таковые имеются,

регистрационно-контрольную карточку контрольных точек сетевого графика,

справки, информация исполнителей и другие материалы, отражающие ход исполнения контрольных точек сетевого графика в течение календарного года,

итоговую информацию о результатах исполнения.

10.5. Контрольные точки реализации мероприятий сетевых графиков приоритетных муниципальных проектов (далее - контрольные точки сетевых графиков) определяет Департамент.

10.6. На все контрольные точки сетевых графиков, поставленные на контроль, организационный отдел заполняет в электронном виде регистрационно-контрольные карточки (РКК).

10.7. Заполненные регистрационно-контрольные карточки передаются ответственным исполнителям, которые обеспечивают исполнение сроков поставленных на контроль контрольных точек сетевых графиков.

10.8. Снятие контрольных точек сетевых графиков с контроля осуществляется только после их исполнения.

10.10. Для снятия с контроля либо продления срока исполнения контрольных точек сетевых графиков ответственный исполнитель готовит подробную информацию об исполнении или мотивированную просьбу о продлении установленного срока в адрес главы администрации города. Содержание информации должно быть кратким, не допускающим различного толкования, с указанием конкретных действий и определением конкретных результатов исполнения.

Информация подписывается курирующим направление заместителем главы администрации города и передается в организационный отдел.

Организационный отдел делает отметку о поступлении информации в электронной системе и передает ее в Департамент.

10.11. Контроль за качеством подготовки информации об исполнении контрольных точек сетевого графика осуществляет Департамент.

10.12. Департамент в течение 5 рабочих дней рассматривает поступившую информацию, запрашивает, в случае необходимости, дополнительные материалы и дает заключение об исполнении либо необходимости продления срока исполнения контрольных точек сетевого графика либо возвращает материалы на доработку.

Информацию с заключением Департамент передает в организационный отдел.

10.13. В тех случаях, когда запрашиваются дополнительные материалы, срок исполнения контрольных точек сетевого графика продляется организационным отделом на 10 календарных дней, в том числе:

до 5 дней - для подготовки ответов на запросы материалов,

до 5 дней - для подготовки заключения Департаментом.

10.14. Организационный отдел, получив указанные материалы, делает соответствующие отметки в электронной системе и передает их для принятия решения главе администрации города.

10.15. На основании соответствующей резолюции главы администрации города организационный отдел снимает контрольные точки сетевых графиков с контроля либо изменяет срок их исполнения, при этом вносит соответствующие отметки в РКК.

Материалы с резолюцией главы администрации города комплектуются в контрольное дело, копии направляются ответственному исполнителю.

10.16. Контроль за достижением запланированных результатов приоритетных муниципальных проектов осуществляет планово-экономическое управление администрации города Перми (далее - планово-экономическое управление).

ГАРАНТ:

Пункт 10.17 настоящего приложения вступает в силу с 1 января 2008 г.

10.17. Для снятия с контроля годового показателя "Результативность" ответственный исполнитель до 1 марта года, следующего за отчетным, представляет в планово-экономическое управление аргументированную информацию о достижении запланированных показателей за минувший календарный год. Информация подписывается курирующим направление заместителем главы администрации города, визируется ответственным исполнителем проекта.

10.18. Планово-экономическое управление в течение 10 календарных дней рассматривает поступившую информацию и дает заключение об исполнении (неисполнении) годового показателя, в случае необходимости запрашивает дополнительные материалы.

В тех случаях, когда запрашиваются дополнительные материалы, срок подготовки заключения увеличивается на срок подготовки дополнительных материалов.

10.19. Планово-экономическое управление ежегодно до 15 марта года, следующего за отчетным, подводит итоги работы функциональных органов и подразделений администрации города по достижению показателя "Результативность" за минувший календарный год и передает их в организационный отдел.

10.20. Организационный отдел:

10.20.1. Еженедельно рассылает заместителям главы администрации города и ответственным исполнителям информацию о неисполненных# в установленные сроки контрольных точках сетевых графиков и напоминания об исполнении контрольных точек, срок исполнения которых истекает на предстоящей неделе.

10.20.2. Ежеквартально до 30 числа месяца, следующего за отчетным кварталом, подводит итоги работы функциональных органов и подразделений администрации города по исполнению сетевых графиков приоритетных муниципальных проектов за прошедший квартал и передает их руководителю аппарата администрации города Перми для подготовки предложений по премированию.

ГАРАНТ:

Подпункт 10.20.3 настоящего приложения вступает в силу с 1 января 2008 г.

10.20.3. Ежегодно до 15 марта года, следующего за отчетным годом, подводит итоги работы функциональных органов и подразделений администрации города по исполнению сетевых графиков приоритетных муниципальных проектов и вместе с информацией планово-экономического управления по достижению показателя "Результативность" за минувший календарный год передает руководителю аппарата администрации города для подготовки предложений по премированию.

10.21. Регистрационные контрольные карточки контрольных точек сетевых графиков с информацией о ходе их выполнения, материалы по достижению годовых показателей "Результативность" хранятся в контрольном деле в течение всего периода реализации приоритетного муниципального проекта.

По окончании работы над приоритетным муниципальным проектом материалы хранятся в организационном отделе в соответствии с установленными правилами хранения документов.

11. Заключительные положения

11.1. Руководители и специалисты подразделений администрации города несут персональную ответственность за соблюдение настоящей Инструкции.

11.2. За неисполнение или ненадлежащее исполнение документов, правовых актов и управленческих решений, поставленных на контроль, нарушение установленных сроков их исполнения к руководителям и специалистам подразделений администрации города могут быть применены меры воздействия, предусмотренные законодательством.