Постановление Администрации города Перми от 24 апреля 2007 г. N 135 "Об утверждении Инструкции по организации делопроизводства и ведению архива в администрации города Перми"

2.1.1. Состав издаваемых документов определяется действующим законодательством и компетенцией органа местного самоуправления или должностного лица. Наиболее применяемые в администрации города виды документов содержатся в примерном перечне (приложение N 2 к Инструкции).

2.1.2. Глава администрации города в пределах своих полномочий, установленных федеральными законами, законами Пермской области (края), Уставом города Перми и нормативными правовыми актами Думы издает:

постановления по вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами Пермской области (края),

постановления по вопросам местного значения,

распоряжения по вопросам организации работы администрации города.

В соответствии с действующим законодательством глава администрации города является руководителем гражданской обороны города и издает приказы по вопросам гражданской обороны.

2.1.3. Руководитель аппарата администрации города издает распоряжения, регулирующие вопросы внутренней деятельности аппарата администрации города, вопросы кадрового обеспечения специалистов функциональных подразделений администрации города.

2.1.4. Руководители функциональных органов администрации города (департамент планирования и развития территории города Перми, департамент образования администрации города, управление земельных отношений администрации города, управление жилищных отношений администрации города) издают правовые акты города в форме приказов по вопросам, предусмотренным положениями о функциональных органах администрации города.

Руководители функциональных органов администрации города издают приказы в пределах своей компетенции, установленной положениями о функциональных органах администрации города.

2.1.5. Руководители территориальных органов администрации города Перми издают правовые акты нормативного и ненормативного характера - постановления и распоряжения по вопросам, предусмотренным Типовым положением о территориальном органе администрации города.

2.1.6. Администрация города, глава администрации города разрабатывают и согласовывают проекты правовых актов Главы города и Думы в установленном порядке.

2.1.7. В деятельности коллегиальных органов администрации города создаются регламенты, планы работы, отчеты о работе, протоколы заседаний, документы служебной переписки и другие документы, установленные положением о коллегиальном органе. Оформление документов коллегиального органа, их регистрация и ведение делопроизводства осуществляются секретарем коллегиального органа.

2.1.8. Результаты планирования деятельности администрации города фиксируются в плановой документации: планах, перспективных планах, программах. Плановые документы составляются на определенный срок, который устанавливается распорядительным документом или договором.

2.1.9. Установление отношений администрации города с ее контрагентами и их регулирование оформляется в виде договоров, соглашений, контрактов (далее - договор).

2.1.10. Осуществление оперативных связей с законодательными (представительными) и исполнительными органами государственной власти Российской Федерации и Пермского края, органами местного самоуправления, учреждениями, предприятиями, организациями, гражданами документируется перепиской. Содержанием переписки могут быть запросы, уведомления, соглашения, претензии, напоминания, просьбы, рекомендации и так далее.

Вид деловой переписки и наименование документов (письмо, телеграмма, факсограмма и другое) определяется способом передачи информации: почтовой и электрической связью.

Письма составляются в том случае, когда невозможен или затруднен бездокументный способ обмена информацией: устные разъяснения, указания (личные или по телефону), инструктирование и другое.

2.2.1. Документы, создаваемые в администрации города, должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.

2.2.2. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм). Выбор формата бланка зависит от объема документа. Бланки для оформления резолюций должностных лиц изготавливаются на бумаге формата А6 (148 x 105 мм).

Бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета. Бланки для документов постоянного хранения изготавливаются на бумаге высших сортов.

2.2.3. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:

20 мм - левое,

10 мм - правое,

20 мм - верхнее (на бланках с изображением герба города - 0,64 мм),

20 мм - нижнее.

2.2.4. Устанавливаются следующие виды бланков:

общий бланк,

бланк письма,

бланк конкретного вида документа.

2.2.5. В администрации города применяются бланки:

администрации города,

функционального органа администрации города,

территориального органа администрации города,

функционального подразделения администрации города,

должностного лица.

Перечень бланков документов администрации города приведен в приложении N 3 к Инструкции.

2.2.6. В зависимости от расположения реквизитов устанавливается два варианта бланков - угловой и продольный.

Продольный бланк применяется, как правило, для оформления распорядительных документов, некоторых организационных документов (протоколы коллегиальных органов), доверенностей, актов, служебных писем с небольшим, но важным по содержанию текстом, а также для переписки с зарубежными корреспондентами.

Угловой бланк, как правило, применяется для деловой переписки.

Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрованным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым способом (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

2.2.7. Бланки документов, применяемые в администрации города, должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться другим организациям или лицам.

2.2.8. В администрации города применяются бланки с воспроизведением герба города Перми в полноцветном варианте и бланки с воспроизведением герба города Перми в черно-белом варианте.

Бланки документов с воспроизведением герба города Перми в полноцветном варианте изготавливаются только типографским способом и подлежат учету.

Бланки документов с воспроизведением герба города Перми в черно-белом варианте вводятся в память ПЭВМ и автоматически выводятся при распечатке конкретного документа.

2.2.9. Проектирование, оформление и ведение альбома образцов бланков, контроль за их использованием осуществляется управлением по общим вопросам администрации города совместно с сектором по обслуживанию компьютеров хозяйственного управления администрации города.

2.2.10. В состав обязательных реквизитов бланков администрации города включаются:

герб города Перми,

основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами,

идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами,

код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД),

наименование организации, соответствующее наименованию, закрепленному в учредительных документах. Сокращенное наименование, закрепленное в учредительных документах, помещают ниже полного или за ним в скобках,

справочные данные об организации в бланках писем обязательно включают в себя почтовый адрес с почтовым индексом, справочный номер телефона (канцелярия, секретариат, общий отдел), адрес электронной почты и другие сведения,

наименование вида документа,

дата документа,

регистрационный номер документа,

ссылка на регистрационный номер и дату документа (бланки писем).

2.2.11. Установлен следующий порядок применения бланков документов в администрации города.

Общий бланк администрации города используется для создания любых видов документов кроме письма. При оформлении документов на общих бланках в заголовочную часть бланка прописными буквами вносится наименование соответствующего вида документа.

Бланки конкретных видов документов используются для оформления распорядительных документов.

Правовые акты администрации города оформляются на бланках постановления:

                            Герб города Перми

                        АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ПЕРМИ

                              ПОСТАНОВЛЕНИЕ

с воспроизведением герба города Перми в полноцветном варианте, подписываются главой администрации города. Бланки правовых актов администрации города используются только отделом протокола управления по общим вопросам администрации города.

Правовые акты главы администрации города оформляются на бланках распоряжения:

                            Герб города Перми

                               РАСПОРЯЖЕНИЕ

                     ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ПЕРМИ

с воспроизведением герба города Перми в полноцветном варианте, подписываются главой администрации города. Бланки правовых актов главы администрации города используются только отделом протокола управления по общим вопросам администрации города.

Распоряжения руководителя аппарата администрации города оформляются на бланках:

                            Герб города Перми

                               РАСПОРЯЖЕНИЕ

               РУКОВОДИТЕЛЯ АППАРАТА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ПЕРМИ

с воспроизведением герба города Перми в черно-белом варианте, подписываются руководителем аппарата администрации города, используются только отделом протокола управления по общим вопросам администрации города.

Правовые акты города Перми, издаваемые в форме приказов департаментом планирования и развития территории города Перми, департаментом образования администрации города, управлением земельных отношений администрации города, управлением жилищных отношений администрации города, и приказы других функциональных органов администрации города оформляются на специальном бланке приказа:

                            Герб города Перми

                      АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ПЕРМИ

                  НАИМЕНОВАНИЕ ФУНКЦИОНАЛЬНОГО ОРГАНА

                                 ПРИКАЗ

с воспроизведением герба города Перми в черно-белом варианте, подписываются руководителем функционального органа или исполняющим обязанности, используются только службой делопроизводства функционального органа администрации города.

Наименование - Администрация города Перми и наименование функционального органа - печатается прописными буквами размером шрифта N 14 и выделяется полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.

Наименование вида акта - ПРИКАЗ или ПОСТАНОВЛЕНИЕ - оформляется на следующей строке прописными буквами вразрядку размером шрифта N 14, выравнивается по центру.

Правовые акты территориальных органов администрации города, издаваемые в виде постановлений и распоряжений, оформляются на специальных бланках:

                            Герб города Перми

                       АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ПЕРМИ

                  НАИМЕНОВАНИЕ ТЕРРИТОРИАЛЬНОГО ОРГАНА

                             ПОСТАНОВЛЕНИЕ

                            Герб города Перми

                       АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ПЕРМИ

                              РАСПОРЯЖЕНИЕ

                ГЛАВЫ НАИМЕНОВАНИЕ ТЕРРИТОРИАЛЬНОГО ОРГАНА

с воспроизведением герба города Перми в черно-белом варианте, подписываются руководителем территориального органа или исполняющим обязанности, используются только службой делопроизводства территориального органа администрации города.

Наименование - Администрация города Перми и наименование территориального органа - печатается прописными буквами размером шрифта N 14 и выделяется полужирным шрифтом, выравнивается по центру.

Наименование вида акта - ПОСТАНОВЛЕНИЕ или РАСПОРЯЖЕНИЕ - оформляется прописными буквами вразрядку размером шрифта N 14, выравнивается по центру.

2.2.12. Документы коллегиальных органов оформляются на бланках коллегиальных органов, утвержденных в установленном порядке. Наименование коллегиального органа на бланке оформляется в соответствии с наименованием, закрепленным в положении о коллегиальном органе, утвержденном в установленном порядке.

2.2.13. Бланки писем применяются при направлении документов в сторонние организации.

Для переписки с законодательными (представительными) и исполнительными органами государственной власти Российской Федерации и Пермского края, органов местного самоуправления, зарубежными корреспондентами используются бланки писем с воспроизведением герба города Перми в полноцветном варианте, подписываются главой администрации города. Во всех иных случаях используются бланки писем с воспроизведением герба города Перми в черно-белом варианте.

Для внутренней переписки между должностными лицами, подразделениями администрации города рекомендуется использовать общий бланк (с неполным набором реквизитов) либо стандартные листы бумаги формата А4 с воспроизведением реквизитов общего бланка.

Использовать бланк письма при внутренней переписке информационного характера между должностными лицами, подразделениями администрации города по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документирования, не рекомендуется. Следует практиковать бездокументный способ обмена информацией.

2.2.14. Учет бланков с полноцветным изображением герба города Перми осуществляется управлением по общим вопросам администрации города посредством проставления нумератором на оборотной стороне учетных порядковых номеров.

Бланки с полноцветным изображением герба города Перми используются и хранятся в управлении по общим вопросам администрации города, уничтожаются по акту в установленном порядке.

Проверка наличия, использования и хранения бланков с полноцветным изображением герба города Перми проводится не реже 1 раза в год комиссионно.

В случае обнаружения нарушений при использовании и хранении бланков с полноцветным изображением герба города Перми комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения руководителя аппарата администрации города.

2.2.15. Порядок работы с электронными бланками:

электронный вариант бланков разрабатывается (корректируется) специалистами сектора по обслуживанию компьютеров хозяйственного управления администрации города,

образцы бланков вводятся в память ПЭВМ работников подразделений администрации города при условии знания ими требований к оформлению документов,

включение в документооборот новых бланков, их проектирование и изготовление осуществляется по согласованию с управлением по общим вопросам администрации города после утверждения руководителем аппарата администрации города. Соответствующие предложения вносятся руководителем делопроизводственной службы подразделения администрации города начальнику управления по общим вопросам администрации города вместе с образцами предлагаемых бланков,

запрещается самостоятельно проектировать и изменять бланки документов,

электронные бланки правовых актов главы администрации города и руководителя аппарата администрации города вводятся только в ПЭВМ специалистов отдела протокола управления по общим вопросам администрации города.

2.3.1. Печатание проектов документов в администрации города осуществляется децентрализованно.

В отделе протокола управления по общим вопросам администрации города оформляются на бланк проекты документов главы администрации города, руководителя аппарата администрации города, Благодарственные письма главы администрации города. Передаваемые для оформления на бланк в отдел протокола управления по общим вопросам администрации города проекты документов должны быть оформлены с учетом требований Инструкции и соответствующих нормативных актов администрации города. При невыполнении данных требований проекты не принимаются.

Проекты документов заместителей главы администрации города оформляются специалистами курируемых подразделений администрации города либо специалистами приемных по поручению заместителей главы администрации города.

Подразделения администрации города организуют печатание и оформление проектов документов непосредственно в подразделениях.

Проекты документов, подготовленные сторонними организациями-авторами, печатаются непосредственно в организациях.

2.3.2. Множительные работы для функциональных подразделений администрации города выполняются в отделе протокола управления по общим вопросам администрации города. Количество экземпляров документов определяется практической необходимостью. Данные о заказчике, количестве экземпляров копий документа, общем количестве листов копий, подпись заказчика вносятся в журнал учета множительных работ. Документы представляются в разброшюрованном виде.

2.3.3. Время выполнения множительных работ, работ по оформлению и редактированию проектов документов определяет начальник отдела протокола управления по общим вопросам администрации города исходя из очередности поступления. Документы, сданные в работу после 16.00, обрабатываются, как правило, на следующий день. Документы с отметкой "Срочно" (срочность определяется главой администрации города, заместителями главы администрации города, руководителем аппарата администрации города) оформляются незамедлительно.

3.17.1. Текстом документа является выраженное средствами делового языка содержание управленческих действий и решений. Текст документа содержит достоверную, точную, аргументированную, не допускающую различных толкований информацию, изложенную последовательно, убедительно и кратко.

Текст документа излагается в соответствии с действующими правилами орфографии и пунктуации, официально-деловым стилем. Официально-деловой стиль служебных документов характеризуется:

использованием устойчивых словосочетаний, стандартизованных языковых формул,

нейтральным тоном изложения,

определенным порядком (последовательностью) изложения информации.

Текст рекомендуется разделять на две основные части. В первой указываются основание, цели составления документа. Во второй (заключительной) излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения или просьбы.

В тексте документа, подготовленного на основании ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование автора документа, наименование документа, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту.

Если содержание документа не требует пояснения или обоснования, то текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, служебные записки - оценку фактов, выводы).

Сплошной связный текст документа может составляться на основе трафарета, содержащего унифицированную постоянную информацию и дополняемого переменной информацией. Трафареты разрабатываются при наличии достаточного объема повторяющихся документов, содержащих типовые управленческие действия.

Тексты документов в зависимости от количества затронутых в них вопросов могут быть простыми (содержать один вопрос) и сложными (содержать несколько вопросов).

Справочно-информационные документы (письма, служебные записки, справки) рекомендуется готовить по одному вопросу.

Тексты документов оформляются в виде связного текста, таблицы или в виде их сочетания. Построение и оформление текстов документов в табличной форме осуществляется в соответствии с требованиями, изложенными в приложении N 5 к Инструкции.

Объемные тексты документов, содержащие несколько решений, выводов, следует делить на разделы, подразделы, пункты и подпункты:

В положениях, инструкциях, программах, уставах и других подобных документах разделы, подразделы, пункты, подпункты нумеруются арабскими цифрами. Подразделы нумеруются в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой, без пробела (например, 1.2.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками, без пробела (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.).

Разделы, подразделы, пункты должны иметь заголовки, четко и кратко отражающие их содержание. При наличии в тексте нескольких разделов и подразделов их заголовки печатаются с прописной буквы центрованным способом. Заголовки пунктов печатаются с прописной буквы, с абзаца. Точка в конце заголовка не ставится.

Подпункты заголовков не имеют, оформляются с абзаца, начинаются с прописной буквы, заканчиваются точкой.

Сноски в тексте документа должны быть оформлены одинаково - цифрами 1, 2, 3 и так далее. Текст сноски после знака всегда должен начинаться с прописной буквы (печатается с абзаца в конце соответствующей страницы), например:

__________________________

1. Информация корректируется ежеквартально.

При наличии примечания к тексту слово "Примечание" печатается ниже текста документа (через один межстрочный интервал) от левой границы текстового поля, после него ставится двоеточие. Если примечаний несколько, то печатается слово "Примечание", ставится двоеточие, а пункты примечания нумеруются (текст пунктов примечания должен начинаться с прописной буквы). Все строки самого примечания располагаются справа от двоеточия.

или

Изложение текста в документах осуществляется по следующим правилам:

в распорядительных документах, а также в документах, адресованных руководству - от первого лица единственного числа ("постановляю", "приказываю", "предлагаю", "прошу", "считаю"),

в совместных документах - от первого лица множественного числа ("решили", "предлагаем", "просим"),

в протоколах - от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили"),

в положениях, инструкциях, правилах, актах, справках и тому подобное - от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "начальник отдела имеет право"),

в письмах используются следующие формы изложения:

на бланках должностных лиц - от первого лица единственного числа ("направляю", "предлагаю"),

на остальных бланках - от первого лица множественного числа ("направляем на рассмотрение", "просим выделить"), от третьего лица единственного числа ("администрация города считает возможным").

3.17.2. В целях повышения качества составления и оформления документов, создаваемых в администрации города, проекты документов подлежат обязательному редактированию.

Проекты правовых актов, подписываемых главой администрации города и руководителем аппарата администрации города, передаются для редактирования в отдел протокола управления по общим вопросам администрации города в установленном порядке.

Проекты иных правовых актов и документов подлежат обязательному редактированию в службе делопроизводства функционального или территориального органа администрации города.

Проекты писем до представления на подпись главе администрации города, согласованные в установленном порядке, подлежат обязательному редактированию в отделе протокола управления по общим вопросам администрации города. Автор должен включить в срок подготовки проекта документа 2 (два) рабочих дня для редактирования.

Проекты писем передаются автором на редакцию с полным пакетом документов в электронном варианте и на бумажном носителе в 2-х экземплярах:

1-й экземпляр проекта содержит визы согласования, оформленные в соответствии с п. 3.20. Инструкции,

2-й экземпляр с распиской автора после редактирования проекта письма остается у редактора.

Отредактированный текст в трех экземплярах оформляется на бланке и отдается автору:

один экземпляр - с визой редактора,

один - для подписания и отправки,

один - для хранения в установленном порядке.

3.19.1. От имени администрации города:

3.19.2. От имени подразделений администрации города руководители подразделений администрации города:

подписывают документы, направляемые сторонним организациям, гражданам, в соответствии с их компетенцией либо ответы на письма, поступившие непосредственно в подразделения администрации города,

направляют служебные записки главе администрации города в исключительных случаях, отдавая предпочтение бездокументному взаимообмену информацией (аппаратные совещания, рабочие встречи) и только после всесторонней проработки вопроса с заместителем главы администрации города, курирующим соответствующее направление деятельности администрации города.

3.19.3. Ответы на запросы судебных органов подписывают, как правило, представители администрации города по доверенности.

3.19.4. При отсутствии должностного лица, документ подписывает исполняющий обязанности или заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Проставление косой черты перед обозначением должности, употребление предлога "за" недопустимо.

При подписании документа исполняющим обязанности собственная должность не указывается:

3.19.5. На документах, принимаемых коллегиальными органами, ставятся две подписи:

председателя (председательствующего на заседании),

секретаря коллегиального органа.

Договоры и контракты подписывают договаривающиеся стороны.

Две и более подписи ставятся на документах, за содержание которых отвечает несколько лиц.

3.19.6. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей статусу занимаемой должности:

при подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагаются на одном уровне,

при подписании совместного документа первый лист оформляется на стандартном листе бумаги.

3.19.7. Документы, составленные коллегиальным органом, подписываются всеми членами, при этом указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе коллегиального органа в соответствии с распределением обязанностей, в алфавитном порядке. Например:

Инициалы лица, подписавшего документ, ставятся перед фамилией.

Написание на официальных документах только одной буквы имени подписавшего не допускается, кроме писем, направляемых зарубежным партнерам.

3.19.8. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через два межстрочных интервала (24 пт) от текста. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем. Подписи отделяются одна от другой одним интервалом (12 пт).

Вносить какие-либо исправления или дополнения в подписанные документы не допускается.

4.1.1. К правовым актам в администрации города относятся:

постановления администрации города (приложение N 8 к Инструкции),

распоряжения главы администрации города,

распоряжения руководителя аппарата администрации города,

постановления и распоряжения руководителей территориальных органов администрации города,

постановления органа по опеке и попечительству в отношении несовершеннолетних лиц департамента образования администрации города,

приказы департамента планирования и развития территории города Перми, управления жилищных отношений администрации города, управления земельных отношений администрации города по вопросам, определенным положениями о них.

Разработка, согласование и иные действия, связанные с изданием правовых актов администрации города и подготовкой проектов правовых актов Главы города, осуществляются в соответствии с порядком, установленным главой администрации города.

Проект правового акта должен отражать по возможности один вопрос (тему, проблему), быть информационно емким, лаконичным, иметь четкое изложение, исключающее возможность различного толкования; содержать формулировки, безупречные в юридическом отношении; соответствовать официально-деловому стилю, правилам орфографии и пунктуации. В тексте проекта допускаются только общепринятые сокращения и аббревиатуры.

Проекты правовых актов подлежат обязательному редактированию в соответствии с пп. 3.17.2. Инструкции.

Проекты правовых актов передаются уполномоченным специалистом на бумажном носителе и в электронном виде только в формате текстового редактора Word for Windows согласно приложению N 7 к Инструкции для оформления на бланк установленной формы.

4.1.2. Правовые акты имеют следующие реквизиты:

герб города Перми (для постановлений главы администрации города, распоряжений главы администрации города - в полноцветном варианте),

наименование - АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ПЕРМИ - печатается прописными буквами шрифтом N 14 и выделяется полужирным шрифтом, выравнивается по центру,

наименование функционального или территориального органа администрации города печатается прописными буквами шрифтом N 14 и выделяется полужирным шрифтом, выравнивается по центру,

наименование вида акта - печатается прописными буквами вразрядку шрифтом N 14, выравнивается по центру.

4.1.3. Текст правового акта имеет заголовок. Распоряжение, как правило, заголовка не имеет.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 36 пт и печатается через один интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Пишется с прописной буквы, формулируется в виде ответа на вопрос: "О чем?" Точка в конце заголовка не ставится. Переносы слов и отдельно стоящих союзов и предлогов в заголовке не допускаются:

О внесении изменений в постановление администрации города

от 19.07.2006 N 1232 "О порядке подготовки и издания правовых актов

администрации города и главы администрации города Перми"

Текст отделяется от заголовка межстрочными интервалами 24 пт и печатается через межстрочный интервал.

Текстовая часть правового акта может подразделяться на констатирующую (преамбулу) и постановляющую (в распоряжениях, приказах - распорядительную) часть.

Допускается уменьшение интервалов между реквизитами при необходимости размещения текста на одной странице.

4.1.4. Преамбула содержит обоснование цели издания правового акта, излагается кратко и не# превышать 1/3 документа (без приложения). Преамбула должна содержать ссылки на законы и другие правовые акты, в соответствии с которыми принимается данный документ, с указанием реквизитов документов (наименование документа, автор, дата и регистрационный номер, заголовок к тексту).

В случаях когда в документах имеется прямое (конкретное) предписание выполнения определенных действий, используется формулировка "Во исполнение". Например: "Во исполнение Федерального закона от 06.10.2003 N 131-ФЗ_". При отсутствии прямого (конкретного) предписания используются формулировки "В соответствии с...", "На основании...". Например: "На основании ст. 22 Земельного кодекса Российской Федерации_", "В соответствии с Правилами содержания территории города Перми_".

Если текст издаваемого правового акта не требует пояснений (как правило, в распоряжениях по личному составу), то ссылка на документы-основания оформляется словом "Основание".

Например:

Основание: справка-вызов от 31.05.2002 N 2214.

Преамбула проекта постановления заканчивается словом:

ПОСТАНОВЛЯЮ:

Преамбула проекта приказа заканчивается словом:

ПРИКАЗЫВАЮ:

Печатается с новой строки без абзаца прописными буквами без разбивки и оканчивается двоеточием.

4.1.5. Постановляющая (распорядительная) часть правового акта при необходимости может разбиваться на пункты, подпункты, абзацы. Пункты должны иметь единую по всему тексту нумерацию. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой, номера подпунктов включают номер пункта и порядковый номер подпункта, разделенные точкой без пробела (например: 1.1., 1.2., 1.3., после точки предложение пишется с прописной буквы). Перед абзацами дефисы не ставятся, абзацы оформляются со строчной буквы и разделяются запятой.

Утверждаемые документы могут подразделяться на разделы, подразделы, пункты, подпункты (пп. 3.17.1. Инструкции).

Пункты постановляющей (распорядительной) части должны начинаться либо с указания исполнителя и конкретного предписываемого действия ("Отделу по вопросам муниципальной службы и кадров администрации города разработать.."), либо с указания предписываемого действия, а затем исполнителя ("Возложить подготовку плана мероприятий на организационный отдел администрации города", "Рекомендовать главам администраций районов города привести в соответствие..."). Пункты, не связанные с определенным исполнителем, начинаются с указания действия ("Утвердить...", "Установить..."). Разнородные задания для одного исполнителя или нескольких однородных исполнителей должны быть сгруппированы в подпункты одного пункта:

"2. Начальнику управления по общим вопросам администрации города:

2.1. Организовать_.

2.2. Подготовить_.

2.3. Обеспечить_"

Предписания формулируются в категоричной форме. Предписываемые действия выражаются глаголом неопределенной формы ("подготовить", "установить", "обеспечить", "обязать" и тому подобное).

Не допускается использование неконкретных выражений ("обратить внимание", "активизировать", "улучшить"), проверка исполнения которых затруднительна.

Каждый пункт текста должен содержать законченную информацию, включать, как правило, одно предписываемое действие. Несколько предписываемых действий объединяют в один пункт, если они взаимозависимы и взаимообусловлены.

В конце каждого пункта постановляющей (распорядительной) части проекта правового акта, предписывающего какие-либо действия, должны быть указаны конкретные сроки их исполнения. Сроки исполнения должны быть реальными (следует учитывать время на согласование документа, его печатание, подписание, размножение, доведение до конкретных исполнителей, опубликование), достаточными для выполнения намеченных мероприятий, соответствовать объему предполагаемых работ (не менее 5 рабочих дней до предполагаемого события). При длительных сроках исполнения необходимо предусматривать сроки промежуточного контроля исполнения (ежемесячно, ежеквартально, ежегодно) для представления информации исполнителем (исполнителями).

В тексте правового акта должны быть указаны точные наименования организаций-исполнителей задания в соответствии с их уставными документами. Фамилии руководителей организаций указывать не следует, должностное лицо в качестве исполнителя указывается только в том случае, если исполнение возлагается на него лично.

При оформлении состава коллегиального органа (комиссии, организационного комитета, координационного совета, общественного совета и так далее) указываются фамилия, имя, отчество, занимаемая должность, обязанности для каждого его члена (председатель, заместитель председателя, секретарь, член коллегиального органа).

При оформлении состава коллегиального органа сначала указываются фамилии руководителей (председатель, его заместители), секретаря, затем - фамилии членов коллегиального органа (располагаются в алфавитном порядке).

Включение в состав коллегиального органа лиц, не являющихся представителями подразделений администрации города, осуществляется по согласованию с ними, при оформлении состава коллегиального органа после указания должности этих представителей в скобках указывается "(по согласованию)".

Если для работы в коллегиальном органе, кроме постоянных его участников, для рассмотрения определенных вопросов приглашаются руководители, специалисты подразделений администрации города, в текст правового акта включается пункт в следующей редакции:

"2. В работе комиссии принимает участие глава администрации района города при рассмотрении вопросов, затрагивающих интересы соответствующего района города.".

Если правовой акт называется "О создании комиссии (рабочей группы, организационного комитета и так далее) по ...", то состав комиссии приводится в тексте документа, а не в приложении, например:

"1. Создать комиссию по проведению конкурса в следующем составе:

Председатель:_____

Секретарь:____..

Члены:____."

При необходимости опубликования правового акта в тексте проекта оформляется отдельный пункт об опубликовании:

"Постановление вступает в силу со дня опубликования (или с 01.01.2007)."

или

"Управлению по общим вопросам администрации города обеспечить опубликование постановления в печатном средстве массовой информации "Официальный бюллетень органов местного самоуправления муниципального образования город Пермь.".

Указания об отмене, признании утратившими силу, внесении изменений и дополнений в ранее изданные правовые акты или их части включаются в текст проекта отдельным пунктом. Такой пункт начинается словами "Признать утратившим силу", "Отменить". Перечень утративших силу (отменяемых) актов приводится в хронологической последовательности с указанием их реквизитов (наименование правового акта, дата, регистрационный номер и заголовок). Перечень может прилагаться к правовому акту, в таком случае пункт о признании утратившими силу правовых актов формулируется следующим образом: "Признать утратившими силу постановления администрации города (распоряжения главы администрации города) согласно приложению к настоящему постановлению.".

Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый правовой акт, должны соответствовать структуре этого документа.

Пункт об изменении действующего правового акта строится по схеме:

"1. Внести в постановление администрации города от _____ N _____ "О...." следующие изменения и дополнения:

1.1. Изложить пункт 3. в новой редакции:

"3. Текст новой редакции.".

или

1.1. Изложить второй абзац пункта 3. в новой редакции:

"текст новой редакции".

или

1.1. Дополнить пункт 1. подпунктами 1.4. и 1.5. следующего содержания:

"1.4. _.".

"1.5. _".

или

1.1. Пункт 2. после слов "..." дополнить словами ".....".

или

1.1. В пункте 4. слова "_" заменить словами "_".

или

_слова "_" заменить словами "_" по всему тексту в соответствующем падеже.".

или

1.1. В пункте 4. исключить из текста слова "_".

или

1.1. Дополнить подпункт 1.2. приложения N 1 словами "_".

или

"Дополнить Положение о _, утвержденное постановлением администрации города от ________ N ______ "О _", пунктом следующего содержания:

"номер пункта и текст.".

При необходимости внесения существенных и многочисленных изменений (дополнений) в действующий правовой акт он подлежит отмене. В этом случае издается новый документ, в который включаются все необходимые положения из ранее действовавшего с соответствующими поправками.

В последнем пункте постановляющей (распорядительной) части правового акта указывается должность, фамилия и инициалы лиц, на которых возлагается контроль за исполнением правового акта.

Контроль за исполнением правового акта возлагается:

в постановлениях администрации города, распоряжениях главы администрации города - на заместителей главы администрации города, руководителя аппарата администрации города в соответствии с распределением обязанностей,

в постановлениях, распоряжениях руководителей территориальных органов администрации города - на заместителей глав администраций районов в соответствии с распределением обязанностей,

в приказах руководителей функциональных органов или функциональных подразделений администрации города - на заместителей руководителя, начальников структурных подразделений функциональных органов или функциональных подразделений администрации города. Например:

"4. Контроль за исполнением постановления возложить на заместителя главы администрации города Храпкова А.А.".

Фамилию и инициалы необходимо располагать на одной строке без переноса инициалов на другую строку.

Должностное лицо, подписывающее правовой акт, может оставить контроль за исполнением правового акта за собой. Например:

"4. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.".

В случае неоднократного упоминания документа в тексте при первом упоминании приводится его полное наименование с указанием в скобках сокращенного наименования с написанием с прописной буквы. Например: "_Инструкция по организации делопроизводства и ведению архива в администрации города Перми (далее - Инструкция)_".

В случае неоднократного упоминания наименований организаций и их структурных подразделений, комиссий, советов и групп, наименований должностей, использования больших устойчивых словосочетаний при первом упоминании приводится полное наименование, далее рекомендуется употреблять сокращенный вариант наименования.

Постановляющая (распорядительная) часть проекта правового акта может быть сокращена за счет вынесения информации в приложение. Требования к оформлению приложений к правовым актам изложены в п. 3.18. Инструкции.

Контроль за правильностью оформления проектов правовых актов осуществляет делопроизводственная служба функционального или территориального органа администрации города и отдел протокола управления по общим вопросам администрации города.

4.1.6. К проектам правовых актов обязательно прилагается пояснительная записка. Пояснительная записка - документ, разъясняющий целесообразность издания и основные положения правового акта.

Пояснительная записка оформляется шрифтом N 12 не более одной страницы формата А4 и имеет следующие реквизиты:

наименование вида документа - печатается прописными буквами ниже границы верхнего поля страницы на 24 пт и выравнивается по центру,

заголовок печатается через 1 интервал и выравнивается по центру, точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке к тексту указывается полное наименование проекта правового акта, к которому подготовлена пояснительная записка, текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 пт. Текст должен содержать обоснование необходимости принятия правового акта, включающее развернутую характеристику его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия. Например:

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

к проекту постановления администрации города

"О приеме в муниципальную собственность объектов

социально-культурного и коммунально-бытового назначения с баланса

федерального государственного учреждения "Камское государственное

бассейновое управление водных путей и судоходства"

Подписывается руководителем подразделения администрации города, выступившего автором проекта.

4.1.7. Распоряжение руководителя аппарата администрации города - правовой акт, издаваемый в целях разрешения основных и оперативных задач деятельности аппарата администрации города, кадровых вопросов функциональных подразделений (прием, увольнение, перемещение муниципальных служащих и иных служащих; поощрение, наложение дисциплинарных взысканий, премирование, оказание материальной помощи; установление процентных надбавок к должностному окладу; предоставление отпусков; командировки на основании соответствующих документов, заявления служащих, контракты, графики отпусков и другие).

Проекты распоряжений готовятся по поручению руководителя аппарата администрации города.

Распоряжения вступают в силу со дня их подписания, если иное не определено в самом распоряжении. Действие распоряжения может быть отменено, приостановлено, в него могут быть внесены необходимые изменения и дополнения посредством издания отдельного распоряжения.

Порядок подготовки, оформления и согласования проектов распоряжений руководителя аппарата администрации города соответствует требованиям подготовки, оформления и согласования проектов правовых актов.

Регистрацию, рассылку, формирование в дела и хранение распоряжений руководителя аппарата администрации города осуществляет отдел протокола управления по общим вопросам администрации города.

4.1.8. При поступлении в администрацию города материалов о награждении Благодарственным письмом губернатора Пермского края или Благодарственным письмом Главы города прием, проверка наличия необходимых документов и предварительное рассмотрение в целях распределения функциональным органам администрации города по сферам ведения производится в отделе делопроизводства управления по общим вопросам администрации города.

Функциональный орган администрации города подготавливает:

заключение на основании представленного пакета документов о награждении за подписью курирующего заместителя главы администрации города,

проект письма-ходатайства за подписью главы администрации города на имя Главы города,

проект текста Благодарственного письма.

Подготовленный пакет документов согласовывается с руководителем аппарата администрации города и передается через помощника главе администрации города для принятия решения.

При поступлении документов о награждении в функциональные либо территориальные органы администрации города напрямую выстраивается аналогичный алгоритм работы.

Срок согласования и прохождения документов о награждении с момента поступления в функциональные либо территориальные органы администрации города до представления на подпись главе администрации города не должен превышать 10 рабочих дней.

4.2.1. Приказ - распорядительный служебный документ повседневного управления, издаваемый руководителем функционального органа или функционального подразделения администрации города в соответствии с полномочиями, определенными в Положении о подразделении.

Приказами оформляются распорядительные документы по оперативным, организационным, кадровым, хозяйственным и другим вопросам работы функционального органа или функционального подразделения администрации города.

По содержанию приказы делятся:

по основной деятельности,

по личному составу,

по административно-хозяйственным вопросам.

4.2.2. Приказы оформляются на специальном бланке - бланке приказа функционального органа или функционального подразделения.

Приказ содержит следующие реквизиты:

герб города Перми,

наименование - Администрация города Перми,

наименование функционального органа или функционального подразделения администрации города,

наименование вида документа - ПРИКАЗ,

дату,

регистрационный номер,

заголовок к тексту (при необходимости),

текст,

подпись,

визы согласования,

визы ознакомления,

отметку об исполнителе,

идентификатор электронной копии.

4.2.3. Проекты приказов согласовываются с бухгалтерией (бухгалтером) функционального органа или функционального подразделения (при наличии в проекте вопросов финансирования), руководителями организаций и подразделений администрации, интересы которых затрагиваются в приказе, юридической службой подразделения (правовая экспертиза обязательна).

Согласование проекта приказа оформляется визой согласования (п. 3.20. Инструкции).

Требования к оформлению приказов соответствуют требованиям к оформлению правовых актов.

Контроль за исполнением в приказах руководителей функционального органа или функционального подразделения администрации города возлагается на заместителей руководителя или на руководителей структурных подразделений функционального органа или функционального подразделения.

В текст приказа не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

4.2.4. Приказы регистрируются по группам в соответствии со сроками хранения, порядковой нумерацией в пределах календарного года:

приказы по основной деятельности - постоянно,

приказы по личному составу (о приеме, увольнении, перемещении, поощрении, предоставлении отпуска без оплаты либо по уходу) - 75 лет,

приказы по личному составу (о замещении, предоставлении очередного отпуска, учебного отпуска, направлении в командировку, оказании материальной помощи, наложении взыскания) - 5 лет,

приказы по административно-хозяйственным вопросам - 5 лет.

Допускается дополнять номер приказа буквенным индексом.

4.2.5. Приказы подписываются руководителем функционального органа или функционального подразделения администрации города. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.

4.2.6. Датой приказа является дата его регистрации (приказ регистрируется в день подписания).

4.2.7. Регистрацию, рассылку, формирование в дела и хранение приказов осуществляет делопроизводственная служба (специалист, ответственный за делопроизводство) функционального органа или функционального подразделения администрации города.

Копии приказов заверяются печатью делопроизводственной службы издавшего приказ функционального органа или функционального подразделения администрации города и направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем.

Приказ оформляется согласно приложению N 9 к Инструкции.

4.3.1. Регламент - правила или нормативный правовой акт, детально устанавливающий внутреннюю организацию и порядок деятельности (администрации города, подразделения, коллегиального органа) в определенном временном интервале, порядок взаимодействия между функциональными, территориальными органами и функциональными подразделениями администрации города, а также со сторонними организациями.

Регламент коллегиального органа определяет его статус, порядок планирования работы, порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании, внесения материалов для рассмотрения и принятия решений, ведения протокола заседания, документального оформления решений, доведения решений до исполнителей, материально-техническое обеспечение заседаний.

Регламенты упорядочивают взаимоотношения главы администрации города, заместителей главы администрации города и подразделений администрации города, документопотоки, своевременность принятия и документационное оформление управленческих решений.

Регламент администрации города утверждается в установленном порядке.

4.3.2. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов, принятия решений на совещаниях, конференциях, комиссиях, заседаниях коллегиальных органов и представляющий собой оформленную в соответствии с установленными правилами полную и точную письменную информацию о порядке проведения конкретного служебного мероприятия (заседания, совещания).

Все мероприятия коллегиального органа, а также переговорные мероприятия, по итогам которых вырабатываются решения, подлежат протоколированию.

Для ведения и оформления протоколов назначается секретарь, который несет ответственность за правильность записей в протоколе. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 3 рабочих дня со дня заседания и подписан в течение 2 рабочих дней.

Протоколы совещаний при главе администрации города согласовываются в течение 2 рабочих дней с заместителями главы администрации города, курирующими вопросы, рассматриваемые на совещании, подписываются в течение 2 рабочих дней главой администрации города и секретарем.

Протоколы заседаний коллегиальных органов при Главе города согласуются в установленном порядке должностными лицами, принимавшими участие в заседании, и передаются главе администрации города для визирования через помощников. Глава администрации города визирует протоколы заседаний коллегиальных органов при Главе города, в которых он принимал участие, в течение 4 рабочих дней. Завизированный протокол возвращается в аппарат Думы.

При составлении протокола необходимо обеспечить юридическую силу документа, которая определяется наличием всех необходимых реквизитов и правильным их оформлением.

Протокол оформляется на стандартных листах А4 с указанием обязательных реквизитов:

наименования документа ПРОТОКОЛ (печатается от границы верхнего поля прописными буквами, полужирным шрифтом и выравнивается по центру),

наименования вида заседания, совещания (отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами и выравнивается по центру),

места проведения заседания, совещания (у кого проводится совещание, выравнивается по центру и отделяется от реквизитов "дата" и "номер" протокола межстрочным интервалом),

даты и номера протокола (дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через интервал ниже предыдущего реквизита, номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера),

основной части протокола (печатается через 1 межстрочный интервал),

подписи (отделяется от текста двумя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица (председатель, секретарь), личные подписи, расшифровку подписей (инициалы и фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем).

Для протоколов постоянно действующих коллегиальных органов могут использоваться бланки с указанием наименования коллегиального органа, наименования вида документа - ПРОТОКОЛ - и указанием места проставления даты и номера.

В администрации города протоколы могут оформляться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

Полный и краткий протоколы в администрации города оформляются согласно приложениям N 10, 11 к Инструкции.

Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются:

Председатель (или председательствующий)

Секретарь

Присутствовали - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 8 человек.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Вопросы в повестке располагаются по степени их сложности, важности и в порядке обсуждения, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается от границы левого поля. Повестка дня, состоящая из большого количества вопросов с указанием времени их обсуждения и разосланная заранее участникам заседания, оформляется как самостоятельный документ. Перед основной частью протокола делается отметка: "Повестка дня прилагается". В повестку дня не включаются вопросы неконкретного содержания, например, "Разное".

В протоколах используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа. Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного лица.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ.

Пишется прописными буквами, каждое - от левой границы текстового поля, после них ставится двоеточие. Перед словом СЛУШАЛИ ставится номер вопроса повестки дня.

В разделе СЛУШАЛИ приводятся фамилии и инициалы докладчиков (наименование должности указывается в повестке дня). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему, в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается".

В разделе ВЫСТУПИЛИ приводятся фамилии и инициалы выступавших. Если слово предоставляется лицу, приглашенному на обсуждение вопроса повестки дня, то в протоколе указываются его фамилия, инициалы и должность.

Все вопросы к докладчику и выступившим, ответы на них записываются в порядке их поступления и оформляются каждый с красной строки, но вместо слов "вопрос", "ответ" указываются фамилии и инициалы.

В разделе РЕШИЛИ по каждому пункту повестки дня производится запись принятого по обсуждаемому вопросу решения. Постановляющая часть решений содержит составные части: кому, что сделать и к какому сроку. Развернутые решения могут оформляться как самостоятельный документ, в этом случае они прилагаются к протоколу.

В случае утверждения или согласования коллегиальным органом какого-либо документа, в протоколе должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу.

Решение в тексте протокола печатается полностью, при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.

Краткий протокол допустим при наличии текстов докладов и выступлений, приложенных к протоколу. Кратко протоколируются оперативные совещания.

Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председателя (председательствующего), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствовавших. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

заместители главы администрации города,

руководители подразделений администрации города.

Фамилии и инициалы присутствовавших на заседании приглашенных должностных лиц, не являющихся членами коллегиального органа, перечисляются после слова "Приглашенные:" в алфавитном порядке, при необходимости - с наименованием должности.

Слова "Присутствовали:", "Приглашенные:" оформляются от границы левого поля и заканчиваются двоеточием.

Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется арабской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), с указанием фамилий должностных лиц, выступивших при обсуждении вопроса. Затем указывается принятое по вопросу решение.

Протокол подписывается председателем (председательствующим) на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы консультативного совета, протоколы аппаратных совещаний, протоколы заседаний коллегии.

К номерам протоколов могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в администрации города.

Копии протоколов рассылаются заинтересованным подразделениям администрации города и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки. Указатель рассылки составляет ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса, и подписывает курирующий заместитель главы администрации города.

Принятые решения могут быть доведены до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке секретарем заседания. Вводная часть оформляется полностью, а из основной части берется та информация (обсуждаемый вопрос и принятые по нему решения), которую необходимо довести до сведения заинтересованных лиц. Выписка должна иметь отметку о заверении копии.

Выписка из протокола оформляется согласно приложению N 12 к Инструкции.

Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, хранятся у секретаря коллегиального или совещательного органа в установленном порядке. Копии протоколов заседаний, копии повесток дня заседаний и материалов к ним уничтожаются по миновании надобности.

4.3.3. Штатное расписание - документ, который закрепляет должностной, численный состав подразделения и фонд заработной платы подразделения администрации города.

Штатные расписания администрации города оформляются и утверждаются в установленном порядке. Изменения в штатное расписание также вносятся в установленном порядке.

4.3.4. Положение - нормативный правовой акт, регламентирующий деятельность подразделения администрации города, его задачи, функции, права, ответственность.

Порядок подготовки проекта положения соответствует общему порядку подготовки проектов правовых актов.

Положение о подразделении администрации города оформляется и утверждается в установленном порядке.

4.3.5. Договор (соглашение, муниципальный контракт) - основной документ, который фиксирует соглашение сторон об установлении, изменении или прекращении каких-либо правоотношений.

Текст договора оформляется без малейших помарок, ошибок и исправлений. Обозначение цифр в необходимых случаях может даваться прописью. Текст договора должен иметь сквозную нумерацию. Формулировки текста должны быть краткими, точными, завершенными.

В структуре договора выделяется заголовочная, содержательная и заключительная часть.

Заголовочная часть содержит:

наименование вида документа - Договор,

заголовок - наименование договора (например: договор о передаче имущества в муниципальную собственность),

место составления (этот пункт включает в себя наименование населенного пункта и его типа, например: г. Пермь),

номер и дату регистрации.

Содержательная часть текста договора состоит из:

преамбулы, содержащей следующую информацию: наименование сторон (полное и сокращенное или условное), их представителей, наименование документов, на основании которых действуют представители,

статей, в которых указываются соответствующие условия заключаемого договора. Статьи договора имеют заголовки.

Количество экземпляров договора обусловливается количеством сторон, его подписавших. Количество экземпляров указывается в договоре:

"Договор составлен в трех экземплярах, имеющих равную юридическую силу.".

Все экземпляры должны содержать имеющиеся приложения, подлинные подписи уполномоченных должностных лиц и оттиски гербовых печатей.

Приложения к договору оформляются в случае необходимости. Ряд вопросов договора может быть вынесено# в приложения. В этом случае все документы должны рассматриваться как составные части договора. В договоре и приложениях делается оговорка, что все приложенные документы являются неотъемлемой частью договора:

"Настоящий договор с указанными приложениями является полным текстом договора."

или

"Все приложения, упомянутые в настоящем договоре, являются неотъемлемой частью договора."

Заключительная часть содержит:

юридические адреса сторон с указанием почтового адреса, банковских реквизитов,

подписи (должность лица, уполномоченного подписать договор, его личную подпись и расшифровку подписи),

даты подписания договора сторонами,

оттиски печатей договаривающихся сторон.

Перед подписанием проект договора подлежит согласованию в установленном порядке. Автором оформляется лист согласования к договору.

Подписи должностных лиц под договором заверяются гербовыми печатями, воспроизводящими наименование юридических лиц, и располагаются, как правило, на одном уровне.

Подготовка, оформление и подписание договоров, заключаемых от имени администрации города, осуществляется# в установленном порядке.

Регистрация, формирование в дело и хранение договоров, заключаемых от имени администрации города, и документов о пролонгации, изменении и расторжении их осуществляются в отделе протокола управления по общим вопросам администрации города.

Регистрация, формирование в дело и хранение договоров, заключаемых от имени функциональных или территориальных органов администрации города, и документов о пролонгации, изменении и расторжении их осуществляются в делопроизводственной службе функционального или территориального органа администрации города либо ответственным специалистом.

4.3.6. Доверенность - письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами.

Доверенность оформляется на общем бланке администрации города.

Обязательные реквизиты доверенности:

наименование вида документа (Доверенность),

регистрационный номер и дата выдачи,

фамилия, имя, отчество (полностью) и должность уполномоченного должностного лица,

перечисление предоставленных полномочий,

срок действия доверенности,

указание на право передоверия в установленном законом порядке,

подпись главы администрации города (в его отсутствие - исполняющего обязанности),

гербовая печать администрации города.

При указании в доверенности действий, касающихся денежных или материальных ценностей, она подписывается руководителем и бухгалтером функционального или территориального органа администрации города.

Срок действия доверенности не может превышать трех лет.

4.3.7. Инструкция - нормативный правовой акт, издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности администрации города, функциональных, территориальных органов, функциональных подразделений, должностных лиц администрации города.

Текст инструкции начинается с раздела "Общие положения", в котором указываются цели и причины издания инструкции, область распространения, основания для разработки, обозначается объект или круг вопросов, на которые распространяются ее требования и другие сведения общего характера.

Текст инструкции состоит из разделов, имеющих заголовки, разбиваемых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. В тексте описывается порядок выполнения регламентируемого вопроса и используются слова "должен", "следует", "необходимо", "не допускается", "запрещается". В текст инструкции включаются правила, регулирующие различные стороны деятельности администрации города, функциональных, территориальных органов, функциональных подразделений, должностных лиц администрации города.

Инструкция согласовывается с руководителями всех заинтересованных подразделений администрации города, заместителем главы администрации города, курирующим данное направление деятельности, и подлежит утверждению в установленном порядке.

4.3.8. Должностная инструкция - нормативный документ, определяющий должностные обязанности, должностные полномочия, квалификационные требования к образованию, стажу работы, навыкам и умениям муниципального служащего.

Должностные инструкции разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным расписанием. Должностные инструкции в администрации города оформляются и утверждаются в установленном порядке.

5.2.1. Служебные письма в администрации города готовятся как:

ответы на обращения граждан и организаций по вопросам, относящимся к компетенции администрации города,

сопроводительные письма к проектам законов Законодательного Собрания Пермского края,

сопроводительные письма к проектам правовых актов Думы, проектам актов Главы города,

ответы на запросы юридических и физических лиц,

инициативные письма.

Проекты писем за подписью Главы города подготавливаются подразделениями администрации города, согласовываются, редактируются в установленном порядке и передаются в аппарат Думы с сопроводительным письмом главы администрации города.

5.2.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями подразделений администрации города.

5.2.3. В администрации города служебные письма оформляются на специальном бланке письма:

бланке письма администрации города,

бланке письма главы администрации города,

бланке письма заместителя главы администрации города (в том числе первого заместителя),

бланке письма руководителя аппарата администрации города,

бланке письма подразделения.

Для переписки предпочтительнее использовать угловые бланки писем, считающиеся более экономичными, так как правое поле листа остается свободным для размещения адресата или написания резолюции.

Бланки писем с воспроизведением герба города Перми в полноцветном варианте используются для переписки с законодательными (представительными) и исполнительными органами государственной власти Российской Федерации и Пермского края, органами местного самоуправления, зарубежными корреспондентами и подписываются главой администрации города. Во всех иных случаях используются, как правило, бланки писем с воспроизведением герба города Перми в черно-белом варианте.

5.2.4. На бланке письма должны быть размещены следующие реквизиты:

герб города Перми,

наименование - Администрация города Перми,

наименование подразделения администрации города,

справочные данные о подразделении,

код формы документа (ОКПО/ОКОГУ),

основной государственный регистрационный номер (ОГРН),

ИНН/КПП,

отметка для регистрационного номера и даты,

отметка для ссылки на регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ,

адресат,

заголовок к тексту,

вступительное обращение (при необходимости),

основной текст,

приложения (при необходимости),

заключительная формула вежливости (при необходимости),

подпись.

В процессе работы со служебным письмом на нем проставляются делопроизводственные отметки, которые отражают процесс обработки и движения документа в администрации города. Отметки фиксируют факт создания или получения письма, итог его рассмотрения, постановку на контроль, ход исполнения и так далее. К делопроизводственным отметкам относятся:

отметка об исполнителе,

идентификатор электронной копии,

отметка о поступлении,

отметка о контроле,

отметка об исполнении и списании в дело.

Отправляемые письма при необходимости (для подтверждения объективности информации, включенной в текст письма, отсутствия ошибочных положений, соответствия действующему законодательству, экономической обоснованности и так далее) подлежат согласованию в установленном порядке.

Датой письма является дата его подписания и регистрации. Реквизит проставляется в специально отведенном месте на бланке письма.

Регистрационный номер проставляется на отправляемых письмах рядом с реквизитом "Дата", на поступающих - в правом нижнем углу в штампе отметки о поступлении документа.

Ссылка на регистрационный номер и дату проставляется на письмах, которые являются ответами на запрос. Дата и номер берутся из поступившего письма.

Например: На N 12/08-14 от 03.03.2007.

Письмо практически всегда начинается с обращения. Вступительное обращение помещается по центру письма и выносится в отдельную строку. Заканчивается, как правило, восклицательным знаком.

При направлении письма нескольким адресатам обращение обычно не применяется или применяется обобщенное обращение, если это возможно. Например: "Уважаемые коллеги!", "Уважаемые господа!".

После обращения "господин" не принято указывать инициалы или полное имя и отчество.

В письмах гражданам, если не известны имя-отчество, обращение не применяется.

5.2.5. Текст письма следует размещать только на лицевой стороне листа или бланка. Письмо, как правило, должно занимать 1 - 1,5 страницы, остальной текст целесообразно выносить в приложение. В случае когда письмо занимает более одной страницы, используется нумерация страниц по центру верхнего поля листа арабскими цифрами, начиная со второй страницы.

Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Это упрощает работу с документом (регистрация, исполнение, контроль). Несколько вопросов излагают в одном письме в случае, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном подразделении организации-адресата. Факты, события излагаются объективно, полно, четко. Неточности в изложении и оформлении текста не допускаются.

5.2.6. Письма составляются по схеме: вступление, основная часть, заключение.

Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать ссылку на документ и (или) его отдельные пункты, послужившие основанием, констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

В основной части излагается описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства, факты, разъяснения и сообщения, сопровождаемые расчетами, ссылками, документами.

Заключительная часть представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний.

Сокращенная форма письма содержит в себе только вступительную и заключительную части.

Текст письма излагается от первого лица множественного числа (просим, направляем) или третьего лица единственного числа (отдел представляет, департамент рассмотрел). Начало основной части формулируется в зависимости от назначения и содержания письма.

Форма изложения текста письма от первого лица единственного лица (прошу, предлагаю, направляю и так далее) возможна в случаях, если письмо оформляется на должностном бланке или содержит персональное обращение к адресату.

Заключительная часть письма может заканчиваться формулой вежливости (отделяется от наименования должности запятой), например:

Служебные письма оформляются согласно приложению N 15 к Инструкции.

5.2.7. Для представления на подпись главе администрации города проекты писем в обязательном порядке должны быть согласованы с заместителями главы администрации города, сферу деятельности которых затрагивает проект, правовым управлением администрации города, департаментом финансов администрации города (при наличии в проекте вопросов финансирования), отредактированы в отделе протокола управления по общим вопросам администрации города в соответствии с пп. 3.17.2. Инструкции.

5.2.8. Письма подписываются должностными лицами согласно п. 3.19. Инструкции.

Вносить какие-либо исправления или дополнения в подписанные руководителем письма не допускается.

7.6.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Документы в администрации города регистрируются в СКЭД (приложение N 22 к Инструкции), которая позволяет определить последовательность операций, производимых с документом.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, принятия решения и исполнения.

Официальные документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. Регистрация срочных документов осуществляется немедленно. Документы, поступившие в отдел делопроизводства управления по общим вопросам администрации города после 15.00 час., регистрируются следующим рабочим днем. При передаче документа из одного подразделения администрации города в другое новый регистрационный номер на документе, как правило, не проставляется.

Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от наименования вида документа. Например, отдельно регистрируются правовые и распорядительные акты (в том числе, приказы по основной деятельности, приказы по личному составу), служебная корреспонденция, обращения граждан.

Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов производится в том подразделении администрации города, в котором создан и исполнен документ:

документы, поступающие на рассмотрение главы администрации города, заместителей главы администрации города и руководителя аппарата администрации города, переписка за подписью главы администрации города, заместителей главы администрации города и руководителя аппарата администрации города регистрируются в отделе делопроизводства управления по общим вопросам администрации города,

документы, создаваемые по направлениям деятельности подразделений администрации города, регистрируются в подразделениях.

Поступившая корреспонденция учитывается и распределяется на регистрируемую и нерегистрируемую. Перечень нерегистрируемой в отделе делопроизводства управления по общим вопросам администрации города корреспонденции представлен в приложении N 23 к Инструкции.

Поступающие документы регистрируются в ЭРКК в отделе делопроизводства управления по общим вопросам администрации города и в других подразделениях администрации города, ведущих автоматизированную регистрацию документов в СКЭД. Документ сканируется, и электронный образ документа прикрепляется к ЭРКК. На полученном документе проставляется регистрационный штамп.

В ЭРКК указываются следующие реквизиты: дата регистрации, регистрационный номер, наименование организации (корреспондента), фамилия руководителя, подписавшего документ, исходящий номер и дата отправления, краткое содержание документа, фамилия руководителя, которому направлен документ на рассмотрение.

Рассмотренные руководством документы возвращаются в делопроизводственную службу или специалисту, ответственному за делопроизводство, где в ЭРКК вносится содержание резолюции, а документ передается исполнителю под расписку в журнале передачи документов.

На зарегистрированных документах в нижней правой части лицевой стороны первого листа основного документа ставится регистрационный штамп, в котором указываются наименование подразделения администрации города, дата регистрации и входящий номер документа, при необходимости указывается время поступления.

Подразделения администрации города, помощники главы администрации города и его заместителей имеют доступ к СКЭД для просмотра без права редактирования.

Корреспонденция, поступившая с отметкой "Срочно", после регистрации вручается незамедлительно. Корреспонденция, поступившая с отметкой "Важно", требует более детального и углубленного изучения поставленной проблемы и ставится на особый контроль.

Корреспонденция, адресованная главе администрации города, заместителям главы администрации города, руководителю аппарата администрации города, передается через помощников.

Регистрация в СКЭД отправляемых документов осуществляется в отделе делопроизводства управления по общим вопросам администрации города и в других подразделениях администрации города, ведущих собственную автоматизированную картотеку.

Документы, подписанные главой администрации города, его заместителями, руководителем аппарата администрации города, регистрируются отделом делопроизводства управления по общим вопросам администрации города. Документы, подписанные руководителями подразделений администрации города, регистрируются и отправляются подразделениями.

Инициативным документам присваивается самостоятельный исходящий номер в соответствии с номенклатурой дел. Инициативный документ регистрируется в СКЭД путем заполнения ЭРКК, которая содержит дату и номер регистрации, фамилию исполнителя, фамилию подписавшего должностного лица, краткое содержание, адресат.

Регистрация документов-ответов осуществляется в ЭРКК инициативных документов. Документу-ответу присваивается порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива. В письмах-ответах делается ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа, а в ЭРКК входящего документа делается отметка об исполнении (указывается дата и исходящий номер письма-ответа).

Регистрация в СКЭД внутренних документов осуществляется в подразделениях администрации города в карточках внутренних документов (приложение N 22 к Инструкции).

Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в подразделениях администрации города, осуществляющих их прием и передачу.

При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи подлежащий передаче документ регистрируется. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки.

Поступившие факсограммы регистрируются делопроизводственной службой (специалистом, ответственным за делопроизводство), передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - незамедлительно. Поступивший вслед за факсограммой подлинник документа досылается исполнителю в соответствии с резолюцией.

7.6.2. Для создания поисковых систем и достижения информационной совместимости регистрационных данных устанавливается следующий состав основных реквизитов:

наименование организации или подразделения администрации города,

наименование вида документа,

дату и регистрационный номер входящего документа,

заголовок к тексту,

срок исполнения документа,

отметку о направлении документа в дело.

Состав основных реквизитов в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

отметками "Срочно", "Важно",

внутренней переадресацией документов по исполнителям,

ключевыми словами,

наименованием должностного лица, поставившего документ на контроль,

промежуточным сроком исполнения,

переносом сроков исполнения,

отметкой об исполнении документа,

статусом документа (проект),

видом передачи документа (почтой, факсом, по электронной почте).

7.6.3. Для организации поисковой системы по документам и обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в администрации города создаются поисковые системы в электронном виде.

В администрации города поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется в СКЭД.

Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов и элементов текста (приложение N 22 к Инструкции).

8.2.1. Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в подразделениях администрации города с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для:

организации формирования исполненных документов в дела,

систематизации, учета и поиска дел,

определения сроков хранения документов,

составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу,

учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положением о подразделении администрации города, штатным расписанием, планами, отчетами, перечнями документов с указанием сроков хранения, номенклатурой дел за предшествующие годы.

В администрации города составляются номенклатуры дел структурных подразделений функциональных и территориальных органов (приложение N 25 к Инструкции) и на их основе - сводные номенклатуры дел функциональных и территориальных органов, администрации города по установленной форме (приложение N 26 к Инструкции).

Вновь образованное подразделение администрации города обязано в срок не более полугода (при реорганизации подразделения - в месячный срок) разработать и представить:

сводную номенклатуру дел функциональных и территориальных органов - в муниципальное учреждение "Архив города Перми" (копию - в сектор методической и архивной работы управления по общим вопросам администрации города),

номенклатуру дел функционального подразделения - в сектор методической и архивной работы управления по общим вопросам администрации города для составления сводной номенклатуры дел администрации города.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документированные участки работы и направления деятельности, справочные, контрольные картотеки и журналы учета, переходящие дела, дела ликвидированного подразделения, правопреемником которого является данное подразделение. Периодические издания в номенклатуру дел не включаются.

Ответственность за составление номенклатуры дел возлагается на делопроизводственную службу (специалиста, ответственного за делопроизводство) и руководителя подразделения администрации города.

8.2.2. Функциональные подразделения администрации города являются источниками комплектования архива администрации города.

Номенклатура дел функциональных подразделений - источников комплектования архива администрации города:

составляется специалистом, ответственным за ведение архива, не позднее 15 ноября текущего года, при методической помощи сектора методической и архивной работы управления по общим вопросам администрации города,

согласовывается с заведующим сектором методической и архивной работы управления по общим вопросам администрации города,

утверждается руководителем функционального подразделения,

представляется в сектор методической и архивной работы управления по общим вопросам администрации города для составления сводной номенклатуры дел.

8.2.3. Сводная номенклатура дел составляется функциональным и территориальным органом администрации города, являющимся самостоятельным источником комплектования МУ "Архив города Перми".

Сводная номенклатура дел:

составляется на основе номенклатур структурных подразделений функционального или территориального органа администрации города специалистом, ответственным за ведение архива, при методической помощи МУ "Архив города Перми",

подписывается лицом, ответственным за ведение архива,

подписывается начальником делопроизводственной службы,

согласовывается с экспертной комиссией функционального или территориального органа администрации города (далее - ЭК),

согласовывается с экспертно-проверочной методической комиссией (далее - ЭПМК) агентства по делам архивов Пермского края,

утверждается руководителем функционального или территориального органа.

В конце каждого года сводная номенклатура уточняется, переоформляется, согласовывается на ЭК и утверждается в установленном порядке. Вводится в действие с 1 января следующего года.

Утвержденная номенклатура дел является документом постоянного хранения и включается в номенклатуру дел.

Номенклатура пересогласовывается с ЭПМК агентства по делам архивов Пермского края не реже 1 раза в 5 лет.

В случае коренного изменения функций и структуры функционального или территориального органа администрации города (реорганизации) сводная номенклатура дел пересоставляется, согласовывается с ЭПМК агентства по делам архивов Пермского края и заново утверждается руководителем функционального или территориального органа администрации города.

Текущие изменения и дополнения вносятся в течение года, для чего используются резервные номера.

Заверенные в установленном порядке копии сводной номенклатуры направляются в МУ "Архив города Перми" и сектор методической и архивной работы управления по общим вопросам администрации города.

В подразделения направляются выписки из сводной номенклатуры дел (из соответствующих разделов), подписываются составителем и под расписку раздаются тем специалистам, которые отвечают за создание документов на различных участках работ.

Выписки из номенклатуры дел крепятся в месте, где находятся папки.

Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются наименования подразделений, расположенные в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием. Первым разделом в номенклатуру дел включается делопроизводственная служба. Если структурное деление отсутствует, номенклатура дел строится по функциональному принципу - названия разделов определяются содержанием управленческих функций и направлений деятельности.

Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел (подлинник) является документом постоянного хранения и включается в номенклатуру дел в раздел делопроизводственной службы. Второй используется в делопроизводственной службе в качестве рабочего. Третий - применяется в архиве. Четвертый - в МУ "Архив города Перми".

Сводная номенклатура дел имеет унифицированную форму, титульный лист печатается на общем бланке, сведения оформляются в таблице в пяти графах (приложение N 26 к Инструкции).

8.2.4. Индекс - это цифровое обозначение функционального или территориального органа администрации города и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы обозначаются арабскими цифрами, через дефис. Например: 01-19, где 01 - обозначение подразделения администрации города, 19 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных подразделений, для переходящих дел индекс сохраняется.

8.2.5. Заголовки дел должны точно и полно отражать все документированные участки работы подразделения, состав и содержание документов дела.

Заголовок должен быть кратким и четким, правильно раскрывать основное содержание и состав документов дела.

В заголовке дела не допускается неконкретная формулировка названия, не раскрывающая суть документа ("общая переписка", "разные материалы"), вводные слова, сложные обороты, название не вида документа, а какой-либо функции ("вопросы строительства", "финансирование"). Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований.

Не допускается помещать в один заголовок документы постоянного и временного сроков хранения, а также разных сроков временного хранения (3 года и 5 лет).

Порядок расположения заголовков дел определяется степенью важности документов:

организационно-распорядительные документы,

планово-отчетные документы,

документы по основным направлениям деятельности.

Элементы заголовка располагаются в логической последовательности, причем вид дела (переписка, журнал, книга и так далее) или виды документов (протоколы, приказы, отчеты, акты и так далее), характеризующие состав дела, указываются в начале заголовка. Затем оформляется: автор документа (наименование структурного подразделения, лица); корреспондент или адресат (наименование подразделения (организации), которому будут адресованы или от которого получены документы), краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; даты (период), к которым относятся документы дела; указание на копийность документов дела.

В некоторых случаях допускается изменять порядок расположения отдельных элементов заголовка в зависимости от логической последовательности. Например, в заголовках личных (персональных) дел в качестве вида дела употребляется термин "дело".

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", после которого в скобках указываются их названия:

"Документы (повестки дня, извещения, доклады и другие) по подготовке семинаров"

Термин "Документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы и приложения к какому-либо документу:

"Документы к протоколам коллегии департамента имущественных отношений администрации города Перми".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется:

"Переписка с департаментом образования администрации города по вопросам представления сведений о комплектовании учебных учреждений".

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название:

"Переписка с подразделениями администрации города по вопросам представления информации о выполнении бюджета".

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются:

"Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий".

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год, месяц) на (за) который составлены планы (отчеты):

"Годовые статистические отчеты о работе администрации города".

Если дело состоит из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем, при необходимости, составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка.

В заголовках группы дел может использоваться какой-либо обобщенный термин:

"Акты приема-передачи дел при смене ответственного".

Когда невозможно установить название конкретного органа или должностного лица, указывается конкретный автор:

"Приказы по личному составу".

Заголовки дел по вопросам, которые ведутся в течение нескольких лет, являются переходящими. Их рекомендуется вносить в номенклатуру дел каждого года под одним и тем же индексом до решения вопроса и окончания по нему делопроизводства.

Обязательно необходимо делать указание на копийность документов дела:

"Штатные расписания. Копии".

Если дело будет состоять из нескольких томов, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела:

"Журнал учета выдачи служебных удостоверений:

1. Руководителям.

2. Служащим".

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Дела с документами ликвидационной комиссии включаются в номенклатуру дел ликвидируемого подразделения администрации города.

В номенклатуру дел подразделения-правопреемника включаются заголовки незавершенных делопроизводством дел ликвидированных подразделений.

Электронные документы, не переведенные на бумажную основу, следует включать в соответствующий раздел номенклатуры дел с указанием сроков хранения аналогично документу на бумажном носителе с необходимым примечанием (в электронной форме, база данных).

Для баз (банков) данных допускается иметь отдельный перечень, так как это не документы, а формы их существования.

8.2.6. Графа количество дел (томов, частей) заполняется по окончании календарного года, где указывается количество дел на определенном документированном участке, образовавшихся за год, данные сведения учитываются при составлении итоговой записи (приложение N 27 к Инструкции).

8.2.7. Срок хранения дел, включенных в номенклатуру дел, определяется в соответствии с действующим типовыми и отраслевыми (ведомственными) перечнями документов, а также перечнями документов, подлежащих передаче на муниципальное хранение (далее - Перечень).

Если срок хранения некоторых документов не определен в Перечне, он устанавливается ЭПМК агентства по делам архивов Пермского края по представлению ведомственного архива и ЭК функционального или территориального органа администрации города. При этом в номенклатуре делается отметка: "5 лет, ЭК, протокол (указывается дата и номер)" или "5 лет, ЭПМК, протокол (указывается дата и номер)".

Применяются сроки: постоянного (словом) и временного (цифрой).

Постоянный срок хранения имеют дела, отражающие основные направления деятельности подразделения администрации города.

Временные сроки хранения могут оговариваться примечанием, согласно которому дело должно храниться в течение установленного срока - истечение срока договора, по завершении ревизии и тому подобное.

Кроме постоянного и временного сроков хранения для некоторых дел практического значения применяются сроки:

ДМН (до минования надобности) - документы имеют только практическое значение, срок хранения их определяется в подразделении, но не может быть менее 1 года,

ДЗН (до замены новыми) - обычно проставляется на нормативных документах, присланных из вышестоящих организаций. В этом случае документы хранятся в подразделении администрации города, их уничтожение возможно лишь при замене на новые, оформленные в соответствии с установленным порядком.

Для некоторых категорий дел в номенклатурах к сроку хранения добавляются отметки ЭПК (экспертно-проверочная комиссия) или ЭК (экспертная комиссия), которые означают, что часть документов дела имеют научно-историческое значение и могут быть оставлены на постоянное хранение. В таких случаях по истечении установленного срока должна проводиться дополнительная полистная экспертиза ценности дел. Решения о дальнейшем хранении или уничтожении таких документов принимают ЭПМК агентства по делам архивов Пермского края. Снятие отметки ЭПК разрешается при условии конкретизации видов документов и сроков их хранения.

Отметка ЭПК делается в случаях, когда она предусмотрена в Перечне или в случаях, когда затруднительно определить конкретный срок хранения дела, содержащего разнородные документы. Отметку ЭПК следует употреблять только в самых необходимых случаях, когда от нее нельзя отказаться.

Снижение сроков хранения запрещено, увеличение сроков возможно в случае если это вызвано специфическими особенностями работы подразделения администрации города, на основании решения ЭК по согласованию с ЭПМК агентства по делам архивов Пермского края. Самовольное увеличение сроков не допускается.

8.2.8. В примечание могут заноситься комментарии и уточняться сроки хранения:

о названиях перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, при составлении номенклатуры,

о заведении дел (указывается дата),

о переходящих делах (если дело не закончено делопроизводством в течение одного года и более, личные дела),

о выделении к уничтожению,

о лицах, ответственных за формирование дел,

о передаче дел в другое подразделение для продолжения,

о месте хранения, если дело имеет длительный справочный характер (хранится в структурном подразделении),

об изменении сроков хранения (при условии завершения проверки),

об исчислении срока с определенного момента (после замены новыми),

об изменении формы документа (в электронной форме).

В случае если дело осталось незавершенным и будет продолжено в следующем году, в примечании делается отметка "переходящее".

8.2.9. По окончании календарного года ответственным за ведение архива в подразделении администрации города подсчитывается количество образовавшихся дел и напротив каждого заголовка в графе 3 проставляется цифра, соответствующая данному количеству дел.

Итоговая запись составляется отдельно по трем группам сроков хранения - постоянного, свыше 10 лет, до 10 лет (включительно) в конце номенклатуры дел.

Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры, передаются в МУ "Архив города Перми" для ведения учета документов, составляющих часть архивного фонда Пермского края.

8.3.1. Формирование дел - это группирование исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Формирование дел в администрации города осуществляется децентрализованно, то есть по месту их образования специалистами подразделений администрации города. Контроль за правильным формированием и оформлением дел осуществляется специалистом, ответственным за делопроизводство и ведение архива.

При формировании дел необходимо соблюдать основные правила и помещать в дело:

документы в соответствии с заголовком дела по номенклатуре,

только исполненные документы,

документы одного календарного года (за исключением переходящих дел),

раздельно документы разных сроков хранения,

документ-ответ за документом-запросом,

документы, относящиеся к одного вопроса.

В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, проекты документов, дубликаты, черновики, конверты.

Объем дела не должен превышать 250 листов при толщине не более 4 сантиметров. При наличии нескольких томов индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "Том 1", "Том 2" и так далее.

Необходимо учитывать особенности формирования в дела документов отдельных категорий.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями вместе с листом согласования, пояснительной запиской, листом разногласий или листом замечаний (при наличии).

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых правовых актов и выписки из соответствующих протоколов заседаний.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению правового акта, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело.

Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии, документы к заседаниям коллегии.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Обращения граждан формируются отдельно от служебных документов.

Документы ограниченного доступа формируются в отдельное дело.

Положения и инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями и группируются вместе с распорядительными документами; если утверждены как самостоятельные документы с грифом "УТВЕРЖДАЮ", то группируются в отдельные дела.

Распоряжения (приказы) по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений (приказов) по личному составу.

Распоряжения (приказы) по личному составу группируются в отдельные дела с учетом сроков хранения - 75 лет (о приеме, увольнении, перемещении, поощрении, предоставлении отпуска по уходу за ребенком, инвалидом) и 5 лет (о предоставлении отпусков, командировках, материальной помощи, наложении взыскания, замещении).

Отдельно группируются распоряжения (приказы) по административно-хозяйственной деятельности).#

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Формирование личных дел муниципальных служащих осуществляется в соответствии с действующим законодательством.

Лицевые счета служащих по заработной плате группируются в самостоятельные дела в порядке табельных номеров, фамилий по алфавиту или по принципу структурного деления подразделений.

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы органов местного самоуправления и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

8.3.2. Оформление дел - подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат полному оформлению. Полное оформление предусматривает комплекс работ по описанию дела на обложке, подшивку (переплет), нумерацию листов, составление заверительной надписи, внутренней описи (при необходимости).

Частичному оформлению подлежат дела временного до 10 лет включительно срока хранения, в этом случае на обложках оформляются реквизиты для использования в текущем делопроизводстве (приложение N 28 к Инструкции). Допускается хранение документов в скоросшивателях, в этом случае листы дела не нумеруются, заверительные надписи и внутренние описи не составляются.

8.3.3. Оформление обложки осуществляется при заведении дела и по завершении делопроизводственного года.

В зависимости от срока хранения проводится полное или частичное оформление обложки дела.

Полному оформлению подлежат обложки дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу.

Обложка дела в текущем делопроизводстве оформляется по установленной форме с указанием реквизитов и сведений (приложение N 28 к Инструкции):

полное наименование подразделения,

индекс дела переносится из номенклатуры дел,

заголовок дела (при необходимости с подзаголовком) переносится из номенклатуры дел,

срок хранения переносится из номенклатуры дел.

На обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения по окончании делопроизводственного года вносятся изменения и дополнения: уточняются заголовки, крайние даты, номера документов в деле и дополняются в обложки (приложение N 29 к Инструкции):

номер тома или части указывается в случае, если за год образуется более одного тома (части),

дата дела (тома, части) - дата заведения и окончания дела с обозначением месяца (словом), года в соответствии с самым ранним и самым поздним документом дела (09 января 2007 года - 30 декабря 2007 года),

количество листов переносится с листа-заверителя,

архивный шифр проставляется после утверждения годовых разделов описей,

в верхней части обложки предусматривается место для проставления штампа архивного учреждения при приеме дела на муниципальное хранение.

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для кодов по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).

8.3.4. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов дела все листы, кроме листа-заверителя, нумеруются сквозной нумерацией. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Листы нумеруются простым карандашом (употребление цветных чернил запрещается) в правом верхнем углу листа арабскими цифрами.

Фотографии, чертежи, диаграммы, представляющие самостоятельный лист, нумеруются на его оборотной стороне.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том нумеруется отдельно.

8.3.5. В лист-заверитель дела (приложение N 30 к Инструкции) заносится заверительная надпись с указанием количества пронумерованных листов в деле цифрами и прописью и отдельно через знак "+" (плюс) количество листов внутренней описи (при ее наличии). В случае обнаружения ошибок в нумерации (пропущен номер, не пронумерован лист, продублирован номер) допускается употребление литерных номеров (например, 123, 123а, 123б).

В листе-заверителе отмечаются особенности физического состояния и формирования дела с указанием номеров листов с фотографиями, чертежами, рисунками, наличие копии вместо подлинника и так далее.

Лист-заверитель подшивается в конце дела.

8.3.6. Для учета документов определенных категорий, в связи со спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, контрольные дела, приказы и документы, отнесенные к категории ограниченного доступа) составляется внутренняя опись документов дела (приложение N 31 к Инструкции).

Внутренняя опись составляется на отдельном листе и подшивается в начале дела.

К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается количество включенных в нее документов.

8.3.7. Документы, составляющие дело, формата А4 должны быть подшиты на четыре прокола (формата А5 - на три прокола) в твердую обложку из картона прочными хлопчатобумажными нитками или переплетены типографским способом с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке или переплету металлические скрепления удаляются.

8.5.1. Копии архивных документов выдаются заверенными в установленном порядке (п. 3.21. Инструкции). Кроме того, в левом нижнем углу или на обороте документа ставится штамп архива, в котором проставляется наименование архива, номер описи и номер дела по описи. Например:

8.5.2. Если документ требуется сброшюровать (для представления в банк, судебные органы, нотариальных сделок), то на левом поле документа делается четыре прокола (на расстоянии 5 см), через которые пропускается скрепляющий материал (хлопчатобумажная нить). Концы скрепляющего материала выводятся на оборотную сторону последнего листа документа так, чтобы на них можно было наклеить лист бумаги (размером 10 x 6 см) с заверительной надписью, например:

Подпись заверяется печатью, при этом оттиск печати должен захватывать лист, на который он наклеен.

8.5.3. Если необходимо воспроизвести только часть текста документа (отдельные пункты), то оформляется выписка. В правом верхнем углу первого листа выписки документа пишется слово "ВЫПИСКА" (прописными буквами).

Выписки из документов оформляются на соответствующем бланке документа.

При оформлении выписки печатается дата, регистрационный номер, заголовок, преамбула, а затем - дословная запись необходимой части текста. Ниже текста указывается должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего подлинник документа.

В выписку из приложения к документу включается реквизит "Приложение", ссылка на вид документа, дату и регистрационный номер, заголовок к приложению, дословная запись необходимой части текста; заверительная надпись "Верно".

Выписка заверяется печатью, предусмотренной для заверения копий данного вида документа. Оттиск печати должен быть хорошо читаем (приложение N 34 к Инструкции).

9.2.1. Экспертиза ценности документов проводится:

в подразделении - при составлении номенклатуры дел, при формировании дел, при отборе дел на хранение в архив,

в архиве - при подготовке дел к передаче на муниципальное хранение.

9.2.2. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов в самостоятельных источниках комплектования МУ "Архив города Перми" создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК) из числа наиболее квалифицированных специалистов в количестве не менее 3 человек под председательством руководителя или заместителя руководителя подразделения. Состав ЭК утверждается приказом руководителя. Внесение изменений в состав ЭК осуществляется приказом руководителя.

Функции и права ЭК, организация работы определяются положением об ЭК, которое утверждается руководителем функционального или территориального органа или руководителем аппарата администрации города после согласования с МУ "Архив города Перми". В целях достижения методического единства положение об ЭК разрабатывается на основе типового или примерного положения о постоянно действующей ЭК.

ЭК является совещательным органом. ЭК проводит заседания в соответствии с планами работы, утверждаемыми руководителем. Заседания ЭК протоколируются. Протоколы подписываются председателем (председательствующим на заседании) и секретарем ЭК. Документирование деятельности ЭК и формирование дел возлагается на секретаря экспертной комиссии.

9.2.3. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:

отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив,

отбор документов временного (до 10 лет включительно) хранения и дел с отметкой ДМН, подлежащих хранению в подразделениях по месту формирования,

выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

9.2.4. Отбор документов проводится ежегодно на основе номенклатуры дел на соответствующий год и Перечня документов с указанием сроков хранения. Экспертиза ценности документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел с последующим изъятием черновиков, дубликатов, документов временного срока хранения.

Дела временного хранения с отметкой ЭК или ЭПМК также просматриваются полистно с целью выделения документов постоянного хранения. В случае обнаружения таких документов дела переформировываются, а документы постоянного хранения оформляются в самостоятельное дело.

9.2.5. Не допускается проведение отбора дел для хранения или к уничтожению на основании заголовков дел.

9.2.6. По результатам проведения экспертизы ценности документов составляются:

годовой раздел описи дел постоянного хранения - опись N 1 (приложение N 35 к Инструкции),

годовой раздел описи дел по личному составу - опись N 2 (приложение N 36 к Инструкции),

годовой раздел описи дел временного (свыше 10 лет) хранения (приложение N 36 к Инструкции),

акт о выделении к уничтожению документов, срок хранения которых истек (приложения N 37, 38 к Инструкции).

9.5.1. В архив передаются на хранение дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу. Дела передаются после оперативного хранения не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Передача дел производится по сдаточным описям (приложение N 39 к Инструкции).

В период подготовки дел к хранению проверяется правильность формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в описи, количеству дел в номенклатуре. Все выявленные при проверке недостатки должны быть устранены.

Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с ЭК и утвержденному руководителем.

Прием каждого дела производится специалистом, ответственным за архив, в присутствии сотрудника, ответственного за работу с документами в подразделении. В описи (в обоих экземплярах) делается отметка о наличии дела, в конце указывается количество фактически принятых дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, подписи.

Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства, базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

В случае отсутствия дел или обнаружения утраты дел принимаются меры к их розыску. Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны. Указанный акт оформляется согласно приложению N 40 к Инструкции, составляется в четырех экземплярах и утверждается руководителем подразделения.

Лица, виновные в утрате документов, привлекаются к ответственности в соответствии с Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях.

9.5.2. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив не передаются. В исключительных случаях они могут передаваться в архив по решению руководителя подразделения. Передача таких документов осуществляется по номенклатуре дел подразделения.

9.5.3. Порядок передачи, дальнейшего хранения и использования документов подразделений администрации города при их реорганизации или ликвидации регулируется правовыми актами о реорганизации или ликвидации подразделений администрации города.

Передача документов ликвидируемых подразделений администрации города осуществляется ликвидационной комиссией.

В состав ликвидационной комиссии кроме специалиста, ответственного за архив, должны входить представители МУ "Архив города Перми" или сектора методической и архивной работы управления по общим вопросам администрации города.

При ликвидации подразделения администрации города:

документы постоянного хранения и документы по личному составу должны быть переданы в МУ "Архив города Перми",

документы временного хранения с неистекшими сроками должны быть переданы на архивное хранение:

от функциональных подразделений - в архив администрации города,

от функциональных и территориальных органов - в МУ "Архив города Перми".

Передача документов на архивное хранение производится по акту приема-передачи с приложением актов о выделении к уничтожению документов отдельно за каждый год, подготовленному ликвидационной комиссией.

Документы, срок хранения которых истек на момент ликвидации подразделения, уничтожаются ликвидационной комиссией в установленном порядке.

При реорганизации подразделения администрации города документы передаются вновь созданному подразделению администрации города.

При реорганизации подразделения администрации города путем разделения или выделения из состава одного или нескольких подразделений, условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются в установленном порядке.

Перед передачей документов в случае ликвидации или реорганизации проводится проверка наличия и состояния дел, а также качества научно-технической обработки документов, находящихся в делопроизводстве или на архивном хранении подразделения. Если документы оформлены с нарушением установленных требований, то ликвидационная комиссия или реорганизуемое подразделение администрации города организуют устранение указанных нарушений.

При ликвидации или реорганизации администрации города, функциональных или территориальных органов администрации города вопросы передачи документов постоянного хранения и по личному составу согласовываются с МУ "Архив города Перми".

1.1. Осуществляет контроль за использованием бланков сотрудниками подразделения, занимающимися составлением документов.

1.2. Составляет документы по поручению руководителя подразделения администрации города.

1.3. Контролирует оформление, согласование проектов документов, представляемых на подписание руководителю подразделения администрации города (по поручению руководителя).

1.4. Исполняет машинописное (компьютерное) изготовление документов и тиражирует документы по поручению руководителя подразделения администрации города.

1.5. Осуществляет регистрацию и хранение распорядительных документов подразделения администрации города.

1.6. Фиксирует даты поступления и даты согласования в листе согласования к проекту документа на бумажном носителе и в электронном виде в листе согласования ЭРКК проекта.

1.7. Документирует работу совещаний у руководителя подразделения администрации города (по поручению руководителя).

2.1. Получает в отделе делопроизводства управления по общим вопросам администрации города зарегистрированные документы, рассмотренные руководителями администрации города, адресованные подразделению; осуществляет прием по почте, телеграфу, факсу, электронной почте и производит первоначальную обработку корреспонденции, поступившей в подразделение.

2.2. Производит предварительное рассмотрение документов и организует своевременную подготовку поступающих документов для рассмотрения руководством.

2.3. Регистрирует поступающие, отправляемые и внутренние документы в установленном порядке.

2.4. Обеспечивает сканирование поступающих, отправляемых и внутренних документов, рассылку их по принадлежности в электронном виде, создание и ведение электронных хранилищ по регистрируемым документам.

2.5. Обеспечивает доставку документов исполнителям в соответствии с резолюцией руководителя.

2.6. Своевременно вносит в ЭРКК текст резолюции и изменения по прохождению документов.

2.7. Обеспечивает контроль за прохождением и исполнением документов в установленные сроки.

2.8. Осуществляет справочно-поисковую работу по регистрируемым документам.

2.9. Еженедельно обобщает и анализирует сведения о ходе и результатах исполнения документов, систематически информирует руководителя подразделения по указанным вопросам.

2.10. Принимает от специалистов подразделения проекты ответов на подпись руководителю подразделения либо на подпись руководству администрации, контролирует правильность оформления в соответствии с установленными требованиями, обеспечивает их редактирование (последнее - по поручению руководителя).

2.11. Оформляет в ЭРКК снятие с контроля подписанных руководителем ответов в установленном порядке.

2.12. Организует доставку отправляемой корреспонденции по назначению через почтовое отделение в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.

2.13. Осуществляет прием и отправку документов средствами факсимильной и электронной связи.

3.1. Осуществляет комплектование архива документами постоянного и временного хранения.

3.2. Проводит научно-техническую обработку документов, обеспечивает их сохранность, учет, подготовку и передачу на муниципальное хранение.

3.3. Ведет учет документов и проводит проверки наличия и состояния дел архива.

3.4. Составляет и ведет научно-справочный аппарат архива.

3.5. Исполняет запросы граждан и организаций, выдает в установленном порядке копии документов, консультирует организации и граждан по вопросам местонахождения документов.

3.6. Организует и проводит экспертизу ценности документов, обеспечивает работу экспертной комиссии.

3.7. Составляет сводную номенклатуру дел подразделения администрации города и представляет ее для согласования в установленном порядке.

3.8. Составляет и представляет на рассмотрение в установленном порядке годовые разделы сводной описи дел подразделения администрации города.

4.1. Участвует в подготовке созываемых руководителем совещаний и организует их техническое обслуживание.

4.2. Обеспечивает подписку на газеты и периодические издания для руководителя и специалистов подразделения администрации города, следит за поступлением периодических изданий и газет.

4.3. Организует (совместно со специалистом по компьютерному обеспечению) использование почтовой программы Outlook Express как средства безбумажного документооборота для обеспечения деятельности подразделения и взаимодействия с другими подразделениями администрации города.

4.4. Организует прием посетителей руководителем подразделения администрации города.

4.5. Организует телефонные переговоры руководителя подразделения администрации города.

4.6. Осуществляет заказ печатей и штампов, контролирует их применение и хранение в установленном порядке.

4.7. Обеспечивает ознакомление специалистов с нормативными, методическими и информационными документами по вопросам делопроизводства, поступившими в подразделение.

4.8. Консультирует специалистов подразделения по вопросам оформления проектов документов и организации работы с документами.

4.9. Изучает, обобщает и распространяет опыт организации работы с документами, осуществляет внедрение его в практику.

4.10. Определяет потребность, составляет заявку на канцелярские принадлежности.

4.11. Осуществляет контроль за состоянием ПЭВМ и другой организационной техники, организует их своевременный ремонт.

1.1. Бланк постановления администрации города с воспроизведением герба города Перми в полноцветном варианте.

1.2. Общий бланк с воспроизведением герба города Перми в черно-белом варианте.

1.3. Бланк письма с воспроизведением герба города Перми в полноцветном варианте:

1.4. Бланк письма с воспроизведением герба города Перми в черно-белом варианте:

2.1. Бланк распоряжения главы администрации города с воспроизведением герба города Перми в полноцветном варианте.

2.2. Бланк письма главы администрации города с воспроизведением герба города Перми в полноцветном варианте:

2.3. Бланк письма с воспроизведением герба города Перми в черно-белом варианте:

3.1. Бланк письма первого заместителя главы администрации города:

3.2. Бланк письма заместителя главы администрации города:

4.1. Бланк распоряжения руководителя аппарата администрации города с воспроизведением герба города Перми в черно-белом варианте (формат А4).

4.2. Бланк письма руководителя аппарата администрации города с воспроизведением герба города Перми в черно-белом варианте (формат А4, А5):

5.1. Бланк приказа функционального органа или функционального подразделения.

5.2. Бланк постановления территориального органа.

5.3. Бланк распоряжения главы территориального органа.

5.4. Общий бланк подразделения администрации города.

5.5. Бланк письма подразделения администрации города: