4. Порядок осуществления контроля исполнения документов, правовых актов и управленческих решений в подразделениях администрации города

4. Порядок осуществления контроля исполнения документов, правовых актов и управленческих решений в подразделениях администрации города

4.1. Порядок осуществления контроля исполнения документов, правовых актов и управленческих решений, поставленных на контроль главой администрации города:

4.1.1. Все поступившие из администрации города карточки контроля поручений и регистрационно-контрольные карточки (далее - карточки контроля) с оригиналами документов, копиями правовых актов и управленческих решений регистрируются в электронной базе внутренних документов корпоративной электронной системы документооборота "БИОНТ-СКД" подразделения и передаются руководителю подразделения для принятия решения о назначении исполнителя.

4.1.2. В соответствии с резолюцией руководителя подразделения карточка контроля с оригиналом документа либо копиями правового акта, управленческого решения передается исполнителю, при этом в электронной системе делается отметка о дате передачи, конкретном исполнителе и сроке исполнения.

4.1.3. С целью своевременного исполнения документов, правовых актов и управленческих решений целесообразно устанавливать срок их исполнения на 3 - 5 дней меньше, чем требуется по контрольной карточке.

4.1.4. Ответственный за контроль специалист заблаговременно напоминает исполнителю о приближении срока исполнения документа, правового акта или управленческого решения, необходимости подготовки информации об исполнении либо, в случае необходимости, подготовки мотивированной просьбы по изменению срока исполнения с изложением проделанной работы и объективных причин невозможности исполнения документа либо управленческого решения в установленные сроки.

4.1.5. Подготовленная исполнителем информация передается на рассмотрение начальнику подразделения. В случае согласия с представленной информацией начальник подразделения визирует представленную информацию.

4.1.6. Ответственный за контроль специалист проверяет подготовленную информацию на предмет соответствия ее содержания содержанию документа либо управленческого решения, наличия всех необходимых приложений и тому подобное, делает отметку в электронной системе и обеспечивает дальнейшее прохождение информации:

представляет на подписание (визирование) курирующему заместителю главы администрации города,

обеспечивает согласование с редактором (в случае подготовки информации за подписью главы администрации города),

передает в соответствующий отдел (сектор),

фиксирует в электронной базе весь процесс прохождения информации.

4.1.7. После снятия с контроля документа, правового акта либо управленческого решения ответственный за контроль делает отметку в электронной базе и подшивает копию информации и копию карточки контроля с отметкой об исполнении в дело согласно номенклатуре дел.

4.2. Порядок осуществления контроля исполнения распорядительных документов руководителя подразделения:

4.2.1. Управленческие решения руководителя подразделения регистрируются ответственным за контроль специалистом в электронной базе поручений корпоративной электронной системы документооборота "БИОНТ-СКД", на каждое поручение заводится карточка контроля подразделения.

4.2.2. Карточка контроля подразделения с копией управленческого решения руководителя подразделения передается исполнителю.

4.2.3. Исполнитель в установленные сроки информирует устно или письменно руководителя подразделения о ходе исполнения управленческого решения. Руководитель подразделения принимает решение о снятии с контроля либо продлении сроков исполнения управленческого решения и делает соответствующую отметку в карточке контроля подразделения.

4.2.4. На основании принятого руководителем подразделения решения ответственный за контроль специалист делает отметку в электронной базе, а в случае исполнения управленческого решения подшивает карточку контроля подразделения с отметкой об исполнении в дело согласно номенклатуре дел.