Постановление Администрации города Перми от 2 ноября 2006 г. N 2124 "Об организации контроля исполнения документов, правовых актов и поручений в администрации города Перми"

В целях дальнейшего совершенствования системы контроля исполнения документов, решений Пермской городской Думы, правовых актов и поручений в администрации города Перми постановляю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию об организации контроля исполнения документов, правовых актов и поручений в администрации города Перми (далее - Инструкция).

2. Руководителям функциональных и территориальных органов, функциональных подразделений администрации города Перми:

довести настоящую Инструкцию до сведения всех специалистов,

назначить ответственных за ведение контроля исполнения документов, правовых актов и поручений в подразделениях, предусмотрев указанные функции в должностных инструкциях специалистов,

привести в соответствие с настоящей Инструкцией установленный в подразделениях порядок организации контроля исполнения документов, правовых актов и поручений.

3. Установить персональную ответственность заместителей главы администрации города, руководителей функциональных и территориальных органов, функциональных подразделений администрации города Перми за своевременное, качественное и в полном объеме исполнение документов, правовых актов и поручений, состояние исполнительской дисциплины и организацию контроля в подразделениях.

4. Организационному отделу обеспечить:

еженедельное информирование заместителей главы администрации города и исполнителей о состоянии исполнительской дисциплины в подразделениях,

ежемесячное представление руководителю аппарата администрации города информации об исполнении документов, правовых актов и поручений в администрации города,

проведение в течение ноября 2006 года учебы ответственных за организацию и ведение контроля исполнения документов, правовых актов и поручений в подразделениях.

5. Установить, что Инструкция по организации делопроизводства и ведению архива в администрации города Перми, утвержденная постановлением Главы города от 30.12.2002 N 3838, и Инструкция по работе с устными и письменными обращениями граждан в администрации города Перми, утвержденная постановлением администрации города от 09.12.2004 N 3692, действуют в части, не противоречащей настоящему постановлению.

6. Признать утратившими силу постановления администрации города от 24.05.2005 N 1099 "Об организации контроля за исполнением правовых актов и поручений в администрации города", от 20.10.2005 N 2498 "О внесении изменений в Инструкцию об организации контроля за исполнением правовых актов и поручений в администрации города", утвержденную постановлением администрации города от 24.05.2005 N 1099".

7. Контроль за исполнением постановления возложить на руководителя аппарата администрации города Сайдакову Т.Н.

Глава Администрации города

А.Б. Кац

Инструкция
об организации контроля исполнения документов, правовых актов и поручений в администрации города Перми
(утв. постановлением Адмистрации города Перми от 2 ноября 2006 г. N 2124)

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция устанавливает единый и обязательный для всех подразделений администрации города порядок организации контроля исполнения документов, правовых актов органов исполнительной и законодательной власти Пермской области и Пермского края, администрации города Перми, главы администрации города Перми, решений Пермской городской Думы, поручений губернатора и председателя Правительства Пермского края, Главы города Перми, главы администрации города Перми.

1.2. Цель организации контроля - обеспечение эффективности и оперативности управления городским хозяйством.

1.3. Основная задача контроля - организация своевременного, качественного и в полном объеме исполнения управленческих решений, а также повышение исполнительской дисциплины и ответственности должностных лиц.

1.4. Организация контроля включает в себя:

постановку на контроль и учет поставленных на контроль правовых актов и поручений,

ведение контроля,

снятие с контроля,

анализ состояния исполнительской дисциплины и подготовку предложений по ее укреплению.

1.5. Контролю подлежат:

служебная корреспонденция (письма вышестоящих органов, организаций, учреждений и так далее, требующие ответа или принятия решения, далее - документы),

обращения граждан (заявления, жалобы, предложения, далее - документы),

правовые акты органов исполнительной и законодательной власти Пермской области и Пермского края, правовые акты администрации города Перми и главы администрации города Перми (далее - правовые акты),

решения Пермской городской Думы (далее - решения ПГД),

поручения губернатора и председателя Правительства Пермского края, Главы города Перми, главы администрации города Перми, содержащиеся в протоколах совещаний, проводимых указанными должностными лицами, прямые их поручения (далее - поручения).

1.6. Контроль исполнения документов, правовых актов и поручений в администрации города осуществляется посредством электронной системы документооборота.

1.7. Контроль исполнения документов, правовых актов и поручений в администрации города осуществляют:

за исполнением служебной корреспонденции - отдел делопроизводства управления по общим вопросам,

за исполнением обращений (заявлений, жалоб, предложений) граждан, поступивших в администрацию города - отдел по работе с обращениями граждан,

за исполнением решений Пермской городской Думы - сектор по взаимодействию с Пермской городской Думой,

за исполнением правовых актов органов исполнительной и законодательной власти Пермской области и Пермского края, правовых актов администрации города Перми и главы администрации города Перми, поручений губернатора и председателя Правительства Пермского края, Главы города Перми, главы администрации города Перми, содержащихся в протоколах совещаний, проводимых указанными должностными лицами, их прямых поручений - организационный отдел.

2. Распределение функций контроля исполнения документов, правовых актов и поручений

2.1. Глава администрации города осуществляет постановку на контроль и снятие с контроля документов, правовых актов и поручений.

2.2. Руководитель аппарата администрации города осуществляет общее руководство организацией контроля исполнения документов, решений ПГД, правовых актов и поручений в администрации города Перми.

2.3. Первый заместитель главы администрации города в рамках предоставленных ему полномочий по координации деятельности заместителей главы администрации города осуществляет постановку на контроль и снятие с контроля поручений по протоколам совещаний, проводимых им по поручению главы администрации города, а также по протоколам совещаний у главы администрации города, согласно которым на него возложен контроль за исполнением поручений главы администрации города.

2.4. Первый заместитель главы администрации города, заместители главы администрации города осуществляют постановку на контроль документов по направлениям деятельности курируемых подразделений, координируют деятельность курируемых подразделений администрации города по своевременному и качественному исполнению документов, решений ПГД, правовых актов и поручений, рассмотрение и визирование подготовленных исполнителями материалов и мотивированных просьб о снятии с контроля либо изменении сроков их исполнения.

2.5. Помощники заместителей главы администрации города осуществляют контроль за своевременным и качественным исполнением документов, решений ПГД, правовых актов и поручений в подразделениях администрации города, анализ содержания и оформления материалов по исполнению документов, решений ПГД, правовых актов и поручений с просьбами о снятии с контроля либо изменении сроков их исполнения, подготовку по ним заключений.

2.6. Руководители подразделений администрации города:

организуют исполнение документов, решений ПГД, правовых актов и поручений в подразделениях качественно, в полном объеме и в установленный срок,

устанавливают порядок и организуют контроль за исполнением приказов и внутренних документов в подразделении,

назначают ответственных специалистов за контроль в подразделениях администрации города,

контролируют состояние исполнительской дисциплины в подразделениях в целом,

вправе обратиться к руководителю аппарата администрации города с аргументированными предложениями о внесении изменений и дополнений в организацию исполнения конкретного документа.

2.7. Ответственные за контроль в подразделениях администрации города:

ведут учет контролируемых документов, решений ПГД, правовых актов и поручений,

оперативно доводят контролируемые документы, решения ПГД, правовые акты и поручения до сведения специалистов, ответственных за их исполнение, обеспечивают оперативное внесение в контрольные карточки сведений о ходе их исполнения,

напоминают исполнителям о подготовке информации, справок о ходе или исполнении документов, решений ПГД, правовых актов и поручений,

своевременно направляют (по принадлежности) в отдел делопроизводства управления по общим вопросам, отдел по работе с обращениями граждан, сектор по взаимодействию с Пермской городской Думой, организационный отдел информацию по исполнению документов, решений ПГД, правовых актов и поручений либо об изменении срока их исполнения,

проводят сверку по исполнению контролируемых документов, решений ПГД, правовых актов и поручений (по принадлежности) с отделом делопроизводства управления по общим вопросам, отделом по работе с обращениями граждан, сектором по взаимодействию с Пермской городской Думой, организационным отделом,

в случае истечения установленных сроков исполнения документов, решений ПГД, правовых актов и поручения незамедлительно информируют руководителя подразделения для принятия необходимых мер,

осуществляют контроль за исполнением приказов и внутренних документов в подразделении,

информируют руководителя подразделения о состоянии исполнительской дисциплины.

2.8. Отделы делопроизводства управления по общим вопросам, по работе с обращениями граждан, организационный, сектор по взаимодействию с Пермской городской Думой:

обеспечивают учет контролируемых документов, решений ПГД, правовых актов и поручений,

оказывают методическую и практическую помощь подразделениям администрации города,

еженедельно информируют заместителей главы администрации города, руководителя аппарата администрации города о состоянии исполнительской дисциплины в подразделениях администрации города по своим направлениям.

2.9. Организационный отдел ежемесячно готовит сводную информацию о состоянии исполнительской дисциплины в подразделениях администрации города для руководителя аппарата администрации города.

3. Исполнители и сроки исполнения

3.1. Указания по исполнению документов, решений ПГД, правовых актов и поручений даются главой администрации города (его заместителями) в форме резолюции, которая содержит фамилию и инициалы исполнителя, предписывает действие и устанавливает конкретные сроки исполнения.

3.2. Если в резолюции по исполнению правового акта или поручения предусматривается несколько исполнителей, ответственным исполнителем является должностное лицо, указанное в резолюции первым.

3.3. Ответственный исполнитель обеспечивает своевременное, полное и качественное исполнение контролируемых документов, решений ПГД, правовых актов либо поручений, осуществляет сбор, обработку и обобщение поступающей информации, подготовку информации (докладов, отчетов) о ходе и итогах их исполнения с просьбой о снятии с контроля или изменении сроков исполнения.

3.4. Контролируемая служебная корреспонденция исполняется в следующие сроки:

с указанием конкретной даты исполнения - в указанный срок,

без указания конкретной даты исполнения, имеющая отметку "срочно" - в течение 3 дней,

имеющие отметку "оперативно" - в течение 10 дней,

остальные - в срок, не более 30 дней,

по запросам депутатов Пермской городской Думы - в течение 3 рабочих дней,

по запросам, ходатайствам и иным обращениям уполномоченного по правам человека: по вопросам защиты прав и свобод человека - не позднее 15 дней,

по иным вопросам - в 30-дневный срок,

протесты прокурора - в течение 10 дней со дня получения,

представления прокурора - в течение 30 дней со дня поступления в администрацию города,

по обращениям граждан, поступившим в администрацию города:

в течение одного месяца со дня их регистрации, если не требуется дополнительного изучения и проверки - не более 15 дней,

при необходимости проведения дополнительного изучения и проверки срок рассмотрения может быть продлен не более чем на 1 месяц,

заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей по вопросам, не касающимся воинской службы - не позднее 7 дней со дня поступления, в случае дополнительной проверки срок может быть продлен до 15 дней,

правовые акты администрации города, касающиеся принятия объектов в муниципальную собственность - в течение 1 года, с промежуточным отчетом на имя главы администрации города - через 6 месяцев,

поручения по подготовке и проведению совещаний без указания срока - в течение 7 дней.

3.5. Правовые акты и поручения с пометкой "важно!" исполняются с особым вниманием в установленные сроки.

3.6. Срок исполнения контролируемых документов (кроме запросов депутатов), решений ПГД, правовых актов и поручений устанавливается в календарных днях.

3.7. Если установленный срок исполнения документов, решений ПГД, правовых актов и поручений приходится на выходные или праздничные дни, сроком их исполнения считается первый после выходных или праздничных дней рабочий день.

3.8. При наличии объективных причин допускается изменение срока исполнения поставленных на контроль документов, правовых актов и поручений.

3.9. Контроль исполнения документов, решений ПГД, правовых актов и поручений осуществляется путем проверки состояния дел на местах, представления отчетов, справок, других информационных материалов отчитывающимися подразделениями администрации города.

4. Постановка на контроль, ведение контроля и снятие с контроля служебной корреспонденции

4.1. Вся поступившая в администрацию города служебная корреспонденция, требующая ответа или принятия решения, после рассмотрения руководством администрации города ставится на контроль в отделе делопроизводства управления по общим вопросам.

4.2. Фамилия и инициалы исполнителей, срок исполнения, указанные в резолюции руководителей администрации города, фиксируются в регистрационно-контрольной карточке электронной системы документооборота.

4.3. На служебных документах, поставленных на контроль, в правом верхнем углу проставляется штамп "КОНТРОЛЬ", после чего служебный документ передается исполнителям.

4.4. При необходимости изменения срока исполнения служебного документа ответственный исполнитель не позднее чем за 3 дня до истечения установленного срока направляет мотивированную просьбу по изменению срока с изложением объективных причин невозможности исполнения документа в установленные сроки на имя должностного лица, установившего первоначальный срок исполнения.

4.5. На основании резолюции должностного лица измененный срок исполнения служебного документа заносится в регистрационно-контрольную карточку.

4.6. Обо всех случаях изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель своевременно информирует отдел делопроизводства управления по общим вопросам.

4.7. Документы снимаются с контроля только после полного решения поставленных в них вопросов. Промежуточный ответ не является основанием для признания документа исполненным.

4.8. Еженедельно отдел делопроизводства управления по общим вопросам:

готовит и рассылает в подразделения через помощников главы администрации города перечни документов, находящихся на контроле, срок исполнения которых истекает на предстоящей неделе,

докладывает руководителю аппарата администрации города о результатах контроля служебной корреспонденции в подразделениях администрации города.

4.9. Ежемесячно до 5-го числа месяца, следующего за отчетным, отдел делопроизводства управления по общим вопросам подводит итоги работы подразделений за прошедший месяц и передает данные в организационный отдел для формирования сводной информации о состоянии исполнительской дисциплины в подразделениях администрации города для руководителя аппарата администрации города.

5. Постановка на контроль, ведение контроля и снятие с контроля обращений граждан

5.1. Обращения (письма, жалобы, предложения) граждан выведены в отдельное делопроизводство и регистрируются в отделе по работе с обращениями граждан.

5.2. Все письменные обращения граждан в адрес главы администрации города, зарегистрированные в отделе по работе с обращениями граждан, ставятся на контроль, на них заводятся дело о разрешении обращения и в электронной системе документооборота регистрационно-контрольная карточка.

5.3. Дело с оригиналом обращения гражданина в день регистрации передается через помощника на рассмотрение главе администрации города либо его заместителям, в чьем ведении находится обозначенный в обращении вопрос.

5.4. После рассмотрения главой администрации города либо его заместителями, определения конкретного исполнителя и установления срока исполнения дело возвращается в отдел по работе с обращениями граждан, где производятся соответствующие отметки в регистрационно-контрольной карточке, и дело передается на исполнение.

5.5. Срок разрешения обращения исчисляется с даты регистрации в отделе по работе с обращениями граждан.

5.6. Срок разрешения обращения, в порядке исключения, может быть продлен должностным лицом, давшим поручение, на основании служебной записки, поступившей от ответственного исполнителя, с изложением объективных причин невозможности разрешения обращения в установленные сроки.

5.7. В соответствии с резолюцией измененный срок разрешения обращения заносится в регистрационно-контрольную карточку.

5.8. Обо всех случаях изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель своевременно информирует отдел по работе с обращениями граждан.

5.9. Обращения снимаются с контроля только после полного решения поставленных в них вопросов. Промежуточный ответ не является основанием для признания обращения исполненным.

5.10. Дела после снятия обращения с контроля хранятся в соответствии с установленными правилами хранения.

5.11. Еженедельно отдел по работе с обращениями граждан докладывает руководителю аппарата администрации города о результатах разрешения обращений подразделениями администрации города.

5.12. Ежемесячно до 5-го числа месяца, следующего за отчетным, отдел по работе с обращениями граждан подводит итоги работы подразделений за прошедший месяц и передает данные в организационный отдел для формирования сводной информации о состоянии исполнительской дисциплины в подразделениях администрации города для руководителя аппарата администрации города.

6. Постановка на контроль, ведение контроля и снятие с контроля решений Пермской городской Думы

6.1. Решения Пермской городской Думы, поступившие из отдела делопроизводства и контроля аппарата Пермской городской Думы, отдел делопроизводства управления по общим вопросам передает в сектор по взаимодействию с Пермской городской Думой.

6.2. Сектор по взаимодействию с Пермской городской Думой рассматривает поступившие решения, готовит проекты резолюций главы администрации города с определением конкретного исполнителя и срока исполнения и передает их на подписание главе администрации города.

6.3. После подписания проектов резолюций главой администрации города сектор по взаимодействию с Пермской городской Думой оформляет в электронном виде регистрационно-контрольные карточки и заводит контрольные дела на исполнение решений ПГД.

6.4. Контрольное дело включает:

копию решения Пермской городской Думы,

резолюцию главы администрации города с определением исполнителя и срока исполнения решения,

план мероприятий по реализации решения (при необходимости),

справки, информации исполнителей и другие материалы, отражающие ход исполнения решения,

итоговую информацию о результатах исполнения решения.

6.5. Регистрационно-контрольная карточка на бумажном носителе вместе с копиями решения и резолюции передается исполнителю.

6.6. Для снятия с контроля или продления срока исполнения решения ПГД ответственный исполнитель готовит аргументированную информацию об исполнении либо мотивированную просьбу о переносе срока исполнения на имя Главы города за подписью главы администрации города.

Содержание информации должно быть кратким, не допускающим различного толкования, с указанием конкретных действий и определением конкретных результатов исполнения.

Согласованная с курирующим заместителем главы администрации города информация передается в сектор по взаимодействию с Пермской городской Думой.

6.7. Ежемесячно до 5-го числа месяца, следующего за отчетным, сектор по взаимодействию с Пермской городской Думой подводит итоги работы подразделений за прошедший месяц и передает данные в организационный отдел для формирования сводной информации о состоянии исполнительской дисциплины в подразделениях администрации города для руководителя аппарата администрации города.

7. Постановка на контроль, ведение контроля и снятие с контроля правовых актов

7.1. Правовые акты органов законодательной и исполнительной власти Пермской области и Пермского края, полученные из управления документационного обеспечения аппарата Правительства Пермского края и управления документационного обеспечения и кадров Законодательного собрания Пермской области (Пермского края), отдел делопроизводства управления по общим вопросам незамедлительно передает в организационный отдел.

7.2. Постановления администрации города и распоряжения главы администрации города управление по общим вопросам передает в организационный отдел на бумажном носителе.

7.3. Организационный отдел рассматривает поступившие правовые акты, готовит проекты резолюций по их исполнению и передает на подписание главе администрации города.

7.4. После подписания проектов резолюций главой администрации города организационный отдел оформляет в электронном виде регистрационно-контрольные карточки (РКК) и формирует контрольные дела на исполнение правовых актов органов законодательной и исполнительной власти Пермской области и Пермского края, постановлений администрации города и распоряжений главы администрации города.

7.5. Регистрационно-контрольные карточки вместе с копией правового акта, поставленного на контроль, передаются исполнителям через отдел делопроизводства управления по общим вопросам.

7.6. Контрольное дело включает:

копию контролируемого правового акта,

справки, информации исполнителей и другие материалы, отражающие ход исполнения документа,

итоговую информацию о результатах исполнения.

7.7. Снятие правовых актов с контроля осуществляется главой администрации города только после их исполнения.

7.8. Для снятия с контроля либо продления сроков исполнения правовых актов органов законодательной и исполнительной власти Пермской области и Пермского края ответственный исполнитель готовит аргументированную информацию об исполнении либо мотивированную просьбу о продлении срока исполнения в адрес указанных органов власти за подписью главы администрации города.

Содержание информации должно быть кратким, не допускающим различного толкования, с указанием конкретных действий и определением конкретных результатов исполнения.

Согласованная с курирующим заместителем главы администрации города информация незамедлительно передается по принадлежности: в управление документационного обеспечения и кадров Законодательного собрания Пермской области (Пермского края) либо в управление делопроизводства аппарата Правительства Пермского края.

7.9. Для снятия с контроля постановлений администрации города, распоряжений главы администрации города либо продления сроков их исполнения ответственный исполнитель готовит соответствующую информацию на имя главы администрации города за подписью курирующего заместителя главы администрации города и направляет ее в организационный отдел.

7.10. На основании соответствующей резолюции главы администрации города организационный отдел снимает правовой акт с контроля либо изменяет срок его исполнения, при этом вносит соответствующие отметки в РКК.

7.11. Организационный отдел ежемесячно до 5-го числа месяца, следующего за отчетным, подводит итоги работы подразделений администрации города по исполнению правовых актов за прошедший месяц.

7.12. Контрольные дела после снятия правового акта с контроля хранятся в соответствии с установленными правилами хранения.

8. Постановка на контроль, ведение контроля и снятие с контроля поручений

8.1. Поступившие в управление по общим вопросам администрации города от губернатора и председателя Правительства Пермского края, Главы города Перми протоколы совещаний незамедлительно передаются в организационный отдел.

8.2. Организационный отдел в случае, если поступившие протоколы содержат поручения в адрес администрации города, готовит проекты резолюций главы администрации города с указанием исполнителя и срока исполнения конкретного пункта протокола.

После рассмотрения главой администрации города протокол с подписанной резолюцией возвращается в организационный отдел для постановки на контроль.

8.3. Поручения главы администрации города, зафиксированные в протоколах проводимых им совещаний, прямые поручения ставятся на контроль незамедлительно.

8.4. На все поручения, поставленные на контроль, организационный отдел заполняет в электронном виде карточки контроля поручений (ККП).

8.5. Карточки контроля поручений вместе с копиями протокола и резолюции главы администрации города или приложением документов прямого поручения, если таковые имеются, через отдел делопроизводства управления по общим вопросам передаются исполнителям, которые обеспечивают исполнение поручения в установленные сроки.

8.6. Снятие поручений с контроля осуществляется только после их исполнения, а также в случаях, предусмотренных настоящей Инструкцией.

8.7. Решение о снятии поручений с контроля, продлении сроков их исполнения принимает глава администрации города.

8.8. Организационный отдел вправе снять поручение с контроля, если по данному поручению был принят соответствующий правовой акт, подготовлено письмо, представлен протокол совещания, если поручение касалось подготовки и проведения совещания.

8.9. Для снятия с контроля либо продления срока исполнения поручения главы администрации города ответственный исполнитель готовит подробную информацию об исполнении поручения или мотивированную просьбу в адрес главы администрации города о продлении установленного срока за подписью курирующего заместителя главы администрации города и передает ее в организационный отдел.

8.10. Для снятия с контроля либо продления срока исполнения поручений губернатора и председателя Правительства Пермского края, Главы города ответственный исполнитель готовит подробную информацию соответственно в адрес губернатора, председателя Правительства Пермского края либо Главы города о выполнении поручений либо мотивированную просьбу о переносе срока исполнения за подписью главы администрации города.

Ответственный исполнитель должен в обязательном порядке согласовать информацию с курирующим заместителем главы администрации города и направить ее на подписание главе администрации города через организационный отдел.

8.11. В случае если по итогам рассмотрения информации об исполнении контролируемого поручения главой администрации города принято решение о существенном изменении содержания поручения при одновременном изменении исполнителя, организационный отдел может оформить новую карточку контроля поручений с одновременным снятием с контроля предыдущей.

8.12. Организационный отдел:

еженедельно рассылает заместителям главы администрации города и исполнителям информацию о неисполненных поручениях и напоминания об исполнении документов, срок которых истекает на предстоящей неделе,

докладывает руководителю аппарата о результатах контроля поручений в подразделениях администрации города,

ежемесячно до 5-го числа месяца, следующего за отчетным, подводит итоги работы подразделений администрации по исполнению поручений за прошедший месяц,

ежемесячно до 7-го числа месяца, следующего за отчетным, готовит сводную информацию о состоянии исполнительской дисциплины в подразделениях администрации города для руководителя аппарата администрации города.

8.13. Подлинники протоколов совещаний при главе администрации города находятся на оперативном хранении в организационном отделе 2 года с последующей передачей на постоянное хранение в архив.

8.14. Контрольные карточки поручений с информацией о ходе их выполнения хранятся в соответствии с установленными правилами хранения.

9. Заключительные положения

9.1. Руководители и специалисты подразделений администрации города несут персональную ответственность за соблюдение настоящей Инструкции.

9.2. За неисполнение или ненадлежащее исполнение документов, решений ПГД, правовых актов и поручений, поставленных на контроль, нарушение установленных сроков исполнения к руководителям и специалистам подразделений администрации города могут быть применены меры воздействия, предусмотренные законодательством.