Постановление Администрации города Перми от 24 ноября 2006 г. N 2320 "Об управлении по общим вопросам администрации города"

На основании решения Пермской городской Думы от 29.06.2006 N 128 "О структуре администрации города Перми" постановляю:

1. Утвердить прилагаемое Положение об управлении по общим вопросам администрации города Перми.

2. Признать утратившим силу постановление администрации города от 25.02.2004 N 450 "О создании управления по общим вопросам администрации города".

3. Ввести в действие данное постановление с 01.12.2006.

4. Контроль за исполнением постановления возложить на руководителя аппарата администрации города Сайдакову Т.Н.

Глава Администрации города

А.Б. Кац

Положение
об управлении по общим вопросам администрации города Перми
(утв. постановлением Администрации города Перми от 24 ноября 2006 г. N 2320)

1. Общие положения

1.1. Управление по общим вопросам администрации города Перми (далее - Управление) является функциональным подразделением администрации города, входящим в состав аппарата администрации города (на правах самостоятельного подразделения администрации города), осуществляющим документационное обеспечение деятельности главы администрации города, заместителей главы администрации города, руководителя аппарата администрации города.

1.2. Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства России, Уставом города Перми, нормативными правовыми актами Пермской области и Пермского края, нормативными правовыми актами города, нормативными и методическими документами по вопросам информационного и документационного обеспечения деятельности управления, настоящим Положением.

1.3. Управление в своей деятельности подотчетно главе администрации города и находится в оперативном подчинении руководителя аппарата администрации города.

1.4. Структура и штатное расписание Управления утверждаются главой администрации города в установленном порядке по представлению руководителя аппарата администрации города.

1.5. Управление возглавляет начальник.

1.6. Работники Управления являются муниципальными служащими, на которых распространяется действие Положения о муниципальной службе в городе Перми, утвержденного решением Пермской городской Думы от 19.11.96 N 115 (в ред. от 31.10.2000). В целях технического обеспечения деятельности Управления в штатном расписании могут быть предусмотрены должности, не отнесенные к муниципальным должностям муниципальной службы.

1.7. Управление имеет гербовую печать администрации города, печать аппарата администрации города, штампы, круглые печати и бланки с полным наименованием Управления.

2. Цели и задачи

2.1. Основной целью деятельности Управления является организация работы с официальными документами в администрации города, документационное обеспечение деятельности руководства администрации города на основе комплексного и системного подходов, технологическое и методологическое совершенствование делопроизводственных процессов в соответствии с государственными стандартами, нормативными и методическими документами.

2.2. Для достижения поставленной цели Управление решает следующие задачи:

2.2.1. организация и реализация делопроизводственных процессов на всех стадиях жизненного цикла документов, организация взаимодействия функциональных и территориальных органов, функциональных подразделений администрации города в вопросах подготовки, создания и оформления управленческих решений;

2.2.2. координация действий функциональных подразделений администрации города по осуществлению контроля за прохождением служебных документов, их рассмотрением, исполнением в установленные сроки, подготовке информационно-справочных, аналитических материалов и предложений по результатам анализа;

2.2.3. внедрение в процессы управления документацией новых информационных технологий, подготовка предложений по электронному управлению документами в администрации города, интеграции делопроизводственных процессов в единую электронную систему информационных ресурсов;

2.2.4. оказание практической и методической помощи в вопросах документационного обеспечения и сохранности документов в соответствии с действующим законодательством и нормативно-методической базой органов местного самоуправления;

2.2.5. подготовка к передаче в муниципальное учреждение "Архив города Перми" на муниципальное хранение документов Архивного фонда Пермского края, образующихся в деятельности подразделений-источников комплектования архива, организация работы архива администрации города в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций;

2.2.6. взаимодействие с референтами (помощниками) руководителей администрации города в части, касающейся работы со служебными, организационно-распорядительными документами и обеспечения контроля за прохождением документов в подразделениях, курируемых заместителями главы администрации города;

2.2.7. организационное обеспечение деятельности приемных руководителей администрации города;

2.2.8. организационно-техническое обеспечение деятельности аппарата администрации города.

3. Функции

Управление в соответствии с возложенными на него задачами выполняет следующие функции:

3.1. По организации и реализации делопроизводственных процессов на всех стадиях жизненного цикла документов, взаимодействию функциональных подразделений администрации города в вопросах подготовки, создания и оформления управленческих решений:

3.1.1. в установленном порядке обеспечивает организацию документооборота в администрации города, документирование управленческой деятельности и организацию документов в делопроизводстве, обеспечивает оперативное хранение документов, последующее их уничтожение или передачу в архив;

3.1.2. осуществляет редактирование проектов, в том числе служебных писем, подписываемых главой администрации города, правовых актов города в соответствии с утвержденным порядком. Осуществляет ведение электронной картотеки (электронного хранилища) правовых актов администрации города;

3.1.3. оформляет и подготавливает к подписанию проекты правовых актов администрации города в установленном порядке;

3.1.4. осуществляет регистрацию и хранение правовых актов администрации города, договоров и соглашений, заключаемых от имени администрации города;

3.1.5. формирует Сборник нормативных правовых актов города;

3.1.6. осуществляет контроль за подготовкой функциональными и территориальными органами и функциональными подразделениями администрации города документов на награждение Благодарственным письмом главы администрации города, оформляет благодарственные письма главы администрации города в установленном порядке.

3.2. По координации действий функциональных подразделений администрации города по осуществлению контроля за прохождением служебных документов, их рассмотрением, исполнением в установленные сроки, подготовке информационно-справочных, аналитических материалов и предложений по результатам анализа:

3.2.1. обеспечивает организацию своевременного и квалифицированного прохождения и рассмотрения служебных документов в соответствии с законодательством в установленном порядке. Координирует действия делопроизводственных служб функциональных и территориальных органов и функциональных подразделений администрации города по этим вопросам;

3.2.2. осуществляет повседневный контроль за исполнением служебных документов с помощью электронной системы документооборота;

3.2.3. еженедельно, ежемесячно, ежеквартально и по мере необходимости обобщает и анализирует сведения об объеме документооборота, ходе и результатах рассмотрения и исполнения документов, подготавливает аналитические справки, обзоры по результатам рассмотрения и представляет руководителю аппарата администрации города;

3.2.4. разрабатывает предложения по оптимизации и сокращению объема документооборота в администрации города;

3.2.5. оказывает методическую помощь функциональным и территориальным органам и функциональным подразделениям администрации города по совершенствованию методов контроля за своевременным прохождением и рассмотрением служебных документов в администрации города;

3.2.6. инициирует рассмотрение вопросов о нарушении сроков исполнения служебных документов, ответственности руководителей функциональных подразделений администрации города за состояние исполнительской дисциплины с предложением мер о привлечении к дисциплинарной ответственности;

3.3. По внедрению в процессы управления документацией новых информационных технологий, подготовке предложений по электронному управлению документами в администрации города, интеграции делопроизводственных процессов в единую электронную корпоративную систему информационных ресурсов:

3.3.1. осуществляет организационное и методическое обеспечение процессов разработки и внедрения автоматизированных технологий создания, обработки документов и работы с ними;

3.3.2. разрабатывает информационно-поисковые системы по документам, контролирует порядок формирования информационных массивов, осуществляет справочно-поисковую работу по регистрируемым документам;

3.3.3. в программе электронного документооборота ежедневно формирует реестр проектов правовых актов, передаваемых на подпись главе администрации города, осуществляет электронную рассылку изданных правовых актов;

3.3.4. обеспечивает сканирование входящих, исходящих, внутренних документов, рассылку их по принадлежности в электронном виде, создание и ведение электронных архивов по регистрируемым документам;

3.3.5. ежедневно осуществляет ввод текстов распорядительных документов в электронную базу данных, в постоянном режиме выверяет базу данных, своевременно проводит актуализацию базы данных правовых актов администрации города с учетом внесенных изменений и дополнений в соответствии с изданными правовыми актами администрации и главы администрации города. Своевременно выверяет электронную базу правовых актов города системы "Консультант Плюс";

3.3.6. в установленном порядке ежемесячно направляет перечни изданных правовых актов администрации города в ЦПС службы специальной связи и информации при Федеральной службе охраны Российской Федерации в Пермской области, прокуратуру Пермского края;

3.3.7. осуществляет администрирование баз данных электронного документооборота (редактирование справочников программы, индивидуальную настройку прав для групп пользователей, исполнителей);

3.3.8. в установленном порядке вносит предложения по совершенствованию электронного документооборота, в том числе - по интеграции системы электронного документооборота с другими прикладными системами администрации города.

3.4. По оказанию информационно-методической и практической помощи в вопросах документационного обеспечения управления, сохранности документов в соответствии с действующим законодательством и нормативно-методической базой органов местного самоуправления:

3.4.1. разрабатывает практические и методические пособия, проекты нормативных правовых актов администрации города по вопросам документирования управленческой деятельности, организации документооборота и дел в делопроизводстве на основе действующего законодательства;

3.4.2. в установленном порядке вносит предложения по совершенствованию форм и методов документационного обеспечения управления;

3.4.3. ежеквартально проводит тематические семинарские занятия, внедряет новые обучающие формы для специалистов, ответственных за делопроизводство и ведение архива в функциональных и территориальных органах и функциональных подразделениях администрации города;

3.4.4. разрабатывает и внедряет бланки документов, контролирует их изготовление и использование строго по назначению, разрабатывает Табель документов, разрешенных для применения в администрации города, и Альбом унифицированных форм документов;

3.4.5. согласовывает образцы печатей и штампов, осуществляет контроль за их применением в функциональных и территориальных органах и функциональных подразделениях администрации города;

3.4.6. ежеквартально готовит обзоры периодических изданий по документационному обеспечению управления;

3.4.7. оказывает консультативную, методическую помощь специалистам функциональных и территориальных органов и функциональных подразделений администрации города по вопросам оформления служебных документов и ведению архива;

3.4.8. проводит проверки состояния делопроизводства и организации архива в функциональных подразделениях администрации города.

3.5. По подготовке к передаче на муниципальное хранение документов Архивного фонда Пермского края, образующихся в деятельности подразделений-источников комплектования архива, организации работы архива администрации города в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций:

3.5.1. осуществляет комплектование архива администрации города документами постоянного и временного хранения. Проводит научно-техническую обработку документов, обеспечивает их сохранность, учет, подготовку и передачу на муниципальное хранение в соответствии с Положением об архиве администрации города;

3.5.2. ведет учет документов и проводит проверки наличия и состояния дел архива администрации города, выявляет особо ценные документы, составляет и ведет научно-справочный аппарат архива;

3.5.3. исполняет запросы граждан и организаций, выдает в установленном порядке копии документов и архивные справки, консультирует организации и отдельных лиц по вопросам местонахождения документов. Ведет учет использования документов;

3.5.4. организует и проводит экспертизу ценности документов, обеспечивает работу экспертной комиссии по определению ценности документов администрации города;

3.5.5. осуществляет контроль за формированием и правильным оформлением функциональными и территориальными органами и функциональными подразделениями администрации города дел, подлежащих передаче на муниципальное хранение;

3.5.6. составляет проект сводной номенклатуры дел администрации города, представляет на утверждение руководителю аппарата администрации города, контролирует исполнение закрепленной в номенклатуре схемы систематизации дел в функциональных и территориальных органах и функциональных подразделениях администрации города;

3.5.7. составляет и представляет на рассмотрение экспертно-проверочной методической комиссии комитета по делам архивов Пермского края годовых разделов сводной описи дел объединенного фонда администрации города;

3.5.8. ежегодно представляет в муниципальное учреждение "Архив города Перми" сведения о состоянии и объеме фондов, хранящихся в архиве.

3.6. По взаимодействию с помощниками (референтами) руководителей администрации города в части, касающейся работы со служебными, организационно-распорядительными документами и обеспечения контроля за прохождением документов в подразделениях, курируемых заместителями главы администрации города:

3.6.1. с помощью электронной системы документооборота в постоянном режиме информирует помощников об уровне исполнительской дисциплины по служебным документам в функциональных и территориальных органах и функциональных подразделениях администрации города, курируемых заместителями главы администрации города;

3.6.2. организует использование почтовой программы Outlook Express как средства безбумажного документооборота для обеспечения деятельности руководителей администрации города;

3.6.3. организует взаимодействие специалистов приемных с помощниками главы администрации и заместителей главы администрации города.

3.7. По организационному обеспечению деятельности приемных руководителей администрации города:

3.7.1. обеспечивает деятельность приемной главы администрации города, приемных заместителей главы администрации города;

3.7.2. обеспечивает деятельность группы дежурных специалистов приемной главы администрации города во внерабочее время, выходные и праздничные дни;

3.7.3. контролирует наличие в приемной главы администрации города графиков дежурств заместителей главы администрации города, руководителей функциональных и территориальных органов и функциональных подразделений администрации города в выходные и праздничные дни, наличие списков домашних и мобильных телефонов для обеспечения оперативной связи с руководителями администрации города.

3.8. По организационно-техническому обеспечению деятельности аппарата администрации города:

3.8.1. организует доставку корреспонденции по назначению через почтовое отделение в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи;

3.8.2. осуществляет прием и отправку документов средствами факсимильной и электронной связи в установленном порядке;

3.8.3. исполняет машинописное (компьютерное) изготовление документов главы администрации города и его заместителей, руководителя аппарата администрации города;

3.8.4. осуществляет копирование и оперативное размножение (тиражирование) документов функциональных подразделений администрации города;

3.8.5. оказывает организационно-методическую помощь в работе совета ветеранов администрации города;

3.8.6. контролирует прохождение и подготовку необходимых документов в администрации города о присвоении звания "Почетный гражданин города Перми". Осуществляет текущую работу с Почетными гражданами города Перми в установленном порядке;

3.8.7. обеспечивает подписку на газеты (периодические издания) для главы администрации города, заместителей главы администрации, руководителя аппарата администрации города и функциональных подразделений администрации города;

3.8.8. ведет учет командировочных удостоверений, подписанных главой администрации города и руководителем аппарата администрации города;

3.8.9. подготавливает и ежемесячно обновляет телефонный справочник администрации города Перми в электронном виде и на бумажном носителе, направляет его в функциональные и территориальные органы и функциональные подразделения администрации города, заинтересованным организациям;

3.8.10. ведет табель использования рабочего времени руководителей администрации города и работников функциональных подразделений администрации города.

4. Права и обязанности

4.1. Управление имеет право:

4.1.1. запрашивать и получать от работников функциональных подразделений администрации города, муниципальных учреждений документы и информацию, связанные с осуществлением возложенных на Управление задач;

4.1.2. взаимодействовать в пределах компетенции и установленных настоящим Положением полномочий с аппаратом Законодательного Собрания Пермской области, администрацией и Правительством Пермского края, аппаратом Пермской городской Думы;

4.1.3. осуществлять контроль, организовывать и проводить проверки исполнения служебных документов, состояния делопроизводства и архива в соответствии с требованиями действующего законодательства в органах и подразделениях администрации;

4.1.4. контролировать в функциональных и территориальных органах и функциональных подразделениях администрации города соблюдение установленного порядка подготовки и оформления документов. Возвращать исполнителям проекты документов для доработки в случаях нарушения установленных правил;

4.1.5. определять задачи информационно-документационного обеспечения деятельности главы администрации города, привлекать специалистов органов и подразделений администрации города к участию в создании и внедрении автоматизированной подготовки документов и работы с ними;

4.1.6. вносить и согласовывать проекты нормативных актов, программ, планов по вопросам, входящим в компетенцию Управления;

4.1.7. инициировать и организовывать в рамках компетенции Управления проведение совещаний, семинаров, консультаций в функциональных и территориальных органах и функциональных подразделениях администрации города, проводить инструктаж работников подразделений администрации;

4.1.8. принимать участие в заседаниях, совещаниях, проводимых руководством администрации города, руководителями органов и подразделений администрации города, другими органами и организациями по вопросам, относящимся к компетенции Управления;

4.1.9. в установленном порядке вносить предложения о совершенствовании работы Управления, поощрении или наказании работников Управления и работников, ответственных за работу со служебной документацией в функциональных и территориальных органах и функциональных подразделениях администрации города.

4.2. Управление обязано:

4.2.1. обеспечивать выполнение задач и функций, установленных настоящим Положением;

4.2.2. осуществлять свою деятельность на основе текущих и перспективных планов администрации города и Управления;

4.2.3. своевременно представлять в установленном порядке отчеты и иные сведения о деятельности Управления;

4.2.4. осуществлять координацию деятельности функциональных и территориальных органов и функциональных подразделений администрации города по вопросам, относящимся к компетенции Управления;

4.2.5. руководствоваться в своей деятельности действующим законодательством Российской Федерации;

4.2.6. повышать профессиональный уровень работников Управления.

5. Руководство

5.1. Управление возглавляет начальник, который назначается и освобождается от должности главой администрации города по представлению руководителя аппарата администрации города.

5.2. На должность начальника Управления назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование по специальностям государственного муниципального управления либо по специализации муниципальных должностей муниципальной службы, или высшее образование по гуманитарно-социальным специальностям, стаж муниципальной службы на ведущих муниципальных должностях не менее двух лет или стаж работы по специальности не менее трех лет.

5.3. Начальник Управления имеет заместителя, который назначается на должность и освобождается от должности главой администрации города по представлению руководителя аппарата администрации города.

5.4. Другие работники Управления назначаются на должность и освобождаются от должности распорядительным актом руководителя аппарата администрации города по представлению начальника Управления.

5.5. Начальник Управления осуществляет руководство на принципах единоначалия и персональной ответственности в соответствии с настоящим Положением.

5.6. Начальник Управления:

5.6.1. вносит предложения руководителю аппарата администрации города о поощрении работников Управления, применении к ним мер дисциплинарного воздействия;

5.6.2. согласовывает должностные инструкции работников Управления в установленном порядке;

5.6.3. утверждает положения о структурных подразделениях Управления;

5.6.4. принимает решения по вопросам, отнесенным к сфере деятельности Управления, визирует проекты документов, осуществляет переписку в рамках установленной компетенции по вопросам деятельности Управления;

5.6.5. осуществляет иные действия от имени Управления, организуя его взаимодействие с функциональными подразделениями администрации города, аппаратом Пермской городской Думы, предприятиями и организациями города по вопросам компетенции Управления;

5.6.6. согласовывает назначение на должность начальников общих отделов, специалистов-делопроизводителей подразделений администрации города.

6. Взаимоотношения

Управление в процессе осуществления своих функций взаимодействует:

6.1. С подразделениями администрации города по вопросам компетенции Управления, в том числе с:

правовым управлением по вопросам применения действующего законодательства,

отделом по вопросам муниципальной службы и кадров по вопросам подбора и расстановки кадров, формирования кадрового резерва для назначения на муниципальные должности муниципальной службы работников Управления, их обучения, подготовки и переподготовки, повышения квалификации,

хозяйственным управлением администрации города по вопросам хозяйственного обслуживания, материально-технического и транспортного обеспечения деятельности Управления,

департаментом экономики, промышленности и предпринимательства по вопросам электронного управления документами.

6.2. С представительными и исполнительными органами Пермского края и города Перми по вопросам, относящимся к компетенции Управления.

6.3. С организациями, предприятиями, учреждениями города Перми по вопросам, относящимся к компетенции Управления.

6.4. С ЦПС службы специальной связи и информации при Федеральной службе охраны Российской Федерации в Пермской области, справочно-правовыми системами города Перми по созданию эталонной базы нормативно-правовых актов администрации города.

7. Ответственность

7.1. Начальник Управления несет персональную ответственность в соответствии с действующим законодательством за несвоевременное или некачественное исполнение возложенных на Управление обязанностей, действие или бездействие, ведущие к нарушению прав и законных интересов граждан.

7.2. Работники Управления несут ответственность в соответствии с действующим законодательством в рамках своих должностных обязанностей.

8. Материально-техническое обеспечение деятельности

Материально-техническое обеспечение деятельности Управления осуществляют соответствующие подразделения администрации города.

9. Реорганизация и ликвидация

Реорганизация и ликвидация Управления производится в установленном законом порядке.