Приложение

Приложение
к постановлению администрации
города Перми
от 23 апреля 2010 г. N 206

Положение
об управлении по общим вопросам администрации города Перми

I. Общие положения

1.1. Управление по общим вопросам администрации города Перми (далее - Управление) является функциональным подразделением администрации города Перми, входящим в состав аппарата администрации города Перми (на правах самостоятельного подразделения администрации города), осуществляющим документационное обеспечение деятельности главы администрации города Перми, заместителей главы администрации города Перми, руководителя аппарата администрации города Перми.

1.2. Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства России, Уставом города Перми, нормативными правовыми актами Пермского края (области), нормативными правовыми актами города, нормативными и методическими документами по вопросам информационного и документационного обеспечения деятельности управления, настоящим Положением.

1.3. Управление в своей деятельности подотчетно главе администрации города Перми и находится в оперативном подчинении руководителя аппарата администрации города Перми.

1.4. Структура и штатное расписание Управления утверждаются главой администрации города Перми в установленном порядке по представлению руководителя аппарата администрации города Перми.

1.5. Управление возглавляет начальник.

1.6. Работники Управления являются муниципальными служащими, на которых распространяется действие законодательства о труде и муниципальной службе. В целях технического обеспечения деятельности Управления в штатном расписании могут быть предусмотрены должности, не отнесенные к должностям муниципальной службы.

1.7. Управление имеет гербовую печать администрации города Перми, печати, штампы и бланки установленного образца.

II. Цели и задачи

2.1. Основной целью деятельности Управления является организация работы с официальными документами в администрации города Перми, документационное обеспечение деятельности руководства администрации города Перми на основе комплексного и системного подходов, технологическое и методологическое совершенствование делопроизводственных процессов в соответствии с государственными стандартами, нормативными и методическими документами.

2.2. Для достижения поставленной цели Управление решает следующие задачи:

2.2.1. организация и реализация делопроизводственных процессов на всех стадиях жизненного цикла документов, организация взаимодействия функциональных и территориальных органов, функциональных подразделений администрации города Перми по вопросам подготовки, создания и оформления управленческих решений;

2.2.2. координация действий функциональных и территориальных органов, функциональных подразделений администрации города Перми по осуществлению контроля за прохождением служебных документов, их рассмотрением, исполнением в установленные сроки, подготовка информационно-справочных, аналитических материалов и предложений по результатам мониторинга прохождения, рассмотрения и исполнения служебных документов в администрации города Перми;

2.2.3. организационное обеспечение внедрения информационных технологий в процессы управления документацией, подготовка предложений по внедрению электронных систем документационного обеспечения управления;

2.2.4. оказание практической и методической помощи в вопросах документационного обеспечения и сохранности документов в соответствии с государственными стандартами, нормативными и методическими документами органов местного самоуправления;

2.2.5. организация работы архива администрации города Перми, подготовка к передаче на муниципальное хранение документов Архивного фонда Пермского края, образующихся в деятельности функциональных подразделений - источников комплектования архива администрации города Перми;

2.2.6. организационное и техническое обеспечение деятельности приемных руководителей администрации города Перми и аппарата администрации города Перми.

III. Функции

Управление в соответствии с возложенными на него задачами выполняет следующие функции:

3.1. По организации и реализации делопроизводственных процессов на всех стадиях жизненного цикла документов, организации взаимодействия функциональных и территориальных органов, функциональных подразделений администрации города Перми по вопросам подготовки, создания и оформления управленческих решений:

3.1.1. обеспечивает организацию документооборота в администрации города Перми, взаимодействие функциональных и территориальных органов, функциональных подразделений администрации города Перми по оформлению управленческих решений;

3.1.2. осуществляет редактирование проектов правовых актов администрации города Перми, служебных писем, подписываемых главой администрации города Перми, в соответствии с утвержденным порядком;

3.1.3. корректирует, оформляет и подготавливает к подписанию проекты правовых актов администрации города Перми, служебных писем, подписываемых главой администрации города Перми, в установленном порядке;

3.1.4. осуществляет регистрацию и хранение правовых актов администрации города Перми, договоров, соглашений и контрактов, заключаемых от имени администрации города Перми;

3.1.5. доводит до сведения заинтересованных лиц правовые акты администрации города Перми, исполняет индивидуально-правовые запросы юридических и физических лиц в установленном порядке;

3.1.6. осуществляет ведение электронной картотеки (электронного хранилища) правовых актов администрации города Перми;

3.1.7. осуществляет мониторинг качества подготовки, согласования и оформления проектов правовых актов и служебных писем в администрации города Перми;

3.1.8. организует разработку и внедрение бланков документов, формирует электронный Альбом бланков документов, разрешенных для применения в администрации города Перми, контролирует использование бланков строго по назначению;

3.1.9. комплектует раздел нормативных правовых актов администрации города для включения в Регистр муниципальных нормативных правовых актов Пермского края;

3.1.10. формирует выпуски печатного средства массовой информации "Официальный бюллетень органов местного самоуправления муниципального образования город Пермь" в установленном порядке.

3.2. По координации действий функциональных и территориальных органов, функциональных подразделений администрации города Перми по осуществлению контроля за прохождением служебных документов, их рассмотрением, исполнением в установленные сроки, подготовке информационно-справочных, аналитических материалов и предложений по результатам мониторинга прохождения служебных документов в администрации города Перми:

3.2.1. обеспечивает организацию своевременного и квалифицированного прохождения и рассмотрения служебных документов в установленном порядке. Координирует действия делопроизводственных служб функциональных и территориальных органов, функциональных подразделений администрации города Перми по этим вопросам;

3.2.2. осуществляет контроль за исполнением служебных документов посредством электронной системы документооборота;

3.2.3. еженедельно, ежемесячно, ежеквартально и по мере необходимости обобщает и анализирует сведения об объеме документооборота, ходе и результатах рассмотрения и исполнения документов, подготавливает аналитические справки, обзоры по результатам рассмотрения и представляет руководителю аппарата администрации города Перми;

3.2.4. разрабатывает предложения по оптимизации и сокращению объема документооборота в администрации города Перми;

3.2.5. оказывает методическую помощь функциональным и территориальным органам, функциональным подразделениям администрации города Перми по совершенствованию методов контроля за своевременным прохождением и рассмотрением служебных документов в администрации города Перми;

3.2.6. инициирует рассмотрение вопросов о нарушении сроков исполнения служебных документов, ответственности руководителей функциональных и территориальных органов, функциональных подразделений администрации города Перми за состояние исполнительской дисциплины с предложением мер по привлечению к дисциплинарной ответственности.

3.3. По организационному обеспечению внедрения информационных технологий в процессы управления документацией, подготовке предложений по внедрению электронных систем документационного обеспечения управления:

3.3.1. осуществляет организационное и методическое обеспечение внедрения информационных технологий в процессы управления документацией, в том числе разработку проектов нормативных правовых актов по данным вопросам, реализацию проекта внедрения интегрированной системы электронного документооборота, архива и управления потоками работ в администрации города Перми;

3.3.2. контролирует порядок формирования информационных массивов;

3.3.3. обеспечивает создание и ведение электронных архивов по регистрируемым документам;

3.3.4. осуществляет формирование, ведение, пополнение и актуализацию электронной базы правовых актов администрации города в оболочке справочно-правовой системы "КонсультантПлюс";

3.3.5. направляет и проводит сверку поступления электронных образов нормативных правовых актов администрации города Перми в Центр специальной связи и информации Федеральной службы охраны Российской Федерации в Пермском крае, справочно-правовые системы города, центральную городскую библиотеку им.А.С. Пушкина;

3.3.6. вносит предложения по совершенствованию электронного документооборота, в том числе по интеграции системы электронного документооборота с другими прикладными системами администрации города.

3.4. По оказанию практической и методической помощи в вопросах документационного обеспечения и сохранности документов в соответствии с государственными стандартами, нормативными и методическими документами органов местного самоуправления:

3.4.1. разрабатывает проекты нормативных правовых актов администрации города Перми по вопросам документирования управленческой деятельности, организации документооборота и дел в делопроизводстве на основе действующего законодательства;

3.4.2. вносит предложения по совершенствованию форм и методов документационного обеспечения управления в установленном порядке;

3.4.3. проводит тематические семинарские занятия по мере необходимости, внедряет новые обучающие формы для специалистов, ответственных за делопроизводство и ведение архива в функциональных и территориальных органах, функциональных подразделениях администрации города Перми;

3.4.4. согласовывает образцы печатей и штампов, осуществляет контроль за их применением в функциональных и территориальных органах, функциональных подразделениях администрации города Перми;

3.4.5. ежеквартально подготавливает обзоры законодательных актов, нормативных и методических документов органов местного самоуправления, периодических изданий по документационному обеспечению управления;

3.4.6. оказывает консультативную, методическую помощь специалистам функциональных и территориальных органов и функциональных подразделений администрации города Перми по вопросам оформления служебных документов и ведению архива;

3.4.7. проводит проверки состояния делопроизводства и организации архива в функциональных и территориальных органах, функциональных подразделениях администрации города Перми.

3.5. По организации работы архива администрации города Перми, подготовке к передаче на муниципальное хранение документов Архивного фонда Пермского края, образующихся в деятельности подразделений - источников комплектования архива администрации города Перми:

3.5.1. осуществляет комплектование архива администрации города Перми документами постоянного и временного хранения;

3.5.2. проводит научно-техническую обработку документов, обеспечивает их сохранность, учет, подготовку и передачу на муниципальное хранение в установленном порядке;

3.5.3. обеспечивает оперативное хранение документов, последующее их уничтожение в установленном порядке;

3.5.4. ведет учет документов и проводит проверки наличия и состояния дел архива администрации города Перми, составляет научно-справочный аппарат архива;

3.5.5. исполняет запросы юридических и физических лиц, выдает в установленном порядке копии документов и архивные справки, консультирует юридических и физических лиц по вопросам местонахождения документов;

3.5.6. организует и проводит экспертизу ценности документов, выявляет особо ценные документы, обеспечивает работу экспертной комиссии по определению ценности документов администрации города;

3.5.7. осуществляет контроль за формированием и правильным оформлением функциональными и территориальными органами, функциональными подразделениями администрации города Перми дел, подлежащих передаче на муниципальное хранение;

3.5.8. составляет проекты сводной номенклатуры дел администрации города Перми и сводной описи дел объединенного фонда администрации города Перми;

3.5.9. контролирует исполнение закрепленной в номенклатуре схемы систематизации дел в функциональных и территориальных органах, функциональных подразделениях администрации города Перми;

3.5.10. исполняет тематические и социально-правовые запросы руководителей и специалистов администрации города Перми, юридических и физических лиц.

3.6. По организационному и техническому обеспечению деятельности приемных руководителей администрации города Перми и аппарата администрации города Перми:

3.6.1. обеспечивает деятельность приемной главы администрации города Перми, приемных заместителей главы администрации города Перми и руководителя аппарата администрации города Перми;

3.6.2. осуществляет прием и отправку документов средствами почтовой, факсимильной и электронной связи в установленном порядке;

3.6.3. обеспечивает своевременное и качественное выполнение работ по копированию и оперативному размножению (тиражированию) документов подразделений, курируемых руководителем аппарата администрации города Перми;

3.6.4. осуществляет подготовку документации по размещению муниципальных заказов, связанных с деятельностью Управления;

3.6.5. подготавливает и периодически обновляет телефонный справочник администрации города Перми в электронном виде;

3.6.6. подготавливает и направляет изменения в информационно-справочную систему Пермского края;

3.6.7. оказывает организационно-методическую помощь в работе Совета ветеранов администрации города Перми;

3.6.8. осуществляет текущую работу с Почетными гражданами города Перми в установленном порядке;

3.6.9. обеспечивает подписку на периодические издания для главы администрации города Перми, заместителей главы администрации Перми, руководителя аппарата администрации города Перми и функциональных подразделений администрации города Перми;

3.6.10. ведет учет командировочных удостоверений, подписанных главой администрации города Перми и руководителем аппарата администрации города Перми;

3.6.11. подготавливает и периодически обновляет списки телефонов для обеспечения оперативной связи с руководителями администрации города Перми;

3.6.12. ведет табель учета рабочего времени руководителей администрации города Перми и работников Управления.

IV. Права и обязанности

4.1. Управление имеет право:

4.1.1. запрашивать и получать от работников администрации города Перми, муниципальных учреждений документы и информацию, связанные с осуществлением возложенных на Управление задач;

4.1.2. осуществлять контроль, организовывать и проводить проверки состояния делопроизводства и архива в соответствии с требованиями действующего законодательства в функциональных и территориальных органах, функциональных подразделениях администрации города Перми;

4.1.3. контролировать соблюдение установленного порядка подготовки и оформления документов. Возвращать исполнителям проекты документов для доработки в случаях нарушения установленного порядка;

4.1.4. определять задачи документационного обеспечения деятельности руководителей администрации города Перми;

4.1.5. вносить и согласовывать проекты правовых актов, программ, планов по вопросам компетенции Управления;

4.1.6. инициировать и организовывать проведение совещаний, семинаров, консультаций в функциональных и территориальных органах, функциональных подразделениях администрации города Перми по вопросам компетенции Управления;

4.1.7. принимать участие в заседаниях, совещаниях, проводимых руководством администрации города Перми, руководителями функциональных и территориальных органов, функциональных подразделений администрации города Перми, организациями города по вопросам компетенции Управления;

4.1.8. вносить предложения о совершенствовании работы Управления, поощрении или наказании работников Управления и работников, ответственных за организацию делопроизводства и ведение архива в функциональных и территориальных органах, функциональных подразделениях администрации города Перми, в установленном порядке.

4.2. Управление обязано:

4.2.1. обеспечивать выполнение задач и функций, установленных настоящим Положением;

4.2.2. осуществлять свою деятельность на основе текущих и перспективных планов администрации города Перми и Управления;

4.2.3. своевременно представлять в установленном порядке отчеты и иные сведения о деятельности Управления;

4.2.4. осуществлять координацию деятельности функциональных и территориальных органов, функциональных подразделений администрации города Перми по вопросам компетенции Управления;

4.2.5. руководствоваться в своей деятельности действующим законодательством Российской Федерации;

4.2.6. повышать профессиональный уровень работников Управления.

V. Руководство

5.1. Управление возглавляет начальник, который назначается и освобождается от должности распоряжением администрации города Перми по представлению руководителя аппарата администрации города Перми в порядке, установленном действующим законодательством о труде и муниципальной службе.

5.2. На должность начальника Управления назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование по специальностям государственного муниципального управления либо по специализации муниципальных должностей муниципальной службы, или высшее образование по гуманитарно-социальным специальностям, стаж муниципальной службы (государственной службы) не менее двух лет или стаж работы по специальности не менее трех лет.

5.3. Начальник Управления имеет заместителя, который назначается на должность и освобождается от должности распорядительным актом руководителя аппарата администрации города Перми в установленном в администрации города Перми порядке.

5.4. Другие работники Управления назначаются на должность и освобождаются от должности распорядительным актом руководителя аппарата администрации города Перми по представлению начальника Управления.

5.5. Начальник Управления осуществляет руководство на принципах единоначалия и персональной ответственности в соответствии с настоящим Положением.

5.6. Начальник Управления:

5.6.1. вносит предложения руководителю аппарата администрации города Перми о поощрении работников Управления, применении к ним мер дисциплинарного воздействия;

5.6.2. согласовывает должностные инструкции работников Управления в установленном порядке;

5.6.3. утверждает положения о структурных подразделениях Управления;

5.6.4. принимает решения по вопросам, отнесенным к компетенции Управления, визирует проекты документов, осуществляет переписку в соответствии с компетенцией по вопросам деятельности Управления;

5.6.5. осуществляет иные действия от имени Управления, организуя его взаимодействие с функциональными и территориальными органами, функциональными подразделениями администрации города Перми, аппаратом Пермской городской Думы и Главы города Перми, физическими и юридическими лицами по вопросам компетенции Управления;

5.6.6. согласовывает назначение на должность начальников общих отделов, специалистов-делопроизводителей функциональных и территориальных органов, функциональных подразделений администрации города Перми.

5.7. Начальник Управления в соответствии со статьей 9 Федерального закона от 25 декабря 2008 г. N 273-ФЗ "О противодействии коррупции" обязан уведомить представителя нанимателя (работодателя), органы прокуратуры и другие государственные органы обо всех случаях обращения к нему каких-либо лиц в целях склонения к совершению коррупционных правонарушений.

VI. Ответственность

6.1. Начальник Управления несет персональную ответственность в соответствии с действующим законодательством за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на Управление задач и функций, действия или бездействие, ведущие к нарушению прав и законных интересов граждан, разглашение конфиденциальных сведений, ставших ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей, нарушение запретов и несоблюдение ограничений, связанных с прохождением муниципальной службы.

6.2. Работники Управления несут ответственность в соответствии с действующим законодательством о труде и муниципальной службе в пределах установленных должностных обязанностей, в том числе за нарушение запретов, несоблюдение ограничений, связанных с прохождением муниципальной службы.

6.3. Начальник и работники Управления несут ответственность в соответствии с Федеральным законом от 25 декабря 2008 г. N 273-ФЗ "О противодействии коррупции" за неисполнение обязанности по уведомлению представителя нанимателя (работодателя), органов прокуратуры и других государственных органов обо всех случаях обращения к ним каких-либо лиц в целях склонения к совершению коррупционных правонарушений.

VII. Взаимоотношения связи

Управление в пределах компетенции и установленных настоящим Положением полномочий взаимодействует с:

аппаратом Законодательного Собрания Пермского края, администрацией губернатора Пермского края и Аппаратом Правительства Пермского края, аппаратом Пермской городской Думы и Главы города Перми;

функциональными и территориальными органами, функциональными подразделениями администрации города Перми;

организациями, предприятиями, учреждениями города Перми, физическими лицами;

Центром специальной связи и информации Федеральной службы охраны Российской Федерации в Пермском крае, справочно-правовыми системами города Перми по созданию эталонной базы нормативных правовых актов администрации города Перми.

VIII. Контроль, проверка, ревизия деятельности

Проведение проверок, ревизий деятельности Управления осуществляют уполномоченные органы в соответствии с действующим законодательством и правовыми актами города Перми.

IX. Реорганизация и упразднение

Реорганизация и упразднение Управления производятся на основании постановления администрации города Перми в соответствии с действующим законодательством.