Распоряжение Администрации города Перми от 15 января 2013 г. N 2 "О введении в промышленную эксплуатацию процессов Информационной системы управления проектами администрации города Перми"

В целях создания единого информационного пространства и внедрения Информационной системы управления проектами администрации города Перми в администрации города Перми, повышения эффективности среднесрочного планирования и результативности достижения целевых показателей деятельности администрации города Перми:

1. Утвердить прилагаемые:

1.1. Регламент использования Информационной системы управления проектами администрации города Перми в ходе промышленной эксплуатации при выполнении Доклада об основных задачах администрации города Перми на очередной год и плановый период;

1.2. Перечень базовых средств аппаратного и программного обеспечения рабочих мест пользователей Информационной системы управления проектами администрации города Перми.

2. Признать утратившим силу распоряжение администрации города Перми от 23 апреля 2012 г. N 38 "О введении в промышленную эксплуатацию процесса "Реализация основной задачи" Информационной системы управления проектами администрации города Перми.

3. Руководителям функционально-целевых блоков, функциональных органов (подразделений) администрации города Перми:

3.1. приступить к промышленной эксплуатации Информационной системы управления проектами администрации города Перми (далее - ИСУП) при выполнении Доклада об основных задачах администрации города Перми на очередной год и плановый период с момента подписания настоящего распоряжения;

3.2. обеспечить разработку и согласование проектов паспортов основных задач администрации города Перми на очередной год и плановый период в ИСУП;

3.3. обеспечить рабочие места пользователей ИСУП в соответствии с Перечнем базовых средств аппаратного и программного обеспечения рабочих мест пользователей Информационной системы управления проектами администрации города Перми.

4. Планово-экономическому департаменту администрации города Перми осуществлять мониторинг выполнения контрольных точек основных задач администрации города Перми на основании информации о выполнении контрольных точек, размещенной в ИСУП.

5. Ответственность за своевременность, полноту и актуальность размещения информации по реализации основных задач в ходе промышленной эксплуатации ИСУП возложить на руководителей функциональных органов (подразделений) администрации города Перми, ответственных за реализацию основных задач администрации города Перми.

6. Настоящее распоряжение вступает в силу с момента подписания.

7. Контроль за исполнением постановления возложить на заместителя главы администрации города Перми Агеева В.Г.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Вместо "постановления" имеется в виду "распоряжения"

Глава администрации города Перми

А.Ю. Маховиков

Регламент
использования Информационной системы управления проектами администрации города Перми в ходе промышленной эксплуатации при выполнении Доклада об основных задачах администрации города Перми на очередной год и плановый период
(утв. распоряжением администрации города Перми от 15 января 2013 г. N 2)

I. Общие положения

1.1. Разработка, реализация и внесение изменений в паспорта основных задач администрации города Перми регламентируются Положением о докладе об основных задачах администрации города Перми, утвержденным постановлением администрации города Перми от 25 февраля 2010 г. N 85.

1.2. Настоящий Регламент использования Информационной системы управления проектами администрации города Перми в ходе промышленной эксплуатации при выполнении Доклада об основных задачах администрации города Перми на очередной год и плановый период (далее - Регламент) определяет участников промышленной эксплуатации Информационной системы управления проектами администрации города Перми, а также их взаимодействие в ходе промышленной эксплуатации Информационной системы управления проектами администрации города Перми.

1.3. Основные понятия, используемые в настоящем Регламенте:

1.3.1. Информационная система управления проектами администрации города Перми (далее - ИСУП) - программный комплекс для выполнения Доклада об основных задачах администрации города Перми, разработанный на базе программного продукта Microsoft Project 2010;

1.3.2. Куратор - специалист отдела отраслевого планирования планово-экономического департамента администрации города Перми (далее - планово-экономический департамент), наделенный полномочиями по подтверждению выполнения контрольных точек основных задач определенного функционально-целевого блока, а также согласованию проектов паспортов основных задач администрации города Перми (далее - паспорт основной задачи);

1.3.3. исполнитель функционального органа (подразделения) - специалист функционального органа (подразделения) администрации города Перми, ответственный за разработку паспорта основной задачи;

1.3.4. функционально-целевой блок (далее - ФЦБ) - совокупность функциональных органов и (или) подразделений администрации города Перми, общее руководство которыми осуществляет заместитель главы администрации города Перми или руководитель аппарата администрации города Перми в соответствии с распределением обязанностей между главой администрации города Перми и иными руководителями администрации города Перми;

1.3.5. функциональный орган (подразделение) под руководством главы администрации города Перми - функциональные органы (подразделения) администрации города Перми, не входящие ни в один ФЦБ, общее руководство которыми осуществляет глава администрации города Перми в соответствии с распределением обязанностей между главой администрации города Перми и иными руководителями администрации города Перми;

1.3.6. основной исполнитель основной задачи - ФЦБ или функциональный орган (подразделение) под руководством главы администрации города Перми, за которыми распоряжением администрации города Перми закреплена ответственность за реализацию основной задачи (далее - основной исполнитель);

1.3.7. соисполнитель основной задачи - функциональный орган (подразделение), участвующий в реализации основной задачи основного исполнителя (далее - соисполнитель);

1.3.8. бюджетная комиссия - координационный орган в системе управления муниципальными финансами администрации города Перми, созданный в целях обеспечения взаимодействия субъектов бюджетного планирования при разработке проекта бюджета города Перми на очередной финансовый год и плановый период;

1.3.9. основные задачи администрации города Перми - приоритетные задачи администрации города Перми на среднесрочный период (далее - основные задачи);

1.3.10. контрольная точка основной задачи - промежуточный результат основной задачи, который должен быть получен на отчетную дату, информация о достижении которого должна быть представлена в планово-экономический департамент для контроля (далее - Контрольная точка);

1.3.11. календарный план основной задачи - полное расписание (план-график) основной задачи с учетом видов работ, их длительности, необходимых ресурсов, является основой для исполнения основной задачи;

1.3.12. задача календарного плана основной задачи - элемент календарного плана основной задачи;

1.3.13. этап (суммарная задача) календарного плана основной задачи - сумма задач календарного плана основной задачи, объединенных для достижения определенного промежуточного результата;

1.3.14. базовый план основной задачи - исходный план основной задачи, используемый для мониторинга хода ее выполнения.

1.4. Участники промышленной эксплуатации ИСУП:

глава администрации города Перми;

руководитель ФЦБ;

исполнитель функционального органа (подразделения);

руководитель функционального органа (подразделения);

Куратор.

1.5. Все участники промышленной эксплуатации ИСУП для выполнения действий в ИСУП руководствуются:

1.5.1. настоящим Регламентом;

1.5.2. ролевыми и общими инструкциями, размещенными в разделе "Проектный портал" ИСУП;

1.5.3. дистанционным учебным курсом для муниципальных служащих администрации города Перми по управлению проектами и использованию MS Project (далее - Дистанционный курс).

II. Разработка паспорта основной задачи

2.1. Разработка паспорта основной задачи осуществляется после проведения совещания у главы администрации города Перми по рассмотрению проекта доклада об основных задачах администрации города Перми с учетом решений бюджетной комиссии (далее - Совещание по рассмотрению проекта ДОЗ) в сроки, установленные Регламентом подготовки прогноза социально-экономического развития города Перми и проекта бюджета города Перми на очередной год и плановый период.

2.2. По итогам проведения Совещания по рассмотрению проекта ДОЗ планово-экономическим департаментом разрабатывается в ИСУП реестр основных задач на очередной год и плановый период в соответствии с инструкцией, размещенной в разделе "Проектный портал" ИСУП, либо частью 3 Дистанционного курса.

2.3. После завершения процесса "Разработка реестра основных задач" руководителю основного исполнителя поступает задача по разработке паспорта основной задачи.

2.4. Руководитель основного исполнителя принимает решение о делегировании поступившей задачи руководителю функционального органа (подразделения) или ее самостоятельном выполнении.

2.5. Делегирование задачи по разработке паспорта основной задачи может выполняться пока задача не поступит исполнителю функционального органа (подразделения).

2.6. После получения задачи на разработку паспорта основной задачи исполнитель функционального органа (подразделения) заполняет следующие обязательные разделы паспорта основной задачи:

основные сведения о задаче;

объектный перечень;

показатели результативности;

календарный план

в соответствии с инструкцией, размещенной в разделе "Проектный портал" ИСУП, либо частью 3 Дистанционного курса и направляет паспорт основной задачи на согласование руководителю функционального органа (подразделения).

2.7. Проект паспорта основной задачи согласовывается с руководителем функционального органа (подразделения), руководителем основного исполнителя, руководителями функциональных органов (подразделений) соисполнителей, которые участвуют в реализации основной задачи, и направляется на согласование в планово-экономический департамент.

2.8. Не согласованный на каком-либо этапе проект паспорта основной задачи возвращается на доработку исполнителю функционального органа (подразделения).

2.9. Паспорта основных задач утверждаются в ИСУП главой администрации города Перми в срок, установленный распоряжением администрации города Перми об утверждении доклада об основных задачах администрации города Перми на очередной финансовый год и плановый период.

2.10. После утверждения паспорта основной задачи Куратору поступает задача по сохранению базового плана основной задачи в ИСУП.

III. Формирование календарного плана паспорта основной задачи

3.1. Формирование календарного плана паспорта основной задачи осуществляется исполнителем функционального органа (подразделения) в соответствии с инструкцией, размещенной в разделе "Проектный портал" ИСУП, либо частью 3 Дистанционного курса.

3.2. Структура календарного плана паспорта основной задачи состоит из следующих элементов:

этап (суммарная задача) календарного плана паспорта основной задачи;

задача календарного плана паспорта основной задачи;

Контрольная точка.

3.3. Элементы календарного плана паспорта основной задачи должны быть связаны между собой и влиять на достижение ожидаемого результата основной задачи.

3.4. Задача календарного плана паспорта основной задачи представляет собой конкретизацию выбираемых направлений и способов деятельности (работ), обеспечивающих достижение ожидаемого конечного результата основной задачи.

3.5. Определение длительности задач календарного плана основной задачи осуществляется на основании:

экспертной оценки;

сопоставления с аналогичными работами;

сроков, установленных нормативными правовыми актами.

IV. Реализация и внесение изменений в паспорт основной задачи

4.1. Реализация основной задачи состоит в подтверждении выполнения Контрольной точки.

4.2. Для подтверждения выполнения Контрольной точки исполнитель функционального органа (подразделения) заполняет форму подтверждения выполнения Контрольной точки, прикрепляет подтверждающие документы в соответствии с инструкцией, размещенной в ИСУП, и направляет ее на утверждение руководителю функционального органа (подразделения).

4.3. Руководитель функционального органа (подразделения) рассматривает документы, подтверждающие выполнение Контрольной точки, утверждает либо отклоняет форму подтверждения выполнения Контрольной точки.

4.4. После утверждения формы подтверждения выполнения Контрольной точки руководителем функционального органа (подразделения) информация о выполнении Контрольной точки направляется на подтверждение Куратору. Куратор на основании документов, подтверждающих выполнение Контрольной точки, принимает решение о подтверждении выполнения Контрольной точки. В случае если подтверждающие документы не содержат достаточной информации о выполнении Контрольной точки, Куратор может не подтвердить ее выполнение.

4.5. В случае неподтверждения Куратором выполнения Контрольной точки заполненная форма возвращается на доработку исполнителю функционального органа (подразделения) с обоснованным комментарием.

4.6. Контрольная точка считается выполненной, если ее выполнение подтверждено Куратором. В случае неподтверждения Куратором - Контрольная точка считается невыполненной.

4.7. Дата выполнения Контрольной точки фиксируется системой в момент подтверждения Куратором выполнения Контрольной точки.

4.8. Процесс "Внесение изменений в паспорт основной задачи" ИСУП состоит в изменении паспорта основной задачи, размещенного в ИСУП.

4.9. Инициаторами внесения изменений в паспорт основной задачи являются руководитель ФЦБ и (или) руководители функциональных органов (подразделений), ответственных за реализацию основных задач.

4.10. После согласования изменений, вносимых в паспорт основной задачи, исполнитель функционального органа (подразделения) заполняет установленную форму по внесению изменений в паспорт основной задачи, прикрепляет подтверждающие документы в соответствии с инструкцией, размещенной в разделе "Проектный портал" ИСУП, и направляет форму на подтверждение Куратору.

4.11. Подтвержденная Куратором форма поступает для обработки в службу поддержки пользователей ИСУП.

4.12. Внесение изменений в паспорт основной задачи осуществляется специалистами службы поддержки пользователей ИСУП в течение 1 рабочего дня с момента поступления формы по внесению изменений в паспорт основной задачи.

4.13. В случае отклонения Куратором формы по внесению изменений в паспорт основной задачи заполненная форма возвращается на доработку Исполнителю функционального органа (подразделения) с комментарием, обосновывающим отклонение.

V. Мониторинг основных задач администрации города Перми

5.1. Объектами мониторинга являются основные задачи администрации города Перми.

5.2. Предметом мониторинга основных задач являются Контрольные точки.

5.3. Мониторинг выполнения Контрольных точек формируется в ИСУП еженедельно (по состоянию на 12.00 час. пятницы отчетной недели) и ежеквартально, основывается на информации о выполнении Контрольных точек, размещенной в ИСУП.

5.4. Информация по итогам мониторинга выполнения Контрольных точек рассматривается на еженедельном аппаратном совещании у главы администрации города Перми с руководителями ФЦБ.

5.5. По итогам мониторинга основных задач в ИСУП еженедельно присваивается рейтинг каждому основному исполнителю, каждой основной задаче за прошедшую отчетную неделю и нарастающим итогом с начала реализации основной задачи.

Целью рейтинга является определение наиболее результативных основных исполнителей и основных задач.

Рейтинг присваивается в зависимости от процента выполнения Контрольных точек (по убыванию).

Процент выполнения Контрольных точек с начала отчетного периода по состоянию на конец отчетного периода определяется по формуле:

, где:

- количество выполненных Контрольных точек с начала отчетного периода по состоянию на конец отчетного периода нарастающим итогом;

- количество запланированных Контрольных точек с начала отчетного периода по состоянию на конец отчетного периода нарастающим итогом.

5.6. Информация об итогах мониторинга основных задач за текущую неделю размещается в разделе "Центр оперативного мониторинга" ИСУП.

VI. Поддержка пользователей

6.1. Специалист функционального органа (подразделения) администрации города Перми направляет по электронной почте: helpisup@gorodperm.ru заявку на поддержку пользователей в следующих случаях:

при возникновении трудностей (ошибок) при работе в ИСУП;

при необходимости делегирования полномочий по исполнению задач в ИСУП;

при необходимости регистрации (удаления) пользователя в ИСУП и редактирования данных:

6.1.1. при возникновении трудностей (ошибок) при работе в ИСУП специалист функционального органа (подразделения) администрации города Перми направляет заявку в произвольной форме (текстовый формат, скриншот и тому подобное), содержащую следующие сведения об отправителе:

фамилия, имя, отчество (полностью);

наименование функционального органа (подразделения) администрации города Перми;

должность;

контактный номер телефона;

e-mail;

6.1.2. при необходимости делегирования полномочий по исполнению задач в ИСУП специалист функционального органа (подразделения) администрации города Перми направляет заявку по форме согласно приложению 1 к настоящему Регламенту;

6.1.3. при необходимости регистрации (удаления) пользователя в ИСУП и редактирования данных специалист функционального органа (подразделения) администрации города Перми направляет заявку по форме согласно приложению 2 к настоящему Регламенту.

6.2. Для обеспечения возможности регистрации и обработки поступившей заявки на поддержку пользователей указанные заявки должны направляться с персонального корпоративного почтового ящика пользователя, находящегося в домене gorodperm.ru.

6.3. Заявки на поддержку пользователей, поступившие с почтовых ящиков, не относящихся к домену gorodperm.ru, не обрабатываются.

6.4. Специалист управления информационных технологий администрации города Перми в течение 24 часов обрабатывает поступившую заявку и сообщает отправителю о ее выполнении или необходимости внесения в нее корректировок.

6.5. Выполнение заявок осуществляется с понедельника по четверг с 09.00 час. до 18.00 час., в пятницу с 09.00 час. до 17.00 час.

6.6. Ответственность за корректность данных в заявках несет специалист функционального органа (подразделения) администрации города Перми, от которого поступила заявка.

VII. Обработка замечаний и предложений по работе ИСУП

7.1. Для внесения предложений и замечаний по работе ИСУП пользователь направляет замечания и предложения по электронной почте: helpisup@gorodperm.ru.

7.2. Для обеспечения возможности регистрации и обработки поступивших предложений и замечаний по работе ИСУП указанные предложения и замечания необходимо направлять с персонального корпоративного почтового ящика пользователя, находящегося в домене gorodperm.ru.

7.3. Предложения и замечания по работе ИСУП, поступившие с почтовых ящиков, не относящихся к домену gorodperm.ru, не обрабатываются.

7.4. Все поступившие замечания и предложения по работе ИСУП, а также результаты рассмотрения данных замечаний и предложений размещаются в электронном виде в ИСУП в разделе: Проектный портал/Замечания/Реализация основной задачи не позднее 14 рабочих дней с момента поступления сообщения.

VIII. Уведомление пользователей

8.1. При промышленной эксплуатации ИСУП пользователям осуществляется рассылка уведомлений по форме согласно приложению 3 к настоящему Регламенту.

8.2. Уведомления направляются на персональный корпоративный почтовый ящик пользователя, находящийся в домене gorodperm.ru.

Приложение 1
к Регламенту использования Информационной
системы управления проектами администрации
города Перми в ходе промышленной
эксплуатации при выполнении Доклада об
основных задачах администрации города
Перми на очередной год и плановый период

Заявка
для делегирования полномочий по исполнению задачи в ИСУП*

Задача в ИСУП, полномочия по исполнению которой необходимо делегировать	укажите задачу в ИСУП, полномочия по исполнению которой необходимо делегировать (согласование, подтверждение исполнения контрольной точки и т.п.)
Причина	укажите причину, по которой исполнитель не может самостоятельно выполнить данную задачу (отпуск, командировка, увольнение и т.п.)
Информация об исполнителе задачи
Фамилия
Имя
Отчество
Наименование функционального органа (подразделения)
Должность
e-mail
Телефон
Информация о специалисте, которому будет делегировано исполнение задачи
Фамилия
Имя
Отчество
Наименование функционального органа (подразделения)
Должность
e-mail
Телефон

------------------------------

* Заполненную заявку необходимо направлять по электронной почте: helpisup@gorodperm.ru. При отправке сообщения необходимо указать контактную информацию отправителя (Ф.И.О., телефон).

Приложение 2
к Регламенту использования Информационной
системы управления проектами администрации
города Перми в ходе промышленной
эксплуатации при выполнении Доклада об
основных задачах администрации города
Перми на очередной год и плановый период

Заявка
для регистрации (удаления) пользователя в ИСУП и редактирования данных*

Фамилия
Имя
Отчество
Наименование функционального органа (подразделения)
Должность
e-mail
Телефон
Тип заявки	укажите тип заявки (регистрация, удаление, редактирование данных о пользователе)

------------------------------

* Заполненную заявку необходимо направлять по электронной почте helpisup@gorodperm.ru. При отправке сообщения необходимо указать контактную информацию отправителя (Ф.И.О., телефон).

Приложение 3
к Регламенту использования Информационной
системы управления проектами администрации
города Перми в ходе промышленной
эксплуатации при выполнении Доклада об
основных задачах администрации города
Перми на очередной год и плановый период

Уведомления пользователей

Наименование	Получатель
	руководитель функционального органа (подразделения)	исполнитель	куратор
1	2	3	4
Информация о контрольных точках, закрепленных за функциональным органом (подразделением) администрации города Перми и запланированных к исполнению на текущую неделю	еженедельно
Информация о контрольных точках, закрепленных за Исполнителем и запланированных к исполнению на текущую неделю		еженедельно
Уведомление о согласовании руководителем функционального органа (подразделения) администрации города Перми формы подтверждения выполнения контрольной точки		по факту
Об утверждении паспорта основной задачи	по факту
О внесении изменений в паспорт основной задачи		по факту	по факту
О поступлении задачи в ИСУП для исполнения	по факту	по факту	по факту
О ходе выполнения заявки на поддержку ИСУП	по факту	по факту	по факту

Перечень
базовых средств аппаратного и программного обеспечения рабочих мест пользователей Информационной системы управления проектами администрации города Перми
(утв. распоряжением администрации города Перми от 15 января 2013 г. N 2)

I. Базовые средства аппаратного обеспечения
1.1	тактовая частота процессора	не менее 1,8 ГГц
1.2	размер оперативной памяти	не менее 1024 Mb
1.3	емкость жесткого диска	не менее 250 Gb
1.4	графический адаптер	разрешение не менее 1280х1024 точек
1.5	сетевая карта	Ethernet 10/100/1000 BaseTX
II. Базовые средства программного обеспечения (ПО)
2.1	операционная система	Microsoft Windows XP Pro SP3 и выше
2.2	интернет-браузер	Microsoft Internet Explorer 8.0 и выше
2.3	компонент браузера	Microsoft Silverlight актуальной версии
2.4	компонент браузера	Adobe Flash Player актуальной версии
III. Базовые настройки программного обеспечения
3.1	учетная запись пользователя	в домене gorodperm.ru
3.2	доступ к серверам	http://adm-proj01/pwa/ http://adm-ecm01/