Постановление Администрации города Перми от 30 ноября 2006 г. N 2434 "О порядке подготовки, издания и хранения правовых актов функциональных органов администрации города Перми"

С изменениями и дополнениями от:

24 декабря 2007 г.

В соответствии с Уставом города Перми, решениями Пермской городской Думы от 12.09.2006 N 210 "О департаменте имущественных отношений администрации города Перми и управлении земельных отношений администрации города Перми", от 12.09.2006 N 212 "О департаменте планирования и развития территории города Перми", от 12.09.2006 N 224 "О департаменте образования администрации города Перми", от 12.09.2006 N 213 "Об управлении жилищных отношений администрации города Перми", в целях совершенствования качества и упорядочения процесса подготовки правовых актов города постановляю:

1. Утвердить прилагаемый Порядок подготовки, издания и хранения правовых актов функциональных органов администрации города Перми.

2. Руководителям функциональных органов администрации города до 05.12.2006:

2.1. назначить лиц, ответственных за оформление проектов, регистрацию и хранение правовых актов города Перми, формирование электронной информационной базы правовых актов города Перми;

2.2. организовать изучение Порядка подготовки, издания и хранения правовых актов функциональных органов администрации города Перми среди работников подразделений.

3. Управлению по общим вопросам администрации города:

3.1. совместно с хозяйственным управлением администрации города обеспечить размещение электронной информационной базы правовых актов города Перми на сервере администрации города;

3.2. оказывать методическую помощь работникам функциональных органов администрации города по подготовке, регистрации и хранению правовых актов города Перми.

4. Контроль за исполнением постановления возложить на руководителя аппарата администрации города Сайдакову Т.Н.

Глава Администрации города

А.Б. Кац

Порядок
подготовки, издания и хранения правовых актов функциональных органов администрации города Перми
(утв. постановлением Администрации города Перми от 30 ноября 2006 г. N 2434)

С изменениями и дополнениями от:

24 декабря 2007 г.

1. Общие положения

1.1. В соответствии с Уставом города Перми, нормативными правовыми актами Пермской городской Думы функциональные органы администрации города Перми издают правовые акты города Перми в форме приказов (далее - приказ) по вопросам, предусмотренным положениями о функциональных органах администрации города.

1.2. Приказ должен соответствовать действующему законодательству, нормативным актам органов государственной власти и местного самоуправления, содержать предписания, соответствующие компетенции руководителя функционального органа администрации города.

1.3. Приказ не должен воспроизводить текст акта вышестоящего органа власти, содержать методические материалы, технические условия, расплывчатые, не поддающиеся контролю формулировки, а также предписания, изложенные в нормативных актах.

1.4. Ответственность за качество подготовки, содержание, оформление, регистрацию, рассылку и хранение приказа на бумажном носителе и в электронном виде несет руководитель функционального органа.

2. Подготовка проектов

2.1. Подготовка проектов приказов осуществляется специалистами функциональных органов администрации города по вопросам их деятельности в соответствии с полномочиями, предусмотренными положениями, иными специалистами, уполномоченными руководителем функционального органа в рамках их компетенции.

2.2. Основаниями для подготовки проектов приказов являются необходимость решения задач в рамках реализации полномочий, предусмотренных действующим законодательством и Уставом города Перми, положениями о функциональных органах, обращения предприятий, учреждений и организаций, коллективов и граждан, обязательства, вытекающие из договоров (соглашений, контрактов), в которых участвует администрация города Перми, актуализация ранее изданных правовых актов в связи с изменением законодательства.

2.3. При составлении текста приказа следует руководствоваться Инструкцией по организации делопроизводства и ведению архива в администрации города Перми, утвержденной в установленном порядке.

2.4. Основными стадиями подготовки проекта приказа являются:

2.4.1. подготовка проекта приказа;

2.4.2. подготовка пояснительной записки к проекту, в которой излагается необходимость принятия проекта, финансово-экономическое обоснование с приложением необходимых расчетов, в случае когда реализация проекта требует материальных и других затрат, прогноз возможных социальных, экономических, правовых и иных последствий действия принимаемого правового акта;

2.4.3. согласование проекта приказа;

2.4.4. доработка проекта приказа с учетом внесенных в процессе согласования замечаний и предложений;

2.4.5. прохождение правовой экспертизы проекта приказа в юридической службе функционального органа;

2.4.6. редактирование и оформление проекта приказа в делопроизводственной службе функционального органа.

2.5. К проекту приказа в обязательном порядке прилагаются:

2.5.1. пояснительная записка (оформляется на стандартных листах бумаги и подписывается автором проекта);

2.5.2. документы, ссылки на которые приводятся в тексте проекта.

3. Порядок согласования проектов

3.1. Проект приказа в обязательном порядке визируется автором на каждом листе проекта.

3.2. Проект приказа подлежит согласованию:

заместителем главы администрации города, курирующим данный вопрос,

руководителями функциональных органов и функциональных подразделений администрации города и организаций города Перми, интересы которых затрагиваются в данном проекте. При этом подписи руководителей организаций, не входящих в структуру органов местного самоуправления, заверяются гербовой печатью организации,

бухгалтером функционального органа при наличии в проекте вопросов, связанных с расходованием средств по сметам на содержание функционального органа администрации города,

юридической службой функционального органа администрации города.

При необходимости проекты приказов для принятия решений выносятся в установленном порядке на коллегию при заместителе главы администрации города, курирующим данный вопрос.

3.3. Согласование оформляется визами. Наименование должности визирующего, личная подпись, дата, расшифровка подписи (инициалы и фамилия) должны быть четкими и аккуратными, исправления не допускаются.

Визы согласования проставляют на отдельном листе согласования. Допускается полистное визирование приказа и его приложений.

3.4. Если в процессе согласования в проект вносятся изменения, то он подлежит повторному визированию должностными лицами. Повторного визирования не требуется, если при доработке проекта внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания.

3.5. Процедура согласования проекта приказа начинается с первичной регистрации проекта в разделе "Правовые акты" электронного корпоративного документооборота администрации города службой делопроизводства функционального органа.

Для электронного согласования проектов приказов, даты поступления и даты согласования проекта фиксируются на бумажном носителе и в электронном виде в "поле согласования" электронной карточки проекта приказа делопроизводственной службой функционального органа администрации города. Автор проекта приказа отвечает за соответствие виз согласующих сторон на электронном и бумажном носителях.

3.6. При наличии замечаний и дополнений к проекту приказа визы оформляются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к проекту приказа, а в визе согласования делается отметка "Замечания прилагаются" или "Лист разногласий прилагается".

3.7. Согласование проекта приказа осуществляется в течение 2 рабочих дней на каждом этапе согласования.

3.8. Проект приказа дорабатывается автором с учетом высказанных замечаний и предложений в течение 3 рабочих дней.

3.9. Визы согласования проекта приказа действительны в течение 3 месяцев.

4. Оформление и подписание проектов

4.1. Согласованный и доработанный проект приказа автором представляется в делопроизводственную службу функционального органа для редактирования, оформления на бланке и подписания.

4.2. Приказы оформляются на специальном бланке - бланке приказа функционального органа.

Электронный бланк приказа разрабатывается специалистами компьютерного обеспечения функционального органа, согласовывается с начальником управления по общим вопросам администрации города и вводится в память ПЭВМ работника, ответственного за оформление проектов приказов.

4.3. Бланк приказа содержит обязательные реквизиты:

герб города,

наименование организации - Администрация города Перми,

наименование функционального органа,

наименование вида документа - ПРИКАЗ,

заголовок к тексту,

текст,

визы согласования,

визы ознакомления,

отметку об исполнителе,

идентификатор электронной копии документа.

4.4. Оформленный на бланке проект приказа представляется руководителю функционального органа либо иному уполномоченному лицу для принятия решения.

По представленному на подпись проекту приказа принимается одно из следующих решений:

проект подписывается,

проект направляется на доработку,

проект отклоняется в целом в связи с невозможностью или нецелесообразностью его принятия (издания).

4.5. Приказы подписывает руководитель функционального органа администрации города либо уполномоченное лицо.

4.6. Внесение каких-либо исправлений в подписанные приказы не допускается.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Перми от 24 декабря 2007 г. N 536 пункт 4.7 раздела 4 настоящего Порядка изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.7. Внесение изменений в правовые акты, изданные функциональными органами, их отмена и приостановление действия осуществляются в соответствии с настоящим Порядком.

Отмена, приостановление действия и внесение изменений в ранее принятые правовые акты - постановления администрации города, постановления и распоряжения Главы города - по вопросам, находящимся в компетенции соответствующих функциональных органов, осуществляются в соответствии со статьей 48 Федерального закона от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации".

4.8. Служба делопроизводства функционального органа ежемесячно:

готовит выписки о внесении изменений и признании утратившими силу правовых актов администрации города (постановления администрации города, распоряжения Главы города) и передает их в сектор методической и архивной работы администрации города (за период 2002 - 2006 годы), МУ "Архив города Перми" (за период 1992 - 2001 годы), ГОУ "Государственный архив Пермской области" (решений Пермского горисполкома),

проставляет отметки о внесении изменений и признании утратившими силу на приказы, находящиеся на хранении в функциональном органе.

5. Регистрация и рассылка приказов

5.1. Подписанные приказы передаются в службу делопроизводства функционального органа для их регистрации, рассылки и пополнения электронной информационной базы правовых актов администрации города Перми.

5.2. Подписанные приказы регистрируются службой делопроизводства функционального органа в разделе "Правовые акты" системы корпоративного документооборота. Регистрации подлежат все приказы, издаваемые в функциональном органе.

5.3. Наличие регистрационного номера свидетельствует о том, что приказ включен в информационный массив функционального органа и его исполнение находится на контроле.

5.4. На основе регистрации организуется поисковая система документов в электронной информационной базе правовых актов города Перми в системе корпоративного документооборота.

5.5. Приказ вступает в силу со дня регистрации, если иное не определено в самом акте.

5.6. Неподписанный проект приказа подлежит дальнейшей работе согласно резолюции.

5.7. В целях выделения отдельного массива правовых актов города Перми регистрация их производится отдельно от приказов по основной деятельности функционального органа. При этом присваивается регистрационный номер с обязательными литерами, оформляемыми строчными буквами:

департамент планирования и развития территории города Перми - "п",

департамент образования администрации города Перми - "о",

управление жилищных отношений администрации города Перми - "ж",

управление земельных отношений администрации города Перми - "з".

5.8. Рассылка копий приказов, заверенных в установленном порядке, осуществляется службой делопроизводства функционального органа в соответствии с составленным автором проекта списком адресатов, оформленном в установленном порядке.

Список рассылки оформляется на отдельном листе согласования.

Если рассылка осуществляется в электронном виде службой делопроизводства функционального органа, проставляется отметка "Отправлено в электронном виде", дата, подпись, расшифровка подписи отправившего.

5.9. Копии подписанных приказов, заверенные в установленном порядке, рассылаются в функциональные, территориальные органы, функциональные подразделения администрации города, организации и гражданам, интересы которых затрагиваются в приказе.

Приказы рассылаются с соответствующей отметкой в электронной регистрационно-контрольной карточке системы корпоративного документооборота.

5.10. Список рассылки или визы ознакомления с приказом оформляются автором проекта приказа. Виза ознакомления включает в себя наименование должности, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия), дату.

5.11. В список адресатов в обязательном порядке включаются:

сектор по обслуживанию компьютеров хозяйственного управления администрации города - в электронном варианте через систему межсерверного обмена корпоративного документооборота,

Пермская городская Дума,

Прокуратура Пермского края,

Контрольно-счетная палата города Перми (по вопросам, касающимся использования средств бюджета города и бюджетных фондов, управления и распоряжения муниципальной собственностью).

6. Порядок формирования в дела, хранения и использования приказов

6.1. Приказы включаются в номенклатуру дел функционального органа как отдельный вид документа под самостоятельным номером.

6.2. Приказы подлежат постоянному хранению в соответствии со ст. 1а Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного руководителем Федеральной архивной службы России от 06.10.2000.

6.3. Формирование дел производится отдельно от приказов по основной деятельности функционального органа.

6.4. В дела систематизируются и подшиваются в порядке регистрационных номеров подлинник приказа, пояснительная записка к нему, лист согласования (при наличии), лист разногласий (при наличии) и все имеющиеся замечания. Остальные материалы хранятся в соответствии с номенклатурой дел функционального органа.

6.5. Приказы находятся на оперативном хранении в архиве функционального органа в течение пяти лет для практического использования, а затем передаются на муниципальное хранение в МУ "Архив города Перми".

6.6. Журналы регистрации и учета приказов формируются в отдельные дела в соответствии со сроком хранения приказов.

6.7. Использование приказов осуществляется службой делопроизводства функционального органа для исполнения социально-правовых запросов, обеспечивающих законные права и интересы граждан и подтверждающих имущественные права физических и юридических лиц.

6.8. По запросам граждан и организаций города Перми им предоставляется возможность ознакомления с приказами, затрагивающими их интересы, и получения заверенной в установленном порядке выписки либо копии документа.

Запросы граждан и организаций города Перми, содержащие обоснование необходимости представления документа, исполняются на основании письменной заявки, оформленной в установленном порядке и завизированной уполномоченным лицом.

Копия документа полностью воспроизводит информацию подлинника и все его внешние признаки. Копия имеет юридическую силу подлинника при удостоверении заверительной надписи печатью. При заверении соответствия копии приказа подлиннику проставляют заверительную надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия), дату заверения.

В выписке содержатся все реквизиты приказа до распорядительной части. Из распорядительной части берется только та информация, которая необходима в каждом конкретном случае или в отношении конкретного лица. Выписка заверяется аналогично заверению копии.

6.9. Копии приказов, заверенные в установленном порядке, выдаются службой делопроизводства функционального органа по запросу правоохранительных и судебных органов. Копии согласований к приказам выдаются по официальному запросу правоохранительных и судебных органов, завизированному руководителем функционального органа администрации города.

7. Порядок формирования, хранения и использования электронной информационной базы правовых актов города Перми

7.1. Формирование электронной информационной базы правовых актов города Перми в системе корпоративного документооборота, внесение изменений в действующие правовые акты производится службой делопроизводства функционального органа.

7.2. Приказы формируются в электронную информационную базу правовых актов города Перми через систему межсерверного обмена корпоративного документооборота.

7.3. Служба делопроизводства функционального органа в течение 3 рабочих дней направляет электронную копию приказа на сервер администрации города для включения в электронную информационную базу правовых актов города Перми.

7.4. Срок хранения правовых актов в электронной информационной базе соответствует сроку хранения документов на бумажных носителях.