Порядок подготовки распоряжений руководителя аппарата администрации города Перми, руководителей функциональных подразделений администрации города Перми, распоряжений и приказов руководителей функциональных и территориальных органов администрации города Перми

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Перми от 28 ноября 2016 г. N 1055 в Порядок внесены изменения

См. текст Порядка в предыдущей редакции

Порядок
подготовки распоряжений руководителя аппарата администрации города Перми, руководителей функциональных подразделений администрации города Перми, распоряжений и приказов руководителей функциональных и территориальных органов администрации города Перми
(утв. постановлением администрации города Перми от 25 мая 2012 г. N 235)

С изменениями и дополнениями от:

28 февраля 2014 г., 28 ноября 2016 г., 5 октября 2017 г.

I. Общие положения

1.1. Порядок подготовки распоряжений руководителя аппарата администрации города Перми, руководителей функциональных подразделений администрации города Перми, распоряжений и приказов руководителей функциональных и территориальных органов администрации города Перми (далее - Порядок) разработан в целях совершенствования качества и упорядочения процесса подготовки правовых актов в администрации города Перми, повышения эффективности документационного обеспечения деятельности администрации города Перми.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Перми от 5 октября 2017 г. N 805 в пункт 1.2 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.2. Настоящий Порядок разработан в соответствии с:

Абзац второй утратил силу;

Информация об изменениях:

См. текст абзаца второго

Федеральным законом от 06 октября 2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";

Федеральным законом от 06 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи";

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования", утвержденный приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12 марта 2007 г. N 28-ст;

Уставом города Перми;

Инструкцией по делопроизводству в администрации города Перми, утвержденной в установленном порядке.

1.3. Настоящий Порядок регламентирует подготовку:

распоряжений руководителя аппарата администрации города Перми по вопросам компетенции аппарата администрации города Перми;

распоряжений руководителей функциональных и территориальных органов администрации города Перми по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами Пермского края (области);

распоряжений руководителей функциональных подразделений администрации города Перми, выполняющих функции уполномоченных органов в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и утвержденными положениями об указанных подразделениях;

приказов руководителей функциональных и территориальных органов администрации города Перми по вопросам организации работы функциональных и территориальных органов администрации города Перми, кроме распоряжений и приказов по личному составу и содержащих персональные данные.

1.4. Распоряжения руководителя аппарата администрации города Перми, руководителей функциональных подразделений администрации города Перми, распоряжения и приказы руководителей функциональных и территориальных органов администрации города Перми (далее - распоряжения и приказы) должны:

соответствовать действующему законодательству, нормативным актам органов государственной власти, ранее принятым правовым актам органов местного самоуправления города Перми (если проектом правового акта администрации города Перми не предусматривается их отмена или изменение);

содержать предписания, соответствующие компетенции функциональных и территориальных органов, функциональных подразделений администрации города Перми;

предусматривать порядок вступления в силу;

определять лиц по контролю за исполнением распоряжений и приказов.

1.5. Распоряжения и приказы не должны воспроизводить текст правового акта органа государственной власти, содержать методические материалы, технические условия, терминологическую путаницу, общие декларативные призывы, расплывчатые, не поддающиеся контролю формулировки, а также предписания, изложенные в иных нормативных актах.

1.6. Изменения, вносимые в распоряжения и приказы, отмена или признание утратившими силу распоряжений и приказов оформляются правовым актом аналогичного вида.

Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятые распоряжения и приказы, должны соответствовать структуре ранее принятого правового акта.

1.7. В случае признания утратившим силу (отмены) распоряжения или приказа обязательной отмене полностью либо частично подлежат распоряжения и приказы, вносящие в них изменения.

1.8. В случае признания утратившим силу (отмены) распоряжения или приказа, который признавал утратившим силу (отменял) ранее принятое распоряжение или приказ, правовые нормы в ранее принятом распоряжении или приказе не становятся действующими. Для возобновления действия правовых норм, содержащихся в ранее признанном утратившим силу (отмененном) распоряжении или приказе, необходимо принять новое распоряжение или приказ в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

1.9. Подготовка распоряжений и приказов осуществляется в интегрированной системе электронного документооборота, архива и управления потоками работ Пермского края (далее - ИСЭД).

1.10. Ответственность за содержание, оформление проектов распоряжений и приказов, подготовку сопроводительных документов, согласование, соблюдение сроков согласования, необходимость опубликования несут:

Исполнитель проекта;

руководитель структурного подразделения функционального, территориального органа, функционального подразделения администрации города Перми - Инициатора проекта;

руководитель функционального, территориального органа, функционального подразделения администрации города Перми.

1.11. Согласование, подписание проектов распоряжений и приказов, а также сканирование и верификация осуществляются в ИСЭД с обязательным использованием электронной подписи.

II. Основные понятия и термины, используемые в настоящем Порядке

Инициатор проекта - функциональный или территориальный орган, функциональное подразделение администрации города Перми (далее - подразделение администрации города), муниципальный служащий которого является исполнителем проекта распоряжения или приказа.

ИСЭД - автоматизированная государственная информационная система электронного документооборота, архива и управления потоками работ, созданная в целях реализации полномочий и обеспечения обмена информацией между Администрацией губернатора Пермского края, Аппаратом Правительства Пермского края, исполнительными органами государственной власти Пермского края, органами местного самоуправления Пермского края, а также иными органами и организациями.

Исполнитель проекта распоряжения или приказа (далее - Исполнитель проекта) - муниципальный служащий администрации города Перми, осуществляющий подготовку проекта распоряжения или приказа, несущий ответственность за оформление и осуществляющий контроль прохождения всех этапов подготовки проекта распоряжения или приказа в соответствии с регламентом процесса ИСЭД СПД 19.15 "Подготовка правовых и распорядительных актов, исходящих и внутренних документов, договоров ("Универсальный процесс") (далее - СПД 19.15).

Пользователь ИСЭД - государственный гражданский служащий Пермского края, муниципальный служащий администрации города Перми, а также иное лицо, являющееся уполномоченным представителем участника ИСЭД, наделенное полномочиями по совершению действий в рамках ИСЭД и зарегистрированное в ИСЭД.

Регламент процесса ИСЭД - документ, предназначенный для пользователей ИСЭД, задействованных в выполнении процессов, определяющий начальные условия и результат выполнения процессов, последовательность выполнения этапов процессов и исполнителей этапов, задачи лиц, участвующих в процессах, и принципы их взаимодействия, начальные условия, содержание и результат выполнения каждого этапа, нормативное обеспечение каждого этапа процессов, основные правила работы с ИСЭД по выполнению задач в рамках процесса.

Участник ИСЭД - Администрация губернатора Пермского края, Аппарат Правительства Пермского края, исполнительные органы государственной власти Пермского края, действующие в ИСЭД в соответствии с утвержденным порядком, а также иные органы государственной власти, органы местного самоуправления и юридические лица, заключившие с оператором ИСЭД соглашение об участии в ИСЭД.

Структурные подразделения - структурные подразделения функциональных и территориальных органов, функциональных подразделений администрации города Перми.

Электронная подпись (далее - ЭП) - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи, позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи и установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

III. Основания для подготовки проектов распоряжений и приказов

Основаниями для подготовки проектов распоряжений и приказов являются:

необходимость решения оперативных, текущих или перспективных задач в рамках реализации полномочий, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации и Уставом города Перми;

прямое указание правового акта федерального или регионального законодательства о принятии соответствующего правового акта органом местного самоуправления;

протесты, представления органов прокуратуры, решения судебных органов;

обращения, представления контрольных, правоохранительных и иных органов;

инициатива руководителей структурных подразделений Инициатора проекта по вопросам, входящим в их компетенцию в соответствии с положениями о структурных подразделениях;

актуализация действующих распоряжений и приказов в связи с изменением законодательства.

IV. Подготовка проектов распоряжений и приказов

4.1. Подготовка проектов распоряжений и приказов осуществляется в ИСЭД в соответствии с регламентом процесса ИСЭД СПД 19.15.

В целях сокращения сроков подготовки и во избежание многократного отклонения на доработку проектов распоряжений и приказов Исполнитель проекта обязан до запуска процесса СПД 19.15 максимально проработать с согласующими внутри структурного подразделения - Инициатора проекта текст проекта распоряжения или приказа и определить перечень прилагаемых документов.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Перми от 5 октября 2017 г. N 805 в пункт 4.2 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.2. Оформление проектов распоряжений и приказов осуществляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в администрации города Перми, утвержденной в установленном порядке, Правилами оформления правовых актов в администрации города Перми, утвержденными в установленном порядке.

4.3. Процесс по подготовке проектов распоряжений и приказов в СПД 19.15 может быть запущен инициативно либо как связанный процесс во исполнение документа, резолюции или поручения.

4.4. Процесс подготовки распоряжений и приказов включает следующие основные этапы:

формирование проекта распоряжения или приказа;

редактирование;

согласование;

нормоконтроль;

присвоение индекса дела по номенклатуре дел;

подписание;

сканирование и верификацию;

рассылку;

ознакомление с правовым актом.

4.5. Описание очередности этапов и особенностей назначения исполнителей задач в рамках регламента процесса СПД 19.15 при подготовке проектов распоряжений и приказов содержится в разделе 6 настоящего Порядка.

4.6. Формирование проекта распоряжения или приказа в рамках регламента процесса СПД 19.15 включает:

4.6.1. выбор соответствующего шаблона универсального процесса и бланка установленного образца, размещенного в ИСЭД;

4.6.2. подготовку текста проекта распоряжения или приказа и приложений к нему (при наличии) в одном файле в формате Word.

Документы, указанные в пункте 4.7 настоящего Порядка, сканируются в формате PDF и прикрепляются как потомки данного виртуального документа.

Документы, указанные в пункте 4.8 настоящего Порядка, могут быть добавлены как вложение к задаче процесса СПД 19.15 в форматах Word или PDF;

4.6.3. назначение исполнителей всех этапов в соответствии с регламентом процесса СПД 19.15, в том числе формирование списка согласующих;

4.6.4. формирование списков рассылки в соответствии с разделом 8 настоящего Порядка.

4.7. Исполнитель проекта подготавливает:

пояснительную записку к проекту распоряжения или приказа, в которой излагается необходимость принятия проекта распоряжения или приказа, прогноз возможных социальных, экономических, правовых и иных последствий действия принимаемого распоряжения или приказа;

финансово-экономическое обоснование с приложением необходимых расчетов, в случае если реализация проекта распоряжения или приказа требует материальных и других затрат.

Пояснительная записка и финансово-экономическое обоснование оформляются на стандартных листах бумаги формата А4, печатаются шрифтом Times New Roman N 14, подписываются руководителем структурного подразделения - Инициатора проекта, сканируются в формате PDF и прикрепляются как потомки данного виртуального документа.

4.8. К проекту распоряжения или приказа в процессе СПД 19.15 в обязательном порядке прикрепляются:

копии правовых актов, подлежащих изменению, отмене, признанию утратившими силу в связи с принятием вносимого проекта распоряжения или приказа;

документы, ссылки на которые приводятся в тексте проекта распоряжения или приказа. Если объем данных текстов превышает 3 страницы, то прилагаются выдержки из текстов с указанием вида акта, его наименования, даты принятия и номера;

протоколы (решения) коллегиальных органов (координационных, консультативных, общественных, экспертных советов, комиссий и тому подобных), к компетенции которых относятся вопросы, затрагиваемые в проекте распоряжения или приказа;

список рассылки для направления распоряжения или приказа в организации, не являющиеся участниками ИСЭД. Данный список должен быть оформлен Исполнителем проекта с обязательным указанием почтовых и электронных адресов организаций города Перми и их полным наименованием по форме согласно приложению к настоящему Порядку.

V. Порядок согласования проектов распоряжений и приказов

5.1. Согласование проектов распоряжений и приказов осуществляется в соответствии с регламентом процесса СПД 19.15.

5.2. Проекты распоряжений и приказов, поступившие на согласование после 16.00 час., считаются поступившими на следующий день.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Перми от 5 октября 2017 г. N 805 в пункт 5.3 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

5.3. Проекты распоряжений и приказов в обязательном порядке согласовываются:

главным бухгалтером Инициатора проекта - при наличии в проекте распоряжения или приказа вопросов, связанных с расходованием средств по сметам на содержание подразделений администрации города;

юристом подразделения администрации города - Инициатора проекта;

руководителями структурных подразделений, интересы которых затрагиваются в данном проекте распоряжения или приказа;

заместителем руководителя подразделения администрации города по направлению деятельности;

руководителями организаций города Перми, интересы которых затрагиваются в данном проекте распоряжения или приказа.

Согласование проекта распоряжения или приказа со сторонними организациями, не являющимися участниками ИСЭД, оформляется на листе согласований по форме согласно приложению к настоящему Порядку на бумажном носителе. При этом подписи руководителей организаций, не являющихся участниками ИСЭД, заверяются печатью организации.

5.4. В случае необходимости согласования проекта распоряжения или приказа с подчиненными специалистами руководитель, указанный в качестве согласующего (далее - Согласующий), использует связанный процесс ИСЭД СПД 20.14 "Поручение". На основе результатов рассмотрения подчиненными специалистами проекта распоряжения или приказа Согласующий принимает решение о согласовании либо отклонении проекта распоряжения или приказа.

5.5. Согласование действительно в течение 3 месяцев.

VI. Прохождение этапов редактирования и согласования проектов распоряжений и приказов

6.1. Регламент процесса СПД 19.15 в числе основных этапов подготовки проектов распоряжений и приказов предусматривает редактирование.

6.2. Редактирование проектов распоряжений руководителя аппарата администрации города Перми осуществляется в управлении по общим вопросам администрации города Перми с обязательным проставлением ЭП.

Редактирование проектов распоряжений и приказов руководителей подразделений администрации города осуществляет специалист соответствующего структурного подразделения администрации города - Инициатора проекта, в чьи должностные обязанности включены данные функции, с обязательным проставлением ЭП.

Срок прохождения этапа редактирования составляет 3 рабочих дня.

6.3. После завершения этапа редактирования документ поступает на этап согласования.

6.4. Согласование проекта распоряжения или приказа осуществляется параллельно в течение 3 рабочих дней с обязательным проставлением ЭП.

Юрист Инициатора проекта при согласовании проекта распоряжения или приказа в закладке "Комментарии" обязан занести информацию о необходимости дальнейшего направления:

принятого правового акта функционального