Постановление Главы Краснокамского муниципального района Пермского края от 8 сентября 2009 г. N 314 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации Краснокамского муниципального района"

3.1.1. Документы администрации оформляются на бланках установленной формы.

Перечень бланков документов администрации (далее - бланки документов) содержится в приложении 3.

3.1.2. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210x297 мм) и А5 (148x210 мм). Выбор формата бланка зависит от объема документа.

3.1.3. Проектирование бланков документов, оформление и ведение альбома образцов бланков документов осуществляется отделом по общим вопросам, муниципальной службе и кадрам.

Включение в документооборот новых бланков документов осуществляется по согласованию с управляющим делами администрации.

3.1.4. Бланки документов с изображением Герба города Краснокамска (далее - электронные бланки) воспроизводятся с помощью средств вычислительной техники.

3.1.5. Для воспроизведения электронных бланков на должном качественном уровне изготовление проектов документов допускается только на лазерном принтере.

3.1.6. Запрещается самостоятельно проектировать и изменять бланки документов, копировать их на другие ПЭВМ.

3.1.7. Установлен следующий порядок применения бланков документов:

3.1.8. При внутренней переписке информационного характера между должностными лицами, отраслевыми (функциональными) органами администрации района бланки для писем не применяются. Документы оформляются на стандартных листах бумаги с воспроизведением реквизитов общего бланка.

Переписка между отраслевыми (функциональными) органами администрации района по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документирования, запрещается.

3.1.9. Руководители отраслевых (функциональных) органов администрации района организуют проектирование, учет, использование и хранение бланков управлений, комитетов, отделов.

3.2.1. Печатание проектов документов администрации Краснокамского муниципального района осуществляется децентрализовано.

3.2.2. Проекты документов, подготовленные отраслевыми (функциональными) органами администрации района, печатаются специалистами отраслевых (функциональных) органов администраций района.

3.2.3. Проекты документов, подготовленные другими организациями - авторами, печатаются непосредственно в организации.

3.2.4. При отсутствии бланков документов администрации напечатанные проекты документов записываются на дискету и представляются в отдел по общим вопросам, муниципальной службе и кадрам для их распечатки на бланке.

3.2.5. Требования к изготовлению текстовых документов с использованием персонального компьютера содержатся в приложении 4.

3.2.6. Требования к оформлению нормативно-правовых актов администрации Краснокамского муниципального района содержатся в приложении 5.

Для печатания проектов документов руководители отраслевых (функциональных) органов администрации района:

3.2.7. Передаваемые для печатания в отдел по общим вопросам, муниципальной службе и кадрам проекты должны быть оформлены с учетом требований Инструкции, рукописи должны быть написаны разборчиво.

Не принимаются для печатания проекты документов, не соответствующие требованиям к их оформлению.

3.2.8. Проекты документов хранятся в базе данных не более 6 месяцев после их ввода.

3.2.9. Машинистка определяет время выполнения работ по печатанию проектов документов, исходя из очередности их поступления.

Срочные документы (срочность определяется руководителями) печатаются немедленно. Документы, сданные в работу после 16-30, печатаются, как правило, на следующий день.

3.3.1. Текстом управленческого документа является выраженное средствами делового языка содержание управленческих действий и решений.

Текст документа должен содержать достоверную, точную и аргументированную, не допускающую различных толкований, информацию, изложенную логически последовательно, ясно, убедительно и кратко.

Текст документа должен быть изложен грамотно в соответствии с действующими правилами орфографии и пунктуации официально-деловым стилем.

Официально-деловой стиль служебных документов характеризуется:

использованием устойчивых словосочетаний, стандартизованных языковых формул;

нейтральным тоном изложения;

определенным порядком (последовательностью) изложения информации, сжатостью и компактностью.

3.3.2. Содержание и структура текста документа определяются его функциональным видом (приказ, письмо, акт и т.д.) и разновидностью (приказ по основной деятельности, приказ по личному составу; письмо-извещение, письмо-приглашение, письмо-подтверждение, гарантийное письмо, сопроводительное письмо и т.д.).

Построение текстов документов с учетом их видов и разновидности должно соответствовать требованиям, изложенным в разделе 4 настоящей Инструкции.

3.3.3. Тексты документов оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде их сочетания.

Связный текст содержит грамматически и лексически согласованную информацию об управленческих действиях, применяется при составлении организационно-распорядительных документов, по возможности составляется по одному вопросу.

Связный текст, как правило, состоит из двух смысловых частей: в одной указываются причины, основания, цели составления документа, в другой (заключительной) - выводы, решения, просьбы, предложения, рекомендации. Если содержание документа не требует пояснения или обоснования, то текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, служебные записки - оценку фактов, выводы). Допускается начинать текст документа с его заключительной части, т.е. изложения существа вопроса, а затем подкреплять его обоснованием, доказательствами.

Сплошной связный текст документа может составляться на основе трафарета, содержащего унифицированную постоянную информацию и дополняемого переменной информацией. Трафареты разрабатываются при наличии достаточного объема повторяющихся документов, содержащих типовые управленческие действия.

Форма анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации об одном объекте по определенному набору признаков.

При составлении текста в виде анкеты наименование признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете" или "были"; "находились" и т.д.). Показатели могут быть выражены цифрами.

Анкетные тексты применяются при оформлении организационно-распорядительных, отчетно-статистических, финансовых документов и др.

Построение и оформление текстов в табличной форме осуществляется в соответствии с требованиями, изложенными в приложении 6.

3.3.4. Объемные тексты документов следует делить на разделы, подразделы, пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. При этом разделы нумеруются в пределах всего текста документа, подразделы - в пределах раздела, к которому они относятся и т.д. Разделы и подразделы должны иметь заголовки, четко и кратко отражающие их содержание. Пункты заголовков не имеют.

3.3.5. Форма изложения текста.

Изложение текста в документах осуществляется по следующим правилам:

в распорядительных документах, а также документах, адресованных руководству (заявление, служебная записка, объяснительная записка), - от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу", "считаю");

в решениях коллегиальных органов - от третьего лица единственного числа ("решает", "предлагает");

в положениях, инструкциях, правилах, актах, справках и т.п. - от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "начальник отдела имеет право", "комиссия установила");

в письмах - от первого лица единственного числа ("направляю", "предлагаю"), от первого лица множественного числа ("направляем на рассмотрение", "просим выделить"), от третьего лица единственного числа ("администрация считает возможным");

в совместных документах (постановление, распоряжение письмо) - от первого лица множественного числа ("постановили", "предлагаем", "просим").

4.1.1. Глава Краснокамского муниципального района для осуществления своих полномочий по вопросам своей компетенции издает муниципальные правовые акты.

Глава района в пределах своих полномочий, установленных федеральными законами, законами Пермской области и Пермского края, настоящим Уставом и решениями Земского собрания издает постановления по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления района федеральными законами и законами Пермской области, а также распоряжения по вопросам организации работы администрации района.

4.1.2. Постановление главы Краснокамского муниципального района - акт, устанавливающий, изменяющий или отменяющий правовые нормы.

4.1.3. Распоряжение главы Краснокамского муниципального района - правовой акт, издаваемый для разрешения управленческих задач по организационным, кадровым и оперативным вопросам. Распоряжения не должны содержать предписаний нормативного характера.

Распоряжения могут иметь как общее значение и длительный срок действия, касаться широкого круга организаций, должностных лиц и граждан, так и ограниченный срок действия, касаться конкретного вопроса узкого круга организаций и должностных лиц.

Распоряжения могут издаваться во исполнение постановлений главы муниципального района.

4.1.4. Изменение, дополнение или признание утратившими силу (отмена) постановлений оформляются в виде постановлений главы муниципального района.

Изменение, дополнение или признание утратившими силу (отмена) распоряжений оформляются в виде распоряжений главы муниципального района.

Изменения и дополнения в ненормативную часть постановлений допускается оформлять в виде распоряжений главы муниципального района (внесение изменений в составы комиссий (советов и др.).

4.1.5. Подготовка актов главы Краснокамского муниципального района организуется:

- для решения вопросов социально-экономического и политического развития Краснокамского муниципального района;

- для реализации федеральных и областных законов, актов губернатора Пермского края, постановлений Законодательного Собрания Пермского края;

- для актуализации действующих актов главы муниципального района (при внесении существенных изменений в ранее изданные (действующие) акты, при объединении нескольких действующих актов по одному вопросу, при наличии нескольких актов о внесении изменений в один действующий документ, при внесении изменений в несколько пунктов документа и др.).

4.1.6. Подготовка проектов актов главы муниципального района (далее - проекты актов) осуществляется по поручению главы Краснокамского муниципального района или по инициативе руководителей органов администрации района, других организаций в пределах их компетенции.

Проекты правовых актов района могут вноситься депутатами Земского собрания, главой района, инициативными группами граждан, иными субъектами правотворческой инициативы.

Целесообразность подготовки и внесения на рассмотрение главы муниципального района проектов актов согласовывается с заместителем главы, в компетенции которого находится данный вопрос.

4.1.7. Ответственность за содержание, качество подготовки и оформления проектов актов, их согласование со всем составом заинтересованных организаций и должностных лиц (далее - заинтересованные стороны), а также за соответствие внесенных изменений и дополнений в проект акта замечаниям заинтересованных сторон несут заместители главы и руководители органов администрации района, руководители организаций, представляющих проект для рассмотрения, а также исполнители, непосредственно осуществляющие подготовку проектов актов.

4.1.8. В подготовке проектов актов участвует юридическая служба администрации.

4.1.9. Процесс подготовки актов главы Краснокамского муниципального района включает в себя следующие этапы: предварительная работа по подготовке проектов актов; согласование проектов актов; подписание актов главой муниципального района.

4.1.10. Подготовка проектов актов возможна в виде проекта нового документа, новой редакции действующего акта главы муниципального района, проекта о внесении изменений, дополнений или о признании утратившими силу (об отмене) соответствующих ранее изданных актов.

4.1.11. Проект акта должен соответствовать компетенции главы муниципального района, нормам действующего законодательства; быть своевременным; учитывать ранее изданные акты по рассматриваемому вопросу; содержать при необходимости пункты об изменении, дополнении актов, признании утратившими силу (об отмене); устранять множественность ранее изданных актов.

4.1.12. Не допускается издание актов главы муниципального района по вопросам, ранее принятые решения по которым остались невыполненными.

4.1.13. При необходимости к проекту акта прилагается пояснительная записка, в которой исполнителем излагаются мотивы внесения проекта, обоснование издания и иная информация.

4.1.14. Порядок прохождения проектов актов должен соответствовать установленной схеме (приложение 8).

4.1.15. Подготовка проектов актов по личному составу в администрации района осуществляется заведующим отделом по общим вопросам, муниципальной службе и кадрам, а в отраслевых (функциональных) органах администрации района - специалистом, отвечающим за кадровое делопроизводство.

4.2.1. Оформление отдельных реквизитов проектов актов.

4.2.2. Требования к оформлению совместных распорядительных документов.

Совместно издаваемые распорядительные документы оформляются на бланках.

Регистрационный номер документа состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Совместно издаваемые документы должны иметь одну (единую) дату. Датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Констатирующая часть совместно издаваемого документа завершается словами "Земское собрание и администрация Краснокамского муниципального района ПОСТАНОВИЛИ:" (слово "ПОСТАНОВИЛИ" печатается от границы левого поля прописными буквами отдельной строкой, после него ставится двоеточие).

Текст излагается от первого лица множественного числа.

Реквизиты "Подпись" располагаются на одном горизонтальном уровне.

Личные подписи и их расшифровки (инициалы, фамилии) размещаются непосредственно под наименованием должностей и оформляются следующим образом:

Экземпляры документа (экземплярность определяется количеством организаций - авторов), включая приложения к ним, оформляются как подлинники (содержат подлинные подписи должностных лиц; регистрационные номера каждой из организаций и единую дату).

В остальном порядок подготовки, оформления и согласования проектов совместно издаваемых документов должен соответствовать требованиям к подготовке, оформлению и согласованию проектов актов главы Краснокамского муниципального района.

4.3.1. Проекты актов подлежат согласованию, которое осуществляется с оформлением листов согласования по всем проектам актов (приложение 9).

4.3.2. Согласование оформляется визами. Виза включает в себя наименование должности лица, визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания.

4.3.3. Состав заинтересованных сторон, с которыми необходимо согласовать проект акта, определяется руководителем подразделения, организации, осуществляющих его подготовку. Одновременно определяется перечень организаций и должностных лиц, которым необходимо направить документ после его издания.

Для автоматизации контроля за движением нормативных правовых актов на стадии согласования в администрации Краснокамского муниципального района ведется специальное программное приложение.

Вновь разрабатываемые проекты нормативных правовых актов сдаются в приемную администрации, где обеспечивается дальнейшее движение акта.

Специалист, согласовавший нормативный правовой акт, также передает его в приемную.

4.3.4. Проект актов визируется в следующей последовательности:

исполнителем, представляющим проект;

руководителями структурных подразделений администрации, организаций, в чьей компетенции находится данный вопрос, которым адресуется документ, предусматриваются задания или поручения, интересы которых затрагиваются;

заместителем главы Краснокамского муниципального района, в чьем ведении находится структурное подразделение (организация) - автор проекта;

заместителями главы Краснокамского муниципального района, сферу деятельности которых затрагивает проект;

юридическим отделом администрации;

управляющим делами администрации.

4.3.5. Согласование проектов актов со всеми заинтересованными сторонами возлагается на исполнителей.

Исполнитель оперативно направляет проект на согласование, осуществляет контроль за его прохождением в ходе согласования, обеспечивает соответствие внесенных изменений и дополнений в проект замечаниям заинтересованных сторон.

4.3.6. Срок рассмотрения проектов актов, представленных на согласование, не должен превышать 2 рабочих дней. В исключительных случаях по согласованию с исполнителем срок рассмотрения проекта акта может быть увеличен до 5 рабочих дней (в зависимости от объема и сложности). Правовая экспертиза проектов актов юридическим отделом администраций муниципального района производится в течение пяти рабочих дней.

Доработка проектов актов с учетом высказанных замечаний и предложений осуществляется исполнителем в двухдневный срок. По указанию главы Краснокамского муниципального района, заместителей, представляющих проект, рассмотрение проектов актов с отметкой "срочно" на листе согласования производится в течение одного дня.

4.3.7. При наличии замечаний или предложений у лица, визирующего проект акта, в месте согласования делается отметка об этом: "Замечания (предложения) прилагаются", которые выполняются на чистых листах формата А4, А5 с указанием даты предложения и подписи.

4.3.8. При наличии разногласий руководитель не вправе отказываться от визирования.

4.3.9. Исполнитель обязан рассмотреть все поступившие замечания (дополнения, предложения) и с их учетом доработать текст проекта.

4.3.10. При внесении в проект акта изменений принципиального характера он подлежит повторному согласованию со всеми заинтересованными сторонами.

Повторного визирования не требуется, если при доработке проекта акта внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания.

4.3.11. Внесение изменений в проекты актов исполнителями после визирования заинтересованными сторонами и должностными лицами без согласования с ними не допускается.

4.3.12. Срок действия виз согласования проекта акта заинтересованными сторонами составляет один месяц (с даты визирования исполнителем до передачи проекта в отдел по общим вопросам, муниципальной службе и кадрам).

Если указанный срок истек, то проект акта должен быть вновь согласован со всеми заинтересованными сторонами.

4.3.13. Если замечания не принимаются, исполнитель готовит заключение по замечаниям и прилагает его к проекту акта. Заключение подписывает руководитель структурного подразделения (организации), подготовивший проект.

Неурегулированные разногласия рассматриваются у соответствующего заместителя с участием заинтересованных сторон.

4.3.14. Согласованные в установленном порядке проекты правовых актов с необходимыми материалами представляются в юридический отдел администрации для проведения правовой экспертизы и дачи заключения. Проект, имеющий отрицательное заключение юридического отдела, не может быть внесен на рассмотрение главы района.

После проведения правовой экспертизы проекты правовых актов с необходимыми материалами представляются управляющему делами администрации, где проходят проверку на правильность их оформления в соответствии с требованиями инструкции по делопроизводству в администрации Краснокамского муниципального района.

4.3.15. Проекты актов, представленные с нарушением требований к их подготовке, оформлению и прохождению, возвращаются структурным подразделениям (организациям) на доработку.

4.3.16. Полностью подготовленный проект акта с листом согласования со всеми прилагаемыми документами визируется и передается управляющим делами администрации на подпись главе Краснокамского муниципального района.

4.4.1. Акты подписываются главой Краснокамского муниципального района, во время отсутствия - исполняющим обязанности главы Краснокамского муниципального района.

Проект акта может быть отклонен главой Краснокамского муниципального района в целом в связи с нецелесообразностью (невозможностью) издания, при этом на месте согласования главой в верхнем правом углу оформляется запись "Отклонен" ("отклонено") и проставляется дата.

4.4.2. Внесение исправлений и дополнений в подписанный документ не допускается.

4.4.3. Подписанные главой района правовые акты передаются в Отдел по общим вопросам, муниципальной службе и кадрам для регистрации, размножения и рассылки в соответствии со списком рассылки, опубликования (обнародования), оперативного хранения и использования до передачи в архив, формирования реестра муниципальных правовых актов администрации Краснокамского муниципального района.

Акты главы района, затрагивающие права и законные интересы третьих лиц, передаются им под роспись в специальном журнале.

Регистрация постановлений и распоряжений главы района производится в течение года в порядке возрастания номеров.

4.4.4. Правовые акты главы района, не требующие обязательного официального опубликования (обнародования), вступают в силу с момента их подписания, если иное не определено в самом акте.

Постановления главы муниципального района, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, подлежат обязательному официальному опубликованию (обнародованию) в течение 20 дней со дня принятия и вступают в силу с момента их опубликования (обнародования).

Неопубликованные (необнародованные) правовые акты главы района, подлежащие обязательному официальному опубликованию (обнародованию), не применяются.

4.5.1. База правовых актов предназначена для информационного обеспечения деятельности администрации района.

4.5.2. База правовых актов включает:

базу нормативных и ненормативных правовых актов (постановления, представляющие общественный интерес);

базу индивидуальных правовых актов (постановления индивидуального применения, не представляющие общественный интерес, распоряжения).

4.5.3. База правовых актов формируется и ведется специалистом отдела по общим вопросам, муниципальной службе и кадрам.

4.5.4. Копии правовых актов, заверенные в установленном порядке, выдаются отделом по общим вопросам, муниципальной службе и кадрам по запросу правоохранительных и судебных органов по согласованию с управляющим делами.

4.5.5. Заверенная копия индивидуального правого акта выдается отделом по общим вопросам, муниципальной службе и кадрам при обращении заявителя в администрацию района на основании паспорта, удостоверяющего личность, и оригинала правого акта.

4.6.1. Протокол оформляется на общем бланке или на стандартных листах бумаги по форме общего бланка формата А4.

4.6.2. Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и номер протокола, заголовок к тексту, подписи.

Реквизит "Наименование организации" является собирательным обозначением автора документа.

Непосредственно под реквизитом "Наименование организации" прописными буквами печатается реквизит "Наименование вида документа" - слово "ПРОТОКОЛ".

Датой протокола является дата проведения совещания, заседания, а не окончательного оформления и подписания протокола. Она проставляется арабскими цифрами в последовательности: число, месяц, текущий год: например, 14.05.99 или 15.05.2001.

Регистрационным номером протокола является его порядковый номер в течение календарного года.

Дата и номер печатаются в одну сроку под словом "ПРОТОКОЛ" (дата располагается слева, номер - справа).

Под датой и номером протокола указывается реквизит "Место составления или издания документа". Он содержит название географического пункта, в котором реально состоялось заседание коллегиального органа.

Заголовок к тексту, являясь логическим продолжением слова "Протокол", содержит краткую формулировку вида заседания в родительном падеже и согласуются с названием коллегиального органа: например: "заседания коллегии", "заседания совещания". Заголовок к тексту, как и слово "Протокол", выделяются полужирным шрифтом.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть протокола строится по схеме:

председатель - фамилия и инициалы председательствующего в именительном падеже (при проведении оперативных совещаний эта часть протокола опускается);

секретарь - фамилия и инициалы в именительном падеже.

Слова "Присутствовали", "Приглашенные" оформляются от границы левого поля по всей ширине строки и заканчиваются двоеточием.

Если присутствующих членов коллегиального органа и приглашенных более 10 человек, то состав присутствующих указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается пометка ("Список прилагается).

Повестка дня оформляется в составе протокола или отдельным документом.

В некоторых случаях повестка дня, состоящая из большого количества вопросов с указанием времени их обсуждения и разосланная заранее участникам заседания, оформляется как самостоятельный документ и в текст протокола не включается. Перед основной частью делается отметка: "Повестка дня прилагается".

Слова "Повестка дня" оформляются от границы левого поля ниже состава присутствующих и заканчиваются двоеточием. Ниже с красной строки пишется перечень обсуждаемых вопросов, располагаемых по степени важности и сложности. Каждый вопрос нумеруется и отвечает на вопрос "о чем?". Далее указываются: вид выступления (доклад, сообщение, отчет, информация - в именительном падеже), наименование должности, фамилия и инициалы докладчика пишутся в родительном падеже. Например, Доклад главы Краснокамского муниципального района В.Д. Жукова.

В повестку дня не должны включаться вопросы неконкретного содержания: например, "Разное".

Основная часть протокола строится в соответствии с пунктами повестки дня "по разделам. Каждый раздел, отражая ход заседания, состоит из трех частей:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ.

Эти слова оформляются от границы левого поля прописными буквами и заканчиваются двоеточием, таким образом они зрительно разбивают текст.

Слово "СЛУШАЛИ" нумеруется в соответствии с номером вопроса повестки дня. После двоеточия пишется фамилия и инициалы докладчика в родительном падеже (кого?) с красной строки, затем кратко записывается от третьего лица единственного числа содержание доклада, сообщения, информации. Если текст доклада застенографирован или представлен докладчиком, то в скобках пишется: "Текст прилагается".

После слова "ВЫСТУПИЛИ" фамилии и инициалы выступивших пишут в именительном падеже (кто?) с красной строки. Записывается краткое содержание выступления или слова "Текст прилагается".

Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня - запись принятого по обсуждаемому вопросу решения. Решения, содержащие несколько вопросов, подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть решений, как и распорядительные документы, содержит составные части: кому, что сделать и к какому сроку.

При наличии особого мнения по принятому решению оно записывается в протокол (после соответствующего протокольного решения).

Развернутые решения могут оформляться как самостоятельный документ, в этом случае они прилагаются к протоколу.

Протокол составляется секретарем заседания или другим назначенным лицом. В трех-пятидневный срок протокол уточняется, выверяется по стенограмме или фонозаписи, редактируется, подписывается, оформляется. С протоколом подшиваются в дело представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты.

Протокол подписывается председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем.

4.6.3. Оформление выписки из протокола.

Для ознакомления с решениями, принятыми в ходе работы коллегиального органа, и исполнения их оформляется выписка из протокола.

Непосредственно под реквизитом "Наименование организации" прописными буквами печатается реквизит "Наименование вида документа" - слова "ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА".

Вводная часть оформляется полностью, а из основной части берется та информация (обсужденный вопрос и принятые по нему решения), которую необходимо довести до сведения заинтересованных лиц.

Протокол заседания подписывается председателем и секретарем. В особо важных случаях выступающие должны визировать протокол. Визы проставляются на левом поле документа на уровне записи выступления.

Реквизит "Отметка о заверении копии" оформляется уполномоченным должностным лицом для подтверждения соответствия выписки подлиннику протокола после реквизита "Подпись".

Формы протокола и выписки из протокола содержатся в приложении 7.

4.7.1. Положение - это нормативный акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, компетенцию, права, обязанности и организацию работы муниципального органа, учреждения, организации, отраслевого (функционального) органа администрации района.

Положения могут регулировать деятельность должностных лиц.

В отдельную группу выделяются положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по определенному вопросу.

Положения по своей структуре являются сложными документами.

Текст положения, как правило, состоит из разделов: общие положения; основные задачи; функции; права; организация работы; ответственность; взаимоотношения; контроль, проверка, ревизия деятельности; реорганизация и ликвидация.

В разделе "Общие положения" должны быть указаны цели и основания образования учреждения или отраслевого (функционального) органа администрации района, чем оно руководствуется в своей деятельности и кому подчиняется.

В разделе "Основные задачи" перечисляются задачи, которые должны выполнять учреждение или отраслевые (функциональные) органы администрации района во всех областях своей деятельности.

В разделе "Функции" указывается, что и как должно делать учреждение или отраслевые (функциональные) органы администрации района для выполнения основных задач, какие связи в этих целях оно обязано устанавливать с другими учреждениями или отраслевыми (функциональными) органами администрации района.

В разделе "Права" должны перечисляться права, которыми наделено учреждение и его руководитель или отраслевые (функциональные) органы администрации района и его руководитель, в том числе и право на издание определенных правовых актов и подготовку или получение определенных документов.

В разделе "Организация работы" указывается, кто назначает руководящий состав, утверждает структуру и штатную численность; устанавливает порядок разрешения вопросов, входящих в компетенцию данного учреждения или отраслевого (функционального) органа администрации района; формы и методы работы.

В разделе "Ответственность" устанавливаются виды дисциплинарной, административной, при необходимости - уголовной ответственности, которую может нести руководитель учреждения или отраслевого (функционального) органа администрации района в случае невыполнения им обязанностей.

В разделе "Взаимоотношения" регламентируются информационные и документационные потоки учреждения или отраслевого (функционального) органа администрации района; основные документы, создаваемые ими; взаимоотношения с другими учреждениями или отраслевыми (функциональными) органами администрации района; порядок рассмотрения возникающих разногласий.

В разделе "Контроль, проверка, ревизия деятельности" устанавливается, кто (какие органы) и с какой периодичностью имеют право контролировать и проверять деятельность учреждения.

В разделе "Реорганизация и ликвидация" устанавливается порядок проведения реорганизации и ликвидации, кто принимает решения в этих случаях, кому поступает имущество ликвидированного учреждения.

Положения об отраслевых (функциональных) органах администрации Краснокамского муниципального района утверждаются решением Земского собрания Краснокамского муниципального района.

4.7.2. Инструкция - документ, издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, финансовые и иные вопросы деятельности организаций, должностных лиц.

В текст инструкции включаются правила, регулирующие различные стороны деятельности организаций, должностных лиц, работников.

Текст инструкции может состоять из нескольких разделов. Внутри разделов текст разбивается на пункты, каждый раздел инструкции должен иметь заголовок. В сложных разделах могут быть выделены подразделы, которые также могут иметь заголовки.

Разделы, подразделы, пункты нумеруются арабскими цифрами.

Текст инструкции начинается с раздела "Общие положения", в котором могут указываться цели и причины издания инструкции, область распространения, основание для разработки и другие сведения общего характера. За общей частью раздела должны следовать разделы (один или несколько), в которых в логической последовательности излагается основное содержание, то есть описывается порядок выполнения регламентируемого процесса.

Инструкция утверждается руководителем организации или соответствующим организационно-распорядительным документом.

При утверждении инструкции руководителем гриф утверждения должен состоять из слова "УТВЕРЖДАЮ", наименования должности лица, утвердившего документ (включая наименование учреждения), личной подписи, ее расшифровки и даты.

Если инструкция утверждается организационно-распорядительным документом, то гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕНА", наименования документа, утвердившего инструкцию (включая наименование учреждения), и даты.

Разновидностью инструкции является должностная инструкция.

Должностные инструкции разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным расписанием.

4.7.3. Договор - это документ, который фиксирует соглашение сторон об установлении или прекращении каких-либо правоотношений.

4.8.1. Докладная (служебная) записка - документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладная (служебная) записка составляется как по указанию руководителя учреждения, руководителя отраслевого (функционального) органа администрации района, учреждения, так и по инициативе отраслевого (функционального) органа администрации района, учреждения, конкретного работника.

4.8.2. Предложение - документ, представляющий собой разновидность докладной (служебной) записки, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу.

Оформляется аналогично внутренним докладным (служебным) запискам. Текст не содержит аналитической части, а только вводную (обоснование) и заключительную (перечень предложений).

4.8.3. Объяснительная записка - документ, объясняющий причины какого-либо действия, происшествия, ситуации, события, факта.

Объяснительная записка может составляться отраслевым (функциональным) органом администрации района или конкретным должностным лицом. Оформляется аналогично внутренним докладным запискам.

Объяснительная записка подписывается составителем.

4.8.4. Пояснительная записка - документ, сопровождающий основной документ и поясняющий содержание отдельных положений основного документа (план, отчет); содержащий обоснование необходимости принятия данного документа, характеристику целей, задач, основных положений проекта документа (законопроекта, проекта постановления и др.); поясняющий (объясняющий) причины каких-либо действий, событий, фактов.

Составляется на стандартных листах бумаги.

Текст оформляется в виде связного текста. В одной его части констатируется или излагается содержание положений, пунктов и разделов основного документа или управленческой ситуации, событий, фактов. В другой - объясняются причины - приводятся расчеты, экономическое и юридическое обоснование и другие доказательства. Пояснения к положениям, разделам, пунктам основного документа могут располагаться с учетом степени их значимости или могут быть пронумерованы в соответствии с номерами положений, разделов и пунктов основного документа.

Заголовок записки должен сочетаться с наименованием основного документа, например:

Пояснительная записка к проекту постановления главы Краснокамского муниципального района;

или

Пояснительная записка к бухгалтерскому отчету администрации за 2005 год.

Пояснительная записка подписывается руководителем с указанием наименования должности.

4.9.1. Общие требования

Служебные письма - обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами.

Служебные письма администрации могут направляться как сторонним организациям внутри страны, так и зарубежным корреспондентам.

Содержание служебного письма должно быть кратким, ясным, аргументированным, обеспечить точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.

Для письма характерно использование простых распространенных предложений. Следует избегать неточности, двусмысленности изложения, неправильного использования слов, терминов, а также профессионализмом, известных лишь узкому кругу лиц.

Целесообразно готовить письмо по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по разным вопросам, целесообразнее составлять отдельные письма по каждому из них.

Служебное письмо по объему не должно превышать 1-2 машинописных страниц. Однако, когда требуется дать описание сложной ситуации, ее детальный анализ, изложить разнообразные точки зрения, допускается составление письма объемом до 5 страниц текста.

4.9.2. Реквизиты оформления письма

4.10.1. Телеграммы

Телеграмма - краткое текстовое сообщение, передаваемое средствами телеграфной связи (приложение 11).

Телеграммы, направляемые за подписью руководителей администрации, оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 в двух экземплярах.

По степени срочности выделяются следующие категории телеграмм: обыкновенная (без отметки); срочная (с отметкой "срочная").

Телеграммы делятся на следующие виды: с уведомлением о вручении; с доставкой "почтой заказное" (принимаются для отправления в деревни, села); с доставкой в срок, указанный отправителем; заверенная; схемная телеграмма; письмо-телеграмма и другие.

При подготовке телеграмм необходимо руководствоваться следующими требованиями:

В реквизите "Адресат" указывается полный телеграфный адрес (печатается отдельной строкой) и наименование адресата.

Полный телеграфный адрес указывается в следующей последовательности:

наименование населенного пункта (в именительном падеже) и номер отделения связи, если телеграмма направляется в центр республики, края, области;

наименование республики, края, области, на территории которых находится населенный пункт (если он не является центром республики, края, области), наименование района (если населенный пункт не является районным центром) - указываются в родительном падеже;

местожительство или местонахождение адресата (название улицы, проспекта, бульвара и т.п., номер дома, корпуса, номер квартиры).

В адресах телеграмм перед номерами домов, корпусов, строений, квартир указываются слова "дом", "строение", "корпус", "квартира" или их сокращенные обозначения (д, стр, корп, кв). Слово улица указывается полностью или сокращенно "ул". Остальные слова, используемые при написании адреса, такие как область, район, проспект и т.п. указываются полностью.

Номера домов, строений, корпусов, квартир указываются цифрами. Наименования номерных улиц и номерных организаций указываются словами.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица.

В наименование адресата входит:

наименование организации, если адресатом является организация;

наименование организации, должности, фамилия, если адресатом является должностное лицо;

фамилия, если телеграмма адресована частному лицу.

Имена и отчества лиц, которым направляется телеграмма, или их инициалы указываются по желанию отправителя.

В наименовании адресата фамилия, имя, отчество и должность адресата указываются в дательном падеже, название организации - в именительном.

В реквизите "Адресат" не должно быть кавычек.

При адресовании телеграммы в четыре адреса и более прилагается список рассылки, составляемый и подписываемый исполнителем, а на месте реквизита "Адресат" указывается "По списку".

Примеры оформления реквизита "Адресат":

ПОС ЧЕРМОЗ ПЕРМСКОГО КРАЯ

ИЛЬИНСКОГО РАЙОНА

УЛ МИРА ДОМ 55 KB 25

ИВАНОВУ

КУНГУР ПЕРМСКОГО КРАЯ

УЛ СОВЕТСКАЯ Д 22

ГЛАВЕ АДМИНИСТРАЦИИ КУНГУРСКОГО РАЙОНА ДОМРАЧЕВУ

МОСКВА УЛ. ВОРОНЦОВО ПОЛЕ Д 4

МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

МИНИСТРУ ЧАЙКЕ

Содержание телеграммы излагается кратко. Текст телеграммы не должен содержать более 300 слов. Текст печатается без переноса слов прописными буквами без союзов и предлогов, если при этом не искажается содержание.

Текст ответной телеграммы следует начинать с указания номера или названия документа, на который дается ответ, без добавления слов "номер", "Ваш", "на Ваш".

При необходимости знаки "точка", "запятая", "кавычки" указываются в телеграмме соответствующими символьными знаками.

Цифры в телеграмме обозначаются либо знаками цифр, либо полными словами. Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрами.

Исходящий (делопроизводительный) номер документа проставляется на телеграммах у левой границы текстового поля после текста перед подписью.

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой, указывается наименование должности и фамилия лица, подписавшего телеграмму.

Под чертой в правой части указывается дата и ниже даты - подпись, которая состоит из наименования должности руководителя, подписавшего телеграмму, его личной подписи и расшифровки подписи (фамилии и инициалов).

Адрес и наименование отправителя не указывается.

В нижней части листа оформляется отметка об исполнителе, состоящая из фамилии исполнителя, подготовившего текст телеграммы, и номера его телефона.

Телеграммы визируются исполнителем.

4.10.2. Документы, передаваемые по факсимильной связи

Требования к составлению и оформлению сообщений, передаваемых с помощью факсимильной связи, определяются видом отправляемого документа-подлинника, а также зависят от передающей и принимаемой аппаратуры (телефакса), ее качества. Документы, подлежащие передаче по телефаксной связи, должны быть написаны или изображены только в пределах ограничительной рамки телефаксной аппаратуры (форма А4).

Отправляемые документы должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом или написаны контрастными (черными, темно-синими) чернилами, пастой шариковой ручки, тушью.

Не допускается волнистость или деформация материального носителя отправляемого документа и некачественная (тонкая, серая) бумага.

4.10.3. Телефонограммы

Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

Телефонограммы используются для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещании, заседания и т.д.).

Телефонограммы оформляются на чистом листе бумаги с указанием всех необходимых реквизитов.

Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:

исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;

должностью, фамилией, именем, отчеством лица, отправившего телефонограмму;

должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму;

входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре, подписывается руководителем или ответственным исполнителем.

Входящие телефонограммы на имя руководителей администрации принимаются и регистрируются специалистами приемных. Принимаемая телефонограмма оформляется в двух экземплярах.

Исходящие телефонограммы готовятся, регистрируются и передаются по поручению руководителей администрации специалистами приемных.

Исходящие телефонограммы оформляются в одном экземпляре.

При оформлении телефонограмм указываются:

наименование организации-отправителя;

регистрационный номер и дата;

время приема-передачи;

адресат;

текст;

подпись;

отметка о передаче;

отметка о приеме.

В левом верхнем углу печатаются наименование организации-отправителя; наименование вида документа - ТЕЛЕФОНОГРАММА (печатается прописными буквами), регистрационный номер, дата (датой телефонограммы является дата ее передачи).

Реквизит "Адресат" оформляется в правом верхнем углу листа и состоит из наименования организации-получателя. При адресовании телефонограммы руководителю организации наименование организации включается в наименование его должности. При необходимости в адресате может указываться фамилия и инициалы конкретного должностного лица.

Если телефонограмма передается в несколько однородных организаций, то адрес указывается обобщенно.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то в телефонограмме проставляется отметка "Передано согласно списку (список прилагается)".

Текст телефонограммы оформляется с абзаца. В тексте следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов. В телефонограмме не должно быть более 50 слов.

Реквизит "Подпись" состоит из наименования должности лица, подписавшего телефонограмму, его инициалов и фамилии для входящих телефонограмм, а также личной подписи для исходящих телефонограмм.

Отметка о передаче оформляется ниже подписи от границы левого поля и состоит из слов "Передал", наименования должности, инициалов и фамилии лица, передавшего телефонограмму; номера телефона, по которому передана телефонограмма.

Отметка о приеме оформляется также от границы левого поля ниже отметки о передаче и состоит из слова "Принял"; наименования должности, инициалов и фамилии лица, принявшего телефонограмму; номера телефона, по которому принята телефонограмма.

Форма и образец телефонограммы содержатся в приложении 10.

Входящие и исходящие телефонограммы регистрируются в журналах, в которых фиксируются:

регистрационный номер;

дата, время приема (передачи);

наименование организации-отправителя; дата, регистрационный номер телефонограммы (для входящих телефонограмм);

наименование организации-получателя (для исходящих телефонограмм);

фамилии и номера телефонов работников, принявших и передавших телефонограмму;

краткое содержание телефонограммы;

наименование должности, инициалы, фамилия лица, которому адресована телефонограмма (если передана на исполнение - дата входящих телефонограмм);

содержание резолюции (для входящих телефонограмм).

После записи в журнале на телефонограмме проставляется регистрационный штамп с датой и номером, передается на рассмотрение руководителю, которому она адресована.

Входящие и исходящие телефонограммы формируются в дела и хранятся в приемной администрации.

5.1.1. Вся корреспонденция, поступающая в администрацию Краснокамского муниципального района, отраслевые (функциональные) органы администрации района, принимается секретарем или специалистом отдела по общим вопросам, муниципальной службе и кадрам.

5.1.2. Принятые конверты с корреспонденцией, кроме конвертов с надписью "лично", и адресованные общественным организациям, вскрываются, при этом проверяется правильность ее доставки и наличие вложенных в них документов.

5.1.3. Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются в том случае, когда только по конверту можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля имеет значение в качестве доказательства времени отправки и получения документа.

Во всех остальных случаях конверты поступившей корреспонденции уничтожаются.

5.1.4. Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах (журнале, регистрационных карточках, машинных носителях).

При автоматизированной регистрации формируется банк регистрационных данных и организуется его эффективное использование при учете документов, поиске, контроле исполнения, анализе информационного массива, анализе исполнительской деятельности и др.

5.1.5. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения, использования в справочных целях (примерный перечень документов, не подлежащих регистрации, указан в приложении 12).

5.1.6. На поступивших документах, подлежащих регистрации, в правом нижнем углу первого листа проставляется штамп регистрации, в котором указывается дата поступления, входящий номер, состоящий из порядкового номера журнала регистрации входящих документов или регистрационной карточки, и индекс по номенклатуре.

5.1.7. Документы регистрируются в администрации, отраслевых (функциональных) органах администрации района один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые в день подписания или утверждения.

Регистрационные штампы принято ставить на первом листе документа в правом углу нижнего поля.

На документах, подлежащих централизованному хранению в отделе по общим вопросам, муниципальной службе и кадрам, может ставиться на полях первого листа дополнительная отметка (добавляется штампом): "Подлежит возврату".

Если документ присылается повторно, то следует установить по информационно-поисковой базе данных местонахождение ранее присланного документа и отметить это в поступившем экземпляре, например: "Первичный документ от 03.05.2005 в управление экономики у Мамаевой". Удобнее для этого использовать правый верхний или левый нижний угол первого листа документа.

5.1.8. Подсчет объема документооборота. Под объемом документооборота понимается количество документов, полученных и созданных отраслевым (функциональным) органом администрации района, администрацией за выбранный отрезок времени (год, месяц).

Подсчет количества документов производится по регистрационным формам в местах их регистрации. За единицу подсчета принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.

Подсчет объема документооборота целесообразно проводить по группам документов: распорядительные, переписка, письма граждан и др.

5.1.9. Для сокращения сроков и инстанций прохождения поступающих документов проводится предварительное рассмотрение и распределение входящей корреспонденции в отделе по общим вопросам, муниципальной службе и кадрам на основе делегирования главой Краснокамского муниципального района прав и исходя из оценки содержания документа.

5.2.1. Глава Краснокамского муниципального района, заместители, руководители отраслевых (функциональных) органов администрации района обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопросов согласно приложению 13.

5.2.2. При рассмотрении документов руководитель выделяет документы, требующие срочного исполнения. Документы, присланные для согласования, рассматриваются в первую очередь.

5.2.3. Исполнитель получает документы в день их регистрации или на следующий день в соответствии с указанием руководителя.

5.2.4. Срочные документы передаются немедленно.

5.2.5. Резолюция руководителя пишется в правом верхнем углу, свободном от текста месте первой страницы документа, либо на специальном бланке - поручении.

В резолюции указывается фамилия, инициалы исполнителя, конкретное поручение и сроки его исполнения, подпись руководителя и дата.

Если документ в соответствии с резолюцией руководителя направляется для исполнения в несколько отделов или управлений, нескольким исполнителям, то ответственным за исполнение является тот отдел, к ведению которого относится основной вопрос или то лицо, которое в резолюции указано первым.

Передача служебного документа из одного отдела или управления в другой производится через приемную администрации с обязательной отметкой в журнале или регистрационной карточке.

5.2.6. Служебные документы должны исполняться в сроки, указанные в резолюции руководителя, либо в самом документе, а также предусмотренные соответствующим законодательством, имеющие пометку "срочно" в 3-дневный срок; пометку "оперативно" - в 10-дневный срок.

5.2.7. Служебные документы, в которых срок исполнения не указан и не содержится в резолюции, исполняются в месячный срок. Срок исполнения документа исчисляется с момента поступления (регистрации), включаются в этот срок только рабочие дни.

5.2.8. Срок исполнения документа может быть продлен только руководителем, установившим этот срок, и не более, чем на 2-3 дня до его истечения. Изменение срока документируется - проставляется новый срок, дата изменения и подпись. Изменения вносятся в регистрационные формы (журнал, карточку, банк данных...).

5.2.9. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание руководителем, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список на рассылку.

5.2.10. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступлении (если образовался интервал времени между поступлением документа и доставкой его исполнителю), о дате промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

5.2.11. Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

5.2.12. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения.

На документе (на нижнем поле первого листа документа), бланке поручения и в регистрационных формах проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение, дата.

5.3.1. Общие положения

Основная задача организации контроля в администрации - обеспечение своевременного, качественного и в полном объеме исполнения документов и поручений.

В администрации контролю подлежат:

акты губернатора края, постановления Законодательного Собрания Пермского края;

постановления, распоряжения главы Краснокамского муниципального района;

служебные письма, телеграммы и при необходимости внутренние документы.

Организация контроля в администрации включает:

постановку на контроль;

предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

снятие с контроля;

направление исполненного документа в дело;

анализ состояния исполнительной дисциплины, информирование руководства.

5.3.2. Организация контроля за исполнением служебных документов

5.3.3. Порядок снятия документов с контроля

Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам (если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку) и сдачи его в дело.

Информация об исполнении документа с просьбой о снятии с контроля, проект письма-ответа представляются исполнителем (ответственным исполнителем) не позднее, чем за 3 дня до истечения срока исполнения согласно схеме прохождения служебных писем, поступивших в администрацию. Решение руководителя о снятии с контроля документа фиксируется на первом листе информации и содержит слова "С контроля снять", подписывается руководителем администрации, проставляется дата.

Содержание информации о результатах исполнения документа должно быть ясным, кратким, обоснованным.

При недокументированном решении отметка об исполнении входящего документа, по которому не предусмотрена подготовка ответа, оформляется его исполнителем (ответственным исполнителем) на первом листе документа в нижнем левом углу и содержит краткие сведения о его исполнении (например, "сообщено по телефону..." и т.п.), слова "Снять с контроля", "В дело", подпись исполнителя и дату.

Ответственным исполнителем (исполнителем) к информации об исполнении документа, проекту письма-ответа прилагаются подлинники документов, по которым были даны поручения, подлинники поручений (резолюций) руководителей администрации, на основании которых подготовлена информация, а также материалы по исполнению документа (о продлении срока исполнения и т.п.), если таковые имеются.

В регистрационно-контрольной карточке делается отметка об исполнении: краткая запись о решении вопроса, дата фактического исполнения и номер документа, который фиксирует исполнение, номер дела, в котором будет храниться документ.

5.3.4. Анализ состояния исполнительской дисциплины

Анализ исполнения документов проводится на основе данных регистрационно-контрольных карточек.

Отдел по общим вопросам, муниципальной службе и кадрам составляет перечни документов, неисполненных и подлежащих исполнению, - еженедельно; сведения о состоянии исполнительской дисциплины - ежеквартально, а также по мере необходимости.

Полученные сведения доводятся до руководства администрации, руководителей отраслевых (функциональных) органов администрации района, исполнителей.

5.3.5. Ответственность за неисполнение документов

За неисполнение или ненадлежащее исполнение документов, нарушение установленных сроков их исполнения, а также настоящей Инструкции к руководителям и специалистам администрации применяются меры дисциплинарного и материального воздействия по инициативе руководителей администрации и управляющего делами.

5.4.1. Регистрация исходящих служебных писем и телеграмм, подписанных главой, руководителями администрации, осуществляет отдел по общим вопросам, муниципальной службе и кадрам.

5.4.2. Регистрация документов-ответов осуществляется в регистрационной карточке, в которой был первоначально зарегистрирован документ.

После исполнения документа исходящим номером ответа по данному исполненному документу является номер, данный при первичной регистрации.

Инициативным исходящим документам присваивается самостоятельный исходящий номер в соответствии с номенклатурой дел.

5.4.3. Обработка, отправка и доставка документов, подписанных руководителями администрации, осуществляется отделом по общим вопросам, муниципальной службе и кадрам. Документы принимаются на отправку до 16.00, поступившие после 16.00 отправляются на следующий день.

5.4.4. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться в день их подписания и регистрации.

5.5.1. Факсимильная связь предназначена для оперативной передачи информации и приема этой информации в виде копии.

5.5.2. Служебные документы, передаваемые и принимаемые по каналам факсимильной связи, юридической силы не имеют.

5.5.3. Документы, передаваемые по факсимильной связи, должны быть зарегистрированы по месту регистрации данного вида документа.

Письма администрации, передаваемые по факсимильной связи, регистрируются в отделе по общим вопросам, муниципальной службе и кадрам. Для передачи факсограмм в несколько организаций составляется список, в котором указываются наименование организации, номер факса, отметка о передаче с фамилией и подписью лица, передавшего факсограмму. После передачи факсограммы подлинник письма направляется адресату почтовой связью.

Факсограммы, поступившие в администрацию, также регистрируются в отделе по общим вопросам, муниципальной службе и кадрам и передаются для рассмотрения руководству администрации. Поступившим подлинникам писем, ранее переданным в администрацию по факсимильной связи, присваивается регистрационный номер факсограммы, и они передаются исполнителю с пометкой "Подлинник письма, переданного по факсу".

5.5.4. Объем передаваемого в течение одного сеанса документа, выполненного на бумаге формата А4, не должен превышать 5 листов.

Запрещается передавать тексты документов с пометкой "Для служебного пользования".

5.5.5. Персональная ответственность за правильность передачи (приема) возлагается на лиц, ответственных за пользование факсимильных аппаратов.

Ответственность за содержание информации, передаваемой по каналам факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения.

5.7.1. Для обеспечения эффективного использования документированной информации создаются информационно-поисковые системы (ИПС).

Основой построения ИПС является регистрация документов. В процессе регистрации создаётся база данных для информационно-поисковой работы по документам.

5.7.2. ИПС по документам составляют массивы регистрационных данных и классификаторы.

5.7.3. Для обеспечения эффективного использования документированной информации в администрации разработаны и ведутся следующие ИПС:

- Нормативные акты главы Краснокамского муниципального района (регистрационный номер, дата издания, название распоряжений и постановлений);

- Корреспонденция (база данных о входящей, исходящей корреспонденции и документации от вышестоящих инстанций);

- Письменные обращения граждан.

Указанные ИПС составляют:

5.7.4. При организации работы с информационно-поисковыми массивами пользователи ведут поиск необходимых документов по признаку (полю), заполненному в регистрационной карточке.

5.8.1. Выполнение копировально-множительных работ в администрации производится в отделе по общим вопросам, муниципальной службе и кадрам, а также на копировальных аппаратах, установленных в органах администрации района.

Копируются, как правило, первые экземпляры (подлинники) документов в несброшюрованном виде, четко напечатанные на стандартных листах бумаги формата A3, А4 или А5.

Не допускается необоснованное размножение документов, неэкономное расходование бумаги и расходных материалов.

Копирование материалов и документов осуществляется в порядке их поступления, при необходимости - с учетом значимости документов и степени сложности выполняемой работы порядок может изменяться.

5.8.2. На копировальных аппаратах, установленных в органах администрации района, разрешается копирование служебных материалов небольшого объема и тиража. Ответственность за правильное использование копировальной техники несут руководители органов администрации района, а в администрации района специалист отдела по общим вопросам, муниципальной службе и кадрам.

5.9.1. Объем документооборота составляет количество документов за определенный период времени. Объем документооборота определяется суммированием количества входящих, исходящих, внутренних документов.

5.9.2. Подсчет объема документооборота проводится по регистрационным формам в местах регистрации документов.

5.9.3. При подсчете документооборота за единицу учета принимается каждый экземпляр документа, включая копии. Входящие, исходящие, внутренние документы подсчитываются раздельно.

5.9.4. Сведения об объеме документооборота составляют ответственные за работу с документами.

6.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований (заголовков) дел, заводимых в администрации района, отраслевых (функциональных) органах администрации района с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации, учета и поиска дел, определения сроков их хранения. Номенклатура дел является основной для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

6.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положением об органе администрации района; штатным расписанием; планами и отчетами о работе; номенклатурами дел за предшествующие годы; перечнями документов с указанием сроков их хранения. Изучаются также документы, образующиеся в результате их деятельности, виды, состав и содержание.

6.1.3. Номенклатура дел в органах администрации района составляется лицом, ответственным за работу с документами.

6.1.4. Сводная номенклатура дел:

визируется заведующим архивом;

подписывается лицом, ответственным за архив;

согласовывается с экспертной комиссией и с экспертно-проверочной методической комиссией Агентства по делам архивов Пермского края (далее ЭПМК);

утверждается руководителем органа администрации.

6.1.5. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел администрации района. Второй экземпляр используется администрацией района в качестве рабочего, третий - в архиве.

6.1.6. После утверждения сводной номенклатуры дел в управления, отделы, комитеты администрации района направляются выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

6.1.7. Сводная номенклатура дел (номенклатура дел) в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

6.1.8. Сводная номенклатура дел (номенклатура дел) согласовывается с ЭПМК не реже одного раза в пять лет. В случае коренных изменений функций и структуры комитета, управления, отдела сводная номенклатура дел (номенклатура дел) должна заново быть составлена согласно ЭПМК.

6.1.9. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений, расположенные в номенклатуре в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием подразделения.

6.1.10. Требования к составлению номенклатуры дел.

6.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

6.2.2. Формирование и хранение осуществляется по месту их образования или регистрации лицами, ответственными за работу с документами, или исполнителями (специалистами).

6.2.3. Работа по формированию дел включает в себя расклад и подшивку документов по папкам (делам) в определенной последовательности внутри дела, осуществляемых ежедневно. В дело должны помещаться документы, которые по содержанию соответствуют заголовку дела по номенклатуре.

6.2.4. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные правила и помещать в дело:

документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

только исполненные документы;

документы одного календарного года (за исключением переходящих дел);

раздельно документы постоянного и временного хранения;

ксерокопии факсограмм, телефонограмм на общих основаниях;

документы, относящиеся к решению одного вопроса.

Обращения граждан формируются отдельно от служебных документов.

В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, проекты документов, лишние экземпляры, черновики, конверты.

Дело должно содержать не более 250 листов (если объем значительно превышает 250 листов, дело разделяется на 2 и более томов). При наличии нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляется на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.

6.2.5. Документы внутри дел располагаются в хронологической, вопросо-логической последовательности или их сочетании; по видам документов, по номерам, по алфавиту и т.д. Необходимо учитывать особенности группировки в дела отдельных категорий документов.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с перечисленными документами. Если они утверждены в качестве самостоятельного документа с оформлением реквизита "Гриф утверждения документа", то их группируют в самостоятельные дела.

Распорядительные документы по основной деятельности формируются отдельно от документов по личному составу.

Приказы руководителя по личному составу формируются в отдельные дела с учетом сроков их хранения: приказы по личному составу о назначении, освобождении от должности, перемещении, поощрении (срок хранения 75 лет) группируются отдельно от приказов о предоставлении основных, учебных отпусков, взысканиях и др. (срок хранения 5 лет).

Плановые и отчетные документы помещаются в делах того года, к которому относятся по содержанию, независимо от времени их составления (план на 2002 год, составленный в 2001 году, должен подшиваться в дело 2002 года; отчет за 2001 год, составленный в 2002 году, относится к документам 2001 года). Перспективные планы на несколько лет формируются в деле первого года, а отчеты по выполнению перспективных планов - в деле последнего года.

Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности; документ - ответ помещается за документом - запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы группируются в дела текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Протоколы формируют в отдельные дела с учетом авторского признака (протоколы заседаний коллегии при главе Краснокамского муниципального района, протоколы заседаний комиссии (совета) администрации). Протоколы в деле располагаются по хронологии и по порядку в пределах одного календарного года.

Квитанции, счета, наряды, накладные и другие документы, имеющие порядковый номер, внутри дела размещают по порядку номеров.

Документы ограниченного допуска формируются в отдельное дело.

Формирование в дела документов о рассмотрении обращений граждан, а также кадровых и бухгалтерских, имеют свою специфику. Требования к их формированию устанавливаются соответствующими документами.

6.2.6. Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами. Оформление включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению листа - заверителя дела.

Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел осуществляется лицами, ответственными за работу с документами, и специалистами соответствующих отраслевых (функциональных) органов администрации района, осуществлявших в течение года заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем лица, ответственного за архив.

6.2.7. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат полному оформлению: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме, нумерация листов в деле, составление листа - заверителя дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; подшивка и переплет дел; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

6.2.8. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежит частичному оформлению (допускается хранение документов в скоросшивателях; допускается документы в деле при обработке не пересистематизировать, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять). На обложках оформляются реквизиты для обложек дел в текущем делопроизводстве (приложение 25).

6.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме (приложение 26) при заведении дела (с момента включения в него первого исполненного документа) и при обработке и описании законченных делопроизводством дел.

На обложках дел указываются реквизиты:

полное наименование (комитета, управления, отдела) в именительном падеже (в скобках указывается официально принятое сокращенное наименование);

полное наименование органа администрации района в соответствии с утвержденной структурой;

заголовок и индекс дела (переносятся из номенклатуры дел), на корешок дела переносится только индекс;

дата дела (тома, части) - дата заведения и окончания дела в делопроизводстве; обозначается месяц и год или число, месяц и год (для распорядительной документации, а также состоящих из нескольких томов или частей дел) составления или регистрации самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца - словом;

количество листов в деле (переносится на заверительной надписи дела, форма листа-заверителя дела приведена в приложении 27);

срок хранения дела (переносится из номенклатуры дела);

архивный шифр дела (номер фонда, описи, дела) проставляется на обложках дел постоянного хранения после утверждения ЭПМК годового раздела сводной описи дел (описи дел) лицом, ответственным за архив.

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который будут передаваться дела.

Надписи на обложке дела следует выполнять четко, черными, светостойкими чернилами (пастой или тушью).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовков дел на обложках содержанию подшитых документов в заголовок вносятся изменения и дополнения, уточняются дата дела, номера документов в деле (например: протоколы заседаний комиссии с N 1 по N 10).

6.2.10. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела), составляется внутренняя опись документов дела. Внутренняя опись документов дела составляется также, если дела сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают содержание документов.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение 28), которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

6.2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке или переплету металлические скрепления из документов удаляются.

6.3.1. С момента заведения и до передачи на архивное хранение или уничтожение дела хранятся по месту их формирования.

Руководители органов администрации района и лица, ответственные за работу с документами, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

6.3.2. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения находятся в органах администрации района для практического использования в течение делопроизводственного года (кроме личных дел муниципальных служащих). В начале следующего делопроизводственного года передаются на архивное хранение.

Дела временного (до 10 лет) хранения находятся в органах администрации района до истечения срока их хранения и последующего уничтожения в соответствии с установленным порядком.

6.3.3. Дела хранятся в рабочих комнатах и специально отведенных для этих целей помещениях; располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность и предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. На полках шкафов дела располагаются по годам, в порядке номеров по номенклатуре дел слева направо и сверху вниз, на корешках обложек указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещаются в отдельном деле или на внутренней стороне дверок шкафа.

Хранение дел в столах специалистов не допускается.

6.3.4. Выдача дел для работы другим отраслевым (функциональным) органам администрации района производится с разрешения руководителя подразделения на срок не более одного месяца, под расписку. На выданное дело составляется карта - заместитель (приложение 14). По истечении месячного срока дело должно быть возвращено на место хранения.

После завершения делопроизводственного года выдача отдельных документов из дела не допускается.

Изъятие документов и выдача документов из дел постоянного хранения не разрешается. В исключительных случаях изъятие документов может производиться налоговыми органами, органами дознания, предварительного следствия, прокуратурой на основании постановлений этих органов в соответствии с действующим уголовно-процессуальным законодательством Российской Федерации. Изъятие документов производится с ведома руководителя и в присутствии должностных лиц, у которых производится изъятие; с обязательным оформлением протокола, акта об изъятии подлинников документов, копии которых вручаются под расписку соответствующему должностному лицу. В деле обязательно оставляются заверенные копии изъятых документов и акт о причинах выдачи подлинника.

Выдача (в некоторых случаях) дел сторонним организациям осуществляется на основании их письменных запросов с разрешения руководителя органа администрации района или управляющего делами, с оформлением актов.

Выдача дел или изъятие документов должны осуществляться с ведома и под контролем лица, ответственного за работу с документами, с оформлением соответствующих отметок в учетных документах.

7.1.1. Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

7.1.2. Экспертиза ценности документов на стадии делопроизводства проводится при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив.

7.1.3. Экспертиза ценности документов проводится ежегодно лицами, ответственными за работу с документами и под непосредственным методическим руководством архива (лица, ответственного за архив).

7.1.4. При проведении экспертизы ценности производится отбор документов и дел:

постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения - для передачи в архив;

временного (до 10 лет) хранения с отметкой "До минования надобности" - для дальнейшего хранения в органах администрации района по месту формирования;

с истекшими сроками хранения - для выделения к уничтожению.

7.1.5. Отбор документов постоянного хранения проводится на основании номенклатуры дел на соответствующий календарный год с обязательным полистным просмотром дел, а также на основании перечней документов с указанием сроков их хранения. При полистном просмотре из дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры и неоформленные копии документов, черновики; не относящиеся к вопросу документы временного срока хранения.

Дела временного хранения с отметкой "ЭК" также просматриваются полистно с целью выявления и выделения из их состава документов постоянного хранения.

Не допускается проведение отбора дел для хранения или к уничтожению на основании только заголовков дел.

7.1.6. По результатам экспертизы ценности документов в органах администрации района составляются по установленным формам описи и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

7.1.7. Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составлен акт. Например: дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2000 году, могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2004 года; с пятилетним сроком хранения - не ранее 1 января 2006 года.

7.1.8. Сводный акт (или акт) и годовой раздел сводной описи дел (или описи дел) рассматривается на заседании ЭК одновременно. Сводный акт (или акт) утверждается руководителем только после утверждения ЭПМК годового раздела сводной описи (или описи) дел постоянного хранения за соответствующий период. Включенные в акт документы уничтожаются централизованно в соответствии с установленным порядком. Использование вышеназванных документов для хозяйственных нужд запрещается.

Не допускается уничтожение документов с истекшими сроками хранения непосредственно в отраслевых (функциональных) органах администрации района.

7.2.1. На все завершенные в делопроизводстве дела ежегодно составляются описи отдельно на дела постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

Составление описей дел осуществляется под непосредственным методическим руководством лица, ответственного за архив.

Описи дел органов администрации района в зависимости от порядка, установленного инструкцией по делопроизводству в комитете, управлении, отделе составляются лицами, ответственными за работу с документами. Ответственность за своевременное и качественное составление описей дел несут руководители органов администрации района.

7.2.2. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

7.2.3. Описи дел составляются ежегодно по установленной форме, прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные в соответствии с требованиями подраздела 6.2. настоящей Инструкции дела, и представляются в архив (лицу, ответственному за архив) через год после завершения дел в делопроизводстве.

Документы постоянного хранения отраслевых (функциональных) органов администрации района передаются в архив по описям дел.

7.2.4. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

заголовки вносятся в соответствии с номенклатурой дел;

каждое дело, в том числе его тома или части, вносятся в опись под самостоятельным порядковым номером; порядок нумерации дел в описи - валовый;

графы описи заполняются в точном соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками полностью указывается заголовок первого дела, а следующие дела обозначаются словами "то же". При этом остальные описательные сведения о делах указываются в заголовке полностью по каждому делу (тому, части); на каждом, новом листе описи заголовок воспроизводится полностью;

графа "Примечание" используется для отметок о приеме и передаче дел, особенностях их физического состояния и формирования, наличии копий и т.п.

Систематизация дел в описи, как правило, соответствует систематизации дел в номенклатуре.

7.2.5. В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел в годовом разделе описи, первый и последний номера дел по данному разделу, оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных или пропущенных номеров).

7.2.6. Годовые разделы описи дел органов администрации района составляются в двух экземплярах, подписываются их составителями, согласовываются с лицом, ответственным за работу с документами и утверждается руководителем органа администрации района.

7.2.7. Описи дел органов администрации района являются основой для составления годового раздела сводной описи дел постоянного хранения, подготовка которой возлагается на архив (лицо, ответственное за архив) и по которой в дальнейшем передаются дела на государственное хранение.

Годовой раздел сводной описи дел (описи дел) дел постоянного хранения составляется не позднее, чем через два года после завершения делопроизводством дел, включенных в данный раздел по установленной форме в 4 экземплярах.

В годовой раздел сводной описи заголовки дел включаются по отраслевым (функциональным) органам администрации района, которые составляют разделы описи; в годовой раздел описи дел заголовки включаются по направлениям деятельности. Заголовки дел, содержащие документы за несколько лет, включаются в годовой раздел описи по дате заведения дела.

Порядок внесения заголовков дел в годовой раздел сводной описи дел (описи дел) аналогичен порядку, изложенному в п.п. 7.2.4. и 7.2.5. Инструкции.

К первому годовому разделу сводной описи дел (описи дел) постоянного хранения составляется историческая справка, которая в дальнейшем дополняется в случае изменений в истории фондообразователя; при необходимости составляются оглавление, указатели, списки сокращенных слов.

7.2.8. На документы по личному составу составляются самостоятельные описи дел. Порядок их составления и оформления аналогичен порядку составления и оформления годового раздела сводной описи дел (описи дел) постоянного хранения.

При небольшом объеме образующихся в течение года дел документы по личному составу могут включаться в одну опись дел. Заголовки дел в годовом разделе описи дел по личному составу систематизируются в следующей последовательности: приказы по личному составу; личные дела; лицевые счета; невостребованные трудовые книжки.

Личные дела уволившихся работников вносятся в опись по году увольнения лиц, на которых они заведены, в пределах года дела систематизируются по алфавиту фамилий.

7.2.9. Порядок составления годового раздела описи дел временного (свыше 10 лет) хранения, аналогичен порядку составления и оформления годового раздела сводной описи дел (описи дел) постоянного хранения.

7.2.10. Годовые разделы сводной описи (описи дел) постоянного хранения и по личному составу после рассмотрения и одобрения на заседании ЭК подлежат представлению на рассмотрение ЭПМК Агентства по делам архивов Пермского края и утверждению руководителем (не позднее, чем через два года после завершения делопроизводством дел, включенных в разделы).

7.3.1. В архив передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел; по графику, составленному архивом (лицом, ответственным за архив), согласованному с руководителями органов администрации района.

7.3.2. Сформированные и обработанные дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив по истечении делопроизводственного года.

7.3.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив не подлежат, хранятся в органах (по месту их формирования) и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

7.3.4. В период подготовки дел к передаче на архивное хранение лицом, ответственным за архив, предварительно проверяется правильность их формирования и оформления; соответствие качества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел специалисты обязаны устранить.

7.3.5. Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив, в присутствии лиц, ответственных за работу с документами в органе, с отметкой о наличии дел в обоих экземплярах описи дел. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, проставляются подписи лиц, передавшего и принявшего дела.

В случае обнаружения утраты отраслевым (функциональным) органом администрации района (специалистом) дел, числящихся по номенклатуре, принимаются меры по их розыску. Если принятые меры не дали результатов, отраслевым органом (специалистом) составляется справка о причинах отсутствия дел за подписью руководителя отраслевого органа. Справка вместе с описью дел передается в архив.

Лица, виновные в утрате дел, привлекаются к ответственности.

7.3.6. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документ.

7.3.7. В случае ликвидации или реорганизации отраслевого (функционального) органа администрации района лицо, ответственное за работу с документами, в период проведения ликвидационных мероприятий осуществляет формирование всех имеющихся документов в дела, оформление дел и их передачу в архив, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

7.3.8. Хранение и учет архивных документов, создание к ним научно-справочного аппарата, их использование, подготовка к передаче на государственное хранение осуществляется в соответствии с требованиями Основных правил работы ведомственных архивов.

8.4.1. Гербовая печать администрации (хранится в сейфе управляющего делами). Проставляется на документах, подписанных главой Краснокамского муниципального района и его заместителями; документах, указанных в Перечне документов, на которых проставляются гербовые печати администрации (Приложение 15).

8.4.2. Гербовая печать администрации (хранится в отделе учета и отчетности). Проставляется на документах, связанных с финансовыми средствами и материальными ценностями, подписанных главой района, заместителем, исполняющим обязанности главы.

8.4.3. Простая круглая печать (отдел по общим вопросам, муниципальной службе и кадрам). Проставляется на документах, указанных в Перечне документов, на которых проставляется простая круглая печать (приложение 16) (хранится в отделе по общим вопросам, муниципальной службе и кадрам).

1. Герб муниципального района.

Герб муниципального района является геральдически оформленным отличительным знаком муниципального района, обозначающим права муниципального района, а также административное и историческое значение территории.

2. Наименование организации - автора подготовивший документ, в соответствии с установленными правовыми актами (Уставом о муниципальном органе). В наименование входит название территории "Пермский край" в родительном падеже.

3. Справочные данные об организации.

В бланке для письма указывается адрес: почтовый, номера телефонов, факсов, адрес электронной почты.

Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Почтовыми правилами оказания услуг почтовой связи:

наименование улицы;

номер дома;

название населенного пункта (города, поселка и т.д.);

почтовый индекс.

4. Дата документа и регистрационный номер документа.

В бланке документа ограничительными отметками определено место даты и регистрационный номер документа.

Это важнейшее поисковые признаки документа.

5. Ссылку на регистрационный номер и дату документа.

Данный реквизит включает:

регистрационный номер;

дату документа, на который дается ответ.

1.1. Проекты документов администрации печатаются с использованием текстового редактора Word 2003 шрифтом Times New Roman. Тексты документов, оформляемые на бланках или на бумаге формата А4, печатаются через межстрочный интервал 18 пунктов, на бланках или на бумаге формата А5 - через межстрочный интервал 12 пунктов.

1.2. Проекты документов, оформленные как на бланке, так и без бланка, имеют следующие размеры полей: левое - 2,5 см, правое - 1 см, верхнее - 2 см, нижнее - 2 см.

1.3. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Порядковые номера страниц проставляются в верхнем колонтитуле посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова "страница" (стр) и знаков препинания шрифтом размера N 14.

1.4. Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через межстрочный интервал 12 пунктов. Составные части реквизитов "Гриф утверждения документа", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования документа" отделяются друг от друга интервалом 12 пунктов.

1.5. Реквизит "Наименование вида документа", слова СОГЛАСОВАНО, УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕНО, ПРИКАЗЫВАЮ, ПОСТАНОВЛЯЮ, РЕШИЛИ печатаются прописными буквами.

2.1. Адресат.

В проектах документов, оформляемых на бланках, реквизит "Адресат" печатается в границах, отведенных для данного реквизита. В проектах документов, оформляемых без бланков, реквизит "Адресат" печатается от границы верхнего поля в правом верхнем углу на расстоянии 10 см от границы левого поля.

Реквизит "Адресат" печатается через межстрочный интервал 12 пунктов. Если в реквизите "Адресат" несколько адресов, то каждый адресат отделяется от другого интервалом 12 пунктов.

2.2. Заголовок к тексту документа.

Заголовок к тексту документа печатается от левой границы текстового поля. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через межстрочный интервал 12 пунктов.

Точка в конце заголовка не ставится. Для выделения заголовка к тексту документа используется полужирный шрифт. Заголовок отделяется интервалом 24 пункта от текста документа.

2.3. Текст документа.

Основной текст документа печатается шрифтом размера N 14 с переносом слов. Сведения справочного, уточняющего, служебного характера допускается печатать шрифтом меньшего размера.

Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

2.4. Подпись.

Реквизит "Подпись" отделяется от текста документа интервалом 24 пункта.

Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается от левой границы текстового поля через межстрочный интервал 12 пунктов.

Расшифровка подписи на бланках должностных лиц печатается на расстоянии 12,5 см от левой границы текстового поля, в других видах документов - на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией с выравниванием по правому полю.

2.5. Отметка об исполнителе.

Фамилия, имя, отчество исполнителя и номер телефона печатаются на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу шрифтом размера N 12 (в две строки). Фамилия, имя, отчество исполнителя отделяются от номера телефона дополнительным интервалом 6 пт.

3.1. Каждому пункту и подпункту распорядительной части проекта акта может присваиваться номер. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, абзацы - не нумеруются.

Пункты имеют единую порядковую нумерацию в пределах распорядительной части, номер подпункта состоит из номера пункта и порядкового номера подпункта (1.1, 1.2, 1.3, 1.3.1, 1.3.2, 1.3.3).

3.2. Тексты пункта и его самостоятельных подпунктов пишутся с прописной буквы и заканчиваются точкой. Несамостоятельные подпункты пишутся со строчной буквы и отделяются друг от друга точкой с запятой (в таком случае подпункты могут нумероваться).

Абзацы в пределах подпункта начинаются с красной строки.

5.1. Сведения о наличии приложений оформляются разными способами. При наличии одного приложения, а также при утверждении или введении в действие какого-либо документа ссылка на него в тексте оформляется словами "прилагаемый", "прилагается", "согласно приложению", "в соответствии с приложением".

Например:

"Передать в краевую собственность здания согласно приложению".

Приложения нумеруются, если их несколько. Знак N перед цифровым обозначением не проставляется.

При наличии нескольких приложений ссылка на приложения в тексте оформляется по форме: "в соответствии с приложением 2", "согласно приложению 3".

5.2. Документы-приложения к проекту акта должны иметь заголовок, содержать в правом верхнем углу первого листа отметку по форме:

При наличии в тексте проекта акта формулировок "Утвердить" (прилагаемые положение, правила, инструкцию, перечень мероприятий и т.д.) на приложении в правом верхнем углу оформляется слово "УТВЕРЖДЕНО" ("УТВЕРЖДЕНЫ", "УТВЕРЖДЕНА", "УТВЕРЖДЕН") со ссылкой на акт, его дату и номер.

Например:

При этом слова "УТВЕРЖДЕНА", "УТВЕРЖДЕН" согласуются в роде и числе с наименованием утверждаемого документа (положение - УТВЕРЖДЕНО, правила - УТВЕРЖДЕНЫ).

Заголовок к тексту документа-приложения печатается центрированным способом (относительно границ текста). Наименование вида документа-приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами и печатается вразрядку.

Например:

ПОЛОЖЕНИЕ
о режиме охраны особо охраняемых природных территорий

При наличии в тексте приложения нескольких разделов, подразделов их заголовки печатаются прописными буквами центрированным способом. Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовки документов-приложений и их разделов выделяются шрифтом жирной насыщенности.

Пункты в документах-приложениях большого объема могут иметь заголовки без проставления точки в конце.

5.3. Страницы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа.

5.4. Приложение может быть оформлено в виде таблицы (требования к построению и оформлению таблиц даны в приложении 6 к настоящей Инструкции), графика, схемы. Форма таблицы применяется при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков. Графы таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, головку таблицы повторяют на всех последующих страницах. Допускается нумеровать графы таблицы арабскими цифрами и на всех последующих страницах печатать только номера граф.

5.5. При наличии приложений к документу-приложению на них оформляется отметка по форме: