Приложение

Приложение

к Постановлению

администрации города

от 16 июля 2008 г. N 654

Примерный перечень
обязанностей секретаря коллегиального органа

1. Представляет на утверждение председателя план работы коллегиального органа на календарный год.

2. Согласовывает с председателем коллегиального органа дату проведения очередного заседания и его повестку не менее чем за 5 рабочих дней.

3. Осуществляет подготовку приглашения за подписью председателя членам коллегиального органа с указанием даты, места и времени проведения очередного заседания. В случае если членом коллегиального органа является сотрудник соответствующего функционального органа или подразделения (далее - подразделение), приглашение о предстоящем заседании направляется на имя руководителя соответствующего подразделения.

4. Контролирует подготовку и своевременное (не позднее чем за 2 дня до проведения заседания) представление материалов по рассматриваемым вопросам.

5. Обеспечивает рассылку материалов членам коллегиального органа и приглашенным на предстоящее заседание не позднее чем за 1 день до его проведения.

6. Уточняет фактические данные об участии членов коллегиального органа в очередном заседании (невозможность участия по уважительным причинам: болезнь, командировка, отпуск) и информирует председателя коллегиального органа о готовности проведения заседания (наличии кворума и тому подобное) накануне даты его проведения.

7. Оформляет протоколы заседаний коллегиального органа и обеспечивает их рассылку всем членам коллегиального органа.

8. Осуществляет контроль за исполнением решений и поручений, содержащихся в протоколах заседаний коллегиального органа.

9. Обеспечивает хранение документов коллегиального органа в установленном порядке.

10. Осуществляет тесное взаимодействие с помощниками соответствующих заместителей главы администрации города - председателей коллегиальных органов в целях обеспечения качественной подготовки и проведения заседаний.