Приложение 2. Регламент работы Коллегии Министерства природных ресурсов Пермского края

Приложение 2

к приказу Министерства природных

ресурсов Пермского края

от 20 февраля 2012 г. N СЭД-30-01-03-27

Регламент
работы Коллегии Министерства природных ресурсов Пермского края

Термины и определения

В настоящем Регламенте использованы следующие термины и определения:

Исполнитель - первое в списке обозначенных в плане работы Коллегии подразделение, ответственное за подготовку материалов и итоговых документов коллегии; координирует работу соисполнителей и несет ответственность за качество и своевременность подготовки материалов и проектов итоговых документов.

Соисполнитель - подразделение, обозначенное в плане работы Коллегии в числе ответственных за подготовку материалов и проектов итоговых документов.

Секретарь - член Коллегии, ответственный за организационное обеспечение работы Коллегии (в том числе, за подготовку итоговых документов).

Материалы Коллегии - пакет материалов, необходимых для рассмотрения вопроса на заседании Коллегии. Они являются рабочими материалами Коллегии.

Итоговые документы Коллегии - решение, протокол и иные документы, одобренные Коллегией, подписанные председателем Коллегии - министром (или заместителем министра по поручению министра) и секретарем; итоговые документы Коллегии являются официальными документами Министерства.

Приглашенные - лица, персонально приглашенные на заседание Коллегии.

Рабочая группа - временный коллектив должностных лиц и (или) специалистов, образованный приказом, поручением руководства Министерства для подготовки материалов и проектов итоговых документов Коллегии.

План (планы) работы - перспективные (годовые) и текущие (квартальные) планы работы Коллегии. Если в тексте нет конкретизации, то имеются в виду как годовой, так и другие планы.

Председательствующий - министр или заместитель министра, председательствующий на заседании по поручению председателя Коллегии - министра.

Общие положения

Регламент работы Коллегии Министерства (далее - Регламент) устанавливает порядок планирования, организации подготовки и проведения заседаний Коллегии и контроля за исполнением решений Коллегии.

Регламент подготовлен на основе Положения о Коллегии Министерства.

1. Планирование работы коллегии

1.1. План работы Коллегии (далее - план) составляется на год и на кварталы и утверждается председателем Коллегии - министром.

1.2. План на год является рабочим документом, на основе которого составляются квартальные планы, уточняющие подлежащие рассмотрению вопросы, сроки рассмотрения, учитывающие новые предложения, внесенные в установленном порядке. Планы могут быть дополнены и изменены в зависимости от приоритетов, возникновения ситуаций, требующих оперативного реагирования, и по иным объективным причинам.

1.3. Предложения членов Коллегии, структурных подразделений и подведомственных предприятий Министерства, оформленные в установленной форме (приложение 1), передаются секретарю Коллегии не позднее, чем за один месяц до начала планируемого периода. Предложения, не отвечающие требованиям настоящего пункта и пункта 1.4., не принимаются.

1.4. Проекты планов составляются секретарем Коллегии совместно с заместителем председателя Коллегии на основе предложений членов Коллегии, структурных подразделений Министерства.

1.5. Проекты планов направляются секретарем Коллегии на согласование всем членам Коллегии. Срок согласования составляет три дня.

1.6. Проекты планов с учетом поступивших от членов Коллегии замечаний и предложений рассматриваются на заседании Коллегии и утверждаются председателем Коллегии - министром.

2. Подготовка материалов к заседаниям коллегии

2.1. Материалы Коллегии (далее - материалы) в обязательном порядке включают: справку по рассматриваемому вопросу, проект решения коллегии, список приглашенных, предложения по составу выступающих на коллегии. При необходимости могут быть подготовлены дополнительные справочные материалы, включая табличные и графические.

2.2. Ответственные за подготовку материалов определены п. 4.1. Положения о Коллегии Министерства, но могут быть определены и приказом Министерства.

Исполнитель обеспечивает своевременное получение материалов от соисполнителей, их свод, согласование и представление секретарю коллегии за семь дней до назначенной даты заседания коллегии.

2.3. При необходимости для подготовки материалов приказом Министерства могут создаваться рабочие группы из состава сотрудников Министерства, специалистов и ученых других организаций.

2.4. Материалы визируют руководители подразделений, ответственных за их подготовку. Проект решения Коллегии визируется также должностными лицами, поименованными в тексте документа. Подписи визирующих должны быть расшифрованы с указанием фамилии и даты согласования.

2.5. Материалы, не соответствующие установленным требованиям, секретарем Коллегии возвращаются на доработку.

2.6. В исключительных случаях, когда по объективным причинам подготовка материалов к заседанию Коллегии в установленный срок невозможна, исполнитель представляет председателю Коллегии - министру мотивированное предложение, согласованное при необходимости с заместителем министра, о переносе срока рассмотрения вопроса с указанием планируемой даты. Такие предложения представляются не позднее, чем за семь дней до назначенной даты заседания Коллегии. О принятом председателем Коллегии - министром решении исполнитель немедленно информирует секретаря Коллегии.

2.7. Материалы к заседанию Коллегии готовятся на бумажном носителе и при необходимости в виде, обеспечивающем их показ электронными средствами и (или) проекционными устройствами.

2.8. Проект повестки дня очередного заседания Коллегии готовит секретарь Коллегии в соответствии с утвержденным планом, распоряжениями министра, предложениями членов Коллегии и представляет на утверждение председателю Коллегии - министру за семь дней до дня заседания. Как правило, в повестку дня включается не более трех вопросов. Окончательно повестка дня заседания утверждается на самом заседании согласно п. 7.4. настоящего Регламента.

3. Техническое обеспечение заседаний коллегии

3.1. Техническое обеспечение заседания Коллегии (далее - техническое обеспечение) включает:

3.1.1. подготовку зала заседания;

3.1.2. проверку наличия и исправности демонстрационных средств для представления графических, табличных и текстовых материалов, звукозаписывающей аппаратуры;

3.1.3. решение других вопросов технического обеспечения.

3.2. Техническое обеспечение осуществляет информационно-аналитический отдел Министерства под руководством секретаря Коллегии.

4. Состав участников заседаний Коллегии

4.1. Предложения по составу приглашенных на заседание Коллегии (приложение 2) готовит исполнитель, согласовывает (при необходимости) с заместителем министра и представляет секретарю Коллегии в сроки, установленные п. 2.2. настоящего Регламента. Список приглашенных утверждается председателем Коллегии - министром по представлению секретаря Коллегии.

4.2. Специалисты технического обеспечения могут присутствовать на заседании Коллегии без включения в список приглашенных.

4.3. Секретарь Коллегии совместно с исполнителем обеспечивает регистрацию участников Коллегии (приложение 2).

4.4. На закрытых заседаниях Коллегии присутствуют только члены коллегии.

5. Оповещение о заседании Коллегии и рассылка материалов

5.1. Члены коллегии и официально приглашенные лица оповещаются о дате, времени и месте проведения заседания Коллегии не позже, чем за три календарных дня до даты заседания Коллегии. В эти же сроки им направляются повестка дня и материалы заседания Коллегии.

5.2. Обеспечение рассылки приглашений и материалов осуществляет секретарь Коллегии.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

5.4. Проекты решений Коллегии и проекты других документов подлежат возврату секретарю Коллегии после заседания.

5.5. Отсутствие члена Коллегии на заседании согласовывается с председателем Коллегии - министром.

6. Порядок проведения заседаний Коллегии

6.1. Заседания Коллегии проводятся в установленный день недели согласно утвержденному плану работы. При необходимости по усмотрению председателя Коллегии - министра проводятся внеочередные заседания Коллегии.

6.2. Правомочность заседания Коллегии определяется Положением о Коллегии Министерства.

6.3. Заседание ведет председатель Коллегии - министр или заместитель министра, председательствующий на заседании по поручению председателя Коллегии - министра.

6.4. Повестка дня и регламент (продолжительность докладов, выступлений, порядок обсуждения и другие процедурные вопросы) заседания Коллегии предлагаются председательствующим и принимаются согласием членов Коллегии.

6.5. Участники заседания могут выступать в прениях, задавать вопросы, вносить предложения и давать справки по существу обсуждаемых вопросов. Очередность выступлений по докладам определяется председательствующим на заседании.

6.6. Тексты выступлений и заданных докладчикам вопросов в обязательном порядке в письменном виде передаются секретарю Коллегии.

6.7. Предложения к решению Коллегии помимо их устного оглашения передаются секретарю Коллегии в письменном виде с четкими формулировками вносимых предложений. При этом обязательно указание фамилии, имени, отчества, места работы, должности, вносящего предложение.

6.8. Во время заседания Коллегии ведется магнито(дикто)фонная запись.

6.9. Протокол заседания ведется секретарем Коллегии.

6.10. При проведении заседания Коллегии в отсутствии министра, министр при несогласии с решением Коллегии, имеет право вновь собрать заседание Коллегии по данному вопросу.

7. Подготовка и рассылка итоговых документов заседаний коллегии

7.1. Итоговыми документами заседания коллегии являются:

7.1.1. решение Коллегии;

7.1.2. протокол (протокольное решение) Коллегии;

7.1.3. обращения, заявления и другие официальные материалы, принятые на заседании Коллегии.

7.2. Проекты итоговых документов с учетом состоявшегося обсуждения готовит исполнитель с участием соисполнителей под руководством секретаря Коллегии.

7.3. Итоговые документы готовятся в следующие сроки:

7.3.1. решение Коллегии - в течение пяти рабочих дней, не считая дня заседания Коллегии;

7.3.2. протокол (протокольное решение) Коллегии - в течение двух рабочих дней, не считая дня заседания Коллегии;

7.3.3. обращения, заявления и другие официальные материалы - в сроки, устанавливаемые председателем Коллегии - министром. По усмотрению председателя Коллегии - министра сроки подготовки итоговых документов могут быть увеличены или сокращены.

7.4. Визирование итоговых документов осуществляется в соответствии с п. 2.4. настоящего Регламента.

7.5. Ответственность за соблюдение требований к оформлению итоговых документов возлагается на секретаря Коллегии, который представляет итоговые документы на подпись председателю Коллегии.

7.6. Решения Коллегии подписываются председателем Коллегии, протоколы заседаний Коллегии - председателем Коллегии и секретарем Коллегии. Датой вступления в силу решений Коллегии считается день заседания Коллегии. Регистрация решения Коллегии осуществляется секретарем Коллегии.

7.7. Список рассылки итоговых документов Коллегии членам Коллегии, структурным подразделениям Министерства готовит исполнитель совместно с секретарем Коллегии.

7.8. Список рассылки итоговых документов и итоговые документы Коллегии передаются секретарем Коллегии для рассылки секретарю Министерства в течение двух рабочих дней с момента их подготовки.

8. Публикация материалов и итоговых документов заседаний Коллегии

8.1. Официальные информационные материалы Министерства о заседаниях и решениях Коллегии готовятся ответственным структурным подразделением, согласуются с секретарем Коллегии и направляются в информационно-аналитический отдел Министерства для размещения на сайте Министерства с разрешения председателя Коллегии - министра.

8.2. По решению председателя Коллегии - министра итоговые документы Коллегии могут быть опубликованы в отраслевых изданиях, а также в виде отдельных изданий.