Постановление Правительства Пермского края от 6 декабря 2012 г. N 1433-п "Об утверждении Перечня документов, создание, хранение и использование которых должны осуществляться в форме электронных документов" (с изменениями и дополнениями)

Постановление Правительства Пермского края
от 6 декабря 2012 г. N 1433-п
"Об утверждении Перечня документов, создание, хранение и использование которых должны осуществляться в форме электронных документов"

В целях совершенствования документирования управленческой деятельности и организации работы с документами, а также определения единых подходов по подготовке Администрацией губернатора Пермского края, Аппаратом Правительства Пермского края и исполнительными органами государственной власти Пермского края перечней документов, создание, хранение и использование которых должны осуществляться в форме электронных документов:

1. Утвердить прилагаемый перечень документов, создание, хранение и использование которых в Администрации губернатора Пермского края, Аппарате Правительства Пермского края и исполнительных органах государственной власти Пермского края должны осуществляться в форме электронных документов (далее - Перечень).

2. Руководителям структурных подразделений Администрации губернатора Пермского края, Аппарата Правительства Пермского края, исполнительных органов государственной власти Пермского края использовать Перечень при организации текущего делопроизводства, разработке и внедрении номенклатур дел.

3. Агентству по делам архивов Пермского края оказывать консультативную помощь структурным подразделениям Администрации губернатора Пермского края, Аппарата Правительства Пермского края и исполнительным органам государственной власти Пермского края.

4. Контроль за исполнением постановления возложить на заместителя председателя Правительства - руководителя Аппарата Правительства Пермского края Абузярову Е.В.

Губернатор Пермского края

В.Ф. Басаргин

Перечень
документов, создание, хранение и использование которых в Администрации губернатора Пермского края, Аппарате Правительства Пермского края и исполнительных органах государственной власти Пермского края должны осуществляться в форме электронных документов1
(утв. постановлением Правительства Пермского края от 6 декабря 2012 г. N 1433-п)

N п/п	Номер статьи	Вид документа	Срок хранения документа	Примечания
1	2	3	4	5
1. Организация системы управления
1.1. Руководство
1	7	Поручения руководства организации структурным подразделениям; документы (справки, докладные, служебные записки, заключения) по их выполнению (1)	5 л. ЭК(2)	(1) Срок хранения поручений, оформленных визой на документе, соответствует сроку хранения документа
2	18	Протоколы, постановления, решения, стенограммы; документы (справки, доклады, информации, докладные записки, сводки, выписки) к ним:	5 л. (3)	(3) При сложной структуре организации (структура в структуре) - 5 л. ЭК
		з) собраний структурных подразделений организации
3	19	Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады) к ним:	5 л.
		в) по административно-хозяйственным вопросам
4	24	Переписка о реализации решений съездов, конгрессов, конференций, совещаний	5 л. ЭК
5	26	Переписка о разработке и утверждении стандартов качества предоставляемых услуг	5 л. ЭК
6	29	Проекты правил, инструкций, регламентов; документы (заключения, предложения, справки, докладные записки, переписка) по их разработке	5 л. ЭК
7	31	Переписка по применению правил, инструкций, регламентов, рекомендаций	5 л. ЭК
1.2. Организационные основы управления
8	59	Документы (протоколы, планы, отчеты, справки, переписка) рабочих групп комиссий по координации определенных видов деятельности организации	5 л. (1) ЭК	(1) После завершения деятельности рабочих групп
9	66	Переписка о разработке структур и схем организации управления	3 г. (1)	(1) После утверждения
10	67	Документы (планы, обоснования, расчеты) о совершенствовании аппарата управления	5 л. ЭК
11	72	Проекты штатных расписаний; документы (справки, предложения, заключения) по их разработке и изменению	5 л. ЭК
12	73	Переписка по разработке и изменению штатных расписаний	3 г. (1)	(1) После утверждения
13	82	Отчеты о соблюдении кодексов профессиональной этики	5 л. ЭК
14	84	Переписка по организационным вопросам деятельности	5 л.
15	87	Документы (доклады, обзоры, сводки, докладные, служебные записки, справки), представляемые структурными подразделениями руководству организации	5 л. ЭК
16	88	Документы (служебные записки, справки, сведения) работников структурных подразделений	5 л. ЭК
17	89	Документы (справки, докладные, служебные записки, перечни вопросов, рассмотренных коллегиальными и исполнительными органами, планы, проспекты, повестки заседаний, предложения к повестке дня собрания акционеров, оперативные сводки, переписка) об административно-организационной деятельности	5 л. ЭК
18	91	Переписка об организации и проведении съездов, конгрессов, конференций, "круглых" столов, совещаний, юбилейных дат, торжественных приемов, встреч	5 л. ЭК
19	93	Переписка о проведении конкурсов и смотров (профессионального мастерства, творческих, научных, общественных)	5 л. ЭК
20	109	Переписка по вопросам аттестации, аккредитации	5 л. ЭК
1.3. Контроль
21	175	Переписка о проведении проверок и ревизий	5 л.
22	176	Журналы, книги учета (регистрации) проверок, ревизий, их решений, определений, предписаний, актов, заключений	5 л.
23	177	Журналы, книги учета (регистрации) контроля за выполнением решений, определений, предписаний, актов, заключений проверок, ревизий	5 л.
24	178	Переписка о выполнении решений, определений, предписаний, актов, заключений проверок, ревизий	5 л. ЭК
1.4. Правовое обеспечение деятельности
25	194	Переписка по оперативным правовым вопросам, в том числе о разъяснении законодательства	3 г.
26	196	Базы данных (справочные, полнотекстовые):		(1) По месту разработки и утверждения законодательных актов - пост.
		а) по законодательным актам	До замены новыми (1)
1.5. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов
27	202	Проекты документов (номенклатур, перечней, классификаторов дел и документов) об организации документов в делопроизводстве организации, о составе и сроках их хранения	3 г. (1)	(1) После утверждения
28	203	Документы (докладные, служебные записки, сведения, справки, сводки, отчеты) о снятии документов с контроля и о продлении сроков их исполнения	1 г. (1)	(1) После снятия с контроля
29	204	Списки адресов обязательной рассылки документов	3 г. (1)	(1) После замены новыми
30	205	Переписка о нарушении правил пересылки документов	1 г.
31	206	Отчеты, акты об использовании, уничтожении бланков строгой отчетности	3 г.
32	212	Документы (акты, заключения, справки, расчеты, обоснования, планы, заказы, переписка) о совершенствовании документационного обеспечения управления, внедрении современных информационных технологий	5 л. ЭК
33	214	Переписка по вопросам информационно-технического обеспечения системы электронного документооборота	5 л. ЭК
34	216	Документы (справки, таблицы, переписка) по совершенствованию программного обеспечения	5 л. ЭК
35	217	Документы (акты, справки, заявки, расчеты, ведомости, журналы учета сдачи и приемки оборудования после ремонта, переписка) о состоянии и проведении ремонтных, наладочных работ технических средств	5 л.
36	220	Базы данных информационных систем	В соответствии со сроком хранения документов, помещенных в базу
37	225	Документы (заявки, отчеты, анализы) по антивирусной защите средств электронно-вычислительной техники	5 л.
38	238	Переписка о сертификатах ключа подписи	15 л. ЭК
39	249	Топографические указатели	1 г. (1)	(1) После замены новыми
40	256	Переписка по вопросам делопроизводства и архивного дела	5 л. ЭК
41	257	Отчеты, справки об объеме документооборота в организации	1 г.
42	258	Книги, карточки (базы данных), реестры, журналы регистрации и контроля:		(1) Хранятся в организации Подлежат приему в государственный, муниципальный архив, если могут быть использованы в качестве научно-справочного аппарата
		в) распорядительных документов по административно-хозяйственной деятельности	5 л.
		г) поступающих и отправляемых документов, в том числе по электронной почте, отправлений почты фельдъегерской связью	5 л.
		д) контроля исполнения документов	3 г.
		е) обращений граждан	5 л.
		ж) телеграмм, телефонограмм, факсов, заявок на переговоры	3 г.
		з) фото-, фонодокументов, видеодокументов	3 г. (1)
		и) заявок, заказов, нарядов на ксерокопирование документов	1 г.
43	259	Документы (журналы, книги, листы, сводки, акты) учета:		(1) После возвращения всех дел
		а) приема посетителей	3 г.
		б) рассылки документов	2 г.
		в) отсутствия (повреждения) документов (приложений) в почтовых отправлениях	3 г.
		г) бланков строгой отчетности	3 г.
		д) машинописных, компьютерных, копировальных работ	1 г.
		е) выдачи дел во временное пользование	3 г. (1)
		ж) регистрации показаний приборов измерения температуры и влажности	1 г.
44	260	Книги, журналы учета:		(1) После списания. При условии проведения проверки (ревизии) (2) После замены пароля (3) После замены ключа
		а) электронных носителей	5 л. (1)
		б) выдачи электронных дисков	5 л. (1)
		в) паролей	5 л. (2)
		г) ключевых носителей	5 л. (3)
		д) сертификатов электронных цифровых подписей	5 л. (3)
		ж) копирования баз данных	До минования надобности
		з) технических средств защиты	5 л. (1)
2. Планирование деятельности
2.1. Прогнозирование
45	263	Проекты целевых программ, прогнозов; документы (справки расчеты, доклады, таблицы, сведения) по их разработке	10 лет ЭК
46	264	Переписка о разработке целевых программ	5 л. ЭК
47	266	Переписка о ходе выполнения целевых программ	5 л. ЭК
48	269	Проекты перспективных планов, программ, концепций развития организации; документы (доклады, справки, сведения, расчеты, таблицы) к ним	10 л. ЭК
2.2. Текущее планирование
49	283	Переписка о проведении конкурсов на право получения грантов	5 л.
50	284	Журналы учета заявок об участии в конкурсах на право получения грантов	5 л.
51	285	Годовые планы организации:	5 л.
		б) по вспомогательным для данной организации направлениям деятельности
52	286	Проекты планов организации; документы (справки, заключения, сведения) к ним	5 л. ЭК
53	288	Оперативные планы (квартальные, месячные) работы по всем направлениям деятельности организации и ее структурных подразделений	До минования надобности
54	289	Документы (отчеты, таблицы, справки, расчеты) по налоговому планированию	5 л.
55	290	Годовые планы работы структурных подразделений организации	5 л. (1)	(1) При отсутствии годовых планов работы организации - пост.
56	291	Индивидуальные планы работников	1 г.
57	292	Документы (графики, справки, сведения, анализы, таблицы, рабочие тетради) о разработке планов	5 л.
58	293	Документы (докладные записки, справки, сведения) об изменении планов	5 л. ЭК
59	295	Документы (справки, информации, сведения) об итогах социально-экономического развития организации	5 л. ЭК
60	296	Переписка по вопросам планирования	5 л.
2.3. Ценообразование
61	298	Справки, расчеты по прогнозированию цен	5 л.
62	303	Переписка по вопросам ценообразования	5 л. ЭК
63	304	Переписка о разработке, применении и изменении тарифов	5 л. ЭК
3. Финансирование деятельности
3.1. Финансирование, кредитование
64	315	Проекты планов (бюджетов) организации	5 л.
65	319	Документы (уведомления, расчеты, таблицы, справки, сведения, ведомости, поручения, заключения, обоснования, переписка) о разработке и изменении финансовых планов (бюджетов)	5 л. ЭК
66	323	Переписка об экономических нормативах	5 л.
67	331	Переписка об изменении расходов на содержание аппарата управления и административно-хозяйственные нужды	5 л.
68	332	Документы (акты, докладные записки, переписка) о соблюдении финансовой дисциплины	5 л. ЭК
4. Учет и отчетность
4.1. Бухгалтерский учет и отчетность
69	359	Переписка по вопросам бухгалтерского учета, бюджетного учета, составления и представления бухгалтерской (финансовой) отчетности, бюджетной отчетности	5 л.
70	367	Переписка о приобретении хозяйственного имущества, канцелярских принадлежностей, железнодорожных и авиабилетов, оплате услуг средств связи и других административно-хозяйственных расходах; о предоставлении мест в гостиницах	1 г.
71	414	Переписка о выплате заработной платы	5 л.
72	461	Переписка об организации и внедрении автоматизированных систем учета и отчетности	5 л.
73	463	Заказы на бланки документов учета и отчетности	1 г.
4.2. Статистический учет и отчетность
74	464	Отчеты организации о выполнении перспективных (долговременных), целевых и текущих программ, планов, годовых планов; анализы отчетов:		(1) При отсутствии годовых - пост. (2) При отсутствии годовых, полугодовых и квартальных - пост.
		в) полугодовые	5 л. (1)
		г) квартальные	5 л. (1)
		д) месячные	1 г. (2)
75	470	Документы (списки, сведения, таблицы, данные, информации) о выполнении целевых программ	5 л. ЭК
76	475	Годовые отчеты о работе структурных подразделений организации	5 л. (1)	(1) При отсутствии годовых, квартальных отчетов о работе организации - пост.
77	476	Индивидуальные отчеты работников	1 г.
78	477	Журналы учета передаваемых статистических данных	5 л.
79	479	Переписка о составлении, представлении и проверке статистической отчетности	5 л.
5. Экономические, научные, культурные и иные связи
5.1. Организация связей
80	483	Переписка об участии в деятельности международных организаций	5 л. ЭК
81	487	Документы (программы, планы проведения встреч, графики, заявки, приглашения, переписка) об организации приема и пребывания представителей зарубежных и российских организаций	5 л. ЭК
5.2. Осуществление связей
82	497	Документы (предложения, рекомендации, расчеты) о разработке планов научно-технического, экономического, культурного и иных видов сотрудничества	10 л. ЭК
83	498	Переписка о разработке, уточнении, изменении планов научно-технического, экономического, культурного и иных видов сотрудничества	5 л. ЭК
6. Информационное обслуживание
6.1. Сбор (получение) информации, маркетинг
84	511	Документы (справки, докладные записки, сводки, отчеты) об информационной деятельности, маркетинге	5 л. ЭК
85	512	Переписка об организации, планировании и осуществлении информационной деятельности, маркетинге	5 л.
86	514	Информационные обзоры (доклады)	До минования надобности
87	521	Документы (запросы, заявки, сведения, переписка) о потребности в научно-информационных материалах:
		а) на материалы, изданные за рубежом	3 г.
		б) на материалы, изданные в Российской Федерации	1 г.
88	522	Переводы информационных статей из иностранных изданий	До минования надобности
89	523	Переписка о переводе иностранной литературы	1 г.
90	524	Заявки на переводы статей из иностранных книг, журналов	1 г.
91	525	Книги, журналы регистрации научно-технической информации	5 л.
92	527	Информационные подборки систем избирательного распространения информации и документационного обеспечения руководства, реферативные и библиографические подборки, тематические и библиографические указатели литературы, справочные базы данных	До минования надобности
93	529	Документы (списки, каталоги, заявки, отчеты, переписка) об оформлении годовой подписки на литературу	1 г. (1)	(1) После получения подписной литературы
6.2. Распространение информации, реклама
94	535	Информационные издания (бюллетени, информационные листки, сообщения и письма, каталоги, списки, справочники, сборники):	До ликвидации организации
		а) по месту разработки
95	538	Документы (планы-проспекты, макеты, сценарии) об организации встреч с представителями общественности с целью их ознакомления с деятельностью организации	5 л. ЭК
96	540	Переписка об организации и проведении выставок, ярмарок, презентаций	5 л. ЭК
97	547	Сообщения, статьи, разъяснения (изложение официальной позиции) организации по вопросам ее деятельности	5 л. ЭК
98	555	Документы (информации, отчеты, пресс-релизы, проекты докладов, выступлений, фото-, фонодокументы, видеодокументы) о деятельности организации, подготовленные пресс-службой	5 л. ЭК
99	556	Документы (доклады, тезисы, отчеты, переписка) о размещении информации на интернет-сайте организации	5 л. ЭК
100	557	Переписка об учете, движении и использовании информации	5 л.
7. Трудовые отношения
7.1. Организация труда и служебной деятельности
101	561	Документы (информации, справки, сведения, списки, отчеты) о наличии, движении, комплектовании, использовании работников	5 л. ЭК
102	564	Переписка по вопросам трудоустройства	5 л.
103	578	Переписка о ходе заключения коллективных договоров	3 г.
104	580	Переписка о проверке выполнения условий коллективного договора	5 л. ЭК
105	585	Документы (сводки, сведения, докладные записки, баланс рабочего времени) об учете рабочего времени	3 г.
106	586	Табели (графики), журналы учета рабочего времени	5 л. (1)	(1) При тяжелых, вредных и опасных условиях труда - 75 л.
7.2. Нормирование труда, тарификация, оплата труда
107	595	Документы (справки, докладные записки, акты, отчеты, протоколы) о контроле за соблюдением правил нормирования труда, расходовании фонда заработной платы	5 л. ЭК
108	596	Переписка об упорядочении и установлении размеров заработной платы, денежного содержания, начислении премий	5 л. ЭК
109	600	Документы (расчеты, справки, списки) о премировании работников	5 л.
7.3. Охрана труда
110	608	Планы мероприятий по улучшению условий труда работников	5 л.
8. Кадровое обеспечение
8.1. Прием, перемещение (перевод), увольнение работников
111	649	Переписка о приеме, распределении, перемещении, учете работников	5 л. ЭК
112	650	Документы (заявки, сведения, переписка) о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников	5 л.
113	651	Переписка о переводе работников в другие организации	3 г.
114	652	Документы (списки, ходатайства, представления, характеристики, анкеты) по формированию резерва работников на прием	5 л. ЭК
115	673	Переписка о замещении вакантных должностей, избрании на должность, подготовке кадрового резерва	3 г.
116	674	Переписка о прохождении государственной и муниципальной службы	5 л. ЭК
117	675	Переписка по вопросам подтверждения трудового стажа работников	5 л. ЭК
118	685	Списки:		(1) При отсутствии лицевых счетов - 75 л.
		ж) кандидатов на выдвижение по должности	До замены новыми
		з) получающих персональные ставки, оклады	10 л. (1)
		и) обучающихся без отрыва от производства	5 л.
		к работников, ушедших на пенсию	5 л.
		л) лиц, выезжающих за границу	5 л.
119	686	Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним	3 г.
120	687	Переписка об оформлении командировок	5 л. (1)	(1) Для зарубежных командировок - 10 л. ЭК
121	693	Графики предоставления отпусков	1 г.
122	694	Документы (характеристики, докладные записки, справки, переписка) о привлечении к ответственности лиц, нарушивших трудовую дисциплину	3 г.
123	695	Книги, журналы, карточки учета:		(2) В зарубежные командировки - 10 л.
		ж) отпусков	3 г.
		з) работников, выбывающих в служебные командировки; прибывающих в организацию, куда работник командирован	5 л. (2)
		и) регистрации прибытия и выезда сотрудников и членов их семей, направленных в загранпредставительства и учреждения Российской Федерации, международные организации	5 л.
8.2. Установление квалификации работников
124	702	Переписка об аттестации, квалификационных экзаменах	5 л.
125	705	Итоговые сводки, сведения, ведомости проведения аттестации, квалификационных экзаменов	5 л.
126	707	Графики проведения аттестации, квалификационных экзаменов	1 г.
8.4. Награждение
127	742	Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий, присуждении премий	5 л. ЭК
10. Административно-хозяйственные вопросы
10.1. Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности
128	779	Документы (акты, докладные, служебные записки, заявки, списки, переписка) о выдаче, утрате удостоверений, пропусков, идентификационных карт	1 г.
129	781	Приемные акты на бланки удостоверений, пропусков, идентификационных карт, расходные акты уничтожения удостоверений, пропусков, корешков к ним	1 г.
130	783	Документы (заявки, переписка) о допуске в служебные помещения в нерабочее время и выходные дни	1 г.
131	785	Списки, книги адресов и телефонов	1 г. (1)	(1) После замены новыми
10.2. Эксплуатация зданий, помещений
132	811	Документы (доклады, обзоры, акты, справки, заявки, докладные записки, планы-графики работ, переписка) о состоянии зданий и помещений, занимаемых организацией, необходимости проведения капитального и текущего ремонта	5 л. ЭК
133	818	Переписка о коммунальном обслуживании организации	1 г.
134	819	Документы (справки, сводки, переписка) о подготовке зданий, сооружений к зиме и предупредительных мерах от стихийных бедствий	3 г.
10.3. Транспортное обслуживание, внутренняя связь
135	825	Документы (заявки, расчеты, переписка) об определении потребности организации в транспортных средствах	3 г.
136	845	Переписка об обеспечении средствами связи съездов, конференций, совещаний и других мероприятий	5 л.
137	846	Документы (справки, докладные записки, сведения, переписка) о развитии средств связи и их эксплуатации	5 л. ЭК
138	852	Переписка о проведении работ по телефонизации, радиофикации, сигнализации и эксплуатации внутренней связи организации	3 г.
139	853	Схемы линий внутренней связи организации	До замены новыми

------------------------------

(1) Номера статей и сроки хранения указаны в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558.

(2) ЭК - экспертная комиссия.