Приказ Министерства общественной безопасности Пермского края от 11 апреля 2013 г. СЭД-10-5-35 "Об утверждении Положения об архиве Министерства общественной безопасности Пермского края" (утратил силу)

ГАРАНТ:

Настоящий приказ приводится с учетом поправки, опубликованной в Бюллетене законов Пермского края, правовых актов губернатора Пермского края, Правительства Пермского края, исполнительных органов государственной власти Пермского края от 10 июня 2013 г. N 22 (253)

Приказ Министерства общественной безопасности Пермского края
от 11 апреля 2013 г. N СЭД-10-5-35
"Об утверждении Положения об архиве Министерства общественной безопасности Пермского края"

В целях обеспечения сохранности, учета, отбора и систематизации документов, образующихся в деятельности Министерства общественной безопасности Пермского края, и подготовке к своевременной передаче после проведения экспертизы их ценности в установленном порядке на государственное хранение в Государственное краевое бюджетное учреждение "Государственный архив Пермского края" либо к уничтожению приказываю:

1. Утвердить прилагаемое Положение об архиве Министерства общественной безопасности Пермского края.

2. Признать утратившими силу приказы Министерства общественной безопасности Пермского края:

от 24 сентября 2008 г. N СЭД-10-5-108 "Об утверждении Положения об архиве Министерства общественной безопасности Пермского края";

от 24 декабря 2008 г. N СЭД-10-5-204 "О внесении изменений и дополнений в приказ Министерства общественной безопасности Пермского края".

3. Приказ вступает в силу с момента подписания.

4. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

И.о. министра

В.Н. Гагарин

Положение
об архиве Министерства общественной безопасности Пермского края
(утв. приказом Министерства общественной безопасности Пермского края от 11 апреля 2013 г. N СЭД-10-5-35)

1. Общие положения

1.1. Документы Министерства общественной безопасности Пермского края, находящегося на территории Пермского края, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Пермского края, являются собственностью Пермского края и подлежат постоянному хранению в Государственном краевом бюджетном учреждении "Государственный архив Пермского края" (далее - ГКБУ "ГАПК").

До передачи на государственное хранение эти документы временно, в пределах, установленных Федеральным архивным агентством, хранятся в Министерстве общественной безопасности Пермского края (далее - Министерство).

1.2. Министерство обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Пермского края, образующихся в его деятельности. В соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации и Пермского края по архивному делу и правилами, устанавливаемыми Федеральным архивным агентством, обеспечивает своевременную передачу этих документов на государственное хранение.

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет средств Министерства.

За утрату и порчу документов архивного фонда Министерства, составляющих часть Архивного фонда Пермского края, должностные лица Министерства несут ответственность в соответствии с действующим законодательством: статьей 27 Федерального закона "Об Архивном деле в Российской Федерации", статьей 17 Закона "Об Архивном деле в Пермском крае", Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях, Уголовным кодексом Российской Федерации.

1.3. Для хранения документов архивного фонда Министерства, составляющих часть Архивного фонда Пермского края, и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создается ведомственный архив. Министерство обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.

1.4. Архив Министерства возглавляется лицом, ответственным за ведение архива.

1.5. В своей работе архив Министерства руководствуется законодательством Российской Федерации, законодательными актами Пермского края по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, руководства Министерства, правилами и другими нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, методическими документами Агентства по делам архивов Пермского края, ГКБУ "ГАПК" и настоящим Положением.

1.6. Положение об архиве Министерства разрабатывается на основании Примерного положения и утверждается приказом Министерства по согласованию с ГКБУ "ГАПК".

1.7. Архив Министерства работает по планам, утвержденным заместителем председателя Правительства Пермского края - министром общественной безопасности Пермского края либо лицом, исполняющим его обязанности в установленном порядке, и отчитывается перед ним в своей работе.

1.8. Контроль за деятельностью архива Министерства осуществляется заместителем председателя Правительства Пермского края - министром общественной безопасности Пермского края либо лицом, исполняющим его обязанности в установленном порядке.

1.9. Организационно-методическое руководство деятельностью архива Министерства осуществляет ГКБУ "ГАПК".

1.10. При смене сотрудника, отвечающего за архив в Министерстве, прием-передача документов и учетно-справочного аппарата к ним, помещения, инвентаря и оборудования производится по акту. Акт подписывается обеими сторонами, членами комиссии (третьим лицом) и утверждается заместителем председателя Правительства Пермского края - министром общественной безопасности Пермского края либо лицом, исполняющим его обязанности в установленном порядке. При этом ГКБУ "ГАПК" ставится в известность о смене должностного лица.

1.11. При ликвидации Министерства передача документов входит в обязанность ликвидационной комиссии.

1.12. При реорганизации Министерства с передачей его функций другому учреждению последнее принимает по акту незавершенные делопроизводством дела реорганизованного Министерства и его архив.

2. Состав документов архива

В архив поступают:

2.1. Законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений Министерства, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу (документы по личному составу могут поступать в ГКБУ "ГАПК" на возмездной основе по договору);

2.2. Документы постоянного срока хранения и по личному составу учреждений-предшественников;

2.3. Документы постоянного срока хранения и по личному составу ликвидированных учреждений, непосредственно подчиненных данной организации;

2.4. Личные фонды ведущих работников Министерства;

2.5. Служебные и ведомственные издания;

2.6. Кино-, фото-, фоно-, видеодокументы;

2.7. Машиночитаемые документы;

2.8. Документы, содержащие научно-техническую информацию;

2.9. Научно-справочный аппарат к документам архива.

3. Задачи и функции архива

3.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего положения.

3.2. Учет, обеспечение сохранности, качества НТО документов, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве.

3.3. Подготовка и своевременная передача документов архивного фонда Министерства, составляющих часть Архивного фонда Пермского края, на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Федеральным архивным агентством.

3.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве Министерства.

3.5. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

3.5.1. Принимает не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений Министерства, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Федеральным архивным агентством (по сдаточной описи, номенклатуре дел Министерства или акту);

3.5.2. Разрабатывает и согласовывает с ГКБУ "ГАПК" планы представления описей и планы передачи на государственное хранение документов архивного фонда Министерства, составляющих часть Архивного фонда Пермского края;

3.5.3. Составляет и представляет на позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии Министерства (ЭК) и экспертно-проверочной методической комиссии (ЭПМК) Агентства по делам архивов Пермского края;

3.5.4. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел;

3.5.5. Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом ГКБУ "ГАПК";

3.5.6. Организует использование документов:

информирует руководство и государственных гражданских служащих Министерства о составе и содержании документов архива;

выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования, для работы в помещении архива;

исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера в установленном порядке;

выдает копии документов и архивные справки;

ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;

3.5.7. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии Министерства;

3.5.8. Оказывает методическую помощь службе делопроизводства, контролирует правильное формирование и оформление дел в структурных подразделениях, а также подготовку дел к передаче в архив Министерства;

3.5.9. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации сотрудников Министерства в области архивного делопроизводства;

3.5.10. Ежегодно представляет в ГКБУ "ГАПК" сведения о составе и объеме документов по установленной форме (паспорт архива);

3.5.11. Подготавливает и в установленном порядке передает документы архивного фонда Министерства, составляющие часть Архивного фонда Пермского края, на хранение в ГКБУ "ГАПК".

4. Права архива

Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

4.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях Министерства;

4.2. Запрашивать от структурных подразделений Министерства сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.

5. Ответственность лица, отвечающего за ведение архива

5.1. Лицо, ответственное за ведение архива, несет ответственность за невыполнение возложенных на архив задач и функций.

Согласовано

Протокол ЭПМК Агентства

по делам архивов Пермского края

от 27 февраля 2013 г. N 2