Постановление Администрации города Перми от 24 апреля 2007 г. N 135 "Об утверждении Инструкции по организации делопроизводства и ведению архива в администрации города Перми"

С изменениями и дополнениями от:

3 июля 2007 г., 16 июля, 31 декабря 2008 г., 17 марта, 7 августа, 14 октября, 30 ноября, 10, 30 декабря 2009 г., 21 января, 10 марта, 20 декабря 2010 г.

В соответствии с Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Уставом города Перми, в связи с изменением законодательства по организации делопроизводства и ведению архива, в целях совершенствования работы с документами, повышения качества их подготовки, сокращения количества документов, упорядочения и оптимизации документооборота в администрации города постановляю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по организации делопроизводства и ведению архива в администрации города Перми.

2. Руководителям функциональных и территориальных органов, функциональных подразделений администрации города Перми довести содержание Инструкции по организации делопроизводства и ведению архива в администрации города Перми до всех работников и обеспечить неукоснительное соблюдение установленных требований.

3. Признать утратившими силу:

постановления Главы города:

от 30.12.2002 N 3838 "Об утверждении Инструкции по организации делопроизводства и ведению архива в администрации города Перми",

от 06.11.2003 N 3211 "О внесении изменений в постановление Главы города от 30.12.2002 N 3838 "Об утверждении Инструкции по организации делопроизводства и ведению архива в администрации города Перми",

постановления администрации города:

от 24.05.2004 N 1515 "О внесении изменений в Инструкцию по организации делопроизводства и ведению архива в администрации города Перми, утвержденную постановлением Главы города от 30.12.2002 N 3838",

от 09.07.2004 N 1974 "О внесении изменений в Инструкцию по организации делопроизводства и ведению архива в администрации города Перми, утвержденную постановлением Главы города от 30.12.2002 N 3838" (в ред. от 24.05.2004 N 1515),

от 06.04.2006 N 505 "О внесении изменений в Инструкцию по организации делопроизводства и ведению архива в администрации города Перми, утвержденную постановлением Главы города от 30.12.2002 N 3838" (с последующими изменениями и дополнениями).

4. Ввести в действие настоящее постановление с 15.05.2007.

5. Контроль за исполнением постановления возложить на руководителя аппарата администрации города Перми Сайдакову Т.Н.

Глава Администрации города

А.Б. Кац

Инструкция
по организации делопроизводства и ведению архива в администрации города Перми
(утв. постановлением Администрации города Перми от 24 апреля 2007 г. N 135)

С изменениями и дополнениями от:

3 июля 2007 г., 16 июля, 31 декабря 2008 г., 17 марта, 7 августа, 14 октября, 30 ноября, 10, 30 декабря 2009 г., 21 января, 10 марта, 20 декабря 2010 г.

1. Общие положения

1.1. Инструкция по организации делопроизводства и ведению архива в администрации города Перми (далее - Инструкция) разработана в соответствии с разделением полномочий между Главой города и главой администрации города, аппаратом Пермской городской Думы (далее - Дума) и администрации города, в целях совершенствования работы с документами, повышения качества их подготовки, упорядочения и оптимизации документооборота.

Инструкция устанавливает общие правила и единый порядок документирования и организации работы со служебными документами и обязательна для исполнения всеми функциональными и территориальными органами, функциональными подразделениями администрации города (далее - подразделения администрации города(1)) и муниципальными служащими администрации города.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с Федеральными законами от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", государственным стандартом Российской Федерации "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30 - 2003", Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 N 536, Законом Пермского края от 06.03.2007 N 11-ПК "Об архивном деле в Пермском крае", новой редакцией Устава города Перми, Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, основными положениями государственной системы документационного обеспечения управления.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Перми от 14 октября 2009 г. N 690 в пункт 1.3 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет, контроль исполнения и хранение, осуществляемые с помощью информационных технологий.

Информационные технологии обработки документной информации, применяемые в администрации города, должны отвечать требованиям Инструкции.

Документы, поступившие в администрацию города или должностным лицам администрации города в электронном виде, равнозначны документам на бумажном носителе.

1.4. Методическое руководство организацией, ведением и совершенствованием системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных информационных технологий в работе с документами, контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях администрации города осуществляется управлением по общим вопросам администрации города.

1.5. Ответственность за организацию, правильное ведение делопроизводства и архива, соблюдение установленных Инструкцией требований в подразделениях администрации города возлагается на руководителей подразделений. Организация работы и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляется делопроизводственной службой или специалистом, ответственным за делопроизводство.

Примерный перечень обязанностей делопроизводственной службы (специалист, ответственный за делопроизводство) приведен в приложении N 1 к Инструкции.

1.6. Информация, содержащаяся в документах и проектах документов, используется только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц.

1.7. Передача копий документов в сторонние организации осуществляется в соответствии с действующим законодательством.

Копии индивидуальных правовых актов города выдаются по запросу заинтересованных лиц при наличии документа, удостоверяющего личность, по согласованию с начальником делопроизводственной службы.

1.8. Организация, правила и порядок работы с документами, содержащими информацию, отнесенную к государственной тайне, информацию ограниченного распространения, по контролю за исполнением правовых актов и поручений главы администрации города, с устными и письменными обращениями граждан осуществляются в установленном порядке.

1.9. Работники администрации города несут ответственность за несоблюдение требований Инструкции, несвоевременное или некачественное рассмотрение и исполнение документов, их неправильное оформление и сохранность. Об утрате служебных документов руководитель подразделения немедленно информирует управление по общим вопросам администрации города.

За неисполнение или ненадлежащее исполнение Инструкции к руководителям и специалистам администрации города применяются меры дисциплинарного воздействия по инициативе руководителей администрации города в соответствии с действующим законодательством в пределах установленных должностных обязанностей.

2. Документирование управленческой деятельности администрации города

2.1. Состав документов

2.1.1. Состав издаваемых документов определяется действующим законодательством и компетенцией органа местного самоуправления или должностного лица. Наиболее применяемые в администрации города виды документов содержатся в примерном перечне (приложение N 2 к Инструкции).

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Перми от 7 августа 2009 г. N 520 в подпункт 2.1.2 настоящей Инструкции внесены изменения, вступающие в силу с момента официального опубликования названного постановления и распространяющиеся на правоотношения, возникшие с 1 июля 2009 г.

См. текст подпункта в предыдущей редакции

2.1.2. Глава администрации города в пределах своих полномочий, установленных федеральными законами, законами Пермской области (края), Уставом города Перми и нормативными правовыми актами Думы издает:

постановления администрации города по вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами Пермской области (края),

постановления администрации города по вопросам местного значения,

распоряжения администрации города по вопросам организации работы администрации города.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Перми от 10 декабря 2009 г. N 979 подпункт 2.1.3 настоящей Инструкции изложен в новой редакции

См. текст подпункта в предыдущей редакции

2.1.3. Руководитель аппарата администрации города издает распоряжения, регулирующие вопросы внутренней деятельности аппарата администрации города, кадрового обеспечения специалистов функциональных подразделений администрации города и вопросы финансирования представительских расходов и расходов на мероприятия, проводимые администрацией города Перми, в пределах норм представительских расходов, установленных на указанные цели.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Перми от 7 августа 2009 г. N 520 подпункт 2.1.4 настоящей Инструкции изложен в новой редакции, вступающей в силу с момента официального опубликования названного постановления и распространяющейся на правоотношения, возникшие с 1 июля 2009 г.

См. текст подпункта в предыдущей редакции

2.1.4. Руководители функциональных органов администрации города Перми в пределах полномочий, установленных положениями об указанных органах, издают распоряжения по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами субъектов Российской Федерации, а также приказы по вопросам организации работы функционального органа.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Перми от 7 августа 2009 г. N 520 в подпункт 2.1.5 настоящей Инструкции внесены изменения, вступающие в силу с момента официального опубликования названного постановления и распространяющиеся на правоотношения, возникшие с 1 июля 2009 г.

См. текст подпункта в предыдущей редакции

2.1.5. Руководители территориальных органов администрации города Перми издают правовые акты - распоряжения и приказы по вопросам, предусмотренным Типовым положением о территориальном органе администрации города.

2.1.6. Администрация города, глава администрации города разрабатывают и согласовывают проекты правовых актов Главы города и Думы в установленном порядке.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Перми от 16 июля 2008 г. N 654 подпункт 2.1.7 настоящей Инструкции изложен в новой редакции

См. текст подпункта в предыдущей редакции

2.1.7. В деятельности коллегиальных органов администрации города создаются регламенты, планы работ, отчеты о работе, протоколы заседаний, решения, документы служебной переписки и другие документы, установленные положением о коллегиальном органе. Оформление документов коллегиальных органов, их регистрация и ведение делопроизводства осуществляются секретарем коллегиального органа. Примерный перечень обязанностей секретаря коллегиального органа приведен в приложении N 45 к Инструкции.

2.1.8. Результаты планирования деятельности администрации города фиксируются в плановой документации: планах, перспективных планах, программах. Плановые документы составляются на определенный срок, который устанавливается распорядительным документом или договором.

2.1.9. Установление отношений администрации города с ее контрагентами и их регулирование оформляется в виде договоров, соглашений, контрактов (далее - договор).

2.1.10. Осуществление оперативных связей с законодательными (представительными) и исполнительными органами государственной власти Российской Федерации и Пермского края, органами местного самоуправления, учреждениями, предприятиями, организациями, гражданами документируется перепиской. Содержанием переписки могут быть запросы, уведомления, соглашения, претензии, напоминания, просьбы, рекомендации и так далее.

Вид деловой переписки и наименование документов (письмо, телеграмма, факсограмма и другое) определяется способом передачи информации: почтовой и электрической связью.

Письма составляются в том случае, когда невозможен или затруднен бездокументный способ обмена информацией: устные разъяснения, указания (личные или по телефону), инструктирование и другое.

2.2. Бланки документов администрации города

2.2.1. Документы, создаваемые в администрации города, должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.

2.2.2. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм). Выбор формата бланка зависит от объема документа. Бланки для оформления резолюций должностных лиц изготавливаются на бумаге формата А6 (148 x 105 мм).

Бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета. Бланки для документов постоянного хранения изготавливаются на бумаге высших сортов.

2.2.3. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:

20 мм - левое,

10 мм - правое,

20 мм - верхнее (на бланках с изображением герба города - 0,64 мм),

20 мм - нижнее.

2.2.4. Устанавливаются следующие виды бланков:

общий бланк,

бланк письма,

бланк конкретного вида документа.

2.2.5. В администрации города применяются бланки:

администрации города,

функционального органа администрации города,

территориального органа администрации города,

функционального подразделения администрации города,

должностного лица.

Перечень бланков документов администрации города приведен в приложении N 3 к Инструкции.

2.2.6. В зависимости от расположения реквизитов устанавливается два варианта бланков - угловой и продольный.

Продольный бланк применяется, как правило, для оформления распорядительных документов, некоторых организационных документов (протоколы коллегиальных органов), доверенностей, актов, служебных писем с небольшим, но важным по содержанию текстом, а также для переписки с зарубежными корреспондентами.

Угловой бланк, как правило, применяется для деловой переписки.

Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрованным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым способом (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

2.2.7. Бланки документов, применяемые в администрации города, должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться другим организациям или лицам.

2.2.8. В администрации города применяются бланки с воспроизведением герба города Перми в полноцветном варианте и бланки с воспроизведением герба города Перми в черно-белом варианте.

Бланки документов с воспроизведением герба города Перми в полноцветном варианте изготавливаются только типографским способом и подлежат учету.

Бланки документов с воспроизведением герба города Перми в черно-белом варианте вводятся в память ПЭВМ и автоматически выводятся при распечатке конкретного документа.

2.2.9. Проектирование, оформление и ведение альбома образцов бланков, контроль за их использованием осуществляется управлением по общим вопросам администрации города совместно с сектором по обслуживанию компьютеров хозяйственного управления администрации города.

2.2.10. В состав обязательных реквизитов бланков администрации города включаются:

герб города Перми,

основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами,

идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами,

код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД),

наименование организации, соответствующее наименованию, закрепленному в учредительных документах. Сокращенное наименование, закрепленное в учредительных документах, помещают ниже полного или за ним в скобках,

справочные данные об организации в бланках писем обязательно включают в себя почтовый адрес с почтовым индексом, справочный номер телефона (канцелярия, секретариат, общий отдел), адрес электронной почты и другие сведения,

наименование вида документа,

дата документа,

регистрационный номер документа,

ссылка на регистрационный номер и дату документа (бланки писем).

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Перми от 7 августа 2009 г. N 520 в подпункт 2.2.11 настоящей Инструкции внесены изменения, вступающие в силу с момента официального опубликования названного постановления и распространяющиеся на правоотношения, возникшие с 1 июля 2009 г.

См. текст подпункта в предыдущей редакции

2.2.11. Установлен следующий порядок применения бланков документов в администрации города.

Общий бланк администрации города используется для создания любых видов документов кроме письма. При оформлении документов на общих бланках в заголовочную часть бланка прописными буквами вносится наименование соответствующего вида документа.

Бланки конкретных видов документов используются для оформления распорядительных документов.

Правовые акты администрации города оформляются на бланках постановления и распоряжения:

                               Герб города Перми

                          АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ПЕРМИ

                                ПОСТАНОВЛЕНИЕ

                               Герб города Перми

                          АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ПЕРМИ

                                РАСПОРЯЖЕНИЕ

с воспроизведением герба города Перми в полноцветном варианте, подписываются главой администрации города. Бланки правовых актов администрации города используются только отделом протокола управления по общим вопросам администрации города.

Распоряжения руководителя аппарата администрации города оформляются на бланках:

                            Герб города Перми

                               РАСПОРЯЖЕНИЕ

               РУКОВОДИТЕЛЯ АППАРАТА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ПЕРМИ

с воспроизведением герба города Перми в черно-белом варианте, подписываются руководителем аппарата администрации города, используются только отделом протокола управления по общим вопросам администрации города.

Правовые акты руководителей функциональных органов администрации города, издаваемые в виде распоряжений и приказов, оформляются на бланках:

                       Герб города Перми

                   АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ПЕРМИ

                          РАСПОРЯЖЕНИЕ

              РУКОВОДИТЕЛЯ ФУНКЦИОНАЛЬНОГО ОРГАНА

                       Герб города Перми

                   АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ПЕРМИ

                             ПРИКАЗ

              РУКОВОДИТЕЛЯ ФУНКЦИОНАЛЬНОГО ОРГАНА

с воспроизведением герба города Перми в черно-белом варианте, подписываются руководителем функционального органа или исполняющим обязанности.

Наименование - Администрация города Перми, наименование вида акта - РАСПОРЯЖЕНИЕ или ПРИКАЗ и наименование функционального органа - печатается прописными буквами размером шрифта N 14 и выделяется полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.

Правовые акты руководителей территориальных органов администрации города, издаваемые в виде распоряжений и приказов, оформляются на бланках:

                       Герб города Перми

                   АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ПЕРМИ

                          РАСПОРЯЖЕНИЕ

              РУКОВОДИТЕЛЯ ТЕРРИТОРИАЛЬНОГО ОРГАНА

                       Герб города Перми

                   АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ПЕРМИ

                             ПРИКАЗ

              РУКОВОДИТЕЛЯ ТЕРРИТОРИАЛЬНОГО ОРГАНА

с воспроизведением герба города Перми в черно-белом варианте, подписываются руководителем территориального органа или исполняющим обязанности.

Наименование - Администрация города Перми и наименование территориального органа - печатается прописными буквами размером шрифта N 14 и выделяется полужирным шрифтом, выравнивается по центру.

Наименование вида акта - П Р И К А З или РАСПОРЯЖЕНИЕ - оформляется прописными буквами вразрядку размером шрифта N 14, выравнивается по центру.

2.2.12. Документы коллегиальных органов оформляются на бланках коллегиальных органов, утвержденных в установленном порядке. Наименование коллегиального органа на бланке оформляется в соответствии с наименованием, закрепленным в положении о коллегиальном органе, утвержденном в установленном порядке.

2.2.13. Бланки писем применяются при направлении документов в сторонние организации.

Для переписки с законодательными (представительными) и исполнительными органами государственной власти Российской Федерации и Пермского края, органов местного самоуправления, зарубежными корреспондентами используются бланки писем с воспроизведением герба города Перми в полноцветном варианте, подписываются главой администрации города. Во всех иных случаях используются бланки писем с воспроизведением герба города Перми в черно-белом варианте.

Для внутренней переписки между должностными лицами, подразделениями администрации города рекомендуется использовать общий бланк (с неполным набором реквизитов) либо стандартные листы бумаги формата А4 с воспроизведением реквизитов общего бланка.

Использовать бланк письма при внутренней переписке информационного характера между должностными лицами, подразделениями администрации города по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документирования, не рекомендуется. Следует практиковать бездокументный способ обмена информацией.

2.2.14. Учет бланков с полноцветным изображением герба города Перми осуществляется управлением по общим вопросам администрации города посредством проставления нумератором на оборотной стороне учетных порядковых номеров.

Бланки с полноцветным изображением герба города Перми используются и хранятся в управлении по общим вопросам администрации города, уничтожаются по акту в установленном порядке.

Проверка наличия, использования и хранения бланков с полноцветным изображением герба города Перми проводится не реже 1 раза в год комиссионно.

В случае обнаружения нарушений при использовании и хранении бланков с полноцветным изображением герба города Перми комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения руководителя аппарата администрации города.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Перми от 17 марта 2009 г. N 135 в подпункт 2.2.15 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

2.2.15. Порядок работы с электронными бланками:

электронный вариант бланков разрабатывается (корректируется) специалистами сектора по обслуживанию компьютеров хозяйственного управления администрации города,

образцы бланков вводятся в память ПЭВМ работников подразделений администрации города при условии знания ими требований к оформлению документов,

включение в документооборот новых бланков, их проектирование и изготовление осуществляется по согласованию с управлением по общим вопросам администрации города после утверждения руководителем аппарата администрации города. Соответствующие предложения вносятся руководителем делопроизводственной службы подразделения администрации города начальнику управления по общим вопросам администрации города вместе с образцами предлагаемых бланков,

запрещается самостоятельно проектировать и изменять бланки документов,

электронные бланки правовых актов администрации города и руководителя аппарата администрации города вводятся только в ПЭВМ специалистов отдела протокола управления по общим вопросам администрации города.

2.3. Порядок печатания проектов документов и выполнения множительных работ в администрации города

2.3.1. Печатание проектов документов в администрации города осуществляется децентрализованно.

В отделе протокола управления по общим вопросам администрации города оформляются на бланк проекты документов главы администрации города, руководителя аппарата администрации города, Благодарственные письма главы администрации города. Передаваемые для оформления на бланк в отдел протокола управления по общим вопросам администрации города проекты документов должны быть оформлены с учетом требований Инструкции и соответствующих нормативных актов администрации города. При невыполнении данных требований проекты не принимаются.

Проекты документов заместителей главы администрации города оформляются специалистами курируемых подразделений администрации города либо специалистами приемных по поручению заместителей главы администрации города.

Подразделения администрации города организуют печатание и оформление проектов документов непосредственно в подразделениях.

Проекты документов, подготовленные сторонними организациями-авторами, печатаются непосредственно в организациях.

2.3.2. Множительные работы для функциональных подразделений администрации города выполняются в отделе протокола управления по общим вопросам администрации города. Количество экземпляров документов определяется практической необходимостью. Данные о заказчике, количестве экземпляров копий документа, общем количестве листов копий, подпись заказчика вносятся в журнал учета множительных работ. Документы представляются в разброшюрованном виде.

2.3.3. Время выполнения множительных работ, работ по оформлению и редактированию проектов документов определяет начальник отдела протокола управления по общим вопросам администрации города исходя из очередности поступления. Документы, сданные в работу после 16.00, обрабатываются, как правило, на следующий день. Документы с отметкой "Срочно" (срочность определяется главой администрации города, заместителями главы администрации города, руководителем аппарата администрации города) оформляются незамедлительно.

3. Правила оформления основных реквизитов при подготовке документов

3.1. Герб города Перми

Герб города Перми - реквизит, используемый в соответствии с действующим законодательством.

3.2. Наименование автора документа

На бланках подразделений администрации города ниже наименования - АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ПЕРМИ - размещается наименование подразделения, подготовившего документ. Автором документа может выступить также должностное лицо, имеющее должностной бланк. Бланки подразделений администрации города или должностного лица проектируются только в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо наделены правом подписи.

Наименование подразделения должно соответствовать наименованию, закрепленному в положении о подразделении администрации города. Сокращенное наименование, закрепленное в положении, помещают ниже полного в скобках. В бланках должностных лиц наименование должности размещается ниже наименования - Администрация города Перми. Вышестоящая инстанция указывается в бланках тех подразделений или учреждений, которые имеют прямое или административное подчинение.

3.3. Справочные данные

Справочные данные обязательно включают в себя почтовый адрес с почтовым индексом (указывается в соответствии с требованиями Правил оказания услуг почтовой связи), справочный номер телефона (приемная, делопроизводственная служба) и другие сведения (номер факса, адрес электронной почты и так далее). В бланках писем для международной переписки почтовый адрес в реквизите "Справочные данные" содержит наименование страны - "Российская Федерация".

3.4. Код формы документа

Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций/Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКПО/ОКОГУ).

3.5. Основной государственный регистрационный номер

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

3.6. Идентификационный номер налогоплательщика

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

3.7. Наименование вида документа

Наименование вида документа располагается в заголовочной части документа после реквизита "наименование организации" и печатается прописными буквами, проставляется на всех видах документов кроме писем.

3.8. Дата документа

Датой документа является дата его подписания (правовой акт, заявление), утверждения (регламент, положение, план, инструкция), регистрации (письмо), заседания (протокол), события (акт).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа указывается только месяц и год.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Документы вступают в силу с момента их подписания или утверждения, если в тексте не предусмотрена иная дата. Документы, подготовленные администрацией города совместно с другими организациями, имеют одну (единую) дату.

Дата оформляется как цифровым, так и словесно-цифровым способом.

Цифровой способ предполагает обозначение даты тремя группами цифр, разделенных точками, в следующей последовательности: 01.10.2007 (число, месяц - двумя парами арабских цифр, год - четырьмя арабскими цифрами). Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку. Указанным способом оформляются даты подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте. Оформленная таким образом дата является кодом для автоматизированной обработки документа.

Словесно-цифровой способ применяется в финансовых документах и при необходимости в текстах документов - "31 июля 2007 года".

3.9. Регистрационный номер (индекс) документа

Регистрационный номер (индекс) документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присвоенное документу при его регистрации. Проставляется на отправляемых документах рядом с реквизитом "Дата", на поступающих - в правом нижнем углу в штампе отметки о поступлении документа.

Регистрационными номерами документов являются их порядковые номера в соответствии с номенклатурой дел в пределах календарного года.

Регистрационный номер распорядительного документа оформляется арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера (при необходимости может добавляться буквенный индекс) от правой границы текстового поля, проставляется после подписания документа.

Регистрационный номер письма состоит из порядкового номера, который дополняется индексом дела по номенклатуре, индексом подразделения администрации города. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой или дефисом.

Например: 01-06-321, где 01 - индекс подразделения, 06 - индекс дела по номенклатуре, 321 - порядковый номер поступившего документа.

Если на документе не проставлен номер регистрации или проставлено "б/н", то документ не имеет юридической силы, может быть не принят к рассмотрению.

Инициативным письмам присваивается самостоятельный исходящий номер в соответствии с номенклатурой дел подразделения.

Регистрационный номер документа, составленного несколькими юридическими лицами, состоит из присвоенных ими регистрационных номеров документа, в порядке перечисления авторов документа через косую черту.

3.10. Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется на документах, которые являются ответами на запрос (письмо, справка, докладная записка, акт, заключение). Данный реквизит полностью переписывается из бланка инициативного документа.

Например: На N 12/08-14 от 03.03.2007.

Наличие данного реквизита исключает необходимость упоминания индекса, даты и заголовка поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от вспомогательной, справочной информации.

Исполнитель для принятия решения и подписания представляет руководителю проект ответа, приложив все необходимые документы, в том числе инициативный документ.

3.11. Место составления или издания документа

Место издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам общего бланка или бланка конкретного вида документа. Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения. Например: г. Пермь.

3.12. Адресат

Адресат определяет получателей документа. Адресат указывается как на документах, направляемых в сторонние организации, так и на внутренних документах.

Адресатом может быть организация, подразделение, должностное или физическое лицо.

Максимально реквизит "адресат" может состоять из следующих составных частей:

наименования организации, учреждения (в именительном падеже),

наименования подразделения (в именительном падеже),

указания должности получателя (в дательном падеже),

инициалов и фамилии (в дательном падеже, при адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее),

почтового адреса.

Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи:

название улицы, номер дома, номер квартиры,

название населенного пункта (города, поселка и так далее),

название области, края, автономного округа (области), республики,

наименование страны (для международных почтовых отправлений),

почтовый индекс.

Каждая из указанных составных частей адресата печатается с новой строки.

В документах, оформляемых на бланках, реквизит "Адресат" печатается в границах, отведенных для данного реквизита.

В документах, оформляемых не на бланках (пояснительная, служебная записка, заявление и так далее), реквизит "Адресат" печатается через 4 интервала от границы верхнего поля в правом верхнем углу на расстоянии 10 см от границы левого поля.

Если в реквизите "Адресат" несколько адресов, то каждый адрес отделяется от предыдущего 2 интервалами (внутри одного адреса интервалы не проставляются).

При адресовании руководителю наименование организации (подразделения) входит в состав наименования должности адресата:

Руководителю направления регионального законодательства "Телеком-Плюс" И.Ю. Вагановой ул. Горького, 60, г. Пермь, 614990

При адресовании руководителям однородных организаций, в оформлении внутренних документов в целях определения круга исполнителей фамилии не указываются, а должности указываются обобщенно. Допускается центрировать каждую строку адресата относительно самой длинной строки:

Руководителям территориальных органов администрации города Перми

Документ, предназначенный для отправки, не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При количестве адресатов более четырех составляется список рассылки, на основании которого на каждом документе оформляется отдельный адресат. Каждый экземпляр должен быть подписан руководителем.

Почтовый адрес не указывается на документах, направляемых вышестоящим органам власти и управления или постоянным корреспондентам:

Губернатору Пермского края О.А. Чиркунову

При адресовании документа физическому лицу адрес оформляется в следующей последовательности - фамилия, инициалы получателя, почтовый адрес:

Калинину И.П. ул. Садовая, д. 5, кв. 12, г. Пермь, 614600

3.13. Утверждение документа

Особым способом введения документа в действие, санкционирующим распространение его на определенный круг организаций, должностных лиц и граждан, является утверждение документа.

Документ утверждается другим документом (например, распорядительным актом) или должностным лицом, в компетенцию которого входит решение вопросов, изложенных в утверждаемом документе. Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу.

Распорядительный акт необходимо составлять в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения. Если документ издается отдельно от утверждающего распорядительного документа, на нем проставляется гриф утверждения.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек, прописными буквами), наименования должности лица, утверждающего документ, его личной подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. В этом случае гриф утверждения оформляется следующим образом:

                                                   УТВЕРЖДАЮ

                                                   Наименование должности

                                                              И.И. Петров

                                                   ______________________

                                                   (личная подпись)

                                                   "____" _______ 2007 г.

Допускается центрировать элементы относительно самой длинной строки:

                                                   УТВЕРЖДАЮ

                                      Наименование должности руководителя

                                                              И.И. Петров

                                      ___________________________________

                                       (личная подпись)

                                      "_______" _________________ 2007 г.

При утверждении документа распорядительным актом (постановление, распоряжение, приказ) гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера:

                                      УТВЕРЖДЕНО

                                      постановлением администрации города

                                      от 03.05.2007 N 2316

Реквизит располагается в правом верхнем углу документа.

Утверждению в обязательном порядке подлежат организационные и отчетные документы (приложение N 4 к Инструкции).

3.14. Резолюция

Резолюция является основой организации исполнения документа и ее содержание обязательно фиксируется в электронной регистрационно-контрольной карточке (ЭРКК), при этом в обязательном порядке вносятся:

фамилия (или фамилии), инициалы исполнителя (исполнителей), которому дается поручение, в дательном падеже,

содержание поручения,

срок исполнения поручения,

сведения о постановке на контроль,

личная подпись руководителя,

расшифровка подписи,

дата составления резолюции.

Оформляется руководителем в день поступления входящих или внутренних документов для организации их исполнения.

Резолюция должна быть лаконичной и нацеленной на результат. От ее конкретности зависит качество и оперативность исполнения документа.

Резолюция оформляется на первом листе поступившего документа под реквизитом "Адресат".

В случаях когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, ответственным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право координации работы соисполнителей.

Ивановой Н.Н. Петровой Г.Г. Прошу подготовить смету и проект договора к 10.04.2007 Личная подпись 02.04.2007

Допускается оформление резолюции на бланках формата А6 с проставленной фамилией руководителя. В этом случае обязательно указание регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится:

Заместитель главы администрации города Иванову И.И. Прошу изучить ситуацию и подготовить ответ заявителю в установленный законодательством срок. ______________________ расшифровка подписи (личная подпись) "_____" ________ 2007 К вх. N 01-03-05-4715 от 02.08.2007

Ответственный исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, дата.

Резолюция, подписанная главой администрации города, заместителями главы администрации города или руководителем аппарата администрации города фиксируется в ЭРКК в отделе делопроизводства управления по общим вопросам администрации города.

Резолюция, подписанная руководителем подразделения администрации города, фиксируется в ЭРКК в делопроизводственной службе подразделения (специалистом, ответственным за делопроизводство).

Примеры оформления резолюций приведены в приложении N 44 к Инструкции.

3.15. Заголовок к тексту

Заголовок к тексту составляется исполнителем документа во всех случаях, когда документ оформлен на бланке формата А4. Заголовок к тексту - реквизит, выражающий в краткой форме основное содержание документа, позволяющий быстро определить степень его информативности, важность или срочность, помогающий ориентироваться в содержании документа при его получении, рассмотрении. Заголовок обязательно используется при регистрации документа и позволяет идентифицировать (индивидуализировать) документ в числе аналогичных.

Заголовок должен согласовываться с наименованием вида документа, быть максимально кратким, точно передавать смысл текста и отвечать на вопросы:

о чем?, о ком?, например:

ПРИКАЗ
О прекращении права оперативного управления

"чего?, кого?", например:

Должностная инструкция

ведущего специалиста отдела

протокола управления по общим

вопросам администрации города

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 24 пт (два интервала) и печатается через один интервал. Пишется с прописной буквы. Точка в конце заголовка не ставится. Переносы слов, отдельно стоящих союзов и предлогов в заголовке не допускаются.

Заголовок к письму, оформленному на угловом бланке, печатается в специально отведенном месте.

Заголовок к документам, оформленным на продольном бланке, выравнивается по центру.

3.16. Отметка о контроле

Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль в целях исполнения его в установленные резолюцией сроки. Отметка о контроле проставляется делопроизводственной службой (специалистом, ответственным за делопроизводство) после того, как руководитель принимает решение о сроках исполнения документа. Отметка проставляется специально изготовленным штампом "КОНТРОЛЬ" на верхнем поле документа в правом углу.

3.17. Требования к текстам документов

3.17.1. Текстом документа является выраженное средствами делового языка содержание управленческих действий и решений. Текст документа содержит достоверную, точную, аргументированную, не допускающую различных толкований информацию, изложенную последовательно, убедительно и кратко.

Текст документа излагается в соответствии с действующими правилами орфографии и пунктуации, официально-деловым стилем. Официально-деловой стиль служебных документов характеризуется:

использованием устойчивых словосочетаний, стандартизованных языковых формул,

нейтральным тоном изложения,

определенным порядком (последовательностью) изложения информации.

Текст рекомендуется разделять на две основные части. В первой указываются основание, цели составления документа. Во второй (заключительной) излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения или просьбы.

В тексте документа, подготовленного на основании ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование автора документа, наименование документа, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту.

Если содержание документа не требует пояснения или обоснования, то текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, служебные записки - оценку фактов, выводы).

Сплошной связный текст документа может составляться на основе трафарета, содержащего унифицированную постоянную информацию и дополняемого переменной информацией. Трафареты разрабатываются при наличии достаточного объема повторяющихся документов, содержащих типовые управленческие действия.

Тексты документов в зависимости от количества затронутых в них вопросов могут быть простыми (содержать один вопрос) и сложными (содержать несколько вопросов).

Справочно-информационные документы (письма, служебные записки, справки) рекомендуется готовить по одному вопросу.

Тексты документов оформляются в виде связного текста, таблицы или в виде их сочетания. Построение и оформление текстов документов в табличной форме осуществляется в соответствии с требованиями, изложенными в приложении N 5 к Инструкции.

Объемные тексты документов, содержащие несколько решений, выводов, следует делить на разделы, подразделы, пункты и подпункты:

1.	Раздел.
1.1.	Подраздел.
1.1.1.	Пункт.
1.1.1.1.	Подпункт.

В положениях, инструкциях, программах, уставах и других подобных документах разделы, подразделы, пункты, подпункты нумеруются арабскими цифрами. Подразделы нумеруются в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой, без пробела (например, 1.2.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками, без пробела (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.).

Разделы, подразделы, пункты должны иметь заголовки, четко и кратко отражающие их содержание. При наличии в тексте нескольких разделов и подразделов их заголовки печатаются с прописной буквы центрованным способом. Заголовки пунктов печатаются с прописной буквы, с абзаца. Точка в конце заголовка не ставится.

Подпункты заголовков не имеют, оформляются с абзаца, начинаются с прописной буквы, заканчиваются точкой.

Сноски в тексте документа должны быть оформлены одинаково - цифрами 1, 2, 3 и так далее. Текст сноски после знака всегда должен начинаться с прописной буквы (печатается с абзаца в конце соответствующей страницы), например:

__________________________

1. Информация корректируется ежеквартально.

При наличии примечания к тексту слово "Примечание" печатается ниже текста документа (через один межстрочный интервал) от левой границы текстового поля, после него ставится двоеточие. Если примечаний несколько, то печатается слово "Примечание", ставится двоеточие, а пункты примечания нумеруются (текст пунктов примечания должен начинаться с прописной буквы). Все строки самого примечания располагаются справа от двоеточия.

Примечание:

участники конкурса могут использовать свой инструмент (за исключением электрического).

или

Примечание:	1. Графы 2 и 3 таблицы заполняются специалистами департамента финансов администрации города.
	2. Графы 5 и 6 таблицы заполняются специалистами департамента внутреннего аудита и экономики отраслей муниципального хозяйства администрации города.

Изложение текста в документах осуществляется по следующим правилам:

в распорядительных документах, а также в документах, адресованных руководству - от первого лица единственного числа ("постановляю", "приказываю", "предлагаю", "прошу", "считаю"),

в совместных документах - от первого лица множественного числа ("решили", "предлагаем", "просим"),

в протоколах - от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили"),

в положениях, инструкциях, правилах, актах, справках и тому подобное - от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "начальник отдела имеет право"),

в письмах используются следующие формы изложения:

на бланках должностных лиц - от первого лица единственного числа ("направляю", "предлагаю"),

на остальных бланках - от первого лица множественного числа ("направляем на рассмотрение", "просим выделить"), от третьего лица единственного числа ("администрация города считает возможным").

3.17.2. В целях повышения качества составления и оформления документов, создаваемых в администрации города, проекты документов подлежат обязательному редактированию.

Проекты правовых актов, подписываемых главой администрации города и руководителем аппарата администрации города, передаются для редактирования в отдел протокола управления по общим вопросам администрации города в установленном порядке.

Проекты иных правовых актов и документов подлежат обязательному редактированию в службе делопроизводства функционального или территориального органа администрации города.

Проекты писем до представления на подпись главе администрации города, согласованные в установленном порядке, подлежат обязательному редактированию в отделе протокола управления по общим вопросам администрации города. Автор должен включить в срок подготовки проекта документа 2 (два) рабочих дня для редактирования.

Проекты писем передаются автором на редакцию с полным пакетом документов в электронном варианте и на бумажном носителе в 2-х экземплярах:

1-й экземпляр проекта содержит визы согласования, оформленные в соответствии с п. 3.20. Инструкции,

2-й экземпляр с распиской автора после редактирования проекта письма остается у редактора.

Отредактированный текст в трех экземплярах оформляется на бланке и отдается автору:

один экземпляр - с визой редактора,

один - для подписания и отправки,

один - для хранения в установленном порядке.

3.18. Отметка о наличии приложения

Отметка о наличии приложения предназначена для фиксации внимания получателя и отправителя на документах, которые составляют с пересылаемым документом один комплект.

Документы-приложения могут быть трех видов:

направляемые с письмом в другие организации,

утверждаемые или вводимые в действие правовым актом,

поясняющие или дополняющие содержание основного документа.

Отметка о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляется словом "Приложение", которое печатается с прописной буквы, без кавычек, после текста через два интервала (24 пт) выше реквизита "подпись" от границы левого поля документа:

Приложение: на 3 л. в 4 экз.

Если письмо имеет приложения, не названные в тексте, то указывается их наименование, количество листов в каждом приложении и число их экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют:

Приложение:	1. План проведения основных мероприятий архива администрации города на 2007 год на 1 л. в 1 экз.
	2. График научно-технической обработки дел за 2005 год, подлежащих передаче в архив на 2 л. в 1 экз.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение:

письмо Росархива от 05.06.2005 N 02-6/203 и приложение к нему, всего на 3 л. в 1 экз.

Документы перечисляются либо в порядке важности (начиная с главного документа), либо в порядке убывания объема документов при определенной однородности их содержания (например, статистические сводные таблицы), либо в алфавитном порядке.

Если приложения имеют неодинаковую степень ознакомления, то есть если часть из них содержит информацию конфиденциального характера, следует указать это, чтобы получатель после ознакомления мог лично определить круг лиц, имеющих право изучить те или иные документы из числа приложений.

Сведения о документах, высланных в качестве приложений, должны полностью совпадать с их фактическими наименованиями, объемом.

При отправлении документа в несколько адресов, а приложения - только в один адрес, отметка о приложении имеет вид:

Приложение: на 2 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывается.

Приложения к правовым актам, имеющие самостоятельное значение или поясняющие (дополняющие) его, оформляются в виде текстового документа, графиков, планов мероприятий, таблиц, списков, образцов документов, схем и так далее.

Форма таблицы применяется при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков. Таблицы должны быть оформлены согласно приложению N 5 к Инструкции.

При упоминании информации, зафиксированной в приложениях, в тексте правового акта в соответствующих пунктах приводится ссылка на них. Например:

"Передать в муниципальную собственность здания и коммуникации согласно приложениям N 1 - 5 к настоящему постановлению".

Приложения к правовому акту содержат в правом верхнем углу первого листа отметку с указанием наименования документа, его даты и регистрационного номера. Например:

Приложение N 2 к постановлению администрации города от 10.08.2007 N 2598

При наличии нескольких приложений к правовому акту на них проставляется порядковый номер: "Приложение N 1", "Приложение N 2" (применяется только сквозная нумерация). Ссылка на приложения в тексте оформляется по форме: "согласно приложению N 3".

При наличии в тексте правового акта формулировки "Утвердить прилагаемое положение (состав комиссии, план мероприятия и так далее)" на самом приложении в верхнем правом углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО со ссылкой на нормативный акт, дату, номер (пп. 3.2.6. Инструкции). Например:

УТВЕРЖДЕНО постановлением администрации города от 10.11.2007 N 3075

Заголовок к тексту документа-приложения печатается центрованным способом относительно границ текста.

Например:

Порядок подготовки правовых актов в администрации города Перми

При наличии приложений к документу-приложению на них оформляется отметка по форме:

Приложение к Порядку подготовки правовых актов в администрации города Перми

Страницы приложения нумеруются отдельно от основного документа, начиная со второго листа.

3.19. Подпись

Подпись - обязательный реквизит, придающий документу юридическую силу.

В состав подписи входят наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности лица, подписавшего документ, оформляется следующим образом:

на бланке администрации города - полное наименование должности,

на бланке подразделения - сокращенное наименование должности,

на бланке должностного лица - только расшифровка подписи без указания должности.

Должностные лица подписывают документы в пределах их компетенции.

Право подписи документов главой администрации города, заместителями главы администрации города, руководителем аппарата администрации города устанавливается правовым актом администрации города о распределении обязанностей между главой администрации города и заместителями главы администрации города.

Право подписи документов руководителями подразделений устанавливается в положениях о подразделениях администрации города, в которых также должен быть предусмотрен порядок подписания документов в отсутствие руководящих должностных лиц.

В администрации города устанавливается следующий порядок подписания служебных писем.

3.19.1. От имени администрации города:

3.19.1.1. Глава администрации города подписывает документы:

в законодательные (представительные) и исполнительные органы государственной власти Российской Федерации,

первым руководителям законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти по Пермскому краю,

депутатам Государственной Думы Российской Федерации, Законодательного Собрания Пермского края, Думы,

Главе города,

руководителям органов местного самоуправления,

ответы на протесты и представления руководителей органов прокуратуры в соответствии с установленным порядком,

ответы на служебные письма, обращения организаций и граждан при наличии соответствующей резолюции.

Перед подписанием документов главой администрации города проекты документов визируются в установленном порядке, подлежат обязательной юридической экспертизе в правовом управлении администрации города (кроме ответов на служебные письма, обращения организаций и граждан) и редактированию в отделе протокола управления по общим вопросам администрации города (пп. 3.17.2. Инструкции).

3.19.1.2. Заместители главы администрации города, руководитель аппарата администрации города подписывают:

ответы заместителям председателя Думы, руководителю аппарата Думы,

ответы на депутатские запросы по поручению главы администрации города,

инициативные письма и ответы на обращения организаций и граждан, адресованные администрации города, в соответствии с распределением обязанностей между главой администрации города и заместителями главы администрации города либо в соответствии с резолюцией главы администрации города.

3.19.1.3. Руководители подразделений администрации города подписывают инициативные письма и ответы на обращения организаций и граждан, адресованные администрации города, в соответствии с резолюцией главы администрации города или заместителя главы администрации города, курирующего данное подразделение.

3.19.2. От имени подразделений администрации города руководители подразделений администрации города:

подписывают документы, направляемые сторонним организациям, гражданам, в соответствии с их компетенцией либо ответы на письма, поступившие непосредственно в подразделения администрации города,

направляют служебные записки главе администрации города в исключительных случаях, отдавая предпочтение бездокументному взаимообмену информацией (аппаратные совещания, рабочие встречи) и только после всесторонней проработки вопроса с заместителем главы администрации города, курирующим соответствующее направление деятельности администрации города.

3.19.3. Ответы на запросы судебных органов подписывают, как правило, представители администрации города по доверенности.

3.19.4. При отсутствии должностного лица, документ подписывает исполняющий обязанности или заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Проставление косой черты перед обозначением должности, употребление предлога "за" недопустимо.

При подписании документа исполняющим обязанности собственная должность не указывается:

И.о. главы администрации района

личная подпись

И.О.Ф.

3.19.5. На документах, принимаемых коллегиальными органами, ставятся две подписи:

председателя (председательствующего на заседании),

секретаря коллегиального органа.

Договоры и контракты подписывают договаривающиеся стороны.

Две и более подписи ставятся на документах, за содержание которых отвечает несколько лиц.

3.19.6. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей статусу занимаемой должности:

при подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагаются на одном уровне,

при подписании совместного документа первый лист оформляется на стандартном листе бумаги.

3.19.7. Документы, составленные коллегиальным органом, подписываются всеми членами, при этом указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе коллегиального органа в соответствии с распределением обязанностей, в алфавитном порядке. Например:

Председатель	личная подпись	А.П. Кулаков
Сопредседатель	личная подпись	А.Н. Иванов
Секретарь	личная подпись	С.С. Станов
Члены	личная подпись	А.С. Агиров
	личная подпись	О.М. Лядов
	личная подпись	М.В. Серова

Инициалы лица, подписавшего документ, ставятся перед фамилией.

Написание на официальных документах только одной буквы имени подписавшего не допускается, кроме писем, направляемых зарубежным партнерам.

3.19.8. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через два межстрочных интервала (24 пт) от текста. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем. Подписи отделяются одна от другой одним интервалом (12 пт).

Вносить какие-либо исправления или дополнения в подписанные документы не допускается.

3.20. Визы согласования и гриф согласования

Согласование проекта документа свидетельствует о предварительном рассмотрении вопросов, содержащихся в проекте документа.

Согласование проекта документа проводится для оценки его содержания с точки зрения целесообразности создания документа, его соответствия действующему законодательству, точности изложения и формулировки рассматриваемого вопроса определенным кругом должностных лиц, подтверждения согласия заинтересованных лиц с решением вопроса, изложенным в документе.

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, в котором готовился проект документа.

Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование).

Виза согласования включает в себя личную подпись и должность визирующего, инициалы и фамилию, дату согласования:

Начальник юридического отдела
личная подпись 28.10.2007	А.С. Иванов

Замечания, особые мнения, дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. В этом случае виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются Начальник юридического отдела
личная подпись 28.10.2007	А.С. Иванов

Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.

На отправляемых документах визы согласования проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа, на поступающих и создаваемых - в нижней части лицевой стороны последнего листа подлинника документа.

Допускается оформление виз на отдельном листе согласования по установленной форме (для проектов правовых актов, приказов, договоров, соглашений и тому подобное).

Для сокращения сроков подготовки документа согласование текста целесообразно проводить в системе корпоративного электронного документооборота (далее - СКЭД) одновременно с несколькими должностными лицами без распечатки на бумажном носителе.

Внешнее согласование (со сторонними организациями, интересы которых затрагиваются в документе) оформляется грифом согласования, состоящим из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек, прописными буквами), наименования должности лица, согласующего документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования:

      СОГЛАСОВАНО

      Директор МУ "Архив города Перми"

      ________________ С.С. Смородина

      (личная подпись)

      23.08.2007

Согласование, осуществляемое письмом, решением, актом оформляется грифом согласования:

      СОГЛАСОВАНО

      Протокол ЭПМК

      агентства по делам архивов

      Пермского края

      от 27.01.2007 N 1

Гриф согласования располагается ниже реквизита "подпись" в левом нижнем углу документа.

Согласование проекта документа осуществляется в следующей последовательности:

с руководителем подразделения, инициировавшим подготовку документа,

с органами, осуществляющими финансовую экспертизу,

с руководителями подразделений администрации города, интересы которых затрагиваются в документе,

с руководителями организаций, интересы которых затрагиваются в документе,

с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и тому подобное), с общественными организациями (при необходимости),

с заместителем главы администрации города, курирующим данное направление деятельности в соответствии с распределением обязанностей между главой администрации города и заместителями главы администрации города, утвержденным постановлением администрации города,

с правовым управлением администрации города либо с юристом подразделения администрации города для проведения юридической экспертизы. Юридическая экспертиза в правовом управлении администрации города обязательна для ответов на протесты и представления органов прокуратуры и проектов правовых актов законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти.

3.21. Оттиск печати

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Заверение документов печатью - особый способ удостоверения их подлинности и подтверждения юридической силы.

Администрация города, территориальные и функциональные органы администрации города имеют печать с изображением герба города Перми, иные печати, указанные в положениях о них.

Оттиск печати с изображением герба города Перми ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Простые круглые печати (без изображения герба города Перми) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам.

Оттиск печати должен быть синего или фиолетового цвета и хорошо читаемым. Насыщенность и цветовой тон всех участков оттиска должен быть равномерным.

Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.

На финансовых документах оттиск печати проставляется на специально отведенном месте, которое обозначается символом "М.П.".

Перечень документов, на которые проставляется печать с изображением герба города Перми, представлен в приложении N 6 к Инструкции.

Служебные письма, оформленные на бланках, кроме финансовых и гарантийных писем, не требуют удостоверения печатью.

Порядок изготовления, использования и хранения печатей в администрации города и ее подразделениях представлен в пункте 7.13. Инструкции.

3.22. Отметка о заверении копии

Копия документа - документ, полностью воспроизводящий все реквизиты и информацию (или часть ее) подлинного документа.

Заверенная копия документа - копия документа, на котором в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты (отметка о заверении копии, оттиск печати), придающие ей юридическую силу.

Отметка о заверении копии располагается ниже на два интервала (24 пт) реквизита "подпись", оформляется от границы левого поля документа и включает: заверительную надпись "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись с расшифровкой (инициалы и фамилия) и дату заверения:

Верно Ведущий специалист общего отдела администрации Свердловского района 21.02.2007
	личная подпись	С.И. Иванова

Допускается использование специально изготовленного штампа.

Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати подразделения администрации города, выдавшего копию документа.

Ксерокопии документов с черной печатью являются недействительными.

3.23. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе содержит информацию о должностном лице, подготовившем документ. Отметка предназначена для оперативной связи получателя со специалистом, который непосредственно готовил данный документ.

Отметка проставляется в левом нижнем углу лицевой (или оборотной) стороны последнего листа подлинника документа шрифтом N 10.

Отметка включает в себя инициалы и фамилию исполнителя, номер его телефона:

М.Н. Максимова 212 88 14

Допускается для удобства в работе указывать имя, отчество, фамилию полностью:

Марина Николаевна Максимова 212 88 14

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указываются данные ответственного исполнителя.

3.24. Отметка об исполнении и направлении в дело

Отметка об исполнении и направлении в дело свидетельствует о том, что работа над документом завершена. Отметка включает сведения по исполнению (ссылка на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении), слова "В дело", указание номера дела по номенклатуре, в котором будет храниться документ, личную подпись руководителя, списавшего документ в дело, дату:

      Отправлен ответ

      15.05.2007 N И-01-06-1627

      В дело N 01-06

     _________________________________________________________

     (личная подпись руководителя, списавшего документ в дело)

      дата

или

      Рассмотрено на коллегии

      Протокол коллегии от 23.07.2007 N 7

      В дело N 19-01-06

      _________________________________________________________

      (личная подпись руководителя, списавшего документ в дело)

      дата

Подписывает и датирует отметку руководитель подразделения либо руководитель администрации города, поставивший документ на контроль.

3.25. Отметка о поступлении

Отметка о поступлении фиксирует факт поступления документа. Она проставляется на подлинниках регистрируемых поступающих документов специальным штампом или от руки в нижней части лицевой стороны первого листа. Отметка включает наименование подразделения администрации города, регистрационный номер и дату поступления. В отдельных случаях указывается время поступления.

Отдел делопроизводства управления по общим вопросам администрации города 25.05.2007 N 01-03-1654

Дата получения является важным поисковым признаком и началом отсчета срока исполнения поступившего документа, кроме того используется для учета количества поступивших документов.

Для документов, полученных по факсу или электронной почтой, дата и время их поступления фиксируется автоматически.

3.26. Идентификатор электронной копии

Идентификатор электронной копии документа предназначен для автоматизированного поиска и контроля информации.

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), содержащая наименование файла на машинном носителе, дату изготовления документа и другие поисковые данные.

Идентификатор проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа шрифтом N 8. Например:

Служебное\18.04.07\C:\Сектор Архива\ИНСТРУКЦИЯ ГОРОДА. doc.

4. Особенности оформления некоторых видов организационных и распорядительных документов

4.1. Утратил силу с 1 января 2010 г.

Информация об изменениях:

См. текст пункта 4.1

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Перми от 7 августа 2009 г. N 520 пункт 4.2 настоящей Инструкции изложен в новой редакции, вступающей в силу с момента официального опубликования названного постановления и распространяющейся на правоотношения, возникшие с 1 июля 2009 г.

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.2. Оформление распорядительных документов

4.2.1. Распоряжение руководителя функционального либо территориального органа администрации города - правовой акт, издаваемый в пределах полномочий, установленных положением об указанных органах, по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления в установленном порядке.

4.2.2. Приказ - распорядительный служебный документ повседневного управления, издаваемый руководителем функционального либо территориального органа или функционального подразделения.

Приказами оформляются распорядительные документы по оперативным, организационным, кадровым, хозяйственным и другим вопросам работы функционального либо территориального органа или функционального подразделения администрации города.

По содержанию приказы делятся:

по основной деятельности,

по личному составу,

по административно-хозяйственным вопросам.

4.2.3. Распоряжения и приказы оформляются на бланках в соответствии с подпунктом 2.2.11. Инструкции.

Распоряжение и приказ содержат следующие реквизиты:

герб города Перми,

наименование - Администрация города Перми,

наименование должности руководителя функционального либо территориального органа или функционального подразделения,

наименование вида документа - РАСПОРЯЖЕНИЕ либо ПРИКАЗ,

дату,

регистрационный номер,

заголовок к тексту,

текст,

подпись,

визы согласования,

визы ознакомления,

отметку об исполнителе,

идентификатор электронной копии.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Перми от 10 марта 2010 г. N 107 подпункт 4.2.4 настоящей Инструкции изложен в новой редакции, вступающей в силу с момента опубликования названного постановления и распространяющейся на правоотношения, возникшие с 1 января 2010 г.

См. текст подпункта в предыдущей редакции

4.2.4. Проекты распоряжений и приказов в обязательном порядке подлежат согласованию:

автором проекта;

руководителем подразделения, выступившего автором проекта;

бухгалтером функционального либо территориального органа администрации города при наличии в проекте вопросов, связанных с расходованием средств по сметам на содержание функционального либо территориального органа администрации города;

начальником департамента финансов администрации города при наличии в проекте финансовых вопросов, касающихся как доходной, так и расходной частей бюджета города Перми;

заместителем главы администрации города, курирующим данный вопрос;

руководителями функциональных и территориальных органов и функциональных подразделений администрации города и организаций города Перми, интересы которых затрагиваются в данном проекте. При этом подписи руководителей организаций, не входящих в структуру органов местного самоуправления, заверяются гербовой печатью организации;

юридической службой функционального либо территориального органа администрации города.

Проекты распоряжений и приказов, подготавливаемые департаментом планирования и развития территории города Перми, департаментом земельных отношений администрации города Перми и архитектурно-планировочным управлением администрации города Перми, не подлежат согласованию с заместителем главы администрации города, курирующим функционально-целевой блок "Пространственное развитие".

Кроме обязательных согласований проект правового акта подлежит согласованию в соответствии с установленным порядком.

Согласование оформляется визами. Наименование должности визирующего, личная подпись, дата, расшифровка подписи (инициалы и фамилия) должны быть четкими и аккуратными, исправления не допускаются. Визы согласования проставляются на отдельном листе согласования либо на обороте.

4.2.5. Требования к подготовке и оформлению распоряжений и приказов соответствуют требованиям к подготовке и оформлению правовых актов администрации города.

4.2.6. Отмена, приостановление действия и внесение изменений в ранее принятые правовые акты - постановления администрации города, постановления и распоряжения Главы города - по вопросам, находящимся в компетенции соответствующих функциональных либо территориальных органов, осуществляются в соответствии со ст. 48. Федерального закона от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации".

4.2.7. В текст распоряжения или приказа не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится распоряжение или приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом.

4.2.8. Распоряжения и приказы подписываются руководителем либо исполняющим обязанности руководителя функционального либо территориального органа или функционального подразделения.

Инициалы и фамилия должностного лица, подписавшего распоряжение или приказ, печатается от правой границы текстового поля.

4.2.9. Распоряжение или приказ вступает в силу с момента подписания, если иное не определено в самом распоряжении или приказе, и подлежит немедленной регистрации в службе делопроизводства функционального либо территориального органа или делопроизводителем функционального подразделения.

4.2.10. Подписанные распоряжения и приказы передаются в службу делопроизводства функционального либо территориального органа администрации города или делопроизводителю функционального подразделения для регистрации, рассылки, пополнения электронной информационной базы правовых актов администрации города Перми и хранения в установленном порядке.

4.2.11. Распоряжения регистрируются отдельно от приказов руководителя функционального либо территориального органа порядковой нумерацией в пределах календарного года. Регистрационный номер оформляется в соответствии с пунктом 3.9. Инструкции.

4.2.12. Приказы регистрируются порядковой нумерацией в пределах календарного года по группам в соответствии со сроками хранения:

приказы по основной деятельности - постоянно,

приказы по личному составу (о приеме, увольнении, перемещении, поощрении, предоставлении отпуска без оплаты либо по уходу) - 75 лет,

приказы по личному составу (о замещении, предоставлении очередного отпуска, учебного отпуска, направлении в командировку, оказании материальной помощи, наложении взыскания) - 5 лет,

приказы по административно-хозяйственным вопросам - 5 лет.

Допускается дополнять номер приказа буквенным индексом.

4.2.13. Датой распоряжения или приказа является дата его регистрации.

4.2.14. Копии подписанных распоряжений, заверенные печатью делопроизводственной службы издавшего распоряжение функционального либо территориального органа администрации города, рассылаются в функциональные, территориальные органы, функциональные подразделения администрации города, организации и гражданам, интересы которых затрагиваются в распоряжении.

4.2.15. Виза ознакомления с приказом включает в себя наименование должности, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия), дату.

4.2.16. Формирование в дела и хранение распоряжений и приказов осуществляет делопроизводственная служба (специалист, ответственный за делопроизводство) функционального либо территориального органа или функционального подразделения администрации города.

Приказ оформляется согласно приложению N 9 к Инструкции.

4.3. Оформление организационных документов

4.3.1. Регламент - правила или нормативный правовой акт, детально устанавливающий внутреннюю организацию и порядок деятельности (администрации города, подразделения, коллегиального органа) в определенном временном интервале, порядок взаимодействия между функциональными, территориальными органами и функциональными подразделениями администрации города, а также со сторонними организациями.

Регламент коллегиального органа определяет его статус, порядок планирования работы, порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании, внесения материалов для рассмотрения и принятия решений, ведения протокола заседания, документального оформления решений, доведения решений до исполнителей, материально-техническое обеспечение заседаний.

Регламенты упорядочивают взаимоотношения главы администрации города, заместителей главы администрации города и подразделений администрации города, документопотоки, своевременность принятия и документационное оформление управленческих решений.

Регламент администрации города утверждается в установленном порядке.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Перми от 30 ноября 2009 г. N 919 в подпункт 4.3.2 настоящей Инструкции внесены изменения, вступающие в силу с момента официального опубликования названного постановления

См. текст подпункта в предыдущей редакции

4.3.2. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов, принятия решений на совещаниях, конференциях, комиссиях, заседаниях коллегиальных органов и представляющий собой оформленную в соответствии с установленными правилами полную и точную письменную информацию о порядке проведения конкретного служебного мероприятия (заседания, совещания).

Все мероприятия коллегиального органа, а также переговорные мероприятия, по итогам которых вырабатываются решения, подлежат протоколированию.

Для ведения и оформления протоколов назначается секретарь, который несет ответственность за правильность записей в протоколе. Текст протокола должен быть подготовлен, согласован и подписан в течение 2 рабочих дней со дня заседания, из них 1 рабочий день - на согласование. Подготовка, согласование и подписание протоколов осуществляется в администрации города в установленном порядке.

Протоколы заседаний коллегиальных органов при Главе города согласуются в установленном порядке должностными лицами, принимавшими участие в заседании, и передаются главе администрации города для визирования через помощников. Глава администрации города визирует протоколы заседаний коллегиальных органов при Главе города, в которых он принимал участие, в течение 5 рабочих дней. Завизированный протокол возвращается в аппарат Думы.

При составлении протокола необходимо обеспечить юридическую силу документа, которая определяется наличием всех необходимых реквизитов и правильным их оформлением.

Протокол оформляется на стандартных листах А4 с указанием обязательных реквизитов:

наименования документа ПРОТОКОЛ (печатается от границы верхнего поля прописными буквами, полужирным шрифтом и выравнивается по центру),

наименования вида заседания, совещания (отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами и выравнивается по центру),

места проведения заседания, совещания (у кого проводится совещание, выравнивается по центру и отделяется от реквизитов "дата" и "номер" протокола межстрочным интервалом),

даты и номера протокола (дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через интервал ниже предыдущего реквизита, номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера),

основной части протокола (печатается через 1 межстрочный интервал),

подписи (отделяется от текста двумя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица (председатель, секретарь), личные подписи, расшифровку подписей (инициалы и фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем).

Для протоколов постоянно действующих коллегиальных органов могут использоваться бланки с указанием наименования коллегиального органа, наименования вида документа - ПРОТОКОЛ - и указанием места проставления даты и номера.

В администрации города протоколы могут оформляться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

Полный и краткий протоколы в администрации города оформляются согласно приложениям N 10, 11 к Инструкции.

Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются:

Председатель (или председательствующий)

Секретарь

Присутствовали - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 8 человек.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Вопросы в повестке располагаются по степени их сложности, важности и в порядке обсуждения, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается от границы левого поля. Повестка дня, состоящая из большого количества вопросов с указанием времени их обсуждения и разосланная заранее участникам заседания, оформляется как самостоятельный документ. Перед основной частью протокола делается отметка: "Повестка дня прилагается". В повестку дня не включаются вопросы неконкретного содержания, например, "Разное".

В протоколах используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа. Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного лица.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ.

Пишется прописными буквами, каждое - от левой границы текстового поля, после них ставится двоеточие. Перед словом СЛУШАЛИ ставится номер вопроса повестки дня.

В разделе СЛУШАЛИ приводятся фамилии и инициалы докладчиков (наименование должности указывается в повестке дня). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему, в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается".

В разделе ВЫСТУПИЛИ приводятся фамилии и инициалы выступавших. Если слово предоставляется лицу, приглашенному на обсуждение вопроса повестки дня, то в протоколе указываются его фамилия, инициалы и должность.

Все вопросы к докладчику и выступившим, ответы на них записываются в порядке их поступления и оформляются каждый с красной строки, но вместо слов "вопрос", "ответ" указываются фамилии и инициалы.

В разделе РЕШИЛИ по каждому пункту повестки дня производится запись принятого по обсуждаемому вопросу решения. Постановляющая часть решений содержит составные части: кому, что сделать и к какому сроку. Развернутые решения могут оформляться как самостоятельный документ, в этом случае они прилагаются к протоколу.

В случае утверждения или согласования коллегиальным органом какого-либо документа, в протоколе должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу.

Решение в тексте протокола печатается полностью, при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.

Краткий протокол допустим при наличии текстов докладов и выступлений, приложенных к протоколу. Кратко протоколируются оперативные совещания.

Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председателя (председательствующего), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствовавших. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

заместители главы администрации города,

руководители подразделений администрации города.

Фамилии и инициалы присутствовавших на заседании приглашенных должностных лиц, не являющихся членами коллегиального органа, перечисляются после слова "Приглашенные:" в алфавитном порядке, при необходимости - с наименованием должности.

Слова "Присутствовали:", "Приглашенные:" оформляются от границы левого поля и заканчиваются двоеточием.

Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется арабской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), с указанием фамилий должностных лиц, выступивших при обсуждении вопроса. Затем указывается принятое по вопросу решение.

Протокол подписывается председателем (председательствующим) на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы консультативного совета, протоколы аппаратных совещаний, протоколы заседаний коллегии.

К номерам протоколов могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в администрации города.

Копии протоколов рассылаются заинтересованным подразделениям администрации города и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки. Указатель рассылки составляет ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса, и подписывает курирующий заместитель главы администрации города.

Принятые решения могут быть доведены до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке секретарем заседания. Вводная часть оформляется полностью, а из основной части берется та информация (обсуждаемый вопрос и принятые по нему решения), которую необходимо довести до сведения заинтересованных лиц. Выписка должна иметь отметку о заверении копии.

Выписка из протокола оформляется согласно приложению N 12 к Инструкции.

Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, хранятся у секретаря коллегиального или совещательного органа в установленном порядке. Копии протоколов заседаний, копии повесток дня заседаний и материалов к ним уничтожаются по миновании надобности.

4.3.3. Штатное расписание - документ, который закрепляет должностной, численный состав подразделения и фонд заработной платы подразделения администрации города.

Штатные расписания администрации города оформляются и утверждаются в установленном порядке. Изменения в штатное расписание также вносятся в установленном порядке.

4.3.4. Положение - нормативный правовой акт, регламентирующий деятельность подразделения администрации города, его задачи, функции, права, ответственность.

Порядок подготовки проекта положения соответствует общему порядку подготовки проектов правовых актов.

Положение о подразделении администрации города оформляется и утверждается в установленном порядке.

4.3.5. Договор (соглашение, муниципальный контракт) - основной документ, который фиксирует соглашение сторон об установлении, изменении или прекращении каких-либо правоотношений.

Текст договора оформляется без малейших помарок, ошибок и исправлений. Обозначение цифр в необходимых случаях может даваться прописью. Текст договора должен иметь сквозную нумерацию. Формулировки текста должны быть краткими, точными, завершенными.

В структуре договора выделяется заголовочная, содержательная и заключительная часть.

Заголовочная часть содержит:

наименование вида документа - Договор,

заголовок - наименование договора (например: договор о передаче имущества в муниципальную собственность),

место составления (этот пункт включает в себя наименование населенного пункта и его типа, например: г. Пермь),

номер и дату регистрации.

Содержательная часть текста договора состоит из:

преамбулы, содержащей следующую информацию: наименование сторон (полное и сокращенное или условное), их представителей, наименование документов, на основании которых действуют представители,

статей, в которых указываются соответствующие условия заключаемого договора. Статьи договора имеют заголовки.

Количество экземпляров договора обусловливается количеством сторон, его подписавших. Количество экземпляров указывается в договоре:

"Договор составлен в трех экземплярах, имеющих равную юридическую силу.".

Все экземпляры должны содержать имеющиеся приложения, подлинные подписи уполномоченных должностных лиц и оттиски гербовых печатей.

Приложения к договору оформляются в случае необходимости. Ряд вопросов договора может быть вынесено# в приложения. В этом случае все документы должны рассматриваться как составные части договора. В договоре и приложениях делается оговорка, что все приложенные документы являются неотъемлемой частью договора:

"Настоящий договор с указанными приложениями является полным текстом договора."

или

"Все приложения, упомянутые в настоящем договоре, являются неотъемлемой частью договора."

Заключительная часть содержит:

юридические адреса сторон с указанием почтового адреса, банковских реквизитов,

подписи (должность лица, уполномоченного подписать договор, его личную подпись и расшифровку подписи),

даты подписания договора сторонами,

оттиски печатей договаривающихся сторон.

Перед подписанием проект договора подлежит согласованию в установленном порядке. Автором оформляется лист согласования к договору.

Подписи должностных лиц под договором заверяются гербовыми печатями, воспроизводящими наименование юридических лиц, и располагаются, как правило, на одном уровне.

Подготовка, оформление и подписание договоров, заключаемых от имени администрации города, осуществляется# в установленном порядке.

Регистрация, формирование в дело и хранение договоров, заключаемых от имени администрации города, и документов о пролонгации, изменении и расторжении их осуществляются в отделе протокола управления по общим вопросам администрации города.

Регистрация, формирование в дело и хранение договоров, заключаемых от имени функциональных или территориальных органов администрации города, и документов о пролонгации, изменении и расторжении их осуществляются в делопроизводственной службе функционального или территориального органа администрации города либо ответственным специалистом.

4.3.6. Доверенность - письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами.

Доверенность оформляется на общем бланке администрации города.

Обязательные реквизиты доверенности:

наименование вида документа (Доверенность),

регистрационный номер и дата выдачи,

фамилия, имя, отчество (полностью) и должность уполномоченного должностного лица,

перечисление предоставленных полномочий,

срок действия доверенности,

указание на право передоверия в установленном законом порядке,

подпись главы администрации города (в его отсутствие - исполняющего обязанности),

гербовая печать администрации города.

При указании в доверенности действий, касающихся денежных или материальных ценностей, она подписывается руководителем и бухгалтером функционального или территориального органа администрации города.

Срок действия доверенности не может превышать трех лет.

4.3.7. Инструкция - нормативный правовой акт, издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности администрации города, функциональных, территориальных органов, функциональных подразделений, должностных лиц администрации города.

Текст инструкции начинается с раздела "Общие положения", в котором указываются цели и причины издания инструкции, область распространения, основания для разработки, обозначается объект или круг вопросов, на которые распространяются ее требования и другие сведения общего характера.

Текст инструкции состоит из разделов, имеющих заголовки, разбиваемых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. В тексте описывается порядок выполнения регламентируемого вопроса и используются слова "должен", "следует", "необходимо", "не допускается", "запрещается". В текст инструкции включаются правила, регулирующие различные стороны деятельности администрации города, функциональных, территориальных органов, функциональных подразделений, должностных лиц администрации города.

Инструкция согласовывается с руководителями всех заинтересованных подразделений администрации города, заместителем главы администрации города, курирующим данное направление деятельности, и подлежит утверждению в установленном порядке.

4.3.8. Должностная инструкция - нормативный документ, определяющий должностные обязанности, должностные полномочия, квалификационные требования к образованию, стажу работы, навыкам и умениям муниципального служащего.

Должностные инструкции разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным расписанием. Должностные инструкции в администрации города оформляются и утверждаются в установленном порядке.

5. Особенности оформления некоторых видов информационно-справочных документов

5.1. Акт

Акт - итоговый документ, предназначенный для подтверждения (констатации) и письменного юридического закрепления результатов неких событий, предварительно установленных фактов, совершения определенных действий.

В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ.

По содержанию и назначению выделяются акты:

инвентаризации (ликвидации предприятия или учреждения),

приема-сдачи (работ, материальных ценностей, документов, при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей),

обследования (состояния техники безопасности, условий труда, результатов деятельности),

состояния зданий и помещений,

проверок организаций,

приема-передачи документов, имущества,

оценки имущества,

уничтожения дел, испорченных товаров.

Унифицированная форма акта, утвержденная постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, приведена в приложении N 13 к Инструкции.

Акт, составленный несколькими лицами (не менее двух составителей) или комиссией, постоянно действующей или специально создаваемой, состав которой утверждается распорядительным документом администрации города или руководителем подразделения администрации города, оформляется согласно приложению N 14 к Инструкции.

Акт оформляется на общем бланке, если является внутренним документом. Если акт является внешним документом, то он должен содержать юридический адрес.

Обязательными реквизитами акта являются:

наименование - Администрация города Перми,

наименование подразделения администрации города,

наименование вида документа - АКТ,

дата (датой акта является дата события, проверки, обследования, экспертизы),

номер (порядковый в своей группе),

гриф утверждения (акт утверждается руководителем, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта),

заголовок к тексту (Акт выполненных работ, Акт проверки финансовой деятельности),

текст,

отметка о наличии приложения (при необходимости),

подписи,

оттиски печатей организаций или подразделений администрации города, принимающих участие в составлении акта.

Текст акта делится на вводную и констатирующую части.

Вводная часть содержит основание для составления акта. Это может быть ссылка на документ (договор, нормативный или распорядительный документ с указанием его номера и даты), какие-либо факты, события. Далее указывается состав комиссии: инициалы и фамилия председателя, инициалы и фамилии членов комиссии в алфавитном порядке, при необходимости указываются и их должности.

В констатирующей части излагается сущность, характер, методы и сроки проделанной работы. Делаются выводы, предложения и заключения по установленным фактам. Содержание акта может быть разделено на пункты, содержать материал, представленный в виде таблицы.

В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение:

Составлен в двух экземплярах:

1-й экземпляр - направлен (наименование подразделения),

2-й экземпляр - подшит в дело N 01-12.

Количество экземпляров определяется количеством заинтересованных в нем сторон.

После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (при необходимости).

Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания председателем, всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении, и утверждения руководителем. Члены комиссии, не согласные с содержанием акта, обязаны подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии оформляется на отдельном листе и прилагается к акту.

Заверение печатью необходимо для актов по материальным, финансовым и другим вопросам. Если акт является внешним документом, он заверяется гербовыми печатями подразделений администрации города и организаций, принимавших участие в его составлении.

Хранение актов осуществляется в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденных руководителем Федеральной архивной службы России 06.10.2002.

5.2. Служебные письма

Служебные письма - это обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с юридическими и физическими лицами.

5.2.1. Служебные письма в администрации города готовятся как:

ответы на обращения граждан и организаций по вопросам, относящимся к компетенции администрации города,

сопроводительные письма к проектам законов Законодательного Собрания Пермского края,

сопроводительные письма к проектам правовых актов Думы, проектам актов Главы города,

ответы на запросы юридических и физических лиц,

инициативные письма.

Проекты писем за подписью Главы города подготавливаются подразделениями администрации города, согласовываются, редактируются в установленном порядке и передаются в аппарат Думы с сопроводительным письмом главы администрации города.

5.2.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями подразделений администрации города.

5.2.3. В администрации города служебные письма оформляются на специальном бланке письма:

бланке письма администрации города,

бланке письма главы администрации города,

бланке письма заместителя главы администрации города (в том числе первого заместителя),

бланке письма руководителя аппарата администрации города,

бланке письма подразделения.

Для переписки предпочтительнее использовать угловые бланки писем, считающиеся более экономичными, так как правое поле листа остается свободным для размещения адресата или написания резолюции.

Бланки писем с воспроизведением герба города Перми в полноцветном варианте используются для переписки с законодательными (представительными) и исполнительными органами государственной власти Российской Федерации и Пермского края, органами местного самоуправления, зарубежными корреспондентами и подписываются главой администрации города. Во всех иных случаях используются, как правило, бланки писем с воспроизведением герба города Перми в черно-белом варианте.

5.2.4. На бланке письма должны быть размещены следующие реквизиты:

герб города Перми,

наименование - Администрация города Перми,

наименование подразделения администрации города,

справочные данные о подразделении,

код формы документа (ОКПО/ОКОГУ),

основной государственный регистрационный номер (ОГРН),

ИНН/КПП,

отметка для регистрационного номера и даты,

отметка для ссылки на регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ,

адресат,

заголовок к тексту,

вступительное обращение (при необходимости),

основной текст,

приложения (при необходимости),

заключительная формула вежливости (при необходимости),

подпись.

В процессе работы со служебным письмом на нем проставляются делопроизводственные отметки, которые отражают процесс обработки и движения документа в администрации города. Отметки фиксируют факт создания или получения письма, итог его рассмотрения, постановку на контроль, ход исполнения и так далее. К делопроизводственным отметкам относятся:

отметка об исполнителе,

идентификатор электронной копии,

отметка о поступлении,

отметка о контроле,

отметка об исполнении и списании в дело.

Отправляемые письма при необходимости (для подтверждения объективности информации, включенной в текст письма, отсутствия ошибочных положений, соответствия действующему законодательству, экономической обоснованности и так далее) подлежат согласованию в установленном порядке.

Датой письма является дата его подписания и регистрации. Реквизит проставляется в специально отведенном месте на бланке письма.

Регистрационный номер проставляется на отправляемых письмах рядом с реквизитом "Дата", на поступающих - в правом нижнем углу в штампе отметки о поступлении документа.

Ссылка на регистрационный номер и дату проставляется на письмах, которые являются ответами на запрос. Дата и номер берутся из поступившего письма.

Например: На N 12/08-14 от 03.03.2007.

Письмо практически всегда начинается с обращения. Вступительное обращение помещается по центру письма и выносится в отдельную строку. Заканчивается, как правило, восклицательным знаком.

При направлении письма нескольким адресатам обращение обычно не применяется или применяется обобщенное обращение, если это возможно. Например: "Уважаемые коллеги!", "Уважаемые господа!".

После обращения "господин" не принято указывать инициалы или полное имя и отчество.

В письмах гражданам, если не известны имя-отчество, обращение не применяется.

5.2.5. Текст письма следует размещать только на лицевой стороне листа или бланка. Письмо, как правило, должно занимать 1 - 1,5 страницы, остальной текст целесообразно выносить в приложение. В случае когда письмо занимает более одной страницы, используется нумерация страниц по центру верхнего поля листа арабскими цифрами, начиная со второй страницы.

Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Это упрощает работу с документом (регистрация, исполнение, контроль). Несколько вопросов излагают в одном письме в случае, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном подразделении организации-адресата. Факты, события излагаются объективно, полно, четко. Неточности в изложении и оформлении текста не допускаются.

5.2.6. Письма составляются по схеме: вступление, основная часть, заключение.

Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать ссылку на документ и (или) его отдельные пункты, послужившие основанием, констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

В основной части излагается описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства, факты, разъяснения и сообщения, сопровождаемые расчетами, ссылками, документами.

Заключительная часть представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний.

Сокращенная форма письма содержит в себе только вступительную и заключительную части.

Текст письма излагается от первого лица множественного числа (просим, направляем) или третьего лица единственного числа (отдел представляет, департамент рассмотрел). Начало основной части формулируется в зависимости от назначения и содержания письма.

Форма изложения текста письма от первого лица единственного лица (прошу, предлагаю, направляю и так далее) возможна в случаях, если письмо оформляется на должностном бланке или содержит персональное обращение к адресату.

Заключительная часть письма может заканчиваться формулой вежливости (отделяется от наименования должности запятой), например:

С уважением, Заместитель главы администрации города

личная подпись

Инициалы, фамилия

Служебные письма оформляются согласно приложению N 15 к Инструкции.

5.2.7. Для представления на подпись главе администрации города проекты писем в обязательном порядке должны быть согласованы с заместителями главы администрации города, сферу деятельности которых затрагивает проект, правовым управлением администрации города, департаментом финансов администрации города (при наличии в проекте вопросов финансирования), отредактированы в отделе протокола управления по общим вопросам администрации города в соответствии с пп. 3.17.2. Инструкции.

5.2.8. Письма подписываются должностными лицами согласно п. 3.19. Инструкции.

Вносить какие-либо исправления или дополнения в подписанные руководителем письма не допускается.

5.3. Служебные (докладные) записки

Служебные (докладные) записки служат для передачи информации с одного уровня управления на другой о сложившейся ситуации, явлении или факте для принятия руководителем решения.

Служебные (докладные) записки готовятся как по инициативе автора, так и по указанию руководителя. Служебные (докладные) записки составляются должностным лицом на общем бланке или стандартном листе бумаги с воспроизведением необходимых реквизитов и подписываются составителем.

Служебные (докладные) записки содержат следующие реквизиты:

наименование подразделения администрации города,

наименование вида документа - Служебная (докладная) записка,

дату,

регистрационный номер,

адресат,

заголовок к тексту,

текст,

отметку о наличии приложения (при необходимости),

подпись,

резолюцию,

отметку об исполнении документа и направлении его в дело.

В служебных (докладных) записках используется форма изложения текста от первого лица единственного числа.

Текст служебной (докладной) записки состоит из двух частей. В первой части излагаются факты и события, послужившие поводом для написания, во второй части - выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.

Датой служебной (докладной) записки является дата ее регистрации.

Руководитель, которому адресована служебная (докладная) записка, решение по ее рассмотрению оформляет в виде резолюции.

Служебная (докладная) записка оформляется в соответствии с приложением N 16 к Инструкции.

5.4. Объяснительная записка

Объяснительная записка - документ, объясняющий причины какого-либо действия (бездействия).

Объяснительная записка составляется должностным лицом и содержит следующие реквизиты:

наименование подразделения администрации города,

наименование вида документа - Объяснительная записка,

дату,

регистрационный номер,

адресат,

заголовок к тексту,

текст,

отметку о наличии приложения (при необходимости),

подпись,

резолюцию,

отметку об исполнении документа и направлении его в дело.

5.5. Заключение

Заключение - документ, содержащий мнение, выводы подразделения администрации города, коллегиального органа, руководителя или специалиста по какому-либо документу или вопросу.

Заключение оформляется на общем бланке подразделения администрации города или на стандартных листах бумаги.

Заключение должно иметь заголовок с указанием наименования документа или вопроса, на который оно подготовлено, дату подписания и регистрационный номер, подпись составителя.

Текст заключения состоит из двух частей. В первой части дается краткое изложение существа вопроса, анализ основных положений или предложений, общая оценка документа или вопроса. Во второй части излагаются конкретные замечания по существу рассматриваемого документа (вопроса) или предложения по согласованию.

6. Особенности оформления документов, передаваемых по каналам электросвязи

6.1. Телеграммы

Телеграмма - документ, выделяемый в связи с особым способом передачи текста по телеграфной сети общего пользования. Телеграмма составляется при необходимости срочной передачи информации.

В телеграмме содержатся следующие реквизиты:

категория телеграммы,

телеграфный адрес получателя,

текст (содержание телеграммы),

регистрационный номер, дата регистрации,

подпись,

адрес и наименование отправителя (помещается под чертой),

печать.

Категория телеграммы ("Срочная") указывается перед адресатом.

В телеграмме дается точный адрес: указываются индекс, город, номер почтового отделения, улица, номер дома, наименование организации, фамилия получателя.

В ответных телеграммах перед текстом обязательно указываются регистрационный номер и дата документа, на который дается ответ.

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается содержание: в частности, отрицание "не" опускать нельзя), с сокращенными обозначениями знаков препинания: точка - тчк, запятая - зпт, двоеточие - двтч, кавычки - квч, скобки - скб, номер - нр. Знаки "N", "+", "-" "%" следует писать словами: номер, плюс и так далее.

Все цифровые данные в тексте телеграммы пишутся словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, номерах документов. Даты указываются арабскими цифрами (число, месяц, год), между цифрами разделительные знаки не ставятся.

Текст телеграммы печатается без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать 300 слов. Если телеграмма состоит из большего количества слов, она делится на несколько частей по 300 слов каждая, передаваемых как отдельные телеграммы. Текст телеграммы заканчивается точкой ("тчк"). Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой.

После текста перед подписью ставятся регистрационный номер и дата телеграммы. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой.

Платный текст отделяется чертой от неоплачиваемой части. Под чертой указываются: должность лица, подписавшего телеграмму, подпись и ее расшифровка, дата подписи. Подпись руководителя заверяется гербовой печатью.

Адрес, текст телеграммы и подпись печатаются прописными буквами, а знаки препинания - строчными. Информация, не подлежащая передаче, печатается строчными буквами.

Телеграмма печатается на стандартных листах бумаги в двух экземплярах: первый - адресату, второй - копия с визой составителя в дело.

В нижней части листа оформляется отметка об исполнителе, подготовившем текст телеграммы, и номер его телефона. Телеграмма визируется исполнителем.

Телеграммы за подписью главы администрации города, его заместителей, руководителя аппарата администрации города и функциональных подразделений администрации города регистрируются и отправляются отделом делопроизводства управления по общим вопросам администрации города.

Функциональные и территориальные органы администрации города регистрируют и отправляют телеграммы самостоятельно.

Телеграммы оформляются согласно приложению N 17 к Инструкции.

6.2. Телефонограммы

Телефонограмма - документ, выделяемый в связи с особым способом передачи текста, передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

Телефонограмма используется для оперативного решения служебных вопросов. Телефонограммой передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания).

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список с номерами телефонов, по которым она должна быть передана.

Прием телефонограмм осуществляют специалисты приемных. Полученные телефонограммы записываются в журнал учета телефонограмм (приложение N 18 к Инструкции) с обязательным указанием фамилии передавшего, докладывается руководителю для оформления резолюции, доводится до исполнителей.

6.3. Электронное сообщение (письмо)

Электронное сообщение (письмо) - документ, передаваемый с помощью электронной почты (системы связи между электронно-вычислительной техникой), получаемый в виде видеограммы на экране монитора или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере.

Электронная почта предназначается для доставки, отправки и передачи информации внутри администрации города и организациям города, имеющим соответствующие программные средства.

Электронное сообщение состоит из:

адреса или нескольких адресов получателей,

темы сообщения,

текста сообщения,

вложенных файлов.

Официальный электронный адрес администрации города gorodperm@perm.permregion.ru установлен в отделе делопроизводства управления по общим вопросам администрации города.

Официальные адреса электронной почты подразделений администрации города установлены в делопроизводственных службах (у специалистов, ответственных за делопроизводство).

Руководители подразделений администрации города могут вести электронную переписку самостоятельно.

Прием и отправка электронных документов с официального электронного адреса администрации города осуществляются отделом делопроизводства управления по общим вопросам администрации города и включают:

документы с отметкой "Срочно" (с последующей досылкой на бумажном носителе),

акты прокурорского реагирования (с последующей досылкой на бумажном носителе),

проекты законов,

законы Пермского края,

распоряжения и указы губернатора, постановления и распоряжения Правительства Пермского края,

правовые акты администрации города,

корреспонденцию информационного характера (приглашения на совещания, семинары и другое).

Отделом делопроизводства управления по общим вопросам администрации города документы, полученные на официальный электронный адрес администрации города, адресованные главе администрации города, заместителям главы администрации города и руководителю аппарата администрации города, распечатываются, регистрируются и направляются руководителям для рассмотрения.

Прием и передача электронных писем осуществляется в течение рабочего дня в постоянном режиме с обязательным подтверждением о получении отправителю, если он этого требует.

Адресат получает изображение документа на экране компьютера, а затем при необходимости распечатывает его на бумажный носитель. В этом случае в верхней части первого листа документа проставляется штамп "ПОЛУЧЕНО ПО ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЕ".

Тема электронного сообщения задается автором сообщения и выражает в краткой форме основное содержание документа, что позволяет быстро определить степень его информативности, важность или срочность, помогает ориентироваться в содержании документа при его получении. Тема электронного сообщения используется при регистрации электронного письма. Для распознавания способа получения документа в регистрационные номера включается буквенный индекс "ЭП".

Текст официального электронного сообщения обязательно содержит:

наименование подразделения администрации города,

Ф.И.О. адресата,

должность, Ф.И.О. автора сообщения и номер его телефона.

Принятая по электронной почте официальная корреспонденция регистрируется службой делопроизводства (специалистом, ответственным за делопроизводство), в журнале регистрации входящей корреспонденции, получаемой по электронной почте (приложение N 19 к Инструкции).

Переданная по электронной почте официальная корреспонденция регистрируется службой делопроизводства (специалистом, ответственным за делопроизводство), в журнале регистрации исходящей корреспонденции, отправляемой по электронной почте (приложение N 19 к Инструкции).

Для организации поиска и хранения документов электронной почты рекомендуется создавать электронные папки по темам, датам, организациям-респондентам.

6.4. Факсимильная связь

Факсимильная связь является одним из видов электросвязи, передающим информацию с бумажного носителя при помощи факсимильной аппаратуры, и предназначена для оперативной передачи информации и приема документов.

При использовании факсимильной связи возможна отправка и получение графической информации (текст, таблица, график, рисунок, чертеж, фотография) на бумажном носителе.

Все, что подлежит передаче средствами факсимильной связи (текст, фотография, чертеж), должно быть написано или изображено в соответствии с требованиями, изложенными в Инструкции. Объем передаваемого документа не должен превышать пяти листов.

Отправляемые документы должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом (Werdana или Arial) или написаны контрастными (черными, темно-синими) чернилами, пастой шариковой ручки. Чертежи и штриховые изображения оформляются четко и контрастно, свободное поле чертежей не должно иметь помарок. Не производится отправка документов, написанных с использованием красного, зеленого, желтого цветов, отпечатанных или написанных на красной, серой бумаге, а также напечатанных шрифтом слабой контрастности или с недостаточной четкостью.

В поступивших по факсимильной связи документах на имя главы администрации города, заместителей главы администрации города и руководителя аппарата администрации города в отделе делопроизводства управления по общим вопросам администрации города оформляется реквизит "Отметка о поступлении", включающий в себя дату поступления и регистрационный номер. Факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

Поступившим подлинникам документов, ранее переданным по факсимильной связи, присваивается регистрационный номер факсограммы с пометкой "Подлинник письма, переданного по факсу".

Поступившие факсограммы учитываются в журнале учета факсограмм (приложение N 20 к Инструкции).

Поступившие факсограммы для подразделений администрации города без проставления регистрационного штампа передаются адресатам электронной почтой в день их приема.

В бланках писем в реквизите "Справочные данные об организации" предусматривается номер факсимильного аппарата подразделения администрации города. Факсимильный аппарат, имеющий официальный номер администрации города - (342) 212 23 91 установлен в отделе делопроизводства управления по общим вопросам администрации города и указывается на бланках писем администрации города, главы администрации города, заместителей главы администрации города, руководителя аппарата администрации города.

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями.

7. Организация документооборота и исполнения документов

7.1. Организация документооборота

Движение документов в администрации города с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот. Документооборот администрации города организован в системе корпоративного электронного документооборота (далее - СКЭД). Работа в СКЭД основывается на принципе однократной регистрации документов. Документы, зарегистрированные в СКЭД и поступившие в подразделения администрации города из отдела делопроизводства управления по общим вопросам администрации города, отдела по работе с обращениями граждан администрации города или других подразделений администрации города, как правило, повторно не регистрируются.

Передача документов между подразделениями администрации города и в сторонние организации фиксируется в электронных регистрационно-контрольных карточках (далее - ЭРКК).

В СКЭД обрабатываются документы, содержащие информацию открытого характера. Разрешается производить регистрацию документов ограниченного распространения (имеющих пометку "ДСП"). Ввод текстов документов, имеющих пометку "ДСП", их сканирование, хранение и распечатка в СКЭД не разрешаются.

Запрещается осуществлять в СКЭД регистрацию и иную обработку документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.

Специалисты подразделений администрации города, подключенных к СКЭД, включаются в число пользователей СКЭД на основании заявки руководителя соответствующего подразделения администрации города, завизированной начальником управления по общим вопросам администрации города. В заявке должны быть указаны функции пользователя в СКЭД и права доступа (гриф "Общий", "ДСП").

Управление по общим вопросам администрации города обеспечивает установку клиентских мест СКЭД, ввод персональных идентификаторов и первичных паролей пользователей.

Программное обеспечение СКЭД предусматривает обработку различных видов документов в привязке к типам ЭРКК:

входящей корреспонденции,

исходящей корреспонденции,

обращений граждан,

внутренних документов,

протоколов,

поручений,

правовых актов.

Классификация документов в привязке к типам ЭРКК отражается в классификаторе СКЭД "Группы документов", в подразделениях администрации города устанавливаются самостоятельные шаблоны номерообразования и индексации. В соответствии с группой документу автоматически при регистрации присваиваются номер и индекс.

Документы администрации города делятся на поступающие и создаваемые.

Поступающие документы классифицируются по видам на распорядительные и информационно-справочные, по характеру содержания на инициативные и ответные.

Создаваемые документы делятся на внутренние и исходящие.

Каждая группа документов имеет свои особенности обработки и прохождения.

В организации документооборота выделяются следующие этапы:

прием и первичная обработка поступающих документов,

предварительное рассмотрение и распределение документов,

регистрация,

сканирование документов и прикрепление электронного образа документа к ЭРКК,

исполнение документов (составление, согласование, оформление),

контроль за исполнением,

информационно-справочная работа по прохождению и исполнению документов,

отправка.

7.2. Организация доставки документов в администрации города

Прием и отправка служебных документов в администрации города осуществляются следующими способами:

фельдъегерской службой доставляются документы, отнесенные к категории ограниченного доступа,

через почтовое отделение доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания. Письма могут доставляться ускоренным способом:

курьерами,

с использованием электронной почты,

с использованием факсимильной и телеграфной связи,

в виде телефонограмм.

Корреспонденция, поступившая в нерабочее время, в выходные и праздничные дни от законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти Российской Федерации и Пермского края и в связи с чрезвычайными ситуациями, принимается дежурными приемной главы администрации города с последующей передачей в отдел делопроизводства управления по общим вопросам администрации города (с указанием, того документа, о котором доложено главе администрации города в рабочем порядке). Указанная корреспонденция передается в отдел делопроизводства управления по общим вопросам администрации города для ее обработки не позднее 09.00 час. следующего рабочего дня.

7.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов

Прием, первоначальная обработка и распределение корреспонденции, поступившей на имя главы администрации города, его заместителей, руководителя аппарата администрации города, производится в отделе делопроизводства управления по общим вопросам администрации города.

Документы, поступающие на бумажных носителях, проходят первичную обработку с соблюдением всех мер предосторожности на предмет вредных и опасных для здоровья людей вложений: конверты (бандероли) с документами вскрываются, за исключением конвертов с пометкой "лично", проверяется правильность доставки, целостность упаковки, наличие указанных вложений, а также наличие удостоверяющих реквизитов (подписи, печати и другое).

В случае отсутствия указанных вложений или необходимых реквизитов служебные документы возвращаются отправителю с указанием причин возврата.

Ошибочно поступившие документы возвращаются отправителю или пересылаются по принадлежности, если известен адрес получателя.

Документы, поступившие в администрацию города, но адресованные Главе города, передаются в аппарат Думы.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или дату отправки и получения корреспонденции, а также когда корреспонденция имеет личный характер, а на конверте нет надписи "лично".

Производится предварительное рассмотрение документов с целью распределения поступившей корреспонденции на документы, требующие личного рассмотрения руководством администрации, и документы, направляемые непосредственно в подразделения и должностным лицам администрации города. Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки содержания документа, на основании установленного в администрации города распределения обязанностей между главой администрации города и его заместителями и с учетом вопросов, отнесенных к сферам ведения подразделений администрации города.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно подразделениям или должностным лицам администрации города.

Подразделения администрации города осуществляют прием корреспонденции как через отдел делопроизводства управления по общим вопросам администрации города, так и самостоятельно через делопроизводственные службы или специалистов, ответственных за делопроизводство. Корреспонденция, поступившая в адрес подразделений администрации города, в отделе делопроизводства управления по общим вопросам администрации города не регистрируется, а направляется непосредственно адресатам, которые организуют работу с корреспонденцией самостоятельно. Ответственность за организацию работы с указанной корреспонденцией несут руководители подразделений администрации города.

Прием и обработка корреспонденции в администрации города происходит децентрализованно:

федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации поступают в сектор по спецработе администрации города для регистрации, передаются в правовое управление администрации города для подготовки резолюции, затем - в отдел делопроизводства для передачи на ознакомление главе администрации города и его заместителям,

законы Пермского края, постановления Законодательного Собрания Пермского края, решения и постановления Правительства Пермского края, постановления и распоряжения губернатора Пермского края, вся служебная корреспонденция и телеграммы, адресованные руководству администрации города - в отделе делопроизводства управления по общим вопросам администрации города,

документы, поступившие на имя главы администрации города, но относящиеся к компетенции Главы города, переадресовываются в аппарат Думы с сопроводительным письмом, подписанным курирующим заместителем главы администрации города или руководителем аппарата администрации города,

обращения граждан - в отделе по работе с обращениями граждан администрации города,

документы, поступившие в адрес подразделений администрации города, обрабатываются в подразделениях,

документы, поступившие на имя председателей коллегиальных органов - секретарями соответствующих коллегиальных органов,

документы, полученные по специальной связи - в секторе по спецработе администрации города,

документы, поступившие непосредственно руководителям администрации города, минуя отдел делопроизводства управления по общим вопросам администрации города, должны быть переданы помощниками руководителей для регистрации в отдел делопроизводства управления по общим вопросам администрации города.

Прием, обработка и распределение документов, поступивших в администрацию города, осуществляются по схеме согласно приложению N 21 к Инструкции.

Прием телеграмм осуществляется под расписку с проставлением даты и времени приема, телеграммы регистрируются, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.

Прием телефонограмм осуществляется специалистами приемных.

Факсограммы обрабатываются согласно п. 6.4. Инструкции.

Документы, поступающие в администрацию города официально по электронной почте, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям согласно п. 6.3. настоящей Инструкции.

Взаимообмен документированной информацией между аппаратами администрации города и Думы осуществляется дважды в течение дня.

7.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов

Документы, отправляемые администрацией города, передаются почтовой и электрической связью.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи.

С помощью средств электрической связи осуществляется передача телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов.

Документы, подписанные главой администрации города, заместителями главы администрации города, руководителем аппарата администрации города отправляются отделом делопроизводства управления по общим вопросам администрации города. Документы, подписанные руководителями подразделений администрации города, отправляются подразделениями.

В отдел делопроизводства управления по общим вопросам администрации города документы для отправки передаются полностью оформленными, скомплектованными со всеми приложениями, с указанием почтового адреса, электронного адреса (если документ отправляется по электронной почте) или с указанием на рассылку в количестве экземпляров, обеспечивающих подшивку обязательного экземпляра в дело, отправку по всем указанным адресам в соответствии с указателем рассылки. Представленные к отправке документы должны быть согласованы в установленном порядке, подписаны ответственным должностным лицом. Один зарегистрированный экземпляр возвращается подразделению-исполнителю для контроля.

Подразделения администрации города обрабатывают конверты самостоятельно. Конверты в почтовые отделения доставляются специалистами, ответственными за делопроизводство в подразделениях администрации города. Функциональные органы и функциональные подразделения администрации города, имеющие небольшой документооборот, прокатывают конверты через франкировальную машину в отделе делопроизводства управления по общим вопросам администрации города при условии заключения договора на возмещение почтовых затрат.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

Отделом делопроизводства управления по общим вопросам администрации города документы отправляются в 15.00 час., поступившие позже этого времени отправляются на следующий день.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или начальника управления по общим вопросам администрации города.

7.5. Порядок прохождения внутренних документов

Внутренний документооборот включает в себя:

переписку между главой администрации города и заместителями главы администрации города,

переписку между функциональными, территориальными органами и функциональными подразделениями администрации города.

Состав внутреннего документооборота:

проекты правовых актов,

служебные, докладные, аналитические, пояснительные, объяснительные записки,

заявки, отчеты, планы работы, справки и так далее.

Прохождение проектов правовых актов администрации города и приказов функциональных органов администрации города осуществляется в установленном порядке.

Передача документов между подразделениями администрации города осуществляется через делопроизводственные службы (специалистов, ответственных за делопроизводство). Документы передаются с соответствующей отметкой в ЭРКК внутренних документов. Контроль за сроками рассмотрения и исполнения документов осуществляется соответствующей делопроизводственной службой (специалистом, ответственным за делопроизводство).

7.6. Поисковая система по документам

7.6.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Документы в администрации города регистрируются в СКЭД (приложение N 22 к Инструкции), которая позволяет определить последовательность операций, производимых с документом.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, принятия решения и исполнения.

Официальные документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. Регистрация срочных документов осуществляется немедленно. Документы, поступившие в отдел делопроизводства управления по общим вопросам администрации города после 15.00 час., регистрируются следующим рабочим днем. При передаче документа из одного подразделения администрации города в другое новый регистрационный номер на документе, как правило, не проставляется.

Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от наименования вида документа. Например, отдельно регистрируются правовые и распорядительные акты (в том числе, приказы по основной деятельности, приказы по личному составу), служебная корреспонденция, обращения граждан.

Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов производится в том подразделении администрации города, в котором создан и исполнен документ:

документы, поступающие на рассмотрение главы администрации города, заместителей главы администрации города и руководителя аппарата администрации города, переписка за подписью главы администрации города, заместителей главы администрации города и руководителя аппарата администрации города регистрируются в отделе делопроизводства управления по общим вопросам администрации города,

документы, создаваемые по направлениям деятельности подразделений администрации города, регистрируются в подразделениях.

Поступившая корреспонденция учитывается и распределяется на регистрируемую и нерегистрируемую. Перечень нерегистрируемой в отделе делопроизводства управления по общим вопросам администрации города корреспонденции представлен в приложении N 23 к Инструкции.

Поступающие документы регистрируются в ЭРКК в отделе делопроизводства управления по общим вопросам администрации города и в других подразделениях администрации города, ведущих автоматизированную регистрацию документов в СКЭД. Документ сканируется, и электронный образ документа прикрепляется к ЭРКК. На полученном документе проставляется регистрационный штамп.

В ЭРКК указываются следующие реквизиты: дата регистрации, регистрационный номер, наименование организации (корреспондента), фамилия руководителя, подписавшего документ, исходящий номер и дата отправления, краткое содержание документа, фамилия руководителя, которому направлен документ на рассмотрение.

Рассмотренные руководством документы возвращаются в делопроизводственную службу или специалисту, ответственному за делопроизводство, где в ЭРКК вносится содержание резолюции, а документ передается исполнителю под расписку в журнале передачи документов.

На зарегистрированных документах в нижней правой части лицевой стороны первого листа основного документа ставится регистрационный штамп, в котором указываются наименование подразделения администрации города, дата регистрации и входящий номер документа, при необходимости указывается время поступления.

Подразделения администрации города, помощники главы администрации города и его заместителей имеют доступ к СКЭД для просмотра без права редактирования.

Корреспонденция, поступившая с отметкой "Срочно", после регистрации вручается незамедлительно. Корреспонденция, поступившая с отметкой "Важно", требует более детального и углубленного изучения поставленной проблемы и ставится на особый контроль.

Корреспонденция, адресованная главе администрации города, заместителям главы администрации города, руководителю аппарата администрации города, передается через помощников.

Регистрация в СКЭД отправляемых документов осуществляется в отделе делопроизводства управления по общим вопросам администрации города и в других подразделениях администрации города, ведущих собственную автоматизированную картотеку.

Документы, подписанные главой администрации города, его заместителями, руководителем аппарата администрации города, регистрируются отделом делопроизводства управления по общим вопросам администрации города. Документы, подписанные руководителями подразделений администрации города, регистрируются и отправляются подразделениями.

Инициативным документам присваивается самостоятельный исходящий номер в соответствии с номенклатурой дел. Инициативный документ регистрируется в СКЭД путем заполнения ЭРКК, которая содержит дату и номер регистрации, фамилию исполнителя, фамилию подписавшего должностного лица, краткое содержание, адресат.

Регистрация документов-ответов осуществляется в ЭРКК инициативных документов. Документу-ответу присваивается порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива. В письмах-ответах делается ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа, а в ЭРКК входящего документа делается отметка об исполнении (указывается дата и исходящий номер письма-ответа).

Регистрация в СКЭД внутренних документов осуществляется в подразделениях администрации города в карточках внутренних документов (приложение N 22 к Инструкции).

Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в подразделениях администрации города, осуществляющих их прием и передачу.

При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи подлежащий передаче документ регистрируется. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки.

Поступившие факсограммы регистрируются делопроизводственной службой (специалистом, ответственным за делопроизводство), передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - незамедлительно. Поступивший вслед за факсограммой подлинник документа досылается исполнителю в соответствии с резолюцией.

7.6.2. Для создания поисковых систем и достижения информационной совместимости регистрационных данных устанавливается следующий состав основных реквизитов:

наименование организации или подразделения администрации города,

наименование вида документа,

дату и регистрационный номер входящего документа,

заголовок к тексту,

срок исполнения документа,

отметку о направлении документа в дело.

Состав основных реквизитов в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

отметками "Срочно", "Важно",

внутренней переадресацией документов по исполнителям,

ключевыми словами,

наименованием должностного лица, поставившего документ на контроль,

промежуточным сроком исполнения,

переносом сроков исполнения,

отметкой об исполнении документа,

статусом документа (проект),

видом передачи документа (почтой, факсом, по электронной почте).

7.6.3. Для организации поисковой системы по документам и обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в администрации города создаются поисковые системы в электронном виде.

В администрации города поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется в СКЭД.

Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов и элементов текста (приложение N 22 к Инструкции).

7.7. Порядок рассмотрения документов, адресованных руководству администрации города

Подготовка к рассмотрению документов, поступивших на имя главы администрации города, заместителей главы администрации города, осуществляется их помощниками и включает:

ознакомление с содержанием документов,

подготовку и оформление проектов резолюций по исполнению документов,

передачу документов для рассмотрения руководителю администрации города,

возврат документов в отдел делопроизводства управления по общим вопросам администрации города.

По документам, требующим исполнения, помощники руководителей оформляют проекты резолюций в соответствии с п. 3.14. Инструкции.

Документы с отметкой "Срочно", "Важно" рассматриваются незамедлительно.

Корреспонденция рассматривается руководителями в день их регистрации и возвращается в отдел делопроизводства управления по общим вопросам администрации города до 10.00 час. следующего дня.

При наличии нескольких исполнителей в резолюции главы администрации города, заместителей главы администрации города, руководителя аппарата администрации города передачу документа для исполнения осуществляет отдел делопроизводства управления по общим вопросам администрации города.

Подлинник документа, который исполняется несколькими подразделениями, получает ответственный исполнитель. При этом в правом верхнем углу первой страницы документа проставляется штамп "Подлежит возврату в отдел делопроизводства управления по общим вопросам администрации города Перми".

Соисполнителям направляется электронный вариант документа (по запросу - копия на бумажном носителе).

Срок ознакомления и/или согласования документа не должен превышать 2 рабочих дней.

Дальнейший порядок рассмотрения документов, адресованных руководству администрации города, представлен в приложении N 21 к Инструкции.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Перми от 14 октября 2009 г. N 690 в пункт 7.8 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

7.8. Работа исполнителей с документами

Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта итогового документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством, подготовку к пересылке адресату, списание в дело.

Исполнение документа по существу должно быть закончено в течение 2/3 срока, предусмотренного для исполнения документов данного вида. Оставшаяся 1/3 срока предназначена для согласования, проведения рабочих встреч, консультаций, редактирования и подписания проекта документа.

Исполнение документа осуществляется в соответствии с резолюцией руководителя.

Документ может иметь несколько резолюций (одного или нескольких должностных лиц) в соответствии с этапами рассмотрения документа. При этом последующие резолюции не должны дублировать первую либо противоречить ей.

Соисполнители (за исключением правового управления администрации города) обязаны представить ответственному исполнителю в установленные сроки необходимые материалы (предложения, справки, сведения и тому подобное). Все исполнители отвечают за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке проекта документа.

Ответственный исполнитель согласовывает с соисполнителями проект документа перед его подписанием. Соисполнители при отсутствии замечаний и (или) предложений обязаны согласовать подготовленный ответственным исполнителем проект документа либо (при наличии замечаний) доработать его совместно с ответственным исполнителем в течение 2 рабочих дней.

При несогласовании проекта в установленный срок либо при отсутствии у согласующей стороны мотивированного отказа в его согласовании проект считается согласованным с данным руководителем и передается на согласование с другими соисполнителями. При этом ответственным исполнителем на проекте документа проставляется отметка "Не согласовано в установленный срок", дата и подпись.

После завершения согласования проекта, ответственный исполнитель представляет на подпись главе администрации города проект ответа, согласованный с другими соисполнителями, а также служебную записку, в которой отражается факт несогласования документа отдельным руководителем (отдельными руководителями).

При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и тому подобное), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

В ЭРКК заносится вся информация о ходе и результатах исполнения документа.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Перми от 20 декабря 2010 г. N 884 в пункт 7.9 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

7.9. Контроль за исполнением

Организация контроля за сроками рассмотрения и исполнения документов в администрации города осуществляется в установленном порядке.

В администрации города отделом делопроизводства управления по общим вопросам администрации города ведется автоматизированный контроль за исполнением служебных писем, рассматриваемых главой администрации города, заместителями главы администрации города, руководителем аппарата администрации города, путем внесения необходимых данных в ЭРКК. Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям и так далее.

Сроки исполнения служебных писем могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые сроки устанавливаются действующим законодательством. Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются руководителем. Конечная дата исполнения указывается в резолюции руководителя.

Служебные письма подлежат исполнению в следующие сроки (исчисляются в календарных днях):

с указанием конкретной даты исполнения - в указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения, имеющие отметку "срочно" - в течение 03 дней, остальные в срок не более 30 дней;

по запросам или обращениям депутатов Пермской городской Думы, Законодательного собрания Пермского края - в течение 10 дней;

по запросам Уполномоченного по правам человека или уполномоченного по правам ребенка - по вопросам защиты прав и свобод человека - 15 дней, по иным вопросам - 30 дней;

протесты, требования прокурора - 10 дней;

представления прокуратуры - 30 дней;

парламентский запрос - 15 дней;

по запросам членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Российской Федерации - 30 дней;

по запросу средств массовой информации в случае направления уведомления об отказе в представлении информации - 03 дня.

При постановке на контроль служебного письма с типовым сроком исполнения конечная дата исполнения в ЭРКК проставляется автоматически.

При постановке на контроль служебного письма с индивидуальным сроком исполнения в правом верхнем поле документа делается отметка штампом "Контроль" и соответствующая отметка оформляется в специальном поле ЭРКК.

Дата исполнения, указанная в резолюции руководителя, фиксируется в ЭРКК. Изменение срока исполнения документов также вносится в ЭРКК. Обо всех случаях изменения срока исполнитель (ответственный исполнитель) своевременно информирует подразделение (специалиста), ответственного за контроль исполнения служебных писем.

Изменение срока исполнения служебного письма производится руководителем, установившим срок в резолюции, при наличии объективных причин, изложенных подразделением-исполнителем в мотивированной служебной записке, за 3 дня до истечения контрольного срока.

В случае неисполнения по объективным причинам ответственный исполнитель направляет руководителю, поставившему служебное письмо на контроль, мотивированную служебную записку о необходимости продления срока исполнения документа и проект промежуточного ответа заявителю. В случае принятия положительного решения руководитель накладывает резолюцию: "Срок контроля продлить до _________", ставит подпись, дату и подписывает промежуточный ответ заявителю. Проверка хода исполнения служебного письма осуществляется до истечения сроков исполнения.

Сроки исполнения срочных и оперативных документов, как правило, не продлеваются.

Служебные письма, по которым срок исполнения своевременно не был продлен, считаются не исполненными в срок.

Если установленный срок исполнения документов приходится на выходные или праздничные дни, сроком исполнения считается первый после выходных или праздничных дней рабочий день.

7.10. Порядок снятия документов с контроля

Документ снимается с контроля после фактического выполнения всех поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам.

Информация об исполнении документа представляется исполнителем (ответственным исполнителем) руководителю, поставившему документ на контроль, либо нижестоящему руководителю администрации города, в пределах компетенции которого находится решение рассматриваемого вопроса.

Руководитель принимает решение о снятии документа с контроля после изучения всех представленных документов (копии ответа заявителю, протокола совещания, если таковое проводилось, копии правового акта, если таковой издавался, служебной записки, если проведена встреча с заявителем и он не настаивает на подготовке письменного ответа, и так далее).

Решение руководителя о снятии документа с контроля фиксируется на первом листе подлинника поступившего (внутреннего) документа (либо поручения) и содержит слова "С контроля снять. В дело." или "Исполнено. В дело.", подписывается руководителем собственноручно с проставлением даты.

Датой фактического исполнения документа и снятия его с контроля считается дата регистрации ответа в делопроизводственной службе (у специалиста, ответственного за делопроизводство) подразделения администрации города.

Отметка об исполнении входящего документа, по которому не предусмотрена подготовка ответа, оформляется исполнителем на первом листе документа в левом нижнем углу и содержит краткие сведения о его исполнении (например, "сообщено по телефону_", "проведено совещание_", "издано постановление_" и тому подобное), далее слова "Исполнено. В дело".

Исполненный документ возвращается в делопроизводственную службу (специалисту, ответственному за делопроизводство) подразделения администрации города, где в ЭРКК вносятся краткая запись о решении вопроса, дата фактического исполнения, номер документа, который фиксирует исполнение, номер дела, в котором будет храниться документ, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата.

7.11. Учет количества документов

Количество документов за определенный период времени составляет объем документооборота в администрации города (подразделении администрации города).

Учет осуществляется по ЭРКК по месту регистрации документов. Результаты учета количества документов обобщаются делопроизводственной службой (или специалистом, ответственным за делопроизводство) и представляются руководителю подразделения администрации города.

За единицу учета количества документов принимается оригинал документа без учета копий, создаваемых при печатании и размножении, размноженные экземпляры подсчитываются отдельно.

Учет количества документов осуществляется как в целом по администрации города, так и отдельно в каждом подразделении администрации города.

Поступающие, внутренние и отправляемые документы подсчитываются отдельно.

Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме ежеквартально нарастающим итогом, до 10 числа месяца, следующего за отчетным кварталом, в управление по общим вопросам администрации города (приложение N 24 к Инструкции).

Для получения наиболее полных сведений о количестве обработанных документов при поступлении (ежедневно) подсчитываются документы, не подлежащие регистрации в СКЭД (периодические издания, поздравительные письма, телеграммы, открытки, пригласительные билеты, рекламные извещения, прейскуранты, каталоги, проспекты, тематические и специальные сборники, учебные планы, программы семинаров, конференций и так далее).

7.12. Анализ состояния исполнительской дисциплины

Анализ сроков рассмотрения и исполнения служебных писем проводится на основе данных в СКЭД делопроизводственной службой (специалистом, ответственным за делопроизводство).

Отдел делопроизводства управления по общим вопросам администрации города еженедельно (по пятницам) готовит перечни служебных писем и служебных записок, находящихся на исполнении, поставленных на контроль главой администрации города, заместителями главы администрации города, руководителем аппарата администрации города, срок исполнения которых истекает на следующей неделе. Перечни направляются помощникам заместителей главы администрации города, руководителю аппарата администрации города, в подразделения администрации города (приложение N 24 к Инструкции).

Делопроизводственная служба (специалист, ответственный за делопроизводство) осуществляет контроль за состоянием исполнительской дисциплины, еженедельно составляет перечни неисполненных и подлежащих исполнению служебных писем и доводит информацию до руководителя.

Анализ состояния исполнительской дисциплины осуществляется ежемесячно и ежеквартально, нарастающим итогом. По окончании полугодия управлением по общим вопросам администрации города подготавливается аналитическая записка, которая рассылается в подразделения.

7.13. Ответственность за неисполнение документов

За неисполнение или ненадлежащее исполнение документов, нарушение установленных сроков их исполнения, а также настоящей Инструкции на сотрудников администрации города могут налагаться дисциплинарные взыскания в установленном порядке.

7.14. Порядок использования, изготовления и хранения печатей и штампов

В администрации города для заверения подлинности подписи должностного лица на документах, соответствия копии документа подлиннику применяются гербовые (с изображением герба города Перми) и другие печати.

Оттиск гербовой печати администрации города (с изображением герба города Перми) проставляется на документах, подписанных главой администрации города, заместителями главы администрации города, руководителем аппарата администрации города (приложение N 6 к Инструкции).

Простые круглые печати проставляются на копиях документов, выписках из документов для удостоверения их соответствия подлиннику, командировочных удостоверениях для подтверждения отметок о прибытии и выбытии.

Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие штампы.

Штампы с воспроизведением подписи должностного лица при необходимости разрешается использовать на копиях документов, подписанных в установленном порядке. Использование указанных штампов при оформлении подлинников документов запрещается. Необходимость изготовления штампов с воспроизведением подписи главы администрации города, заместителей главы администрации города, руководителя аппарата администрации города определяется непосредственно руководителями.

Функциональные и территориальные органы администрации города имеют гербовые печати с указанием в оттиске полного наименования в соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах. Заказ, учет и хранение печатей функциональные и территориальные органы администрации города осуществляют самостоятельно в соответствии с требованиями ГОСТ Р 51511 - 2001. Эти же требования используются и при изготовлении других печатей.

Функциональные подразделения администрации города гербовых печатей не имеют. Печати и штампы функциональных подразделений администрации города заказываются и подлежат обязательному учету в делопроизводственной службе (у специалиста, ответственного за делопроизводство), выдаются под расписку сотрудникам, ответственным за их использование. Учет ведется в специальном журнале. Журнал учета печатей и бланков включается в номенклатуру дел подразделения.

Гербовая печать администрации города хранится в отделе протокола управления по общим вопросам администрации города.

Гербовая печать главы администрации города хранится в отделе по вопросам муниципальной службы и кадров администрации города.

Печати и штампы хранятся в надежно закрываемых и опечатываемых сейфах или шкафах.

Ответственность за соблюдение порядка использования, хранения печатей и штампов в подразделениях администрации города возлагается на их руководителей.

Контроль за правильностью использования, хранения печатей и штампов осуществляет управление по общим вопросам администрации города.

Проверка наличия, использования и хранения печатей производится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой руководителем аппарата администрации города. О проведенных проверках делаются отметки в журнале.

В случае утраты печатей и штампов незамедлительно ставится в известность управление по общим вопросам администрации города.

При оставлении должности сотрудник, ответственный за использование печатей и штампов, сдает их руководителю подразделения под расписку в журнале учета.

Пришедшие в негодность или утратившие значение печати и штампы уничтожаются по акту с отметкой в журнале по месту учета.

8. Организация документов в делопроизводстве

8.1. Организация документов

Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу на хранение в архив.

Все виды работ осуществляются в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России, нормативными и методическими документами по архивному делу и делопроизводству, действующими на территории города Перми.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.

8.2. Составление номенклатуры дел

8.2.1. Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в подразделениях администрации города с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для:

организации формирования исполненных документов в дела,

систематизации, учета и поиска дел,

определения сроков хранения документов,

составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу,

учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положением о подразделении администрации города, штатным расписанием, планами, отчетами, перечнями документов с указанием сроков хранения, номенклатурой дел за предшествующие годы.

В администрации города составляются номенклатуры дел структурных подразделений функциональных и территориальных органов (приложение N 25 к Инструкции) и на их основе - сводные номенклатуры дел функциональных и территориальных органов, администрации города по установленной форме (приложение N 26 к Инструкции).

Вновь образованное подразделение администрации города обязано в срок не более полугода (при реорганизации подразделения - в месячный срок) разработать и представить:

сводную номенклатуру дел функциональных и территориальных органов - в муниципальное учреждение "Архив города Перми" (копию - в сектор методической и архивной работы управления по общим вопросам администрации города),

номенклатуру дел функционального подразделения - в сектор методической и архивной работы управления по общим вопросам администрации города для составления сводной номенклатуры дел администрации города.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документированные участки работы и направления деятельности, справочные, контрольные картотеки и журналы учета, переходящие дела, дела ликвидированного подразделения, правопреемником которого является данное подразделение. Периодические издания в номенклатуру дел не включаются.

Ответственность за составление номенклатуры дел возлагается на делопроизводственную службу (специалиста, ответственного за делопроизводство) и руководителя подразделения администрации города.

8.2.2. Функциональные подразделения администрации города являются источниками комплектования архива администрации города.

Номенклатура дел функциональных подразделений - источников комплектования архива администрации города:

составляется специалистом, ответственным за ведение архива, не позднее 15 ноября текущего года, при методической помощи сектора методической и архивной работы управления по общим вопросам администрации города,

согласовывается с заведующим сектором методической и архивной работы управления по общим вопросам администрации города,

утверждается руководителем функционального подразделения,

представляется в сектор методической и архивной работы управления по общим вопросам администрации города для составления сводной номенклатуры дел.

8.2.3. Сводная номенклатура дел составляется функциональным и территориальным органом администрации города, являющимся самостоятельным источником комплектования МУ "Архив города Перми".

Сводная номенклатура дел:

составляется на основе номенклатур структурных подразделений функционального или территориального органа администрации города специалистом, ответственным за ведение архива, при методической помощи МУ "Архив города Перми",

подписывается лицом, ответственным за ведение архива,

подписывается начальником делопроизводственной службы,

согласовывается с экспертной комиссией функционального или территориального органа администрации города (далее - ЭК),

согласовывается с экспертно-проверочной методической комиссией (далее - ЭПМК) агентства по делам архивов Пермского края,

утверждается руководителем функционального или территориального органа.

В конце каждого года сводная номенклатура уточняется, переоформляется, согласовывается на ЭК и утверждается в установленном порядке. Вводится в действие с 1 января следующего года.

Утвержденная номенклатура дел является документом постоянного хранения и включается в номенклатуру дел.

Номенклатура пересогласовывается с ЭПМК агентства по делам архивов Пермского края не реже 1 раза в 5 лет.

В случае коренного изменения функций и структуры функционального или территориального органа администрации города (реорганизации) сводная номенклатура дел пересоставляется, согласовывается с ЭПМК агентства по делам архивов Пермского края и заново утверждается руководителем функционального или территориального органа администрации города.

Текущие изменения и дополнения вносятся в течение года, для чего используются резервные номера.

Заверенные в установленном порядке копии сводной номенклатуры направляются в МУ "Архив города Перми" и сектор методической и архивной работы управления по общим вопросам администрации города.

В подразделения направляются выписки из сводной номенклатуры дел (из соответствующих разделов), подписываются составителем и под расписку раздаются тем специалистам, которые отвечают за создание документов на различных участках работ.

Выписки из номенклатуры дел крепятся в месте, где находятся папки.

Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются наименования подразделений, расположенные в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием. Первым разделом в номенклатуру дел включается делопроизводственная служба. Если структурное деление отсутствует, номенклатура дел строится по функциональному принципу - названия разделов определяются содержанием управленческих функций и направлений деятельности.

Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел (подлинник) является документом постоянного хранения и включается в номенклатуру дел в раздел делопроизводственной службы. Второй используется в делопроизводственной службе в качестве рабочего. Третий - применяется в архиве. Четвертый - в МУ "Архив города Перми".

Сводная номенклатура дел имеет унифицированную форму, титульный лист печатается на общем бланке, сведения оформляются в таблице в пяти графах (приложение N 26 к Инструкции).

8.2.4. Индекс - это цифровое обозначение функционального или территориального органа администрации города и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы обозначаются арабскими цифрами, через дефис. Например: 01-19, где 01 - обозначение подразделения администрации города, 19 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных подразделений, для переходящих дел индекс сохраняется.

8.2.5. Заголовки дел должны точно и полно отражать все документированные участки работы подразделения, состав и содержание документов дела.

Заголовок должен быть кратким и четким, правильно раскрывать основное содержание и состав документов дела.

В заголовке дела не допускается неконкретная формулировка названия, не раскрывающая суть документа ("общая переписка", "разные материалы"), вводные слова, сложные обороты, название не вида документа, а какой-либо функции ("вопросы строительства", "финансирование"). Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований.

Не допускается помещать в один заголовок документы постоянного и временного сроков хранения, а также разных сроков временного хранения (3 года и 5 лет).

Порядок расположения заголовков дел определяется степенью важности документов:

организационно-распорядительные документы,

планово-отчетные документы,

документы по основным направлениям деятельности.

Элементы заголовка располагаются в логической последовательности, причем вид дела (переписка, журнал, книга и так далее) или виды документов (протоколы, приказы, отчеты, акты и так далее), характеризующие состав дела, указываются в начале заголовка. Затем оформляется: автор документа (наименование структурного подразделения, лица); корреспондент или адресат (наименование подразделения (организации), которому будут адресованы или от которого получены документы), краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; даты (период), к которым относятся документы дела; указание на копийность документов дела.

В некоторых случаях допускается изменять порядок расположения отдельных элементов заголовка в зависимости от логической последовательности. Например, в заголовках личных (персональных) дел в качестве вида дела употребляется термин "дело".

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", после которого в скобках указываются их названия:

"Документы (повестки дня, извещения, доклады и другие) по подготовке семинаров"

Термин "Документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы и приложения к какому-либо документу:

"Документы к протоколам коллегии департамента имущественных отношений администрации города Перми".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется:

"Переписка с департаментом образования администрации города по вопросам представления сведений о комплектовании учебных учреждений".

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название:

"Переписка с подразделениями администрации города по вопросам представления информации о выполнении бюджета".

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются:

"Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий".

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год, месяц) на (за) который составлены планы (отчеты):

"Годовые статистические отчеты о работе администрации города".

Если дело состоит из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем, при необходимости, составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка.

В заголовках группы дел может использоваться какой-либо обобщенный термин:

"Акты приема-передачи дел при смене ответственного".

Когда невозможно установить название конкретного органа или должностного лица, указывается конкретный автор:

"Приказы по личному составу".

Заголовки дел по вопросам, которые ведутся в течение нескольких лет, являются переходящими. Их рекомендуется вносить в номенклатуру дел каждого года под одним и тем же индексом до решения вопроса и окончания по нему делопроизводства.

Обязательно необходимо делать указание на копийность документов дела:

"Штатные расписания. Копии".

Если дело будет состоять из нескольких томов, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела:

"Журнал учета выдачи служебных удостоверений:

1. Руководителям.

2. Служащим".

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Дела с документами ликвидационной комиссии включаются в номенклатуру дел ликвидируемого подразделения администрации города.

В номенклатуру дел подразделения-правопреемника включаются заголовки незавершенных делопроизводством дел ликвидированных подразделений.

Электронные документы, не переведенные на бумажную основу, следует включать в соответствующий раздел номенклатуры дел с указанием сроков хранения аналогично документу на бумажном носителе с необходимым примечанием (в электронной форме, база данных).

Для баз (банков) данных допускается иметь отдельный перечень, так как это не документы, а формы их существования.

8.2.6. Графа количество дел (томов, частей) заполняется по окончании календарного года, где указывается количество дел на определенном документированном участке, образовавшихся за год, данные сведения учитываются при составлении итоговой записи (приложение N 27 к Инструкции).

8.2.7. Срок хранения дел, включенных в номенклатуру дел, определяется в соответствии с действующим типовыми и отраслевыми (ведомственными) перечнями документов, а также перечнями документов, подлежащих передаче на муниципальное хранение (далее - Перечень).

Если срок хранения некоторых документов не определен в Перечне, он устанавливается ЭПМК агентства по делам архивов Пермского края по представлению ведомственного архива и ЭК функционального или территориального органа администрации города. При этом в номенклатуре делается отметка: "5 лет, ЭК, протокол (указывается дата и номер)" или "5 лет, ЭПМК, протокол (указывается дата и номер)".

Применяются сроки: постоянного (словом) и временного (цифрой).

Постоянный срок хранения имеют дела, отражающие основные направления деятельности подразделения администрации города.

Временные сроки хранения могут оговариваться примечанием, согласно которому дело должно храниться в течение установленного срока - истечение срока договора, по завершении ревизии и тому подобное.

Кроме постоянного и временного сроков хранения для некоторых дел практического значения применяются сроки:

ДМН (до минования надобности) - документы имеют только практическое значение, срок хранения их определяется в подразделении, но не может быть менее 1 года,

ДЗН (до замены новыми) - обычно проставляется на нормативных документах, присланных из вышестоящих организаций. В этом случае документы хранятся в подразделении администрации города, их уничтожение возможно лишь при замене на новые, оформленные в соответствии с установленным порядком.

Для некоторых категорий дел в номенклатурах к сроку хранения добавляются отметки ЭПК (экспертно-проверочная комиссия) или ЭК (экспертная комиссия), которые означают, что часть документов дела имеют научно-историческое значение и могут быть оставлены на постоянное хранение. В таких случаях по истечении установленного срока должна проводиться дополнительная полистная экспертиза ценности дел. Решения о дальнейшем хранении или уничтожении таких документов принимают ЭПМК агентства по делам архивов Пермского края. Снятие отметки ЭПК разрешается при условии конкретизации видов документов и сроков их хранения.

Отметка ЭПК делается в случаях, когда она предусмотрена в Перечне или в случаях, когда затруднительно определить конкретный срок хранения дела, содержащего разнородные документы. Отметку ЭПК следует употреблять только в самых необходимых случаях, когда от нее нельзя отказаться.

Снижение сроков хранения запрещено, увеличение сроков возможно в случае если это вызвано специфическими особенностями работы подразделения администрации города, на основании решения ЭК по согласованию с ЭПМК агентства по делам архивов Пермского края. Самовольное увеличение сроков не допускается.

8.2.8. В примечание могут заноситься комментарии и уточняться сроки хранения:

о названиях перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, при составлении номенклатуры,

о заведении дел (указывается дата),

о переходящих делах (если дело не закончено делопроизводством в течение одного года и более, личные дела),

о выделении к уничтожению,

о лицах, ответственных за формирование дел,

о передаче дел в другое подразделение для продолжения,

о месте хранения, если дело имеет длительный справочный характер (хранится в структурном подразделении),

об изменении сроков хранения (при условии завершения проверки),

об исчислении срока с определенного момента (после замены новыми),

об изменении формы документа (в электронной форме).

В случае если дело осталось незавершенным и будет продолжено в следующем году, в примечании делается отметка "переходящее".

8.2.9. По окончании календарного года ответственным за ведение архива в подразделении администрации города подсчитывается количество образовавшихся дел и напротив каждого заголовка в графе 3 проставляется цифра, соответствующая данному количеству дел.

Итоговая запись составляется отдельно по трем группам сроков хранения - постоянного, свыше 10 лет, до 10 лет (включительно) в конце номенклатуры дел.

Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры, передаются в МУ "Архив города Перми" для ведения учета документов, составляющих часть архивного фонда Пермского края.

8.3. Формирование и оформление дел

8.3.1. Формирование дел - это группирование исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Формирование дел в администрации города осуществляется децентрализованно, то есть по месту их образования специалистами подразделений администрации города. Контроль за правильным формированием и оформлением дел осуществляется специалистом, ответственным за делопроизводство и ведение архива.

При формировании дел необходимо соблюдать основные правила и помещать в дело:

документы в соответствии с заголовком дела по номенклатуре,

только исполненные документы,

документы одного календарного года (за исключением переходящих дел),

раздельно документы разных сроков хранения,

документ-ответ за документом-запросом,

документы, относящиеся к одного вопроса.

В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, проекты документов, дубликаты, черновики, конверты.

Объем дела не должен превышать 250 листов при толщине не более 4 сантиметров. При наличии нескольких томов индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "Том 1", "Том 2" и так далее.

Необходимо учитывать особенности формирования в дела документов отдельных категорий.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями вместе с листом согласования, пояснительной запиской, листом разногласий или листом замечаний (при наличии).

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых правовых актов и выписки из соответствующих протоколов заседаний.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению правового акта, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело.

Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии, документы к заседаниям коллегии.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Обращения граждан формируются отдельно от служебных документов.

Документы ограниченного доступа формируются в отдельное дело.

Положения и инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями и группируются вместе с распорядительными документами; если утверждены как самостоятельные документы с грифом "УТВЕРЖДАЮ", то группируются в отдельные дела.

Распоряжения (приказы) по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений (приказов) по личному составу.

Распоряжения (приказы) по личному составу группируются в отдельные дела с учетом сроков хранения - 75 лет (о приеме, увольнении, перемещении, поощрении, предоставлении отпуска по уходу за ребенком, инвалидом) и 5 лет (о предоставлении отпусков, командировках, материальной помощи, наложении взыскания, замещении).

Отдельно группируются распоряжения (приказы) по административно-хозяйственной деятельности).#

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Формирование личных дел муниципальных служащих осуществляется в соответствии с действующим законодательством.

Лицевые счета служащих по заработной плате группируются в самостоятельные дела в порядке табельных номеров, фамилий по алфавиту или по принципу структурного деления подразделений.

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы органов местного самоуправления и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

8.3.2. Оформление дел - подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат полному оформлению. Полное оформление предусматривает комплекс работ по описанию дела на обложке, подшивку (переплет), нумерацию листов, составление заверительной надписи, внутренней описи (при необходимости).

Частичному оформлению подлежат дела временного до 10 лет включительно срока хранения, в этом случае на обложках оформляются реквизиты для использования в текущем делопроизводстве (приложение N 28 к Инструкции). Допускается хранение документов в скоросшивателях, в этом случае листы дела не нумеруются, заверительные надписи и внутренние описи не составляются.

8.3.3. Оформление обложки осуществляется при заведении дела и по завершении делопроизводственного года.

В зависимости от срока хранения проводится полное или частичное оформление обложки дела.

Полному оформлению подлежат обложки дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу.

Обложка дела в текущем делопроизводстве оформляется по установленной форме с указанием реквизитов и сведений (приложение N 28 к Инструкции):

полное наименование подразделения,

индекс дела переносится из номенклатуры дел,

заголовок дела (при необходимости с подзаголовком) переносится из номенклатуры дел,

срок хранения переносится из номенклатуры дел.

На обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения по окончании делопроизводственного года вносятся изменения и дополнения: уточняются заголовки, крайние даты, номера документов в деле и дополняются в обложки (приложение N 29 к Инструкции):

номер тома или части указывается в случае, если за год образуется более одного тома (части),

дата дела (тома, части) - дата заведения и окончания дела с обозначением месяца (словом), года в соответствии с самым ранним и самым поздним документом дела (09 января 2007 года - 30 декабря 2007 года),

количество листов переносится с листа-заверителя,

архивный шифр проставляется после утверждения годовых разделов описей,

в верхней части обложки предусматривается место для проставления штампа архивного учреждения при приеме дела на муниципальное хранение.

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для кодов по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).

8.3.4. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов дела все листы, кроме листа-заверителя, нумеруются сквозной нумерацией. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Листы нумеруются простым карандашом (употребление цветных чернил запрещается) в правом верхнем углу листа арабскими цифрами.

Фотографии, чертежи, диаграммы, представляющие самостоятельный лист, нумеруются на его оборотной стороне.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том нумеруется отдельно.

8.3.5. В лист-заверитель дела (приложение N 30 к Инструкции) заносится заверительная надпись с указанием количества пронумерованных листов в деле цифрами и прописью и отдельно через знак "+" (плюс) количество листов внутренней описи (при ее наличии). В случае обнаружения ошибок в нумерации (пропущен номер, не пронумерован лист, продублирован номер) допускается употребление литерных номеров (например, 123, 123а, 123б).

В листе-заверителе отмечаются особенности физического состояния и формирования дела с указанием номеров листов с фотографиями, чертежами, рисунками, наличие копии вместо подлинника и так далее.

Лист-заверитель подшивается в конце дела.

8.3.6. Для учета документов определенных категорий, в связи со спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, контрольные дела, приказы и документы, отнесенные к категории ограниченного доступа) составляется внутренняя опись документов дела (приложение N 31 к Инструкции).

Внутренняя опись составляется на отдельном листе и подшивается в начале дела.

К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается количество включенных в нее документов.

8.3.7. Документы, составляющие дело, формата А4 должны быть подшиты на четыре прокола (формата А5 - на три прокола) в твердую обложку из картона прочными хлопчатобумажными нитками или переплетены типографским способом с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке или переплету металлические скрепления удаляются.

8.4. Организация оперативного хранения документов

С момента заведения и до передачи на хранение в архив дела хранятся по месту их формирования в течение двух лет (по завершении текущего делопроизводства) для практического использования. Руководители и сотрудники несут персональную ответственность за сохранность документов и дел в соответствии с Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях.

Документы временного (до 10 лет включительно) хранения находятся в подразделениях до истечения срока их хранения и последующего уничтожения в установленном порядке.

Дела должны храниться в запираемых шкафах. Дела располагаются в вертикальном положении корешками наружу, по годам в порядке номеров по номенклатуре дел, на корешках дел указываются индексы в соответствии с номенклатурой дел. Выписка из номенклатуры дел помещается на внутренней стороне дверцы шкафа. Хранение дел в столах у специалистов не допускается.

Выдача дел во временное пользование другим подразделениям администрации города производится с разрешения руководителя на срок не более одного месяца под расписку. Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя делопроизводственной службы с оформлением акта о выдаче во временное пользование (приложение N 32 к Инструкции). На выданное дело составляется карта-заместитель (приложение N 33 к Инструкции).

Изъятие документа из дела постоянного хранения допускается в исключительных случаях (налоговым органам, органам дознания, предварительного следствия, прокуратуре) на основании постановлений и производится с разрешения руководства администрации города с оформлением акта об изъятии подлинника с указанием причин выдачи.

Изъятие документа производится в присутствии должностных лиц, оформляется копия документа, заверенная в установленном порядке, протокол об изъятии подлинника. В деле остается заверенная копия и акт о причинах выдачи подлинника.

8.5. Порядок оформления копий и выписок из архивных документов

8.5.1. Копии архивных документов выдаются заверенными в установленном порядке (п. 3.21. Инструкции). Кроме того, в левом нижнем углу или на обороте документа ставится штамп архива, в котором проставляется наименование архива, номер описи и номер дела по описи. Например:

ФОНД	Департамента имущественных отношений администрации города Перми
ОПИСЬ N	1
ДЕЛО N	246

8.5.2. Если документ требуется сброшюровать (для представления в банк, судебные органы, нотариальных сделок), то на левом поле документа делается четыре прокола (на расстоянии 5 см), через которые пропускается скрепляющий материал (хлопчатобумажная нить). Концы скрепляющего материала выводятся на оборотную сторону последнего листа документа так, чтобы на них можно было наклеить лист бумаги (размером 10 x 6 см) с заверительной надписью, например:

Прошито и пронумеровано 6 (шесть) листов.
Верно
Начальник отдела протокола управления по общим вопросам администрации города	Л.С. Епифанова
Дата
М.П.

Подпись заверяется печатью, при этом оттиск печати должен захватывать лист, на который он наклеен.

8.5.3. Если необходимо воспроизвести только часть текста документа (отдельные пункты), то оформляется выписка. В правом верхнем углу первого листа выписки документа пишется слово "ВЫПИСКА" (прописными буквами).

Выписки из документов оформляются на соответствующем бланке документа.

При оформлении выписки печатается дата, регистрационный номер, заголовок, преамбула, а затем - дословная запись необходимой части текста. Ниже текста указывается должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего подлинник документа.

В выписку из приложения к документу включается реквизит "Приложение", ссылка на вид документа, дату и регистрационный номер, заголовок к приложению, дословная запись необходимой части текста; заверительная надпись "Верно".

Выписка заверяется печатью, предусмотренной для заверения копий данного вида документа. Оттиск печати должен быть хорошо читаем (приложение N 34 к Инструкции).

9. Порядок передачи документов на хранение в архив

9.1. Подготовка документов к передаче на хранение в архив

Документы, образующиеся в деятельности подразделений администрации города, являются муниципальной собственностью и входят составной частью в Архивный фонд Российской Федерации. В соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" документы после проведения экспертизы их ценности подлежат передаче на муниципальное хранение в МУ "Архив города Перми" в порядке, установленном Федеральной архивной службой России.

Подготовка документов к передаче на хранение в архив включает в себя комплекс работ по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению годовых разделов описей на дела постоянного хранения и на дела временного (свыше 10 лет) хранения, составлению актов о выделении к уничтожению документов временного (до 10 лет включительно) срока хранения.

9.2. Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

9.2.1. Экспертиза ценности документов проводится:

в подразделении - при составлении номенклатуры дел, при формировании дел, при отборе дел на хранение в архив,

в архиве - при подготовке дел к передаче на муниципальное хранение.

9.2.2. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов в самостоятельных источниках комплектования МУ "Архив города Перми" создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК) из числа наиболее квалифицированных специалистов в количестве не менее 3 человек под председательством руководителя или заместителя руководителя подразделения. Состав ЭК утверждается приказом руководителя. Внесение изменений в состав ЭК осуществляется приказом руководителя.

Функции и права ЭК, организация работы определяются положением об ЭК, которое утверждается руководителем функционального или территориального органа или руководителем аппарата администрации города после согласования с МУ "Архив города Перми". В целях достижения методического единства положение об ЭК разрабатывается на основе типового или примерного положения о постоянно действующей ЭК.

ЭК является совещательным органом. ЭК проводит заседания в соответствии с планами работы, утверждаемыми руководителем. Заседания ЭК протоколируются. Протоколы подписываются председателем (председательствующим на заседании) и секретарем ЭК. Документирование деятельности ЭК и формирование дел возлагается на секретаря экспертной комиссии.

9.2.3. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:

отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив,

отбор документов временного (до 10 лет включительно) хранения и дел с отметкой ДМН, подлежащих хранению в подразделениях по месту формирования,

выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

9.2.4. Отбор документов проводится ежегодно на основе номенклатуры дел на соответствующий год и Перечня документов с указанием сроков хранения. Экспертиза ценности документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел с последующим изъятием черновиков, дубликатов, документов временного срока хранения.

Дела временного хранения с отметкой ЭК или ЭПМК также просматриваются полистно с целью выделения документов постоянного хранения. В случае обнаружения таких документов дела переформировываются, а документы постоянного хранения оформляются в самостоятельное дело.

9.2.5. Не допускается проведение отбора дел для хранения или к уничтожению на основании заголовков дел.

9.2.6. По результатам проведения экспертизы ценности документов составляются:

годовой раздел описи дел постоянного хранения - опись N 1 (приложение N 35 к Инструкции),

годовой раздел описи дел по личному составу - опись N 2 (приложение N 36 к Инструкции),

годовой раздел описи дел временного (свыше 10 лет) хранения (приложение N 36 к Инструкции),

акт о выделении к уничтожению документов, срок хранения которых истек (приложения N 37, 38 к Инструкции).

9.3. Опись дела

Опись дела - архивный справочник, содержащий перечень дел, предназначенный для их учета.

Годовой раздел описи (далее - опись) составляется отдельно на:

дела постоянного хранения,

дела временного (свыше 10 лет) хранения,

дела по личному составу,

личные дела муниципальных служащих.

В соответствии с Законом Пермской области от 13.12.2001 N 1904-337 "О порядке ведения личных дел государственных и муниципальных служащих Пермской области" личные дела муниципальных служащих являются документами постоянного хранения и выделяются в отдельную опись.

Описи составляются специалистом, ответственным за ведение архива, и представляются в архив после завершения дел в делопроизводстве. Описи составляются строго по установленным формам, отступление от которых недопустимо (приложения N 35, 36 к Инструкции), в соответствии с нормативными требованиями:

каждое дело (том) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером,

нумерация дел в описи сквозная,

заголовки дел вносятся в точном соответствии с номенклатурой дел и с заголовком на обложке дела,

при внесении в опись дел с одинаковыми заголовками полностью указывается заголовок первого дела (тома), а все остальные обозначаются словами "То же" (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью в первой строке),

графы "индекс дела", "дата дела", "количество листов", "сроки хранения" (для описи дел временного хранения и дел по личному составу) заполняются в соответствии с данными на обложке дела,

графа "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о наличии или отсутствии дел, о местонахождении дел, о наличии копий и так далее.

Систематизация дел в описи соответствует систематизации в номенклатуре дел.

В конце описи составляется итоговая запись с указанием (цифрами и прописью) количества дел.

Годовой раздел описи дел функционального подразделения администрации города, передающего документы в архив администрации города, согласовывается с заведующим сектором методической и архивной работы управления по общим вопросам администрации города и утверждается руководителем функционального подразделения администрации города. Описи дел, подготовленные в функциональных подразделениях администрации города, служат основой для подготовки годового раздела сводной описи дел, по которой сдаются дела на муниципальное хранение.

Годовой раздел описи дел функционального или территориального органа администрации города, передающего документы в МУ "Архив города Перми", согласовывается с куратором.

В сводную опись заголовки дел включаются по разделам в соответствии с индексами подразделений.

Порядок заполнения граф сводной описи дел аналогичен заполнению описи дел подразделения. Графа "Номер дела" продолжает нумерацию сводной описи дел за предыдущий год.

В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись. В ней указывается количество находящихся на хранении единиц хранения (цифрами и в круглых скобках - прописью), первый и последний номера единиц хранения, оговариваются имеющиеся пропуски номеров, литерные номера, выбывшие единицы и основание их выбытия.

К каждому последующему годовому разделу описи, по которой документы поступили на хранение, составляется в нарастающем порядке сводная итоговая запись. Все записи производятся после итоговой записи, составленной при печатании описи. В случае отсутствия места для записи на лицевой стороне листа, запись составляется на его обороте. На отдельном листе составление итоговых записей не допускается.

Сводная опись является документом постоянного хранения и включается в номенклатуру дел.

Заверенные в установленном порядке копии сводной описи являются учетным и рабочим экземплярами архива. В МУ "Архив города Перми" направляется контрольный экземпляр описи дел с синей печатью ЭПМК агентства по делам архивов Пермского края.

Сводная опись дел постоянного хранения согласовывается с ЭК подразделения и утверждается на ЭПМК агентства по делам архивов Пермского края, после чего утверждается руководителем функционального или территориального органа администрации города.

Порядок составления годового раздела сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дел по личному составу, аналогичен порядку составления сводной описи дел постоянного хранения с дополнением графы "срок хранения". Дела по личному составу располагаются в последовательности: распоряжения (приказы) по личному составу, журналы (списки) учета личного состава, карточки по учету личного состава, личные дела уволенных, личные карточки уволенных, лицевые счета или ведомости начисления заработной платы, невостребованные трудовые книжки (дипломы, свидетельства), акты о несчастных случаях.

Сводные описи дел по личному составу согласовываются с ЭК подразделения, ЭПМК агентства по делам архивов Пермского края, утверждаются руководителем функционального или территориального органа, или руководителем аппарата администрации города.

В пределах фонда описи нумеруются валовым порядком. К номеру описи может добавляться буквенный индекс, определяющий состав и вид документов, учтенных в описи - "л.с." (личный состав), "н" (научная документация), "п" (проектная документация) и тому подобное.

Не допускается наличие двух описей с одинаковыми номерами или отличающимися только буквенными индексами. Например, N 3 и N 3 л.с., двух описей с N 1.

В администрации города принята следующая нумерация описей:

Опись N 1	документы постоянного хранения,
Опись N 2	документы по личному составу,
Опись N 3 л	личные дела муниципальных служащих.

Справочный аппарат к каждой описи составляется отдельно. Обязательными элементами справочного аппарата к описи являются титульный лист и предисловие.

На титульном листе описи помещаются следующие данные: полное наименование архива, официальное название фонда, номер фонда, номер описи, название описи, которое включает название категории документов (постоянного хранения, по личному составу), крайние даты дел, включенных в опись. Если в опись включены дела за несколько лет с перерывами, то на титульном листе проставляются только те годы, за которые имеются документы.

К первому годовому разделу сводной описи составляется историческая справка, в которой отражаются в хронологической последовательности сведения:

о создании, преобразовании, ликвидации подразделения,

крайние даты деятельности,

направления деятельности,

о структуре и ее изменениях,

о составе, объеме, состоянии документов, подлежащих передаче на муниципальное хранение.

В справочный аппарат к описи также входят при необходимости оглавление, если опись имеет разделы, список сокращений, указатели.

9.4. Отбор документов к уничтожению

Отбор документов к уничтожению производится после составления и утверждения годовых разделов описей дел за этот же период.

Документы по истечении срока хранения включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение N 37 к Инструкции). Для составления акта используется номенклатура дел на соответствующий период и Перечень типовых управленческих документов. В акт включаются дела с истекшим сроком хранения на 1 января года, в котором составлен акт.

На основании актов подразделений составляется сводный акт функционального или территориального органа, или администрации города о выделении документов к уничтожению по установленной форме (приложение N 38 к Инструкции).

Сводный акт о выделении документов к уничтожению вместе с годовыми разделами сводных описей представляется к рассмотрению на заседании ЭК, согласовывается с архивом и утверждается руководителем функционального или территориального органа администрации города, или руководителем аппарата администрации города. После утверждения документы, не подлежащие хранению, могут быть уничтожены.

Включенные в сводный акт документы уничтожаются централизованно, в акте делается отметка о дате, месте и способе уничтожения документов. Использование документов для хозяйственных нужд запрещается. Не допускается уничтожение документов с истекшим сроком хранения непосредственно в подразделениях.

Документы с грифом "ДСП" уничтожаются в соответствии со специальными инструкциями.

9.5. Подготовка и передача документов в архив

9.5.1. В архив передаются на хранение дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу. Дела передаются после оперативного хранения не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Передача дел производится по сдаточным описям (приложение N 39 к Инструкции).

В период подготовки дел к хранению проверяется правильность формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в описи, количеству дел в номенклатуре. Все выявленные при проверке недостатки должны быть устранены.

Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с ЭК и утвержденному руководителем.

Прием каждого дела производится специалистом, ответственным за архив, в присутствии сотрудника, ответственного за работу с документами в подразделении. В описи (в обоих экземплярах) делается отметка о наличии дела, в конце указывается количество фактически принятых дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, подписи.

Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства, базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

В случае отсутствия дел или обнаружения утраты дел принимаются меры к их розыску. Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны. Указанный акт оформляется согласно приложению N 40 к Инструкции, составляется в четырех экземплярах и утверждается руководителем подразделения.

Лица, виновные в утрате документов, привлекаются к ответственности в соответствии с Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях.

9.5.2. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив не передаются. В исключительных случаях они могут передаваться в архив по решению руководителя подразделения. Передача таких документов осуществляется по номенклатуре дел подразделения.

9.5.3. Порядок передачи, дальнейшего хранения и использования документов подразделений администрации города при их реорганизации или ликвидации регулируется правовыми актами о реорганизации или ликвидации подразделений администрации города.

Передача документов ликвидируемых подразделений администрации города осуществляется ликвидационной комиссией.

В состав ликвидационной комиссии кроме специалиста, ответственного за архив, должны входить представители МУ "Архив города Перми" или сектора методической и архивной работы управления по общим вопросам администрации города.

При ликвидации подразделения администрации города:

документы постоянного хранения и документы по личному составу должны быть переданы в МУ "Архив города Перми",

документы временного хранения с неистекшими сроками должны быть переданы на архивное хранение:

от функциональных подразделений - в архив администрации города,

от функциональных и территориальных органов - в МУ "Архив города Перми".

Передача документов на архивное хранение производится по акту приема-передачи с приложением актов о выделении к уничтожению документов отдельно за каждый год, подготовленному ликвидационной комиссией.

Документы, срок хранения которых истек на момент ликвидации подразделения, уничтожаются ликвидационной комиссией в установленном порядке.

При реорганизации подразделения администрации города документы передаются вновь созданному подразделению администрации города.

При реорганизации подразделения администрации города путем разделения или выделения из состава одного или нескольких подразделений, условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются в установленном порядке.

Перед передачей документов в случае ликвидации или реорганизации проводится проверка наличия и состояния дел, а также качества научно-технической обработки документов, находящихся в делопроизводстве или на архивном хранении подразделения. Если документы оформлены с нарушением установленных требований, то ликвидационная комиссия или реорганизуемое подразделение администрации города организуют устранение указанных нарушений.

При ликвидации или реорганизации администрации города, функциональных или территориальных органов администрации города вопросы передачи документов постоянного хранения и по личному составу согласовываются с МУ "Архив города Перми".

10. Организация работы архива

10.1. Задачи и функции архива

Задачи и функции архива определяются в соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов, на основании Положения об архиве, утвержденного руководителем после согласования с МУ "Архив города Перми". Руководитель назначает специалиста, ответственного за ведение архива. Руководитель принимает меры по обеспечению рабочего места специалиста и по созданию условий сохранности документов архива.

Для обеспечения сохранности документов архива проводится комплекс работ:

создание оптимальных условий хранения документов,

размещение документов,

соблюдение порядка выдачи дел,

учет документов.

10.2. Оптимальные условия хранения документов

Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются:

предоставлением отдельного помещения - архивохранилища, которое должно быть оборудовано и приспособлено для хранения документов в соответствии с нормативными требованиями Федеральной архивной службы России и Основными правилами работы ведомственных архивов,

оборудованием архивохранилища средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализацией,

применением оборудования для хранения документов - стеллажей, сейфов, коробок,

созданием оптимального температурно-влажностного и светового режима в помещении хранилища,

проведением санитарно-гигиенических мероприятий.

10.3. Размещение дел

Размещение дел в архивохранилище обеспечивает создание оптимальных условий хранения архивных документов, ежегодное движение дел, оперативный поиск и использование документов.

Дела размещаются в соответствии с требованиями:

документы постоянного хранения размещаются отдельно от документов временного хранения,

документы ликвидированных подразделений хранятся отдельно,

документы с грифом "Секретно" хранятся в отдельном (режимном) помещении,

документы постоянного хранения хранятся в картонных коробках или в связках,

к коробкам приклеиваются, а к связкам прикрепляются ярлыки с указанием номера описи, номеров дел, крайние даты, наименование подразделения,

коробки (связки) устанавливаются на стеллажах в вертикальном или горизонтальном положении.

Не допускается хранение документов на полу, подоконниках, лестничных площадках и других, не приспособленных для хранения дел, местах.

10.4. Порядок выдачи дел из архива

Дела из архива могут выдаваться:

в целях исполнения копий документов, архивных выписок из документов,

во временное пользование,

для изъятия подлинных документов судебным и следственным органам,

для наведения архивных справок (о зарплате, стаже, награждении и так далее),

для исследований,

для проведения реставрационных работ, переплета, обработки (дезинфекция, дезинсекция).

При выдаче дел необходимо соблюдать нормативные требования:

для работы с документами сторонним организациям или исследователям дела выдаются на основании письма,

во временное пользование дела выдаются для специалистов администрации города на срок до 10 дней на основании письменной заявки, для работников сторонних организаций - до 3 месяцев на основании письма и акта о выдаче дел (приложение N 32 к Инструкции),

направление дел на реставрацию, в переплет оформляется заказом по форме акта о выдаче дел во временное пользование (приложение N 32 к Инструкции),

на место выданного дела подкладывается отдельно для каждого дела карта-заместитель (приложение N 33 к Инструкции),

при возвращении дел проверяется их состояние после использования - наличие каждого дела, физическое состояние, нумерация листов и состояние каждого документа,

ведется учет выданных из архива дел в книге учета выданных дел под роспись.

10.5. Учет документов

Учет документов - это определение их количества и состава в установленных единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах.

Учет производится путем присвоения каждому отдельному архивному делу учетного номера (номера дела), являющегося частью архивного шифра. Полностью архивный шифр состоит из номеров фонда, описи и дела. Архивный шифр помещается на обложке всех архивных дел в нижнем левом и верхнем правом углах (приложение N 29 к Инструкции). Не допускается присвоение одного учетного номера двум и более делам.

Не допускается хранение в архиве включенных в описи архивных дел без архивных шифров на обложках.

Единицами учета документов являются архивный фонд и единица хранения.

Архивный фонд - комплекс документов, образовавшихся в деятельности одного подразделения-источника комплектования МУ "Архив города Перми".

Единица хранения (дело) - физически обособленный документ (или несколько документов), заключенный в отдельную обложку.

В архивах ведутся следующие учетные документы, предусмотренные Основными правилами работы архивов организаций:

книга учета поступления и выбытия документов,

лист фонда,

описи дел,

реестр описей,

дело фонда,

лист-заверитель дела,

внутренняя опись документов дела.

Реестр описей (приложение N 41 к Инструкции) ведется в архиве при наличии двух и более описей.

Реестр описей в архиве ведется в одном из двух вариантов:

все изменения в реестре (внесение новых описей, их названий, изменение количества дел в описях, крайних дат и итоговой записи) производятся в автоматизированном режиме, на 01.12._______ г. производится распечатка,

в бумажном варианте, при котором реестр ежегодно пересоставляется на 01.12.______ г.

Описи вносятся в реестр описей в хронологической последовательности их поступления, под соответствующими порядковыми номерами.

В реестре описей фиксируются основные данные по составу каждой поступившей в архив описи: номер фонда, номер описи, название описи, количество описанных в ней дел.

В каждом функциональном или территориальном органе администрации города - источнике комплектования МУ "Архив города Перми" ведется дело фонда. В него включается историческая справка, акты передачи дел фонда на постоянное хранение, акты о выделении к уничтожению документов фонда и проверок наличия и состояния документов и т.д. Все документы в деле фонда должны располагаться в хронологической последовательности их составления. На документы, входящие в дело фонда, составляется внутренняя опись, листы нумеруются.

При наличии у источника комплектования МУ "Архив города Перми" более двух фондов необходимо вести список фондов.

Лист фонда составляется на каждый фонд. Номер листа фонда соответствует номеру фонда по списку фондов МУ "Архив города Перми" (если фондов несколько). В том случае когда документы подразделения в МУ "Архив города Перми" не поступали, листу фонда номер будет присвоен при первой передаче документов на муниципальное хранение.

В отличие от описей, которые учитывают только описанные документы, листы фондов учитывают также неописанные документы в период от их поступления в архив и до описания. Документы должны быть описаны не позднее чем через 2 года после завершения их в делопроизводстве, но с условием, что все дела за описываемый год завершены делопроизводством. Например, документы за 2007 год должны быть описаны до 1 декабря 2010 года За этот трехлетний период (2007 - 2010) неописанные документы учитываются в листе фонда (приложение N 42 к Инструкции).

В листе фонда учитываются поступление и выбытие документов:

поступление неописанных документов из структурных подразделений,

поступление документов в результате проведения научно-технической обработки и составления описей дел,

выбытие документов по описям дел на постоянное хранение в МУ "Архив города Перми".

Если лист фонда заполняется на двух и более бланках, то на первом делается отметка "см. продолжение N ...", на последующем - "продолжение N ...".

Листы фондов хранятся по порядку номеров в папке "Дело фонда".

При учете документов в архиве проводится проверка наличия и состояния дел архива в целях установления фактического наличия дел в соответствии с описями и выявления дел, требующих обработки и реставрации.

Плановая проверка наличия и состояния дел постоянного хранения проводится не реже одного раза в 5 лет, дел временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу - не реже одного раза в 10 лет.

Единовременная проверка наличия и состояния дел архива проводится:

после перемещения дел в другое помещение,

после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение дел,

при смене специалиста, ответственного за ведение архива.

Имеющиеся в наличии дела проверяются по описям, дела, выданные для работы или во временное пользование, проверяются по книге учета выданных дел.

Проверка наличия и состояния дел архива проводится в соответствии с требованиями Основных правил работы ведомственных архивов.

Итоги проверки оформляются актом (приложение N 43 к Инструкции). При необходимости изменения и дополнения, выявленные в результате проверки, вносятся в учетные документы архива.

По истечении предельных сроков хранения в архиве (5 лет) документы постоянного хранения подлежат передаче в МУ "Архив города Перми" в установленном порядке.

Прием дел на муниципальное хранение проводится поединично по описям дел с оформлением акта приема-передачи.

(1) По всему тексту документа в случаях если функции касаются функциональных, территориальных органов и функциональных подразделений администрации города, в остальных случаях употребляется термин функциональный или территориальный орган, или функциональное подразделение

Приложение N 1
к Инструкции

Примерный перечень
обязанностей делопроизводственной службы (специалиста, ответственного за делопроизводство)

1. По документированию управленческой деятельности:

1.1. Осуществляет контроль за использованием бланков сотрудниками подразделения, занимающимися составлением документов.

1.2. Составляет документы по поручению руководителя подразделения администрации города.

1.3. Контролирует оформление, согласование проектов документов, представляемых на подписание руководителю подразделения администрации города (по поручению руководителя).

1.4. Исполняет машинописное (компьютерное) изготовление документов и тиражирует документы по поручению руководителя подразделения администрации города.

1.5. Осуществляет регистрацию и хранение распорядительных документов подразделения администрации города.

1.6. Фиксирует даты поступления и даты согласования в листе согласования к проекту документа на бумажном носителе и в электронном виде в листе согласования ЭРКК проекта.

1.7. Документирует работу совещаний у руководителя подразделения администрации города (по поручению руководителя).

2. По организации документооборота и исполнения документов:

2.1. Получает в отделе делопроизводства управления по общим вопросам администрации города зарегистрированные документы, рассмотренные руководителями администрации города, адресованные подразделению; осуществляет прием по почте, телеграфу, факсу, электронной почте и производит первоначальную обработку корреспонденции, поступившей в подразделение.

2.2. Производит предварительное рассмотрение документов и организует своевременную подготовку поступающих документов для рассмотрения руководством.

2.3. Регистрирует поступающие, отправляемые и внутренние документы в установленном порядке.

2.4. Обеспечивает сканирование поступающих, отправляемых и внутренних документов, рассылку их по принадлежности в электронном виде, создание и ведение электронных хранилищ по регистрируемым документам.

2.5. Обеспечивает доставку документов исполнителям в соответствии с резолюцией руководителя.

2.6. Своевременно вносит в ЭРКК текст резолюции и изменения по прохождению документов.

2.7. Обеспечивает контроль за прохождением и исполнением документов в установленные сроки.

2.8. Осуществляет справочно-поисковую работу по регистрируемым документам.

2.9. Еженедельно обобщает и анализирует сведения о ходе и результатах исполнения документов, систематически информирует руководителя подразделения по указанным вопросам.

2.10. Принимает от специалистов подразделения проекты ответов на подпись руководителю подразделения либо на подпись руководству администрации, контролирует правильность оформления в соответствии с установленными требованиями, обеспечивает их редактирование (последнее - по поручению руководителя).

2.11. Оформляет в ЭРКК снятие с контроля подписанных руководителем ответов в установленном порядке.

2.12. Организует доставку отправляемой корреспонденции по назначению через почтовое отделение в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.

2.13. Осуществляет прием и отправку документов средствами факсимильной и электронной связи.

3. По организации документов в делопроизводстве и ведению архива:

3.1. Осуществляет комплектование архива документами постоянного и временного хранения.

3.2. Проводит научно-техническую обработку документов, обеспечивает их сохранность, учет, подготовку и передачу на муниципальное хранение.

3.3. Ведет учет документов и проводит проверки наличия и состояния дел архива.

3.4. Составляет и ведет научно-справочный аппарат архива.

3.5. Исполняет запросы граждан и организаций, выдает в установленном порядке копии документов, консультирует организации и граждан по вопросам местонахождения документов.

3.6. Организует и проводит экспертизу ценности документов, обеспечивает работу экспертной комиссии.

3.7. Составляет сводную номенклатуру дел подразделения администрации города и представляет ее для согласования в установленном порядке.

3.8. Составляет и представляет на рассмотрение в установленном порядке годовые разделы сводной описи дел подразделения администрации города.

4. По организационно-техническому обеспечению деятельности подразделения администрации города:

4.1. Участвует в подготовке созываемых руководителем совещаний и организует их техническое обслуживание.

4.2. Обеспечивает подписку на газеты и периодические издания для руководителя и специалистов подразделения администрации города, следит за поступлением периодических изданий и газет.

4.3. Организует (совместно со специалистом по компьютерному обеспечению) использование почтовой программы Outlook Express как средства безбумажного документооборота для обеспечения деятельности подразделения и взаимодействия с другими подразделениями администрации города.

4.4. Организует прием посетителей руководителем подразделения администрации города.

4.5. Организует телефонные переговоры руководителя подразделения администрации города.

4.6. Осуществляет заказ печатей и штампов, контролирует их применение и хранение в установленном порядке.

4.7. Обеспечивает ознакомление специалистов с нормативными, методическими и информационными документами по вопросам делопроизводства, поступившими в подразделение.

4.8. Консультирует специалистов подразделения по вопросам оформления проектов документов и организации работы с документами.

4.9. Изучает, обобщает и распространяет опыт организации работы с документами, осуществляет внедрение его в практику.

4.10. Определяет потребность, составляет заявку на канцелярские принадлежности.

4.11. Осуществляет контроль за состоянием ПЭВМ и другой организационной техники, организует их своевременный ремонт.

Приложение N 2
к Инструкции

Примерный перечень
наиболее применяемых видов документов в администрации города

N	Системы документации	Виды документации
1	Организационные документы	Договор Инструкция (должностная инструкция) План Положение Правила Программа Регламент Смета Соглашение (договор, контракт) Устав Штатное расписание Протокол
2	Распорядительные документы	Постановление Распоряжение Приказ
3	Информационно-справочные документы	Автобиография Акт Анкета График Доклад Заключение (отзыв) Заявление Карточка (личная, лицевая) Обзор Служебная записка	Отчет Письмо Перечень (список) Справка Сводка Стенограмма Телеграмма Телефонограмма Характеристика Объяснительная записка
		Разновидности писем (по содержанию и назначению)
		Письмо-предложение Письмо-просьба Письмо-извещение Письмо-приглашение Сопроводительное письмо	Письмо-подтверждение Письмо-напоминание Гарантийное письмо Информационное письмо
		Группы писем
		Инициативные (письмо-запрос) Ответные (письмо-ответ)

Приложение N 3
к Инструкции

Перечень
бланков документов администрации города

С изменениями и дополнениями от:

31 декабря 2008 г., 17 марта 2009 г.

1. Бланки администрации города (формат А4)

1.1. Бланк постановления администрации города с воспроизведением герба города Перми в полноцветном варианте.

1.2. Общий бланк с воспроизведением герба города Перми в черно-белом варианте.

1.3. Бланк письма с воспроизведением герба города Перми в полноцветном варианте:

1.3.1. Продольный.

1.3.2. Угловой.

1.4. Бланк письма с воспроизведением герба города Перми в черно-белом варианте:

1.4.1. Продольный.

1.4.2. Угловой.

2. Бланки главы администрации города (формат А4)

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Перми от 17 марта 2009 г. N 135 пункт 2.1 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.1. Бланк распоряжения администрации города с воспроизведением герба города Перми в полноцветном варианте.

2.2. Бланк письма главы администрации города с воспроизведением герба города Перми в полноцветном варианте:

2.2.1. Продольный.

2.2.2. Угловой.

2.3. Бланк письма с воспроизведением герба города Перми в черно-белом варианте:

2.3.1. Продольный.

2.3.2. Угловой.

3. Бланки заместителей главы администрации города (в том числе первого заместителя главы администрации города)

с воспроизведением герба города Перми в черно-белом варианте (формат А4, А5)

3.1. Бланк письма первого заместителя главы администрации города:

3.1.1. Продольный.

3.1.2. Угловой.

3.2. Бланк письма заместителя главы администрации города:

3.2.1. Продольный.

3.2.2. Угловой.

4. Бланки руководителя аппарата администрации города

4.1. Бланк распоряжения руководителя аппарата администрации города с воспроизведением герба города Перми в черно-белом варианте (формат А4).

4.2. Бланк письма руководителя аппарата администрации города с воспроизведением герба города Перми в черно-белом варианте (формат А4, А5):

4.2.1. Продольный.

4.2.2. Угловой.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Перми от 7 августа 2009 г. N 520 в пункт 5 настоящего приложения внесены изменения, вступающие в силу с момента официального опубликования названного постановления и распространяющиеся на правоотношения, возникшие с 1 июля 2009 г.

См. текст пункта в предыдущей редакции

5. Бланки подразделений администрации города

с воспроизведением герба города Перми в черно-белом варианте

5.1. Бланк приказа функционального либо территориального органа или функционального подразделения.

5.2. Бланк распоряжения главы территориального органа.

5.3. Бланк распоряжения руководителя функционального органа.

5.4. Общий бланк подразделения администрации города.

5.5. Бланк письма подразделения администрации города:

5.5.1. Продольный.

5.5.2. Угловой.

Приложение N 4
к Инструкции

Примерный перечень
документов, подлежащих утверждению

1. Акты (проверок, ревизий, передачи дел и так далее).

2. Графики (внедрения, выполнения, дежурств, отпусков, проведения аттестации и квалификационных экзаменов и так далее).

3. Инструкции (по делопроизводству и так далее).

4. Отчеты (о деятельности, командировках и так далее).

5. Планы.

6. Программы (проведения работ и мероприятий, командировок и так далее).

7. Сметы.

8. Табель документов, разрешенных для применения в администрации города.

9. Альбомы форм документов.

10. Уставы (муниципальных учреждений, обществ, фондов и так далее).

Приложение N 5
к Инструкции

Оформление таблиц

Утратило силу с 1 января 2010 г.

Информация об изменениях:

См. текст приложения

Приложение N 6
к Инструкции

Перечень документов,
на которых проставляется печать с изображением герба города Перми

1. Акты о выполнении работ.

2. Гарантийные письма.

3. Доверенности на ведение дел в суде, на заключение договоров, соглашений, контрактов.

4. Договоры, соглашения, контракты.

5. Командировочные удостоверения, подписанные главой администрации города или руководителем аппарата администрации города.

6. Представления и ходатайства о награждении.

7. Сметы расходов.

8. Уставы и изменения к ним.

9. Финансовые документы.

10. Удостоверения, подписываемые главой администрации города или руководителем аппарата администрации города.

Приложение N 7
к Инструкции

Правила
подготовки электронной версии проекта документа в администрации города

Утратило силу с 1 января 2010 г.

Информация об изменениях:

См. текст приложения

Приложение N 8
к Инструкции

Утратило силу с 1 января 2010 г.

Информация об изменениях:

См. текст приложения

Приложение N 9
к Инструкции

Утратило силу с 1 января 2010 г.

Информация об изменениях:

См. текст приложения

Приложение N 10
к Инструкции

Форма полного протокола

                                ПРОТОКОЛ

        __________________________________________________________

         (наименование подразделения или коллегиального органа)

от _________________                                         N __________

Председательствующий     ________________________________________________

                            (фамилия и инициалы в именительном падеже)

Секретарь                ________________________________________________

                            (фамилия и инициалы в именительном падеже)

Присутствовали:   _______________________________________________________

                   (фамилия  и  инициалы  членов  коллегиального органа в

                                  алфавитном порядке

_________________________________________________________________________

     в именительном падеже без наименования должности для постоянных

                            участников совещаний)

Приглашенные:   _________________________________________________________

                   (фамилия и инициалы  приглашенных в алфавитном порядке

                                 в именительном падеже,

_________________________________________________________________________

              при необходимости - с наименованием должности)

Повестка дня:

1. О (Об) ... ___________________________________________________________

                               (содержание вопроса)

   Доклад _______________________________________________________________

         (наименование должности, фамилия, инициалы в родительном падеже)

2. О (Об)... (далее как в п. 1.)

1. СЛУШАЛИ: _____________________________________________________________

             (фамилия, инициалы докладчика в родительном падеже, краткое

                              изложение содержания

_________________________________________________________________________

           доклада (сообщения, информации) от 3 л. ед. ч. или слова

                           "Текст прилагается")

ВЫСТУПИЛИ: ______________________________________________________________

               (фамилия, инициалы выступивших в именительном падеже;

_________________________________________________________________________

      краткое содержание выступления или слова "Текст прилагается")

РЕШИЛИ:

   1.1. Утвердить (поручить, представить...)

   1.2. ...

2. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ:

   2.1. ...

   2.2. ...

   2.3. ...

Председательствующий           личная подпись           Инициалы, фамилия

Секретарь                      личная подпись           Инициалы, фамилия

Приложение N 11
к Инструкции

Форма краткого протокола

                                ПРОТОКОЛ

        __________________________________________________________

         (наименование подразделения или коллегиального органа)

от _________________                                         N __________

Председательствующий     ________________________________________________

                            (фамилия и инициалы в именительном падеже)

Секретарь                ________________________________________________

                            (фамилия и инициалы в именительном падеже)

Присутствовали:   _______________________________________________________

                   (фамилия  и  инициалы  членов  коллегиального органа в

                                   алфавитном порядке

_________________________________________________________________________

     в именительном падеже без наименования должности для постоянных

                           участников совещаний)

либо

Список прилагается

Повестка дня:

1. О (Об) ... ___________________________________________________________

                               (содержание вопроса)

2. О (Об) ... ___________________________________________________________

                               (содержание вопроса)

ВЫСТУПИЛИ: ______________________________________________________________

               (фамилия, инициалы выступивших в именительном падеже;

_________________________________________________________________________

                                 тема доклада)

РЕШИЛИ:

   1.1. Утвердить (поручить, представить...)

   1.2. ...

2. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ:

   2.1. ...

   2.2. ...

   2.3. ...

Председательствующий           личная подпись           Инициалы, фамилия

Секретарь                      личная подпись           Инициалы, фамилия

Приложение N 12
к Инструкции

Форма выписки из протокола

                            ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА

от _________________                                         N __________

        __________________________________________________________

         (наименование подразделения или коллегиального органа)

Председательствующий     ________________________________________________

                            (фамилия и инициалы в именительном падеже)

Секретарь                ________________________________________________

                            (фамилия и инициалы в именительном падеже)

Присутствовали:   _______________________________________________________

                    (фамилия и инициалы членов коллегиального органа в

                                    алфавитном порядке

_________________________________________________________________________

     в именительном падеже без наименования должности или постоянных

                            участников совещаний)

Приглашенные:   _________________________________________________________

                 (фамилия и инициалы  приглашенных в алфавитном порядке в

                                 именительном падеже,

_________________________________________________________________________

              при необходимости - с наименованием должности)

Повестка дня:

2. О (Об) ... ___________________________________________________________

                                (содержание вопроса)

Доклад __________________________________________________________________

        (наименование должности, фамилия, инициалы в родительном падеже)

СЛУШАЛИ: ________________________________________________________________

           (фамилия, инициалы докладчика, краткое изложение содержания

                           доклада, сообщения, информации)

РЕШИЛИ:

2.1. Утвердить (поручить, представить...)

2.2. ...

Председательствующий           Личная подпись           Инициалы, фамилия

Секретарь                      Личная подпись           Инициалы, фамилия

Верно

Специалист 1 категории

Личная подпись Инициалы, фамилия

Дата

Печать

Приложение N 13
к Инструкции

Форма акта выполненных работ

                                                                                             /----------\

                                                                                             |   Код    |

                                                                                             |----------|

                                                                               Форма по ОКУД |  0301053 |

                           Администрация города Перми                                        |----------|

------------------------------------------------------------------------------------ по ОКПО |          |

                                (наименование)                                               |----------|

                                                                                             |          |

---------------------------------------------------------------------------------------------+----------|

                      (подразделение администрации города)         Вид деятельности по ОКВЭД |          |

                                                                                     /-------+----------|

                                                                    Трудовой договор | номер |          |

                                                                                     |-------+----------|

                                                                                     | дата  |          |

                                                                                     |-------+----------|

                                                              Срок действия договора |   с   |          |

                                                                                     |-------+----------|

                                                                                     |  по   |          |

                                                                                     \------------------/

                        /------------------------\   /----------------\   УТВЕРЖДАЮ

                        |Номер до-|Дата составле-|   |Отчетный период |

                        | кумента |     ния      |   |----------------|   Руководитель __________________

                        |         |              |   |   с    |  по   |                  (должность)

                        |---------+--------------|   |--------+-------|

                        |         |              |   |        |       |   _______________  ______________

                        \------------------------/   \----------------/   (личная подпись) (расшифровка

                                                                              М.П.             подписи)

         Акт

   о приеме работ,

выполненных по срочному

  трудовому договору,

 заключенному на время

выполнения определенной

       работы

В соответствии с трудовым договором N ________ от "_____" ________ 20____ г.

Работник ________________________________________________________________________________________________

                                          (фамилия, имя, отчество)

выполнил за отчетный период следующие работы:

/-------------------------------------------------------------------------------------------------------\

|   N   |                   Наименование работы                    |           Сумма (руб.)             |

|-------+----------------------------------------------------------+------------------------------------|

|   1   |                          2                               |                 3                  |

|-------+----------------------------------------------------------+------------------------------------|

|       |                                                          |                                    |

|-------+----------------------------------------------------------+------------------------------------|

|       |                                                          |                                    |

|-------+----------------------------------------------------------+------------------------------------|

|       |                                                          |                                    |

\------------------------------------------------------------------+------------------------------------|

                                                             Итого |                                    |

                                                                   |------------------------------------|

                                          Сумма аванса, предоплаты |                                    |

                                                                   |------------------------------------|

                     Всего к выплате (с учетом аванса, предоплаты) |                                    |

                                                                   \------------------------------------/

Работа(ы) выполнена(ы) __________________________________________________________________________________

                                    (указать качество, объем, уровень выполнения работ)

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

на сумму ________________________________________________________________________________________________

                                              (прописью)

         ______________________________________________________________________________ руб. _______ коп.

Работу сдал

Работник               _____________________

                         (личная подпись)

Работу принял

Представитель работодателя

(руководитель администрации города)     _______________   __________________   _______________________

                                          (должность)      (личная подпись)     (расшифровка подписи)

Руководитель подразделения              _______________   __________________   _______________________

                                          (должность)      (личная подпись)     (расшифровка подписи)

Главный бухгалтер                                         __________________   _______________________

                                                           (личная подпись)     (расшифровка подписи)

Приложение N 14
к Инструкции

Форма акта

   АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ПЕРМИ                /-                                 -\

   наименование подразделения                   УТВЕРЖДАЮ

             АКТ                                Должность руководителя _______

______________       N ______                   ------------------------------

                                                ___________________________ Ф.И.О.

                                                ________________________ (подпись)

                                                "_____" ____________ 20______ года

/-                                   -\         М.П.

              Заголовок

   (о проверке, о приемке-передачи,

    о списании и так далее)

   Основание: ___________________________________________________________

                                распоряжение, приказ

   Составлен комиссией:

   Председатель: ________________________________________________________

                            должность, фамилия, инициалы

Члены комиссии: 1. ______________________________________________________

                              должность, фамилия, инициалы

                                (располагают по алфавиту)

                2. ______________________________________________________

                3. ______________________________________________________

                                      ТЕКСТ

   Констатирующая часть - цели, задачи, дата (сроки) и характер  работы, проделан-

ной составителями акта, ее результаты.

   Заключительная часть - выводы, решения, предложения, рекомендации.

Составлен в трех экземплярах:

1-й экземпляр направлен в _______________________________________________ (куда, кому)

2-й экземпляр направлен в _______________________________________________ (куда, кому)

3-й экземпляр направлен в _______________________________________________ (куда, кому)

Приложение: (наименование документа) на ______ л. в ________экз.

Председатель комиссии        личная подпись            расшифровка подписи

Члены                        личная подпись            расшифровка подписи

                             личная подпись            расшифровка подписи

Приложение N 15
к Инструкции

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ..

.                                                                                       .

.             /------\ |  верхнее поле - 0,64 см на бланке                               .

.             | Герб |   (2 см - на остальных страницах)                                .

.             |      |                                                                   .

.             \------/                            /-                                -\   .

.      АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ПЕРМИ                         1-й адрес                     .

.   ул. Ленина, 23, г. Пермь, 614000                     |                              .

. Тел. (342) 212-66-22, факс (342) 212-23-91      шрифт  |             | 2 интервала     .

. E-mail: gorodperm@perm.permregion.ru            N 14   |             |                 .

.      http://www.gorodperm.ru                           |                              .

. ОКПО 04038270, ОГРН 1025900532460,                      2-й адрес                     .

.          ИНН 5902290653                                                                .

.                                                                                        .

. ____________________ N ___________________                                             .

.                                                                                        .

. На N ______________ от ___________________                                             .

.                                                                                        .

. /-                                       -\                                            .

.                                                                                       .

.                        | шрифт                                                         .

.                        | N 14,                                                         .

.      заголовок         | 1 интервал                                                    .

.                                                                                      .

.          |                                                                             .

.          | 2 интервала                                                                .

.                          Обращение (может отсутствовать)  |                           .

.                                                            | 2 интервала              .

.                                                            |                |1,5       .

.                                                                            |интервала .

.                     Первая часть - причины, мотивы, основания.              |шрифт N 14.

.                                                                                       .

.                     Вторая часть - выводы, решения, предложения, просьбы               .

.                                                                                       .

.                                        |   2 интервала                                 .

.                                        |                                               .

.                                                                                       .

.                                                                                        .

. Приложение: на 2 л. в 1 экз.                                                           .

.                                                                                       .

.                             |                                                          .

.                             |   2 интервала                                            .

.                             |                                                          .

.                                                                                       .

.                                                                                        .

  ------- Формула вежливости,                                                           .

. левое    Наименование должности       личная подпись           расшифровка             .

. поле                                                             подписи               .

. 2,5 см                                                                                 .

.                                                                                        .

.                                                                               ------- .

.                                                                                правое  .

.                                                                                поле    .

.                                                                                1 см    .

.                                                                                        .

.                                                                                        .

.                                                                                        .

.        Л.С. Иванова                                                                   .

.        212 54 74     | шрифт                                                           .

.                     | N 10                                                            .

. нижнее |                                                                              .

. поле   | Идентификатор                                                                 .

. 2 см   | шрифт N 8                                                                     .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ..

Приложение N 16
к Инструкции

Форма служебной (докладной) записки

НАИМЕНОВАНИЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ                /-                           -\

                                                      Адресат

СЛУЖЕБНАЯ (ДОКЛАДНАЯ) ЗАПИСКА

________________ N __________                                   Резолюция

Заголовок к тексту

   1. Констатирующая часть (описательная или аналитическая).

   Изложение  фактов  (событий, ситуаций, причин, информирование  о  ходе

работ или исполнении документов).

   Анализ: возможные  варианты развития событий или выхода из сложившейся

ситуации.

   2. Выводы, предложения, рекомендации или просьбы.

Отметка о наличии приложения (при необходимости).

Наименование должности           личная подпись         Инициалы, фамилия

Отметка об исполнителе (может отсутствовать)

Визы согласования (при необходимости)

Приложение N 17
к Инструкции

Образец телеграммы

Отметка о категории

ПОЧЕТНОМУ ГРАЖДАНИНУ

ГОРОДА ПЕРМИ, ДВАЖДЫ

ГЕРОЮ СОВЕТСКОГО СОЮЗА,

ЛЕТЧИКУ-КОСМОНАВТУ СССР

А.А. ЛЕОНОВУ

ГОРОД МОСКВА

107078

УВАЖАЕМЫЙ АЛЕКСЕЙ АРХИПОВИЧ! ПРИМИТЕ САМЫЕ ТЕПЛЫЕ СЕРДЕЧНЫЕ  ПОЗДРАВЛЕНИЯ

ДНЕМ  ВАШЕГО  70-ЛЕТИЯ зпт ОСОБУЮ  ПРИЗНАТЕЛЬНОСТЬ зпт УВАЖЕНИЕ   ЖИТЕЛЕЙ

ПЕРМСКОГО КРАЯ зпт КОТОРЫЕ ПОМНЯТ НЕЗАБЫВАЕМЫЕ ДНИ ПРИЗЕМЛЕНИЯ  ЛЕТАТЕЛЬ-

НОГО АППАРАТА УРАЛЬСКОЙ ЗЕМЛЕ зпт ГОРДЯТСЯ ПОДВИГОМ  ВАШЕГО  КОСМИЧЕСКОГО

ЭКИПАЖА тчк

Дата, регистрационный номер

ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ПЕРМИ

     И.О.Ф.

_________________________________________________________________________

Глава администрации города Перми     личная подпись   расшифровка подписи

Дата

                                      /----------\

                                      | Гербовая |

                                      |  печать  |

                                      \----------/

Администрация города Перми

ул. Ленина, 23,

614000, г. Пермь

Приложение N 18
к Инструкции

                      Форма журнала учета телефонограмм

N	Дата	Должность, Ф.И.О., передавшего телефонограмму, номер телефона	Должность, Ф.И.О. принявшего телефонограмму, номер телефона	Время приема	Текст телефонограм- мы (не более 50 слов)
1	2	3	4	5	6

Приложение N 19
к Инструкции

                               Журнал

                      регистрации получаемой

               по электронной почте корреспонденции

N	От кого посту- пило сообщение	Дата, исходящий N	Кому отправлено сообщение	Подтвержде- ние	Способ отправления
1	2	3	4	5	6

                               Журнал

                      регистрации отправляемой

               по электронной почте корреспонденции

N	Дата	Отправитель	Тема	Адресат	Подтверждение
1	2	3	4	5	6

Приложение N 20
к Инструкции

                               Журнал

                         учета факсограмм

N	Дата поступления	Корреспондент	Отметка о получении	Кому передано
1	2	3	4	5

Приложение N 21
к Инструкции

Схема
прохождения служебной корреспонденции в администрации города

/---------------------------------------------\   /-----------------------------------------------------------------------\

|Служебная корреспонденция, направленная в    |   |   Исполнитель получает письмо, организует работу по его исполнению    |

|адрес главы администрации города, его замес- |   |            и готовит ответ заявителю в установленные сроки            |

|тителей, руководителя аппарата администрации |   \-----------------------------------------------------------------------/

|города, поступает в отдел делопроизводства   |      Если ответ готовится исполнителем за     Если ответ готовится испол-

|управления по общим вопросам                 |      подписью главы администрации города,     нителем за подписью руково-

\---------------------------------------------/      его заместителя, руководителя  аппа-        дителя подразделения

                     |                                    рата администрации города              администрации города

                     |                                               |                                   |

                                                                    |                                   |

/---------------------------------------------\                                                         

|Отдел делопроизводства: документы, адресован-|   /--------------------------------------\   /----------------------------\

|ные главе администрации города, его замести- |   |Исполнитель готовит проект ответа,    |   |Исполнитель готовит проект  |

|телям, руководителю аппарата администрации   |   |согласовывает в установленном порядке,|   |ответа за подписью руководи-|

|города, предварительно рассматривает, регист-|   |представляет подготовленный проект в  |   |теля подразделения, согласу-|

|рирует и записывает в журналы доставки кор-  |   |трех экземплярах с подлинником входя- |   |ет его в установленном по-  |

|респонденции руководителям (через помощников)|   |щего письма помощнику                 |   |рядке                       |

|до 16.00 час. С 16.00 час. до 17.00 час. по- |   |                                      |   \----------------------------/

|мощники получают документы под расписку в    |   |                                      |                |

|журнале                                      |   |                                      |                |

\---------------------------------------------/   \--------------------------------------/                

                     |                                               |                       /----------------------------\

                     |                                               |                       |Руководитель подразделения, |

                                                                                           |подписывает, снимает с конт-|

/---------------------------------------------\   /--------------------------------------\   |роля, списывает подлинник   |

|В этот же день помощники оформляют проекты   |   |Помощник проверяет правильность оформ-|   |входящего письма в дело     |

|резолюций и передают документы на рассмотре- |   |ления, наличие виз, знакомится с      |   \----------------------------/

|ние соответствующим руководителям администра-|   |содержанием ответа и представляет гла-|                |

|ции города                                   |   |ве администрации города, или его      |                |

\---------------------------------------------/   |заместителю, или руководителю аппара- |                

                     |                            |та администрации города для подписания|   /----------------------------\

                     |                            \--------------------------------------/   |Исполнитель передает испол- |

                                                                                            |ненное письмо в делопроиз-  |

/---------------------------------------------\   /--------------------------------------\   |водственную службу для      |

|Глава администрации города, его заместители, |   |Глава администрации города либо его   |   |оформления в ЭРКК снятия с  |

|руководитель аппарата администрации города   |   |заместитель, либо руководитель аппара-|   |контроля и регистрации      |

|рассматривают документы, подписывают резолю- |   |та администрации города, подписывает и|   \----------------------------/

|ции и возвращают корреспонденцию помощникам  |   |возвращает помощнику                  |                |

\---------------------------------------------/   \--------------------------------------/                |

                     |                                               |                                    

                     |                                               |                       /----------------------------\

                                                                                           |Делопроизводственная служба |

/---------------------------------------------\   /--------------------------------------\   |отправляет ответ заявителю и|

|На следующий день (до 10.00 час.) помощники  |   |На подлиннике входящего документа     |   |подшивает в дело            |

|возвращают документы в отдел делопроизводст- |   |проставляется отметка о снятии с конт-|   \----------------------------/

|ва, где резолюции заносятся в ЭРКК; письмо   |   |роля и списании в дело                |

|ставится на контроль и передается в электрон-|   \--------------------------------------/

|ном виде исполнителям (при необходимости     |                      |

|изготавливаются ксерокопии)                  |                      |

\---------------------------------------------/                      

                     |                             /-------------------------------------\

                     |                             |Помощник передает подписанный ответ  |

                                                  |вместе с подлинником письма в отдел  |

/---------------------------------------------\    |делопроизводства для регистрации,    |

|Ответственные за делопроизводство в подраз-  |    |оформления снятия с контроля в ЭРКК, |

|делениях получают корреспонденцию в отделе   |    |отправки ответа заявителю и подшивки |

|делопроизводства под расписку в журнале      |    |в дело                               |

\---------------------------------------------/    \-------------------------------------/

Приложение N 22
к Инструкции

Система корпоративного электронного документооборота

В администрации города Перми в целях комплексной автоматизации процесса обработки документов и оперативного обмена информацией введена система корпоративного электронного документооборота (далее - СКЭД), которая построена на основе взаимосвязанных интегрированных функциональных модулей, объединяющих службы документационного обеспечения подразделений администрации города.

СКЭД позволяет избежать многократной регистрации одного и того же документа в подразделениях администрации города. При этом регистрировать документы могут сразу несколько специалистов, так как СКЭД автоматически присваивает документу уникальный регистрационный номер, который достаточно внести на документ.

Аппарат Думы и аппарат администрации города имеют право взаимного доступа к базам данных правовых актов Думы и администрации города в режиме просмотра.

Для удобства пользователей СКЭД разработано "Руководство пользователя программы управления документооборотом".

Доступ и права пользователя СКЭД устанавливаются по заявке подразделения администрации города, подписанной руководителем подразделения и завизированной начальником управления по общим вопросам администрации города.

СКЭД позволяет отследить наличие документа на любой стадии его прохождения в администрации города, так как на каждый документ составляется электронная регистрационно-контрольная карточка (ЭРКК), которая сопровождает документ по всем подразделениям. Информация о прохождении документа отображается в ЭРКК и доступна пользователям на любой рабочей стадии.

Вся картотека ЭРКК представляет собой базу данных.

СКЭД позволяет:

быстро найти информацию о документе,

автоматически сформировать реестры передачи документов,

вести картотеку корреспондентов администрации города,

составить отчеты об исполнении документов: отчет по перечню служебных документов, находящихся на исполнении, отчет по количеству документов по номенклатуре дел, отчет об исполнении документов за определенный период.

Входящая карточка СКЭД предназначена для регистрации поступающих документов. Включает в себя следующие реквизиты: вид документа, индекс отдела, номер дела по номенклатуре, регистрационный номер, дату регистрации и фактического исполнения документа, наименование корреспондента, адрес корреспондента, его исходящий номер, дату и подпись, краткое содержание, текст и дату резолюции, сведения об исполнении документа, комментарии.

Работа с поступающими документами:

регистрация документа с заполнением всех необходимых для дальнейшего поиска и аналитической работы полей ЭРКК (при необходимости устанавливается связка с ранее зарегистрированными документами),

запись резолюции в ЭРКК после возвращения документа с резолюцией руководителя,

постановка документа на контроль (при необходимости),

проставление отметки о руководителе, ответственном за исполнение документа, и подразделении, в которое передан документ для исполнения,

передача документа и пересылка ЭРКК документа по сети исполнителям (в ЭРКК заносится информация о передаче документа и его копий),

запись о наличии отчетов исполнителей (информация об исполнении документа),

подготовка и рассылка напоминаний по исполнению документа,

снятие исполненного документа с контроля или продление контрольного срока,

списание документа в дело согласно номенклатуре дел с пометкой в ЭРКК.

Дополнительная информация записывается в комментариях.

Исходящая карточка СКЭД предназначена для регистрации отправляемых документов. Включает в себя: вид документа, индекс отдела, номер раздела номенклатуры, регистрационный номер, дату регистрации, наименование корреспондента, краткое содержание документа, Ф.И.О. руководителя, подписавшего документ, наименование подразделения - исполнителя документа (с указанием номера телефона), примечание.

Регистрация ответов на документы осуществляется с помощью средств СКЭД:

автоматически проставляется корреспондент,

краткое содержание документа,

ссылка на исполненный документ.

Все связанные между собой документы можно увидеть в ЭРКК через программное окно "подшивка".

Карточки внутренних документов СКЭД предназначены для регистрации служебных документов - служебных (докладных) записок, создаваемых в функциональных и территориальных органах, функциональных подразделениях администрации города и не выходящих за пределы администрации города.

Отправляемые из подразделения администрации города служебные (докладные) записки регистрируются в исходящей карточке внутренних документов. Получаемые от главы администрации города, его заместителей, руководителя аппарата администрации города, подразделений администрации города служебные (докладные) записки регистрируются во входящей карточке внутренних документов.

Карточки внутренних документов содержат следующие реквизиты: вид документа, индекс подразделения, регистрационный номер, дату регистрации, Ф.И.О. автора, руководителя, подписавшего документ, краткое содержание, отметку о контроле, исполнение документа, текст и дату резолюции, комментарии, а также дату продления и фактического исполнения документа.

В электронной системе корпоративного документооборота к каждой ЭРКК путем сканирования присоединяется электронный образ документа, доступный для просмотра.

Эффективность работы в СКЭД достигается тем, что поиск документов осуществляется по любому полю ЭРКК.

Для быстрого поиска создаются классификаторы и справочники, которые формируются на основании данных ЭРКК:

классификатора видов документов,

классификатора корреспондентов,

классификатора резолюций,

классификатора исполнителей,

классификатора результатов исполнения документов,

номенклатуры дел.

Помимо перечисленных в СКЭД могут использоваться классификаторы и справочники в зависимости от потребностей ввода и поиска документов и информации.

Ведение и ввод новых классификаторов СКЭД осуществляет сектор информационного обеспечения управления по общим вопросам администрации города.

Номенклатура дел на очередной год вводится в классификатор "Номенклатура дел" администратором СКЭД в соответствии с утвержденным разделом номенклатуры. При необходимости изменения номенклатуры дел изменения в классификатор вносятся после согласования с сектором методической и архивной работы управления по общим вопросам администрации города.

Поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по реквизитам (заголовок, вид документа, дата принятия, номер документа, корреспондент, подпись) или по любому слову, содержащемуся в искомом документе.

Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов и элементов текста.

ЭРКК содержит в себе всю информацию, необходимую для четкого контроля за исполнением. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных.

Электронная контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.

Приложение N 23
к Инструкции

Перечень
документов, не подлежащих регистрации в отделе делопроизводства управления по общим вопросам администрации города

Входящие служебные письма и телеграммы, адресованные подразделениям администрации города,

исходящие служебные письма и телеграммы, подписанные руководителями подразделений администрации города,

бухгалтерские документы, счета на оплату,

документы на иностранных языках без перевода,

копии правовых актов,

периодические издания,

планы работы и отчеты о работе,

поздравительные письма, телеграммы, открытки,

пригласительные билеты,

прогнозы погоды,

рекламные извещения, прейскуранты, каталоги, проспекты,

статистические сведения,

тематические и специальные сборники,

учебные планы, программы семинаров, конференций.

Приложение N 24
к Инструкции

                                  Справка

    об объеме документооборота и состояния исполнительской дисциплины

                        за __________ / __________

                            (период)     (период)

Служебные документы	Текущий год	Предыдущий год	+/- (%)
Поступившие
Отправляемые
Внутренние
Всего
Из них взято на контроль
В том числе:
поступивших
отправленных
внутренних
Исполнено в срок
Исполнено с нарушением сро- ка
В работе

Наименование должности                 Личная                 Расшифровка

делопроизводителя                      подпись                  подписи

Дата

                                  Отчет

               о поступлении документов по корреспондентам

N	Корреспонденты	200___ г./200___ г.	+/- (%)
	Законодательное Собрание Пермского края
	Правительство, админист- рация губернатора Пермс- кого края
	Дума
	Прокуратура
	Суды
	Правоохранительные орга- ны (ГУВД, УВД и т.д.)
	Депутаты
	Промышленные предприятия (в том числе строитель- ные, транспортные и т.д.)
	Учреждения социальной сферы (образование, здравоохранение, кльту- ра, спорт и т.д.)
	Территориальные органы государственной власти (кадастровая, регистра- ционная палаты, налого- вая инспекция и т.д.)
	Предприятия ЖКХ
	Общественные объединения (в том числе СТОС, ЖСК, ТСЖ и т.д.)
	Индивидуальные предпри- ниматели
	Прочие
	Итого

Наименование должности                 Личная                 Расшифровка

делопроизводителя                      подпись                  подписи

Дата

Приложение N 25
к Инструкции

Форма номенклатуры дел подразделения

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

Наименование подразделения

на ____________ год

/------- ---------------------------------------------------------------\

| Индекс |Заголовок дела (тома, части)| Кол-во | Срок хранения |Примеча-|

|  дела  |                            | томов  |(лет и N статей|  ние   |

|        |                            |        |  по перечню)  |        |

|--------+----------------------------+--------+---------------+--------|

|   1    |             2              |   3    |       4       |   5    |

|--------+----------------------------+--------+---------------+--------|

|        |                            |        |               |        |

\-----------------------------------------------------------------------/

Наименование должности руководителя        Личная             Расшифровка

подразделения                              подпись              подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Наименование должности руководителя        Личная             Расшифровка

делопроизводственной службы                подпись              подписи

(специалист, ответственный

за делопроизводство)

Дата

Наименование должности                     Личная             Расшифровка

специалиста архива                         подпись              подписи

Приложение N 26
к Инструкции

Форма сводной номенклатуры дел

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ                                   УТВЕРЖДАЮ

Наименование подразделения                         Наименование должности

                                                   руководителя

на ______________ год

                                                   ______________________

                                                   подпись    расшифровка

                                                   "______" ________ года

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Кол-во томов	Срок хранения (лет и N статей по перечню)	Примеча- ние
1	2	3	4	5
Название раздела

Наименование должности руководителя        Личная             Расшифровка

делопроизводственной службы                подпись              подписи

Дата

Наименование должности                     Личная             Расшифровка

составителя номенклатуры                   подпись              подписи

СОГЛАСОВАНО                                        СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК                                        Протокол ЭПМК

                                                   агентства по делам

                                                   архивов Пермского края

от ___________ N ________                          от _________ N _______

Приложение N 27
к Инструкции

               ИТОГОВАЯ ЗАПИСЬ О КАТЕГОРИЯХ И КОЛИЧЕСТВЕ ДЕЛ

                            В _______________ ГОДУ

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящие	с отм. "ЭПК"
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет)
ЭД
ИТОГО

Руководитель подразделения                 Личная             Расшифровка

                                           подпись              подписи

Дата

Итоговые сведения переданы в МУ "Архив города Перми"

Наименование должности                     Личная             Расшифровка

составителя итоговой записки               подпись              подписи

Приложение N 28
к Инструкции

Форма обложки дела в текущем делопроизводстве

                         АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ПЕРМИ

                         НАИМЕНОВАНИЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ

                       ДЕЛО N (индекс по номенклатуре)

                               Заголовок дела

                                   Дата

                                                 Начато _________________

                                                 Окончено____________

                                                 Хранить ____________

Приложение N 29
к Инструкции

Форма обложки дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения

                               Код МУ "Архив города Перми        73888499

                               Код администрации города Перми    04038270

                                           /-----------------------\

                                           |Фонд N  ______________ |

                                           |                       |

                                           |Опись N ______________ |

                                           |                       |

                                           |Дело N  ______________ |

                                           |                       |

                                           \-----------------------/

                         АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ПЕРМИ

                         НАИМЕНОВАНИЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ

                       ДЕЛО N ________ ТОМ N ________

                               Заголовок дела

                                    Дата

                                                На _______________ листах

                                                Хранить _________________

Фонд N ______________ Опись N ______________ Дело N ______________

Приложение N 30
к Инструкции

Форма листа-заверителя дела

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N __________

В деле прошито и пронумеровано __________________________________________

________________________________________________________________ лист(ов)

                      цифрами и прописью

в том числе: литерные листы _____________________________________________

пропущенные номера ______________________________________________________

+ листов внутренней описи _______________________________________________

Особенности физического состояния и оформления дела	Номера листов

-------------------------------------------------------------------------

Наименование должности                     Личная             Расшифровка

лица, составившего                         подпись              подписи

заверительную надпись

Дата

Приложение N 31
к Инструкции

Форма внутренней описи документов дела

N	Название документа	Дата документа	Номера листов	Примечания

Итого _____________________________________________________ документов

           (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи ______________________________________

                                             (цифрами и прописью)

Опись составил (а)

_________________________________________________________________________

Наименование должности                     Личная             Расшифровка

составителя описи                          подпись              подписи

Дата

Приложение N 32
к Инструкции

Форма акта о выдаче дел во временное пользование

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ПЕРМИ

Наименование подразделения

АКТ N ______________

о выдаче дел во временное пользование ___________________________________

                                         (название организации, адрес)

Основание _______________________________________________________________

Для какой цели __________________________________________________________

Выдаются следующие дела:

N	Опись N	Дело N	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во лис- тов в деле	Примеч.
1	2	3	4	5	6	7

Всего выдается __________________________ дел, срок возвращения _________

                  (цифрами и прописью)

   Дела выданы в упорядоченном состоянии, подшиты, в обложках, с пронуме-

рованными листами и заверительными надписями.

   Получатель обязуется вернуть дела в архив в указанный в акте срок.

   Получатель  предупрежден об ответственности по закону в случае  утраты

или повреждения.

Наименование должности                           Наименование должности

руководителя                                     руководителя организации

                                                 -получателя

Личная           Расшифровка                     Личная       Расшифровка

подпись            подписи                       подпись        подписи

дата                                             дата

Гербовая печать                                  Гербовая печать

Выдал дела

Наименование должности                    Личная              Расшифровка

лица, ответственного за архив             подпись               подписи

Дата

Принял дела

Наименование должности                    Личная              Расшифровка

Дата                                      подпись               подписи

Дела возвращены в полном объеме и сохранности:

Сдал ____________________________________________________________________

Дата

Принял __________________________________________________________________

Дата

Приложение N 33
к Инструкции

Форма карты-заместителя дела

КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА

Дело ____________________________________________________________________

                                (N и заголовок)

Опись

_________________________________________________________________________

                                (N и название)

Выдано

_________________________________________________________________________

                   (дата выдачи)              (кому выдано)

во временное пользование до

_________________________________________________________________________

                                (дата возврата)

Подпись выдавшего дело __________________________________________________

Приложение N 34
к Инструкции

                                  Пример

                оформления выписки из архивного документа

                                                                  ВЫПИСКА

                            Государственный герб

                       Российской Федерации (России)

                        АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ПЕРМИ

                               ПОСТАНОВЛЕНИЕ

   От 02.08.94                                                     N 1325

О предоставлении земельных участков

для строительства индивидуальных

жилых домов в жилом районе

Налимиха Кировского района

   ПОСТАНОВЛЯЮ:

   1. Предоставить гражданам за счет свободных городских  земель в собст-

венность (за плату) земельные участки  для  строительства  индивидуальных

жилых домов в жилом районе Налимиха Кировского района:

   ...

   1.6. Иванову Ивану Ивановичу - 1206 кв. м на углу улиц  Белой,1 и  Фи-

алковой,2;

   ...

   2. Обязать:

   2.1. строительство  жилых домов и хозяйственных построек вести по про-

ектам, согласованным с городским комитетом по архитектуре  и  градострои-

тельству;

   2.2. по  окончании строительства жилых домов право владения оформить в

бюро технической инвентаризации.

   ...

   4.# Контроль  за  строительством жилых домов возложить на администрацию

Кировского района.

Глава администрации города                                      В.Е. Филь

/---------------------------\                    Верно личная подпись

| Фонд Администрации города |                 Начальник отдела протокола

| ------------------------- |                управления по общим вопросам

|                           |                    администрации города

| Опись                   1 |                  Л.С. Епифанова 12.09.2007

| ------------------------- |

|                           |

| Дело                  106 |

| ------------------------- |

|                           |

\---------------------------/

Приложение N 35
к Инструкции

Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения

Наименование подразделения                         УТВЕРЖДАЮ

                                                   Наименование должности

                                                   руководителя

                                                   ______________________

                                                    подпись   расшифровка

                                                                подписи

ФОНД N

ОПИСЬ N                                            "______" _____________

дел постоянного хранения

за _____________________ год

N	Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Крайние даты (тома, части)	Кол-во листов	Примечание
1	2	3	4	5	6
Название раздела

   В данную опись внесено _________________________ дел с N по N в том

   числе:                   (цифрами и прописью)

литерные номера: _________________________

пропущенные номера: ______________________

Наименование должности                     Личная            Расшифровка

составителя описи                          подпись              подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО                                       СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК                                       Протокол ЭПМК

                                                  агентства по делам

                                                  архивов Пермского края

от ___________ N ________                         от __________ N _______

Приложение N 36
к Инструкции

Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу
и временного (свыше 10 лет) хранения

Наименование подразделения                         УТВЕРЖДАЮ

                                                   Наименование должности

                                                   руководителя

                                                   ______________________

                                                    подпись   расшифровка

                                                                подписи

ФОНД N

ОПИСЬ N                                            "______" _____________

дел по личному составу

(временного хранения)

за _____________________ год

N	Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Крайние даты (тома, части)	Кол-во листов	Срок хранения	Примечание
1	2	3	4	5	6	7
Название раздела

   В данную опись внесено __________________________ дел с N по N в том

   числе:                    (цифрами и прописью)

литерные номера: _________________________

пропущенные номера: _____________________

Наименование должности                     Личная             Расшифровка

составителя описи                          подпись              подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО                                       СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК                                       Протокол ЭПМК

                                                  агентства по делам

                                                  архивов Пермского края

от _____________ N ________                       от____________ N ______

Приложение N 37
к Инструкции

Форма акта о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению

                                               УТВЕРЖДАЮ

                                               Наименование должности

                                               руководителя подразделения

Наименование подразделения                     __________________________

                                                подпись       расшифровка

                                                                подписи

                                               "______" _________________

АКТ N _______________

о выделении к уничтожению документов,

не подлежащих хранению

  На основании номенклатуры дел и перечня типовых управленческих докумен-

тов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения

отобраны  к  уничтожению  как  не  имеющие научно-исторической ценности и

утратившие практическое значение документы:

N	Заголовок дела	Дата	Дата номенкла- туры	Индекс дела	Кол-во дел	Срок хране- ния	Примеча- ние
1	2	3	4	5	6	7	8

ИТОГО                                      дел за                    годы

-------------------------------------------------------------------------

           (цифрами и прописью)

Наименование должности                     Личная             Расшифровка

составителя акта                           подпись              подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Наименование должности                     Личная             Расшифровка

специалиста архива                         подпись              подписи

Дата

Приложение N 38
к Инструкции

Форма сводного акта о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению

                                               УТВЕРЖДАЮ

                                               Наименование должности

                                               руководителя подразделения

Наименование функционального                   __________________________

или территориального органа                    подпись        расшифровка

                                                                подписи

                                               "______" _________________

 АКТ N _______________

о выделении к уничтожению документов,

не подлежащих хранению

   На  основании  номенклатуры дел и перечня типовых управленческих доку-

ментов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков  хра-

нения отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической  ценности

и утратившие практическое значение документы:

N	Заголовок дела	Дата	Дата номенкла- туры	Индекс дела	Кол-во дел	Срок хра- нения	При- меча- ние
1	2	3	4	5	6	7	8

ИТОГО                                      дел за                    годы

-------------------------------------------------------------------------

Описи дел постоянного хранения за___________________годы утверждены, а по

личному составу  согласованы с ЭПМК агентства по делам архивов  Пермского

края (протокол от _____________________N _________).

Наименование должности                     Личная             Расшифровка

специалиста архива                         подпись              подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

от _______________ N _________

  Документы в количестве ________________________ дел уничтожены ________

                           (цифрами и прописью)

_________________________________________________________________________

Наименование должности                     Личная             Расшифровка

специалиста архива                         подпись              подписи

Дата

Приложение N 39
к Инструкции

Форма сдаточной описи дел постоянного хранения

Наименование подразделения                         УТВЕРЖДАЮ

                                                   Наименование должности

                                                   руководителя

                                                   ______________________

                                                    подпись   расшифровка

                                                                подписи

ФОНД N

ОПИСЬ N                                            "______" _____________

дел постоянного хранения

за _____________________ год

N	Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Кол-во листов	Примечание
1	2	3	4	5	6

   В данную опись внесено ____________________ дел

                          (цифрами и прописью)

Сдал:

Наименование должности                     Личная            Расшифровка

составителя описи                          подпись              подписи

Дата

Принял:

Наименование должности                     Личная            Расшифровка

специалиста архива                         подпись              подписи

Приложение N 40
к Инструкции

Форма акта о необнаружении документов,
пути розыска которых исчерпаны

Наименование подразделения                         УТВЕРЖДАЮ

                                                   Наименование должности

                                                   руководителя

АКТ N _______________                              ______________________

                                                   подпись    расшифровка

                                                                подписи

о необнаружении документов, пути                   "______" _____________

розыска которых исчерпаны

   В   результате ____________________________ установлено  отсутствие  в

фонде перечисленных ниже дел. Предпринятые всевозможные меры  по  розыску

дел положительных  результатов не дали, в связи с чем  считаем  возможным

снять с учета:

Опись N	N ед. хр.	Заголовок ед. хр.	Количество листов	Крайние даты	Предполага- емые причи- ны отсутст- вия
1	2	3	4	5	6

Итого ______________________________________________ ед. хр.

                 (цифрами и прописью)

Содержание утраченных материалов может быть частично восполнено следующи-

ми ед. хр. ____________________________________________

            (номера ед. хр. и их групповые заголовки)

Наименование должности лица,

ответственного за ведение                  Личная             Расшифровка

архива в подразделении                     подпись              подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО                                       СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК                                       Протокол ЭПМК

                                                  агентства по делам

                                                  архивов Пермского края

от ___________ N ________                         от ___________ N ______

Изменения в учетные документы внесены.

Лицо, ответственное за учет

и хранение архивных документов             Подпись    Расшифровка подписи

Дата

Приложение N 41
к Инструкции

Форма реестра описей

                                РЕЕСТР ОПИСЕЙ

           документов хранящихся в ____________________________

N	Дата	N описи	Название описи	Количество дел в описи			Крайние даты	Кол-во листов в описи	Кол-во экземпля- ров в описи	Примечание
				постоянного хранения	личных дел уволенных	по личному составу
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11
			ВСЕГО

Всего хранится в архиве _____________________________ описей, их них:

                            (цифрами и прописью)

постоянного хранения - _____________________________

                            (цифрами и прописью)

временного (свыше 10 лет) - ______________________________

                                 (цифрами и прописью)

по личному составу - ______________________________

                          (цифрами и прописью)

Наименование должности                     Личная             Расшифровка

ответственного за архив                    подпись              подписи

Дата

Приложение N 42
к Инструкции

                     ЛИСТ ФОНДА N _____________________

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ПЕРМИ     дата первого поступления - __________ года

(наименование функционального или территориального органа)

Крайние даты каждого названия фонда	Название фонда
1992 -	Администрация города Перми (наименование функ- ционального или территориального органа)

                       1. УЧЕТ НЕОПИСАННЫХ ДОКУМЕНТОВ

Дата записи	Основание поступления или выбытия	Поступление		Выбытие		Наличие (остаток) Всего дел
		Кол-во дел, документов	Крайние даты	Кол-во дел, документов	Крайние даты
1	2	3	4	5	6	7

                       2. УЧЕТ ОПИСАННЫХ ДОКУМЕНТОВ

Дата записи	Номер описи дел	Крайние даты описи	Название описи	Поступило дел	Выбыло				Наличие (остаток)
					Дел	Основа- ние выбытия	По описям, утвержденным ЭПМК		Всего дел в фонде	в том числе
										постоянного срока хранения				по личному составу
							дел	крайние даты дел		дел	крайние даты дел	из них по описям		дел	крайние даты дел
												дел	край- ние даты
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16

Приложение N 43
к Инструкции

Форма акта проверки наличия и состояния дел

Наименование подразделения                         УТВЕРЖДАЮ

                                                   Наименование должности

                                                   руководителя

АКТ N _______________

                                                   ______________________

                                                    подпись   расшифровка

                                                                подписи

проверки наличия и состояния дел                   "______" _____________

архива

Фонд ____________________________________________________________________

                           (номер или название)

Основание проверки ______________________________________________________

                    (плановая, перемещение документов, стихийное бедствие

                                    и т.д.)

Составлен комиссией:

Председатель комиссии ___________________________________________________

                         (наименование должности, фамилия, инициалы)

Члены комиссии:

-------------------------------------------------------------------------

                     (наименование должностей, фамилия, инициалы)

Проверка проводилась с ________________________ по ______________________

Проверкой установлено:

1. Всего числится по описям ___________________________ дел

2. Всего не оказалось в наличии __________________________ дел

3. Имеют литерные номера:

   - не учтенные в итоговых записях описей ___________________ дел

   - не перечисленных, но учтенных в итоговых записях описей ________ дел

4. Пропущено номеров:

   - не учтенные в итоговых записях описей ___________________ дел

   - не перечисленных, но учтенных в итоговых записях описей ________ дел

5. Неправильно положенных дел, относящихся к другим фондам __________ дел

6.Оказалось в наличии по данному фонду (включенных в описи) _________ дел

7. Имеется не включенных в описи ____________________________________ дел

8. Всего по данному  фонду (включенных и не включенных в описи) имеется в

наличии

____________________________________________________________________(дел)

                            (цифрами и прописью)

Из них:   - требующих дезинфекции ___________________________________ дел

          - требующих дезинсекции ___________________________________ дел

          - требующих реставрации ___________________________________ дел

          - требующих переплета или подшивки ________________________ дел

          - требующих восстановления затухающих текстов _____________ дел

          - неисправимо поврежденных ________________________________ дел

          - требующих обработки _____________________________________ дел

          - выдано во временное пользование _________________________ дел

9. Общая характеристика состояния и условий хранения документов. Основные

отрицательные явления в состоянии и условиях их хранения.

Приложение - лист(ы) проверки наличия и состояния дел

Проверку проводили:

Председатель комиссии                      Личная            Расшифровка

Наименование должности                     подпись              подписи

Члены комиссии:                            Личная             Расшифровка

Наименование должностей                    подпись              подписи

Дата

Приложение N 44
к Инструкции

Примеры оформления резолюций

Глава администрации города перми ------------------------- Сайдаковой Т.Н. Прошу подготовить обоснованный ответ за моей подписью в установ- ленный срок. _________________________ А.Б. Кац (личная подпись) "___" _______ 2007 К вх. N 01-42-1287 от 15.05.2007	Первый заместитель главы администрации города ----------------------------- Калиновскому М.Ю. Прошу разобраться. О принятых ме- рах проинформировать заявителя. _______________ расшифровка подписи (личная подпись) "____" ______ 2007 К вх. N 01-42-1576 от 26.06.2007
Заместитель главы администрации города ------------------------ Ронзину А.В. Прошу подготовить возможные вариан- ты решения вопроса и доложить на совещании 20.05.2007. ____________________ Н.Г. Кочурова (личная подпись) "___" _______ 2007 К вх. N 01-42-1412 от 10.05.2007	Руководитель аппарата администрации города ----------------------------- Бритвиной Г.С. Прошу подготовить предложения по участию и доложить до 15.08.2007. ___________________ Т.Н. Сайдакова (личная подпись) "____" ______ 2007 К вх. N 01-42-4715 от 02.08.2007

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Перми от 16 июля 2008 г. N 654 настоящая Инструкция дополнена приложением N 45

Приложение N 45
к Инструкции

Примерный перечень
обязанностей секретаря коллегиального органа

1. Представляет на утверждение председателя план работы коллегиального органа на календарный год.

2. Согласовывает с председателем коллегиального органа дату проведения очередного заседания и его повестку не менее чем за 5 рабочих дней.

3. Осуществляет подготовку приглашения за подписью председателя членам коллегиального органа с указанием даты, места и времени проведения очередного заседания. В случае если членом коллегиального органа является сотрудник соответствующего функционального органа или подразделения (далее - подразделение), приглашение о предстоящем заседании направляется на имя руководителя соответствующего подразделения.

4. Контролирует подготовку и своевременное (не позднее чем за 2 дня до проведения заседания) представление материалов по рассматриваемым вопросам.

5. Обеспечивает рассылку материалов членам коллегиального органа и приглашенным на предстоящее заседание не позднее чем за 1 день до его проведения.

6. Уточняет фактические данные об участии членов коллегиального органа в очередном заседании (невозможность участия по уважительным причинам: болезнь, командировка, отпуск) и информирует председателя коллегиального органа о готовности проведения заседания (наличии кворума и тому подобное) накануне даты его проведения.

7. Оформляет протоколы заседаний коллегиального органа и обеспечивает их рассылку всем членам коллегиального органа.

8. Осуществляет контроль за исполнением решений и поручений, содержащихся в протоколах заседаний коллегиального органа.

9. Обеспечивает хранение документов коллегиального органа в установленном порядке.

10. Осуществляет тесное взаимодействие с помощниками соответствующих заместителей главы администрации города - председателей коллегиальных органов в целях обеспечения качественной подготовки и проведения заседаний.

Словарь основных терминов
(на основе ГОСТ Р 51141-98)

Автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ

Архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой

Виза документа - реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа

Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы администрации города

Дата документа - реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования

Документационное обеспечение управления - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами

Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам

Заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу

Заголовок документа - реквизит документа, кратко излагающий его содержание

Использование документов архива - применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан

Историческая справка к архивному фонду - документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания его документов и научно-справочного аппарата

Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы

Образец документа - модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты

Официальный документ - документ, созданный подразделением или должностным лицом администрации города, оформленный и удостоверенный в установленном порядке

Подлинник документа - первый или единичный экземпляр официального документа

Правила документирования - требования и нормы, устанавливающие порядок документирования

Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа

Система документации - совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению

Система научно-справочного аппарата к документам архива - комплекс взаимосвязанных архивных справочников и автоматизированных информационно-поисковых систем о составе и содержании документов, создаваемых на единых научно-методических основах для поиска архивных документов и архивной информации в целях их эффективного использования

Служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности администрации города

Список (архивных) фондов - учетный документ, содержащий перечень официальных наименований хранящихся, выбывших и поступающих архивных фондов в порядке возрастания присвоенных им номеров

Срок исполнения документа - срок, установленный нормативными актами или резолюцией

Учет архивных документов - установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах

Экспертиза ценности документов - отбор документов на муниципальное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев

Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией администрации города, ее должностных лиц и установленным порядком оформления

Список сокращений

ИНН - идентификационный номер налогоплательщика

КПП - код причины постановки на учет

ОГРН - основной государственный регистрационный номер юридического лица

ОКПО - Общероссийский классификатор предприятий и организаций

ОКУД - Общероссийский классификатор управленческой документации

ОКОГУ - общероссийский классификатор органов государственной власти и управления

СКЭД - система корпоративного электронного документооборота

ЭК - экспертная комиссия

ЭРКК - электронная регистрационно-контрольная карточка

ЭПМК - экспертная проверочно-методическая комиссия