Раздел VII. Работа с документами, письмами, заявлениями, жалобами и организация личного приема граждан

Раздел VII. Работа с документами, письмами, заявлениями, жалобами и организация личного приема граждан

1. Входящая в Собрание корреспонденция регистрируется в административно- хозяйственном отделе администрации района. Письма граждан ставятся на контроль в день поступления.

В тот же день корресподенция поступает в приемную для передачи ее Главе района.

Письма граждан, поступившие в адрес депутата или в постоянную комиссию, передаются им непосредственно.

Глава района (заместитель Главы района) рассматривает поступившие документы и направляет их для исполнения заместителю Главы района по работе с депутатами, в постоянные комиссии, депутатам, работникам аппарата администрации района.

Резолюции на документах должны четко определять характер поручений, сроки и ответственных исполнителей.

Документы, касающиеся вопросов, связанных с ситуацией в отдельном округе или имеющих частный характер, направляются для рассмотрения депутатам. Документы, касающиеся общих вопросов, направляются на рассмотрение в постоянные комиссии.

2. Все документы в соответствии с резолюцией передаются административно-хозяйственным отделом исполнителям под расписку. Ответственность за организацию работы с документами, их сохранность и своевременное исполнение несет ответственный исполнитель.

Все документы рассматриваются в строго указанные в них сроки. Документы без установленных сроков исполнения рассматриваются не более месяца.

3. Документы, по которым исполнители обязаны представить предложения, заключения или подготовить проект письма, ставятся на контроль, а ответственному исполнителю направляется контрольная карточка.

Документы снимаются с контроля только после поступления от исполнителей справок, материалов о принятых мерах. Отметка о снятии с контроля производится в административно-хозяйственном отделе по указанию Главы района, его заместителя.

4. Все документы от одного исполнителя другому передаются только через административно-хозяйственный отдел с соответствующей отметкой в журнале регистрации.

5. Ответы на письма и заявления граждан, поступившие в Собрание, готовятся исполнителями и направляются за подписью Главы района или его заместителя.

Ответы на письма граждан, адресованные депутату или постоянной комиссии, направляются за подписью депутата или председателя постоянной комиссии.

Все документы направляются адресатам только через административно-хозяйственный отдел.

6. Делопроизводство по работе с документами, предложениями, заявлениями и жалобами граждан ведется в порядке, устанавливаемом Инструкцией по делопроизводству Собрания депутатов района, утверждаемой Главой района.

7. Поддерживая постоянную связь с избирателями, депутаты Собрания осуществляют их прием в избирательных округах согласно графика приема, который публикуется в газете "Наша жизнь".

8. Прием граждан в Собрании депутатов района проводится Главой района, его заместителем, председателями постоянных комиссий согласно графика приема, который публикуется в газете.