Распоряжение Главы администрации города Твери от 20 июля 2001 г. N 692 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города Твери" (с изменениями и дополнениями)

Распоряжение Главы администрации города Твери
от 20 июля 2001 г. N 692
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству
в администрации города Твери"

С изменениями и дополнениями от:

31 августа, 15 ноября 2004 г., 18 мая, 9 июня 2006 г.

В целях совершенствования организации работы с документами, более эффективного функционирования службы документационного обеспечения управления администрации города Твери:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в администрации города Твери (прилагается).

2. Заместителям Главы администрации города, руководителям отделов, комитетов и управлений привести порядок работы с документами в своих под разделениях в соответствие с требованиями настоящей Инструкции.

3. Отделу по работе о документами администрации города (Белякова О.В.) осуществить введение в действие Инструкции по делопроизводству во всех структурных подразделениях администрации.

4. Контроль за выполнением настоящего постановления, возложить на заместителя Главы администрации города, руководителя аппарата Иванову Л.Б.

И.о. Главы администрации города

С.А.Исаев

Инструкция
по делопроизводству в администрации города Твери

С изменениями и дополнениями от:

31 августа, 15 ноября 2004 г., 18 мая, 9 июня 2006 г.

ГАРАНТ:

Текст настоящей инструкции приводится в соответствии с источником

I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации города Твери (далее именуется - инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

Инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в администрации города, ее структурных и территориальных подразделениях (далее - подразделения администрации).

1.2. Инструкция разработана на основе Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Федеральной архивной службы России 27.11.2000 г. N 68, в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации по делопроизводству и архивному делу, методическими и нормативными документами Госстандарта России и Росархива, Уставом города Твери.

1.3. Положения инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в администрации города, должны отвечать требованиям данной инструкции.

1.4. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделения администрации города осуществляется отделом по работе с документами.

II. Требования к подготовке документов

Информация об изменениях:

Распоряжением Главы администрации города Твери от 9 июня 2006 г. N 300 глава 1 раздела 2 настоящего приложения изложена в новой редакции

См. текст главы в предыдущей редакции

1. Подготовка и издание постановлений и распоряжений
Главы города Твери, администрации города Твери

1. Проекты постановлений и распоряжений готовятся:

- по указанию Главы города, заместителей Главы администрации города,

- по инициативе структурных и территориальных подразделений администрации города.

2. Проект постановления и распоряжения по объему не должен превышать трех страниц

печатного текста без приложения.

3. Проект постановления или распоряжения печатается на продольном бланке формата

А 4 шрифтом размером N 12 или N 14 и должен иметь поля:

- 20 мм - верхнее,

- 27 -30 мм - левое,

- 15 мм - правое,

- 20 мм - нижнее.

Образец оформления постановления (распоряжения) приведен в Приложении N 1.

4. Проект постановления (распоряжения) имеет следующие реквизиты:

4.1. Наименование вида акта - постановление или распоряжение.

4.2. Дата акта отделяется от наименования вида акта межстрочным интервалом 24 пт, оформляется словесно-цифровым способом, печатается от левой границы текстового поля, проставляется после подписании постановления (распоряжения).

4.3. Индекс (номер) записывается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера документа, например, N 143, печатается от правой границы текстового поля.

4.4. Место издания отделяется от реквизитов "Дата" и "Номер" межстрочным интервалом 24 пт и оформляется центрованным способом.

4.5. Заголовок, содержащий основную мысль, печатается на расстоянии не менее 8 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно слов "Постановление" или "Распоряжение".

4.6. Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 - 36 пт, печатается шрифтом размером N12 или N 14 с интервалом 18 пт от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля*. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.

*Допускается уменьшение интервалов между реквизитами "Заголовок", "Текст", "Подпись" и "Место издания" при необходимости размещения текста проекта постановления (распоряжения) на одной странице.

4.6.1. Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу), в которой кратко излагаются мотивы, цели и задачи издания документа, и постановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную). Преамбула в проектах постановлений завершается словами "постановляю", которое печатается полужирным шрифтом в разрядку. Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

4.6.2. Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений), как правило, подразделяется на пункты. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

4.6.3. В постановляющей части даются конкретные указания исполнителям о характере и содержании их действий, указываются сроки исполнения.

4.6.4. Текст пунктов постановляющей части излагается в повелительной форме ("Обязать", "Поручить" и т.п.).

4.6.5. В случаях, когда исполнителем в документе является орган или организация, не подчиненные администрации города, применяется рекомендательная форма ("Предложить", "Рекомендовать" и т.п.).

4.6.6. Срок исполнения указывается конкретной датой ("до 1 июля 2001 года", "1 сентября 2001 года" и т.п.).

4.6.7. При наличии приложений к постановлению (распоряжению) в тексте на них обязательно делается ссылка.

4.6.8. Если в тексте проекта постановления (распоряжения) упоминаются правовые акты, то делается ссылка на дату, номер, заголовок акта и орган, его издавший.

4.6.9. В случае изменения, отмены или дополнения ранее изданного документа или какого-то его положения, то один из пунктов постановляющей части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта об отмене должен начинаться словами "Признать утратившим силу..."

4.6.10. Последний пункт постановления (распоряжения), как правило, устанавливает ответственного за исполнение документа в целом.

4.7. Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля. Инициалы имени, отчества и фамилия печатаются у правой границы текстового поля.

4.8. Приложения к проектам постановлений (распоряжений) оформляются на отдельных листах бумаги. Несколько приложений нумеруются арабскими цифрами. Дата и номер заполняются при регистрации. Приложения подписываются Управляющим делами аппарата администрации города Твери, начальником организационного управления.

4.8.1. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов постановлений (распоряжений).

4.8.2. Приложение должно иметь заголовок, определяющий его содержание.

4.8.3. Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово Приложение, ниже дается ссылка на постановление (распоряжение). Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ N" печатать прописными буквами. Все составные части реквизита центруются относительно самой длинной строки. При наличии нескольких приложений, они нумеруются.

Например:

Приложение N 1

к Постановлению

Главы администрации г. Твери

_______N________

При наличии в тексте проекта постановления (распоряжения) формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу: располагается слово Утверждено или Утвержден со ссылкой на правовой акт, его дату, номер.

Например:

Утверждено

Постановлением

Главы администрации г. Твери

______ N ________

Слова Утверждено и Утвержден в приложениях согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение - Утверждено, программа - Утверждена, мероприятия - Утверждены.

4.8.4. Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа.

5. Документы (программы, положения, регламенты, планы, нормы и т.п.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом в обязательном порядке прилагаются к данному проекту постановления (распоряжения).

6. В тексте постановления (распоряжения) и приложения применяются только общепринятые сокращения; аббревиатуры названий учреждений, ассоциаций и т.п. расшифровываются; сокращения могут употребляться при повторении наименований в тексте.

7. К проекту постановления или распоряжения может прилагаться пояснительная записка или аналитическая справка объемом до пяти страниц. Оформляется на стандартных листах бумаги формата А 4 и имеет следующие реквизиты:

7.1. Наименование вида документа. Печатается прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

7.2. Заголовок. Отделяется от наименования 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится. В заголовке указывается полное название проекта постановления (распоряжения), к которому подготовлена записка или справка.

7.3. Текст. Отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами, печатается шрифтом размером N 12 или N 14 через 1,5 интервала. Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

7.4. Подпись. Отделяется от текста 3 межстрочными интервалами. Включает наименование должности лица, подписывающего записку (справку), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию), дату. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем. При наличии нескольких подписей они располагаются одна под другой в соответствии с занимаемыми должностями. Подписи отделяются одна от другой 1-2 пустыми строками.

8. Проект постановления (распоряжения) должен быть согласован со всеми организациями и должностными лицами, имеющими непосредственное отношение к вопросам, содержащимся в проекте документа. Допускаются визы только руководителей или лиц, исполняющих их обязанности.

8.1. Согласование документа с должностными лицами, визирующими его, осуществляется исключительно должностным лицом администрации города.

8.2. Срок согласования проекта постановления (распоряжения) в инстанции не должен превышать двух дней.

8.3. Визы проставляются на оборотной стороне первого листа первого экземпляра (подлинника) проекта постановления (распоряжения), расшифровываются с указанием должности, инициалов и фамилии визирующего с обязательным указанием даты визирования. Образец оформления приведен в приложении N 1а.

8.4. Виза должностного лица, подготовившего проект постановления (распоряжения), расшифровывается с указанием структурного подразделения, должности, инициалов и фамилии, с обязательным обозначением даты подготовки документа, номера телефона.

8.5. Замечания по проектам постановлений (распоряжений) оформляются на отдельном листе, подписываются, датируются. На оборотной стороне первого листа делается запись о замечаниях.

9. В правовом управлении администрации города подлежат согласованию:

- проекты кадровых распорядительных документов по вопросам расторжения трудового договора работников аппарата Главы города и администрации города по инициативе работодателя и по истечении срока трудового договора, применения дисциплинарных взысканий, депремирования;

- иные распорядительные документы, кроме касающихся вопросов предоставления и изъятия земельных участков в составе существующей индивидуальной жилой застройки, гаражных и садоводческих кооперативов; предоставления в аренду земельных участков под нежилыми строениями, жилыми домами с нежилыми помещениями, торговыми киосками; присвоения и изменения адреса объектов недвижимости, расположенных на территории города; организации перевозок в городе; распределения свободной площади в муниципальных общежитиях.

10. Список рассылки оформляется на оборотной стороне первого листа первого экземпляра (подлинника) постановления (распоряжения).

11. После подписания постановления (распоряжения) поступают в отдел по работе с документами для регистрации.

12. Согласно списку рассылки отдел по работе с документами обеспечивает в трехдневный срок рассылку постановлений и распоряжений. Они в обязательном порядке направляются в Тверскую городскую Думу не позднее чем в десятидневный срок с момента принятия решения. В администрацию Тверской области постановления направляются до 5 числа каждого месяца за прошедший месяц.

13. Постановления (распоряжения), затрагивающие права, свободы и обязанности жителей города Твери, доводятся до сведения населения города управлением информации, взаимодействия с межмуниципальными объединениями и координации международных связей.

Информация об изменениях:

Постановлением Главы города Твери от 18 мая 2006 г. N 1910 раздел 2 главы 2 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст раздела в предыдущей редакции

2. Оформление проектов решений Тверской городской Думы

1. Проект решения Тверской городской Думы (далее - Дума), представляемый в администрацию города, печатается шрифтом размером N 14 на стандартных листах бумаги формата А4. В правом верхнем углу текстового поля печатается слово "Проект", ниже в скобках "(внесен Главой города Твери)" или "(внесен Главой администрации города)".

2. Проект решения Думы имеет следующие реквизиты (приложение 12):

наименование представительного органа местного самоуправления города Твери - Тверская городская Дума - печатается прописными буквами и выделяется полужирным шрифтом. Выравнивается по центру;

наименование вида акта - решение - отделяется от первого реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается прописными буквами в разрядку и может быть выделено полужирным шрифтом. Выравнивается по центру;

форма для даты, номера решения, наименование муниципального образования - г. Тверь - отделяются от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами, печатаются в две строки через один интервал и выравниваются по левому краю;

- заголовок отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по левому краю. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос "О чем?" принято решение.

В заголовке проекта решения о внесении изменений в действующие решения необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения.

Например:

О внесении изменений и дополнений в решение Тверской городской Думы от 25 февраля 2004 г. N 15 "О создании административных комиссий на территории города Твери"

- текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается через 1 интервал.

Текст проекта решения может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и основной.

В констатирующей части кратко излагаются причины, цели, задачи, факты или события послужившие основанием для принятия решения Думы. Она может начинаться со слов "в целях", "в соответствии", "во исполнение", "на основании" и т.д. Если решение принимается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, его дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах решений завершается словами - Тверская городская Дума решила.

В зависимости от содержания, текст проекта решения может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами.

Проект решения может содержать указание на время вступления в силу данного решения.

Например:

Настоящее решение вступает в силу со дня его принятия.

Настоящее решение вступает в силу со дня его опубликования.

В проекте решения необходимо указание на опубликование данного решения:

Опубликовать настоящее решение в средствах массовой информации.

Последний пункт проекта решения содержит сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением данного решения.

Текст проекта решения печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см. от левой границы текстового поля;

- подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов "Глава города Твери О.С. Лебедев".

3. Приложения к проекту решения должны иметь все необходимые реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.)

Приложения содержат в правом верхнем углу первого листа отметку с указанием документа, его даты и номера.

Например:

Приложение N 1

к решению Тверской городской Думы

N_______ от _________

В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и пр. Приложения подписываются руководителем подразделения администрации города, подготовившего проект.

Приложения согласовываются с курирующим заместителем Главы администрации города.

4. На оборотной стороне первой страницы проекта указываются должностные лица, с которыми, в зависимости от содержания, должен быть согласован проект решения (приложение 13).

В состав визы согласования входит наименование должности, личная подпись визирующего, ее расшифровка с обязательным обозначением даты.

Замечания, особое мнение и дополнения к проекту излагаются на отдельном листе, заверяются подписью, датируются.

Запрещается вносить замечания, дополнения и прочие исправления в самом тексте проекта решения.

Виза должностного лица, подготовившего проект решения, расшифровывается на оборотной стороне первого листа в левом нижнем углу с указанием инициалов и фамилии, должности, с обязательным обозначением даты подготовки документа и номера телефона.

5. Пояснительная записка к проекту решения оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты.

Наименование вида документа - печатается прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным; шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке к тексту указывается полное название проекта решения, к которому подготовлена пояснительная записка.

Например:

Пояснительная записка
к проекту решения Тверской городской Думы "Об утверждении
Правил распространения наружной рекламы в городе Твери"

Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 14 через 1 интервал на расстоянии 1,25 см. от левой границы текстового поля.

Текст должен содержать обоснование необходимости принятия проекта решения, включающее развернутую характеристику проекта, его целей, основных положений, места в системе нормативно-правового регулирования, а также прогноз социально - экономических и иных последствий его принятия.

Пояснительная записка подписывается руководителем подразделения администрации города, внесшего проект решения.

6. Сопроводительное письмо к проекту решения (приложение 14) содержит полное наименование вида документа, заголовок, определяет докладчика по обсуждаемому вопросу и перечень прилагаемых документов.

7. Проект решения Думы и сопроводительное письмо представляются в администрацию города в трех экземплярах.

3. Издание приказов руководителей структурных подразделений
администрации города

1. Руководители отделов, управлений и комитетов, других структурных подразделений администрации города для выполнения управленческих функций издают приказы в пределах своей компетенции, определенной Положением о структурном подразделении.

2. Приказы издаются руководителем, им подписываются и рассылаются исполнителям.

3. Приказы регламентируют внутреннюю деятельность подразделений и подведомственных организаций.

4. Руководители структурных подразделений в своих приказах не вправе поручать решение каких-либо задач другим структурным подразделениям.

5. Приказ имеет следующие реквизиты (приложение N 2):

Наименование администрации города.

Наименование структурного подразделения.

Наименование вида документа - приказ.

Дата и номер.

Дата оформляется цифровым или словесно - цифровым способом; номер состоит из знака "N" и порядкового номера приказа, например: 15 июня 2000 г. N 21; 03.07.2000 г. N 44.

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более срок, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.

Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.

Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается словом приказываю, которое печатается в разрядку.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".

Подпись состоит из наименования должностного лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Приказы подписывает руководитель структурного подразделения, а в его отсутствие - лицо, его замещающее.

4. Подготовка положений, правил, инструкций

1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции администрации города.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем, или как акты, утверждаемые Главой города; утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении. Решение о порядке принятия положений, правил и инструкций находится в ведении администрации города.

2. Порядок подготовки положения, правил и инструкции соответствует общему порядку подготовки нормативных актов.

3. Текст положения (правил, инструкции) печатается на бланке администрации города.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?"; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кому?" (Должностная инструкция главному специалисту).

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное название нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

5. Требования к оформлению протокола

1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.; материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями администрации города и другими организациями, на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 5 дней до даты проведения заседания. Справки подписываются руководителями подразделений-исполнителей.

Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагается на секретаря коллегиального органа или отдела по работе с документами, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 3 дня со дня заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются подразделением, ответственным за подготовку.

2. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело в подразделение - исполнитель вместе с выпиской из протокола о принятых решениях.

Копии протокола заседаний, копии повесток дня заседаний и материалов к заседаниям уничтожаются по миновании надобности в них, причем копии протоколов - по акту.

На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".

3. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. (Приложение N 3).

Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

Председатель или председательствующий.

Секретарь.

Присутствовали - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших.

Повестка дня.

Докладчики по каждому пункту повестки дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола. Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.

4. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является день заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др.

5. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов.

6. Протоколы имеют следующие реквизиты:

Наименование документа - слово П р о т о к о л печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал и выравнивается по центру.

Место проведения заседания, совещания указывается при оформлении протоколов совещания в том случае, если оно происходило не на обычном месте.

Печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру.

Дата и номер протокола. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается центрованно другим размером шрифта и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании), и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по этому вопросу решение.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

III. Организация работы с входящими документами

1. Входящие документы принимаются и регистрируются отделом по работе с документами и передаются помощникам Главы города, заместителей Главы Администрации города, которые в день поступления документов передают их руководителям.

2. Документы, не требующие рассмотрения Главой города или заместителями Главы администрации города, направляются отделом по работе с документами руководителям соответствующих структурных подразделений, где и разрешаются.

3. Резолюции на входящих документах должны определять характер поручений, сроки и ответственных исполнителей. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то исполнитель, указанный в резолюции первым, является основным, а другие - соисполнителями. Основной исполнитель готовит по документу ответ или заключение, соисполнители представляют ему необходимые материалы.

По документам, срок исполнения которых просрочен, исполнитель обязан представить руководителю письменное объяснение.

4. Все документы в соответствии с резолюцией передаются исполнителям через отдел по работе с документами.

5. Входящие документы исполняются в течение срока, указанного в резолюции, или в месячный срок со дня поступления. При необходимости срок исполнения документа может быть продлен давшим поручение руководителем.

6. Контроль за выполнением поручений Главы города, заместителей Главы администрации города осуществляют их помощники.

7. За организацию работы с документами, их сохранность и своевременное исполнение их в отделах, управлениях и комитетах ответственность возлагается на их руководителей.

8. Документы, в которых выдвигаются вопросы, подлежащие предварительному рассмотрению или окончательному решению в городских организациях и учреждениях, администрациях районов в городе, должны быть направлены отделом по работе с документами в двухдневный срок со дня поступления в администрацию города.

9. Документы, по которым исполнители обязаны предоставить предложения или отчеты, ставятся на контроль в отделе по работе с документами, а в соответствующие отделы или управления направляются данные документы.

10. Входящие документы считаются исполненными и списываются в дело на основании ответа, завизированного исполнителем и подписанного соответствующим руководителем. Если исполнение не документируется, исполнитель составляет справку об исполнении или делает отметку на основном документе о результатах исполнения.

О результатах рассмотрения документов отделы, управления и комитеты сообщают их авторам, о чем указывается в справках.

Отметка об исполнении документа может производиться на свободном от текста месте, за исключением левого поля и оборотной стороны листа.

На документах информационного характера ставится дата и подписи ознакомившихся руководителей (специалистов).

Документы снимаются с контроля, когда на документе имеется надпись "В дело", подписанная руководителем, давшим поручение.

11. Все документы, зарегистрированные в отделе по работе с документами, из одного отдела, управления, комитета, передаются в другой только через отдел по работе с документами с соответствующей отметкой в информационной базе.

12. Передача служебных и распорядительных документов или их копий сторонним организациям допускается только с разрешения руководителя аппарата или его заместителя.

13. Поступившие в администрацию города Законы РФ, акты Президента и Правительства РФ, постановления Губернатора и Законодательного Собрания Тверской области, решения Тверской городской Думы регистрируются в протокольной части отдела по работе с документами и направляются Главе города, а в его отсутствие исполняющему обязанности Главы администрации города в день поступления этих документов.

14. Поручения руководства, направленные на исполнение документов директивных органов, ставятся на контроль в протокольной части , а затем немедленно передаются исполнителям.

В срок, указанный в резолюции (а если срок не указан, то не позднее, чем через 10 дней), исполнитель обязан представить руководителю аппарата проект постановления или распоряжения Главы города, направленный на исполнение директивных документов.

Не допускается оформление поручений руководителям структурных подразделений заместителями Главы администрации города или лица, замещающего Главу администрации города. Поручение оформляется на служебном бланке заместителя Главы администрации города, подписывается и датируется.

В случаях, когда по характеру документа нет необходимости в разработке постановлений или распоряжений, исполнители переносят на контрольные карточки (один экземпляр которых передается в протокольную часть) те вопросы из директивных документов, исполнение которых необходимо организовать в администрации города. Руководитель аппарата ежеквартально докладывает Главе города о ходе исполнения указаний руководства по постановлениям директивных органов.

15. После исполнения все директивные документы государственных органов хранятся в протокольной части.

16. Контроль за выполнением постановлений государственных органов ведут заместители Главы администрации города в соответствии с распределением обязанностей, а по их поручению - заведующие отделами, начальники управлений, председатели комитетов администрации города.

17. Отдел по работе с документами систематически следит за выполнением требований по работе с документами, анализирует эту работу, составляет сводки по документообороту и ежемесячно информирует руководителя аппарата о ходе рассмотрения документов, находящихся на исполнении.

IV. Порядок подготовки исходящих документов

1. Все исходящие документы оформляются на бланках установленного образца. Документы внутренней переписки оформляются на чистом листе бумаги формата А4.

2. На каждом документе (за исключением письма) должно быть указано наименование вида документа (справка, информация, акт и т.п.)

3. В любом документе, исполненном на бланке, справа вверху указывается адресат (его адрес); слева под реквизитом - заголовок, кратко и четко отражающий основное содержание (Приложение N 4).

4. Письмо за подписью Главы города, заместителей Главы администрации города должно быть отпечатано в трех экземплярах (адресату, исполнителю, в дело) с указанием внизу оборотной стороны первого листа исполнителя и его телефона.

5. Документы следует адресовать, как правило, в организацию или ее структурное подразделение. Должностному лицу документ может адресовываться в тех случаях, когда точно известно, что он должен быть рассмотрен этим лицом.

6. Документ, составленный на основании другого документа, должен иметь ссылку на него с указанием вида документа, даты и исходящего номера.

7. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.

Например:

"Администрация города считает...", "Администрация города рассмотрела..."

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

8. Сроки подготовки писем-ответов устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.

9. На документах, направляемых в органы государственной власти, местного самоуправления, правительственные учреждения, постоянным корреспондентам, почтовый адрес не проставляется. Во всех других случаях на документе ниже наименования корреспондента, пишется почтовый адрес.

10. Служебные документы подписываются:

10.1. Направляемые в вышестоящие органы - Главой города, а в случае его отсутствия - исполняющим обязанности Главы администрации города.

10.2. Направляемые в другие организации - Главой города, заместителями Главы администрации города, а также руководителями структурных подразделений в пределах их компетенции.

10.3. Докладные записки, справки и другие внутренние документы справочного характера - руководителем структурного подразделения или исполнителем, если разрешаемые при этом вопросы не выходят за пределы его полномочий.

Подписываются первый и второй экземпляры направляемого в адрес и оставшегося в деле документа. При направлении документа в несколько адресов подписываются все экземпляры.

Каждый отправляемый документ визируется на втором экземпляре исполнителем с указанием даты. Если есть необходимость в размножении документа для отправки, ответственность за это несет исполнитель.

11. Подготовка проектов писем в органы государственной власти возлагается на руководителей подразделений администрации города.

Проект письма должен визироваться всеми заинтересованными организациями и ведомствами и заместителями Главы администрации города по соответствующим отраслям. Эти же подразделения обязаны следить за прохождением писем в органах государственной власти и принимать меры к получению ответов на вопросы, поставленные в письмах. Письмо считается исполненным после получения письменного или устного ответа из той организации, куда оно направлялось.

12. За своевременную подготовку, содержание и правильное оформление документа отвечает исполнитель. Подготовленные проекты документов, согласованные исполнителем с соответствующими должностными лицами и учреждениями, передаются на подпись Главе города или заместителям Главы администрации через их помощников.

13. Подписанные Главой города, заместителями Главы администрации города документы передаются в отдел по работе с документами для регистрации и отправки.

Лицо, ответственное за отправку документов, проверяет правильность их оформления и наличие приложений, указанных в основном документе. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям (приемным) для доработки.

14. Исходящие документы, подписанные руководителем структурного подразделения администрации города, которому предоставлено право переписки, регистрируются в подразделении.

V. Организация работы с обращениями граждан

1. Письменные обращения граждан (заявления, жалобы, предложения) поступают в отдел по работе с документами администрации города.

Письменное обращение гражданина должно быть им подписано с указанием фамилии, имени, отчества, а также содержать данные о его месте жительства, работы или учебы. Обращение, не содержащее этих сведений, признается анонимным и рассмотрению не подлежит.

2. Все обращения граждан регистрируются в отделе по работе с документами, сведения на каждое из них заносятся в компьютерную базу данных.

3. Обращения граждан докладываются Главе города, заместителям Главы администрации города, к ведению которых относится разрешение данного вопроса, руководителям отделов, комитетов и управлений администрации города.

Заявления, жалобы, предложения граждан должны быть направлены по принадлежности в срок до пяти дней.

Примечание: запрещается направлять жалобы граждан для рассмотрения и принятия мер тем органам, действия которых обжалуются в данном заявлении.

4. Ответы на обращения граждан должны содержать конкретные разъяснения на все поставленные вопросы, а также информацию о принятых мерах к должностным лицам, виновным в появлении данной жалобы.

Ответ заявителю должен быть дан в письменной форме или устно, если гражданин не настаивает на письменном ответе.

При этом должна быть оформлена краткая справка о том, что сделано по рассмотрению заявления и об информировании автора письма.

Ответы по коллективным и повторным обращениям граждан, а также по письмам о наиболее значимых для города проблемах, должны быть оформлены за подписью Главы города или заместителей Главы администрации города. В остальных случаях ответ заявителю может быть дан по их поручению непосредственно руководителем отдела, комитета или управления на бланке структурного подразделения.

5. Ответы на заявления и жалобы граждан должны быть даны не позднее одного месяца со дня поступления их в администрацию города, а по вопросам, не требующим дополнительного изучения и проверки не позднее 15 дней со дня поступления.

Заявления граждан, поступившие из органов государственной власти, должны рассматриваться не позднее одного месяца со дня регистрации их в этом органе или в срок, указанный этим органом.

В случаях, когда для разрешения жалобы или заявления необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие других мер, сроки рассмотрения жалоб или заявлений могут быть продлены Главой города или заместителями Главы администрации города. Срок может быть продлен не более чем на один месяц. Обязательным является сообщение о продлении срока лицу, подавшему жалобу или заявление, а также информирование о ходе рассмотрения заявления.

Для заявлений или жалоб от военнослужащих и членов их семей в соответствии с законодательством РФ устанавливаются сокращенные сроки рассмотрения - 14 дней.

Ответы на обращения граждан отправляются исполнителем через отдел по работе с документами в соответствии с установленным порядком.

На каждом предложении, заявлении, жалобе после их окончательного разрешения должна стоять надпись - "В дело" и личная подпись должностного лица, принявшего это решение.

6. Обращения граждан, по которым предусматривается дополнительная работа, с контроля не снимаются до вынесения решения и принятия исчерпывающих мер по разрешению всех поднимаемых в обращении вопросов.

7. Отдел по работе с документами делает ежемесячный анализ количества и характера поступивших обращений граждан и обеспечивает данной информацией Главу города, заместителей Главы администрации города, руководителей отделов, комитетов и управлений.

По итогам работы с обращениями граждан отдел по работе с документами готовит информационно-аналитический материал о причинах тех или иных обращений и готовит предложения о мерах по их устранению, в случае необходимости - проект распорядительного документа Главы города.

8. Нарушение установленного порядка рассмотрения предложений, заявлений и жалоб, бюрократическое отношение к ним, волокита, преследование граждан за содержащуюся в них критику влекут в отношении виновных должностных лиц ответственность в соответствии с действующим законодательством.

VI. Правила оформления документов

1. Бланки документов

1. Документы администрации города должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения (приложения 1-4).

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм.).

Распорядительные документы и письма администрации города оформляются на бланках в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, как правило, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.

2. В администрации города применяются следующие бланки:

- Глава города Твери;

- Администрация города Твери;

- Глава администрации города Твери.

Бланк "Глава города Твери" имеет два вида: угловой - для изготовления писем и с продольным расположением реквизитов - для оформления постановлений и распоряжений. Данные бланки подписывает только Глава города Твери.

Бланк "Администрация города Твери" также имеет два вида: угловой - для писем, с продольным расположением реквизитов - для постановлений и распоряжений. Данные бланки подписываются заместителями Главы администрации города.

Бланк "Глава администрации города" также имеет два вида и те же функции, но подписывается исполняющим обязанности Главы администрации города во время отсутствия Главы города.

Не допускается подписание бланка "Администрация города Твери" руководителями структурных подразделений администрации. Для оформления своих документов структурные подразделения администрации могут использовать свои бланки, разработанные в соответствии с требованиями оформления реквизитов и согласованные с заведующим отделом по работе с документами.

Состав видов бланков, применяемых в администрации города, утверждается ее руководителем по представлению отдела по работе с документами.

3. Бланки изготавливаются полиграфическим способом, учитываются в отделе по работе с документами и выдаются под роспись.

В структурных подразделениях получение, учет, выдача и хранение бланков возлагаются на сотрудника, ответственного за делопроизводство. Эта обязанность должна отражаться в должностной инструкции.

Контроль за изготовлением, использованием и хранением бланков возлагается на заведующего отделом по работе с документами.

4. Изготовление бланков на компьютерных принтерах и копировально-множительных аппаратах осуществляется только с разрешения заведующего отдела по работе с документами.

5. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

6. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) руководства администрации города. Соответствующие предложения вносятся заведующим по работе с документами вместе с образцами предлагаемых бланков.

2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов

При подготовке организационно-распорядительных документов работники администрации города обязаны соблюдать правила оформления реквизитов, изложенных ниже.

1. Заголовок к тексту документа.

Заголовок к тексту документа должен быть кратким и точно передавать смысл текста, отвечать на вопрос "о чем?" - "О выделении... ", "Об изменении..." и т.д.

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

2. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Все служебные отметки на документе, связанные с его происхождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (29 апреля 2001 г.), а в остальных случаях - цифровой в следующей последовательности: день, месяц, год (29.04.2000).

3. Подпись документа.

Документы, направляемые в органы государственной власти, подписываются Главой города или, по его поручению, первым заместителем Главы администрации города.

Документы, направляемые иным организациям и гражданам, подписываются главой города, его заместителями или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "и.о.", "зам"). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

4. Адресование документа.

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или должностным лицам.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.

Например:

                              Администрация

                             Тверской области

                         Департамент образования

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указываются в именительном падеже, а фамилия - в дательном.

Например:

                      Администрация Тверской области

                         Департамент образования

                              О.И. Пищулиной

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

Например:

                          Генеральному директору

                          объединения "Агропром"

                               В.Д. Иванову

При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес.

Например:

                              И.П. Калинину

                    ул. Садовая, д. 5, кв. 12

                    г. Тверь. 170032

5. Согласование документа.

Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования.

Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем и руководителем подразделения, где готовился проект документа. Документы, содержащие поручения работникам администрации города, ими должны быть завизированы.

Визы включают в себя личную подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника распорядительного правового акта. На проекте законодательного акта, на внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне документа.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются

     Начальник правового управления

     Личная подпись          А.С. Иванов

     28.10.2000 г.

Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.

Согласование проекта документа проводится со структурными подразделениями администрации города и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, - внешнее согласование.

Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс.

Например:

     СОГЛАСОВАНО

     Заместитель Губернатора

     Тверской области

     ________________ ___________________

     (личная подпись) (инициалы, фамилия)

     30.09.2000 г.

     СОГЛАСОВАНО

     Письмо Росархива

     от 30.09.2000 N 01-15/155-К

Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования" если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается пометка "Лист согласования прилагается".

Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности:

- с должностными лицами администрации города;

- с руководителями подчиненных организаций, интересы которых затрагиваются в документе;

- со структурными подразделениями администрации города, интересы которых затрагивают содержание документа;

- при необходимости с органами, осуществляющими государственный контроль (надзор);

- с органами государственной власти - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.

6. Утверждение документа.

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.

Гриф утверждения оформляется следующим образом:

                                 УТВЕРЖДАЮ

                             Глава города Твери

                             ________________ ___________________

                             (личная подпись) (инициалы, фамилия)

                             16.10.2000

При необходимости дополнительных предписаний и разъяснений документ может утверждаться постановлением или распоряжением Главы города.

                                 УТВЕРЖДЕНО

                               Постановлением Главы города

                               от 16.10.2000 г. N 1505

7. Резолюция.

В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему представляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

8. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу оборотной стороны первого листа подлинника документа.

Отметка включает фамилию (фамилия, имя, отчество) исполнителя, номер его телефона, например:

     Максимова Нина Сергеевна

     т. 33-88-14

     или

     Максимова

     т . 33-88-14.

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

9. Оформление приложений к документу.

Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.).

Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

     Приложение: на 8 л. в 3 экз.

Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например:

     Приложение: 1. Справка о... на 3 л. в 2 экз.

                 2. Проект ... на 8 л. в 3 экз.

Приложения к распорядительным документам содержат в правом верхнем углу первого листа отметку с указанием документа, его даты и номера.

Например: Приложение к постановлению от 12.03.2000 г. N 1523.

Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается.

10. Отметка об исполнении документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер; отметку "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ; дату, подпись руководителя или исполнителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

VII. Организация документооборота
и исполнения документов

1. Организация документооборота

1. Движение документов в администрации города с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в администрации города, регламентируются настоящей инструкцией по делопроизводству, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями.

3. При применении в администрации города электронного документооборота отделом по работе с документами совместно со службой, автоматизации разрабатываются маршруты движения документов.

2. Организация доставки документов

1. Доставка документов в администрацию города осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.

С помощью почтовой связи в администрацию города доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

2. По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.

3. Прием, обработка и распределение
поступающих документов

1. Документы, поступающие в администрацию города на бумажных носителях, проходит первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Прием и первичная обработка документов осуществляется работниками отдела по работе с документами.

Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп.

2. Документы, адресованные руководству администрации города, а также без указания должностного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в отделе по работе с документами, а затем направляются руководству или в структурные подразделения администрации города.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на не требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения.

Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, а также на основании постановления о распределении обязанностей между Главой города и заместителями Главы администрации города.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурными подразделениями или должностным лицам.

Рассмотренные руководством документы возвращаются в отдел по работе с документами, где в электронный носитель вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.

Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениям, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.

3. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.

Текст поступившей телефонограммы записывается получателем в журнале и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

4. Организация обработки и передачи
отправляемых документов

1. Документы, отправляемые администрацией города, передаются почтовой и электрической связью.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется отделом по работе с документами администрации города в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 26.09.1997 г. N 1239.

Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса или с указанием на рассылку.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего дня.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или заведующего отделом по работе с документами.

2. С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.

3. Телеграммы отправляются сотрудниками отдела по работе с документами, завизированными, подписанными, датированными и зарегистрированными.

Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 28.08.1997 г. N 1108.

4. Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается получателем.

5. Порядок прохождения внутренних документов

1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

2. Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в отдел организационно-контрольной работы, который осуществляет контроль за правильностью их оформления.

Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей.

З. Копии подписанных руководителями распорядительных документов регистрируются в отделе по работе с документами и в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

4. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через работников структурных подразделений, ответственных за делопроизводство, минуя отдел по работе с документами только в том случае, если они в этом отделе не зарегистрированы.

6. Прием и обработка документов, поступающих
по каналам электронной почты и факсимильной связи

1. Электронная почта - один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между пользователями как внутри администрации города, так и между организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

2. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях, при наличии определенной специфики в процессе исполнения.

3. Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки. Сообщения можно вводить и редактировать с помощью текстовых редакторов. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указателем на рассылку.

Адресат получает изображение документа на экране компьютера, а затем распечатывает его на бумажный носитель.

4. При наличии электронной почты документы обрабатываются и исполняются при помощи автоматизированной регистрации. Отправителю необходимо поставить отметку "соответствует оригиналу".

5. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

- объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4, не должен превышать 5 листов;

- документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения. Заявки хранятся в течение одного года;

- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

- факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

- запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";

- подлежащий передаче документ учитывается в журнале установленной формы. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;

- поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формы без проставления регистрационного штампа, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно;

- факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями.

7. Учет количества документов

1. Количественный и качественный анализ документов за определенный период времени (год, месяц) проводится по месту регистрации документов: в отделе по работе с документами и структурных подразделениях администрации города.

Результаты учета количества документов обобщаются отделом по работе с документами и представляются руководству.

Обращения граждан, поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.

Итоговые данные подсчета представляются по специальной форме электронного носителя.

8. Работа исполнителей с документами

1. Руководители подразделений администрации города обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.

2. При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет документы требующие срочного исполнения.

Срочные документы передаются немедленно.

З. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством администрации города или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку.

4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д. ), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

5. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

9. Работа с обращениями и запросами депутатов

1. Подготовка и направление ответов на обращения и запросы депутатов разных уровней осуществляется администрацией города в соответствии с действующим законодательством, Уставом города Твери.

2. В качестве обращения и запроса рассматривается письмо, написанное на бланке депутата, имеющее подпись депутата и дату.

Запросом является письменное обращение депутата во время заседания городской Думы, которое обязательно включается в повестку дня заседания.

При обращении депутата в администрацию города должностные лица должны предоставить депутату всю информацию, связанную с его депутатской деятельностью.

При обращении депутата Государственной Думы должностные лица безотлагательно, а городской Думы - в 15-ти дневный срок (а при необходимости получения дополнительных материалов - не позднее 30 дней со дня получения обращения) дают ответ на это обращение и предоставляют запрашиваемые документы или сведения. При этом сведения, составляющие государственную тайну, предоставляются в порядке, установленном федеральным законом о государственной тайне.

Должностное лицо, которому направлен запрос депутата любого ранга, должно дать ответ на него в письменной форме не позднее чем через 30 дней со дня его получения или в иной, согласованной с инициатором запроса, срок.

3. В случае необходимости проведения в связи с обращением или запросом дополнительной проверки или дополнительного изучения каких-либо вопросов следует сообщить об этом автору обращения или запроса в 3-дневный срок со дня его получения. Окончательный ответ депутату представляется не позднее 30 дней со дня поступления запроса и 15 дней со дня поступления обращения.

4. Прием, обработка и направление поступающих обращений и запросов депутатов осуществляется отделом по работе с документами в соответствии с установленным порядком работы с поступающими документами.

5. В структурных подразделениях администрации города по обращениям и запросам в соответствии с указаниями руководства оперативно готовятся проекты ответов.

6. Обращения и запросы депутатов и документы по их рассмотрению формируют в дела в соответствии с номенклатурой дел.

7. В случае необходимости отдел по работе с документами готовит по поручению руководства администрации города информацию о количестве, характере и содержании обращений и запросов депутатов.

VIII. Поисковая система по документам

1. Регистрация документов

1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправленные.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

Документы, создаваемые в структурных подразделениях регистрируются в структурных подразделениях.

Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в отделе по работе с документами или в структурных подразделениях, осуществляющих их прием и передачу.

4. Документы регистрируются на бумажных или электронных карточках, журналах.

5. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера.

6. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:

- наименование организации (автора или корреспондента);

- дата и регистрационный номер документа;

- дата и индекс поступления;

- заголовок к тексту (краткое содержание документа);

- резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

- срок исполнения документа;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Состав обязательных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

- внутренняя переадресация документов по исполнителям;

- должностное лицо, поставившее документ на контроль;

- промежуточные сроки исполнения;

- перенос сроков исполнения и др.

7. Документу - ответу присваивается регистрационный номер данного документа.

2. Организация поисковой системы
по документам

1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в администрации города создаются поисковые системы по документам.

2. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему, которая включает в себя картотеки и классификационные справочники.

3. Эффективность работы поисковой системы достигается путем разработки классификационных справочников:

- классификатора вопросов деятельности администрации города;

- классификатора видов документов;

- классификатора корреспондентов;

- классификатора исполнителей.

Помимо перечисленных в конкретной поисковой системе могут использоваться и другие классификаторы в зависимости от потребностей ввода и поиска документов и информации.

4. В автоматизированных поисковых массивах поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по атрибутам (названию, виду документа, дате принятия, номера документа и т.п.).

5. Порядок защиты и доступа к служебной информации определяется администрацией города в пределах своей компетенции.

IX. Контроль исполнения документов

1. Организация контроля исполнения

1. Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

При постановке документа на контроль на левом поле документа делается отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль".

3. Контроль исполнения обеспечивает по поручению руководства администрации города отдел по работе с документами, который осуществляет учет контролируемых документов, а также хода и состояния их исполнения.

Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют руководители структурных подразделений администрации города.

4. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных.

5. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из органов государственной власти и внутренних - с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других органов исполнительной власти, организаций и обращений граждан - с даты их поступления.

Сроки исполнения документов определяются руководителем исходя из срока, установленного должностным лицом или организацией, направивших документ, или сроков, установленных законодательством.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

- без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно" - исполняются в 3-х дневный срок; имеющие пометку "оперативно" - в 10-ти дневный срок, остальные - в срок не более месяца;

- по запросам депутатов городской думы - не позднее чем через 30 дней со дня получения;

- по обращениям граждан, поступившим в администрацию города и требующим дополнительного изучения и проверки - до одного месяца со дня их регистрации, по остальным обращениям - не более 15 дней.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в регистрационно-контрольной форме.

6. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель предоставляет на имя руководителя администрации города, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3-х дней до истечения этого срока.

7. В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.

8. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещения работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем и службой, обеспечивающей контроль исполнения, все контролируемые документы.

9. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения документов (предварительный контроль): каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.

Все напоминания направляются в структурные подразделения в письменном и устном виде.

10. Снятие документа с контроля осуществляет руководитель администрации города или по его поручению отдел по работе с документами; снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело: "отметка в дело", дата, подпись.

11. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или, если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.

12. Отдел по работе с документами ведет ежемесячный анализ состояния исполнительской дисциплины в администрации города.

2. Контроль исполнения документов, поступающих
из органов государственной власти

1. На контроль ставятся все поступающие документы Президента РФ, Правительства РФ, администрации Тверской области и Законодательного собрания, требующие исполнения.

В первую очередь рассматриваются документы с отметками "срочно".

2. Контроль за исполнением данных документов осуществляется отделом по работе с документами, по поручению руководства администрации города.

Глава города, которому передан на исполнение документ органа государств. власти определяет исполнителей и сроки исполнения поручений в резолюции.

3. Отдел по работе с документами делает соответствующие отметки: фиксирует фамилию исполнителя, содержание резолюции и все последующие отметки о прохождении и исполнении документов.

4. Протокольная часть ежемесячно составляет сводку о ходе исполнения документов для последующего информирования руководства администрации города о состоянии исполнительской дисциплины по выполнению документов органов государственной власти.

5. О ходе и результатах выполнения каждого документа Главе города представляются сведения за подписью должностного лица, которому было дано поручение, или лица, исполняющего его обязанности.

Если поручение, содержащееся в документе дано нескольким должностным лицам, то исполнитель, указанный в поручении первым, является ответственным исполнителем поручения и организует работу соисполнителей. Ответственный исполнитель определяет сроки представления соисполнителями предложений, порядок согласования и подготовки итогового проекта документа. Соисполнители представляют свои предложения ответственному исполнителю в установленные им сроки.

6. Сведения о снятии с контроля исполненных документов проставляются отметкой "в дело".

Х. Организация документов в делопроизводстве

Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в администрацию города в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России, а также настоящей инструкцией.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел.

1. Составление номенклатур дел

1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в администрации города, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о структурных подразделениях администрации города, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности администрации города, их виды, состав и содержание.

3. В администрации города составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение 5) и сводная номенклатура дел администрации города (приложение 6).

4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, согласовывается с архивным отделом и отделом по работе с документами, подписывается руководителем подразделения и представляется в отдел по работе с документами.

Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в отдел по работе о документами.

5. Сводная номенклатура дел составляется отделом по работе с документами на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи архивного отдела.

6. Сводная номенклатура дел администрации города подписывается заведующим отделом по работе с документами, согласовывается с экспертной комиссией (далее именуется - ЭК) администрации города, с экспертной проверочной комиссией (далее именуется - ЭПК) областного архива. Согласовывается номенклатура дел с областным архивом не реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений в администрации города.

7. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения администрации города получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел отдала по работе с документами. Второй используется в отделе по работе с документами в качестве рабочего. Третий применяется в архивном отделе. Четвертый - в областном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел.

9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры администрации города.

11. Названиями разделов номенклатуры дел администрации города являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой администрации города.

12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы администрации города.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

13. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в администрации города цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Например: "Документы о проведении тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например: "Переписка с архивными учреждениями о комплектовании архивного фонда".

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

Например:

"Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности".

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например:

"Переписка с госуниверситетом по вопросам научно-методической работы".

B заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Например:

"Годовые отчеты отдела транспорта и связи "о работе автотранспорта".

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющее содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

3аголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню.

В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 1995 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел и др.

14. Если в течение года в администрации города возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

15. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

2. Формирование и оформление дел

1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

2. Дела формируются в администрации города, как правило, в структурных подразделениях.

3. Исполненные документы должны сдаваться в отдел по работе с документами и лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ; определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется отделом по работе с документами и архивным отделом.

5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов(частей) индекс и заголовок дела проставляется на каждом томе с добавлением "т.1", "т.2" и т.д.

6. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению постановлений и распоряжений Главы города находящиеся на контроле, подшиваются в заведенное дело. Если дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Распорядительные документы по основной деятельности группируются отдельно от распорядительных документов по личному составу.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Ведение дел муниципальных служащих осуществляется в соответствии с постановлением Главы города от 24.12.98 г. N 2840 "О Порядке ведения личных дел муниципальных служащих администрации города Твери, ее структурных и территориальных подразделениях".

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ - ответ помещается за документом - запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

7. Дела администрации города подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению.

Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится сотрудниками отдела по работе с документами и соответствующих структурных подразделений, в ведении которых заведение и формирование дел, при методической помощи архивного отдела.

8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение 7); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение 8); составление в необходимых случаях, внутренней описи документов дела (приложение 9); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование администрации; наименование структурного подразделения; индекс дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляется следующим образом: наименование администрации указывается полностью, в именительном падеже; наименование структурного подразделения - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел администрации города; заголовок дела - переносится из номенклатуры дел администрации города; согласованной с ЭПК областного архива; дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, проставляются в правом верхнем углу листа.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне, в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе - заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности администрации города, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

Архивный шифр дела (номеров фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК областного архива (до этого он проставляется карандашом).

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования областного архива, в который будут передаваться дела, кодов областного архива и администрации города по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

10. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они оформлены по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется данной инструкцией. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

3. Организация оперативного хранения документов

1. С момента заведения и до передачи в архив администрации города дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за дело производство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

3авершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив администрации города.

2. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения заведующего архивным отделом. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения Главы города или его заместителя, руководителя аппарата по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится разрешения Главы города с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

XI. Порядок передачи документов на хранение в архив

Документы администрации города являются муниципальной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральной архивной службой России, подлежат обязательной передаче на государственное хранение в областной архив как государственная часть Архивного фонда Российской Федерации.

Для хранения документов Государственной части Архивного фонда Российской Федерации и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение администрация города образует архив.

Подготовка документов к передаче на хранение в архив администрации города включает работу отдела по работе с документами и лиц, ответственных в структурных подразделениях за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

1. Экспертиза ценности документов

1. Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

2. Экспертиза ценности документов в администрации города на стадии делопроизводства производится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив администрации города.

3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в администрации города создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее именуется - ЭК) и, при необходимости, экспертные комиссии в структурных подразделениях.

4. Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяются распоряжением Главы города (или руководителем структурного подразделения) и подлежат согласованию с областным архивом.

5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях администрации города непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЭК под непосредственным методическим руководством архивного отдела.

6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив администрации города; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел администрации города путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК администрации города.

8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

9. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

10. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

11. В администрации города в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архивного отдела. По этим описям документы сдаются в архив администрации города.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел администрации города, которую готовит архивный отдел и по которой он сдает дела на государственное хранение в областной архив.

12. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение 14) и представляются в архивный отдел через два года после завершения дел в делопроизводстве.

ГАРАНТ:

Вероятно, в тексте допущена опечатка, речь идет о приложении 10

13. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.

14. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

15. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

16. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с заведующим отделом по работе с документами и утверждается руководителем структурного подразделения.

При наличии в структурном подразделения ЭК опись дел до ее утверждения должна быть согласована с ЭК администрации города.

17. Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив администрации города, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. При наличии в структурном подразделении ЭК опись дел составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в ЭК для рассмотрения и согласования.

18. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение 11) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК администрации города. Согласованные ЭК администрации города акты утверждаются Главой города только после утверждения экспертно-проверочной комиссией областного архива описей дел постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.

19. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всей администрации города. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

2. Подготовка и передача документов а архив

1. В архив администрации города передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив администрации города после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении.

3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив администрации города, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

4. Передача дел в архив администрации города осуществляется по графику, составленному архивом.

5. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив администрации города сотрудником архивного отдела предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел администрации города. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

6. Прием каждого дела производится в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема - передачи дел, а также подписи заведующего архивным отделом и лица, передавшего дела.

Вместе с делами в архив администрации города передаются регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения администрации города лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив администрации города, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.