Приложение. Положение о порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Тверской области, должности служащих и иных лиц, работающих в Администрации Тверской области, исполнительных органах государственной власти Тверской области

Приложение

Положение
о порядке ведения личных дел лиц, замещающих
государственные должности Тверской области, должности служащих
и иных лиц, работающих в Администрации Тверской области,
исполнительных органах государственной власти Тверской области
(утв. распоряжением Администрации Тверской области
от 30 ноября 2005 г. N 700-ра)

I. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет порядок оформления и ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Тверской области, должности служащих и иных лиц, работающих в Администрации Тверской области, исполнительных органах государственной власти Тверской области (далее - Работники).

1.2. Личное дело Работника - это совокупность документов, содержащих необходимые работодателю сведения о Работнике.

1.3. Личное дело ведется кадровой службой исполнительного органа государственной власти Тверской области или специально уполномоченным лицом.

1.4. Личные дела относятся к документам, содержащим конфиденциальные сведения.

II. Состав документов, включаемых в личное дело

2.1. Перед решением вопроса о приеме на работу гражданин, изъявивший желание поступить на работу, предъявляет в управление государственной службы и кадров аппарата Губернатора Тверской области (далее - кадровая служба):

- заявление с просьбой о поступлении на работу;

- собственноручно заполненную и подписанную анкету установленной формы;

- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

- трудовую книжку, за исключением случаев, когда служебная (трудовая) деятельность осуществляется впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

- две фотографии (4 x 6 см), одну фотографию (3 х 4 см).

При заключении служебного контракта (трудового договора) гражданин предъявляет в кадровую службу:

- документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

- документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования.

2.2. В процессе трудовой деятельности в личное дело включаются в хронологической последовательности следующие документы:

- копия решения о назначении на должность;

- договор (контракт) об оформлении допуска к государственной тайне, если исполнение обязанностей по должности связано с использованием таких сведений;

- отзывы (характеристики);

- копии документов о дополнительно полученном образовании, повышении квалификации (переподготовке), присвоении ученых степеней (ученых званий);

- копии документов о поощрении (награждении), наложении дисциплинарного взыскания, его снятии, отмене;

- копии распорядительных документов о переводе на другую должность (работу), увольнении с должности (работы);

- другие документы, включение которых в личное дело является целесообразным.

2.3. В личное дело работника вносятся также письменные объяснения работника, если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела.

III. Порядок заполнения документов в личном деле

3.1. Анкета по учету кадров заполняется собственноручно Работником при оформлении на работу по форме согласно приложению 1 к настоящему Положению. На все вопросы анкеты по учету кадров даются полные ответы без каких-либо сокращений, прочерков, исправлений в строгом соответствии с записями в личных документах. Отрицательные ответы в графах анкеты записываются только словами ("не имею", "не владею").

В графе "Образование" применяются следующие формулировки: "высшее профессиональное", "среднее профессиональное", "начальное профессиональное", "среднее (полное) общее".

Если гражданин закончил несколько курсов высшего учебного заведения, вынужден был прервать обучение или продолжает обучение в данное время, то записывается, сколько курсов он закончил или на каком курсе обучается, что подтверждается соответствующим документом учебного заведения.

Графы "Специальность по диплому" и "Квалификация по диплому" заполняются только специалистами с высшим и средним профессиональным образованием на основании диплома.

В графе "Выполняемая работа с начала трудовой деятельности" отражаются сведения о работе в соответствии с записями в трудовой книжке. Если трудовая деятельность началась с обучения в том или ином учебном заведении, то этот период также отмечается в данной графе. В эту же графу вносятся и сведения о перерывах в работе в связи с учебой, болезнью, нахождением на иждивении и т.п. Сведения о трудовой деятельности указываются в хронологическом порядке.

В графе "Отношение к воинской обязанности и воинское звание" указывается отношение к воинской обязанности (например: военнообязанный, майор запаса).

В графе "Домашний адрес" необходимо указать почтовый индекс, адрес регистрации по месту жительства и фактического места проживания (если эти адреса не совпадают), номер домашнего и (или) сотового телефона.

Анкета по учету кадров подписывается:

- лицом, поступающим на работу;

- сотрудником, ответственным за ведение личных дел, после сверки внесенных в анкету сведений с соответствующими документами лица, поступающего на работу.

Анкета заверяется печатью кадровой службы (при отсутствии таковой - печатью соответствующего органа).

3.2. Дополнение к анкете по учету кадров заполняется по форме согласно приложению 2 к настоящему Положению.

В дополнение к анкете в хронологической последовательности вносятся сведения о перемещениях, окончании учебных заведений, награждении, изменении семейного положения, места жительства, паспортных данных и т.п.

3.3. Сотрудник, ответственный за ведение и хранение личных дел принимает от поступающего на работу документы (анкету, копии документов об образовании и т.д.), проверяет полноту их заполнения и правильность указанных сведений в соответствии с предъявленными документами, заверяет их своей подписью и скрепляет печатью.

3.4. Личное дело ведется на протяжении всей трудовой деятельности Работника.

Изменения, вносимые в личное дело, должны быть подтверждены соответствующими документами.

3.5. Работник должен быть ознакомлен с каждым документом до внесения его в личное дело. Факт ознакомления подтверждается подписью Работника.

З.6. Работник обязан в 3-дневный срок информировать кадровую службу об изменениях, происшедших в учетных данных, и представлять подтверждающие документы.

3.7. Проверка личного дела проводится сотрудником, ответственным за ведение личных дел, не реже одного раза в год с обязательной отметкой в дополнении к анкете (в графе "личное дело проверено") с указанием даты и личной подписи соответствующего Работника.

IV. Порядок составления описи документов,
включенных в личное дело

4.1. Документы, включенные в личное дело, брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись, которая составляется по форме согласно приложению 3 к настоящему Положению.

4.2. Опись документов, имеющихся в личном деле, составляется в той же последовательности, в какой они располагаются в личном деле.

V. Порядок учета, хранения и передачи личных дел

5.1. Личные дела могут выдаваться для ознакомления лицам, занимающим определенные должности. Круг должностных лиц определяется руководителями соответствующих исполнительных органов государственной власти Тверской области.

5.2. С материалами личных дел, хранящихся в управлении государственной службы и кадров аппарата Губернатора Тверской области, имеют право знакомиться:

- Губернатор Тверской области, первые заместители Губернатора Тверской области, руководитель и заместитель руководителя аппарата Губернатора Тверской области - с материалами личных дел всех сотрудников исполнительных органов государственной власти Тверской области в своих служебных кабинетах;

- заместители Губернатора Тверской области и представитель Губернатора Тверской области в Законодательном Собрании Тверской области - с материалами личных дел сотрудников курируемых областных и территориальных исполнительных органов государственной власти Тверской области, структурных подразделений аппарата Губернатора Тверской области в своих служебных кабинетах;

- руководители областных, территориальных исполнительных органов, структурных подразделений аппарата Губернатора Тверской области иные работники аппарата Губернатора Тверской области - с материалами личных дел сотрудников соответственно областных, территориальных исполнительных органов и структурных подразделений аппарата Губернатора Тверской области в управлении государственной службы и кадров аппарата Губернатора Тверской области.

5.3. Лицам, допущенным к работе с личными делами, запрещается:

- передавать личные дела, письменную или устную информацию, полученную из них, другим лицам;

- производить исправление записей в личном деле или вносить в него новые записи;

- изымать из личного дела документы, а также помещать в него новые;

- снимать копии документов, хранящихся в личном деле;

- выносить личные дела из здания, в котором располагается исполнительный орган государственной власти Тверской области.

5.4. Лица, допущенные к работе с личными делами, обязаны соблюдать требования главы 14 "Защита персональных данных работника" Трудового кодекса Российской Федерации.

5.5. Личное дело выдается сотрудником, ответственным за ведение и хранение личных дел, под личную подпись лица, непосредственно запрашивающего личное дело. Личное дело должно быть сдано сотруднику, ответственному за ведение и хранение личного дела, до конца рабочего дня.

При возврате личного дела сохранность документов, хранящихся в нем, проверяется лицом, выдававшим личное дело.

5.6. Для контроля за своевременным возвратом выданных для ознакомления личных дел может использоваться контрольная карточка (приложение 4 к Положению).

5.7. Обращения органов и организаций по материалам личных дел рассматриваются на основании официальных писем, содержащих аргументированные мотивы ознакомления с личными делами или представления выписок (копий) из них. Запрашиваемые материалы выдаются только при наличии письменных указаний Губернатора Тверской области, первого заместителя Губернатора Тверской области, исполняющего обязанности Губернатора Тверской области в период его отсутствия, или руководителя аппарата Губернатора Тверской области.

5.8. При изъятии документов из личного дела в установленных законодательством случаях лицо, ответственное за ведение личных дел, обязано сделать во внутренней описи соответствующую запись со ссылкой на основание изъятия (в графе "Примечание").

5.9. Для удобства поиска личного дела на каждого работника заполняется алфавитная карточка (приложение 5 к Положению). Карточки формируются в картотеку по алфавиту.

5.10. Для хранения личных дел используются сейфы или шкафы, в которых личные дела располагаются в порядке нумерации личных дел. Шкафы и сейфы должны запираться на ключ и опечатываться. Помещения, в которых находятся сейфы и шкафы с личными делами, должны также опечатываться (сдаваться под сигнализацию).

Порядок хранения личных дел в Администрации Тверской области определяется приказом Администрации Тверской области.

5.11. При переводе Работника его личное дело передается на новое место работы согласно письменному запросу руководителя (уполномоченного лица) исполнительного органа государственной власти Тверской области.

5.12. После увольнения работника из исполнительного органа государственной власти Тверской области его личное дело передается на хранение в архив данного исполнительного органа в соответствии с законодательством.