Приложение 1. Положение об архивном отделе Тверской области

Приложение 1

Положение
об архивном отделе Тверской области
(утв. постановлением Администрации Тверской области
от 15 мая 2002 г. N 172-па)

1. Общие положения

1.1. Архивный отдел Тверской области (в дальнейшем - Отдел) является областным исполнительным органом государственной власти Тверской области и входит в систему Федеральной архивной службы России (Росархива); осуществляет на территории области государственное управление и регулирование в сфере архивного дела и контроль за сохранностью, комплектованием и использованием документов архивного фонда Тверской области.

1.2. Отдел подчиняется Администрации Тверской области, по вопросам функционального назначения - Федеральной архивной службе России, по оперативным вопросам - заместителю Губернатора, координирующему деятельность Отдела.

1.3. Отдел вместе с государственными архивами и архивными отделами муниципальных образований Тверской области составляют систему архивной службы Тверской области.

1.4. Отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии с исполнительными органами государственной власти и местного самоуправления Тверской области, Российским обществом историков-архивистов и другими общественными организациями.

1.5. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, приказами и указаниями Федеральной архивной службы России, законом Тверской области от 24.10.96 N 41 "Об архивном фонде Тверской области и архивах", нормативными правовыми актами Тверской области и настоящим Положением.

1.6. Отдел является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, имущество, являющееся государственной собственностью и принадлежащее ему на праве оперативного управления, расчетный и иные счета в ГРКЦ ГУ Центрального банка Российской Федерации по Тверской области в г. Твери, печать с изображением герба Тверской области и со своим наименованием, а также соответствующие печати, штампы, бланки со своим наименованием.

1.7. Отдел может выступать истцом и ответчиком в суде, арбитражном суде в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

1.8. Отдел осуществляет руководство деятельностью государственных архивов Тверской области, а также межотраслевое организационно-методическое руководство деятельностью делопроизводственных и архивных служб органов государственной власти и местного самоуправления, учреждений, организаций и предприятий независимо от форм собственности.

1.9. Юридический адрес Отдела: 170005, город Тверь, ул. Горького, д. 71а.

1.10. Изменения и дополнения в настоящее Положение вносятся правовым актом Администрации Тверской области.

2. Основные задачи Отдела

Основными задачами Отдела являются:

2.1. Организация и обеспечение формирования, сохранности и использования архивного фонда Тверской области.

2.2. Анализ состояния и регулирование развития архивного дела в Тверской области.

2.3. Управление государственными архивами, обеспечение их функционирования.

2.4. Ведение государственного учета документов архивного фонда Тверской области; осуществление контроля за сохранностью и использованием указанных документов.

2.5. Контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации в области архивного дела, закона Тверской области "Об архивном фонде Тверской области и архивах" и иных правовых актов об архивном фонде и архивах Тверской области.

2.6. Координация деятельности органов государственной власти Тверской области, прокуратуры, учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к собственности Тверской области, и иных форм собственности в сфере архивного дела и организации документов в делопроизводстве.

2.7. Развитие сети архивных учреждений Тверской области.

2.8. Информатизация архивного дела в области. Внедрение автоматизированных архивных технологий в деятельность государственных и муниципальных архивов.

2.9. Международное сотрудничество в области архивного дела и делопроизводства.

3. Функции Отдела

Отдел в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:

3.1. Организует комплектование и определяет состав документов, подлежащих приему в государственные и муниципальные архивы области, обеспечивает соблюдение установленного порядка передачи документов в государственные и муниципальные архивы.

3.2. Организует хранение и ведет государственный учет документов архивного фонда Тверской области, хранящихся в государственных, муниципальных, ведомственных архивах, государственных музеях и библиотеках и представляет в установленном порядке сведения по учету в Федеральную архивную службу России.

3.3. Организует межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за работой архивных служб и ведомственных архивов, организацией документов в делопроизводстве органов государственной власти и местного самоуправления, учреждений, организаций и предприятий независимо от форм собственности; участвует в мероприятиях по развитию сети ведомственных архивов и организации их работы.

3.4. Организует и проводит в установленном порядке работу по совершенствованию сети и структуры государственных архивов Тверской области.

3.5. Обеспечивает подготовку проектов нормативных и иных правовых актов по вопросам развития и совершенствования архивного дела в Тверской области, в установленном порядке вносит их на рассмотрение законодательных и исполнительных органов государственной власти Тверской области.

3.6. Подготавливает проекты и организует реализацию областных программ в сфере архивного дела; разрабатывает и обеспечивает выполнение основных направлений развития архивного дела в Тверской области.

3.7. Организует разработку и выполнение перспективных и текущих планов деятельности государственных и муниципальных архивов Тверской области.

3.8. Решает вопросы передачи в пределах области документов из одних государственных архивов в другие государственные архивы; вносит предложения в Федеральную архивную службу России о передаче документов из государственных архивов Тверской области в государственные архивы других субъектов Российской Федерации.

3.9. В установленном порядке решает совместно с собственниками архивных документов вопросы об отнесении этих документов к составу архивного фонда Тверской области.

3.10. Организует работу по созданию баз данных, а также традиционных видов архивных справочников для обеспечения поиска информации о составе и содержании документов Архивного фонда Тверской области.

3.11. Ведет научно-исследовательскую и методическую работу, координирует и направляет научно-исследовательскую и методическую работу государственных архивов.

3.12. Участвует в работе Зонального научно-методического совета архивных учреждений Центрального федерального округа, разрабатывает меры по внедрению научных исследований по вопросам архивоведения, документоведения и археографии в практику архивного дела.

3.13. Утверждает в пределах своей компетенции обязательные к исполнению учреждениями, организациями и предприятиями инструкции и методические пособия по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве.

3.14. Организует экспертизу научной и практической ценности документов в государственных и муниципальных архивах области.

3.15. Проверяет выполнение государственными учреждениями независимо от их ведомственной подчиненности, а также негосударственными организациями требований законодательства Российской Федерации, закона "Об архивном фонде Тверской области и архивах" и иных правовых актов в сфере архивного дела и организации документов в делопроизводстве.

3.16. Содействует совершенствованию организации документов в делопроизводстве учреждений на основе нормативно-методической базы документационного обеспечения управления, разработанной Всероссийским научно-исследовательским институтом делопроизводства и архивного дела.

3.17. Реализует преимущественное право государства на приобретение документов негосударственной части архивного фонда Тверской области.

3.18. Выдает в установленном порядке юридическим и физическим лицам разрешения на временный вывоз документов государственной части архивного фонда Тверской области за пределы области.

3.19. Ведет регистрацию специальных разрешений юридическим и физическим лицам на собирание старинных документальных памятников на территории области, выдаваемых Федеральной архивной службой России по заключению Отдела, и осуществляет контроль за их собиранием.

3.20. Организует обеспечение органов государственной власти и местного самоуправления Тверской области документированной ретроспективной информацией, необходимой для осуществления ими властных полномочий, принятия и реализации управленческих решений; координирует работу по изучению общественных потребностей в ретроспективной документной информации и эффективности использования документов.

3.21. Контролирует соблюдение порядка использования документов в государственных, муниципальных и ведомственных архивах.

3.22. Изучает, обобщает и распространяет передовой опыт работы государственных, муниципальных и ведомственных архивов, проводит краеведческие и научно-практические конференции, совещания, семинары по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве.

3.23. Осуществляет подготовку и издание архивных документов, справочно-информационной литературы о составе и содержании документов архивного фонда Тверской области, научно-методической, историко-краеведческой и информационно-энциклопедической литературы о Тверской области, материалов краеведческих и научно-практических конференций, семинаров, проводимых Отделом.

3.24. Организует публикационную и научно-информационную деятельность государственных и муниципальных архивов Тверской области.

3.25. Осуществляет в установленном порядке международные связи с архивными и другими учреждениями ближнего и дальнего зарубежья, участвует в международных соглашениях Федеральной архивной службы России и Российского общества историков-архивистов.

3.26. Организует выявление и приобретение (получение) по согласованию с Федеральной архивной службой России профильных архивных документов, находящихся за рубежом.

3.27. Принимает меры по материально-техническому обеспечению государственных архивов, организации строительства и реконструкции архивных зданий; организует внедрение в практику работы наиболее рациональных систем и методов хранения, реставрации, консервации, копирования, использования и охраны документов.

3.28. Разрабатывает и представляет в установленном порядке предложения к проекту областного бюджета о расходах на содержание Отдела и подведомственных архивных учреждений, обеспечивает их финансирование в пределах выделяемых ассигнований.

3.29. Ведет бухгалтерский и статистический учет и отчетность в подведомственных архивных учреждениях.

3.30. Утверждает прейскуранты платных работ и услуг, оказываемых государственными архивами юридическим и физическим лицам; контролирует деятельность государственных архивов по привлечению внебюджетных средств, в том числе по реализации платных работ и услуг.

3.31. Организует повышение квалификации работников государственных, муниципальных и ведомственных архивов и делопроизводственных служб учреждений, организаций и предприятий.

3.32. Содействует решению вопросов улучшения условий труда работников государственных архивов, их социальной защищенности.

3.33. Организует своевременное рассмотрение предложений, заявлений и жалоб юридических и физических лиц и принимает по ним необходимые меры, проводит прием граждан по вопросам, относящимся к его компетенции, осуществляет контроль за рассмотрением предложений, заявлений, жалоб и организацией приема граждан в государственных архивах.

3.34. Участвует в разработке и выполнении регионального Соглашения в сфере социально-трудовых отношений между Администрацией Тверской области, областными объединениями работодателей и профсоюзов, а также отраслевого тарифного соглашения по организациям Федеральной архивной службы России.

3.35. Осуществляет по поручению Администрации Тверской области иные функции в пределах предоставленных ему полномочий.

4. Полномочия Отдела

Отдел, как областной исполнительный орган государственной власти Тверской области, имеет право:

4.1. Вносить в Администрацию Тверской области предложения по вопросам совершенствования архивного дела на территории области, развитию и укреплению материально-технической базы государственных архивов Тверской области.

4.2. Подготавливать и представлять Губернатору Тверской области проекты правовых актов по вопросам, входящим в предмет ведения Отдела, для последующего внесения их в порядке законодательной инициативы в Законодательное Собрание Тверской области.

4.3. Издавать приказы в соответствии с компетенцией Отдела, обязательные для исполнения государственными и муниципальными архивами Тверской области.

4.4. Получать от государственных учреждений независимо от их ведомственной подчиненности, а также (на договорной основе) от негосударственных организаций необходимые материалы о работе и состоянии ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.

4.5. Заслушивать представителей областных исполнительных органов государственной власти Тверской области, а также организаций независимо от их ведомственной подчиненности по вопросам работы архивов и организации документов в делопроизводстве.

4.6. Проверять работу ведомственных архивов и организацию документов в делопроизводстве государственных учреждений независимо от их ведомственной подчиненности, а также негосударственных организаций, с которыми имеются соответствующие договорные отношения.

4.7. Давать в пределах своей компетенции областным органам исполнительной власти Тверской области, учреждениям, организациям и предприятиям обязательные для исполнения письменные указания по вопросам работы архивов и организации документов в делопроизводстве.

4.8. Должностные лица Отдела для выполнения своих обязанностей имеют право посещать в установленном порядке архивы и делопроизводственные подразделения учреждений, организаций и предприятий.

4.9. Согласовывать инструкции, учебные программы и другие документы по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве, разрабатываемые областными исполнительными органами государственной власти Тверской области, учреждениями, организациями и предприятиями.

4.10. Делегировать государственным и муниципальным архивам свои полномочия в части осуществления контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации об архивном фонде Российской Федерации и архивах, закона Тверской области "Об архивном фонде Тверской области и архивах", иных нормативных правовых актов области и в части осуществления организационно-методического руководства деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве учреждений.

4.11. Заслушивать отчеты и сообщения руководителей архивных учреждений Тверской области по вопросам их деятельности.

4.12. В случае обнаружения нарушений архивного законодательства, правил работы архивов вносить в установленном порядке в суды протоколы о нарушениях правил хранения, комплектования, учета или использования документов в соответствии с Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях.

4.13. Привлекать на договорной основе высококвалифицированных специалистов к подготовке научных работ, созданию баз данных, изданию сборников архивных документов и архивных справочников, формировать временные творческие коллективы и рабочие группы.

4.14. Вносить предложения соответствующим территориальным органам федеральных органов исполнительной власти по вопросам совершенствования архивного дела и делопроизводства.

4.15. Объявлять конкурсы, смотры-конкурсы в сфере архивного дела и делопроизводства, утверждать условия конкурсов.

4.16. Представлять к различным видам поощрения передовых работников архивной службы Тверской области, а также лиц, внесших значительный вклад в развитие архивного дела.

4.17. Архивный отдел Тверской области как орган управления архивным делом, входящий в систему Федеральной архивной службы России, имеет право участвовать в совещаниях Росархива, затрагивающих интересы области, научно-практических конференциях и семинарах Росархива; обращаться в Росархив с предложениями к проектам федеральных программ, об изменении и отмене действующих в сфере архивного дела актов, принятии новых, о необходимости решения проблем, типичных для области и других регионов.

5. Взаимоотношения архивного отдела Тверской области
с другими органами государственной власти
и местного самоуправления

5.1. Отдел в пределах своей компетенции взаимодействует с исполнительными органами государственной власти Тверской области, органами местного самоуправления, территориальными органами федеральных органов государственной власти.

5.2. Совместно с другими исполнительными органами государственной власти Тверской области, органами местного самоуправления, территориальными органами федеральных органов государственной власти разрабатывает и осуществляет мероприятия, направленные на решение задач в сфере архивного дела и делопроизводства.

5.3. Совместно с другими исполнительными органами государственной власти Тверской области разрабатывает предложения по совершенствованию систем финансирования, налогообложения, организации оплаты труда в сфере архивного дела.

5.4. Отдел обязан предоставлять имеющуюся у него информацию другим исполнительным органам государственной власти Тверской области по вопросам, относящимся к их компетенции.

5.5. По вопросам в сфере архивного дела Отдел вместе с другими областными исполнительными органами государственной власти Тверской области может издавать в соответствии с действующим порядком совместные правовые акты нормативного характера, имеющие обязательный характер на территории области.

5.6. Отдел оказывает организационно-методическую, консультативную и иную помощь органам местного самоуправления по вопросам, относящимся к сфере его деятельности.

5.7. Отдел участвует в разработке проектов договоров, соглашений, протоколов и иных нормативных актов, касающихся разграничения полномочий по предметам ведения, относящимся к совместной компетенции исполнительных органов государственной власти Тверской области и федеральных органов государственной власти.

6. Организация деятельности Отдела

6.1. Отдел возглавляет начальник, назначаемый на должность и освобождаемый от должности Администрацией Тверской области по представлению заместителя Губернатора, координирующего деятельность Отдела.

6.2. Начальник Отдела имеет заместителя, назначаемого на должность и освобождаемого от должности Администрацией Тверской области по представлению заместителя Губернатора, координирующего деятельность Отдела.

6.3. Работники Отдела, за исключением начальника Отдела и его заместителя, назначаются на должность и освобождаются от должности приказами начальника Отдела. Распределение обязанностей между заместителями и работниками Отдела производится начальником Отдела.

6.4. Директора областных государственных архивов назначаются на должность и освобождаются от должности начальником архивного отдела Тверской области по согласованию с Администрацией Тверской области.

6.5. Начальник несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Отдел задач.

6.6. Предельная численность работников Отдела и размер ассигнований на их содержание в пределах средств, предусмотренных на эти цели в областном бюджете, утверждаются Администрацией Тверской области.

6.7. Начальник Отдела:

- определяет структуру, утверждает в пределах установленной численности работников и фонда оплаты труда штатные расписания Отдела, государственных архивов, а также смету расходов на их содержание в пределах утвержденных ассигнований;

- в пределах своей компетенции издает приказы, инструкции и дает указания на основе и во исполнение законодательства Российской Федерации, Тверской области, других нормативных актов, подлежащих обязательному исполнению всеми подведомственными учреждениями, и обеспечивает их исполнение;

- утверждает положения о государственных архивах Тверской области в соответствии с законом Тверской области "Об архивном фонде Тверской области и архивах";

- распоряжается денежными средствами, выделяемыми на содержание Отдела и архивных учреждений, определяет порядок использования материально-технических средств;

- действует без доверенности во всех органах государственной власти и местного самоуправления, учреждениях и организациях, открывает банковские счета, выдает доверенности;

- принимает решения о премировании согласно действующему законодательству, установлении надбавок к должностным окладам и оказании материальной помощи работникам Отдела и руководителям государственных архивов в пределах средств, выделяемых на эти цели, о доплатах к государственным пенсиям лицам, уволенным с государственной службы.

6.8. При архивном отделе Тверской области действуют:

- научный совет по рассмотрению научных проблем архивного дела в Тверской области, определению концепции и стратегии его развития;

- экспертно-проверочная комиссия для рассмотрения вопросов, связанных с определением состава документов архивного фонда Тверской области, отбором их на хранение в государственные и муниципальные архивы области, экспертизой ценности документов.

6.9. Положения о научном совете и экспертно-проверочной комиссии и их состав утверждаются начальником Отдела.

6.10. В Отделе может быть образована коллегия.

7. Реорганизация и ликвидация Отдела

Прекращение деятельности Отдела осуществляется в виде его ликвидации или реорганизации (слияние, присоединение, разделение, выделение, преобразование в иную организационно-правовую форму) постановлением Администрации Тверской области в установленном законодательством Российской Федерации порядке.

Имущество Отдела в случае его ликвидации передается его собственнику в лице уполномоченного государственного органа.