Раздел II

II. Регистрация и порядок работы с обращениями граждан

2.1. Письменные обращения граждан (заявления, жалобы, предложения), поступают в отдел по работе с документами администрации города. Гражданин в своем письменном обращении в обязательном порядке указывает наименование органа местного самоуправления, в которое направляет обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свою фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ или уведомление о переадресации обращения. После изложения сути обращения ставит личную подпись и дату.

2.2. Все обращения граждан регистрируются в отделе по работе с документами в день поступления. На каждое из них заполняется регистрационная карточка в электронной базе данных. Отдел по работе с документами не позже следующего дня после регистрации направляет для рассмотрения обращения Главе города, Главе администрации города, заместителям Главы администрации города в соответствии с распределением должностных обязанностей или непосредственно руководителям, к которым обращаются граждане, по усмотрению начальника отдела по работе с документами.

2.3. Обращения граждан с поручениями (резолюциями) руководителей передаются в отдел по работе с документами для внесения специальных отметок и направляются в соответствии с резолюциями на рассмотрение в структурные подразделения (исполнителям). В случае, если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких должностных лиц (структурных подразделений), копии обращений передаются в эти подразделения (согласно резолюции).

Письменные обращения, содержащие вопросы, решение которых входит в компетенцию государственных органов, других органов местного самоуправления или должностных лиц, не позднее 7 (семи) дней со дня их регистрации направляются в эти органы или должностным лицам с уведомлением об этом граждан, направивших обращение.

Уведомления гражданам направляются за подписью должностного лица, которому поручено исполнение обращения.

При направлении обращения в государственные органы, другие органы местного самоуправления или должностным лицам в случае необходимости руководители могут запрашивать в указанных органах или у должностных лиц документы и материалы о результатах рассмотрения письменного обращения.

2.4. Поручения (резолюции) руководителей при рассмотрении обращений пишутся в произвольной форме. Если исполнителю поручается дать ответ гражданину, то в резолюции должно быть указано "_ рассмотреть и дать ответ гражданину". В случае, когда ответ дает руководитель, в поручении исполнителю пишется "_ рассмотреть и подготовить проект ответа гражданину".

2.5. Коллективные обращения, подписанные двумя и более лицами, отмечаются индексом "колл". Обращения, в которых не указаны фамилия, место жительства, отсутствует подпись заявителя (анонимные), отмечаются индексом "б\п".

2.6. Если гражданин прислал несколько обращений с разными вопросами, то каждое обращение регистрируется отдельно.

2.7. Учет, регистрация, контроль за движением обращений (в ходе их рассмотрения), контроль за сроками исполнения осуществляются отделом по работе с документами с использованием программно-технических средств.

2.8. Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуются.

2.9. Письменные обращения не могут быть переданы от одного исполнителя другому без уведомления об этом отдела по работе с документами.

2.10. После рассмотрения обращения гражданина оно возвращается исполнителями в отдел по работе с документами, со всеми относящимися к нему материалами для формирования дел, хранения и передачи в архив в соответствии с установленным порядком.

На каждом письменном обращении после его окончательного рассмотрения должна стоять надпись "В дело" и подпись должностного лица, давшего поручение (наложившего резолюцию).

2.11. Обращения граждан, поступившие по информационным системам общего пользования, рассматриваются в соответствии с настоящим Порядком.

2.12. Повторным считается обращение, поступившее от одного гражданина по одному и тому же вопросу, если со времени подачи предыдущего обращения истек установленный законодательством срок для рассмотрения данного обращения либо гражданин не согласен с принятым по его обращению решением.

2.13. Ответы в федеральные органы государственной власти, депутатам всех уровней и членам Совета Федерации Федерального Собрания РФ, а также по обращениям о наиболее значимых для города проблемах должны быть оформлены за подписью Главы города, Главы администрации города или заместителей Главы администрации города. В остальных случаях ответ заявителю может быть дан по их поручению руководителем департамента, управления, комитета, отдела на своем бланке или бланке администрации города.