Раздел III. Основные функции Управления

Раздел III. Основные функции Управления

3.1. Основными функциями Управления являются:

а) систематизация, изучение и обеспечение подписания проектов резолюций на документы, поступающие в адрес Губернатора Тверской области;

б) организация подписания исходящих писем за подписью Губернатора Тверской области, нормативных правовых актов Губернатора Тверской области и Администрации Тверской области, законов Тверской области, соглашений, договоров, доверенностей, актов и других документов. Организация докладов Губернатору Тверской области по исходящим письмам;

в) подготовка проектов резолюций на документы, поступающие на имя Губернатора Тверской области с приглашением на мероприятия различного уровня; работа со служебными записками, направляемыми первым заместителем Губернатора Тверской области, заместителями Губернатора Тверской области, руководителями исполнительных органов государственной власти Тверской области по исполнению поручений Губернатора Тверской области на поступающие приглашения, организация их рассмотрения Губернатором Тверской области; внесение информации в электронную базу документооборота "Lotus Notes";

г) осуществление контроля за своевременным исполнением резолюций Губернатора Тверской области на приглашения, поступающие на его имя; внесение информации о результатах рассмотрения документов и о снятии их с контроля в систему электронного документооборота "Lotus Notes";

д) текущее и перспективное планирование рабочего времени Губернатора Тверской области, анализ эффективности планирования рабочего времени Губернатора Тверской области;

е) расчет тайминга (временные затраты, необходимые для реализации того или иного направления деятельности) рабочего времени Губернатора Тверской области;

ж) формирование годового плана административных мероприятий и ежемесячных планов-графиков совещаний у Губернатора Тверской области;

з) проведение анализа рабочего графика Губернатора Тверской области. Информирование Губернатора Тверской области, руководителя аппарата Губернатора Тверской области об основных результатах анализа;

и) ежедневное формирование рабочих графиков Губернатора Тверской области, первого заместителя Губернатора Тверской области, заместителей Губернатора Тверской области и обеспечение их исполнения. Отражение ежедневных рабочих графиков Губернатора Тверской области в программе "Lotus Notes", MS Office Qutlook для синхронизации с личным телефоном Губернатора Тверской области;

к) организационно-методическое обеспечение деятельности рабочей группы по планированию рабочего времени Губернатора Тверской области;

л) организация документооборота в Управлении в пределах его компетенции, установленной настоящим Положением;

м) ведение реестров заявленных Губернатором Тверской области совещаний и встреч в г. Тверь и г. Москва, учет состоявшихся встреч и совещаний Губернатора Тверской области;

н) подготовка и сбор необходимых информационных, справочных, аналитических, архивных материалов к рабочим встречам, совещаниям и иным мероприятиям, в том числе и на федеральном уровне, с участием Губернатора Тверской области в соответствии с установленными стандартами;

о) ведение реестра приглашений, внесение справочной информации в рабочий график Губернатора Тверской области по участию должностных лиц в мероприятиях различного уровня;

п) организация оперативного взаимодействия Губернатора Тверской области, первого заместителя Губернатора Тверской области, заместителей Губернатора Тверской области с руководителями структурных подразделений аппарата Губернатора Тверской области, руководителями областных исполнительных органов государственной власти Тверской области, руководителями органов местного самоуправления муниципальных образований Тверской области;

р) организация взаимодействия с советниками Губернатора Тверской области; информационно-справочное, документационное, организационно-техническое обеспечение их деятельности;

с) участие в работе совещаний и встреч, проводимых Губернатором Тверской области, первым заместителем Губернатора Тверской области, заместителями Губернатора Тверской области;

т) информирование должностных лиц о совещаниях, встречах, проводимых Губернатором Тверской области, первым заместителем Губернатора Тверской области, заместителями Губернатора Тверской области, и текущих изменениях в рабочем графике Губернатора Тверской области, первого заместителя Губернатора Тверской области, заместителей Губернатора Тверской области;

у) организационное обеспечение участия Губернатора Тверской области в мероприятиях федерального уровня (уточнение формата мероприятия, времени и места проведения, схемы проезда, заказ пропусков на территорию и отражение данной информации в рабочем графике Губернатора Тверской области);

ф) подготовка и проведение поздравительных кампаний Губернатора Тверской области, первого заместителя Губернатора Тверской области, заместителей Губернатора Тверской области в связи с государственными праздниками; ведение и постоянная актуализация базы данных по должностным лицам различных органов государственной власти, руководителям организаций, почетным гражданам Тверской области и иным лицам, имеющим значительные заслуги; подготовка поздравительных адресов от имени Губернатора Тверской области к дням рождения, знаменательным датам, общественнозначимым событиям, профессиональным праздникам;

х) мониторинг назначений на должности на федеральном и региональном уровнях, организация поздравлений с назначением от имени Губернатора Тверской области;

ц) систематизация и ведение реестра статистических материалов, поступающих из Территориального органа Федеральной службы государственной статистики по Тверской области;

ч) организационное и методическое обеспечение деятельности приемных Губернатора Тверской области, первого заместителя Губернатора Тверской области, заместителей Губернатора Тверской области, организация работы (совместно с управлением государственной службы и кадров аппарата Губернатора Тверской области) по обеспечению приемных первого заместителя Губернатора Тверской области, заместителей Губернатора Тверской области кадрами, в том числе обеспечение оперативной замены временно отсутствующих (на период болезни, отпуска, командировки) специалистов;

ш) осуществление оперативного руководства помощниками первого заместителя Губернатора Тверской области, заместителей Губернатора Тверской области в части вопросов, относящихся к ведению Управления;

щ) обеспечение круглосуточной работы приемной Губернатора Тверской области, оперативное информирование Губернатора Тверской области и других должностных лиц Тверской области о ситуациях, представляющих опасность для населения и территории Тверской области, авариях, тяжелых несчастных случаях и происшествиях;

э) осуществление передачи должностным лицам факсимильных сообщений и телеграмм в нерабочее время;

ю) организационно-техническое обеспечение деятельности Губернатора Тверской области, первого заместителя Губернатора Тверской области, заместителей Губернатора Тверской области (организация телефонных переговоров, ведение и актуализация базы данных телефонных контактов, учет и переадресация звонков, прием посетителей, ведение электронного документооборота, регистрация входящей корреспонденции, ведение календарей-графиков, выполнение копировально-множительных работ и другое);

я) анализ работы приемных первого заместителя Губернатора Тверской области, заместителей Губернатора Тверской области, внесение предложений по совершенствованию их деятельности;

я-1) участие в пределах компетенции Управления в подготовке проектов законов Тверской области, иных нормативных правовых актов Тверской области;

я-2) подготовка сведений об отсутствии на рабочем месте (командировки, отпуска, временная нетрудоспособность) первого заместителя Губернатора Тверской области, заместителей Губернатора Тверской области и других должностных лиц Администрации Тверской области, представление их в управление государственной службы и кадров аппарата Губернатора Тверской области;

я-3) формирование, классификация и составление реестра архивных материалов по итогам участия Губернатора Тверской области в мероприятиях и встречах различного уровня;

я-4) подготовка документов Управления к сдаче в архив;

я-5) выполнение поручений Губернатора Тверской области и руководителя аппарата Губернатора Тверской области;

я-6) обеспечение оперативного контроля за исполнением устных поручений Губернатора Тверской области;

я-7) выполнение других функций в соответствии с правовыми актами и поручениями Губернатора Тверской области, поручениями руководителя аппарата Губернатора Тверской области.