Подраздел I. Прием, регистрация и проверка заявления и документов, представленных на экспертизу ценности документов (п.п. 67-87)

Подраздел I. Прием, регистрация и проверка заявления и документов, представленных на экспертизу ценности документов

67. Прием и регистрация заявления и документов осуществляются в Архивном отделе и филиалах ГАУ "МФЦ". Основанием для начала выполнения административной процедуры является:

а) обращение заявителя непосредственно в Архивный отдел, филиал ГАУ "МФЦ" с заявлением о предоставлении государственной услуги;

б) поступление заявления и документов в Архивный отдел, филиал ГАУ "МФЦ" по почте;

в) поступление заявления и документов в Архивный отдел в электронном виде через Единый портал, по электронной почте.

68. При обращении заявителя (представителя заявителя) с заявлением о предоставлении государственной услуги непосредственно в Архивный отдел секретарь Экспертно-проверочной комиссии:

а) удостоверяет личность заявителя и его полномочия по подаче заявления;

б) осуществляет прием документов;

в) при отсутствии у заявителя заполненного заявления или неправильном его заполнении - помогает заявителю заполнить заявление либо заполняет заявление с использованием электронного печатного устройства, распечатывает заявление и передает его на подпись заявителю;

г) проверяет полноту комплекта документов и выявляет документы, которые содержат технические ошибки.

В случае если в ходе проверки документов секретарь Экспертно-проверочной комиссии обнаруживает, что заявитель представил неполный комплект документов или документы, не соответствующие требованиям административного регламента, он заполняет перечень недостающих документов и выявленных недостатков в представленных документах, ставит на нем личную подпись и передает заявителю. В случае необходимости дает разъяснения относительно формы и мест получения недостающих документов, порядка устранения указанных недостатков;

д) если представленные копии документов не заверены в установленном законодательством порядке сличает представленные экземпляры оригиналов и копий документов друг с другом и выполняет на копиях документов надпись о соответствии копий подлинным экземплярам, заверяя ее своей подписью с указанием фамилии и инициалов;

е) ставит на заявлении регистрационный штамп Архивного отдела для входящей корреспонденции, указывает дату приема;

ж) делает запись на описи о соответствии количества и состава принятых на рассмотрение документов, проставляет дату приема, заверяет своей подписью с указанием фамилии;

з) передает один экземпляр описи документов заявителю, что является подтверждением факта принятия документов от заявителя, а второй экземпляр описи документов вместе

с представленным заявителем комплектом документов оставляет в Архивном отделе для дальнейшей регистрации и проведения экспертизы ценности документов;

и) информирует заявителя о сроке оказания государственной услуги, порядке и месте получения результата предоставления государственной услуги; оформляет памятку с указанием места и времени проведения заседания Экспертно-проверочной комиссии, на которую заявитель приглашается для совместного проведения экспертизы ценности представленных документов и выдает ее заявителю.

Максимальный срок выполнения действия -15 минут.

69. Если заявитель изъявляет желание проконсультироваться у председателя Экспертно-проверочной комиссии, а в момент посещения заявителя председатель Экспертно-проверочной комиссии не может осуществить его прием, секретарь Экспертно-проверочной комиссии предоставляет заявителю информацию о том, в какой день и время можно обратиться к председателю Экспертно-проверочной комиссии.

70. При обращении заявителя (представителя заявителя) непосредственно в филиал ГАУ "МФЦ" главный специалист филиала ГАУ"МФЦ":

а) выполняет действия, указанные в подпунктах "а" - "в" пункта 68 административного регламента;

б) вносит в автоматизированную информационную систему ГАУ "МФЦ" (далее - АИС МФЦ) сведения о приеме заявления;

в) оформляет расписку в получении документов, проставляет на расписке дату приема, регистрационный номер, свою подпись и отдает ее заявителю;

г) информирует заявителя о сроке оказания государственной услуги, порядке и месте получения результата предоставления государственной услуги;

д) передает документы ведущему документоведу филиала ГАУ "МФЦ" для формирования электронного дела заявителя.

Максимальный срок выполнения действия -15 минут.

71. Ведущий документовед филиала ГАУ "МФЦ" в течение рабочего дня по окончании каждого часа самостоятельно отслеживает поступление документов от главных специалистов филиала ГАУ "МФЦ" и принимает зарегистрированные в АИС МФЦ документы с целью их дальнейшей обработки, в том числе:

а) изготавливает электронные копии всех представленных документов, включая заявление, посредством сканирования бумажных носителей и сохраняет электронные копии документов в АИС МФЦ;

б) формирует Перечень документов, передаваемых филиалом ГАУ "МФЦ" в Архивный отдел (далее - Перечень документов) в двух экземплярах;

в) регистрирует сформированный пакет документов в журнале регистрации исходящей документации филиала ГАУ "МФЦ";

г) передает старшему делопроизводителю пакет документов для передачи (отправки) в Архивный отдел.

Максимальный срок выполнения действия - 20 минут.

72. При поступлении документов заявителя в филиал ГАУ "МФЦ" по почте заведующий филиалом ГАУ "МФЦ":

а) регистрирует полученный пакет документов в журнале регистрации входящей документации филиала ГАУ "МФЦ";

б) вносит в АИС МФЦ сведения о приеме заявления и проставляет на заявлении дату приема, регистрационный номер, свою подпись;

в) осуществляет действия, предусмотренные подпунктами "а" - "г" пункта 71 административного регламента.

Максимальный срок выполнения действий -20 минут.

73. Старший делопроизводитель филиала ГАУ "МФЦ" осуществляет представление в Архивный отдел лично либо направление в Архивный отдел почтой и в электронном виде пакета документов, полученных филиалом ГАУ "МФЦ" от заявителя, с приложением Перечня документов.

74. При поступлении документов заявителя в Архивный отдел по почте специалист Архивного отдела, ответственный за прием, регистрацию и отправку почтовой корреспонденции и документов Архивного отдела, ставит на заявлении регистрационный штамп Архивного отдела, в котором указывает дату приема, и передает документы заявителя секретарю Экспертно-проверочной комиссии.

Максимальный срок выполнения действий -20 минут.

75. При поступлении документов заявителя в Архивный отдел в электронном виде через Единый портал, по электронной почте специалист Архивного отдела, ответственный за прием, регистрацию и отправку почтовой корреспонденции и документов Архивного отдела:

а) размещает указанные документы в установленном порядке в электронном делопроизводстве Архивного отдела в соответствии с номенклатурой дел, распечатывает заявление и опись документов заявителя с указанием пути прохождения (размещения) файла (идентификатора электронной копии документа);

б) передает секретарю Экспертно-проверочной комиссии заявление и опись документов заявителя с указанным путем прохождения (размещения) файла;

в) размещает в "личном кабинете" заявителя на Едином портале скан-копию заявления с присвоенным входящим номером, а уведомление о размещении в "личном кабинете" данного документа направляет на адрес электронной почты, указанный заявителем в качестве адреса для ведения переписки.

Максимальный срок выполнения действий -20 минут.

76. Секретарь Экспертно-проверочной комиссии при получении от специалиста Архивного отдела, ответственного за прием, регистрацию и отправку почтовой корреспонденции и документов Архивного отдела, документов заявителя поступивших по почте (электронной почте), через Единый портал, уведомляет заявителя по телефону или по электронной почте (в случае невозможности сообщить заявителю указанными способами -направляет заявителю информацию по почте без уведомления) о получении документов, а также о месте и времени проведения заседания Экспертно-проверочной комиссии, на которую он приглашается для совместного проведения экспертизы ценности документов.

77. В случае если заявитель, представивший документы, не является получателем государственной услуги, секретарь Экспертно-проверочной комиссии готовит проект уведомления об отказе в предоставлении государственной услуги с указанием причин отказа и направляет его на подпись начальнику Архивного отдела.

Максимальный срок выполнения действия - 30 минут.

78. Если заявитель является получателем государственной услуги, секретарь Экспертно-проверочной комиссии проверяет полноту состава документов, удостоверяясь, что:

а) заявление о проведении экспертизы ценности документов юридических лиц представлено на бланке организации, напечатано компьютерным способом;

б) документы, представляемые для получения государственной услуги, имеют подписи уполномоченных должностных лиц/граждан (непосредственно получателя государственной услуги или его доверенного лица);

в) тексты документов написаны разборчиво, наименования юридических лиц - в соответствии с учредительными документами с указанием места их нахождения; фамилия, имя, отчество гражданина - получателя государственной услуги или его доверенного лица - полностью, с указанием места их жительства;

г) документы не содержат подчистки либо приписки, зачеркнутые слова или иные, не оговоренные в них исправления отсутствуют, документы, исполненные карандашом, а также документы с серьезными повреждениями, не позволяющие однозначно истолковать их содержание;

д) документы представлены в полном комплекте в зависимости от категории получателя государственной услуги.

Максимальный срок выполнения действия - 30 минут.

79. В случае если секретарь Экспертно-проверочной комиссии обнаруживает при проверке представленных заявителем документов основания для отказа в предоставлении государственной услуги, он готовит проект уведомления об отказе в предоставлении государственной услуги с указанием причин отказа и направляет его на подпись начальнику Архивного отдела.

Максимальный срок выполнения действия - 30 минут.

80. После подписания уведомления об отказе в предоставлении государственной услуги начальником Архивного отдела секретарь Экспертно-проверочной комиссии прикладывает уведомление к документам, представленным заявителем, и передает их специалисту Архивного отдела, ответственному за прием, регистрацию и отправку почтовой корреспонденции и документов Архивного отдела, который в случае личной явки заявителя выдает уведомление об отказе в предоставлении государственной услуги и документы, представленные заявителем, лично заявителю либо отправляет заявителю по почте, в том числе по электронной почте, через Единый портал (в случае представления документов заявителя через Единый портал).

Максимальный срок выполнения действия - 30 минут.

81. В случае соответствия представленных заявителем документов требованиям административного регламента и при наличии полного комплекта документов, секретарь Экспертно-проверочной комиссии регистрирует полный и правильно оформленный комплект документов, представленный заявителем (в том числе в электронном виде), в электронном регистрационном журнале документов, поступающих на рассмотрение Экспертно-проверочной комиссии.

82. При регистрации секретарь Экспертно-проверочной комиссии присваивает каждому документу, представленному на экспертизу ценности, свой порядковый номер (нумерация сквозная в течение делопроизводственного года), указывает дату поступления документа, способ поступления документов, название организации (фамилию, инициалы гражданина), представившей документы (то есть получателя государственной услуги), название документа, крайние даты документа (годы), количество единиц хранения.

83. Затем секретарь Экспертно-проверочной комиссии ставит регистрационный штамп на заявлении, в котором указывает регистрационный номер, соответствующий номеру в электронном регистрационном журнале документов, поступающих на рассмотрение Экспертно-проверочной комиссии.

84. Секретарь Экспертно-проверочной комиссии подготавливает зарегистрированные документы для передачи председателю Экспертно-проверочной комиссии для определения эксперта, который будет осуществлять экспертизу ценности представленных документов.

Для этого к каждому документу, внесенному в регистрационный электронный журнал и подлежащему экспертизе ценности, секретарь Экспертно-проверочной комиссии прикладывает бланк направления документов на экспертизу ценности.

85. Зарегистрированные документы вместе с бланком направления документов на экспертизу ценности секретарь Экспертно-проверочной комиссии передает председателю Экспертно-проверочной комиссии.

86. Общий максимальный срок выполнения процедуры -1 рабочий день.

87. Результатом выполнения данной административной процедуры является:

а) принятие решения о предоставлении государственной услуги и направление документов заявителя для проведения экспертизы ценности;

б) принятие решения об отказе в предоставлении государственной услуги и направление заявителю уведомления об отказе в предоставлении государственной услуги.