Раздел VII. Работа с документами, письмами, заявлениями, жалобами и организация личного приема граждан

Раздел VII. Работа с документами, письмами, заявлениями,
жалобами и организация личного приема граждан

1. Входящая в Думу корреспонденция регистрируется в аппарате Думы. Письма граждан ставятся на контроль в день поступления. В тот же день корреспонденция передается Главе города Ржева. Письма граждан, поступившие в адрес депутата или в постоянного комитета, передаются им непосредственно. Глава города Ржева рассматривает поступившие документы и направляет их для исполнения в постоянные комитеты, депутатам.

Резолюции на документах должны четко определять характер поручений, сроки и ответственных исполнителей. Документы, касающиеся вопросов, связанных с ситуацией в отдельном округе или имеющих частный характер, направляются для рассмотрения депутатам. Документы, касающиеся общих вопросов, направляются на рассмотрение в постоянные комитеты.

2. Все документы в соответствии с резолюцией передаются работником аппарата Думы исполнителям под расписку. Ответственность за организацию работы с документами, их сохранность и своевременное исполнение несет ответственный исполнитель. Все документы рассматриваются в строго указанные в них сроки. Документы без установленных сроков исполнения рассматриваются не более месяца.

3. Документы, по которым исполнители обязаны представить предложения, заключения или подготовить проект письма, ставятся на контроль, а ответственному исполнителю направляется контрольная карточка. Документы снимаются с контроля только после поступления от исполнителей справок, материалов о принятых мерах. Отметка о снятии с контроля производится работником аппарата по указанию Главы города Ржева.

4. Все документы от одного исполнителя другому передаются только через работника аппарата Думы с соответствующей отметкой в журнале регистрации.

5. Ответы на письма и заявления граждан, поступившие в Думу, готовятся исполнителями и направляются за подписью Главы города Ржева. Ответы на письма граждан, адресованные депутату или постоянному комитету, направляются за подписью депутата или председателя постоянного комитета. Все документы направляются адресатам только через аппарат Думы.

6. Поддерживая постоянную связь с избирателями, депутаты Думы осуществляют их прием в избирательных округах согласно графику приема, который публикуется в газете "Ржевская правда".