Раздел II. Прием, регистрация и порядок работы с обращениями (п.п. 11-22)

Раздел II. Прием, регистрация и порядок работы с обращениями

11. Обращения, поступившие на имя Губернатора Тверской области и в адрес Правительства Тверской области по почте, телеграфу, с помощью факсимильной связи и электронной почты, принимает управление документационного обеспечения аппарата Правительства Тверской области и в день поступления передает на регистрацию в Отдел.

Обращения, в том числе и с использованием факсимильной связи, могут поступать и непосредственно в Отдел через Приемную.

Обращения, поступившие на электронный адрес управления информационной политики аппарата Правительства Тверской области, передаются на регистрацию в Отдел.

При приеме в Приемной письменного обращения непосредственно от гражданина по его просьбе на втором экземпляре принятого обращения делается отметка с указанием даты приема обращения, номера обращения и фамилии специалиста Отдела, принявшего обращение, и сообщается контактный телефон (телефон для справок по обращениям граждан).

Обращения, поступившие по информационным системам общего пользования, по каналам факсимильной связи, а также через систему межведомственного электронного документооборота - из Управления Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций, распечатываются на бумажном носителе и регистрируются в Отделе.

Обращения, поступившие в Правительство Тверской области по информационным системам общего пользования, а также поданные непосредственно Руководителям в письменном виде при проведении ими информационных мероприятий, передаются в Отдел и рассматриваются в соответствии с федеральным законодательством и настоящим Порядком.

12. Прием устных обращений по "телефону доверия" Губернатора Тверской области осуществляется специалистами Отдела.

В случае если решение вопросов, поставленных в обращении, требует проверки и принятия мер, специалист Отдела регистрирует обращение, заполняет регистрационно-контрольную карточку в электронной базе данных и распечатывает на бумажный носитель на бланке установленного образца по форме согласно приложению 1 к Порядку для дальнейшего рассмотрения.

Не регистрируются анонимные звонки (без указания фамилии и почтового адреса) и звонки, в которых гражданин использует нецензурные либо оскорбительные выражения.

13. Специалисты Отдела в течение трех дней со дня поступления обращения готовят аннотации на письма, проверяют их на неоднократность, регистрируют в соответствии с п. 99 Инструкции по делопроизводству в аппарате Правительства Тверской области, сканируют и направляют для рассмотрения и подготовки поручений (наложения резолюций) Губернатору Тверской области, первому заместителю Председателя Правительства Тверской области, заместителям Председателя Правительства Тверской области, руководителю аппарата Правительства Тверской области (далее - Руководители) в соответствии с распределением должностных обязанностей по системе электронного документооборота и с представлением подлинников обращений и приложенных к ним документов.

Отдел еженедельно готовит реестр обращений и проекты поручений к ним для доклада Губернатору Тверской области.

14. В случае поступления обращения во второй половине дня, предшествующего праздничному или выходному дню, его регистрация производится в рабочий день, следующий за праздничным или выходным днем.

15. Письменные обращения, содержащие вопросы, решение которых входит в компетенцию других государственных органов, органов местного самоуправления муниципальных образований Тверской области или должностных лиц, а также государственных и муниципальных учреждений и иных организаций, на которые возложено осуществление публично значимых функций, и их должностным лицам не позднее семи дней со дня их регистрации, направляются в эти органы или должностным лицам, в том числе и с поручением Руководителей, по системе электронного документооборота или по почте с уведомлением об этом граждан, юридических лиц, направивших обращения.

Уведомления гражданам, юридическим лицам, сопроводительные письма к обращениям, зарегистрированным в Отделе, направляются за подписью начальника Отдела на бланках установленного образца по формам согласно приложениям 2 - 8 к Порядку.

В случае когда обращение от юридического лица зарегистрировано в управлении документационного обеспечения аппарата Правительства Тверской области и в поручении Руководителя в адрес исполнителя указывается: "рассмотреть и дать ответ автору", уведомление в адрес юридического лица направляется секретариатом Руководителя.

Ответ на обращение, поступившее в Правительство Тверской области в форме электронного документа, уведомление о ходе рассмотрения обращения направляются Отделом в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении через управление документационного обеспечения аппарата Правительства Тверской области.

Об отказе в рассмотрении обращения по существу письменно сообщается гражданину, если указан почтовый либо электронный адрес, на бланках установленного образца по формам согласно приложениям 9 - 11 к Порядку.

Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения на бланке установленного образца по форме согласно приложению 12 к Порядку.

В случае если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления муниципального образования Тверской области или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению, на бланке установленного образца по форме согласно приложению 13 к Порядку.

16. При направлении обращения на рассмотрение в другие государственные органы, органы местного самоуправления муниципальных образований Тверской области или должностным лицам в случае необходимости Руководители запрашивают, в том числе в электронной форме, в указанных органах или у должностных лиц документы и материалы о результатах рассмотрения письменного обращения.

17. Информация по итогам рассмотрения обращения передается в Отдел исполнителем с помощью системы электронного документооборота и в подлинном виде.

18. Поручения (резолюции) Руководителей при рассмотрении обращений пишутся в произвольной форме. Если исполнителю поручается дать ответ гражданину, в резолюции указывается "... рассмотреть и дать ответ заявителю". В случае, когда ответ дается за подписью Руководителя, в поручении исполнителю указывается "_ рассмотреть и подготовить проект ответа заявителю".

19. Учет, регистрация, контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений осуществляются Отделом с использованием программно-технических средств.

20. Передача обращения от одного исполнителя другому не допускается без уведомления об этом Отдела.

21. После рассмотрения обращения возвращаются исполнителями в Отдел со всеми относящимися к ним материалами для формирования дел, хранения и передачи в архив в соответствии с установленным порядком.

22. Хранение архивных дел у исполнителей не допускается.