Подраздел I Прием и регистрация документов

Подраздел I Прием и регистрация документов

78. Прием и регистрация документов, необходимых для предоставления государственной услуги, осуществляется в Министерстве и филиалах ГАУ "МФЦ".

79. Основанием для начала выполнения административной процедуры является:

а) личное обращение заявителя (представителя заявителя) с комплектом документов, необходимых для предоставления государственной услуги, в Министерство, филиал ГАУ "МФЦ";

б) поступление документов заявителя в Министерство, филиал ГАУ "МФЦ" по почте;

в) поступление документов заявителя в Министерство в электронном виде через Единый портал.

80. При личном обращении заявителя (представителя заявителя) в Министерство специалист Отдела:

а) удостоверяет личность заявителя (представителя заявителя) и его полномочия по подаче заявления; в том числе проверяет документ, удостоверяющий личность заявителя;

б) осуществляет прием заявления и документов. При отсутствии у заявителя заполненного заявления или неправильном его заполнении - помогает заявителю собственноручно заполнить заявление либо заполняет заявление с использованием электронного печатающего устройства, распечатывает заявление и передает его на подпись заявителю;

в) проверяет полноту сведений, указанных в заявлении и комплектность представленных документов;

г) выявляет документы, которые содержат технические ошибки;

д) если представленные копии документов нотариально не заверены, сличает представленные экземпляры оригиналов и копий документов друг с другом и выполняет на них надпись об их соответствии подлинным экземплярам, заверяет своей подписью с указанием фамилии и инициалов;

е) регистрирует заявление в журнале регистрации заявлений;

ж) копирует заявление с присвоенным входящим номером и датой регистрации и передает его копию заявителю;

з) информирует заявителя о сроке оказания государственной услуги, порядке и месте получения результата предоставления государственной услуги;

и) передает зарегистрированный пакет документов начальнику Отдела для наложения резолюции.

Максимальный срок выполнения действий - 15 минут.

81. При поступлении документов заявителя на почтовый адрес Министерства, их регистрация осуществляется секретарем в журнале учета входящей корреспонденции Министерства, затем документы передаются специалисту Отдела.

Максимальный срок выполнения действий - 5 минут.

82. При получении документов заявителя от секретаря специалист Отдела:

а) регистрирует заявление в журнале регистрации заявлений;

б) проставляет на заявлении присвоенный входящий номер и дату регистрации;

в) осуществляет копирование заявления и передает копию заявления секретарю для отправки заявителю;

г) передает зарегистрированный пакет документов начальнику Отдела для наложения резолюции.

Максимальный срок выполнения действия - 15 минут.

83. Секретарь регистрирует заявление в журнале учета исходящей корреспонденции Министерства и направляет его заявителю простым почтовым отправлением.

Максимальный срок выполнения действия - 1 рабочий день.

84. При поступлении документов заявителя в Министерство в электронном виде через Единый портал специалист Отдела:

а) регистрирует документы в электронном журнале регистрации входящих запросов, а заявление - в журнале регистрации заявлений;

б) делает на заявлении отметку в электронном виде о дате приема и регистрационном номере;

в) размещает сведения о регистрации заявления с указанием даты регистрации и регистрационного номера в "личном кабинете" заявителя на Едином портале, а информацию о размещении в "личном кабинете" указанных сведений направляет на адрес электронной почты, указанный заявителем в качестве адреса для ведения переписки;

г) распечатывает представленные документы;

д) передает зарегистрированный пакет документов начальнику Отдела для наложения резолюции.

Максимальный срок выполнения действия - 30 минут.

85. При личном обращении заявителя (представителя заявителя) в филиал ГАУ "МФЦ", главный специалист филиала ГАУ "МФЦ":

а) удостоверяет личность заявителя (представителя заявителя) и его полномочия по подаче заявления;

б) осуществляет прием документов;

в) проверяет полноту комплекта представленных документов. Если заявителем не представлены документы, относящиеся к категории документов, подлежащих получению в рамках межведомственного информационного взаимодействия, сообщает заявителю о том, что данные документы будут запрошены филиалом ГАУ "МФЦ" самостоятельно. Формирование и направление межведомственных запросов осуществляется в порядке, установленном подразделом 3 настоящего раздела Административного регламента. Если заявителем не представлены документы, относящиеся к категории лично предоставляемых документов, сообщает заявителю о необходимости предоставления недостающих документов и о возможном получении отказа Министерства в предоставлении государственной услуги по этому основанию;

г) выявляет документы, которые содержат технические ошибки. В случае неправильного оформления заявления о предоставлении государственной услуги оказывает помощь заявителю в оформлении нового заявления;

д) если представленные копии документов нотариально не заверены, сличает представленные экземпляры оригиналов и копий документов друг с другом и выполняет на них надпись об их соответствии подлинным экземплярам, заверяет своей подписью с указанием фамилии и инициалов;

е) информирует заявителя о сроке оказания государственной услуги, порядке и месте получения результата предоставления государственной услуги;

ж) регистрирует документы в автоматизированной информационной системе ГАУ "МФЦ" (далее - АИС МФЦ);

з) заполняет расписку о приеме документов (далее - расписка) в 2 экземплярах. Один экземпляр расписки передает заявителю. Второй экземпляр расписки приобщает к пакету документов, принятых от заявителя;

и) передает документы документоведу филиала ГАУ "МФЦ" для формирования электронного дела заявителя.

Максимальный срок выполнения действий - 45 минут.

86. Документовед филиала ГАУ "МФЦ" в течение рабочего дня по окончании каждого часа самостоятельно отслеживает поступление документов от главных специалистов филиала ГАУ "МФЦ" и принимает зарегистрированные в АИС МФЦ документы с целью их дальнейшей обработки, в том числе:

а) изготавливает электронные копии всех представленных документов, включая заявление, посредством сканирования бумажных носителей и сохраняет электронные копии документов в АИС МФЦ;

б) формирует перечень документов, передаваемых филиалом ГАУ "МФЦ" в Министерство (далее - Перечень документов), в двух экземплярах;

в) передает делопроизводителю филиала ГАУ "МФЦ" пакет документов заявителя для регистрации и отправки в Министерство.

Максимальный срок выполнения административного действия - 1 час.

87. При поступлении документов заявителя на почтовый адрес филиала ГАУ "МФЦ", заместитель заведующего филиалом ГАУ "МФЦ":

а) регистрирует полученный пакет документов в журнале регистрации входящей документации филиала ГАУ "МФЦ";

б) вносит в АИС МФЦ сведения о приеме документов;

в) проверяет полноту комплекта документов. Если заявителем не представлены документы, относящиеся к категории документов, подлежащих получению в рамках межведомственного информационного взаимодействия, формирует и направляет по принадлежности межведомственные запросы в порядке, установленном подразделом 3 настоящего раздела Административного регламента;

г) выполняет действия, указанные в пунктах "а" - "в" пункта 86 настоящего подраздела Административного регламента;

Максимальный срок выполнения действий - 1 час.

88. Делопроизводитель филиала ГАУ "МФЦ":

а) регистрирует документы в журнале регистрации исходящей документации филиала ГАУ "МФЦ" и в течение одного рабочего дня со дня поступления документов в филиал ГАУ "МФЦ" представляет их в Министерство лично или направляет их в Министерство в электронном виде и по почте.

89. В случае личного представления в Министерство пакета документов делопроизводителем филиала ГАУ "МФЦ" специалист Отдела:

а) осуществляет прием документов;

б) передает делопроизводителю филиала ГАУ "МФЦ" Перечень документов с отметкой о приеме документов Министерством;

в) регистрирует заявление о предоставлении государственной услуги в журнале регистрации заявлений;

г) передает зарегистрированный пакет документов начальнику Отдела для наложения резолюции.

Максимальный срок выполнения действий - 30 минут.

90. В случае поступления пакета документов заявителя от филиала ГАУ "МФЦ" на почтовый адрес Министерства, сотрудники Министерства выполняют действия, указанные в пунктах 81-83 настоящего подраздела Административного регламента, кроме того секретарь направляет Перечень документов с отметкой о приеме документов Министерством на почтовый адрес филиала ГАУ "МФЦ".

91. В случае поступления в Министерство пакета документов заявителя от филиала ГАУ "МФЦ" в электронном виде, специалист Отдела выполняет действия, указанные в подпунктах "а", "б", "г", "д" пункта 84 настоящего подраздела Административного регламента, а также направляет Перечень документов с отметкой о приеме документов Министерством на адрес электронной почты филиала ГАУ "МФЦ".

Максимальный срок выполнения действий - 30 минут.

92. Начальник Отдела назначает специалиста Отдела, ответственного за рассмотрение заявления, и передает ему пакет документов заявителя.

Максимальный срок выполнения действия - 10 мин.

93. Специалист Отдела формирует персональное дело заявителя, которое подлежит хранению в течение 3 лет с момента окончания предоставления государственной услуги.

Максимальный срок выполнения действия - 5 минут.

94. Результатом выполнения административной процедуры является принятие документов от заявителя и формирование комплекта документов заявителя.