Подраздел 1. Прием и регистрация документов (п.п. 80 - 98)

Подраздел 1
Прием и регистрация документов

80. Прием и регистрация заявления и документов осуществляются в Министерстве и филиалах ГАУ "МФЦ".

81. Основанием для начала выполнения административной процедуры является:

а) обращение заявителя непосредственно в Министерство, филиал ГАУ "МФЦ" с заявлением о предоставлении государственной услуги;

б) поступление документов заявителя в Министерство, филиал ГАУ "МФЦ" посредством почтовой связи;

в) поступление документов заявителя в Министерство в электронном виде через Единый портал.

82. При обращении заявителя (представителя заявителя) непосредственно в Министерство специалист отдела правового обеспечения и организационно-кадровой работы Министерства:

а) удостоверяет личность заявителя (представителя заявителя) и его полномочия по подаче заявления;

б) осуществляет прием документов;

в) при отсутствии у заявителя заполненного заявления или неправильном его заполнении помогает заявителю собственноручно заполнить заявление либо заполняет заявление с использованием электронного печатного устройства, распечатывает заявление и передает его на подпись заявителю;

г) производит копирование документов (если заявителем не представлены копии документов, необходимые для предоставления государственной услуги), удостоверяя копии представленных документов на основании их оригиналов личной подписью;

д) регистрирует заявление в журнале регистрации входящей корреспонденции Министерства;

е) копирует заявление с присвоенным входящим номером и передает его копию заявителю;

ж) передает комплект документов заявителя начальнику Отдела для назначения специалиста, ответственного за рассмотрение заявления.

Максимальный срок выполнения действия - 20 минут.

83. При обращении заявителя (представителя заявителя) непосредственно в филиал ГАУ "МФЦ" главный специалист филиала ГАУ "МФЦ":

а) выполняет действия, указанные в подпунктах "а" - "г" пункта 82 Административного регламента. Если заявителем не представлены документы, относящиеся к категории документов, подлежащих предоставлению в рамках межведомственного информационного взаимодействия, сообщает о том, что данные документы будут запрошены филиалом ГАУ "МФЦ" самостоятельно. Если заявителем не представлены документы, относящиеся к категории лично предоставляемых документов, сообщает о необходимости предоставления недостающих документов;

б) вносит в автоматизированную информационную систему ГАУ "МФЦ" (далее - АИС МФЦ) сведения о приеме заявления и проставляет на заявлении дату приема, регистрационный номер, свою подпись;

в) информирует заявителя о сроке оказания государственной услуги, порядке и месте получения результата государственной услуги;

г) оформляет расписку в получении документов по форме согласно приложению 7 к Административному регламенту, и отдает ее заявителю;

д) передает документы документоведу филиала ГАУ "МФЦ" для формирования электронного дела заявителя.

Максимальный срок выполнения действий - 20 минут.

84. Документовед филиала ГАУ "МФЦ" в течение рабочего дня по окончании каждого часа самостоятельно отслеживает поступление документов от главных специалистов филиала ГАУ "МФЦ" и принимает зарегистрированные в информационной базе документы с целью их дальнейшей обработки, в том числе:

а) изготавливает электронные копии всех представленных документов, включая заявление, посредством сканирования бумажных носителей и сохраняет электронные копии документов в АИС МФЦ;

б) формирует перечень документов передаваемых филиалом ГАУ "МФЦ" в Министерство (далее - Перечень документов) по форме согласно приложению 8 к Административному регламенту в двух экземплярах, регистрирует сформированный пакет документов в журнале регистрации исходящей документации филиала ГАУ "МФЦ" и передает пакет документов делопроизводителю филиала ГАУ "МФЦ".

Максимальный срок выполнения действия - 20 минут.

85. При поступлении документов заявителя в филиал ГАУ "МФЦ" по почте заместитель заведующего филиалом ГАУ "МФЦ":

а) регистрирует полученный пакет документов в журнале регистрации входящей документации филиала ГАУ "МФЦ";

б) вносит в АИС МФЦ сведения о приеме заявления и проставляет на заявлении дату приема, регистрационный номер, свою подпись;

в) осуществляет действия, предусмотренные подпунктами "а" и "б" пункта 84 Административного регламента.

Максимальный срок выполнения действий - 20 минут.

86. Делопроизводитель филиала ГАУ "МФЦ" осуществляет представление в Министерство лично либо направление в Министерство почтой и в электронном виде пакета документов, полученных филиалом ГАУ "МФЦ" от заявителя, с приложением Перечня документов.

87. При поступлении документов заявителя в Министерство по почте специалист отдела правового обеспечения и организационно-кадровой работы Министерства выполняет действия, указанные в подпунктах "д", "ж" пункта 82 Административного регламента, а в случае поступления указанных документов от филиала ГАУ "МФЦ" - дополнительно проставляет дату получения документов заявителя и регистрационный номер Министерства на Перечне документов, после чего передает его делопроизводителю филиала ГАУ "МФЦ" либо направляет в электронном виде в адрес филиала ГАУ "МФЦ".

Максимальный срок выполнения действий - 20 минут.

88. К документам, направляемым в электронной форме, предъявляются следующие требования:

а) они должны быть представлены в форме электронных документов (электронных образов документов), удостоверенных электронной подписью лица, подписавшего документ, уполномоченного лица органа, выдавшего документ, или электронной подписью нотариуса;

б) каждый отдельный документ должен быть загружен в виде отдельного файла. Количество файлов должно соответствовать количеству документов, направляемых для получения государственной услуги, а наименование файлов должно позволять идентифицировать документ и количество страниц в документе.

89. Заявителям предоставляется возможность для предварительной записи на подачу заявления и документов, необходимых для предоставления государственной услуги.

90. Предварительная запись может осуществляться следующими способами по выбору заявителя:

а) при обращении заявителя непосредственно в Министерство или филиал ГАУ "МФЦ";

б) при обращении в Министерство, филиал ГАУ "МФЦ" по телефону;

в) через сайт Министерства, ГАУ "МФЦ".

91. При предварительной записи заявитель сообщает следующие данные:

а) наименование организации или фамилию, имя, отчество;

б) контактный номер телефона;

в) адрес электронной почты (при наличии) (при обращении через сайты Министерства, ГАУ "МФЦ");

г) желаемые дату и время представления документов.

92. Предварительная запись осуществляется путем внесения указанных сведений в книгу записи заявителей, которая ведется на бумажных и/или электронных носителях.

93. Заявителю сообщаются дата и время приема документов, окно (кабинет) приема документов, в которые следует обратиться. При обращении непосредственно в Министерство или филиал ГАУ "МФЦ" заявителю выдается талон-подтверждение. Заявитель, записавшийся на прием через сайт Министерства, может распечатать аналог талона-подтверждения. Заявителю, записавшемуся на прием через сайт ГАУ "МФЦ", вся информация направляется на указанный им адрес электронной почты.

94. Запись заявителей на определенную дату заканчивается за сутки до наступления этой даты.

95. При осуществлении предварительной записи заявитель в обязательном порядке информируется о том, что предварительная запись аннулируется в случае его неявки по истечении 15 минут с назначенного времени приема.

96. Заявитель в любое время вправе отказаться от предварительной записи.

97. В отсутствии заявителей, обратившихся по предварительной записи, осуществляется прием заявителей, обратившихся в порядке общей очереди.

98. График приема (приемное время) заявителей по предварительной записи устанавливается начальником Отдела, заведующими филиалами ГАУ "МФЦ" в зависимости от интенсивности обращений.