Подраздел I. Прием и регистрация заявления и документов, необходимых для получения специального разрешения (п.п. 69 - 83)

Подраздел I
Прием и регистрация заявления и документов, необходимых для получения специального разрешения

69. Прием и регистрация заявления и документов, необходимых для предоставления государственной услуги, осуществляется в Министерстве и филиалах ГАУ "МФЦ".

70. Основанием для начала выполнения административной процедуры является:

а) обращение заявителя (представителя заявителя) непосредственно в Министерство, филиал ГАУ "МФЦ" с заявлением об оформлении специального разрешения с пакетом необходимых документов для предоставления государственной услуги;

б) поступление документов заявителя в Министерство или филиал ГАУ "МФЦ" посредством почтовой связи;

в) поступление документов заявителя в Министерство по факсимильной связи;

г) поступление документов заявителя в Министерство в электронном виде через Единый портал или сайт Министерства.

71. При обращении заявителя (представителя заявителя) непосредственно в Министерство специалист Отдела:

а) удостоверяет личность заявителя (представителя заявителя) и его полномочия по подаче заявления;

б) осуществляет прием документов;

в) проверяет полноту представленных документов;

г) регистрирует заявление в журнале регистрации заявлений и учёта выданных специальных разрешений (далее - журнал регистрации заявлений), формирует комплект документов заявителя;

д) снимает с заявления копию, на которой ставит дату и номер регистрации, передает копию заявления с отметкой о регистрации заявителю;

е) информирует заявителя о сроке оказания государственной услуги, порядке и месте получения результата предоставления государственной услуги.

Максимальный срок выполнения действий - 15 минут.

72. При поступлении пакета документов заявителя в Министерство посредством почтовой связи делопроизводитель регистрирует документы в системе электронного документооборота Министерства и передаёт документы специалисту Отдела.

Максимальный срок выполнения действий - 1 рабочий день.

73. Специалист Отдела:

а) выполняет действия, предусмотренные подпунктом "г" пункта 71 настоящего подраздела;

б) оформляет в двух экземплярах расписку о принятых документах в свободной форме, один экземпляр которой приобщает к документам заявителя, второй экземпляр - направляет делопроизводителю для отправки в адрес заявителя;

в) переходит к выполнению действий, предусмотренных подразделом II настоящего раздела.

Максимальный срок выполнения действий - 1 рабочий день.

74. Делопроизводитель регистрирует расписку в системе электронного документооборота Министерства и направляет в адрес заявителя почтовым отправлением с уведомлением о вручении.

Максимального срок выполнения действий - 30 минут.

75. При поступлении документов заявителя в Министерство посредством факсимильной связи специалист Отдела выполняет действия, указанные в подпунктах "а", "б" пункта 73 настоящего подраздела, направляет заявителю расписку о принятых документах посредством факсимильной связи, после чего переходит к выполнению действий, предусмотренных подразделом II настоящего раздела.

Максимальный срок выполнения действий - 1 рабочий день.

76. В случае поступления документов заявителя в Министерство в форме электронных документов через Единый портал или сайт Министерства делопроизводитель или специалист Отдела:

а) выполняет действия, предусмотренные подпунктом "г" пункта 71 настоящего подраздела;

б) размещает сведения о регистрации заявления с указанием даты регистрации и регистрационного номера в "личном кабинете" заявителя на Едином портале, а информацию о размещении в "личном кабинете" указанных сведений направляет на адрес электронной почты, указанный заявителем в качестве адреса для ведения переписки, либо, в случае обращения заявителя через сайт Министерства, направляет сведения о регистрации заявления на адрес электронной почты, указанный заявителем в качестве адреса для ведения переписки;

в) переходит к выполнению действий, указанных в подразделе II настоящего раздела.

Максимальный срок выполнения действий - 20 минут.

77. При обращении заявителя (представителя заявителя) непосредственно в филиал ГАУ "МФЦ" главный специалист филиала ГАУ "МФЦ":

а) удостоверяет личность заявителя и его полномочия по подаче заявления;

б) осуществляет прием документов;

в) проверяет полноту представленных документов, необходимых для предоставления государственной услуги.

Если заявителем не представлены документы, относящиеся к категории документов, подлежащих получению в рамках межведомственного информационного взаимодействия, - сообщает заявителю о том, что данные документы будут запрошены филиалом ГАУ "МФЦ" самостоятельно.

Формирование и направление межведомственных запросов осуществляется в порядке, установленном подразделом III настоящего раздела.

Если заявителем не представлены документы, относящиеся к категории лично предоставляемых документов, - сообщает заявителю о необходимости предоставления недостающих документов и о возможном получении отказа Министерства в предоставлении государственной услуги по этому основанию.

В случае, если заявитель настаивает на приме документов - выполняет действия, указанные в подпунктах "г" - "и" настоящего пункта.

г) выявляет документы, которые содержат технические ошибки.

В случае неправильного оформления заявления о предоставлении государственной услуги - оказывает помощь заявителю в оформлении нового заявления;

д) если представленные копии документов не заверены, сличает представленные экземпляры оригиналов и копий документов друг с другом и выполняет на них надпись об их соответствии подлинным экземплярам, заверяя своей подписью с указанием фамилии и инициалов;

е) информирует заявителя о сроке оказания государственной услуги, порядке и месте получения результата предоставления государственной услуги;

ж) вносит в автоматизированную информационную систему ГАУ "МФЦ" (далее - АИС МФЦ) сведения о приеме заявления и проставляет на заявлении дату приема, регистрационный номер, свою подпись;

з) оформляет расписку в получении документов и отдает ее заявителю;

и) передает документы ведущему документоведу филиала ГАУ "МФЦ" для формирования электронного дела.

Максимальный срок выполнения действий - 15 минут.

78. Ведущий документовед филиала ГАУ "МФЦ" в течение рабочего дня по окончании каждого часа самостоятельно отслеживает поступление документов от главных специалистов филиала ГАУ "МФЦ" и принимает зарегистрированные в информационной базе документы с целью их дальнейшей обработки, в том числе:

а) изготавливает электронные копии всех представленных документов, включая заявление, посредством сканирования бумажных носителей и сохраняет электронные копии документов в АИС МФЦ;

б) формирует перечень документов, передаваемых филиалом ГАУ "МФЦ" в Министерство;

в) передает документы заявителя старшему делопроизводителю филиала ГАУ "МФЦ" для регистрации и передачи в Министерство.

Максимальный срок выполнения административного действия - 1 час.

79. При поступлении документов заявителя в филиал ГАУ "МФЦ" посредством почтовой связи заведующий филиалом ГАУ "МФЦ":

а) регистрирует документы в журнале регистрации входящей документации филиала ГАУ "МФЦ";

б) вносит в АИС МФЦ сведения о приеме (регистрации) заявления и проставляет на заявлении дату приема, регистрационный номер, свою подпись;

в) изготавливает электронные копии всех представленных документов, включая заявление, посредством сканирования бумажных носителей и сохраняет электронные копии документов в АИС МФЦ;

г) проверяет полноту представленных документов.

Если заявителем не представлены документы, относящиеся к категории документов, подлежащих получению в рамках межведомственного информационного взаимодействия, - формирует и направляет по принадлежности межведомственные запросы в порядке, установленном подразделом III настоящего раздела, а копии направленных межведомственных запросов приобщает к комплекту документов заявителя;

д) формирует перечень документов, передаваемых филиалом ГАУ "МФЦ" в Министерство по форме, согласно приложению 5 к настоящему Административному регламенту, в двух экземплярах;

е) передает документы заявителя старшему делопроизводителю филиала ГАУ "МФЦ" для регистрации и передачи в Министерство.

Максимальный срок выполнения действий - 1 час.

80. Старший делопроизводитель филиала ГАУ "МФЦ":

а) регистрирует документы в журнале регистрации исходящей корреспонденции филиала ГАУ "МФЦ";

б) передает в Министерство представленные документы в течение одного рабочего дня со дня поступления документов в филиал ГАУ "МФЦ".

81. При поступлении документов заявителя в Министерство от филиала ГАУ "МФЦ" их регистрация осуществляется делопроизводителем или специалистом Отдела, который также проставляет дату получения документов заявителя и регистрационный номер Министерства на перечне документов, передаваемых филиалом ГАУ "МФЦ" в Министерство, после чего передает перечень старшему делопроизводителю филиала ГАУ "МФЦ" либо направляет в электронном виде в адрес филиала ГАУ "МФЦ".

Максимальный срок выполнения действия - 1 день.

82. Результатом выполнения административной процедуры является прием и регистрация документов в Министерстве.

83. Способом фиксации результата выполнения административной процедуры, в том числе в электронной форме, предусмотренной настоящим подразделом, является регистрация в журнале регистрации заявлений.