Раздел XV. Порядок, согласования исходящей документации, визируемой Главой, управляющим делами Администрации и заместителями Главы Администрации (п.п. 77-78)

Раздел XV. Порядок, согласования исходящей документации, визируемой Главой, управляющим делами Администрации и заместителями Главы Администрации

77. Подготовка служебных писем осуществляется исполнителем в соответствии с установленными требованиями, утвержденными инструкцией по делопроизводству в Администрации.

Исполнители служебных писем обязаны формировать их тексты в соответствии со следующими критериями:

- конкретность адресата;

- официальность, строгое соблюдение субординации;

- целесообразность и лаконичность формулировок и употребления терминов, исключается их двойное толкование и неоправданное применение;

- логическое и концептуальное единство отдельных частей текста, обусловленное тематической конкретностью служебной переписки;

- корректность, эмоционально-нейтральный тон изложения.

Все тексты служебных писем, представляемых на подпись Главе, управляющему делами и его заместителям, подлежат обязательному редактированию начальником Управления организационно-контрольной, кадровой работы и связям с общественностью.

78. Служебное письмо должно быть подготовлено в двух экземплярах, на одном из которых исполнитель ставит свою подпись, визирует документ у курирующего заместителя Главы Администрации, управляющего делами Администрации (в его отсутствие - у руководителя структурного подразделения).

Служебное письмо подписывается Главой его заместителями, управляющим делами в рамках предоставленной им компетенции, в двух экземплярах, один экземпляр остаётся в номенклатурном деле.