Раздел VI. Работа с обращениями, поставленными на контроль (п.п. 42 - 49)

Раздел VI

Работа с обращениями, поставленными на контроль

42. Отделом в обязательном порядке осуществляется контроль за рассмотрением обращений.

43. Отдел еженедельно готовит и направляет информацию о нарушении контрольных сроков рассмотрения обращений начальнику управления организационно-контрольной работы, приемным Руководителей, исполнителям.

44. После рассмотрения обращения, поставленного на контроль, исполнитель информирует о результатах его рассмотрения должностное лицо, давшее поручение, готовит проект ответа гражданину и при необходимости - проект ответа в органы государственной власти, депутатам, в средства массовой информации.

45. К оформлению проектов ответов на обращения граждан предъявляются следующие требования:

а) текст должен содержать конкретную и четкую информацию по всем вопросам, поставленным в обращении со ссылкой на законодательство (с указанием реквизитов правовых актов);

б) при подтверждении фактов, изложенных в обращении, в тексте следует указывать, какие меры приняты, кем и когда или что будет предпринято для разрешения проблем с указанием конкретных сроков;

в) в случае если вопрос, изложенный в обращении, не может быть решен положительно, указывают причины, по которым принимается такое решение;

г) в ответе в организацию, направившую обращение гражданина в администрацию города Твери, указывается, в какой форме проинформирован гражданин о результатах рассмотрения;

д) ответ на обращение подписывается должностным лицом либо уполномоченным на то лицом в пределах компетенции;

е) ответ оформляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в администрации города Твери;

ж) ответ печатается на бланке установленного образца;

з) в случае если на обращение гражданина дается промежуточный ответ, в тексте указывается срок подготовки окончательного ответа;

и) на коллективное обращение ответ направляется в адрес заявителя, стоящего по списку первым, если не определено лицо, на чье имя необходимо направить ответ;

к) на коллективное обращение работников организаций и других коллективов граждан ответ направляется их руководителю (за исключением случаев обжалования действий руководителя) с просьбой сообщить о результатах рассмотрения обратившимся работникам, если не определено лицо, на чье имя необходимо направить ответ;

л) ответ на резолюцию митинга, собрания и других массовых мероприятий направляется руководителю инициативной группы.

46. В случае если по результатам рассмотрения обращения принят правовой акт, его копия направляется заявителю.

47. После завершения рассмотрения обращения и оформления ответа подлинник обращения и все материалы, относящиеся к рассмотрению, передаются исполнителем в Отдел. Специалисты Отдела проверяют правильность оформления документов, вносят необходимые записи в регистрационно-контрольные карточки в электронной базе данных, передают проекты ответов на подпись Руководителям.

48. После подписания Руководителем ответ на обращение передается в Отдел для регистрации и отправки адресату.

Ответы на обращения за подписью Руководителей направляются только через Отдел, после чего обращение считается исполненным и снятым с контроля.

Ответ на обращение, поступившее в администрацию города Твери в форме электронного документа, уведомление о ходе рассмотрения обращения направляются в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении, через Отдел.

49. Работа с обращением считается завершенной, если рассмотрены все поставленные вопросы, приняты необходимые меры, гражданину дан ответ в письменной или с его согласия в устной форме.

Датой снятия обращения с контроля считается дата отправки ответа адресату.