Раздел II. Прием, регистрация и порядок работы с обращениями (п.п. 11 - 21)

Раздел II

Прием, регистрация и порядок работы с обращениями

11. Обращения, поступившие на имя Главы администрации города Твери, заместителей Главы администрации города Твери, в адрес администрации города Твери принимает Отдел и в день поступления передает на регистрацию.

При приеме в Отделе обращения непосредственно от гражданина по его просьбе на втором экземпляре принятого обращения делается отметка с указанием даты приема обращения и сообщается контактный телефон (телефон для справок по обращениям граждан).

Обращения, поступившие по информационным системам общего пользования, по каналам факсимильной связи, распечатываются на бумажных носителях и регистрируются в Отделе.

12. Обращения, направленные через систему "Интернет-приемная", получает, распечатывает на бумажных носителях и передает на регистрацию специалист Отдела. Обслуживание и обеспечение технического функционирования Интернет-приемной осуществляет администратор сайта - специалист управления информационных ресурсов и технологий администрации города Твери.

Электронная форма обращения, размещенная в разделе Интернет-приемная официального сайта в сети Интернет администрации города Твери (www.tver.ru), содержит обязательные для заполнения поля:

а) "Ваша фамилия, имя, отчество";

б) "Ваш почтовый адрес";

в) "Ваш e-mail";

г) "Я подтверждаю свое согласие на обработку персональных данных";

д) "Кому Вы хотите задать вопрос";

е) "Сообщение", содержащее обращение;

ж) "Согласен на публикацию данного "обезличенного" обращения на официальном сайте".

Интернет-обращение может содержать один вложенный файл размером не более 10 МБ.

13. Прием устных обращений по "горячей телефонной линии" администрации города осуществляется специалистами Отдела по телефону 32-25-95 в будние дни, кроме пятницы и предпраздничных дней, с 9.00 до 13.00 и с 13.45 до 18.00, в пятницу и предпраздничные дни - с 9.00 до 13.00 и с 13.45 до 16.45. Сотрудник Отдела выясняет фамилию, имя, отчество заявителя, адрес, телефон, суть обращения.

В случае если изложенные в обращении обстоятельства и факты являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно по существу поставленных вопросов.

В случае если решение вопросов, поставленных в обращении, требует проверки и принятия мер, специалист Отдела регистрирует обращение в течение суток с момента его поступления, заполняет регистрационную карточку в электронной базе данных и распечатывает на бумажный носитель на бланке установленного образца по форме согласно приложению 1 к Порядку для дальнейшего рассмотрения.

Не регистрируются анонимные звонки (без указания фамилии или почтового адреса). Если в анонимном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит регистрации и направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

В случае поступления телефонного звонка, в котором гражданин использует нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, сотрудники Отдела вправе отказать в регистрации обращения, уведомив гражданина о недопустимости злоупотребления правом.

14. Специалисты Отдела в течение трех дней со дня поступления письменных обращений проверяют их на повторность, регистрируют в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в администрации города Твери, сканируют, готовят проекты поручений (резолюций) Главы администрации города. Направляют для рассмотрения и подготовки поручений (наложения резолюций) первому заместителю Главы администрации города, заместителям Главы администрации города (далее - Руководители), в соответствии с распределением должностных обязанностей по системе электронного документооборота и с представлением подлинников обращений и приложенных к ним документов.

Повторным считается второе и более обращение одного и того же гражданина в один и тот же государственный орган, орган местного самоуправления, к одному и тому же должностному лицу по одному и тому же вопросу.

При работе с повторными обращениями в Отделе формируется дело с уже имеющимися ранее документами по данному вопросу.

Не считаются повторными обращения одного и того же гражданина по разным вопросам.

15. В случае поступления обращения во второй половине рабочего дня, предшествующего праздничному или выходному дню, его регистрация производится в рабочий день, следующий за праздничным или выходным днем.

16. Поручения (резолюции) Руководителей при рассмотрении обращений пишутся в произвольной форме. Если исполнителю поручается дать ответ гражданину, в резолюции указывается "... рассмотреть и дать ответ заявителю". В случае когда ответ дается за подписью Руководителя, в поручении исполнителю указывается "... рассмотреть и подготовить проект ответа заявителю".

17. Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию данных органа местного самоуправления или должностного лица, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит