Раздел II. Прием, регистрация и порядок работы с обращениями (п.п. 11 - 21)

Раздел II

Прием, регистрация и порядок работы с обращениями

11. Обращения, поступившие на имя Главы администрации города Твери, заместителей Главы администрации города Твери, в адрес администрации города Твери принимает Отдел и в день поступления передает на регистрацию.

При приеме в Отделе обращения непосредственно от гражданина по его просьбе на втором экземпляре принятого обращения делается отметка с указанием даты приема обращения и сообщается контактный телефон (телефон для справок по обращениям граждан).

Обращения, поступившие по информационным системам общего пользования, по каналам факсимильной связи, распечатываются на бумажных носителях и регистрируются в Отделе.

12. Обращения, направленные через систему "Интернет-приемная", получает, распечатывает на бумажных носителях и передает на регистрацию специалист Отдела. Обслуживание и обеспечение технического функционирования Интернет-приемной осуществляет администратор сайта - специалист управления информационных ресурсов и технологий администрации города Твери.

Электронная форма обращения, размещенная в разделе Интернет-приемная официального сайта в сети Интернет администрации города Твери (www.tver.ru), содержит обязательные для заполнения поля:

а) "Ваша фамилия, имя, отчество";

б) "Ваш почтовый адрес";

в) "Ваш e-mail";

г) "Я подтверждаю свое согласие на обработку персональных данных";

д) "Кому Вы хотите задать вопрос";

е) "Сообщение", содержащее обращение;

ж) "Согласен на публикацию данного "обезличенного" обращения на официальном сайте".

Интернет-обращение может содержать один вложенный файл размером не более 10 МБ.

13. Прием устных обращений по "горячей телефонной линии" администрации города осуществляется специалистами Отдела по телефону 32-25-95 в будние дни, кроме пятницы и предпраздничных дней, с 9.00 до 13.00 и с 13.45 до 18.00, в пятницу и предпраздничные дни - с 9.00 до 13.00 и с 13.45 до 16.45. Сотрудник Отдела выясняет фамилию, имя, отчество заявителя, адрес, телефон, суть обращения.

В случае если изложенные в обращении обстоятельства и факты являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно по существу поставленных вопросов.

В случае если решение вопросов, поставленных в обращении, требует проверки и принятия мер, специалист Отдела регистрирует обращение в течение суток с момента его поступления, заполняет регистрационную карточку в электронной базе данных и распечатывает на бумажный носитель на бланке установленного образца по форме согласно приложению 1 к Порядку для дальнейшего рассмотрения.

Не регистрируются анонимные звонки (без указания фамилии или почтового адреса). Если в анонимном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит регистрации и направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

В случае поступления телефонного звонка, в котором гражданин использует нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, сотрудники Отдела вправе отказать в регистрации обращения, уведомив гражданина о недопустимости злоупотребления правом.

14. Специалисты Отдела в течение трех дней со дня поступления письменных обращений проверяют их на повторность, регистрируют в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в администрации города Твери, сканируют, готовят проекты поручений (резолюций) Главы администрации города. Направляют для рассмотрения и подготовки поручений (наложения резолюций) первому заместителю Главы администрации города, заместителям Главы администрации города (далее - Руководители), в соответствии с распределением должностных обязанностей по системе электронного документооборота и с представлением подлинников обращений и приложенных к ним документов.

Повторным считается второе и более обращение одного и того же гражданина в один и тот же государственный орган, орган местного самоуправления, к одному и тому же должностному лицу по одному и тому же вопросу.

При работе с повторными обращениями в Отделе формируется дело с уже имеющимися ранее документами по данному вопросу.

Не считаются повторными обращения одного и того же гражданина по разным вопросам.

15. В случае поступления обращения во второй половине рабочего дня, предшествующего праздничному или выходному дню, его регистрация производится в рабочий день, следующий за праздничным или выходным днем.

16. Поручения (резолюции) Руководителей при рассмотрении обращений пишутся в произвольной форме. Если исполнителю поручается дать ответ гражданину, в резолюции указывается "... рассмотреть и дать ответ заявителю". В случае когда ответ дается за подписью Руководителя, в поручении исполнителю указывается "... рассмотреть и подготовить проект ответа заявителю".

17. Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию данных органа местного самоуправления или должностного лица, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения. В случае если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, копия обращения в течение семи дней со дня регистрации направляется в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам.

Письменное обращение, содержащее информацию о фактах возможных нарушений законодательства Российской Федерации в сфере миграции, направляется в течение пяти дней со дня регистрации в территориальный орган федерального органа исполнительной власти, осуществляющего правоприменительные функции, функции по контролю, надзору и оказанию государственных услуг в сфере миграции, и высшему должностному лицу субъекта Российской Федерации (руководителю высшего исполнительного органа государственной власти субъекта Российской Федерации) с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации его обращения, за исключением случая, указанного в пункте 26 настоящего постановления.

Уведомления гражданам, юридическим лицам, сопроводительные письма к обращениям, зарегистрированным в Отделе, направляются за подписью начальника управления организационно-контрольной работы, заместителя начальника управления организационно-контрольной работы на бланках установленного образца по формам согласно приложениям 2 - 3 к Порядку.

18. При направлении обращения на рассмотрение в другие государственные органы, органы местного самоуправления или должностным лицам в случае необходимости Руководители запрашивают, в том числе в электронной форме, в указанных органах или у должностных лиц документы и материалы о результатах рассмотрения письменного обращения.

19. Учет, регистрация, контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений осуществляются Отделом.

20. Передача обращения от одного исполнителя другому не допускается без уведомления об этом Отдела.

21. Обращения после рассмотрения возвращаются исполнителями в Отдел со всеми относящимися к ним материалами для формирования дел, хранения и передачи в архив в соответствии с установленным порядком.