Распоряжение Администрации Новгородской области от 4 июня 1998 г. N 372-рг "Об утверждении инструкции о порядке формирования, ведения, учета и хранения личных дел государственных служащих Новгородской области" (с изменениями и дополнениями) (утратило силу)

Распоряжение Администрации Новгородской области
от 4 июня 1998 г. N 372-рг
"Об утверждении инструкции о порядке формирования,
ведения, учета и хранения личных дел государственных
служащих новгородской области"

С изменениями и дополнениями от:

23 апреля 1999 г., 10 апреля 2001 г.

ГАРАНТ:

Распоряжением Администрации Новгородской области от 29 августа 2005 г. N 338-рг настоящее Распоряжение признано утратившим силу

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке формирования, ведения, учета и хранения личных дел государственных служащих Новгородской области.

2. Рекомендовать органам местного самоуправления области разработать и утвердить инструкции о порядке формирования, ведения, учета и хранения личных дел муниципальных служащих соответствующих муниципальных образований области.

3. Настоящее распоряжение вступает в силу с 1 сентября 1998 года.

Губернатор области

М.М. Прусак

Инструкция
о порядке формирования, ведения, учета и хранения личных
дел государственных служащих Новгородской области
(утв. распоряжением Администрации Новгородской области
от 4 июня 1998 г. N 372-рг)

Настоящая Инструкция определяет основные требования к порядку формирования, ведения, учета и хранения личных дел государственных служащих Новгородской области.

1. Общие положения

1.1. Личное дело государственного служащего Новгородской области (далее по тексту личное дело) - основной документ персонального учета, в котором хранятся наиболее полные сведения о служащем и его служебной деятельности. Личное дело включает в себя анкетно - биографические, характеризующие и дополнительные документы.

1.2. К анкетно - биографическим и характеризующим документам относятся:

личные заявления о приеме на службу, о перемещениях по службе и об увольнении;

протокол конкурсной комиссии (если должность замещалась по конкурсу);

анкета с фотографией (приложение 1);

автобиография;

заверенные копии (ксерокопии) документов об образовании с приложениями об успеваемости, о подготовке, переподготовке, повышении квалификации;

копии (выписки) распоряжений (приказов) о приеме на службу, о перемещениях и об увольнении;

трудовой договор (контракт);

кадровая справка (справка - объективка) (приложение 2);

представления руководства к присвоению квалификационных разрядов, о перемещениях и зачислениях в резерв (личный листок государственного служащего Новгородской области - приложение 3);

аттестационные листы;

характеристики, рекомендательные письма с последнего места работы;

служебные отзывы, отзывы о стажировке;

выписка из протокола заседания комиссии по установлению стажа государственной службы, дающего право на получение ежемесячной надбавки к должностному окладу за выслугу лет и установление продолжительности ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска за выслугу лет;

послужной список государственного служащего Новгородской области (приложение 4).

К дополнительным документам относятся:

аттестационные листы прошлых аттестаций, кадровые справки (справки - объективки), личные листки по учету кадров и анкеты прошлых лет;

характеристики с прежнего места работы;

справки о состоянии здоровья;

другие документы, нахождение которых в личном деле будет признано целесообразным.

1.3. Все документы личного дела подшиваются в обложку (папку) на скоросшиватель. На торец обложки (папки) наклеивается бумажная полоска с наименованием государственного органа исполнительной власти и номером личного дела.

1.4. В каждом личном деле ведется внутренняя опись, в которую записываются наименования всех подшитых документов, дата включения их в личное дело, количество листов, дата изъятия документа, кем изъят, по какой причине. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием даты составления.

1.5. Изъятие из личного дела отдельных документов производится только с разрешения руководителя органа государственной власти или руководителя соответствующей кадровой службы, об этом во внутренней описи делается соответствующая запись. При временном изъятии вместо документа вкладывается лист - заменитель.

1.6. Листы документов, подшитых в личное дело, нумеруются. Все документы в личном деле должны располагаться в хронологическом порядке.

1.7. Автобиографии подписями должностных лиц и печатями не заверяются.

1.8. При формировании и ведении личного дела могут использоваться ксерокопии документов об образовании, заверенные подписью работника кадровой службы и печатью кадровой службы, при наличии предъявленного подлинника документа. В случае отсутствия подлинника в кадровую службу должны предоставляться нотариально заверенные копии документов об образовании.

1.9. В личные дела не должны входить документы второстепенного значения, к которым относятся, например, справки с места жительства, о жилищных условиях, распоряжения (приказы) об отпусках, о командировках и т.д.

1.10. Организационно - методическое обеспечение работы по составлению, ведению, учету и хранению личных дел государственных служащих в органах государственной власти области, а также контроль за соблюдением настоящей Инструкции кадровыми службами органов государственной власти области осуществляет отдел кадровой политики комитета государственной службы области.

2. Формирование и порядок ведения личных дел

2.1. Основания оформления личного дела

2.1.1. Личное дело оформляется после издания распоряжения (приказа) о назначении на государственную должность государственной службы области.

2.1.2. В личное дело группируются документы, отражающие процесс приема на работу:

заявление о приеме на службу (работу);

протокол конкурсной комиссии (если должность замещалась по конкурсу);

анкета;

автобиография;

характеристика или рекомендация;

медицинская справка формы 086у;

копии (ксерокопии) документов об образовании с приложениями об успеваемости;

распоряжение (приказ) о приеме на службу (работу);

кадровая справка (справка - объективка);

послужной список государственного служащего Новгородской области;

внутренняя опись (приложение 5).

2.1.3. Работник, ответственный за документационное обеспечение кадровой деятельности, принимает от поступающего на службу документы (анкету, автобиографию и т.д.), проверяет полноту их заполнения и правильность указанных сведений в соответствии с предъявленными документами.

2.2. Анкета

2.2.1. Анкета является основным документом личного дела, представляющим собой перечень вопросов о биографических данных служащего, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, близких родственниках и др. Анкета заполняется собственноручно служащим при оформлении поступления на службу. На все вопросы анкеты он должен давать полные ответы в строгом соответствии с теми записями, которые содержатся в его личных документах, не допускать сокращений, прочерков, исправлений, помарок. Отрицательные ответы в графах анкеты записываются без повторения вопроса (например: Ученая степень - не имею).

2.2.2. При заполнении анкеты используются следующие документы:

паспорт;

трудовая книжка;

военный билет;

документы об образовании;

документы о присвоении ученой степени, ученого звания.

2.3. Порядок заполнения отдельных граф анкеты

2.3.1. В графе "Образование" должны применяться следующие формулировки: "высшее", "неполное высшее", "среднее профессиональное", "среднее", в зависимости от того, какой документ об образовании имеется у служащего. Если служащий закончил несколько курсов высшего учебного заведения, вынужден был прервать обучение или обучается в данное время, то записывается, сколько курсов он закончил или на каком курсе обучается. Окончившие два курса высшего (или приравненного к ним) профессионального учебного заведения относятся к лицам с неполным высшим профессиональным образованием.

"Специальность по диплому" и "квалификация по диплому" заполняются только специалистами с высшим и средним профессиональным образованием на основании диплома.

Сотрудники, обучающиеся или обучавшиеся в средних профессиональных учебных заведениях (техникумы, колледжи), но не окончившие их, должны быть отнесены к лицам, имеющим среднее (полное общее) или неполное среднее (основное общее) образование, в зависимости от того, какое они имели образование в момент поступления в среднее профессиональное учебное заведение. К лицам, имеющим среднее (полное общее) образование, относятся служащие, закончившие средние школы, школы с углубленным изучением какого - либо предмета, лицеи, гимназии. Для служащих, окончивших профессионально - технические училища (или образовательные учреждения, к ним приравненные), указывается профессия и разряд. Лицам, не имеющим профессионально - технического (начального профессионального) образования, профессия указывается по опыту работы.

2.3.2. В графе "Были ли за границей" указывается полное наименование страны, год и цель пребывания (например: Федеративная Республика Германия - 1997 год - турпоездка).

2.3.3. В графе "Ваши близкие родственники" перечисляются все члены семьи с указанием степени родства (родители, супруги, дети, а также братья и сестры), при этом указывается их фамилия, имя, отчество, дата рождения, место работы, должность.

2.3.4. В графе "Выполняемая работа с начала трудовой деятельности" отражаются сведения о работе в соответствии с записями в трудовой книжке. Если трудовая деятельность служащего началась с обучения в том или ином учебном заведении, то этот период также отмечается в данной графе. Сюда вносятся и сведения о перерывах в работе в связи с учебой, болезнью, нахождением на иждивении и тому подобное (например: "не работал", "находился на пенсии", "находился на иждивении", "болел"). Кроме того, если служащий занимал различные должности, то следует указывать время пребывания на каждой должности. В трудовую деятельность не записывается время учебы в общеобразовательных школах, профессионально - технических училищах и к ним приравненных (суворовские, нахимовские, военные училища и т.д.). При прохождении службы в Вооруженных Силах указывается должность, номер воинской части (учреждения) и в каком округе она находилась, в случае перехода из одной воинской части в другую - номера этих частей и даты перехода с указанием адресов мест службы за последние 15 лет.

Трудовая деятельность записывается строго в хронологическом порядке.

2.3.5. В графе "Дополнительные сведения" могут указываться сведения о награждении орденами, медалями СССР, Российской Федерации, иностранных государств, а также о присвоении почетных званий СССР, РСФСР, иных союзных республик Российской Федерации. Записи производятся на основании орденских книжек, удостоверений к медалям, указов и приказов о награждении, поощрении.

2.3.6. В графе "Отношение к воинской обязанности и воинское звание" указывается отношение служащего к воинской обязанности (например: военнообязанный (ая); майор запаса, сержант запаса).

Лицо ответственное за документационное обеспечение кадровой работы, обязано проверять при приеме на службу у граждан, пребывающих в запасе, военные билеты (временные удостоверения взамен военных билетов), а у граждан, подлежащих призыву на военную службу, - удостоверения граждан, подлежащих призыву, установить, состоит ли гражданин (ка), принимаемый (ая) на службу, на воинском учете. В случае отсутствия в военном билете отметки о постановке на воинский учет (если он (она) является военнообязанным (ой)) необходимо направлять граждан в городской (районный) военный комиссариат.

2.3.7. В графе "Домашний адрес и номер телефона" необходимо указать почтовый индекс. Если адрес прописки и проживания не совпадают, то указываются оба адреса.

2.3.8. В графе "Паспорт или документ, его заменяющий" следует указывать его номер, серию, когда и кем выдан.

2.3.9. Анкета подписывается и заверяется:

лицом, поступающим на службу;

работником кадровой службы, ответственным за документационное обеспечение, после сверки внесенных в анкету сведений с соответствующими документами лица, поступающего на службу;

печатью кадровой службы.

2.4. Автобиография служащего

Автобиография - документ, содержащий описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности принимаемого на службу лица. Она составляется в произвольной форме, без исправлений и помарок. В автобиографии должны быть освещены следующие вопросы: фамилия, имя, отчество, год, число и месяц рождения, полученное образование (где, когда и в каких учебных заведениях), с какого времени началась трудовая деятельность, каковы причины перехода с одной работы на другую, отношение к воинской обязанности и воинское звание, наличие правительственных наград, поощрений, сведения о семейном положении и близких родственниках, дата составления автобиографии, личная подпись.

Сохранность автобиографии, заполненной впервые при оформлении на службу, является обязательной. Произошедшие в период службы изменения или дополнения к автобиографии указываются на отдельном листе, подписываются сотрудником с указанием даты и приобщаются к первичной автобиографии. Исправления в ранее составленной автобиографии не допускаются. В случаях больших изменений биографических данных сотрудника от него может быть затребована обновленная автобиография.

2.5. Послужной список государственного служащего Новгородской области

Послужной список государственных служащих Новгородской области - документ, отражающий сведения о государственном служащем и о его службе в органах государственной власти области. При записи служебных перемещений с понижением обязательно указывается причина этих перемещений в графе "Причина освобождения" (например: "Назначен с понижением по результатам аттестации").

Данный документ заполняется работником кадровой службы после издания распоряжения (приказа) о назначении на должность, должностными лицами не подписывается и дополняется по мере изменения учетных данных.

Послужные списки государственных служащих Новгородской области являются основными документами для ведения Реестра государственных служащих Новгородской области.

2.6. Кадровая справка

Кадровая справка (справка - объективка) заполняется кадровой службой на бланке общепринятого образца без сокращений на пишущей машинке (компьютере) в полном соответствии с данными анкеты и автобиографии. Кадровая справка (справка - объективка) составляется, как правило, при назначении на должность, после очередной аттестации, подшивается в начале дела и подписывается руководителем кадровой службы.

2.7. Порядок дальнейшего ведения личного дела

2.7.1. В дальнейшем в личное дело подшиваются документы, возникающие в процессе служебной деятельности работника:

представления к присвоению квалификационных разрядов;

аттестационные листы;

представления к перемещению по службе;

копии (ксерокопии) документов о назначении на должность;

другие характеризующие и дополнительные материалы, перечисленные в 1 разделе настоящей Инструкции.

2.7.2. Личное дело ведется на протяжении всей службы работника. Изменения, вносимые в личное дело служащего в период служебной деятельности, должны быть подтверждены соответствующими документами, в том числе документами учебных заведений, органов ЗАГС, паспортных столов и другими (например, копии: свидетельства о браке, диплома об окончании учебного заведения и так далее).

3. Учет, хранение и порядок передачи личных дел

3.1. Личные дела относятся к документам, содержащим конфиденциальные сведения, регистрируются в инвентарной книге по учету личных дел (приложение 6), которую ведет кадровая служба соответствующего органа государственной власти. Инвентарная книга предусматривает следующие графы:

порядковый номер дела;

фамилия, имя, отчество работника;

дата поступления на учет и дата снятия с учета.

3.2. Личные дела могут выдаваться для ознакомления только лицам, занимающим определенные должности. Круг лиц, допускаемых к работе с документами личного дела, определяется руководителем соответствующего органа государственной власти области.

При работе с личным делом, выданным для ознакомления, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела документы или помещать в него новые и разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения.

При извлечении каких-либо документов из личного дела лицо, ответственное за ведение личных дел, обязано сделать во внутренней описи соответствующую запись.

3.3. Для контроля за своевременным возвратом выданных или высланных для ознакомления личных дел или предотвращения их утраты может использоваться контрольная карточка (приложение 7), которая заполняется на каждое дело. В ней указывается номер личного дела, фамилия, имя, отчество служащего, на которого она заведена, дата выдачи личного дела, кому оно выдано, расписка в получении, номер служебного телефона лица, получившего дело, и дата возврата дела.

3.4. В кадровой службе хранятся личные дела только на находящихся на службе работников. Для хранения используются сейфы или шкафы, в которых личные дела располагаются по порядку номеров. Шкафы или металлические сейфы должны запираться на замок и опечатываться, может опечатываться также дверь в кабинет, где хранятся личные дела.

3.5. Для удобства поиска личного дела на каждого служащего заполняется алфавитная карточка (приложение 8). Карточки формируются в картотеку по алфавиту.

3.6. После увольнения с государственной службы работника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на хранение, освободившаяся обложка используется, как правило, для помещения личного дела нового работника.

Личные дела уволенных с государственной службы работников хранятся в архиве.

3.7. При переходе государственного служащего в иной орган государственной власти личное дело передается в кадровую службу по новому месту работы. Запечатанный конверт с личным делом вручается увольняемому служащему или работнику соответствующей кадровой службы под личную роспись в журнале.

4. Передача личных дел государственных служащих Новгородской
области в архив

При увольнении с государственной должности государственной службы области документы на государственного служащего переходят в текущий архив, который хранится в кадровой службе соответствующего органа государственной власти, а через 2 года в соответствии с требованиями действующего законодательства передаются в ведомственный архив.