Постановление Администрации Новгородской области от 4 октября 2005 г. N 361 "Об утверждении Положения о Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда области" (с изменениями и дополнениями)

Постановление Администрации Новгородской области
от 4 октября 2005 г. N 361
"Об утверждении Положения о Государственном реестре уникальных документов
Архивного фонда области"

С изменениями и дополнениями от:

19 сентября 2008 г., 18 июля 2011 г., 21 ноября 2013 г.

В соответствии с областным законом от 21.03.2005 N 441-ОЗ "Об архивном деле в Новгородской области" постановляю:

1. Утвердить прилагаемое Положение о Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда области.

2. Опубликовать постановление в газете "Новгородские ведомости".

Первый заместитель Главы администрации

А.С. Бойцов

Положение
о Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда области
(утв. постановлением Администрации Новгородской области
от 4 октября 2005 г. N 361)

С изменениями и дополнениями от:

19 сентября 2008 г., 18 июля 2011 г., 21 ноября 2013 г.

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет порядок создания, ведения и использования Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда области - систематического перечня уникальных документов Архивного фонда области (далее Государственный реестр области).

1.2. Положение разработано в соответствии с федеральными законами от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", от 15 апреля 1993 года N 4804-1 "О вывозе и ввозе культурных ценностей", областным законом от 21.03.2005 N 441-ОЗ "Об архивном деле в Новгородской области", Регламентом Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденным приказом Федеральной архивной службы России от 09.10.2001 N 75.

1.3. К уникальным документам Архивного фонда области относятся особо ценные документы Архивного фонда области, не имеющие себе подобных по содержащейся в них информации и (или) их внешним признакам, невосполнимые при утрате с точки зрения их значения и (или) автографичности.

1.4. Государственный реестр области создается с целью выявления, учета и обеспечения сохранности уникальных документов, находящихся на хранении в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, в архивах организаций области и частных лиц.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Новгородской области от 21 ноября 2013 г. N 365 в пункт 1.5 настоящего Положения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.5. Ведение Государственного реестра области осуществляется департаментом культуры и туризма Новгородской области в целях централизованного учета уникальных документов Архивного фонда области как памятников, имеющих исключительное значение для истории области, а также в целях обеспечения контроля за их сохранностью и информирования пользователей.

1.6. Включение уникальных документов в Государственный реестр области осуществляется путем их выявления, описания, экспертизы (оценки) и регистрации в Государственном реестре области в порядке, определенном настоящим Положением.

Документ Архивного фонда области, занесенный в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, также включается в Государственный реестр области.

2. Выявление уникальных документов

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Новгородской области от 21 ноября 2013 г. N 365 в пункт 2.1 настоящего Положения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.1. Департамент культуры и туризма Новгородской области организует работу по выявлению уникальных документов Архивного фонда области, рекомендуемых для включения в Государственный реестр области.

2.2. Непосредственно работу по выявлению документов ведут государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки и иные организации, в собственности, оперативном управлении или пользовании которых находятся документы Архивного фонда области, а также собственники документов в рамках соглашений (договоров), заключаемых ими с архивными учреждениями области, либо по собственному желанию.

3. Экспертиза ценности уникальных документов

3.1. Отнесение архивных документов к уникальным документам Архивного фонда области производится на основании экспертизы их ценности.

3.2. Экспертиза ценности уникальных документов проводится с целью обоснования включения их в Государственный реестр области с учетом следующих критериев:

3.2.1. Подлинность документа - обязательна для всех документов, включаемых в Государственный реестр области. В порядке исключения могут рассматриваться копии на правах подлинников или копии документов, если известно место хранения подлинника;

3.2.2. Историко-культурная значимость документа - отражение в документах сведений об уникальном для данной местности историческом, культурном событии, явлении, человеке;

3.2.3. Древность документа - к уникальным относятся все документы Архивного фонда области, созданные по 1727 год включительно, как подлинники, так и изготовленные тогда же копии, фрагменты сохранившихся подлинников и копий;

3.2.4. Публичность документа - документы, вносимые в Государственный реестр области, должны находиться на открытом хранении и не содержать каких-либо сведений, ограничивающих доступ;

3.2.5. Принадлежность к историческому событию - документы должны фиксировать социально-исторические явления, определяющие пути развития региона, международные соглашения и т.п. Документ должен непосредственно принадлежать этому событию, быть его неотъемлемой составной частью;

3.2.6. Принадлежность документа к определенной исторической личности -автографы, подлинные личные документы, относящиеся к личностям, занимавшим видные места в истории развития региона, независимо от национальности, вероисповедания, партийной и социальной принадлежности;

3.2.7. Художественные и оформительские особенности документа - документ может быть отнесен к категории уникальных как по одному, так и по нескольким критериям одновременно.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Новгородской области от 21 ноября 2013 г. N 365 в пункт 3.3 настоящего Положения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.3. Результаты экспертизы рассматриваются экспертно-методическими, экспертными комиссиями архивных органов и учреждений, соответствующими комиссиями других организаций и представляются на рассмотрение экспертно-проверочной методической комиссии (далее ЭПМК) департамента культуры и туризма Новгородской области.

4. Описание уникальных документов

4.1. Описание уникальных документов, рекомендуемых к внесению в Государственный реестр области, производится на листах учета и описания уникального документа (приложение к Положению).

4.2. Описанию подлежит каждый документ, рекомендуемый к включению в Государственный реестр области.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Новгородской области от 18 июля 2011 г. N 322 в раздел 5 настоящего Положения внесены изменения

См. текст раздела в предыдущей редакции

5. Представление предложений о включении документов в
Государственный реестр области

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Новгородской области от 21 ноября 2013 г. N 365 в пункт 5.1 настоящего Положения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

5.1. В департамент культуры и туризма Новгородской области предложения о включении документа (ов) в Государственный реестр области представляют государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, юридические и физические лица, собственники уникальных документов.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Новгородской области от 21 ноября 2013 г. N 365 в пункт 5.2 настоящего Положения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

5.2. Предложения представляются в виде заполненных в 2-х экземплярах листов учета и описания уникальных документов с приложением экспертных заключений. Экспертные заключения должны содержать обоснованные выводы о включении документов в Государственный реестр области.

Юридические лица - собственники уникальных документов могут представлять свои предложения в департамент культуры и туризма Новгородской области в форме заявления. В этом случае комитет культуры, туризма и архивного дела Новгородской области проводит работу по подготовке предложений или поручает подготовку предложений соответствующему государственному архиву.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Новгородской области от 21 ноября 2013 г. N 365 в пункт 5.3 настоящего Положения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

5.3. Предложения рассматривает ЭПМК департамента культуры и туризма Новгородской области и принимает решение о включении в Государственный реестр области либо отклонении представленного документа в 3-х месячный срок.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Новгородской области от 18 июля 2011 г. N 322 в раздел 6 настоящего Положения внесены изменения

См. текст раздела в предыдущей редакции

6. Включение документов в Государственный реестр области

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Новгородской области от 21 ноября 2013 г. N 365 в пункт 6.1 настоящего Положения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

6.1. Решение ЭПМК департамента культуры и туризма Новгородской области о включении документа в Государственный реестр области передается специалисту департамента культуры и туризма Новгородской области, ведущему реестр, который присваивает уникальному документу регистрационный номер по реестру. Регистрационный номер проставляется на 2-х экземплярах листа учета и описания уникального документа.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Новгородской области от 21 ноября 2013 г. N 365 в пункт 6.2 настоящего Положения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

6.2. Государственный реестр области ведется в виде картотеки. Департамент культуры и туризма Новгородской области включает информацию об уникальном документе в электронную базу данных "Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Новгородской области".

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Новгородской области от 21 ноября 2013 г. N 365 в пункт 6.3 настоящего Положения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

6.3. Первые экземпляры листов учета и описания уникальных документов хранятся постоянно в департаменте культуры и туризма Новгородской области единым комплексом в валовой последовательности их номеров по Государственному реестру области.

Вторые экземпляры листов учета и описания уникального документа передаются организации, в оперативном управлении или пользовании которой находится уникальный документ, или собственнику документа.

7. Внесение изменений в Государственный реестр области

7.1. Сведения, полученные в результате научного изучения уникального документа, а также информация о других изменениях, произошедших с уникальным документом (смена собственника, проведение реставрации, организация экспонирования и т.д.), регистрируются в Государственном реестре области.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Новгородской области от 21 ноября 2013 г. N 365 в пункт 7.2 настоящего Положения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

7.2. Изменения вносятся на основании актов об изменениях и дополнениях листа учета и описания уникального документа произвольной формы, которые составляются, подписываются и представляются в департамент культуры и туризма Новгородской области собственниками или организациями, в оперативном управлении или пользовании которых находятся уникальные документы.

7.3. После внесения изменений в лист учета и описания уникального документа и электронную базу данных "Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Новгородской области" акты формируются в дело и хранятся постоянно.

8. Пользование информацией Государственного реестра области

8.1. Информация об уникальных документах Архивного фонда области, включенных в Государственный реестр области, является общедоступной за исключением сведений о собственниках уникальных документов, доступ к которой осуществляется с согласия собственников.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Новгородской области от 21 ноября 2013 г. N 365 в пункт 8.2 настоящего Положения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

8.2. Департамент культуры и туризма Новгородской области обеспечивает исполнение соответствующих запросов физических и юридических лиц на основе базы данных "Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Новгородской области".

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Новгородской области от 21 ноября 2013 г. N 365 настоящее приложение изложено в новой редакции

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение
к Положению о Государственном
реестре уникальных документов
Архивного фонда области

Лист
учета и описания уникального документа

                               Лист

               учета и описания уникального документа

     1. Учетные и описательные характеристики

Регистрационный номер ___________________________________________________

Дата включения документа в Государственный реестр _______________________

      1. Описание документа

Название (заголовок) документа __________________________________________

_________________________________________________________________________

Самоназвание документа __________________________________________________

_________________________________________________________________________

Вид документа ___________________________________________________________

Автор документа _________________________________________________________

Дата (время создания) документа _________________________________________

Век _____________________________________________________________________

Ориентировочная дата ____________________________________________________

Язык документа __________________________________________________________

Аннотация _______________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Историческая справка ____________________________________________________

_________________________________________________________________________

Наличие драгоценных металлов и камней ___________________________________

_________________________________________________________________________

Палеографические особенности ____________________________________________

_________________________________________________________________________

Печати __________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Художественные особенности оформления документа _________________________

_________________________________________________________________________

Опубликованность документа ______________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Экспонирование___________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Собственность____________________________________________________________

     2. Физическое состояние документа

Материальный носитель ___________________________________________________

Размеры _________________________________________________________________

Объем ___________________________________________________________________

Физическое состояние ____________________________________________________

Сведения о реставрации __________________________________________________

     3. Место хранения документа

Место хранения документа ________________________________________________

Адрес места хранения документа __________________________________________

_________________________________________________________________________

Архивный шифр: фонд (ф.) N_________, опись (оп.) N________,

        единица хранения (ед.хр.) N_______, листы (лл.)___________

     4. Служебная информация

Кем представлен документ ________________________________________________

Протокол ЭПМК от __________________________ года N ______________________

Объем документа__________________________________________________________

Протокол ЦЭПК Росархива от ________________ года N ______________________