Указ Губернатора Новгородской области от 31 января 2008 г. N 11 "Об управлении делопроизводства и архива Администрации области" (утратил силу)

Указ Губернатора Новгородской области
от 31 января 2008 г. N 11
"Об управлении делопроизводства и архива Администрации области"

ГАРАНТ:

Указом Губернатора Новгородской области от 15 сентября 2010 г. N 224 настоящий Указ признан утратившим силу

В соответствии с Уставом Новгородской области, областным законом от 29.07.2004 N 310-ОЗ "О системе органов исполнительной власти Новгородской области":

1. Переименовать управление делопроизводства и архива аппарата Администрации области в управление делопроизводства и архива Администрации области.

2. Утвердить прилагаемое Положение об управлении делопроизводства и архива Администрации области.

3. Признать утратившим силу пункт 2 указа Губернатора области от 10.06.2005 N 106 "Об управлении делопроизводства и архива аппарата Администрации области".

4. Указ вступает в силу со дня опубликования.

Губернатор области

С.Г. Митин

Положение
об управлении делопроизводства и архива
Администрации области
(утв. Указом Губернатора Новгородской области
от 31 января 2008 г. N 11)

1. Общие положения

1.1. Управление делопроизводства и архива Администрации области (далее управление) является структурным подразделением Администрации области.

1.2. Управление осуществляет деятельность по организации системы работы с документами на единой нормативной правовой и методической основе, унификации их форм в органах исполнительной власти области, обеспечивает документирование деятельности Администрации области, организацию хранения массива документов постоянного и временного сроков хранения, образующихся в процессе деятельности Администрации области.

1.3. Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, областными нормативными правовыми актами, а также настоящим Положением.

1.4. Управление осуществляет свою деятельность во взаимодействии с органами исполнительной власти области.

1.5. Управление имеет печать, бланк со своим наименованием.

2. Цели и задачи управления

2.1. Управление осуществляет свою деятельность в целях организации системы работы с документами, установления единого порядка и правил ведения делопроизводства в органах исполнительной власти области, обеспечения полного и достоверного документирования деятельности Администрации области, контроля исполнения сроков представления информации о выполнении нормативных правовых актов Губернатора области, Администрации области.

2.2. Основными задачами управления являются:

2.2.1. Организация делопроизводства в Администрации области;

2.2.2. Организация технологии работы с документами в Администрации области в условиях использования системы автоматизированного делопроизводства и документооборота;

2.2.3. Организация контроля исполнения сроков представления информации о выполнении нормативных правовых актов Губернатора области, Администрации области;

2.2.4. Организация деятельности архива Администрации области.

3. Функции и полномочия управления

3.1. Управление в соответствии с целями и задачами осуществляет следующие функции:

3.1.1. Изучение и анализ действующих нормативных правовых документов по вопросам организации документационного обеспечения управленческой деятельности, внесение в установленном порядке предложений по их совершенствованию;

3.1.2. Организация делопроизводства в органах исполнительной власти области, методическое руководство работой по документационному обеспечению управленческой деятельности, оказание помощи специалистам органов исполнительной власти области по вопросам делопроизводства;

3.1.3. Контроль и проверка соблюдения в органах исполнительной власти области, приемных Губернатора области, первых заместителей Главы администрации области и заместителей Главы администрации области действующих норм и правил документационного обеспечения управленческой деятельности;

3.1.4. Разработка и внедрение нормативных документов, регламентирующих делопроизводство, обеспечение единого порядка документирования, организации работы, унификации форм документов в органах исполнительной власти области;

3.1.5. Организация технологии работы с документами в Администрации области в условиях использования системы автоматизированного делопроизводства и документооборота;

3.1.6. Координация порядка оформления заказов на изготовление печатей и штампов Администрации области, их использования и хранения;

3.1.7. Организация деятельности архива Администрации области (комплектование, учет и обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата и использование архивных документов, подготовка их к передаче на государственное хранение);

3.1.8. Организация деятельности экспертной комиссии Администрации области;

3.1.9. Осуществление контроля исполнения сроков представления информации о выполнении нормативных правовых актов Губернатора области, Администрации области;

3.1.10. Подготовка ежемесячной информации Губернатору области о сроках представления информации о выполнении нормативных правовых актов Губернатора области, Администрации области;

3.1.11. Осуществление:

проверки правильности доставки, приема, регистрации и передачи по назначению входящей и внутренней корреспонденции, отправления исходящей корреспонденции Администрации области;

приема, регистрации и отправки специальной корреспонденции через отдел Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации в Великом Новгороде;

ведения автоматизированного банка данных, обеспечивающего информацией о документах, поступающих в Администрацию области, и месте их нахождения;

учета и анализа показателей по исполнению входящей корреспонденции Администрации области, информирования об этом руководства;

технической подготовки документов с использованием компьютерной и машинописной техники с учетом соблюдения требований Инструкции по организации делопроизводства в Администрации области;

приема, лингвистической проработки проектов указов Губернатора области, постановлений и распоряжений Администрации области, набора на соответствующий бланк, считки и подготовки набранных документов к подписи руководству Администрации области;

регистрации, размножения и доведения подписанных указов Губернатора области, постановлений, распоряжений Администрации области до структурных подразделений Администрации области, органов исполнительной власти области, органов местного самоуправления области, должностных лиц области, других заинтересованных в них лиц, брошюровки перечисленных документов в дела для дальнейшей передачи на архивное хранение;

3.1.12. Осуществление совместно с помощниками и советниками Губернатора области, первых заместителей Главы администрации области, заместителей Главы администрации области:

контроля за своевременным рассмотрением руководством Администрации области входящей корреспонденции;

контроля за выполнением резолюций руководства Администрации области;

регулирования хода исполнения, контроля прохождения документов в Администрации области в установленные сроки;

3.1.13. Осуществление передачи текстов указов Губернатора области, постановлений и распоряжений Администрации области, подлежащих опубликованию, на бумажном носителе и в электронном виде в государственное учреждение "Редакция газеты "Новгородские ведомости";

3.1.14. Обеспечение защиты государственной тайны при выполнении печатных и копировальных работ секретных документов.

3.2. В целях реализации своих функций управление вправе осуществлять следующие полномочия:

3.2.1. Принимать меры и осуществлять контроль за сокращением избыточного документооборота в Администрации области;

3.2.2. Контролировать и проверять в органах исполнительной власти области выполнение правил работы с документами в соответствии с действующим законодательством;

3.2.3. Запрашивать от органов исполнительной власти области сведения, необходимые для работы управления;

3.2.4. Привлекать в установленном порядке специалистов Администрации области к подготовке проектов документов по поручению руководства, возвращать разработчикам на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований;

3.2.5. Проводить совещания и консультации по вопросам, относящимся к основным задачам управления;

3.2.6. Информировать заместителя Главы администрации области, координирующего деятельность управления, о случаях нарушения государственными гражданскими служащими области установленных правил работы с документами;

3.2.7. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся состояния работы с документами Администрации области, совершенствования форм и методов работы с ними.

4. Организация деятельности управления

4.1. Управление возглавляет начальник. Назначение и освобождение от должности начальника управления осуществляет Губернатор области.

4.2. Начальник управления:

несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей;

осуществляет непосредственное руководство деятельностью управления;

организует в соответствии с настоящим Положением работу управления;

вносит заместителю Главы администрации области, координирующему деятельность управления, предложения по совершенствованию организации делопроизводства, деятельности и техническому обеспечению управления;

представляет Губернатору области предложения по структуре и штатной численности управления.

4.3. Структура и штаты управления определяются штатным расписанием Администрации области.

4.4. Назначение и освобождение от должности работников управления осуществляется в соответствии с действующим законодательством.