Постановление Администрации Новгородской области от 28 июня 2011 г. N 272 "Об Инструкции по делопроизводству в Администрации Новгородской области" (с изменениями и дополнениями) (утратило силу)

Постановление Администрации Новгородской области
от 28 июня 2011 г. N 272
"Об Инструкции по делопроизводству в Администрации Новгородской области"

С изменениями и дополнениями от:

26 сентября, 23 декабря 2011 г.

ГАРАНТ:

Постановлением Администрации Новгородской области от 4 июля 2014 N 357 настоящее постановление признано утратившим силу

В целях совершенствования организации работы с документами в Администрации Новгородской области и обеспечения их сохранности Администрация Новгородской области постановляет:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Администрации Новгородской области (далее Инструкция по делопроизводству).

2. Руководителям структурных подразделений Администрации области определить работников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, и представить информацию об указанных лицах с указанием фамилии, имени, отчества и замещаемой должности в комитет контроля и делопроизводства Администрации области до 30 июня 2011 года.

3. Руководителям органов исполнительной власти области:

3.1. Руководствоваться положениями Инструкции по делопроизводству при подготовке проектов документов, представляемых в Администрацию Новгородской области на подпись Губернатору Новгородской области, первым заместителям Главы администрации области, заместителям Главы администрации области, заместителю Главы администрации области - руководителю аппарата Администрации области;

3.2. Разработать инструкцию по делопроизводству в органе исполнительной власти области на основании Инструкции по делопроизводству и представить ее проект на согласование в комитет контроля и делопроизводства Администрации области и комитет культуры Новгородской области до 1 сентября 2011 года.

4. Постановление вступает в силу с 1 июля 2011 года.

5. Опубликовать постановление в газете "Новгородские ведомости".

Губернатор области

С.Г. Митин

Инструкция
по делопроизводству в Администрации Новгородской области
(утв. постановлением Администрации Новгородской области
от 28 июня 2011 г. N 272)

С изменениями и дополнениями от:

26 сентября, 23 декабря 2011 г.

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству разработана в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации в сфере информации, документации и архивного дела, национальными стандартами в сфере документации, Уставом Новгородской области, Регламентом Администрации Новгородской области.

1.2. Инструкция по делопроизводству разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Администрации Новгородской области (далее Администрация области) документов, совершенствования делопроизводства в Администрации области и повышения его эффективности.

1.3. Положения Инструкции по делопроизводству в части подготовки проектов документов за подписью Губернатора Новгородской области (далее Губернатор области), первых заместителей Главы администрации области, заместителей Главы администрации области, заместителя Главы администрации области - руководителя аппарата Администрации области (далее заместители Главы администрации области) распространяются также на иные исполнительные органы государственной власти Новгородской области (далее органы исполнительной власти области).

1.4. Внесение изменений в Инструкцию по делопроизводству осуществляется постановлением Администрации области после согласования с органом исполнительной власти области, реализующим полномочия в сфере архивного дела на территории области (далее орган управления архивным делом области).

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Новгородской области от 23 декабря 2011 г. N 725 в пункт 1.5 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.5. Положения Инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов с помощью информационных технологий.

Система электронного документооборота органов исполнительной власти Новгородской области (далее СЭД ОИВ Новгородской области), используемая в Администрации области, должна обеспечивать выполнение требований Инструкции по делопроизводству..

1.6. Положения Инструкции по делопроизводству не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные).

1.7. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях Администрации области (далее структурные подразделения) осуществляется работниками, уполномоченными в установленном порядке.

1.8. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленного Инструкцией по делопроизводству порядка работы с документами в структурных подразделениях несут их руководители.

1.9. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики в Администрации области, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое обеспечение и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях осуществляет комитет контроля и делопроизводства Администрации области (далее комитет контроля и делопроизводства).

1.10. Работники Администрации области несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за соблюдение требований Инструкции по делопроизводству.

1.11. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работник Администрации области обязан передать все находящиеся у него документы работнику в соответствии с указанием заместителя Главы администрации области - руководителя аппарата Администрации области или руководителя структурного подразделения, при увольнении работника передача документов и дел осуществляется по акту.

2. Основные понятия

Архивная выписка - копия части текста архивного документа, оформленная в установленном порядке;

архивная копия - официальный документ, воспроизводящий текст или изображение архивного документа, с указанием его поисковых данных;

архивная справка - официальный документ, имеющий юридическую силу и содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена;

бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

дело - совокупность документов (отдельный документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности Администрации области;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;

документ - официальный документ, созданный органом государственной власти, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Администрации области;

документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, формируемых в Администрации области, с указанием сроков их хранения;

оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения;

реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;

формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела;

шаблон бланка - бланк документа, представленный в электронной форме;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме;

юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

3. Создание документов в Администрации области

3.1. Общие требования к оформлению документов

3.1.1. Документы, создаваемые в Администрации области, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210Ч297 мм), A5 (148Ч210 мм) или в виде электронных документов, должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

Отдельные документы (таблицы, схемы, графики) могут оформляться на листах бумаги формата А3 (297Ч420 мм).

3.1.2. Документы, создаваемые в процессе деятельности Администрации области, имеют следующие реквизиты:

герб Новгородской области;

наименование органа исполнительной власти области;

должность лица, подписавшего документ;

справочные данные об органе исполнительной власти области или структурном подразделении;

вид документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

место составления (издания) документа;

адресат;

гриф утверждения;

указания по исполнению документа (резолюция);

наименование документа (заголовок к тексту);

отметка о контроле документа;

текст документа;

отметка о наличии приложений;

подпись должностного лица;

гриф согласования;

виза;

оттиск печати;

отметка о заверении копии;

отметка об исполнителе;

отметка об исполнении документа;

отметка о конфиденциальности;

электронная цифровая подпись.

3.1.3. При подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться отметки "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату вместе с ответом".

3.1.4. Документы, оформляемые не на бланке, должны содержать соответствующие виду документа реквизиты, оформленные в соответствии с требованиями, установленными Инструкцией по делопроизводству.

3.1.5. При подготовке документов с помощью компьютерной техники используется текстовый редактор MS Word, шрифт Times New Roman, размер 14.

3.1.6. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:

35 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

3.1.7. Документы оформляются на одной стороне листа (странице). При оформлении документов на двух и более страницах вторую и следующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляются арабскими цифрами (без знаков) размером шрифта 12 посередине верхнего поля страницы, начиная со второй.

3.2. Бланки документов

3.2.1. Бланки документов разрабатываются с учетом состава реквизитов и порядка их расположения, установленных ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (далее ГОСТ Р 6.30-2003).

3.2.2. Бланки документов разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа, при продольном - посередине листа вдоль верхнего поля.

3.2.3. Бланки документов изготавливаются с помощью компьютерной техники.

3.2.4. Состав реквизитов бланков документов:

3.2.4.1. Бланк указа Губернатора Новгородской области (приложение N 1):

герб Новгородской области;

вид документа - указ Губернатора Новгородской области - печатается в две строки центрированным способом: слово "указ" печатается прописными буквами полужирным шрифтом размером 22 с разрядкой 3 пт межстрочным интервалом 36 пт; слова "Губернатора Новгородской области" печатаются прописными буквами полужирным шрифтом размером 16 межстрочным интервалом 24 пт;

место составления (издания) документа - отделяется от предыдущего реквизита тремя одинарными межстрочными интервалами, печатается центрированным способом шрифтом размером 14;

3.2.4.2. Бланк постановления Администрации Новгородской области (приложение N 2):

герб Новгородской области;

наименование органа исполнительной власти области - Администрация Новгородской области - печатается центрированным способом прописными буквами полужирным шрифтом размером 16 межстрочным интервалом 36 пт;

вид документа - постановление - печатается центрированным способом прописными буквами шрифтом размером 16 с разрядкой 3 пт межстрочным интервалом 24 пт;

место составления (издания) документа - отделяется от предыдущего реквизита тремя одинарными межстрочными интервалами, печатается центрированным способом шрифтом размером 14;

3.2.4.3. Бланк распоряжения Администрации Новгородской области (приложение N 3):

герб Новгородской области;

наименование органа исполнительной власти области - Администрация Новгородской области - печатается центрированным способом прописными буквами полужирным шрифтом размером 16 межстрочным интервалом 36 пт;

вид документа - распоряжение - печатается центрированным способом прописными буквами шрифтом размером 16 с разрядкой 3 пт межстрочным интервалом 24 пт;

место составления (издания) документа - отделяется от предыдущего реквизита тремя одинарными межстрочными интервалами, печатается центрированным способом шрифтом размером 14;

3.2.4.4. Бланк письма Губернатора Новгородской области (приложение N 4):

герб Новгородской области;

должность лица, подписавшего документ - Губернатор Новгородской области - печатается прописными буквами в две строки полужирным шрифтом размером 14 межстрочным интервалом "точно" 14 пт с отступом перед абзацем и после абзаца 6 пт;

справочные данные об органе исполнительной власти области - печатаются в три строки шрифтом размером 12 и 10 межстрочным интервалом "точно" 10 пт с отступом перед абзацем и после абзаца 6 пт;

отметки для проставления даты и регистрационного номера документа - печатаются шрифтом размером 14 одинарным межстрочным интервалом;

отметки для ссылки на исходящий номер и дату документа адресанта - печатаются шрифтом размером 14 одинарным межстрочным интервалом;

3.2.4.5. Бланк письма Администрации Новгородской области (приложение N 5):

герб Новгородской области;

наименование органа исполнительной власти области - Администрация Новгородской области - печатается прописными буквами в две строки полужирным шрифтом размером 14 межстрочным интервалом "точно" 14 пт с отступом перед абзацем и после абзаца 6 пт;

справочные данные об органе исполнительной власти области - печатаются в три строки шрифтом размером 12 и 10 межстрочным интервалом "точно" 10 пт с отступом перед абзацем и после абзаца 6 пт;

отметки для проставления даты и регистрационного номера документа - печатаются шрифтом размером 14 одинарным межстрочным интервалом;

отметки для ссылки на исходящий номер и дату документа адресанта - печатаются шрифтом размером 14 одинарным межстрочным интервалом;

3.2.4.6. Бланк письма структурного подразделения (приложение N 6):

герб Новгородской области;

наименование органа исполнительной власти области - Администрация Новгородской области - печатается полужирным шрифтом размером 13 с разрядкой 3 пт одинарным межстрочным интервалом;

наименование структурного подразделения - печатается прописными буквами полужирным шрифтом размером 12-14 межстрочным интервалом "точно" 14 пт с отступом перед абзацем и после абзаца 6 пт.

Реквизиты "Наименование органа исполнительной власти области" и "Наименование структурного подразделения" располагается на одном уровне с изображением герба Новгородской области, справа от него вдоль верхнего поля бланка документа;

справочные данные о структурном подразделении - печатаются в одну строку шрифтом размером 12 межстрочным интервалом "точно" 12 пт;

отметки для проставления даты и регистрационного номера документа - печатаются шрифтом размером 14 одинарным межстрочным интервалом;

отметки для ссылки на исходящий номер и дату документа адресанта - печатаются шрифтом размером 14 одинарным межстрочным интервалом.

3.2.5. Бланки документов используются строго по назначению.

3.2.6. Учет бланков документов осуществляет управление делопроизводства и архива комитета контроля и делопроизводства Администрации области (далее управление делопроизводства и архива).

Порядковый номер бланка документа, за исключением бланка письма Губернатора Новгородской области, проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны бланка документа. На бланке письма Губернатора Новгородской области порядковый номер бланка проставляется в левом нижнем углу оборотной стороны бланка.

3.3. Оформление реквизитов документов

3.3.1. Герб Новгородской области - изображение герба Новгородской области в соответствии с областным законом от 09.10.95 N 22-ОЗ "О гербе Новгородской области" помещается на бланках документов:

указ Губернатора Новгородской области;

письмо Губернатора Новгородской области;

постановление Администрации Новгородской области;

распоряжение Администрации Новгородской области;

письмо Администрации Новгородской области;

письмо структурного подразделения.

Изображение герба Новгородской области помещается на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитом "Наименование органа исполнительной власти области", на бланках указов Губернатора Новгородской области - посередине зоны, занятой реквизитом "Вид документа".

На бланках с продольным расположением реквизитов (бланк письма структурного подразделения) допускается располагать изображение герба Новгородской области на левом поле бланка на уровне реквизитов "Наименование органа исполнительной власти области", "Наименование структурного подразделения".

Высота изображения герба Новгородской области составляет 17 мм.

Изображение герба Новгородской области в цветном варианте помещается на бланке письма Губернатора Новгородской области.

3.3.2. Наименование органа исполнительной власти области или структурного подразделения - указывается на бланках документов и должно соответствовать наименованию, установленному Уставом Новгородской области или положением о структурном подразделении.

3.3.3. Должность лица, подписавшего документ - указывается на бланках писем Губернатора Новгородской области и располагается на месте, отведенном для оформления реквизита "Наименование органа исполнительной власти области".

3.3.4. Справочные данные об органе исполнительной власти области или структурном подразделении - указываются на бланках писем и включают в себя почтовый адрес, номера телефонов, факса. При необходимости могут включать адрес электронной почты, Интернет-адрес. Почтовый адрес оформляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года N 221 (далее Правила оказания услуг почтовой связи), например:

пл. Победы-Cофийская, д.1, Великий Новгород, 173005 тел. (816+2) 732-279, факс (816+2) 731-330

Для международных почтовых отправлений в почтовом адресе указывается название страны (Россия).

3.3.5. Вид документа - указывается на бланке соответствующего документа или составителем при подготовке проекта документа.

В письмах вид документа не указывается, кроме случаев оформления доверенности, ходатайства, гарантийного письма.

Если документ оформляется не на бланке, вид документа печатается прописными буквами полужирным шрифтом размером 14 и может выделяться разрядкой на 1 пт, например:

СПРАВКА

3.3.6. Дата документа - дата подписания (указ Губернатора области, постановление Администрации области, распоряжение Администрации области, письмо, докладная, служебная записка и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим (утверждающим) документ, либо при регистрации документа, либо непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).

Датой документа, подписываемого совместно должностными лицами двух или более органов власти, является дата более поздней подписи.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами, например:

05.04.2011

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например:

05 июня 2011 года

Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру - обязательно.

3.3.7. Регистрационный номер документа - порядковый номер документа в пределах календарного года, который может дополняться буквенным индексом, индексом дела по номенклатуре дел, кодами классификаторов, используемых при регистрации, и др.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

Регистрационный номер документа, подписанного совместно должностными лицами двух или более органов власти, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных органами власти - авторами документа и расположенных в порядке указания органов власти - авторов документа.

3.3.8. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта - регистрационный номер и дата документа, на который должен быть дан ответ. Проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

3.3.9. Место составления (издания) документа - указывается с учетом административно-территориального устройства Новгородской области, определенного областным законом от 11.11.2005 N 559-ОЗ "Об административно-территориальном устройстве Новгородской области", включает только общепринятые сокращения. Перед словами "Великий Новгород" сокращение "г." не употребляется.

3.3.10. Адресат - документы адресуются в органы государственной власти, структурные подразделения, должностным лицам, юридическим и физическим лицам.

Реквизит "Адресат" печатается полужирным шрифтом размером 14 межстрочным интервалом "точно" 12 пт, строки центруются относительно самой длинной строки, составные части отделяются друг от друга дополнительным интервалом 6 пт.

Наименование органа государственной власти, структурного подразделения или организации указывается в именительном падеже, например:

или	Министерство образования и науки Российской Федерации
	Правительство Российской Федерации Департамент делопроизводства и архива

Должность лица, которому адресован документ, указывается в дательном падеже с указанием инициалов перед фамилией, например:

Председателю комитета труда и занятости населения Новгородской области И.О. Фамилия (в дательном падеже)

В адресате допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, организаций.

При адресовании письма юридическому лицу указываются его наименование в именительном падеже, почтовый адрес, например:

Государственное учреждение Всероссийский научно- исследовательский институт документоведения и архивного дела Профсоюзная ул., д.82, Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу указываются фамилия и инициалы получателя в дательном падеже, почтовый адрес, например:

Фамилия И.О. (в дательном падеже) Большая Московская ул., д.12, кв.7, Великий Новгород, 173009

В документах, направляемых в высшие органы государственной власти, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти, органы исполнительной власти области, постоянным корреспондентам, почтовый адрес не указывается.

В одном письме не должно быть более четырех адресатов, при этом слово "Копия" перед вторым и последующими адресатами не указывается. При необходимости направить письмо большему числу адресатов исполнителем готовится указатель рассылки (приложение N 8). В этом случае реквизит "Адресат" оформляется следующим образом:

Органы исполнительной власти области (по указателю рассылки)

3.3.11. Гриф утверждения - проставляется на документах, подлежащих утверждению, в верхнем правом углу первого листа документа, печатается межстрочным интервалом "точно" 12 пт, составные части отделяются друг от друга дополнительным интервалом 6 пт, строки центруются относительно самой длинной строки или выравниваются по левому краю, например:

	УТВЕРЖДАЮ
	Заместитель Главы администрации области
					И.О. Фамилия
	"		"			20		года

или

	УТВЕРЖДЕНО
	распоряжением Администрации области от 15.04.2009 N 65-рз

Составные части реквизита согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа.

При наличии нескольких грифов утверждения они располагаются на одном уровне.

Перечень документов, подлежащих утверждению, приведен в приложении N 9.

3.3.12. Резолюция - оформляется непосредственно на документе или на бланке резолюции (приложение N 7) с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому она относится.

Резолюция включает: фамилии, инициалы исполнителей в дательном падеже, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например:

	Фамилия И.О.
	Прошу подготовить проект договора к 05.03.2011
	Подпись Дата

При наличии нескольких исполнителей ответственным является указанный в резолюции первым.

Бланк резолюции прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело.

3.3.13. Заголовок к тексту - составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4-5 строк).

Заголовок к тексту должен быть кратким, точно передавать содержание документа, включать в себя его основную смысловую нагрузку. Заголовок к тексту согласуется с видом документа, например:

Распоряжение (о чем?) "О внесении изменения в штатное расписание"

Письмо (о чем?) "Об оказании консультативной помощи"

Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка

Заголовок к тексту составляется исполнителем, готовящим проект документа.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка и отделяется от них одинарным межстрочным интервалом, печатается межстрочным интервалом "точно" 12 пт, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится.

3.3.14. Отметка о контроле документа - проставляется на документах, поставленных на контроль, с помощью штампа "Контроль" на верхнем поле документа справа.

3.3.15. Текст документа - в Администрации области документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Тексты документов, направляемых зарубежным партнерам, составляются на русском языке с приложением перевода, оформленного на стандартном листе бумаги.

При составлении текстов документов необходимо соблюдать правила написания официальных наименований организаций, должностей, населенных пунктов и др. Употребление сокращенного наименования организации возможно в случае его официального установления в учредительных документах организации.

Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.

Тексты документов излагаются от:

1-го лица единственного числа (прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов...);

3-го лица единственного числа (Администрация Новгородской области ПОСТАНОВЛЯЕТ..., комиссия установила..., Администрация Новгородской области считает возможным...);

1-го лица множественного числа (просим представить данные о..., представляем на рассмотрение и утверждение..., в протоколах: слушали..., выступили..., решили...).

В совместных документах текст излагается от 1-го лица множественного числа (предлагаем..., решили...).

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами государственной власти, документов, ранее изданных органом государственной власти - автором документа, указывается вид документа, наименование органа государственной власти, принявшего (издавшего) документ, дата и регистрационный номер документа, заголовок к тексту, заключенный в кавычки, например:

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 года N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации" ...

При ссылке на правовые акты федеральных органов власти дата документа оформляется словесно-цифровым способом.

Первая (красная) строка каждого абзаца текста документа начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст документа отделяется двумя одинарными межстрочными интервалами от реквизита "Заголовок к тексту", печатается в установленных границах текстового поля межстрочным интервалом "минимум" 18 пт. При необходимости допускается уменьшение межстрочного интервала.

Текст документа, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа.

Во второй части излагаются решения, поручения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов, он подразделяется на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками с точкой на конце.

Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (не более четырех), например:

1.

1.1.

1.1.1.

1.2.

1.2.1.

1.2.1.1.

В конце каждого пункта ставится точка, между подпунктами - точка с запятой.

Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки), которые оформляются с прописной буквы. Точка в конце заголовка (подзаголовка) не ставится.

Перечисление внутри пунктов, подпунктов (действия однородного характера) не нумеруется, перечисляемые объекты допускается оформлять с абзаца. Оформление перечисляемых объектов в виде маркированного списка не допускается.

При обозначении в документах временного периода второй год следует указывать полностью (план на 2009-2011 годы). Временной период может быть выражен с помощью предлогов "с", "до", "по" или слов "по состоянию на" (с 2009 по 2011 годы, за период с 01.08.2011 по 31.12.2011, по состоянию на 15.07.2011). Не допускаются сокращения "с.г." и "т.г.". При оформлении даты словесно-цифровым способом слово "месяц" не указывается (в ноябре 2011 года). Слово "квартал" в дате не сокращается, номер квартала обозначается римской цифрой (в I квартале 2011 года). Номер полугодия пишется словами (в первом полугодии 2011 года).

При наличии в тексте документа сноски ссылка на нее обозначается звездочкой или цифрой. Текст сноски оформляется в конце страницы или после текста документа и печатается от левой границы текстового поля шрифтом размером 12 межстрочным интервалом "точно" 10 пт. После символа ссылки на сноску ставится тире, текст сноски печатается со строчной буквы. В конце текста сноски ставится точка, например:

* на основании Положения о федеральном государственном учреждении "Национальный парк "Валдайский", утвержденного приказом Министерства природных ресурсов Российской Федерации от 17 марта 2005 года N 66.

Примечание приводится в конце текста, от которого отделяется дополнительным интервалом 6 пт, печатается от левой границы текстового поля межстрочным интервалом "точно" 12 пт. Если в тексте есть сноски, то примечание оформляется после них.

Для лучшей наглядности и удобства сравнения показателей текст документа может оформляться в виде таблицы.

Таблица оформляется следующим образом:

Таблица 1 - Наименование таблицы (может отсутствовать)

Головка таблицы						Заголовки граф Подзаголовки граф Строки (горизонтальные ряды)

Боковик (графа для заголовков строк)

Графы (колонки)

Слева над таблицей размещают слово "Таблица", после него приводят номер таблицы (если в тексте несколько таблиц). При необходимости указывается наименование таблицы, которое приводится с прописной буквы после ее номера и отделяется от номера тире.

Если таблица печатается более чем на одной странице, графы нумеруются арабскими цифрами и на следующих страницах вместо головки таблицы печатаются только номера граф. В отдельных случаях допускается повторять головку таблицы.

Заголовки граф пишутся с прописной буквы, подзаголовки - со строчной (если они составляют одно целое с заголовком). Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, он пишется с прописной буквы. В конце заголовков и подзаголовков граф знаки препинания не ставятся.

Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы выражаются именем существительным в именительном падеже в единственном числе. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Например:

Таблица 2

N п/п	Наименование мероприятия	Срок исполнения	Исполнитель	Источник финансирования	Объем финансирования по годам (тыс.руб.)
					2011	2012
1	2	3	4	5	6	7

В боковике таблицы текст каждой позиции начинается с прописной буквы, после слов "ИТОГО", "ВСЕГО" двоеточие не ставится.

Для облегчения работы с таблицей рекомендуется нумеровать строки таблицы. Нумерация строк таблицы оформляется наличием графы "Номер по порядку" (N п/п).

В графе "Единица измерения" наименование единицы измерения пишется в именительном падеже в единственном числе. Если единицы измерения проставлены в заголовках граф, они пишутся в скобках. Допускается сокращенное написание единиц измерения (тыс.руб., куб.м, млн.т).

При отсутствии данных в соответствующих графах проставляется знак прочерка (-).

Одинаковые текстовые элементы в графах могут быть заменены знаком повтора (-//-). Повторяющиеся в графах цифры заменять знаком повтора не допускается.

В ячейках текст следует писать со строчной буквы, за исключением имен собственных. Числа и однострочные текстовые элементы в ячейках располагаются на уровне первой (верхней) строки боковика.

Таблицу помещают под текстом, в котором дана на нее ссылка, при необходимости - в приложении. При большом количестве граф допускается делить таблицу на части, помещая одну часть под другой. При делении таблицы на части слово "Таблица", ее номер и наименование помещают только над первой частью таблицы, над другими частями приводят выделенные курсивом слова "Продолжение таблицы" или "Окончание таблицы" с указанием номера таблицы.

Таблица, оформленная в приложении к документу, может быть размещена вдоль длинной стороны листа (альбомная ориентация листа) документа.

Текст в таблице печатается межстрочным интервалом "точно" 12 пт с дополнительным интервалом 6 пт. В отдельных случаях допускается печатать текст в таблице шрифтом размером 12.

3.3.16. Отметка о наличии приложений - оформляется от границы левого поля под текстом документа и отделяется от него интервалом 6 пт, печатается межстрочным интервалом "точно" 12 пт.

Если приложение названо в тексте документа, в отметке о наличии приложений указывается количество листов и количество экземпляров приложения, например:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указываются его наименование, число листов и число экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:

Приложение:	1.	Копия письма Администрации Новгородской области от 21.03.2009 N 633/12И-16 на 1 л. в 1 экз.
	2.	Копия письма Министерства регионального развития Российской Федерации от 03.03.2009 N 745-МП/40 на 2 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается, например:

Приложение: техническое задание на разработку системы "Электронный архив" в 2 экз.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложений оформляется следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2009 N 02-6/172 и приложение к нему всего на 3 л.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Если приложениями являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, отметка о наличии приложений оформляется следующим образом:

Приложение: справка о неплатежеспособных организациях, для служебного пользования, рег. N 26-дсп, на 2 л. в 1 экз.

На приложениях к указам Губернатора области, постановлениям Администрации области, распоряжениям Администрации области на первом листе в правом верхнем углу пишется слово "Приложение", ниже дается ссылка на документ с указанием вида документа, его даты и регистрационного номера, которые отделяются от слова "Приложение" дополнительным межстрочным интервалом 6 пт.

Все составные части реквизита центруются относительно самой длинной строки или выравниваются по левому краю и печатаются одинарным межстрочным интервалом. Если приложение одно, порядковый номер не указывается, например:

	Приложение
	к распоряжению Администрации области от 12.02.2011 N 15-рз

При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:

	Приложение N 1
	к распоряжению Администрации области от 15.04.2011 N 65-рз

3.3.17. Подпись должностного лица - включает наименование должности лица, подписавшего документ (полное с указанием названия органа исполнительной власти области, структурного подразделения, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке), и ее расшифровку (инициалы и фамилия).

Подпись должностного лица отделяется от текста тремя межстрочными интервалами "точно" 12 пт и печатается полужирным шрифтом. Инициалы и фамилия печатаются с пробелом на уровне последней строки наименования должности, например:

не на бланке:

Председатель комитета контроля и делопроизводства Администрации Новгородской области		И.О. Фамилия
	(подпись)

на бланке:

Председатель комитета		И.О. Фамилия
	(подпись)

Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, которое подписывает документ, отсутствует, документ подписывает должностное лицо, имеющее в установленном порядке право подписи. При этом указывается фактическая должность лица, подписывающего документ, его инициалы и фамилия.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Заместитель Главы администрации области - руководитель аппарата Администрации области		И.О. Фамилия
	(подпись)
Начальник управления финансового обеспечения Администрации области - главный бухгалтер		И.О. Фамилия
	(подпись)

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, документ оформляется не на бланке, подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель Главы администрации Новгородской области		Заместитель председателя Новгородской областной Думы
	И.О. Фамилия		И.О. Фамилия
(подпись)		(подпись)

В документах, составленных комиссией (рабочей группой), подписи располагаются в алфавитном порядке, при этом должности лиц, подписывающих документ, не указываются, например:

Председатель комиссии (руководитель рабочей группы)		И.О. Фамилия
	(подпись)
Члены комиссии (члены рабочей группы):		И.О. Фамилия
	(подпись)
		И.О. Фамилия
	(подпись)

3.3.18. Гриф согласования - согласование проекта документа с другими государственными органами власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются.

Проект документа (документ) может быть согласован непосредственно должностным лицом, служебным письмом или протоколом, например:

СОГЛАСОВАНО
Директор ГОУ "Государственный архив новейшей истории Новгородской области"
___________________________________________				И.О. Фамилия
"____"	______________________		20 ______________года

или

СОГЛАСОВАНО
Письмо Минкультуры России от 26.09.2011 N 01-18/115

Гриф согласования оформляется под реквизитом "Подпись" ближе к нижнему полю документа без абзаца.

3.3.19. Виза - используется для согласования проекта документа.

Виза включает личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего проект документа, например:

Начальник управления Администрации

области по взаимодействию

с административными органами

	И.О. Фамилия
(подпись)

(дата)

или

Председатель комитета правового обеспечения Администрации области		И.О. Фамилия
	(подпись)

(дата)

Допускается полистное визирование проекта документа и его приложений.

При наличии замечаний, особых мнений (информаций) к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например:

Имеются замечания (Согласен с учетом замечаний и др.)
Начальник управления Администрации области по взаимодействию с административными органами
	И.О. Фамилия
(подпись)
(дата)

Замечания, особые мнения (информации) к проекту документа оформляются на отдельном листе, визируются и прилагаются к проекту документа.

Визы могут располагаться на отдельном листе. В этом случае на проекте документа делается отметка "Лист согласования прилагается".

Заполненный лист согласования визируется исполнителем, прилагается к проекту документа и является его неотъемлемой частью.

Образец оформления листа согласования приведен в приложении N 10.

3.3.20. Оттиск печати - заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами и обязательствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинности подписи. Оттиск печати ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами.

Оттиск печати ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица, или на специально отведенном месте, обозначенном отметкой "М.П.". Оттиск печати может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

Оттиск печати должен быть синего или фиолетового цвета и хорошо читаемым. Насыщенность и цветовой тон всех участков оттиска печати должны быть равномерными.

3.3.21. Отметка о заверении копии - оформляется для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа) на свободном месте под текстом, включает слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения, оттиск печати (при представлении копии документа (выписки из документа) в другую организацию), например:

Верно

Наименование должности		И.О. Фамилия
	(подпись)
(оттиск печати)
(дата)

Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.

3.3.22. Отметка об исполнителе - в письмах Администрации области, структурных подразделений проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа. Отметка об исполнителе в письмах Губернатора области проставляется в левом нижнем углу оборотной стороны первого листа документа.

Отметка об исполнителе печатается шрифтом размером 10 межстрочным интервалом "точно" 10 пт, содержит фамилию, имя, отчество, контактный телефон исполнителя и дополняется указанием первых букв имени и фамилии лица, осуществлявшего набор документа на бланк, даты набора, например:

Фамилия Имя Отчество

00-00-00

фи 12.12.2010

3.3.23. Отметка об исполнении документа - состоит из слов "В дело", указания индекса дела, в которое помещается документ, подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения и даты.

Отметка об исполнении документа может дополняться информацией об особенностях исполнения документа, например:

Отправлен факс от 12.03.2004 N 130.

В дело N 01-15.

Подпись

Дата

Отметка об исполнении документа оформляется от руки на нижнем поле первого листа документа слева на свободном от текста месте. При необходимости может быть оформлена на оборотной стороне первого листа документа.

3.3.24. Отметка о поступлении документа - содержит очередной порядковый номер, который может дополняться буквенным и цифровым индексами по используемым при регистрации классификаторам, и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Отметка о поступлении документа проставляется в виде штампа на первом листе документа в правом нижнем углу или на его оборотной стороне (в левом нижнем углу), например:

	Администрация Новгородской области
	Комитет контроля и делопроизводства
	Входящий N_________________________
	"____" ______________________20__года

3.3.25. Отметка о конфиденциальности - проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации. Виды конфиденциальной информации установлены Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 года N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера".

Отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид "Для служебного пользования". Необходимость проставления отметки "Для служебного пользования" на документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Отметка о конфиденциальности (грифы ограничения доступа "Для служебного пользования", "Конфиденциально") проставляется без кавычек в правом верхнем углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа. Номер экземпляра документа центруется по отношению к наименованию указанного грифа.

3.4. Порядок подготовки и оформления правовых актов Губернатора области и Администрации области

3.4.1. Подготовка и оформление правовых актов Губернатора области и Администрации области

3.4.1.1. Правовые акты Губернатора области издаются в виде указов Губернатора области, правовые акты Администрации области - в виде постановлений и распоряжений Администрации области (далее правовые акты).

В Администрации области подготовку проектов правовых актов осуществляют структурные подразделения, органы исполнительной власти области, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти, организации (далее орган (организация));

3.4.1.2. Проекты правовых актов печатаются на стандартных листах бумаги формата A4. На первой странице проекта правового акта в правом верхнем углу у правой границы текстового поля печатается слово "Проект" (без кавычек).

Распоряжения Администрации области по личному составу оформляются сразу на бланке распоряжения Администрации Новгородской области;

3.4.1.3. Проект правового акта имеет следующие реквизиты:

наименование органа исполнительной власти области - АДМИНИСТРАЦИЯ НОВГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ - печатается прописными буквами и выравнивается по центру. Реквизит "Наименование органа исполнительной власти области" не указывается на проектах указов Губернатора области;

вид документа - УКАЗ ГУБЕРНАТОРА НОВГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ, ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ - печатается прописными буквами, выравнивается по центру и отделяется от предыдущего реквизита одинарным межстрочным интервалом;

место составления (издания) документа - отделяется от предыдущего реквизита тремя одинарными межстрочными интервалами, выравнивается по центру;

заголовок к тексту - отделяется от предыдущего реквизита одинарным межстрочным интервалом, печатается центрированным способом полужирным шрифтом с прописной буквы межстрочным интервалом "точно" 12 пт;

текст документа - отделяется от заголовка к тексту двумя одинарными межстрочными интервалами и печатается межстрочным интервалом "минимум" 18 пт.

Текст проекта должен:

иметь предваряющую текст проекта преамбулу в случае необходимости определения целей и задач документа. Преамбула не должна содержать нормативных предписаний и делиться на пункты;

излагаться кратким и ясным языком с употреблением терминов в строго фиксированном значении, обеспечивающем однозначность понимания текста, исключая юридико-лингвистическую неопределенность.

Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую (распорядительную) часть.

Постановляющая часть проекта постановления начинается со слов "Администрация Новгородской области ПОСТАНОВЛЯЕТ:", которые печатаются с красной строки, а при наличии преамбулы - в ее продолжение, при этом слово "ПОСТАНОВЛЯЕТ" печатается прописными буквами полужирным шрифтом.

Каждый пункт проекта должен содержать, как правило, одно нормативное предписание. Сочетание нескольких нормативных предписаний в одном пункте допустимо в случае, если без этого затруднительно их правильное понимание и применение.

Проект при необходимости должен содержать пункты о признании утратившими силу полностью или частично ранее принятых правовых актов с перечислением их в хронологическом порядке с указанием даты принятия, номера и полного наименования. В случае указания в проекте более одного такого акта необходимые сведения о каждом акте пишутся с новой строки.

Пункты о признании правовых актов утратившими силу, о контроле и необходимости опубликования включаются в проект последними в перечисленной последовательности;

виза руководителя органа (организации), подготовившего проект документа - отделяется от текста тремя одинарными межстрочными интервалами и состоит из наименования должности, расшифровки подписи (инициалы, фамилия), печатается от поля межстрочным интервалом "точно" 12 пт;

визы согласования проекта документа - оформляются в соответствии с пунктом 3.3.19 Инструкции по делопроизводству, проставляются на листе согласования (приложение N 10), который прилагается к проекту правового акта и составляет его неотъемлемую часть. Лист согласования может иметь продолжение при наличии большого количества согласующих органов (организаций), в этом случае дополнительный лист согласования оформляется с заголовком "Продолжение листа согласования" (с указанием наименования проекта документа);

3.4.1.4. При наличии приложений к проекту правового акта в тексте на них обязательно дается ссылка, например: "(приложение N 1 к постановлению)", "согласно приложению N 1 к распоряжению", "по форме согласно приложению N 2 к Порядку";

3.4.1.5. Приложения к проектам правовых актов оформляются на отдельных листах и визируются в нижней части последнего листа лицом, подготовившим проект.

Приложения являются неотъемлемой частью проекта правового акта. Отметка о наличии приложений оформляется в соответствии с пунктом 3.3.16 Инструкции по делопроизводству.

При наличии в тексте формулировки "Утвердить прилагаемое (-ую, -ое, -ые)..." в правом верхнем углу приложения оформляется гриф утверждения в соответствии с пунктом 3.3.11 Инструкции по делопроизводству.

Название приложения отделяется одинарным межстрочным интервалом, печатается центрированным способом межстрочным интервалом "точно" 12 пт. Первое слово печатается прописными буквами полужирным шрифтом и отделяется от последующих строк дополнительным интервалом 6 пт, например:

ПОЛОЖЕНИЕ

об управлении по международным связям

Администрации области

Текст приложения отделяется от названия одинарным межстрочным интервалом.

Приложение заканчивается чертой, которая располагается по центру и отделяется от текста одинарным межстрочным интервалом. Длина черты составляет 5-7 см.

Страницы каждого приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второй;

3.4.1.6. К проекту правового акта прилагается пояснительная записка, в которой указываются:

основания подготовки проекта:

сведения о федеральных и областных правовых актах (дата, номер, наименование, официальный источник опубликования, номера статей, пунктов), поручениях Губернатора области, заместителей Главы администрации области, которыми предусматривается подготовка и издание правового акта;

сведения о федеральных и областных правовых актах (дата, номер, наименование, официальный источник опубликования, номера статей, пунктов), определяющих полномочия Администрации области в случае подготовки проекта по инициативе Губернатора области, заместителей Главы администрации области, органов исполнительной власти области, органов местного самоуправления области, структурных подразделений;

сведения:

о всех действующих правовых актах по вопросам, затрагиваемым проектом (дата, номер, наименование, официальный источник опубликования, номера статей, пунктов). В случае отсутствия необходимости внесения изменений в действующие акты либо их отмены полностью или частично информация об этом также должна быть отражена в пояснительной записке;

о необходимости согласования проекта с иными органами и организациями;

об отсутствии в проекте коррупциогенных факторов по результатам антикоррупционной экспертизы, проведенной при разработке проекта (в отношении проектов, имеющих нормативный характер);

перечень федеральных и областных правовых актов, использованных при подготовке проекта (дата, номер, наименование, официальный источник опубликования, номера статей, пунктов).

Пояснительная записка подписывается руководителем органа (организации), подготовившего проект правового акта, или его заместителем;

3.4.1.7. К проекту правового акта прилагаются копии федеральных и областных правовых актов, если на них имеется ссылка в тексте проекта. Если проектом правового акта предполагается внесение изменений в действующий правовой акт, то к нему прилагаются копии первичного правового акта и правовых актов, вносящих изменения в него;

3.4.1.8. К проекту правового акта прилагается указатель рассылки (приложение N 8).

Все указы Губернатора области обязательно направляются Губернатору области, заместителю Главы администрации области, координирующему соответствующую сферу деятельности в соответствии с утверждаемым в установленном порядке распределением обязанностей по исполнению полномочий Администрации области между Губернатором области, первыми заместителями Главы администрации области, заместителями Главы администрации области и заместителем Главы администрации области - руководителем аппарата Администрации области (далее распределение обязанностей), в комитет правового обеспечения Администрации области, в орган (организацию), подготовивший проект правового акта. Указы Губернатора области, имеющие нормативный характер, дополнительно направляются в прокуратуру Новгородской области и управление Министерства юстиции Российской Федерации по Новгородской области.

Все распоряжения Администрации области обязательно направляются Губернатору области, заместителю Главы администрации области, координирующему соответствующую сферу деятельности в соответствии с распределением обязанностей, в комитет правового обеспечения Администрации области, в орган (организацию), подготовивший проект правового акта. Распоряжения, имеющие нормативный характер, дополнительно направляются в прокуратуру Новгородской области и управление Министерства юстиции Российской Федерации по Новгородской области.

Все постановления Администрации области обязательно направляются Губернатору области, заместителю Главы администрации области, координирующему соответствующую сферу деятельности в соответствии с распределением обязанностей, в комитет правового обеспечения Администрации области, в орган (организацию), подготовивший проект правового акта, в Главное государственно-правовое управление Президента Российской Федерации. В прокуратуру Новгородской области, управление Министерства юстиции Российской Федерации по Новгородской области направляются все постановления, за исключением принятых по вопросам награждения организаций и граждан.

Все правовые акты направляются в органы (организации), чьи интересы они затрагивают.

Нормативные правовые акты, подлежащие опубликованию, дополнительно направляются председателю областной Думы, в управление Администрации области по взаимодействию со средствами массовой информации и связям с общественными организациями, а также в орган (организацию), осуществляющий полномочия редакции средства массовой информации, являющегося в соответствии с областным законом от 06.01.95 N 9-ОЗ "О нормативных правовых актах законодательного (представительного) и исполнительных органов государственной власти Новгородской области" официальным источником опубликования областных нормативных правовых актов.

Нормативные правовые акты, содержащие положения о контроле, дополнительно направляются в комитет контроля и делопроизводства.

Нормативные правовые акты, требования о направлении которых в федеральные органы исполнительной власти установлены законодательством, направляются в соответствующие федеральные органы исполнительной власти;

3.4.1.9. Проект правового акта и все прилагаемые к нему документы визируются руководителем органа (организации), подготовившего проект правового акта, с указанием даты визирования;

3.4.1.10. Проект правового акта согласовывается с заинтересованными органами (организациями).

Согласование (визирование) проекта правового акта осуществляется в течение трех рабочих дней с момента его получения (дата получения фиксируется в листе согласования), при объеме более 20 листов срок согласования не должен превышать десять рабочих дней;

3.4.1.11. Согласованный проект правового акта передается в комитет правового обеспечения Администрации области для проведения правовой экспертизы в соответствии с Регламентом Администрации Новгородской области;

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Новгородской области от 23 декабря 2011 г. N 725 в подпункт 3.4.1.12 пункта 3.4 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

3.4.1.12. После согласования с комитетом правового обеспечения Администрации области проект правового акта передается помощнику (референту) заместителя Главы администрации области, осуществляющего координацию соответствующей сферы деятельности в соответствии с распределением обязанностей, который проверяет соблюдение требований к оформлению правовых актов, установленных Инструкцией по делопроизводству, смысловое содержание проекта, и визирует его.

Проект правового акта, подготовленный без соблюдения указанных требований, возвращается на доработку без визирования не позднее трех рабочих дней с момента его получения;

3.4.1.13. Заместитель Главы администрации области, осуществляющий подписание правовых актов в соответствующей сфере деятельности в соответствии с распределением обязанностей, визирует проект правового акта в правом верхнем углу первого листа и пишет резолюцию "На бланк" или "На бланк (с указанием за чьей подписью)";

3.4.1.14. После получения резолюции "На бланк" проект правового акта представляется в комитет контроля и делопроизводства для проставления отметки о контроле;

3.4.1.15. Распоряжения Администрации области по личному составу визируются в следующей последовательности:

исполнителем, подготовившим проект;

председателем органа исполнительной власти области, который осуществляет функции кадровой службы Администрации области, или его заместителем;

руководителем комитета правового обеспечения Администрации области;

начальником управления финансового обеспечения Администрации области - главным бухгалтером или его заместителем (при необходимости);

3.4.1.16. Согласованный в установленном порядке проект правового акта передается в управление делопроизводства и архива для набора на соответствующий бланк документа, после чего передается на подпись Губернатору области, заместителю Главы администрации области;

3.4.1.17. Комитет правового обеспечения Администрации области, управление делопроизводства и архива могут возвратить разработчику проект правового акта на доработку с отметкой в листе согласования:"Возвращено на доработку";

3.4.1.18. Если в процессе согласования в проект правового акта вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит переоформлению и повторному согласованию;

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Новгородской области от 23 декабря 2011 г. N 725 в подпункт 3.4.1 19 пункта 3.4 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

3.4.1.19. Подписанные Губернатором области, заместителем Главы администрации области правовые акты возвращаются в управление делопроизводства и архива для регистрации, тиражирования и отправки в соответствии с указателем рассылки. Вместо бумажных копий правовых ктов могут направляться электронные образы этих документов через СЭД ОИВ Новгородской области;

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Новгородской области от 23 декабря 2011 г. N 725 в подпункт 3.4.1 20 пункта 3.4 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

3.4.1.20. Правовые акты регистрируются в управлении делопроизводства и архива в день подписания.

Регистрация и учет правовых актов ведется отдельно по их видам в журналах регистрации и в СЭД ОИВ Новгородской области;

3.4.1.21. Дата и регистрационный номер правового акта проставляются на бланке правового акта под реквизитом "Вид документа", отделяются от него одинарным межстрочным интервалом, печатаются центрованным способом.

Дата оформляется цифровым способом.

Регистрационный номер состоит из знака "N" и порядкового номера правового акта в пределах года, присваиваемого документу после его подписания, печатается в продолжение даты.

К порядковым номерам распоряжений Администрации области через дефис добавляется буквенный индекс: "рг" - распоряжение, подписанное Губернатором области, "рз" - распоряжение, подписанное заместителем Главы администрации области, "рл" - распоряжение по личному составу;

3.4.1.22. Подлинники правовых актов и их проекты хранятся в управлении делопроизводства и архива;

3.4.1.23. Образец оформления проекта распоряжения Администрации области приведен в приложении N 11.

3.4.2. Порядок внесения изменений в правовые акты

3.4.2.1. Изменениями в правовой акт считаются:

замена предложения, фразы, слова, цифры, символа;

исключение предложения, фразы, слова, цифры, структурной единицы (раздел, пункт, подпункт, абзац), фрагмента текста документа, приложения;

новая редакция структурной единицы, приложения;

дополнение структурной единицы предложением, фразой, словом;

дополнение структурной единицей, приложением, фрагментом текста документа;

признание утратившим силу правового акта или его структурной единицы;

приостановление действия правового акта или его структурной единицы;

продление действия правового акта или его структурной единицы;

3.4.2.2. Внесение изменений в правовой акт оформляется самостоятельным правовым актом с учетом вида правового акта. Не допускается оформление внесения изменений в несколько правовых актов одним правовым актом;

3.4.2.3. Изменения вносятся только в основной правовой акт. Вносить изменения в основной правовой акт путем внесения изменений в изменяющий его правовой акт недопустимо, за исключением внесения изменений в правовой акт, не вступивший в силу;

3.4.2.4. Вносимые в правовой акт изменения должны излагаться последовательно с указанием конкретной структурной единицы, в которую они вносятся. Все изменения должны соответствовать структуре основного правового акта;

3.4.2.5. Независимо от характера вносимых изменений (замена, исключение, новая редакция, дополнение) заголовок к тексту правового акта, которым вносятся изменения, всегда содержит слово "изменение" в соответствующем числе, указание на вид документа (правового акта), в который вносятся изменения, его дату и регистрационный номер, например:

О внесении изменений в распоряжение

Администрации области от 06.08.2010 N 456-рз

При внесении изменений в приложение к правовому акту либо в документ, утверждаемый правовым актом (далее часть правового акта), в заголовке к тексту указывается наименование этой части, например:

О внесении изменений в Положение о комитете контроля и

делопроизводства Администрации области

В заголовке к тексту правового акта, которым признается утратившим силу правовой акт или его структурная единица, приостанавливается или продлевается действие правового акта или его структурной единицы, указывается вид изменяемого правового акта, например:

О признании утратившим силу постановления

Администрации области от 16.03.2010 N 382

О продлении срока действия распоряжения

Администрации области от 08.08.2000 N 530-рз

3.4.2.6. При внесении изменений в правовой акт указываются вид правового акта, дата, регистрационный номер и его название, например:

Внести изменения в указ Губернатора области от 25.12.2007 N 354 "Об управлении по работе с обращениями граждан Администрации области":

Если изменения вносятся только в часть правового акта, то указываются наименование части правового акта, вид правового акта, дата, регистрационный номер и его название. Название правового акта не указывается, если оно включает наименование части правового акта, например:

Внести изменения в областную целевую программу "Ипотечное жилищное кредитование в Новгородской области на 2008-2011 годы", утвержденную постановлением Администрации области от 26.06.2008 N 222 (далее Программа):

Необходимо учитывать отношение части правового акта к самому правовому акту, например:

программа, утвержденная;

перечень, прилагаемый;

3.4.2.7. При внесении изменений одного характера в несколько структурных единиц слово "изменение" употребляется во множественном числе, например:

О внесении изменений в областную целевую программу

"Формирование здорового образа жизни у населения области

на 2009-2011 годы"

Администрация Новгородской области ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Внести изменения в мероприятия областной целевой программы "Формирование здорового образа жизни у населения области на 2009-2011 годы", утвержденной постановлением Администрации области от 07.08.2009 N 279, заменив в графе 5:

в строке 7.2 цифру "344,0" на "48,0";

в строке 9 цифру "60,0" на "1221,7";

3.4.2.8. Если в название правового акта были внесены изменения, то при внесении следующих изменений указывается название правового акта с учетом внесенных изменений;

3.4.2.9. Внесение изменений в обобщенной форме (в том числе замена слов с использованием формулировки "по тексту") не допускается.

Возможно внесение изменений в обобщенной форме в одну или несколько структурных единиц правового акта, если в эти структурные единицы другие изменения не вносятся, например:

1. Внести изменения в постановление Администрации области от 09.12.2009 N 448 "Об утверждении Примерного положения об оплате труда работников государственных учреждений, подведомственных комитету строительства и связи Новгородской области" (далее Примерное положение):

1.1. Заменить в заголовке к тексту, пункте 1 постановления, в названии, подпунктах 2.3.8, 2.4.4, 2.4.8 Примерного положения, в приложениях NN 1, 2 к Примерному положению слова "комитет строительства и связи" на "комитет строительства и дорожного хозяйства";

3.4.2.10. При внесении изменений сначала указывается характер изменения, затем структурная единица, которая подлежит изменению. Внесение изменения в правовой акт следует оформлять начиная с наименьшей структурной единицы, например:

1.1. Исключить во втором абзаце раздела "Исполнители Программы:" паспорта Программы слова "общество с ограниченной ответственностью "Новгородсельстрой";";

3.4.2.11. При внесении изменений в структурную единицу указывается ее порядковый номер. Если структурная единица не пронумерована, в кавычках указывается ее название. Порядковый номер абзаца указывается словом. Первым считается абзац, с которого начинается структурная единица, в составе которой он находится, например:

1.1. Исключить в пункте 3 второй абзац;

1.2. Заменить в разделе "Обоснование Программы:" паспорта Программы...;

3.4.2.12. Внесение изменений может оформляться приложением к правовому акту, например:

1.3. Изложить мероприятия Программы в прилагаемой редакции.

В этом случае приложение к правовому акту о внесении изменений оформляется следующим образом:

	"Приложение
	к постановлению Администрации области от
	"Приложение
	к областной целевой программе "Повышение конкурентоспособности промышленных предприятий Новгородской области на 2009-2011 годы"

Мероприятия Программы

N п/п	Наименование мероприятия	Испол-нитель	Планируемый результат	Срок исполнения	Объем финансирования по годам (тыс.руб.)
					2009	2010	2011
1.1.
1.2.								";

3.4.2.13. Текст изменения заключается в кавычки;

3.4.2.14. При необходимости заменить цифровые обозначения употребляется термин "цифры", а не "числа", например:

заменить цифры "84371,0" на "81371,0", "10300,0" на "8300,0".

При необходимости заменить слова и цифры употребляется термин "слова", например:

заменить слова "2010 год" на "2010-2012 годы";

3.4.2.15. Если необходимо произвести замену слова или слов в нескольких случаях и заменяемое слово или слова употреблены в разных числах и падежах либо в одном и том же числе, но в разных падежах, а другие изменения в эту структурную единицу не вносятся, то применяется следующая формулировка:

заменить в пунктах 2, 4, 10, 11 слова "организация автомобильного транспорта" на "перевозчик" в соответствующих числе и падеже;

или

заменить в пункте 2 постановления, в названии приложения к постановлению слова "чрезвычайная противоэпизоотическая комиссия на территории области" на "областная чрезвычайная противоэпизоотическая комиссия" в соответствующем падеже;

3.4.2.16. В целях сохранения структуры правового акта:

дополнение абзацами может производиться только в конец соответствующей структурной единицы;

при необходимости дополнить абзац между уже имеющимися дается новая редакция структурной единицы правового акта, в которую вносится изменение;

при признании абзаца утратившим силу пересчет последующих абзацев не производится. Утративший силу абзац участвует в подсчете абзацев при последующем внесении изменений в данную структурную единицу;

3.4.2.17. При дополнении правового акта структурной единицей, исключении структурной единицы указывается ее порядковый номер (при отсутствии нумерации - ее название). Необходимая в таких случаях замена знака препинания осуществляется без оговорки в тексте, например:

1.1. Дополнить подпунктом 2.5 следующего содержания:

"2.5. На производство элитных и репродукционных семян сельскохозяйственных культур:

копия дневника поступления продукции (форма N СП-14), копия удостоверения о качестве семян, заверенные получателем субсидии.";

1.2. Исключить в пункте 4 второй абзац;

3.4.2.18. При внесении дополнений в структурную единицу указываются слова, после которых вносится дополнение, например:

1.1. Дополнить пункт 29 после слов "экономический комитет" словом "Новгородской";

При внесении дополнения в конец структурной единицы слова, после которых вносится изменение, не указываются, например:

1.1. Дополнить подпункт 8.1.7 словами ", а в случае если срок исполнения документа составляет менее 10 рабочих дней - незамедлительно";

Знак препинания, употребленный в конце дополняемой структурной единицы, сохраняется без указания на него в тексте внесенного изменения;

3.4.2.19. Структурная единица правового акта излагается в новой редакции в случаях, если:

необходимо внести существенные изменения;

неоднократно вносились изменения;

3.4.2.20. При внесении изменений в таблицу вначале указывается характер изменения, затем графа и строка, куда вносится изменение, например:

1.1. Исключить в графе 2 строки 3 слова "по согласованию";

Если графы, строки не пронумерованы, то в кавычках указывается, наименование графы, строки, например:

1.1. Заменить в графе 4 строки "Проведение научно-практической конференции..." цифру "325,15" на "150,15";

Внесение изменений в обобщенной форме в одну или несколько строк, граф таблицы допускается, если в эти строки, графы другие изменения не вносятся, например:

1.1. Заменить в строках 13.6, 14.1-14.7 цифры "100,0" на символы "-";

1.2. Заменить в строке 12 цифры "120,0" на "50,0";

3.4.2.21. При дополнении таблицы новой строкой, изложении строки в новой редакции необходимо изложить головку таблицы, в которую вносятся изменения. Изменяемая строка заключается в кавычки, закрывающие кавычки располагаются за границей таблицы на уровне нижней строки, например:

1.2. Изложить строки 5.3.4, "Итого средств по Программе..." мероприятий Программы в редакции:

N п/п	Наименование мероприятия	Исполнитель	Срок исполнения	Объем финансирования по годам (млн.руб.)
				2008	2009	2010
"5.3.4.	Проведение областного конкурса "Лучшее общеобразовательное учреждение"	комитет	2010 год	-	-	11,25	";
	"Итого средств по Программе			36,688	31,111	154,6387	";

3.4.2.22. При внесении изменений в состав комиссии, организационного комитета, рабочей группы (далее состав):

включение в состав оформляется в следующей последовательности: функция, должность, фамилия, инициалы;

включение и исключение из состава оформляется в следующей последовательности: председатель (руководитель), заместитель председателя (руководителя), секретарь, члены комиссии (рабочей группы) в алфавитном порядке;

при исключении из состава указываются только фамилии, инициалы, например:

1.1. Включить в качестве председателя комиссии первого заместителя Главы администрации области Фамилия И.О. (указывается в родительном падеже), в качестве секретаря комиссии - председателя комитета культуры Новгородской области Фамилия И.О. (указывается в родительном падеже), в качестве члена комиссии - председателя экономического комитета Новгородской области Фамилия И.О. (указывается в родительном падеже), исключив Фамилия И.О. (указывается в родительном падеже);

изменение должности или функции в составе оформляется следующим образом:

1.2. Считать Фамилия И.О. (указывается в родительном падеже) заместителем председателя комитета образования, науки и молодежной политики Новгородской области, членом комиссии.

3.5. Оформление отдельных видов документов в Администрации области

3.5.1. Положения, правила, инструкции (регламенты)

3.5.1.1. В Администрации области разрабатываются положения, правила, инструкции (регламенты).

В положении регламентируется деятельность конкретной организационной структуры или дается порядок осуществления управленческого действия.

В правилах излагаются системно связанные между собой нормы, требования осуществления какой-либо деятельности.

В инструкции (регламенте) устанавливается технология выполнения определенного вида деятельности (работ) или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов;

3.5.1.2. Положения, правила, инструкции (регламенты) относятся к организационно-правовым документам, применяются как самостоятельные правовые акты и подлежат утверждению;

3.5.1.3. Положения, правила, инструкции (регламенты) утверждаются правовым актом или должностным лицом;

3.5.1.4. Порядок подготовки и оформления положений, правил, инструкций (регламентов), утверждаемых путем издания правового акта, установлен разделом 3.4 Инструкции по делопроизводству.

3.5.2. Протокол заседания (совещания)

3.5.2.1. Протокол заседания (совещания) - документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных органов при Администрации области (коллегии, комиссии, рабочие группы) и совещаниях;

3.5.2.2. В Администрации области протоколы издаются в полной или краткой форме.

Форма протокола определяется председателем заседания (совещания);

3.5.2.3. Протоколы печатаются на стандартных листах бумаги формата A4, имеют следующие реквизиты:

наименование органа исполнительной власти области - выравнивается по центру;

вид документа - отделяется от предыдущего реквизита одинарным межстрочным интервалом, печатается прописными буквами полужирным шрифтом, выравнивается по центру;

вид заседания (совещания) - отделяется от предыдущего реквизита дополнительным интервалом 6 пт, печатается межстрочным интервалом "точно" 12 пт, выравнивается по центру;

дата и номер протокола - отделяются от предыдущего реквизита одинарным межстрочным интервалом. Дата оформляется словесно-цифровым способом, печатается у левой границы текстового поля, номер печатается на этой же строке у правой границы текстового поля арабскими цифрами, состоит из знака "N" и порядкового номера;

место проведения заседания (совещания) - печатается под предыдущим реквизитом, выравнивается по центру, указывается при необходимости;

текст протокола;

подпись председателя - отделяется от текста тремя одинарными межстрочными интервалами;

подпись секретаря отделяется от предыдущего реквизита одинарным межстрочным интервалом;

3.5.2.4. Текст полного протокола (приложение N 12) состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, лиц, присутствовавших на заседании (совещании), и при необходимости лиц, приглашенных на заседание (совещание) в качестве экспертов или заинтересованных в рассмотрении вопроса.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, справа от наименования должностей - их инициалы, фамилии в алфавитном порядке. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

Присутствовали:

Заместители Главы администрации

области

И.О. Фамилия

И.О. Фамилия

И.О. Фамилия

Председатель комитета финансов

Новгородской области

И.О. Фамилия

Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов государственной власти и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются межстрочным интервалом "точно" 12 пт и отделяются дополнительным интервалом 6 пт.

Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали: 25 человек (список прилагается).

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, которая отделяется от списка сплошной чертой. Слова "ПОВЕСТКА ДНЯ" печатаются прописными буквами, выравниваются по центру, после них ставится двоеточие. В повестку дня включается перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня печатаются от границы левого поля (без абзаца) межстрочным интервалом "точно" 12 пт, нумеруются арабскими цифрами. Под формулировкой вопроса указываются наименование должности, фамилия, инициалы докладчика, которые отделяются от вопроса дополнительным интервалом 6 пт. Не рекомендуется вопрос или группу вопросов обозначать словом "Разное".

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

В подразделе "СЛУШАЛИ" указываются фамилия, инициалы докладчика (наименование должности указывается в повестке дня), полное или краткое изложение доклада или текст доклада прилагается.

В подразделе "ВЫСТУПИЛИ" указываются фамилии, инициалы выступавших, при необходимости их должности, содержание выступлений в последовательности, в которой они прозвучали на заседании. Изложение записи выступления отделяется от фамилии дефисом, излагается от третьего лица единственного числа.

Вопросы к докладчику, выступающим и ответы на них записываются в той же последовательности, слова "Вопрос", "Ответ" не пишутся, указываются фамилия, инициалы лица, от которого поступил вопрос или ответ, например:

Фамилия И.О. - какие приняты меры по ликвидации аварии?

Фамилия И.О. - к 6 часам утра восстановлено энергоснабжение.

В подразделе "ПОСТАНОВИЛИ" записываются принятые решения с использованием глаголов в неопределенной форме ("установить", "рекомендовать"). Если решений несколько, они нумеруются арабскими цифрами. Если решение принималось голосованием, то после записи решения приводятся результаты голосования с указанием числа голосов "за", "против", "воздержавшиеся", список лиц, не участвовавших в голосовании.

Решения по процедурным вопросам (об утверждении повестки дня, о прекращении обсуждения, о принятии к сведению справок, сообщений и т.п.) также отражаются в тексте протокола.

В случае когда в протоколе фиксируется решение об утверждении какого-либо документа, в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу.

Участник заседания (совещания) может высказать особое мнение по принятому решению. Особое мнение излагается на отдельном листе, подписывается и передается лицу, ответственному за ведение протокола. Содержание особого мнения записывается в протокол после записи соответствующего решения;

3.5.2.5. В краткой форме протокола (приложение N 13) опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение;

3.5.2.6. Основная часть протокола заседания (совещания) печатается межстрочным интервалом "минимум" 18 пт.

Слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ" ("РЕШИЛИ") печатаются от левого поля прописными буквами, после них ставится двоеточие;

3.5.2.7. Датой протокола является дата проведение заседания (совещания);

3.5.2.8. Регистрация протокола заседания (совещания) осуществляется секретарем заседания (совещания);

3.5.2.9. Протокол заседания (совещания) оформляется секретарем заседания (совещания), юридическую силу протокол приобретает только при наличии двух подписей - председателя и секретаря.

При необходимости протокол визируется лицами, выступавшими с докладами по вопросам повестки дня;

3.5.2.10. Копии протокола рассылаются секретарем заседания (совещания) заинтересованным органам (организациям), должностным лицам в соответствии с указателем рассылки (приложение N 8).

Копии протокола заверяются секретарем заседания (совещания) в установленном порядке. Если копия протокола представляется в другую организацию, она заверяется оттиском печати комитета контроля и делопроизводства Администрации Новгородской области "Для документов";

3.5.2.11. Принятые решения могут доводиться до исполнителей в виде выписки из протокола (приложении N 14).

Если выписка дается для представления в другую организацию, подпись секретаря заседания (совещания) заверяется оттиском печати комитета контроля и делопроизводства Администрации Новгородской области "Для документов";

3.5.2.12. Протоколы подшиваются секретарем заседания (совещания) в дела в соответствии с номенклатурой дел по мере их поступления. Если функции секретаря возлагаются на заседаниях коллегиального или совещательного органа на разных должностных лиц, то хранение протоколов обеспечивает председатель этого коллегиального или совещательного органа.

3.5.3. Поручения Губернатора области

3.5.3.1. Поручения Губернатора области, данные в ходе совещаний и рабочих поездок, оформляются в виде поручения или перечня поручений отделом контроля комитета контроля и делопроизводства Администрации области;

3.5.3.2. Поручение, перечень поручений печатается на стандартном листе бумаги формата A4 и имеет следующие реквизиты:

гриф утверждения;

вид документа - ПОРУЧЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ ПОРУЧЕНИЙ - печатается центрированным способом прописными буквами полужирным шрифтом;

текст документа - оформляется в виде таблицы;

подпись должностного лица - отделяется от текста тремя одинарными межстрочными интервалами.

виза согласования;

дата регистрации и регистрационный номер документа - печатаются в левом нижнем углу у левой границы текстового поля последнего листа документа;

3.5.3.3. Регистрационный номер поручения, перечня поручений состоит из порядкового номера в пределах календарного года, который дополняется через косую черту буквенным индексом: "ПА" - поручения, данные на аппаратном совещании, "ОС" - поручения, данные на отраслевом совещании, "ПР" - поручения, данные в ходе рабочей поездки;

3.5.3.4. Поручение, перечень поручений подписывается председателем комитета контроля и делопроизводства, а в его отсутствие - заместителем председателя комитета, согласовывается с заместителем Главы администрации области - руководителем аппарата Администрации области и передается на утверждение Губернатору области;

3.5.3.5. Копии поручения, перечня поручений направляются исполнителям отделом контроля комитета контроля и делопроизводства Администрации области в течение трех рабочих дней с даты его утверждения;

3.5.3.6. Образец оформления перечня поручений Губернатора области приведен в приложении N 15.

3.5.4. Акты

3.5.4.1. Акт - документ, составляемый для подтверждения установленных фактов и событий. Образец оформления акта приведен в приложении N 16;

3.5.4.2. Акты составляются коллегиально: комиссией, создаваемой правовым актом Администрации области, или работниками структурных подразделений (не менее двух составителей) при исполнении ими своих должностных обязанностей;

3.5.4.3. Акт оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 и в случаях, для которых не предусмотрена специальная форма акта, содержит следующие реквизиты:

наименование органа исполнительной власти области (при необходимости);

наименование структурного подразделения (при необходимости);

вид документа - АКТ;

дата;

номер;

место составления;

заголовок к тексту;

текст;

подписи;

ознакомительные визы (в необходимых случаях);

гриф утверждения (в необходимых случаях);

3.5.4.4. Датой акта является дата события;

3.5.4.5. Текст акта включает основание его составления, список лиц, составивших акт, с указанием должности, сущность, методы и сроки проделанной работы, установленные факты.

При необходимости акт может содержать выводы или заключения комиссии.

Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" печатаются с прописной буквы от поля.

Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения;

3.5.4.6. Акт подписывается председателем и членами комиссии, указанными в алфавитном порядке;

3.5.4.7. При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Член комиссии, имеющий замечания к содержанию акта или не согласный с выводами комиссии, проставляет подпись на акте с изложением сути замечания на отдельном листе, который является приложением к акту.

3.5.5. Записки (аналитические, докладные, служебные и объяснительные)

3.5.5.1. В Администрации области для информационного обмена между структурными подразделениями, должностными лицами, работниками используются следующие виды записок:

аналитические;

докладные;

служебные;

объяснительные;

3.5.5.2. Аналитическая записка - документ, в котором дается краткий анализ существа проблемы и тенденций ее развития, излагаются выводы, даются рекомендации.

Докладная записка - документ, содержащий обстоятельное изложение информации о событиях, фактах, сложившихся ситуациях с выводами и предложениями составителя в целях информирования руководства. Докладные записки могут оформляться рукописным способом.

Служебная записка - документ, содержащий оперативную справочную и управленческую информацию, связанную с исполнением полномочий структурных подразделений и должностных лиц.

Объяснительная записка - документ, содержащий объяснение причины какого-либо действия, факта, события. Объяснительные записки могут оформляться рукописным способом;

3.5.5.3. Аналитические, докладные, служебные и объяснительные записки оформляются на стандартных листах бумаги формата A4 и имеют следующие реквизиты:

наименование структурного подразделения (автора документа);

вид документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

адресат;

заголовок к тексту;

текст документа;

подпись;

3.5.5.4. Наименование структурного подразделения - печатается шрифтом размером 14 межстрочным интервалом "точно" 12 пт в верхнем левом углу центрированным способом.

Вид документа - печатается прописными буквами межстрочным интервалом "точно" 12 пт с отступом перед абзацем 6 пт полужирным шрифтом размером 14 в верхнем левом углу и центруется относительно самой длинной строки реквизита "Наименование структурного подразделения".

Дата и регистрационный номер документа - оформляются на одной строке, печатаются одинарным межстрочным интервалом, например:

Комитет контроля и делопроизводства Администрации области
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
___________ N ________

3.5.5.5. Текст в зависимости от содержания может состоять из одной, двух или трех частей. Если текст состоит из трех частей, то:

в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для составления документа;

во второй части дается анализ сложившейся ситуации;

в третьей части излагаются просьбы, предложения, рекомендации;

3.5.5.6. При адресовании записки Губернатору области, она визируется заместителем Главы администрации области, координирующим деятельность соответствующего структурного подразделения;

3.5.5.7. Регистрация записок осуществляется в соответствии с подразделом 4.8 Инструкции по делопроизводству.

3.5.6. Планы

3.5.6.1. План - документ, устанавливающий перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, сроки, конкретных исполнителей;

3.5.6.2. План оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 и содержит следующие реквизиты:

гриф утверждения (при необходимости);

наименование органа исполнительной власти области (при формировании плана деятельности Администрации области);

наименование структурного подразделения (при формировании плана деятельности структурного подразделения);

вид документа - ПЛАН - печатается прописными буквами полужирным шрифтом центрированным способом;

заголовок к тексту;

текст документа;

подпись должностного лица;

3.5.6.3. Реквизиты плана оформляются в соответствии с подразделом 3.3 Инструкции по делопроизводству;

3.5.6.4. Текст плана, как правило, излагается в форме таблицы, например:

N п/п	Наименование мероприятия	Срок исполнения	Исполнитель	Примечание
1	2	3	4	5

3.5.7. Отчеты

3.5.7.1. Отчет - документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения мероприятий за определенный период;

3.5.7.2. Отчет оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 и содержит следующие реквизиты:

наименование органа исполнительной власти области (при составлении отчета об итогах деятельности Администрации области);

наименование структурного подразделения (при составлении отчета об итогах деятельности структурного подразделения);

вид документа - ОТЧЕТ - печатается прописными буквами полужирным шрифтом центрированным способом;

заголовок к тексту;

текст документа;

подпись должностного лица;

3.5.7.3. Реквизиты отчета оформляются в соответствии с подразделом 3.3 Инструкции по делопроизводству.

3.5.8. Договоры (соглашения, контракты)

3.5.8.1. Договоры (соглашения, контракты), заключаемые Администрацией области с органами власти и организациями, оформляются на стандартных листах бумаги формата A4 в количестве экземпляров, соответствующем числу сторон, по правилам и образцам, установленным действующим законодательством для конкретных видов договоров;

3.5.8.2. Перечень лиц, осуществляющих согласование (визирование) договора (соглашения, контракта), определяет должностное лицо, уполномоченное на его подписание со стороны Администрации области. Как правило, перед подписанием договора (соглашения, контракта) его второй экземпляр визируется в следующей последовательности:

исполнителем, ответственным за подготовку и оформление;

руководителями заинтересованных структурных подразделений и органов исполнительной власти области;

начальником управления финансового обеспечения Администрации области - главным бухгалтером;

председателем комитета финансов Новгородской области (при принятии Администрацией области финансовых обязательств);

председателем комитета правового обеспечения Администрации области;

заместителем Главы администрации области, координирующим соответствующую сферу деятельности в соответствии с распределением обязанностей.

Наличие дополнительных виз зависит от специфики договора (соглашения, контракта);

3.5.8.3. Визы проставляются на оборотной стороне каждого листа второго экземпляра договора, на оборотной стороне последнего листа договора виза оформляется с указанием наименования должности и с расшифровкой подписи;

3.5.8.4. Срок согласования (визирования) договора (соглашения, контракта) каждым должностным лицом не должен превышать трех рабочих дней с момента его получения;

3.5.8.5. Финансово-хозяйственные и иные гражданско-правовые договоры (государственные контракты) учитываются и хранятся в управлении финансового обеспечения Администрации области;

3.5.8.6. Договоры, соглашения, заключенные Администрацией области с федеральными органами власти, учитываются и хранятся в отделе прохождения документов комитета контроля и делопроизводства Администрации области (далее отдел прохождения документов);

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Новгородской области от 23 декабря 2011 г. N 725 в подпункт 3.5.8.7 пункта 3.5 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

3.5.8.7. Подписанные со стороны Администрации области договоры (соглашения, контракты) регистрируются в журнале регистрации договоров (соглашений, контрактов) и (или) в СЭД ОИВ Новгородской области в пределах календарного года и после регистрации передаются на подписание второй стороне.

Форма журнала регистрации договоров (соглашений, контрактов) приведена в приложении N 20;

3.5.8.8. Регистрационный номер договора (соглашения, контракта) состоит из регистрационных номеров, присваиваемых органам власти, организациями, заключившими договор, разделенных косой чертой, в порядке упоминания сторон в тексте договора (соглашения, контракта).

3.5.9. Доверенности

3.5.9.1. Доверенности выдаются от имени Администрации области или должностного лица;

3.5.9.2. Доверенности оформляются на бланках писем Губернатора Новгородской области и Администрации Новгородской области в соответствии с подразделом 3.6 Инструкции по делопроизводству;

3.5.9.3. Текст доверенности содержит следующие сведения:

полное наименование органа исполнительной власти области или должностного лица;

должность, фамилия, имя, отчество (при необходимости паспортные данные) доверенного лица;

основания, подтверждающие полномочия органа исполнительной власти области или должностного лица;

объем и содержание предоставляемых полномочий;

срок действия доверенности;

3.5.9.4. Доверенности заверяются оттиском печати с изображением герба Новгородской области.

3.5.10. Справки

3.5.10.1. Справка - документ, содержащий информацию по какому-либо определенному вопросу, подтверждение тех или иных фактов и событий;

3.5.10.2. Справка имеет следующие реквизиты:

наименование органа исполнительной власти области (в случае представления справки за пределы Администрации области);

наименование структурного подразделения (в случае представления справки внутри Администрации области);

вид документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

адресат;

заголовок к тексту;

текст документа;

подпись должностного лица.

Реквизиты справки оформляются в соответствии с подразделом 3.3 Инструкции по делопроизводству;

3.5.10.3. Справки, представляемые за пределы Администрации области (по запросам), оформляются на бланке письма Администрации Новгородской области в соответствии с подразделом 3.6 Инструкции по делопроизводству.

Справки, представляемые внутри Администрации области, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4.

3.5.11. Характеристики

3.5.11.1. Характеристика - официальный документ, содержащий описание характерных, отличительных черт и качеств работника, проявленных им в трудовой и общественной деятельности, с отзывом о его деятельности;

3.5.11.2. Характеристика составляется, как правило, руководителем структурного подразделения, в котором работает (работал) работник;

3.5.11.3. Вид документа печатается центрированным способом прописными буквами полужирным шрифтом. Ниже указываются должность, занимаемая работником, фамилия, имя, отчество работника (полностью) (в родительном падеже), например:

ХАРАКТЕРИСТИКА

ведущего специалиста 1 разряда управления финансового

обеспечения Администрации Новгородской области

Фамилия Имя Отчество

3.5.11.4. Текст характеристики состоит из четырех частей:

анкетные данные (фамилия, инициалы работника, год рождения, образование (название учебных заведений, где и когда окончил), специальность (профессия), ученая степень и звание (если имеются));

данные о трудовой деятельности (периоды трудовой деятельности (с какого года и в какой должности начал трудовую деятельность в Администрации области, на какие должности и в какие подразделения переводился), результаты трудовой деятельности (наиболее значимые), сведения о повышении квалификации, переквалификации, получении дополнительного образования);

оценка деловых и личностных качеств (награды, поощрения, взыскания);

назначение характеристики;

3.5.11.5. Текст характеристики излагается от 3-го лица настоящего или прошедшего времени (окончил, работал, выполняет, имеет);

3.5.11.6. Характеристика оформляется на стандартных листах бумаги формата А4, визируется на оборотной стороне последнего листа руководителем структурного подразделения и подписывается заместителем Главы администрации области - руководителем аппарата Администрации области. Подпись удостоверяется оттиском печати с изображением герба Новгородской области.

Дата выдачи характеристики проставляется внизу, под подписью слева;

3.5.11.7. Характеристики относятся к документам, содержащим персональные данные. Их подготовка и представление должны осуществляться с соблюдением норм действующего законодательства о персональных данных.

3.6. Служебная переписка

3.6.1. Служебная переписка - различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности Администрации области.

В Администрации области используются следующие виды служебной переписки: служебное письмо, телеграмма, факсограмма (факс), телефонограмма, электронное письмо (электронное сообщение).

3.6.2. Служебное письмо

3.6.2.1. Служебное письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый Губернатором области, Администрацией области, структурным подразделением адресату (органу власти, организации, должностному или физическому лицу) по почтовой связи;

3.6.2.2. Служебные письма готовятся как:

доклады о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

сопроводительные письма;

ответы на запросы;

инициативные письма;

3.6.2.3. Служебные письма оформляются на бланках (приложения NN 4, 5, 6) и имеют следующие реквизиты:

адресат;

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

заголовок к тексту;

текст документа;

отметка о наличии приложений;

подпись должностного лица;

отметка об исполнителе.

Схема расположения реквизитов на бланке письма Администрации Новгородской области приведена в приложении N 17.

Оформление реквизитов осуществляется в соответствии с подразделом 3.3 Инструкции по делопроизводству;

3.6.2.4. Проект служебного письма оформляется на стандартном листе бумаги формата А4.

На первой странице проекта в правом верхнем углу печатается слово "Проект".

Ниже через одинарный межстрочный интервал в правом углу печатается адресат.

Заголовок к тексту отделяется от предыдущего реквизита одинарным межстрочным интервалом, печатается в левом углу.

Текст проекта служебного письма отделяется от заголовка к тексту двумя одинарными межстрочными интервалами, печатается межстрочным интервалом "минимум" 18 пт;

3.6.2.5. Структура текста служебного письма, как правило, состоит из четырех частей:

в первой - указываются цели, основания, причины;

во второй - раскрываются суть проблемы, обстоятельства;

в третьей - описываются принятые в области меры, направленные на изменение ситуации;

в четвертой - приводятся выводы и излагаются просьбы, предложения;

3.6.2.6. Служебное письмо должно быть однопредметным по содержанию, мотивированным и обоснованным.

В служебном письме должны излагаться вопросы, которые входят в компетенцию адресата.

Служебные письма, оформляемые на бланке письма Администрации Новгородской области, излагаются от первого лица множественного числа ("Просим представить информацию...", "Направляем на заключение проект..." и др.), от третьего лица единственного числа ("Администрация Новгородской области считает возможным...", "Администрация Новгородской области предлагает рассмотреть..."), на бланке письма Губернатора Новгородской области - от первого лица единственного числа ("Прошу Вас представить данные о...", "Считаю возможным принять участие в...").

В служебных письмах, адресованных должностным и физическим лицам, используются фразы этикетного характера перед текстом служебного письма, например:

Уважаемый ...

Объем служебного письма не должен превышать 1-2 страницы. В отдельных случаях (информация по выполнению поручений, распоряжений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации) допускается увеличение объема служебного письма;

3.6.2.7. При наличии материалов, прилагаемых к служебному письму, оформляется реквизит "Отметка о наличии приложений".

Приложения к служебному письму визируются исполнителем и являются его неотъемлемой частью;

3.6.2.8. Ниже через одинарный межстрочный интервал проставляется виза руководителя органа (организации), подготовившего проект служебного письма.

Визы согласования проекта служебного письма отделяются одинарным межстрочным интервалом от визы руководителя органа (организации), подготовившего проект письма;

3.6.2.9. Сроки подготовки инициативных писем определяются Губернатором области, заместителями Главы администрации области, руководителями структурных подразделений.

Подготовка служебных писем-ответов осуществляется с учетом сроков, установленных действующим законодательством, или указанных в резолюции. В данном случае оформляется реквизит "Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта", исполняемый документ прилагается к проекту;

3.6.2.10. Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более органов власти, организаций, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. Наименования органов власти, организаций - авторов документа указываются в реквизите "Подпись должностного лица";

3.6.2.11. Письма, содержащие финансовые обязательства (гарантийные письма), подписываются двумя должностными лицами (заместителем Главы администрации области и начальником управления финансового обеспечения Администрации области - главным бухгалтером) и заверяются оттиском печати с изображением герба Новгородской области;

3.6.2.12. В служебных письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит "Отметка о конфиденциальности";

3.6.2.13. Подготовленный соответствующим образом проект служебного письма визируется исполнителем и передается на согласование. При необходимости к проекту прилагаются пояснительная записка, другие материалы, поясняющие содержание служебного письма;

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Новгородской области от 23 декабря 2011 г. N 725 в подпункт 3.6.2.14 пункта 3.6 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

3.6.2.14. Проект служебного письма за подписью Губернатора области подлежит согласованию в следующем порядке:

помощником (референтом) заместителя Главы администрации области, осуществляющего координацию затрагиваемых в проекте письма направлений деятельности Администрации области, который проверяет правильность составления и оформления проекта письма, при необходимости редактирует текст;

руководителями органов (организаций), чьи интересы затрагивает содержание письма;

председателем комитета финансов Новгородской области (если письмо готовится по финансовым вопросам и касается финансовых обязательств Администрации области или предусматривает расходы, покрываемые за счет областного бюджета);

председателем комитета правового обеспечения Администрации области;

заместителем Главы администрации области, осуществляющим координацию затрагиваемых в проекте письма направлений деятельности Администрации области;

советником Губернатора области, который при отсутствии замечаний визирует проект письма в левом верхнем углу первого листа с указанием слов "На бланк" и даты визирования. При наличии у советника Губернатора области замечаний по тексту проект письма визируется только после внесения разработчиком соответствующих правок;

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Новгородской области от 23 декабря 2011 г. N 725 в подпункт 3.6.2.15 пункта 3.6 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

3.6.2.15. Согласованный проект служебного письма за подписью Губернатора области советник Губернатора области возвращает помощнику (референту) заместителя Главы администрации области, осуществляющего координацию затрагиваемых в проекте направлений деятельности Администрации области, для передачи исполнителю, который сдает его в управление делопроизводства и архива для оформления на бланк.

Проекты служебных писем, сданные в управление делопроизводства и архива до 15.00, оформляются на бланк и передаются на подписание Губернатору области в этот же день. Проекты служебных писем, сданные в управление делопроизводства и архива после 15.00, передаются на подписание на следующий рабочий день;

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Новгородской области от 23 декабря 2011 г. N 725 в подпункт 3.6.2.16 пункта 3.6 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

3.6.2.16. Проект служебного письма за подписью заместителя Главы администрации области подлежит согласованию в следующем порядке:

руководителями органов (организаций), чьи интересы затрагивает содержание письма;

председателем комитета финансов Новгородской области (если письмо готовится по финансовым вопросам и касается финансовых обязательств Администрации области или предусматривает расходы, покрываемые за счет областного бюджета).

Проект служебного письма за подписью заместителя Главы администрации области после согласования передается исполнителем помощнику заместителя Главы администрации области, осуществляющего координацию затрагиваемых в проекте направлений деятельности Администрации области.

Помощник заместителя Главы администрации области проверяет смысловое содержание, правильность составления и оформления проекта служебного письма, при необходимости редактирует текст, обеспечивает его оформление на бланк письма Администрации Новгородской области и передает на подпись заместителю Главы администрации области;

3.6.2.17. После подписания служебное письмо вместе с проектом передается в отдел прохождения документов для регистрации, отправки и направления копии в дело и исполнителю;

3.6.2.18. Служебные письма, направляемые Президенту Российской Федерации, Председателю Правительства Российской Федерации, Председателю Государственной Думы, Председателю Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, оформляются только за подписью Губернатора области.

Служебные письма, направляемые в федеральные министерства, федеральные службы и агентства, аппарат полномочного представителя Президента Российской Федерации в Северо-Западном федеральном округе, оформляются за подписью Губернатора области или заместителей Главы администрации области.

Служебные письма, направляемые в адрес органов исполнительной власти области, организаций и органов местного самоуправления, могут готовиться структурными подразделениями в пределах их полномочий и оформляться на бланках писем структурных подразделений;

3.6.2.19. Вносить исправления, дополнения в подписанные служебные письма не допускается.

3.6.3. Телеграмма

3.6.3.1. Телеграмма - документ информационно-справочного характера, направляемый адресату (органу власти, организации или должностному лицу) по телеграфной сети общего пользования.

Подготовка телеграмм в Администрации области осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года N 222;

3.6.3.2. В Администрации области готовятся телеграммы следующих категорий:

"правительственная";

"срочная";

"обыкновенная";

3.6.3.3. В зависимости от назначения, способа оформления, подачи или доставки в Администрации области используются следующие виды телеграмм:

"с уведомлением о вручении телеграфом" (с отметкой "уведомление телеграфом");

"на художественном бланке" (поздравительная);

"схемная" (с отметкой "схема триста семьдесят девять", по которой отправляются телеграммы одного содержания, адресованные в Администрации муниципальных районов и городского округа области);

3.6.3.4. Телеграммы оформляются за подписью Губернатора области или заместителей Главы администрации области. Правительственные телеграммы оформляются только за подписью Губернатора области;

3.6.3.5. Телеграмма оформляется на стандартном листе бумаги формата A4 и имеет следующие реквизиты:

категория и вид телеграммы - печатается центрированным способом. Категория "обыкновенная" не указывается;

адресат - печатается в правом верхнем углу текстового поля (сокращения не применяются). В адресе телеграммы наименование населенного пункта (город, село, деревня и т.п.) указывается в именительном падеже, а наименование республики, края, области и района, на территории которых находится населенный пункт - в родительном падеже. Слова "строение", "корпус", "квартира", "проспект", "проезд" и другие пишутся полностью. Номера домов, строений, корпусов и квартир пишутся цифрами. Дробные номера пишутся с использованием символа "/". Наименования номерных улиц и номерных организаций пишутся словами;

текст телеграммы - излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается его содержание), без знаков препинания (или с их сокращенным обозначением), печатается без переноса слов, без абзацев и исправлений. Текст телеграммы заканчивается регистрационным номером, который проставляется в отделе прохождения документов. После номера ставится "тчк";

подпись должностного лица - размещается под текстом телеграммы и состоит из наименования должности, инициалов и фамилии лица, подписывающего телеграмму;

адрес и наименование отправителя - проставляются ниже подписи под чертой от левой границы текстового поля (почтовый адрес Администрации области, лицевой счет и дата телеграммы (день отправления)).

Ниже оформляется реквизит "подпись должностного лица";

отметка об исполнителе - оформляется в левом нижнем углу текстового поля с указанием фамилии, имени, отчества, контактных телефонов, с проставлением личной подписи и даты.

Образец оформления телеграммы приведен в приложении N 18;

3.6.3.6. Подписанная телеграмма заверяется в отделе прохождения документов оттиском печати Администрации Новгородской области "Для телеграмм". Копия телеграммы помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел отдела прохождения документов;

3.6.3.7. Телеграммы передаются в отделение связи (телеграф) по реестру, который подписывается в двух экземплярах и заверяется оттиском печати Администрации Новгородской области "Для телеграмм". Второй экземпляр реестра с отметкой работника отделения связи (телеграфа) о приеме телеграммы возвращается в отдел прохождения документов.

3.6.4. Факсограмма (факс)

3.6.4.1. Факсограмма (факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи;

3.6.4.2. По каналам факсимильной связи передаются документы, требующие срочной передачи.

Документы, содержащие информацию ограниченного доступа, в том числе с отметкой "Для служебного пользования", для передачи по факсимильной связи не принимаются;

3.6.4.3. Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения;

3.6.4.4. Для информирования адресата о досылке подлинника в правом верхнем углу документа, предназначенного для отправки по факсу, исполнителем указывается "С досылкой подлинника" (кроме информации, направляемой для сведения);

3.6.4.5. Работа с документами, поступившими по каналам факсимильной связи, осуществляется в порядке, аналогичном порядку работы с поступающей документацией на бумажном носителе, установленному Инструкцией по делопроизводству. В электронной регистрационной карточке (далее РК) документа делается отметка о способе доставки.

3.6.5. Телефонограмма

3.6.5.1. Телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый по каналам телефонной связи (приглашение, экстренное сообщение и т.п.).

Телефонограммами передаются небольшие по объему тексты, как правило, не более 50 слов.

В тексте телефонограммы следует избегать труднопроизносимых слов, словосочетаний и сложных речевых оборотов;

3.6.5.2. Переданная (поступившая) телефонограмма составляется в одном экземпляре и оформляется на специальном бланке (приложение N 19);

3.6.5.3. Текст поступившей телефонограммы оперативно передается руководителю, которому она адресована.

Работа с поступившими телефонограммами осуществляется в порядке, аналогичном порядку работы с поступающей документацией на бумажном носителе, установленному Инструкцией по делопроизводству. В РК документа делается отметка о способе доставки.

3.6.6. Электронное письмо (электронное сообщение)

3.6.6.1. Электронное письмо (электронное сообщение) - документ информационно-справочного характера, передаваемый по электронной почте.

Электронное письмо (электронное сообщение) имеет статус документа, если оно заверено электронной цифровой подписью;

3.6.6.2. С помощью электронной почты могут передаваться любые по форме представления данные (текстовые сообщения, графические изображения и др.), за исключением документов, содержащих информацию ограниченного доступа, в том числе с пометкой "Для служебного пользования", содержащих персональные данные;

3.6.6.3. Электронное письмо (электронное сообщение) имеет следующие реквизиты:

адресат (в поле "Кому" указывается электронный адрес получателя);

заголовок к тексту (указывается в поле "Тема");

текст документа.

Образец электронного сообщения:

Дата: 18.01.11 12:30

От кого: <kanc@niac.ru>

Кому: <egubernskaya@mcfr.ru>

Тема: НА: Re: из "Приглашение на семинар ..."

Уважаемая...!

Спасибо за приглашение на семинар...

Фамилия Имя,

начальник управления делопроизводства и архива комитета контроля и делопроизводства Администрации области

73-23-04

3.6.6.4. Электронное письмо (электронное сообщение) может иметь вложения, которые содержат электронную версию передаваемого документа либо его электронную копию, полученную в результате сканирования документа, оформленного на бумажном носителе;

3.6.6.5. Работа с поступившими электронными письмами (электронными сообщениями) осуществляется в порядке, аналогичном порядку работы с поступающей документацией на бумажном носителе, установленному Инструкцией по делопроизводству. В РК документа делается отметка о способе доставки.

4. Организация документооборота в Администрации области

4.1. Общие требования к организации документооборота в Администрации области

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Новгородской области от 23 декабря 2011 г. N 725 в подпункт 4.1.1 пункта 4 1 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

4.1.1. В Администрации области документооборот осуществляется с использованием СЭД ОИВ Новгородской области.

4.1.2. Основными принципами организации документооборота в Администрации области являются:

централизация операций по приему и отправке документов;

распределение документов, имеющих одинаковый маршрут, на документопотоки (маршрутизация);

организация движения документа по наиболее короткому пути;

организация предварительного рассмотрения поступающей документации;

исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;

однократность регистрации документов.

4.1.3. Документооборот в Администрации области в соответствии с особенностями технологической обработки состоит из документопотоков:

поступающая документация;

отправляемая документация;

внутренняя документация.

4.1.4. В составе поступающей документации выделяются:

законы Российской Федерации, указы, распоряжения, поручения Президента Российской Федерации, постановления, распоряжения, поручения Правительства Российской Федерации, протоколы совещаний и заседаний Правительства Российской Федерации и его комиссий, письма из аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Северо-Западном федеральном округе, имеющие ссылки на поручения Президента Российской Федерации (далее специальная корреспонденция);

документы, поступившие из других органов государственной власти, органов местного самоуправления области, из организаций, запросы депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и др.;

обращения граждан (предложения, заявления, жалобы).

4.1.5. В составе отправляемой документации выделяются:

документы по выполнению специальной корреспонденции;

копии правовых актов;

письма Губернатора области и Администрации области;

ответы на обращения граждан;

письма структурных подразделений.

4.1.6. В составе внутренней документации выделяются:

правовые акты;

поручения Губернатора области;

протоколы заседаний (совещаний);

планы;

отчеты;

договоры (соглашения);

документы структурных подразделений (служебные, объяснительные, аналитические записки, справки, акты и др.).

4.1.7. Регистрации подлежат все документы, создаваемые в Администрации области и поступающие от иных органов власти, юридических и физических лиц, независимо от способа их доставки, передачи или создания.

4.1.8. Регистрация документов в Администрации области ведется в соответствии с документопотоками в пределах группы в зависимости от вида документа. Например, отдельно регистрируются распоряжения Администрации области по личному составу, служебная переписка.

4.1.9. Доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи (телеграф, телефон, факсимильная связь и электронная почта), "с нарочным".

Средствами почтовой связи доставляется и отправляется корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и печатные издания.

Средствами электросвязи доставляются и отправляются телеграммы, факсограммы (факсы), телефонограммы, электронные письма (электронные сообщения).

4.1.10. Для регистрации и учета документов используются классификаторы (справочники):

структурных подразделений;

видов документов;

должностных лиц;

корреспондентов;

предметно-тематический (вопросы деятельности).

4.2. Прием и первичная обработка поступающей документации

4.2.1. Поступающая документация принимается централизованно отделом прохождения документов.

4.2.2. При получении документа отдел прохождения документов проверяет целостность конверта, пакета или упаковки, правильность адресования документа, а при вскрытии конверта - наличие в нем документов, включая приложения.

При обнаружении отсутствия документов или приложений к ним составляется акт об отсутствии документов в полученной корреспонденции (приложение N 22) в двух экземплярах: первый приобщается к поступившему документу, второй направляется отправителю документа.

4.2.3. Не вскрываются конверты с отметкой "Лично".

4.2.4. Конверты сохраняются и прилагаются к документам в случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя и дату отправки.

4.2.5. При первичной обработке документы сортируются по адресатам на регистрируемые и нерегистрируемые в соответствии с перечнем документов, не подлежащих регистрации (приложение N 23).

Нерегистрируемые документы передаются непосредственно по назначению, остальные - направляются на предварительное рассмотрение и регистрацию.

4.2.6. Телеграммы принимаются отделом прохождения документов под расписку с проставлением даты и времени приема.

4.2.7. Документы с отметками "Вручить немедленно", "Весьма срочно" и "Срочно" доставляются фельдъегерской связью в отдел прохождения документов.

4.2.8. Документы, поступившие в рабочее время, проходят первичную обработку и передаются на регистрацию в день поступления, поступившие в нерабочее время - на следующий рабочий день.

4.2.9. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю в день поступления или на следующий рабочий день.

4.3. Предварительное рассмотрение поступающей документации

4.3.1. Предварительное рассмотрение поступивших документов осуществляется в отделе прохождения документов.

4.3.2. Предварительное рассмотрение поступивших документов, адресованных Губернатору области, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения, осуществляется председателем комитета контроля и делопроизводства, в период его отсутствия - его заместителем для распределения их на требующие обязательного рассмотрения Губернатором области или заместителем Главы администрации области - руководителем аппарата Администрации области.

4.3.3. Предварительное рассмотрение поступивших документов осуществляется с учетом их содержания и в соответствии с распределением обязанностей.

4.3.4. Прошедшие предварительное рассмотрение поступившие документы подлежат регистрации в отделе прохождения документов.

4.4. Регистрация поступающей документации

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Новгородской области от 23 декабря 2011 г. N 725 в подпункт 4.4.1 пункта 4 4 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

4.4.1. Регистрация поступивших документов (за исключением обращений граждан) осуществляется отделом прохождения документов в СЭД ОИВ Новгородской области.

4.4.2. Поступившие документы регистрируются в день поступления, в случае их поступления в нерабочее время - на следующий рабочий день.

4.4.3. Поступившие документы с отметками "Срочно", "Оперативно" передаются на регистрацию незамедлительно.

4.4.4. Регистрационный номер поступившего документа (за исключением специальной корреспонденции) состоит из порядкового номера поступления в пределах календарного года, который дополняется буквенным индексом "В" и через дефис порядковым номером заголовка дела по номенклатуре дел отдела прохождения документов, например:

N 185В-23, где:

185	-	порядковый номер поступления в пределах календарного года;
В	-	буквенный индекс, обозначающий принадлежность документа к поступающей документации;
23	-	порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел отдела прохождения документов.

4.4.5. Регистрационный номер поступившего документа, отнесенного к категории специальной корреспонденции, состоит из порядкового номера поступления в пределах календарного года, который дополняется буквенным индексом "В", например:

N 185В, где:

185	-	порядковый номер поступления в пределах календарного года;
В	-	буквенный индекс, обозначающий принадлежность документа к поступающей документации.

Письмам, поступившим во исполнение контрольного документа, присваивается входящий номер контрольного документа и через дробь - очередной порядковый номер ответа на контрольный документ.

4.4.6. Поступившие документы с отметками "Для служебного пользования", "Конфиденциально" регистрируются в отдельном журнале (приложение N 24).

К регистрационному номеру поступивших документов с отметкой "Для служебного пользования" добавляется через дефис буквенный индекс "дсп".

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Новгородской области от 23 декабря 2011 г. N 725 в подпункт 4.4.7 пункта 4 4 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

4.4.7. При регистрации поступившего документа в СЭД ОИВ Новгородской области заводится РК (приложение N 25).

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Новгородской области от 23 декабря 2011 г. N 725 в подпункт 4.4.8 пункта 4 4 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

4.4.8. На поступивших документах в нижнем правом углу первого листа документа проставляется с использованием штампа отметка о поступлении документа с указанием даты и регистрационного номера документа, служащих уникальным идентификатором документа в СЭД ОИВ Новгородской области.

4.4.9. Если поступивший документ является ответом на документ Администрации области, то при наличии соответствующей ссылки в реквизитах поступившего документа в РК в поле "Связки" устанавливается связка с документом, на который дается ответ.

4.4.10. Поступившие документы, содержащие конкретный срок исполнения, ставятся на контроль во время регистрации. Если в документе срок исполнения не указан, то сроки устанавливаются в соответствии с действующим законодательством (приложение N 26).

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Новгородской области от 23 декабря 2011 г. N 725 в подпункт 4.4.11 пункта 4 4 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

4.4.11. Постановка поступивших документов на контроль в СЭД ОИВ Новгородской области осуществляется отделом прохождения документов при заполнении в РК полей "Плановая" (заносится плановая дата исполнения) и "Исполнители". В РК документа высвечивается соответствующая индикация в виде буквы "К" красного цвета.

При постановке поступившего документа на контроль в правом верхнем углу первого листа проставляются отметки о контроле документа с использованием штампа "Контроль" и слева на нижнем поле - "Подлежит возврату вместе с ответом", в правом верхнем углу указывается срок исполнения документа. Исполненные документы возвращаются в день их исполнения в отдел прохождения документов для снятия с контроля в СЭД и направления их в дело.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Новгородской области от 23 декабря 2011 г. N 725 в подпункт 4.4.12 пункта 4 4 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

4.4.12. Документы, поставленные на контроль, подлежат сканированию. Электронный образ документа (файл) прикрепляется к РК документа в СЭД ОИВ Новгородской области.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Новгородской области от 23 декабря 2011 г. N 725 в подпункт 4.4.13 пункта 4 4 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

4.4.13. Поступившие телеграммы, факсограммы (факсы) и документы, поступившие по электронной почте, регистрируются в СЭД ОИВ Новгородской области аналогично документам, поступившим на бумажном носителе.

4.4.14. Документы, поступившие в структурные подразделения по факсу, электронной почте, регистрируются в структурном подразделении в журнале регистрации документов, поступающих по факсу, электронной почте (приложение N 27).

4.5. Порядок рассмотрения поступающей документации

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Новгородской области от 26 сентября 2011 г. N 477 подпункт 4.5.1 пункта 4.5 настоящей Инструкции изложен в новой редакции

См. текст подпункта в предыдущей редакции

4.5.1. После регистрации поступившие документы передаются на рассмотрение Губернатору области, заместителям Главы администрации области, руководителям структурных подразделений.

При этом резолюция первого заместителя Главы администрации области, заместителя Главы администрации области не должна противоречить резолюции Губернатора области, заместителя Главы администрации области - руководителя аппарата Администрации области.

В резолюцию первого заместителя Главы администрации области, заместителя Главы администрации области в качестве исполнителей включаются руководители структурных подразделений Администрации области, органов исполнительной власти области, координацию деятельности которых осуществляет первый заместитель Главы администрации области, заместитель Главы администрации области в соответствии с распределением обязанностей. Включение в резолюцию иных исполнителей допускается при условии предварительного (в том числе письменного) согласования с должностным лицом, определившим состав исполнителей ранее.

Доставка поступивших документов Губернатору области, заместителям Главы администрации области осуществляется работниками отдела прохождения документов в день регистрации в 10.00 и 16.00, срочных документов - незамедлительно.

4.5.2. Срок рассмотрения документа (с учетом оформления резолюции) не должен превышать трех рабочих дней.

4.5.3. После рассмотрения документов Губернатором области, заместителями Главы администрации области работники управления делопроизводства и архива, работающие в соответствующих приемных, переносят содержание резолюции в РК.

4.5.4. Передача документов на исполнение осуществляется работниками отдела прохождения документов. Документ на бумажном носителе отправляется по почте или передается исполнителю под расписку в реестре передачи документов (приложение N 28), одновременно осуществляется пересылка РК.

Информация о передаче РК исполнителям фиксируется в поле "Пересылка". Передача документа на бумажном носителе фиксируется в РК в поле "Журнал передачи документа".

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Новгородской области от 23 декабря 2011 г. N 725 в подпункт 4.5.5 пункта 4.5 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.5.5. В соответствии с резолюцией подлинник документа направляется ответственному исполнителю (указанному в резолюции первым), остальным исполнителям передаются копии. Изготовление необходимого количества копий документа обеспечивают советники (помощники) Губернатора области помощники (референты), заместителей Главы администрации области, на рассмотрении у которых находился документ.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Новгородской области от 23 декабря 2011 г. N 725 в подпункт 4.5.6 пункта 4.5 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

4.5.6. Советники (помощники) Губернатора области помощники (референты), заместителей Главы администрации области, работники, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, ежедневно в начале рабочего дня и после 16.00 осуществляют контроль поступивших на исполнение документов в СЭД ОИВ Новгородской области (папка "Поступившие" в "Кабинете" руководителя) и принимают поступившие в виде РК документы к исполнению (перемещают РК в папку "На исполнении" или "На контроле").

4.6. Регистрация отправляемой документации

4.6.1. Документы, подписанные Губернатором области, заместителями Главы администрации области, передаются на регистрацию в отдел прохождения документов вместе с проектами.

Документы, подписанные руководителями структурных подразделений, регистрируются в структурных подразделениях.

4.6.2. Работники отдела прохождения документов осуществляют проверку правильности оформления документа, комплектности и соответствия количества экземпляров документа указателю рассылки.

Документы, оформленные с нарушением требований Инструкции по делопроизводству, возвращаются исполнителю на доработку.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Новгородской области от 23 декабря 2011 г. N 725 в подпункт 4.6.3 пункта 4.6 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

4.6.3. Регистрация отправляемых документов осуществляется в СЭД ОИВ Новгородской области в день их подписания или на следующий рабочий день.

4.6.4. Дата и регистрационный номер документа проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на проекте документа.

4.6.5. Регистрационный номер отправляемого документа (за исключением специальной корреспонденции) состоит из порядкового номера отправления в пределах календарного года, который дополняется через косую черту кодом должностного лица, подписавшего документ, с проставлением буквенного индекса "И" и через дефис порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел отдела прохождения документов, например:

N 185/1И-23, где:

185 - порядковый номер в пределах календарного года;

1 - код должностного лица, подписавшего документ (перечень кодов должностных лиц утверждается заместителем Главы администрации области - руководителем аппарата Администрации области);

И - буквенный индекс, обозначающий принадлежность документа к отправляемой документации;

23 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел отдела прохождения документов.

4.6.6. Регистрационный номер отправляемого документа, отнесенного к категории специальной корреспонденции, состоит из порядкового номера отправления в пределах календарного года, который дополняется буквенным индексом "И", например:

N 185И, где:

185 - порядковый номер в пределах календарного года;

И - буквенный индекс, обозначающий принадлежность документа к отправляемой

документации.

4.6.7. К регистрационному номеру отправляемых документов с отметкой "Для служебного пользования" добавляется через дефис буквенный индекс "дсп".

4.6.8. Копия зарегистрированного отправляемого документа с приложениями заверяется работником отдела прохождения документов путем проставления на оборотной стороне первого листа отметки "Верно", подписи, даты.

4.7. Отправка документов

4.7.1. Отправка документов осуществляется отделом прохождения документов.

4.7.2. Документы, предназначенные для отправки по факсимильной связи, передаются в отдел прохождения документов с указанием номера телефона-факса адресата.

4.7.3. Документы, переданные на отправку в отдел прохождения документов до 15.00, отправляются адресатам в этот же день. Документы, поступившие в отдел прохождения документов после 15.00, отправляются на следующий рабочий день.

Документы, подлежащие отправке фельдъегерской связью, принимаются отделом прохождения документов до 13.00.

4.7.4. Документы, предназначенные для пересылки по почте, вкладываются в конверты, которые маркируются на франкировальной машине.

4.7.5. Обработка корреспонденции, предназначенной для отправки почтовой связью, осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, документов, предназначенных для отправки телеграфной связью - в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года N 222.

4.7.6. Фельдъегерской связью отправляются срочные документы, направляемые Президенту Российской Федерации, Председателю Правительства Российской Федерации, полномочному представителю Президента Российской Федерации в Северо-Западном федеральном округе, в Правительство Российской Федерации, Государственную Думу и Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации.

4.7.7. Отправка документов с отметкой "Для служебного пользования" осуществляется заказным почтовым отправлением.

4.8. Регистрация и прохождение внутренней документации

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Новгородской области от 23 декабря 2011 г. N 725 в подпункт 4.8.1 пункта 4.8 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

4.8.1. Регистрация внутренних документов, создаваемых в структурных подразделениях, осуществляется работниками, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, в журнале учета внутренних документов (приложение N 29) и (или) в СЭД ОИВ Новгородской области.

Объяснительные записки, оформляемые рукописным способом, регистрации не подлежат.

4.8.2. Регистрационный номер внутреннего документа состоит из цифрового обозначения структурного подразделения по классификатору структурных подразделений Администрации области, утверждаемому заместителем Главы администрации области - руководителем аппарата Администрации области, и через косую черту порядкового номера в пределах календарного года, например:

N 04/134, где:

04 - код структурного подразделения;

134 - порядковый номер в пределах календарного года.

4.8.3. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через отдел прохождения документов работниками, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, под расписку в реестре передачи документов (приложение N 28).

4.9. Порядок работы с иностранной корреспонденцией

4.9.1. Работа с иностранной корреспонденцией включает прием и первичную обработку поступившей иностранной корреспонденции, регистрацию, прохождение, отправку документов, направляемых зарубежным корреспондентам.

4.9.2. После первичной обработки, осуществленной отделом прохождения документов в соответствии с подразделом 4.2 Инструкции по делопроизводству, поступившая иностранная корреспонденция передается в управление по международным связям Администрации области.

4.9.3. Управление по международным связям Администрации области осуществляет перевод поступившей иностранной корреспонденции на русский язык или составляет аннотацию и возвращает их в отдел прохождения документов.

4.9.4. После перевода или составления аннотации поступившая иностранная корреспонденция обрабатывается отделом прохождения документов в соответствии с подразделами 4.3-4.5 Инструкции по делопроизводству.

4.9.5. Документы на иностранных языках принимаются отделом прохождения документов на отправку только при наличии перевода, заверенного должностным лицом, подписавшим отправляемый документ.

4.10. Учет и анализ объема документооборота

4.10.1. Объем документооборота - количество документов, поступивших в Администрацию области и созданных ею за определенный период времени (месяц, календарный год).

4.10.2. Учет объема документооборота ведется в целях сокращения избыточного документооборота и оптимизации численности работников, занятых в делопроизводстве. Анализ объема документооборота проводится в целях рационального распределения документопотоков.

4.10.3. Учет количества документов проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов.

За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа).

4.10.4. Работники, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, ежегодно представляют в отдел прохождения документов данные о количестве документов, созданных соответствующим структурным подразделением.

4.10.5. Данные об объеме документооборота обобщаются, анализируются комитетом контроля и делопроизводства и при необходимости представляются заместителю Главы администрации области - руководителю аппарата Администрации области в виде справки (приложение N 30).

5. Работа исполнителей с документами

5.1. Работа исполнителей с документами осуществляется на основании резолюций Губернатора области и (или) заместителей Главы администрации области, руководителей структурных подразделений.

5.2. Руководители структурных подразделений обеспечивают:

оперативное рассмотрение документов;

доведение документов до исполнителей в день поступления;

контроль за качественным исполнением документов по существу.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Новгородской области от 23 декабря 2011 г. N 725 в пункт 5.3 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

5.3. Документы, поступившие в структурное подразделение, передаются исполнителям только после их рассмотрения руководителем структурного подразделения.

Учет поступления, прохождения и контроль сроков исполнения документов в структурном подразделении осуществляется с использованием СЭД ОИВ Новгородской области и (или) по реестру документов, поступивших на исполнение (приложение N 31).

5.4. Результатом исполнения документа является проект документа, согласованный с заинтересованными органами (организациями).

5.5. Исполнитель в процессе исполнения документа осуществляет:

сбор и обработку необходимой информации;

подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением требований Инструкции по делопроизводству;

согласование проекта с заинтересованными органами (организациями);

подготовку сводки отзывов (с комментарием "Принято", "Отклонено" с указанием причин, "Принято частично" с соответствующим пояснением);

доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае корректировки проекта по существу документа проводится его повторное согласование);

подготовку указателя рассылки (при необходимости);

представление проекта документа на подпись (утверждение) руководителю структурного подразделения.

5.6. При наличии нескольких исполнителей ответственным исполнителем считается указанный в резолюции первым. Остальные исполнители, подготовив необходимую информацию в пределах полномочий, заблаговременно представляют ее ответственному исполнителю с учетом указанных в резолюции сроков. Все исполнители в равной степени ответственны за своевременное и качественное исполнение документа. Не допускается представление проектов документов руководителю, давшему указание по исполнению документа, минуя ответственного исполнителя. При необходимости ответственный исполнитель имеет право созывать исполнителей документа для выработки совместных решений.

5.7. При невозможности выполнения указаний по исполнению документа в установленный срок (отсутствуют реальные условия выполнения) исполнитель заблаговременно в письменной форме информирует об этом руководителя, давшего указание, с просьбой о продлении срока исполнения документа.

Решение о продлении срока исполнения документа принимает руководитель, давший указание по исполнению документа.

Исполнитель информирует комитет контроля и делопроизводства об изменении срока исполнения документа.

Отдел прохождения документов заносит в РК новый срок исполнения документа.

5.8. В ходе исполнения документа исполнителем вносятся необходимые отметки в РК документа.

5.9. Контроль и регулирование хода исполнения документов осуществляет комитет контроля и делопроизводства. Исполнителям рассылаются напоминания о приближении срока исполнения документов, допускается дополнительно информировать исполнителей по телефону.

5.10. После исполнения документа информация об исполнении заносится исполнителем в РК документа в поле "Отчет исполнителя".

5.11. Документ считается исполненным после фактического исполнения заданий, поручений, запросов и документированного подтверждения их исполнения по существу.

5.12. Снятие исполненного в Администрации области документа с контроля осуществляется отделом прохождения документов, документа, поставленного на контроль в структурном подразделении - структурным подразделением.

6. Техническое обеспечение подготовки документов

6.1. В Администрации области оформление правовых актов, писем Губернатора области и Администрации области на соответствующих бланках осуществляется с использованием компьютерной техники в управлении делопроизводства и архива.

6.2. Проекты документов, подлежащие оформлению на соответствующие бланки, передаются исполнителями в управление делопроизводства и архива на бумажном и электронном носителях.

Не принимаются проекты, оформленные на двух сторонах листа, небрежно и неразборчиво написанные "от руки", с карандашными правками.

6.3. Копии правовых актов изготавливаются с помощью средств копировально-множительной и компьютерной техники.

На копиях правовых актов личная подпись должностного лица, подписавшего правовой акт, не воспроизводится, при этом расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности с отступом от нее трех печатных знаков.

Копии правовых актов заверяются оттиском печати комитета контроля и делопроизводства Администрации Новгородской области "Для документов".

При изготовлении копий многостраничных документов используется оборотная сторона листа с учетом смещения поля подшивки документа.

Количество копий правовых актов определяется указателем рассылки. Выдача копий правовых актов органам (организациям), не включенным в указатель рассылки, осуществляется по их запросам.

При необходимости из правового акта может оформляться выписка, которая полностью воспроизводит реквизиты бланка документа, но вместо вида документа указывается: "Выписка из... ".

6.4. При необходимости управление делопроизводства и архива по запросам органов (организаций) выдает заверенные соответствующим образом копии правовых актов, выписок из правовых актов.

Листы многостраничной копии документа скрепляются (прошиваются нитками на 3 прокола), нумеруются в правом верхнем углу карандашом. На месте скрепления с оборотной стороны последнего листа копии оформляется заверительная надпись "Всего прошито, пронумеровано, скреплено печатью ________ л." (указывается количество листов цифрами, в скобках прописью), подписывается начальником управления делопроизводства и архива (другим уполномоченным должностным лицом) и заверяется оттиском печати комитета контроля и делопроизводства Администрации Новгородской области.

6.5. Запросы органов (организаций) о предоставлении указанных копий (выписок) исполняются управлением делопроизводства и архива в течение 30 календарных дней с даты их поступления в Администрацию области.

6.6. В Администрации области копировально-множительные работы осуществляет управление делопроизводства и архива на основании заявки руководителя структурного подразделения.

6.7. Документы, подлежащие размножению, должны быть тщательно подготовлены (в несброшюрованном виде, листы пронумерованы, завизированы исполнителем) и оформлены в соответствии с Инструкцией по делопроизводству.

6.8. Учет изготовленных копий ведется в журнале учета копировальных работ.

7. Документальный фонд Администрации области

7.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

7.1.1. Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел и поиска документов.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

7.1.2. Ответственность за составление номенклатуры дел Администрации области, порядок формирования и оформления дел, обеспечение их учета и сохранности, организацию передачи дел в архив Администрации области несет управление делопроизводства и архива.

7.1.3. В Администрации области составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение N 32) и номенклатура дел Администрации области (приложение N 33).

7.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении, с привлечением работников подразделения, согласовывается с работником управления делопроизводства и архива, ответственным за ведение архива Администрации области, и начальником управления делопроизводства и архива, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется до 1 декабря текущего года в управление делопроизводства и архива.

Вновь созданное структурное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел подразделения и представляет ее в управление делопроизводства и архива.

Ответственность за своевременность и правильность составления номенклатуры дел структурного подразделения несет его руководитель.

7.1.5. Номенклатура дел Администрации области составляется работником управления делопроизводства и архива, ответственным за ведение архива Администрации области, из номенклатур дел структурных подразделений.

7.1.6. Номенклатура дел Администрации области подписывается председателем комитета контроля и делопроизводства и после согласования с экспертной комиссией Администрации области (далее ЭК) утверждается заместителем Главы администрации области - руководителем аппарата Администрации области не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года.

7.1.7. Один раз в 5 лет номенклатура дел Администрации области согласовывается с экспертно-проверочной методической комиссией органа управления архивным делом области (далее ЭПМК).

В случае изменения структуры и функций Администрации области управление делопроизводства и архива разрабатывает новую номенклатуру дел Администрации области и представляет ее на согласование ЭПМК.

7.1.8. Номенклатура дел Администрации области готовится в четырех экземплярах: первый экземпляр как документ постоянного хранения помещается в дело комитета контроля и делопроизводства, второй используется в управлении делопроизводства и архива как рабочий экземпляр, третий применяется в архиве Администрации области, четвертый - в государственном архиве, в который передаются на постоянное хранение образующиеся в процессе деятельности Администрации области документы Архивного фонда Российской Федерации.

7.1.9. В номенклатуре дел Администрации области разделы располагаются в соответствии с классификатором структурных подразделений Администрации области, утверждаемым заместителем Главы администрации области - руководителем аппарата Администрации области. Названиями разделов и подразделов номенклатуры дел Администрации области являются наименования структурных подразделений.

7.1.10. В номенклатуре дел Администрации области предусматриваются заголовки дел для группировки документов, отражающих все документируемые участки и вопросы деятельности Администрации области.

Электронные документы (далее ЭД) и базы данных также включаются в номенклатуру дел Администрации области на общих основания.

7.1.11. Номенклатура дел составляется по установленной форме.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного в Администрации области кода структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел внутри структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например:

12-05, где:

12 - код структурного подразделения;

05 - порядковый номер заголовка дела в разделе номенклатуры дел.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений.

Дела по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела в обобщенной форме отражает основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употреблять в заголовке дела неконкретные формулировки ("разные материалы", "общая переписка" и др.), а также вводные слова и сложные обороты.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название вида дела (переписка, журнал и др.) или вида документа (протоколы и др.);

название органа власти, организации, структурного подразделения (автор документа);

название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

краткое содержание документов дела;

название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

дата (период), к которой относятся документы дела;

указание на копийность документа.

Если дело, включаемое в номенклатуру дел, состоит из документов одного вида, в заголовке дела указывается вид документов, например:

Распоряжения Администрации Новгородской области

по личному составу за 2007 год, NN 1-рл - 197-рл

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка дела в скобках указываются основные виды документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, доклады, обзоры, сводки, справки и др.), например:

Документы о рассмотрении обращений граждан (обзоры, сводки, аналитические справки)

Документы о проведении обучающих семинаров по делопроизводству для работников Администрации области и иных органов исполнительной власти области

(планы, списки, доклады, информации)

Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы приложения к какому-либо документу, например:

Протоколы заседаний экспертной комиссии Администрации области и документы к ним

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее название, например:

Переписка с органами исполнительной власти Новгородской области о разработке и выполнении целевых программ

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:

Переписка о награждении работников Администрации Новгородской

области, присвоении почетных званий

В заголовках дел указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:

Переписка с ГУ "Новгородский информационно-аналитический центр"

по вопросам информационно-технического обеспечения системы электронного документооборота

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее:

если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например:

Переписка с органами местного самоуправления муниципальных

образований Новгородской области по вопросам ценообразования в Новгородской области

если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы, ее название указывается в заголовке дела, например:

Переписка с УФНС России по Новгородской области (Великий Новгород)

об освобождении от уплаты налогов

Переписка с ВНИИДАД (Москва) о разъяснении законодательных

и иных нормативных правовых актов Российской Федерации в сфере информации,

документации и архивного дела

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например:

Годовые статистические отчеты о расходах на содержание

автотранспорта за 2010 год

Годовые планы финансовых мероприятий на 2011 год

Если дело будет состоять из нескольких томов (частей), то составляется общий заголовок дела, при необходимости составляются заголовки дел каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, их взаимосвязью.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей). Графа заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года N 558 (далее типовой перечень). При включении в номенклатуру дел заголовков дел, содержащих документы, срок хранения которых не предусмотрен типовым перечнем, срок их хранения устанавливается по согласованию с ЭПМК.

Сроки хранения ЭД соответствуют срокам хранения аналогичных видов документов на бумажном носителе и определяются по типовому перечню.

В графе 5 проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к уничтожению, лицах, ответственных за формирование дел, передаче дел в другое структурное подразделение или орган исполнительной власти области для продолжения и др.

7.1.12. Если в течение года в Администрации области возникают новые документируемые участки работы, на них формируются соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

7.1.13. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись, в которую вносятся сведения о количестве заведенных дел (томов, частей) отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел Администрации области, передаются в соответствующий государственный архив.

7.2. Порядок формирования дел

7.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

7.2.2. Дела формируются всеми структурными подразделениями при методическом руководстве работника управления делопроизводства и архива, ответственного за ведение архива Администрации области.

Ответственность за формирование дел в структурных подразделениях несут их руководители и работники, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях.

7.2.3. Исполненные документы помещаются в дела в соответствии с номенклатурой дел. Номер (индекс) дела, в которое должен быть помещен документ, определяется руководителем структурного подразделения или исполнителем на основании номенклатуры дел совместно с работником, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении.

7.2.4. Формирование дел осуществляется с учетом следующих правил:

помещать в дело только исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел;

помещать вместе все документы, относящиеся к решению одного вопроса;

помещать приложения вместе с документами, к которым они относятся, независимо от даты их утверждения или составления;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

группировать в отдельные дела документы постоянного и временного хранения;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

помещать в дело факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;

помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный;

не помещать в дело документы, подлежащие возврату.

Сформированное дело не должно содержать более 250 листов (толщина не более 4 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений "Том 1", "Том 2".

7.2.5. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или в их сочетании.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению правового акта, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на правовой акт дело. Если на правовой акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в отдельное дело постоянного хранения за текущий год.

При наличии документа о снятии с контроля нескольких правовых актов, подшитых в разные дела, в соответствующие дела подшиваются копии документа с указанием номера дела, в котором подшит подлинник документа.

Протоколы заседаний (совещаний) в деле располагаются в хронологическом порядке. Документы к заседаниям (совещаниям) группируются в отдельное дело если они содержат более 25 страниц и систематизируются внутри дела по номерам протоколов заседаний (совещаний).

Положения, инструкции, утвержденные правовыми актами, группируются вместе с правовыми актами.

Распоряжения Администрации области по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений Администрации области по личному составу.

Распоряжения Администрации области по личному составу формируются в отдельные дела по различным вопросам и в соответствии со сроками хранения (распоряжения о приеме, перемещении, увольнении формируются отдельно от распоряжений по другим вопросам (командировки, ежегодные отпуска и др.)).

Плановые и отчетные документы следует хранить в делах года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления.

Обращения граждан и документы, связанные с их рассмотрением, располагаются в деле в хронологическом или алфавитном порядке.

Переписка группируется за период одного календарного года и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Резолюции, оформленные на бланках, размещаются перед документом, к которому они относятся.

Исполненные документы с отметкой "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, проставляется отметка "Для служебного пользования".

7.3. Оформление дел

7.3.1. Оформление дел осуществляется работниками, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, при методической помощи и под контролем работника управления делопроизводства и архива, ответственного за ведение архива Администрации области.

7.3.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу, что предусматривает:

оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;

нумерацию листов в деле;

составление листа-заверителя дела (приложение N 34);

составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N 35);

подшивку или переплет дела;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (название организации, крайние даты дела, заголовок дела).

Частичному оформлению подлежат дела временного (до 10 лет включительно) хранения: допускается хранить дела в папках-скоросшивателях, не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, лист-заверитель дела не составлять. При оформлении дел временного (до 10 лет включительно) хранения в обязательном порядке заполняются реквизиты обложки дела.

7.3.3. Обложки дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу оформляются по установленной форме (приложение N 36). Надписи на обложках дел (томов, частей) следует выполнять чернилами, разборчиво, без сокращений.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

наименование органа исполнительной власти области (фондообразователь) Администрация Новгородской области - указывается полностью, в именительном падеже. В случаях, когда в течение года, за который готовятся дела, фондообразователь был переименован (преобразован) и это не вызвало возникновения нового фондообразователя, под старым наименованием пишется новое наименование, а старое заключается в скобки;

наименование структурного подразделения - указывается название в соответствии со структурой;

делопроизводственный номер (индекс) дела - проставляется индекс дела по номенклатуре дел;

заголовок дела - переносится из номенклатуры дел, согласованной с ЭПМК, в необходимых случаях заголовок дела уточняется;

дата дела - указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку (распоряжения, акты и др.), датой начала дела является дата подписания (утверждения) самого раннего документа, датой окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего документа. Используется словено-цифровой способ написания даты.

Если в дело включены документы, даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела делается об этом запись "В деле имеются документы за ___ год(ы)". Даты дел могут не указываться на обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний (совещаний), является дата утверждения или составления первого и последнего протоколов заседаний (совещаний).

Крайними датами личного дела являются даты подписания документов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего (исходящего) документа, датой окончания - дата самого позднего входящего (исходящего) документа независимо от места нахождения в делах;

количество листов в деле - проставляется на основании заверительной надписи;

срок хранения дела переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в типовом перечне. На делах постоянного хранения пишется "Хранить постоянно";

архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи дел и номера дела по описи дел) проставляется в архиве Администрации области после утверждения годовых разделов сводных описей дел ЭПМК на обложках дел постоянного хранения карандашом (проставляется чернилами в государственном архиве после передачи дел на постоянное хранение), на обложках дел по личному составу и временного хранения чернилами.

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который будут передаваться дела, кодов государственного архива и органа исполнительной власти области по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения при несоответствии заголовка дела содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения.

Наименования фондообразователя и структурного подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке дела штампом.

7.3.4. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи документов дела, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией карандашом в правом верхнем углу листа. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов (частей), нумеруются по каждому тому (части) отдельно. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и нумеруются отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист большого формата (формат A3, A2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа.

Лист с наклеенными документами (фотографии, вырезки, выписки и др.) нумеруется как один лист. В нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи документов дела и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается запись, например:

На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа

Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи документов дела и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается запись, например:

Лист 7 - карта-склейка из 10 листов

Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ (лист) нумеруется отдельно очередным порядковым номером.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи, графика и др.) не подшиваются, а вкладываются в конверты.

Если в нумерации листов допущены ошибки, дело нумеруется заново. Старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле, во внутреннюю опись документов дела вносятся исправления или опись составляется заново.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах допускается употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

7.3.5. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела (приложение N 34). В ней цифрами и прописью указывается количество листов в деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).

Лист-заверитель дела подписывается его составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

7.3.6. Для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызван спецификой данных документов (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела (приложение N 35).

Внутренняя опись документов дела в обязательном порядке составляется для дел, содержащих подлинники правовых актов Губернатора области и Администрации области, договоров (соглашений) о сотрудничестве, государственных контрактов, заключенных Администрацией области.

Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по видам документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов, с целью учета и быстрого нахождения документов в деле. Во внутреннюю опись документов дела должны быть внесены все приложения, относящиеся к документам дела.

Листы внутренней описи документов дела подшиваются в начале дела. Если дело переплетено или подшито без внутренней описи документов дела, то составленная по установленной форме опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме и содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указываются количество включенных в нее документов, приложений к делу и количество листов внутренней описи документов дела.

При изменении состава документов дела (изъятие, включение, замена копиями и др.) изменения отражаются во внутренней описи документов дела в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты, при необходимости составляется новая итоговая запись.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления описи, при необходимости скрепляется печатью.

7.3.7. Документы в делах постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подшиваются на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.

При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

7.3.8. Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях их сохранности и удобства использования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку или футляр (коробку) составляется внутренняя опись документов дела.

7.3.9. Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с разными сроками хранения, то дело расшивается и формируются новые дела исходя из сроков хранения документов. Документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном порядке.

7.3.10. Обложки дел с документами, оформленными на листах формата А4, должны иметь размеры 229x324 мм. Обложки дел с документами, оформленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.

Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона.

7.3.11. Для предохранения документов от механического повреждения на первом и последнем листах дела (тома, части) перед прошивкой скрепками закрепляются полоски тонкого картона шириной 1,5-2 см, через которые пропускаются прочные нитки. После прошивки дела скрепки изымаются.

7.3.12. При оформлении дел не допускается применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры.

7.3.13. Документы Администрации области подлежат передаче на постоянное хранение в государственный архив после истечения сроков их временного хранения в архиве Администрации области, установленных законодательством Российской Федерации об архивном деле.

7.4. Текущее хранение дел, обеспечение сохранности и доступа к документам Администрации области

7.4.1. Дела со дня их заведения до передачи в архив Администрации области или на уничтожение хранятся по месту их формирования.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа.

7.4.2. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.

7.4.3. Руководители структурных подразделений и работники, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

7.4.4. При перемещении дел, возврате дел, смене руководителя структурного подразделения, упразднении структурного подразделения, передаче дел в архив Администрации области проводится проверка наличия и состояния дел.

Проверка наличия и состояния дел проводится путем сверки статей номенклатуры дел с заголовками дел, физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел (приложение N 37).

В случае утраты документов и дел организуется их розыск, в зависимости от результатов которого может быть назначена служебная проверка.

7.4.5. Выдача дел из архива Администрации области, структурного подразделения другим структурным подразделениям производится с разрешения руководителя соответствующего структурного подразделения, в котором находятся дела. На выданное дело заводится карта-заместитель дела (приложение N 38), которую помещают на место выданного дела с указанием его реквизитов и когда, кому, на какой срок выдано дело. Дела выдаются во временное пользование работникам структурных подразделений на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.

Иным органам государственной власти и организациям, в том числе органам суда и прокуратуры, дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения заместителя Главы администрации области - руководителя аппарата Администрации области по актам о выдаче дел во временное пользование (приложение N 39).

7.4.6. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится на основании письменного запроса в присутствии должностных лиц с разрешения заместителя Главы администрации области - руководителя аппарата Администрации области. При этом в деле необходимо оставить заверенную копию документа и акт о причинах выдачи подлинника.

На изъятые документы должна составляться специальная опись документов, в которой отражается содержание изъятых документов.

7.4.7. Если отдельные документы, включенные в дело, находящееся на текущем хранении в структурном подразделении, временно требуются работнику, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель с указанием реквизитов выданного документа и когда, кому и на какой срок выдан документ.

7.4.8. Контроль за правильным формированием дел в структурных подразделениях, проверку наличия и состояния дел осуществляет работник управления делопроизводства и архива, ответственный за ведение архива Администрации области.

7.5. Передача документов на хранение в архив Администрации области

7.5.1. Экспертиза ценности документов

7.5.1.1. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение;

7.5.1.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Администрации области создается постоянно действующая ЭК;

7.5.1.3. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях работниками, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, под методическим руководством работника управления делопроизводства и архива, ответственного за ведение архива Администрации области.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения в Администрации области осуществляется по согласованию с ЭК;

7.5.1.4. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Администрации области, отбор дел временного хранения (до 10 лет) и с пометкой "До минования надобности", подлежащих хранению в структурных подразделениях, выделение к уничтожению документов за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. Одновременно проверяется качество и полнота номенклатуры дел Администрации области, правильность определения сроков хранения дел;

7.5.1.5. Документы постоянного хранения, срок действия которых к моменту передачи на хранение в архив Администрации области не истек, должны передаваться на архивное хранение в форме их заверенных в установленном порядке копий с последующей передачей в архив Администрации области подлинников;

7.5.1.6. Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Оценивается значимость события (явления), отраженного в документе, значение имеющейся в документе информации, повторение информации документа в других документах, вид документа, подлинность документа, а также учитывается форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения, оформление документа, его физическое состояние.

Документы постоянного хранения, выделенные из состава дел с отметкой "ЭПК", присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела. Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, уточняются по типовому перечню.

Подшивка вновь сформированных дел производится после завершения экспертизы ценности документов.

7.5.2. Порядок составления описей дел

7.5.2.1. Для обеспечения комплектования архива в Администрации области на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются описи дел;

7.5.2.2. Ежегодно в каждом структурном подразделении составляются описи дел на дела постоянного хранения, по которым документы сдаются в архив Администрации области.

Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись дел представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Основой составления описи дел является номенклатура дел.

Описи дел составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи дел не составляются.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки годового раздела сводной описи дел Администрации области, которую готовит работник управления делопроизводства и архива, ответственный за ведение архива Администрации области, и по которой он сдает дела на государственное хранение в государственный архив;

7.5.2.3. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение N 40) в двух экземплярах (один хранится в архиве Администрации области, второй в структурном подразделении) и представляются в архив Администрации области не позднее чем через год после завершения дел в делопроизводстве.

В описи дел указывается полное наименование структурного подразделения. В случаях, когда структурное подразделение в течение периода, за который вносятся дела в опись дел, было переименовано (преобразовано), под прежним наименованием пишется его новое наименование, а старое заключается в скобки.

Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы:

порядковый номер дела (тома, части) по описи дел;

индекс дела (тома, части);

заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;

даты дела (тома, части);

количество листов в деле (томе, части);

срок хранения дела (тома, части);

примечание;

7.5.2.4. Перед внесением заголовков дел в опись дел проверяется качество формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений установленных правил формирования и оформления дел они устраняются;

7.5.2.5. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись дел в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись дел под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносятся в опись дел под самостоятельным номером);

в описи дел применяется валовая нумерация;

графы описи дел заполняются в точном соответствии со сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись дел подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", другие сведения о делах вносятся в опись дел полностью (на каждом новом листе описи дел заголовок дела воспроизводится полностью).

Графа описи дел "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, наличии копий и др.

В конце описи дел составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество дел, первый и последний номера дел, оговариваются особенности нумерации дел (наличие литерных и пропущенных номеров).

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с работником управления делопроизводства и архива, ответственным за ведение архива Администрации области, и утверждается руководителем структурного подразделения;

7.5.2.6. На основе описей дел структурных подразделений составляются годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения Администрации области (приложение N 41), годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения Администрации области (приложение N 42), годовой раздел сводной описи дел по личному составу Администрации области (приложение N 43);

7.5.2.7. В годовые разделы сводных описей дел Администрации области включаются заголовки дел, сформированных в течение года в деятельности всех структурных подразделений, и заголовки дел, сформированных из документов, выделенных из дел временного хранения, имевших отметку "ЭПК", после сверки их с номенклатурой дел Администрации области за тот же год и проверки правильности формирования и оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, дела подвергаются расшивке и переформированию.

Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу Администрации области систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности:

распоряжения Администрации области по личному составу;

списки личного состава;

карточки по учету личного состава (при отсутствии отдельной описи личных дел);

личные дела (при отсутствии отдельной описи личных дел);

лицевые счета работников по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);

невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи дел);

акты о несчастных случаях.

Личные дела (личные карточки) вносятся в годовой раздел сводной описи личных дел Администрации области по году увольнения лица, на которое заведено личное дело, и систематизируются по алфавиту.

Заголовки дел, включенные в годовые разделы сводных описей дел Администрации области, нумеруются в валовом порядке;

7.5.2.8. После внесения в годовые разделы сводных описей дел Администрации области записей о поступлении (выбытии) дел составляется окончательная итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных дел, первый и последний номера дел, отражаются особенности нумерации (наличие литерных и пропущенных номеров). Итоговая запись подписывается составителем с указанием должности и даты составления;

7.5.2.9. К первым годовым разделам сводных описей дел Администрации области составляется предисловие и при необходимости - оглавление, указатели, список сокращений;

7.5.2.10. Годовые разделы сводных описей дел Администрации области подлежат рассмотрению ЭК, в случае их согласования в реквизите "Гриф согласования" указываются дата и номер протокола ЭК.

Согласованные с ЭК годовые разделы сводных описей дел Администрации области направляются на рассмотрение ЭПМК за исключением годового раздела сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения Администрации области.

Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения Администрации области утверждается ЭПМК, заместителем Главы администрации области - руководителем аппарата Администрации области, составляется в четырех экземплярах. Первый экземпляр в качестве контрольного передается в государственный архив, остальные экземпляры остаются в архиве Администрации области до передачи дел на государственное хранение.

Годовой раздел сводной описи дел по личному составу Администрации области согласовывается с ЭПМК, утверждается заместителем Главы администрации области - руководителем аппарата Администрации области, составляется в трех экземплярах.

Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения Администрации области согласовывается с ЭК, утверждается заместителем Главы администрации области - руководителем аппарата Администрации области, составляется в двух экземплярах.

7.5.2.11. Заголовки дополнительно обнаруженных дел в зависимости от их количества могут быть внесены в утвержденные годовые разделы сводных описей дел Администрации области под литерными номерами в соответствии с принятой схемой систематизации или в конец годового раздела.

Несколько годовых разделов сводных описей дел Администрации области, число заголовков дел в которых достигло четырехзначной цифры, считаются законченной архивной описью дел. Количество единиц хранения в одной описи дел не должно превышать четырехзначную цифру 9999.

Законченная архивная опись дел имеет самостоятельную нумерацию заголовков дел, к ней составляются итоговая запись и заверительная надпись. Обязательным элементом оформления законченной архивной описи дел является титульный лист.

Законченная архивная опись дел вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней переплетается в твердую обложку.

7.5.3. Передача дел на архивное хранение

7.5.3.1. В архив Администрации области передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу.

Передача дел в архив Администрации области производится по утвержденным описям дел структурных подразделений.

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив Администрации области не ранее чем через год и не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Дела временного (до 10 лет) хранения передаче в архив Администрации области не подлежат (хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке).

Передача дел в архив Администрации области осуществляется по графику, составленному работником управления делопроизводства и архива, ответственным за ведение архива Администрации области, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив Администрации области, и утвержденному председателем комитета контроля и делопроизводства;

7.5.3.2. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив Администрации области работник управления делопроизводства и архива, ответственный за ведение архива Администрации области, предварительно проверяет правильность их формирования и оформления, соответствие количества дел, включенных в опись дел структурного подразделения, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Администрации области. Выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить;

7.5.3.3. Прием каждого дела производится работником управления делопроизводства и архива, ответственным за ведение архива Администрации области, в присутствии работника структурного подразделения. На обоих экземплярах описи дел структурного подразделения напротив каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи дел структурного подразделения указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, подписи работника управления делопроизводства и архива, ответственного за ведение архива Администрации области, и лица, передавшего дела.

При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах;

7.5.3.4. Сверенные с описью дела размещают в хранилище Администрации области на стеллажах, в шкафах с использованием первичных защитных средств хранения (коробки, папки, специальные футляры, пакеты и др.) в соответствии с видами, форматом и другими внешними особенностями документов.

Дела постоянного хранения размещают в картонных коробках, дела временного хранения увязывают в архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладывают по возрастанию номеров, корешками на обе стороны;

7.5.3.5. Дела и описи дел структурных подразделений доставляются в архив работниками структурных подразделений.

Ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдаче их в архив Администрации области несет структурное подразделение;

7.5.3.6. При упразднении структурного подразделения работник, ответственный за ведение делопроизводства в структурном подразделении, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Администрации области независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описи дел структурного подразделения и номенклатуре дел Администрации области.

7.6. Уничтожение документов с истекшими сроками хранения

7.6.1. Результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (далее акт) (приложение N 44).

7.6.2. Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2004 году дела с трехлетним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2008 года).

7.6.3. Акт составляется на дела Администрации области, при этом дела каждого структурного подразделения составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

7.6.4. Отбор документов к уничтожению и составление актов производится после составления годового раздела сводной описи дел постоянного хранения Администрации области за этот же период (опись дел и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно).

Согласованные с ЭК акты утверждаются заместителем Главы администрации области - руководителем аппарата Администрации области после утверждения годового раздела сводной описи дел постоянного хранения Администрации области.

7.6.5. Дела, предназначенные для уничтожения, после утверждения актов хранятся в специально отведенном для них месте и сдаются работником управления делопроизводства и архива, ответственным за ведение архива Администрации области, на переработку (утилизацию) по акту приема-передачи, в котором указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес.

После уничтожения дел в номенклатуре дел Администрации области проставляется отметка с указанием номера и даты акта, должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение. Дата сдачи документов, их вес и номер акта приема-передачи указываются также в акте, который подшивается в соответствующее дело после внесения изменений в учетные документы архива Администрации области.

7.6.6. Запрещается уничтожать документы без акта, минуя ЭК и работника управления делопроизводства и архива, ответственного за ведение архива Администрации области.

7.7. Учет документов в архиве Администрации области

7.7.1. Учет документов в архиве Администрации области является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля за их наличием.

Учету подлежат все хранящиеся в архиве Администрации области документы, в том числе неописанные, а также описи дел.

7.7.2. Учет документов в архиве Администрации области ведется по основным учетным документам, которые в нем хранятся:

книга учета поступления (выбытия) документов в архив - для учета в архиве каждого поступления и выбытия документов, а также количества и состава документов, поступивших на хранение и выбывших за определенный хронологический период времени, состояния их описания;

список фондов - для принятых на хранение архивных фондов, присвоения им номеров, учета количества и состава архивных фондов, находящихся на хранении и выбывших;

лист фонда - для учета в рамках архивного фонда, архивной коллекции количества и состава описей дел и их нумерации, количества и состава документов, состояния их описания, динамики изменений по каждой описи дел и фонду (коллекции) в целом, фиксации изменений по каждой описи дел и фонду (коллекции) в целом, фиксации изменений в названии фонда;

опись дел - для поединичного и суммарного учета единиц хранения, закрепления порядка систематизации единиц хранения, учета изменений в составе и объеме документов, включенных в данную опись дел;

реестр описей дел - для регистрации описей дел и документов, учета их количества и состава;

дело фонда - комплекс документов по истории фондообразователя и фонда, ведется на каждый архивный фонд отдельно;

лист-заверитель дела - для учета количества листов в деле.

7.7.3. Учет использования дел и документов архива Администрации области ведется в следующих учетных формах:

книга выдачи дел из хранилища во временное пользование;

журнал регистрации выданных копий, выписок, справок, тематических материалов.

7.7.4. Для централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в архиве Администрации области ежегодно составляется паспорт архива Администрации области на 1 декабря текущего года по установленной форме.

7.8. Использование документов архива Администрации области

7.8.1. Организацию использования документов архива Администрации области осуществляет управление делопроизводства и архива.

7.8.2. На основе документов, находящихся на хранении в архиве Администрации области, управление делопроизводства и архива исполняет запросы органов государственной власти, организаций и граждан, в том числе социально-правового характера (выдает архивные справки, архивные копии, архивные выписки).

Запросы исполняются в течение календарных 30 дней с даты их поступления в Администрацию области.

7.8.3. Архивные справки оформляются на бланке письма комитета контроля и делопроизводства и заверяются оттиском печати комитета контроля и делопроизводства Администрации Новгородской области. Образец оформления архивной справки приведен в приложении N 22.

7.8.4. Архивная выписка полностью воспроизводит название архивного документа, его дату и номер. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием. Отдельные слова и выражения оригинала неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр, номера листов архивного документа.

Архивная выписка оформляется на бланке письма комитета контроля и делопроизводства с обозначением вида документа "Архивная выписка", подписывается председателем комитета контроля и делопроизводства (другим уполномоченным должностным лицом) и заверяется оттиском печати комитета контроля и делопроизводства Администрации Новгородской области.

7.8.5. Архивная копия изготавливается с помощью копировально-множительной техники. В правом верхнем углу лицевой стороны первого листа проставляется штамп с указанием вида документа: "Архивная копия". На оборотной стороне последнего листа указываются архивный шифр, номер листа архивного документа, количество листов в копии, например:

Архив Администрации Новгородской области.

Фонд ____, опись ____,

дело _____, лист _____,

всего в копии ______л.

Многостраничные архивные копии оформляются в порядке, указанном в разделе 6 Инструкции по делопроизводству.

8. Изготовление, учет, использование и хранение печатей и штампов

8.1. В Администрации области используются печать с изображением герба Новгородской области (далее гербовая печать), печати структурных подразделений, печати для отдельных видов документов ("Для документов", "Для телеграмм", "Для командировочных удостоверений" и др.), металлические выжимные печати для опечатывания помещений и штампы для проставления отметок.

8.2. Печати и штампы изготавливаются в строго ограниченном количестве.

8.3. При необходимости использования в структурном подразделении печати, штампа руководитель структурного подразделения направляет заместителю Главы администрации области - руководителю аппарата Администрации области заявку об изготовлении печати, штампа с эскизом, согласованным с комитетом контроля и делопроизводства.

Заместитель Главы администрации области - руководитель аппарата Администрации области принимает решение об изготовлении печати, штампа.

8.4. Оттиск гербовой печати ставится на документах в соответствии с перечнем документов, на которые ставится оттиск печати с изображением герба Новгородской области (приложении N 45).

8.5. Оттиск печати Администрации Новгородской области "Для документов" ставится на финансовых (бухгалтерских) документах Администрации области (доверенности на получение товарно-материальных ценностей, поручения (бюджетные, платежные, банковские и др.), справки (лимитные, о выплате страховых сумм, об использовании бюджетных ассигновании и др.), реестры (чеков, бюджетных поручений, представляемых в банк), сметы расходов (на содержание аппарата Администрации области, органов исполнительной власти области, бухгалтерское и материально-техническое обеспечение деятельности которых осуществляет Администрация области), исполнительные листы и др.).

8.6. Оттиск печати комитета контроля и делопроизводства Администрации Новгородской области "Для документов" ставится на копиях правовых актов.

8.7. Оттиск печати Администрации Новгородской области "Для телеграмм" ставится на телеграммах Администрации области.

8.8. Оттиск печати Администрации Новгородской области "Для пакетов" ставится на конвертах (бандеролях, посылках), отправляемых фельдъегерской связью, и на реестрах к ним.

8.9. Оттиск печати Администрации Новгородской области "Для командировочных удостоверений" ставится на командировочных удостоверениях.

8.10. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок применяются соответствующие штампы.

8.11. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи (далее факсимиле) Губернатора области, заместителей Главы администрации области изготавливаются по поручению должностного лица.

Факсимиле используется для подписания поздравительных, приветственных писем, юбилейных адресов, приглашений, телеграмм и иных документов, не требующих юридической идентификации, по указанию должностного лица.

Документ, подписанный с использованием факсимиле, считается копией и не имеет юридической силы.

8.12. Ответственность за обоснованность использования и надежность хранения гербовой печати возлагается на председателя комитета контроля и делопроизводства.

Ответственность за обоснованность использования и надежность хранения печатей и штампов в структурных подразделениях возлагается на руководителей соответствующих структурных подразделений.

8.13. Отдел прохождения документов осуществляет хранение, использование гербовой печати, факсимиле Губернатора области, печатей Администрации Новгородской области, "Для командировочных удостоверений", "Для телеграмм", "Для пакетов" и контроль за их применением.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Новгородской области от 23 декабря 2011 г. N 725 в пункт 8.14 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

8.14. Помощники (референты) заместителей Главы администрации области осуществляют хранение, использование факсимиле заместителей Главы администрации области и контроль за их применением.

8.15. Управление финансового обеспечения Администрации области осуществляет хранение, использование печати Администрации Новгородской области "Для документов" и контроль за ее применением.

8.16. Комитет контроля и делопроизводства ведет учет используемых в Администрации области печатей и штампов (за исключением металлических выжимных печатей для опечатывания помещений) в журнале учета печатей и штампов, используемых в Администрации области (приложение N 46), листы которого нумеруются, прошиваются и скрепляются печатью.

Печати и штампы выдаются сотрудником комитета контроля и делопроизводства под роспись работникам, ответственным за их использование и хранение в структурных подразделениях.

8.17. Пришедшие в негодность, изношенные, неиспользуемые и устаревшие печати и штампы возвращаются в комитет контроля и делопроизводства с соответствующей отметкой в журнале учета печатей и штампов, используемых в Администрации области, для организации их уничтожения.

8.18. Для уничтожения печатей и штампов распоряжением Администрации области создается комиссия. Способы уничтожения печатей и штампов определяются комиссией и указываются в акте об уничтожении печатей и штампов, который хранится вместе с журналом учета печатей и штампов, используемых в Администрации области.

Приложение N 1

Образец
бланка указа Губернатора Новгородской области

Приложение N 2

Образец
бланка постановления Администрации Новгородской области

Приложение N 3

Образец
бланка распоряжения Администрации Новгородской области

Приложение N 4

Образец
бланка письма Губернатора Новгородской области

Приложение N 5

Образец
бланка письма Администрации Новгородской области

Приложение N 6

Образец
бланка письма структурного подразделения

Приложение N 7

Образец
бланка указаний по исполнению документа (резолюции)

	Администрация Новгородской области
	Первый заместитель Главы администрации области И.О. Фамилия
	на N __________________
	от ____________________
	"___" _______________ 20 ___ года

Приложение N 8

Форма
указателя рассылки документа

УКАЗАТЕЛЬ РАССЫЛКИ

	от			N
(вид документа)
(заголовок к тексту)

N п/п	Наименование адресата (должностное лицо, структурное подразделение, орган исполнительной власти области и др.)	Количество экземпляров

Наименование должности работника, составившего указатель рассылки		И.О. Фамилия
	(подпись)

Приложение N 9

Перечень документов, подлежащих утверждению

1.	Акты.
2.	Графики отпусков.
3.	Инструкции.
4.	Номенклатуры дел.
5.	Нормативы.
6.	Описи дел.
7.	Отчеты.
8.	Перечни.
9.	Планы.
10.	Положения.
11.	Порядки.
12.	Правила.
13.	Программы.
14.	Регламенты.
15.	Сметы.
16.	Структура и штатная численность.
17.	Формы унифицированных документов.
18.	Штатные расписания.

Приложение N 10

Образец
оформления листа согласования проекта документа

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

	от			N
(вид документа)

Дата поступления на согласование, подпись	Наименование должности, инициалы и фамилия руководителя, с которым согласуется проект документа	Дата и номер документа, подтверждающего согласование, или дата согласования, подпись
26.11.2010	заместитель Главы администрации области И.О. Фамилия	личная подпись 26.11.2010
22.11.2010	председатель комитета правового обеспечения Администрации области И.О. Фамилия	возвращено на доработку личная подпись 22.11.2010
18.11.2010	председатель комитета по охране здоровья населения области И.О. Фамилия	письмо от 19.11.2010 N 105 (без замечаний)
16.11.2010	председатель комитета по сельскому хозяйству и продовольствию Новгородской области И.О. Фамилия	письмо от 17.11.2010 N 145 (с замечаниями) замечания учтены
15.11.2010	председатель комитета культуры Новгородской области И.О. Фамилия	с замечаниями личная подпись 15.11.2010

Приложение N 11

Образец
оформления проекта правового акта

Проект

Администрация Новгородской области

РАСПОРЯЖЕНИЕ

Великий Новгород

О введении в действие печатей (штампов) комитета контроля и делопроизводства Администрации области

В связи с созданием в структуре Администрации Новгородской области комитета контроля и делопроизводства Администрации области (далее комитет):

1. Ввести в действие печати (штампы) комитета в соответствии с приложением к распоряжению с 1 ноября 2010 года.

2. Считать печати (штампы) управления делопроизводства и архива Администрации области недействительными с 1 ноября 2010 года.

3. Начальнику управления делопроизводства и архива комитета Фамилия И.О. обеспечить уничтожение печатей и штампов управления делопроизводства и архива Администрации области по акту.

Проект подготовил и завизировал:

Председатель комитета контроля и делопроизводства Администрации области		И.О. Фамилия
	(подпись)

Лист согласования прилагается.

Приложение N 12

Образец
оформления полного протокола
заседания (совещания)

Администрация Новгородской области

ПРОТОКОЛ

(вид заседания (совещания) (указывается в родительном падеже))

_______________ N ____________

(дата)

Великий Новгород

Председатель - наименование должности И.О. Фамилия

Секретарь - наименование должности И.О. Фамилия

Присутствовали:

Наименование должности И.О. Фамилия

Наименование должности И.О. Фамилия

Наименование должности И.О. Фамилия

__________________________________________________________________

Повестка дня:

1. О мерах по реализации областной целевой программы строительства ... .

Доклад заместителя Главы администрации области Фамилия И.О.

2. Об участии комитета в разработке концепции ... .

Доклад председателя комитета ... Фамилия И.О.

1. Слушали:

Фамилия И.О. - текст доклада прилагается.

Выступили:

Фамилия И.О. - предложил изменить план обеспечения стройматериалами и организовать их доставку по графику, предусмотренному при проведении ... .

Фамилия И.О. - краткая запись выступления.

Постановили:

1.1. Вынести вопрос о подготовке и финансировании мероприятий областной целевой программы ... на обсуждение в ... .

1.2. Утвердить отчет об итогах реализации областной целевой программы ... (отчет прилагается).

2. Слушали:

Фамилия И.О. - текст доклада прилагается.

Выступили:

Фамилия И.О. - необходимо ускорить сроки разработки ... .

Фамилия И.О. - краткая запись выступления.

Постановили:

2.1. Комитету ... представить согласованный проект концепции ... в управление ... в срок до ... .

2.2. Управлению ... приступить к разработке ... .

Председатель		И.О. Фамилия
	(подпись)
Секретарь		И.О. Фамилия
	(подпись)

Приложение N 13

Образец
оформления краткого протокола заседания (совещания)

Администрация Новгородской области

ПРОТОКОЛ
заседания экспертной комиссии Администрации области

_______________ N ____________

(дата)

Великий Новгород

Председатель - наименование должности И.О. Фамилия

Секретарь - наименование должности И.О. Фамилия

Присутствовали:

Наименование должности И.О. Фамилия

Наименование должности И.О. Фамилия

Наименование должности И.О. Фамилия

__________________________________________________________________

Повестка дня:

1. О рассмотрении акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, за 2004 год.

Доклад ведущего специалиста 2 разряда отдела ... Фамилия И.О.

1. Слушали:

Фамилия И.О. - в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, включены документы отдела ... за 2004 год, а также утратившие практическое значение бухгалтерские документы, срок хранения которых истек к 1 января 2010 года.

Постановили:

1.1. Согласовать акт о выделении к уничтожению ... и представить его на утверждение начальнику управления делопроизводства и архива ... .

1.2. Управлению ... организовать передачу документов, отобранных к уничтожению, на переработку в стороннюю организацию в месячный срок.

Председатель		И.О. Фамилия
	(подпись)
Секретарь		И.О. Фамилия
	(подпись)

Приложение N 14

Образец
оформления выписки из протокола заседания (совещания)

Администрация Новгородской области

ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА
заседания экспертной комиссии Администрации области

_______________ N ____________

(дата)

Великий Новгород

Председатель - наименование должности И.О. Фамилия

Секретарь - наименование должности И.О. Фамилия

Присутствовали:

Наименование должности И.О. Фамилия

Наименование должности И.О. Фамилия

Наименование должности И.О. Фамилия

__________________________________________________________________

Повестка дня:

3. О ... .

Доклад ... (наименование должности Фамилия И.О.).

3. Слушали:

Фамилия И.О. - ... .

Выступили:

Фамилия И.О. - ... .

Фамилия И.О. - краткая запись выступления.

Постановили:

3.1. ... .

3.2. ... .

Верно

Секретарь		И.О. Фамилия
	(подпись)

_______________

(дата)

Приложение N 15

Образец
оформления перечня поручений Губернатора области

		Утверждаю
		Губернатор области
		______________ И.О. Фамилия
		"____" ___________ 20 __ года

ПЕРЕЧЕНЬ ПОРУЧЕНИЙ

Губернатора области, данных на
	(вид мероприятия, дата проведения)

N п/п	Содержание поручения	Срок исполнения	Исполнитель
1	2	3	4

Председатель комитета контроля и делопроизводства Администрации области		И.О. Фамилия
	(подпись)
Согласовано:
Заместитель Главы администрации области - руководитель аппарата Администрации области		И.О. Фамилия
	(подпись)

______________

(дата)

Приложение N 16

Образец
оформления акта

Администрация Новгородской области				УТВЕРЖДАЮ
Комитет контроля и делопроизводства Администрации области				Наименование должности
АКТ				____________ И.О. Фамилия
_________________	N	___________		"___" ___________ 20 __ года
Великий Новгород
О проверке

Основание: распоряжение Администрации области от _______ N ____ "О создании комиссии по ..."

Акт составлен комиссией:

Председатель:		наименование должности	И.О. Фамилия
Члены комиссии:		наименование должности	И.О. Фамилия
		наименование должности	И.О. Фамилия
		наименование должности	И.О. Фамилия

С 25 по 27 февраля 2011 года комиссия провела проверку ... и установила: ... .

Акт составлен в 2-х экземплярах:

1-й экз. - в дело N 12-08 за 2007 год;

2-й экз. - в управление финансового обеспечения Администрации области.

Председатель:		И.О. Фамилия
	(подпись)
Члены комиссии:		И.О. Фамилия
	(подпись)
		И.О. Фамилия
	(подпись)
		И.О. Фамилия
	(подпись)

Приложение N 17

Образец
расположения реквизитов на бланке письма
Администрации Новгородской области

Приложение N 18

Образец оформления телеграммы

Администрации городского

округа и муниципальных

районов области

Схема триста семьдесят девять

Администрация области приглашает принять участие заместителей Глав администраций городского округа зпт муниципальных районов области зпт курирующих вопросы здравоохранения зпт руководителей органов управления здравоохранения селекторном совещании вопросу обеспечения лекарственными средствами отдельных категорий граждан 2011 тире 2012 годах зпт которое состоится 08.05.2011 зпт 10.00 здании Администрации области кабинет 371 тчк 1100/4И-25 тчк

Первый заместитель

Главы администрации

Новгородской области И.О. Фамилия

__________________________________________________________________

173005, Великий Новгород, пл. Победы-Софийская, д.1, Администрация области,

л/с 78, 06.05.2011

Первый заместитель

Главы администрации

Новгородской области И.О. Фамилия

Фамилия Имя Отчество

00-00-00

Приложение N 19

Форма
бланка телефонограммы

(наименование организации-автора)
ТЕЛЕФОНОГРАММА		(адресат)
_____________ N _____________
______________
(место издания)

(текст телефонограммы не более 50 слов)
(должность лица, подписавшего телефонограмму или от имени которого телефонограмма передается)		(И.О. Фамилия)
Передал:		Принял:
(должность, И.О. Фамилия, номер телефона)		(должность, И.О. Фамилия, номер телефона, время приема телефонограммы)

Приложение N 20

Форма
журнала регистрации договоров (соглашений, контрактов)

N п/п	Дата поступления договора на регистрацию	Дата подписания договора	Номер договора	Наименование договора (предмет договора)	Контрагент
1	2	3	4	5	6

Продолжение таблицы

Ф.И.О., должность лица, подписавшего договор со стороны Администрации области	Срок действия договора	Ответственный исполнитель	Номер и дата дополнительного соглашения	Примечание
7	8	9	10	11

Приложение N 21

Образец
оформления архивной справки

Приложение N 22

Форма
акта об отсутствии документов в
полученной корреспонденции

Администрация Новгородской области Комитет контроля и делопроизводства Администрации области АКТ _____________ N ____________ Великий Новгород Об отсутствии документов в полученной корреспонденции

Работниками отдела прохождения документов комитета контроля и делопроизводства Администрации области ____________________________

(должности, фамилии, инициалы)

в присутствии ______________________________________________________

(должности, фамилии, инициалы)

__________________________________________________________________

при вскрытии письма (бандероли) от _______________ N ________________,

поступившего из ___________________________________________________,

(наименование организации)

было обнаружено отсутствие _________________________________________

(наименование документов, материалов)

__________________________________________________________________.

Акт составлен в 2-х экземплярах:

1-й экз. - к поступившему документу;

2-й экз. - в _______________________________________________________.

(наименование организации-отправителя полученной корреспонденции)

Наименование должности		И.О. Фамилия
	(подпись)
Наименование должности		И.О. Фамилия
	(подпись)
Наименование должности		И.О. Фамилия
	(подпись)

Приложение N 23

Перечень
документов, не подлежащих регистрации

1. Аналитические обзоры, информационные карты, пресс-релизы и иные материалы, представляемые для сведения.

2. Документы по материально-техническому обеспечению, статистическая и бухгалтерская учетная и отчетная документация.

3. ГОСТы, ОСТы, ТУ.

4. Графики, наряды, заявки.

5. Документы на иностранных языках без перевода.

6. Корреспонденция с пометкой "Лично".

7. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени, газеты, плакаты, статистические отчеты, сборники и обзоры).

8. Поздравительные письма, поздравительные телеграммы.

9. Прейскуранты.

10. Претензии.

11. Пригласительные билеты.

12. Программы конференций, совещаний, учебные планы.

13. Рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения).

Приложение N 24

Форма
журнала регистрации документов с отметками
"Для служебного пользования"

Порядковый номер (входящий)	Номер и дата поступившего документа	Откуда поступил	Вид и краткое содержание	Количество листов и номера экземпляров
1	2	3	4	5

Продолжение таблицы

Исполнитель, расписка и дата	Расписка в получении документа от исполнителя, дата	Номер дела, в которое подшит документ	Отметка о проверке наличия документов	Примечание
6	7	8	9	10

Приложение N 25

Форма
регистрационной карточки документа

Приложение N 26

Перечень
типовых сроков исполнения документов

1. Поручения Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации - в срок, указанный в поручении, правовом акте или в месячный срок со дня его подписания.

2. Поручения Президента Российской Федерации с грифом "Весьма срочно" - в течение 5 дней.

3. Поручения Президента Российской Федерации с грифом "Срочно" - в течение 10 дней.

4. Поручения Правительства Российской Федерации с грифом "Весьма срочно" - в течение 5 дней.

5. Поручения Правительства Российской Федерации с грифом "Срочно" - в течение 10 дней.

6. Письма Министерства иностранных дел Российской Федерации без согласования с другими организациями - в течение 15 дней, с согласованием - в течение 30 дней.

7. Запросы членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации - не позднее чем через 30 дней со дня получения или в иной согласованный с инициатором запроса срок.

8. Предложения и заявления депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации - до 30 дней, не требующие изучения и проверки - в максимально короткие сроки.

9. Письма-поручения и письма-запросы федеральных органов государственной власти - к указанному в них сроку или в течение 10 дней.

10. Протоколы разногласий: составление и направление - в течение 10 дней, рассмотрение - в течение 20 дней.

11. Телеграммы, требующие срочного решения - до 3 дней, остальные - в течение 10 дней.

12. Письма организаций - 30 дней.

13. Жалобы на неправильные действия или распоряжения финансовых органов - не позднее 10 дней со дня поступления.

14. Запросы, обращения депутатов Новгородской областной Думы - в течение 30 дней.

15. Рекомендации постоянных комиссий Новгородской областной Думы - до 30 дней.

Приложение N 27

Форма
журнала регистрации документов,
поступивших по факсу, электронной почте

Дата поступления	Регистрационный номер	Вид документа	Автор документа	Дата и регистрационный номер документа	Заголовок к тексту (краткое содержание)	Резолюция	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Приложение N 28

Форма
реестра передачи документов

РЕЕСТР
передачи документов в _______________________________________________________

(наименование органа исполнительной власти области, структурного подразделения и др.)

N п/п	Дата и номер документа (входящий, исходящий или внутренний)	Автор документа	Заголовок к тексту (краткое содержание)	Расписка в получении документа (подпись, расшифровка подписи, дата передачи документа)	Примечание
1	2	3	4	5	6

Приложение N 29

Форма
журнала учета внутренних документов
структурного подразделения

Дата документа	Регистра9ционный номер документа	Вид документа	Адресат	Заголовок к тексту (краткое содержание)	Исполнитель	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

Приложение N 30

Форма
справки об объеме документооборота

Комитет контроля и делопроизводства

Администрации области

СПРАВКА
об объеме документооборота
за ________________ 20 ____ года

(месяц)

Документы	Количество документов		Всего
	подлинники	тираж
Поступившие
Отправляемые
Внутренние
Итого

Председатель комитета контроля и делопроизводства Администрации области		И.О. Фамилия
	(подпись)

________________

(дата)

Приложение N 31

Форма
реестра документов, поступивших на исполнение

N п/п	Дата поступления	Наименование корреспондента, Ф.И.О. автора резолюции (при наличии)	Вид документа, заголовок к тексту	Дата и регистрационный номер документа
1	2	3	4	5

Продолжение таблицы

Входящий номер	Резолюция	Исполнитель	Срок исполнения документа	Примечание
6	7	8	9	10

Приложение N 32

Форма
номенклатуры дел структурного подразделения

Администрация Новгородской области Наименование структурного подразделения НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ __________ N __________ Великий Новгород
на _____________ год
Индекс дела	Заголовок дела		Количество дел	Срок хранения дела и NN статей по типовому перечню	Примечание
1	2		3	4	5
Название раздела (структурного подразделения)

Наименование должности руководителя структурного подразделения		И.О. Фамилия
"_____" ______________ 20___ года	(подпись)
Согласовано Начальник управления делопроизводства и архива комитета контроля и делопроизводства Администрации области		И.О. Фамилия
"_____" ______________ 20___ года	(подпись)
Наименование должности работника управления делопроизводства и архива, ответственного за ведение архива Администрации области		И.О. Фамилия
"_____" ______________ 20___ года	(подпись)

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ____ году в ________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения)
По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого

Наименование должности работника, ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении		И.О. Фамилия
"_____" ______________ 20___ года	(подпись)

Итоговые сведения переданы в управление делопроизводства и архива комитета контроля и делопроизводства Администрации области.

Наименование должности работника, передавшего сведения		И.О. Фамилия
"_____" ______________ 20___ года	(подпись)

Приложение N 33

Форма
номенклатуры дел Администрации области

Администрация Новгородской области НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ __________ N __________ Великий Новгород		Утверждаю Заместитель Главы администрации области - руководитель аппарата Администрации области _____________ И.О. Фамилия "____" _________ 20 ___ года
на _____________ год
Индекс дела	Заголовок дела		Количество дел	Срок хранения дела и NN статей по типовому перечню	Примечание
1	2		3	4	5
Название раздела (структурного подразделения)

Председатель комитета контроля и делопроизводства Администрации области		И.О. Фамилия
"_____" ______________ 20___ года	(подпись)
Наименование должности работника управления делопроизводства и архива, ответственного за ведение архива Администрации области		И.О. Фамилия
"_____" ______________ 20___ года	(подпись)
Согласовано	Согласовано
Протокол ЭК	Протокол ЭПМК органа управления архивным делом области
от _________________ N ______	от _________________ N ______

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _______ году в Администрации Новгородской области

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого

Председатель комитета контроля и делопроизводства Администрации области		И.О. Фамилия
"_____" ______________ 20___ года	(подпись)

Итоговые сведения переданы в архив.

Наименование должности работника, передавшего сведения		И.О. Фамилия
"_____" ______________ 20___ года	(подпись)

Приложение N 34

Форма
листа-заверителя дела (формат А4)

Лист-заверитель дела N ________

В деле подшито и пронумеровано ______________________ лист(ов),

(цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера листов ____________________________________________

пропущенные номера листов ________________________________________

+ листов внутренней описи __________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов

Наименование должности работника, составившего лист-заверитель		И.О. Фамилия
"_____" ______________ 20___ года	(подпись)

Приложение N 35

Форма
внутренней описи документов дела

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов дела N _____________________

N п/п	Номер документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого ____________________________________________ документов.

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи документов дела
		.
(цифрами и прописью)

Наименование должности работника, составившего внутреннюю опись документов дела		И.О. Фамилия
"_____" ______________ 20___ года	(подпись)

Приложение N 36

Форма
обложки дела

___________________________________	Д. N
___________________________________	Оп. N
(наименование организации) ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ (наименование структурного подразделения)	Ф. N

ДЕЛО N _____

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

(заголовок дела)

____________________________________________________________

(крайние даты)

На _________ листах

Хранить _____________

Ф. N _____________

Оп. N ____________

Д. N _____________

Приложение N 37

Форма
акта проверки наличия и состояния дел

Администрация Новгородской области Наименование структурного подразделения АКТ _____________ N ___________ Великий Новгород Проверки наличия и состояния дел ________________________ (постоянного, временного хранения, по личному составу)

УТВЕРЖДАЮ Заместитель Главы администрации области - руководитель аппарата Администрации области _____________ И.О. Фамилия "____" _________ 20 ___ года

Фонд N _____________

Основание __________________________________________________

(плановая проверка, перемещение документов, стихийное бедствие и др.)

Составлен комиссией:

Председатель:		наименование должности	И.О. Фамилия
Члены комиссии:		наименование должности	И.О. Фамилия
		наименование должности	И.О. Фамилия
		наименование должности	И.О. Фамилия

Проверка проводилась с ________________ по _________________

Проверкой установлено:

1. Всего числится по номенклатурам дел (описям дел)_______________ дел,

(цифрами и прописью)

в том числе согласованным с ЭПМК органа управления архивным делом области _______________________________________________________ дел.

(цифрами и прописью)

2. Всего не оказалось в наличии ____________________________ дел,

(цифрами и прописью)

в том числе по номенклатурам дел (описям дел), согласованным с ЭПМК органа управления архивным делом области, __________________________ дел.

(цифрами и прописью)

3. Имеют литерные номера:

3.1. Не учтенные в итоговых записях ________________________ дел;

(цифрами и прописью)

3.2. Не перечисленные, но учтенные в итоговых записях ____________ дел.

(цифрами и прописью)

4. Пропущено номеров:

4.1. Не учтенных в итоговых записях ________________________ дел;

(цифрами и прописью)

4.2. Не перечисленных, но учтенных в итоговых записях __________________дел.

(цифрами и прописью)

5. Неправильно положенных дел, относящихся к другим фондам,_________ дел.

(цифрами и прописью)

6. Оказалось в наличии по данному фонду (включенных в номенклатуры дел (описи дел)) ___________________________________ дел.

(цифрами и прописью)

7. Имеется не включенных в номенклатуры дел (описи дел) ________ __________________________ дел.

(цифрами и прописью)

8. Всего по данному фонду (включенных и не включенных в номенклатуры дел (описи дел)) имеется в наличии ______________________ дел, из них:

(цифрами и прописью)

8.1. Требующих дезинфекции ______________________________ дел;

(цифрами и прописью)

8.2. Требующих дезинсекции _______________________________ дел;

(цифрами и прописью)

8.3. Требующих реставрации _______________________________ дел;

(цифрами и прописью)

8.4. Требующих переплета и подшивки ______________________ дел;

(цифрами и прописью)

8.5. Требующих восстановления затухающих текстов ________________ дел;

(цифрами и прописью)

8.6. Неисправимо поврежденных ____________________________ дел;

(цифрами и прописью)

8.7. Требующих обработки _________________________________ дел;

(цифрами и прописью)

8.8. Выдано во временное пользование _______________________ дел.

(цифрами и прописью)

9. Общая характеристика состояния и условий хранения документов. Основные отрицательные явления в состоянии и условиях их хранения _____________________

_________________________________________________________________ .

Проверку проводили:

Наименование должности		И.О. Фамилия
	(подпись)
Наименование должности		И.О. Фамилия
	(подпись)
Наименование должности		И.О. Фамилия
	(подпись)

Приложение N 38

Форма
карты-заместителя дела (формат А4)

Администрация Новгородской области

КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА

Дело _____________________________________________________________

(N, название)

Опись дел _________________________________________________________

(N, название)

Фонд _____________________________________________________________

(N, название)

Выдано во временное пользование

N п/п	Ф.И.О. пользователя	Дата выдачи	Дата возврата
1	2	3	4

Приложение N 39

Форма
акта о выдаче дел во временное пользование

Администрация Новгородской области АКТ ____________ N ___________ Великий Новгород О выдаче дел во временное пользование
	(наименование организации)

Основание __________________________________________________

Для какой цели выдаются дела _________________________________

Выдаются следующие дела из фонда N __________________________

N п/п	N описи дел	N дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

Всего выдается ________________ дел, срок возвращения __________.

(цифрами и прописью)

Дела выданы в упорядоченном состоянии, подшиты, в обложках, с пронумерованными листами и заверительными надписями.

Получатель обязуется не предоставлять дела, полученные во временное пользование, для занятий посторонним лицам, не выдавать по ним копий, выписок и справок, не публиковать документы без разрешения Администрации области, выдавшей дела.

Получатель обязуется вернуть дела в архив Администрации области в указанный в акте срок.

Получатель предупрежден об ответственности по закону в случае утраты или повреждения полученных во временное пользование дел.

Заместитель Главы администрации области - руководитель аппарата Администрации области ______________ И.О. Фамилия	Наименование должности руководителя организации-получателя ______________ И.О. Фамилия
М.П.	М.П.
"____" ___________ 20 ___ года	"____" ___________ 20 ___ года

Выдал дела.

Наименование должности работника управления делопроизводства и архива, ответственного за ведение архива Администрации области		И.О. Фамилия
	(подпись)
"____" ___________ 20 ___ года

Принял дела.

Наименование должности работника организации-получателя		И.О. Фамилия
	(подпись)
"____" ___________ 20 ___ года

Дела возвращены в полном объеме и сохранности.

Наименование должности работника организации-получателя		И.О. Фамилия
	(подпись)
"____" ___________ 20 ___ года
Наименование должности работника управления делопроизводства и архива, ответственного за ведение архива Администрации области		И.О. Фамилия
	(подпись)
"____" ___________ 20 ___ года

Приложение N 40

Форма
описи дел структурного подразделения

Администрация Новгородской области Наименование структурного подразделения Фонд N ___________ ОПИСЬ ДЕЛ N __________ за _____________ год

Утверждаю Наименование должности руководителя структурного подразделения _____________ И.О. Фамилия "____" _________ 20 ___ года

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Срок хранения	Примечание
1	2	3	4	5	6	7
Название раздела (структурного подразделения)

В данную опись дел внесено _______________________________________ дел

(цифрами и прописью)

с N __________ по N _________, в том числе:

литерные номера ___________________________________________________

пропущенные номера _______________________________________________

Наименование должности работника, составившего опись дел		И.О. Фамилия
	(подпись)
"____" ___________ 20 ___ года
Наименование должности работника управления делопроизводства и архива, ответственного за ведение архива Администрации области		И.О. Фамилия
	(подпись)
"____" ___________ 20 ___ года

Приложение N 41

Форма
годового раздела сводной описи дел
постоянного хранения Администрации области

Администрация Новгородской области Фонд N ___________ ОПИСЬ N __________ дел постоянного хранения за _____________ год

Утверждаю Заместитель Главы администрации области - руководитель аппарата Администрации области _____________ И.О. Фамилия "____" _________ 20 ___ года

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6
Название раздела (структурного подразделения)

В данный годовой раздел сводной описи дел внесено________________ дел

(цифрами и прописью)

с N _________ по N ___________, в том числе:

литерные номера __________________________________________________

пропущенные номера ______________________________________________

Наименование должности работника, составившего опись дел		И.О. Фамилия
	(подпись)
"____" ___________ 20 ___ года
Наименование должности работника управления делопроизводства и архива, ответственного за ведение архива Администрации области		И.О. Фамилия
	(подпись)
"____" ___________ 20 ___ года

Утверждено Протокол ЭПМК органа управления архивным делом области от _____________ N _______

Согласовано Протокол ЭК от _____________ N _______

Приложение N 42

Форма
годового раздела сводной описи дел временного
(свыше 10 лет) хранения Администрации области

Администрация Новгородской области Фонд N ___________ ОПИСЬ N __________ дел временного (свыше 10 лет) хранения за _____________ год

Утверждаю Заместитель Главы администрации области - руководитель аппарата Администрации области ____________ И.О. Фамилия "____" _________ 20 ___ года

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Срок хранения	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6	7
Название раздела (структурного подразделения)

В данный годовой раздел сводной описи дел внесено________________ дел

(цифрами и прописью)

с N ____________по N ____________, в том числе:

литерные номера __________________________________________________

пропущенные номера ______________________________________________

Наименование должности работника, составившего опись дел		И.О. Фамилия
	(подпись)
"____" ___________ 20 ___ года
Наименование должности работника управления делопроизводства и архива, ответственного за ведение архива Администрации области		И.О. Фамилия
	(подпись)
"____" ___________ 20 ___ года

Согласовано Протокол ЭК от _____________ N _______

Приложение N 43

Форма
годового раздела сводной описи дел
по личному составу

Администрация Новгородской области Фонд N ___________ ОПИСЬ N __________ дел по личному составу за _____________ год

Утверждаю Заместитель Главы администрации области - руководитель аппарата Администрации области _____________ И.О. Фамилия "____" _________ 20 ___ года

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6
Название раздела (структурного подразделения)

В данный годовой раздел сводной описи дел внесено _______________ дел

(цифрами и прописью)

с N _______________ по N _______________, в том числе:

литерные номера __________________________________________________

пропущенные номера ______________________________________________

Наименование должности работника, составившего опись дел		И.О. Фамилия
	(подпись)
"____" ___________ 20 ___ года
Наименование должности работника управления делопроизводства и архива, ответственного за ведение архива Администрации области		И.О. Фамилия
	(подпись)
"____" ___________ 20 ___ года

Согласовано Протокол ЭК от _____________ N _______

Согласовано Протокол ЭПМК органа управления архивным делом области от _____________ N _______

Приложение N 44

Форма
акта о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению

Администрация Новгородской области АКТ ____________ N ___________ Великий Новгород О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Утверждаю Заместитель Главы администрации области - руководитель аппарата Администрации области _____________ И.О. Фамилия "____" _________ 20 ___ года

На основании ___________________________________________________

(название и выходные данные типового перечня)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда ___________________

(номер и название фонда)

N п/п	Заголовок дела или групповой заголовок документов	Крайние даты	Индекс дела по номенклатуре дел или N дела по описи дел	Количество дел	Срок хранения и NN статей по типовому перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

Итого ______________________________ дел за _____________ годы.

(цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за ________ годы утверждены, по личному составу согласованы с ЭПМК ________________________________________

(наименование органа управления архивным делом области)

(протокол от _______________ N ______).

Наименование должности работника, проводившего экспертизу ценности документов		И.О. Фамилия
	(подпись)
"____" ___________ 20 ___ года

Согласовано

Протокол ЭК

от _______________ N ____

Документы в количестве ___________________________________ дел,

(цифрами и прописью)

весом ________ кг сданы в __________________________________________

(наименование организации)

на переработку по акту приема-передачи от ______________ N _____.

Наименование должности работника, сдавшего документы		И.О. Фамилия
	(подпись)
"____" ___________ 20 ___ года

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности работника управления делопроизводства и архива, ответственного за ведение архива Администрации области		И.О. Фамилия
	(подпись)
"____" ___________ 20 ___ года

Приложение N 45

Перечень документов,
на которые ставится оттиск печати
с изображением герба Новгородской области

1. Акты.

2. Государственные жилищные сертификаты о выделении безвозмездной субсидии на приобретение жилья Министерства финансов Российской Федерации.

3. Доверенности.

4. Документы по реализации Государственного плана подготовки управленческих кадров для организаций народного хозяйства Российской Федерации.

5. Договоры (о поставках, подрядах, аренде помещений и др.).

6. Карточки образцов подписей.

7. Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и др.).

8. Постановления Администрации Новгородской области.

9. Почетные грамоты Администрации Новгородской области, благодарственные письма Губернатора Новгородской области, Благодарности Губернатора Новгородской области.

10. Представления, характеристики, ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и др.).

11. Протоколы (вручения государственных орденов и медалей, о намерениях, согласования).

12. Распоряжения Администрации Новгородской области.

13. Соглашения, контракты.

14. Титульные списки.

15. Указы Губернатора Новгородской области.

16. Иные документы, которые в соответствии с действующим законодательством заверяются оттиском печати с изображением герба Новгородской области.

Приложение N 46

Форма
журнала учета печатей и штампов,
используемых в Администрации области

N п/п	Оттиск печати, штампа	Наименование печати, штампа	Должность работника, получившего печать, штамп	Дата получения печати, штампа	Подпись работника, получившего печать, штамп	Дата возврата печати, штампа	Должность работника, возвратившего печать, штамп	Подпись работника, возвратившего печать, штамп	Дата, номер акта об уничтожении печатей, штампов
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10