Постановление Администрации Новгородской области от 19 апреля 2011 г. N 150 "Об утверждении Административного регламента исполнения государственной функции по организации учета и обеспечению рассмотрения обращений граждан по вопросам, отнесенным к полномочиям Администрации области"

Администрация Новгородской области постановляет:

1. Утвердить прилагаемый Административный регламент исполнения государственной функции по организации учета и обеспечению рассмотрения обращений граждан по вопросам, отнесенным к полномочиям Администрации области.

2. Опубликовать постановление в газете "Новгородские ведомости".

Губернатор области

С.Г. Митин

Административный регламент
исполнения государственной функции по организации учета
и обеспечению рассмотрения обращений граждан по вопросам,
отнесенным к полномочиям Администрации области
(утв. постановлением Администрации Новгородской области
от 19 апреля 2011 г. N 150)

1. Общие положения

1.1. Административный регламент исполнения государственной функции по организации учета и обеспечению рассмотрения обращений граждан по вопросам, отнесенным к полномочиям Администрации области (далее Административный регламент), разработан в целях совершенствования форм и методов работы с обращениями граждан, повышения качества защиты их конституционных прав и законных интересов и определяет сроки и последовательность административных действий (процедур) при рассмотрении обращений граждан.

Административный регламент распространяется на правоотношения, связанные с рассмотрением обращений иностранных граждан и лиц без гражданства, за исключением случаев, установленных международным договором Российской Федерации или федеральным законом.

1.2. Исполнение государственной функции по организации учета и обеспечению рассмотрения обращений граждан по вопросам, отнесенным к полномочиям Администрации области (далее государственная функция), осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Уставом Новгородской области, Положением об управлении по работе с обращениями граждан Администрации области, утвержденным указом Губернатора области от 25.12.2007 N 354.

1.3. Исполнение государственной функции осуществляется Губернатором области, первыми заместителями Главы администрации области, заместителями Главы администрации области, заместителем Главы администрации области - руководителем аппарата Администрации области, структурными подразделениями Администрации области.

При исполнении государственной функции осуществляется взаимодействие с органами государственной власти, органами местного самоуправления и организациями.

1.4. В Администрации области рассматриваются обращения граждан (далее обращения) по вопросам, отнесенным к ее полномочиям.

1.5. Исполнение государственной функции включает рассмотрение письменных и устных обращений, поступивших в ходе личного приема, с использованием почтовой, телефонной связи и информационных систем общего пользования.

2. Порядок исполнения государственной функции

2.1. Информирование об исполнении государственной функции

2.1.1. Информирование об исполнении государственной функции осуществляется непосредственно Администрацией области с использованием средств почтовой, телефонной связи, электронного информирования, электронной техники, посредством размещения в информационных системах общего пользования, публикации в средствах массовой информации, издания информационных материалов;

2.1.2. Информация о месте нахождения Администрации области, управления по работе с обращениями граждан Администрации области (далее управление по работе с обращениями граждан) (приложение 1 к Административному регламенту) размещается:

на официальном сайте Администрации области в сети Интернет;

на информационном стенде в здании Администрации области;

2.1.3. Информирование об исполнении государственной функции осуществляется сотрудниками управления по работе с обращениями граждан в ходе личного приема, с использованием почтовой, телефонной связи и информационных систем общего пользования ежедневно с 8.30 до 17.30, в день, предшествующий праздничным или выходным дням - с 8.30 до 16.00. При ответах на устные обращения (по телефону или лично) сотрудники управления по работе с обращениями граждан подробно и корректно информируют обратившихся о порядке и сроках исполнения государственной функции, основаниях для отказа в исполнении государственной функции, а также предоставляют иную интересующую граждан информацию по вопросу исполнения государственной функции. При этом ответ следует начинать с информации о наименовании органа, в который обратился гражданин, фамилии, имени, отчестве и должности работника.

При невозможности ответить на поставленный вопрос необходимо переадресовать обратившегося к другому должностному лицу или сообщить телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию, либо предложить обратиться письменно или назначить другое удобное для гражданина время для получения информации.

2.2. Срок исполнения государственной функции

2.2.1. Исполнение государственной функции осуществляется в течение 30 дней со дня регистрации обращения.

В случае необходимости дополнительной проверки изложенных в обращении доводов, в том числе с истребованием документов и иных материалов из других органов государственной власти, органов местного самоуправления, срок рассмотрения обращения может быть продлен, но не более чем на 30 дней. О продлении срока рассмотрения обращения гражданин уведомляется письменно;

2.2.2. Губернатор области, первые заместители Главы администрации области, заместители Главы администрации области, заместитель Главы администрации области - руководитель аппарата Администрации области вправе устанавливать сокращенные сроки рассмотрения обращений, имеющих общесоциальное значение, содержащих вопросы защиты прав ребенка, предложения по предотвращению возможных аварий и иных чрезвычайных ситуаций.

2.3. Требования к помещениям и местам, предназначенным для исполнения государственной функции

2.3.1. Помещения, предназначенные для исполнения государственной функции, должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03";

2.3.2. Рабочие места сотрудников управления по работе с обращениями граждан оборудуются средствами вычислительной техники и оргтехникой, позволяющими организовать исполнение государственной функции. Выделяются расходные материалы, канцелярские товары в количестве, достаточном для исполнения государственной функции;

2.3.3. Места проведения личного приема граждан оборудуются системой кондиционирования воздуха, противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации, системой охраны;

2.3.4. Места ожидания личного приема граждан оборудуются стульями, столами, информационными стендами, обеспечиваются канцелярскими принадлежностями.

2.4. Результаты исполнения государственной функции

2.4.1. Результатами исполнения государственной функции являются:

решение вопросов, поставленных в обращении;

разъяснение вопросов, поставленных в обращении, в соответствии с действующим законодательством;

направление обращения в другой государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение вопросов, поставленных в обращении;

оставление обращения без ответа по основаниям, предусмотренным Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

отказ в решении вопросов, поставленных в обращении, в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

2.4.2. Процедура исполнения государственной функции завершается путем получения гражданами ответов на обращения в устной либо письменной форме, за исключением случаев оставления обращений без ответа по основаниям, предусмотренным Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

2.5. Основания для отказа в исполнении государственной функции

2.5.1. Обращение не рассматривается в следующих случаях:

в письменном обращении поставлен вопрос, на который гражданину многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы и обстоятельства.

Губернатор области, первые заместители Главы администрации области, заместители Главы администрации области, заместитель Главы администрации области - руководитель аппарата Администрации области, руководители структурных подразделений Администрации области вправе принять решение о безосновательности обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в Администрацию области. О принятом решении уведомляются гражданин, направивший обращение, а также управление по работе с обращениями граждан в форме служебной записки, которая приобщается к материалам переписки с гражданином. В соответствии с принятым решением о прекращении переписки с гражданином обращение не направляется для дальнейшего рассмотрения и подлежит списанию "В дело";

в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый или электронный адрес, по которому должен быть направлен ответ.

Если в обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией;

в письменном обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи.

В этом случае Губернатор области, первые заместители Главы администрации области, заместители Главы администрации области, заместитель Главы администрации области - руководитель аппарата Администрации области, руководители структурных подразделений Администрации области вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом;

текст письменного обращения не поддается прочтению.

В этом случае ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в орган государственной власти, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение 7 дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

от гражданина поступило заявление о прекращении рассмотрения обращения;

по вопросам, поставленным в обращении, имеется вступившее в законную силу судебное решение;

ответ на вопрос, поставленный в обращении, не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну. Гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

В ходе личного приема гражданину может быть отказано в рассмотрении обращения, если ему ранее дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов;

2.5.2. Об отказе в рассмотрении обращения по существу письменно сообщается обратившемуся гражданину;

2.5.3. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение 7 дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения;

2.5.4. В случае устранения причин, по которым ответ по существу вопросов, поставленных в обращении, не направлялся, гражданин вправе вновь обратиться в Администрацию области.

2.6. Ответственность должностных лиц при исполнении государственной функции

2.6.1. Должностные лица Администрации области, исполняющие государственную функцию, несут ответственность в соответствии с законодательством.

Должностное лицо, ответственное за регистрацию обращений, несет персональную ответственность за соблюдение порядка приема и правильность учета обращений;

2.6.2. Сведения, содержащиеся в обращениях, а также персональные данные граждан могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностного лица Администрации области, исполняющего государственную функцию. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни гражданина без его согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в орган государственной власти, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов;

2.6.3. В случае утраты письменных обращений, зарегистрированных в управлении по работе с обращениями граждан, начальник управления письменно информирует об этом заместителя Главы администрации области - руководителя аппарата Администрации области с указанием причин утраты. Заместитель Главы администрации области - руководитель аппарата Администрации области принимает решение о назначении служебной проверки, определяет порядок и сроки ее проведения.

3. Административные действия
(процедуры) при исполнении государственной функции

3.1. Исполнение государственной функции включает следующие административные действия (процедуры):

прием и первичная обработка письменных обращений;

регистрация обращений;

направление обращений на рассмотрение;

рассмотрение обращений;

личный прием граждан;

постановка обращений на контроль;

продление срока рассмотрения обращений;

оформление ответов на обращения;

предоставление справочной информации о ходе рассмотрения обращений.

3.2. Прием и первичная обработка письменных обращений

3.2.1. Основанием для начала исполнения государственной функции является обращение гражданина в Администрацию области или поступление обращения с сопроводительным письмом из другого государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица для рассмотрения в соответствии с компетенцией;

3.2.2. Письменные обращения могут быть доставлены лично, почтовым отправлением, по информационным системам общего пользования;

3.2.3. Обращения на имя Губернатора области, первых заместителей Главы администрации области, заместителей Главы администрации области, заместителя Главы администрации области - руководителя аппарата Администрации области, в адрес Администрации области, присланные по почте, поступившие по телеграфу, и документы, связанные с их рассмотрением, поступают в отдел прохождения документов комитета контроля и делопроизводства Администрации области (далее отдел прохождения документов) и после первичной обработки передаются для регистрации в управление по работе с обращениями граждан;

3.2.4. Письменные обращения, поступившие непосредственно от граждан, принимаются сотрудниками управления по работе с обращениями граждан, ответственными за прием обращений. Обращения, не содержащие фамилию гражданина и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, не принимаются. По просьбе обратившегося гражданина ему выдается расписка установленной формы (приложение 2 к Административному регламенту) с указанием даты приема обращения, количества принятых листов и сообщается номер телефона для получения информации о регистрации обращения. Отметки на копиях или вторых экземплярах принятых обращений не делаются;

3.2.5. Обращения, поступившие по факсимильной связи, принимаются и учитываются в управлении по работе с обращениями граждан;

3.2.6. Обращения, поступившие по информационным системам общего пользования на официальный сайт Администрации области в сети Интернет, принимаются и учитываются в управлении по работе с обращениями граждан;

3.2.7. Результатом выполнения административных действий (процедур) по приему и первичной обработке обращений является запись в журнал учета обращений, поступивших в отдел прохождения документов и передача обращений в управление по работе с обращениями граждан, за исключением случаев, предусмотренных подпунктами 3.2.5, 3.2.6 Административного регламента.

3.3. Регистрация обращений

3.3.1. Письменные обращения на имя Губернатора области, первых заместителей Главы администрации области, заместителей Главы администрации области, заместителя Главы администрации области - руководителя аппарата Администрации области, в адрес Администрации области регистрируются в управлении по работе с обращениями граждан;

3.3.2. Письменное обращение подлежит обязательной регистрации в течение 3 дней с момента поступления в управление по работе с обращениями граждан;

3.3.3. Обращения регистрируются с использованием автоматизированной системы "Обращения граждан" (далее автоматизированная система) с заведением регистрационно-контрольной карточки (далее РК) по прилагаемой форме (приложение 3 к Административному регламенту) и занесением в нее информации о поступившем обращении;

3.3.4. Письменное обращение, подписанное двумя и более гражданами, считается коллективным. Коллективными являются также обращения, поступившие от имени коллектива организации, а также резолюции собраний и митингов. Общее число граждан, подписавших обращение, указывается в РК;

3.3.5. Приложенные к письменному обращению подлинные документы отделяются от обращения и возвращаются гражданину (при необходимости с них снимаются копии). Приложенные к письменному обращению деньги возвращаются почтовым переводом, при этом почтовые расходы относятся на счет гражданина. В случае если гражданин прислал конверт с наклеенными знаками почтовой оплаты и надписанным адресом, конверт может быть использован для отправления ответа. Чистые конверты с наклеенными знаками почтовой оплаты возвращаются гражданину;

3.3.6. Сотрудники управления по работе с обращениями граждан, составляющие в РК краткое содержание обращения:

прочитывают обращение, определяют его тематику, выявляют поставленные в обращении вопросы;

проверяют обращение на повторность, при необходимости сопоставляют с находящейся в архиве перепиской.

Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же гражданина по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или гражданин не удовлетворен полученным ответом.

Не считаются повторными обращения, поступившие от одного и того же гражданина по разным вопросам, а также многократные обращения по одному и тому же вопросу, по которому Администрацией области даны исчерпывающие ответы;

заполняют РК в автоматизированной системе, составляют и вводят краткое содержание обращения. Краткое содержание должно быть четким, отражать содержание вопросов, поставленных в обращении, обосновывать адресность направления письменного обращения на рассмотрение;

осуществляют ввод необходимых примечаний, определяют и вводят фамилию и инициалы должностного лица, в компетенцию которого входит решение поставленных в обращении вопросов;

на поручениях о рассмотрении, в которых содержится просьба проинформировать о результатах, проставляют штамп "Контроль", на поручениях, поступивших из федеральных органов государственной власти - штамп "Особый контроль". В случае если в поручении указан срок рассмотрения обращения, проставляют штамп "Контроль" с указанием срока исполнения;

3.3.7. Результатом выполнения административных действий (процедур) по регистрации обращений является регистрация обращения в автоматизированной системе и подготовка обращения к направлению на рассмотрение.

3.4. Направление обращений на рассмотрение

3.4.1. Сотрудники управления по работе с обращениями граждан, ответственные за регистрацию обращения, после составления краткого содержания направляют обращение на рассмотрение.

Решение о направлении обращения на рассмотрение принимается исходя из содержания обращения независимо от того, в чей адрес направлено обращение.

К обращениям, направляемым на рассмотрение в государственные органы, органы местного самоуправления или должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, сотрудники управления по работе с обращениями граждан оформляют сопроводительное письмо. Одновременно в адрес обратившегося гражданина направляется уведомление о том, куда и кому направлено его обращение (приложение 4 к Административному регламенту). Сопроводительное письмо и уведомление оформляются на бланке управления по работе с обращениями граждан и подписываются начальником управления по работе с обращениями граждан.

Сопроводительное письмо к обращению, поставленному на контроль, подписывается начальником управления по работе с обращениями граждан.

Сопроводительное письмо о направлении надлежащему адресату ошибочно присланных в Администрацию области обращений подписывается начальником управления по работе с обращениями граждан;

3.4.2. Письменные обращения, содержащие вопросы, решение которых не входит в компетенцию Администрации области, направляются в течение 7 дней со дня регистрации в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращениях вопросов, с уведомлением граждан о переадресации;

3.4.3. Письменные обращения, поступившие из редакций средств массовой информации, органов политических партий и общественных организаций (в том числе с просьбой проинформировать о результатах рассмотрения), направляются на рассмотрение в общем порядке;

3.4.4. В случае если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, копия обращения в течение 7 дней со дня регистрации направляется на рассмотрение в государственные органы, органы местного самоуправления или должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов. Необходимое количество копий подготавливается специалистами управления по работе с обращениями граждан;

3.4.5. Сопроводительное письмо о направлении обращения для рассмотрения в органы государственной власти и органы местного самоуправления по компетенции оформляется на бланке управления по работе с обращениями граждан и должно содержать сведения о дате регистрации и номере обращения, фамилию и инициалы должностных лиц, в адрес которых направляется обращение;

3.4.6. При направлении письменного обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в случае необходимости запрашиваются документы и материалы о результатах рассмотрения обращения;

3.4.7. Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственные органы, органы местного самоуправления и должностным лицам, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.

В случае если в соответствии с запретом, предусмотренным действующим законодательством, невозможно направление жалобы на рассмотрение в государственной орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующее решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суд;

3.4.8. Результатом выполнения административных действий (процедур) по направлению обращений на рассмотрение является передача зарегистрированных в установленном порядке письменных обращений Губернатору области, первым заместителям Главы администрации области, заместителям Главы администрации области, заместителю Главы администрации области - руководителю аппарата Администрации области, руководителям структурных подразделений Администрации области, направление обращений для рассмотрения в государственные органы, органы местного самоуправления или должностным лицам в соответствии с их компетенцией. Обращения, направляемые для рассмотрения в государственные органы, органы местного самоуправления или должностным лицам в соответствии с их компетенцией, передаются для отправки в отдел прохождения документов.

3.5. Рассмотрение обращений

3.5.1. Основанием для рассмотрения письменного обращения в Администрации области, является поступившее и зарегистрированное в установленном порядке обращение;

3.5.2. Письменные обращения, зарегистрированные в установленном порядке, направляются Губернатору области, первым заместителям Главы администрации области, заместителям Главы администрации области, заместителю Главы администрации области - руководителю аппарата Администрации области, руководителям структурных подразделений Администрации области в соответствии с их компетенцией для обеспечения рассмотрения обращений по существу;

3.5.3. Обращения рассматриваются в течение 30 дней со дня регистрации, если не установлен более короткий контрольный срок рассмотрения;

3.5.4. Обращения рассматриваются Губернатором области, первыми заместителями Главы администрации области, заместителями Главы администрации области, заместителем Главы администрации области - руководителем аппарата Администрации области, сотрудниками структурных подразделений Администрации области, в том числе по поручению указанных лиц (в том числе с выездом на место);

3.5.5. Сопроводительное письмо с поручением о рассмотрении обращения руководителем структурного подразделения Администрации области оформляется на бланке управления по работе с обращениями граждан и должно содержать сведения о дате регистрации и номере обращения, фамилию и инициалы должностных лиц, которым дается поручение.

В тексте поручения о рассмотрении обращения могут быть указания "срочно" или "оперативно", предусматривающие конкретный срок исполнения поручения, считая от даты его подписания;

3.5.6. Должностное лицо Администрации области, которому поручено рассмотрение обращения:

обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, при необходимости - с участием гражданина, направившего обращение;

запрашивает необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в государственных органах, органах местного самоуправления и у должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

принимает меры по восстановлению или защите нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;

дает письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов, за исключением случаев, указанных в подпункте 2.5.1 Административного регламента;

уведомляет гражданина о направлении обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией;

3.5.7. Государственный орган, орган местного самоуправления или должностное лицо по направленному Администрацией области запросу обязаны в течение 15 дней предоставить документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или охраняемую федеральным законом тайну и для которых установлен особый порядок предоставления;

3.5.8. В случае если обращение, по мнению исполнителя, направлено не по принадлежности, он в двухдневный срок возвращает это обращение в управление по работе с обращениями граждан, указывая структурное подразделение Администрации области либо государственный орган, орган местного самоуправления, должностное лицо, которым следует направить обращение;

3.5.9. На обращения, не являющиеся заявлениями, жалобами, не содержащие конкретных предложений или просьб (в том числе стандартные поздравления, соболезнования, письма, присланные для сведения), исполнитель вправе не направлять ответ;

3.5.10. Обращение не рассматривается по существу по основаниям, указанным в подпункте 2.5.1 Административного регламента;

3.5.11. Ответ на обращение, поступившее по информационным системам общего пользования, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении или по адресу электронной почты;

3.5.12. Результатом выполнения административных действий (процедур) по рассмотрению обращений является решение поставленных в обращениях вопросов, подготовка ответов гражданам либо направление обращений в государственные органы, органы местного самоуправления или должностным лицам для рассмотрения в соответствии с их компетенцией, а также ответ гражданину в письменной или устной форме.

3.6. Личный прием граждан

3.6.1. Губернатор области, первые заместители Главы администрации области, заместители Главы администрации области, заместитель Главы администрации области - руководитель аппарата Администрации области, сотрудники управления по работе с обращениями граждан проводят личный прием граждан по вопросам, отнесенным к их полномочиям;

3.6.2. Организацию личного приема граждан в Администрации области осуществляет управление по работе с обращениями граждан;

3.6.3. Личный прием граждан Губернатором области, первыми заместителями Главы администрации области, заместителями Главы администрации области, заместителем Главы администрации области - руководителем аппарата Администрации области проводится ежемесячно по адресу: Великий Новгород, пл. Победы-Софийская, д.1, каб.125, в соответствии с графиком, утвержденным Губернатором области. Информация о месте и графике личного приема граждан размещается на информационном стенде в здании Администрации области и на официальном сайте Администрации области в сети Интернет;

3.6.4. График личного приема граждан Губернатором области, первыми заместителями Главы администрации области, заместителями Главы администрации области, заместителем Главы администрации области - руководителем аппарата Администрации области составляется ежемесячно управлением по работе с обращениями граждан, визируется заместителем Главы администрации области - руководителем аппарата Администрации области и утверждается Губернатором области. Замена лиц, заявленных в графике личного приема граждан, проводится по согласованию с Губернатором области;

3.6.5. Запись на личный прием к Губернатору области, первым заместителям Главы администрации области, заместителям Главы администрации области, заместителю Главы администрации области - руководителю аппарата Администрации области проводится сотрудниками управления по работе с обращениями граждан после утверждения графика с первого рабочего дня текущего месяца ежедневно с 8.30 до 17.00, в день, предшествующий праздничным или выходным дням - с 8.30 до 16.00;

3.6.6. Запись на повторный личный прием к Губернатору области, первым заместителям Главы администрации области, заместителям Главы администрации области, заместителю Главы администрации области - руководителю аппарата Администрации области проводится не ранее получения гражданином ответа на предыдущее обращение;

3.6.7. Личный прием граждан Губернатором области, первыми заместителями Главы администрации области, заместителями Главы администрации области, заместителем Главы администрации области - руководителем аппарата Администрации области проводится с учетом количества записавшихся на личный прием. Время ожидания личного приема не должно превышать 30 минут;

3.6.8. Личный прием граждан осуществляется в порядке очередности по предъявлении документа, удостоверяющего личность. Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации, полные кавалеры ордена Славы, инвалиды и участники Великой Отечественной войны, а также беременные женщины принимаются вне очереди;

3.6.9. Сотрудники управления по работе с обращениями граждан ведут личный прием граждан ежедневно с 8.30 до 17.30, в день, предшествующий праздничным и выходным дням - с 8.30 до 16.30;

3.6.10. В ходе проведения личного приема Губернатором области, первыми заместителями Главы администрации области, заместителями Главы администрации области, заместителем Главы администрации области - руководителем аппарата Администрации области сотрудники управления по работе с обращениями граждан оказывают гражданам информационно-консультативную помощь;

3.6.11. Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема гражданина (приложение 5 к Административному регламенту). В случае если изложенные в устном обращении сведения являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина дается устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов;

3.6.12. По окончании личного приема должностное лицо Администрации области, осуществляющее личный прием, доводит до сведения гражданина решение о направлении обращения на рассмотрение и принятии мер по обращению.

В случае если в обращении поставлены вопросы, решение которых не входит в полномочия Администрации области, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке он может обратиться;

3.6.13. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в рассмотрении обращения, если ему ранее дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов;

3.6.14. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема граждан, подлежит регистрации в порядке, предусмотренном Административным регламентом;

3.6.15. Материалы выездного личного приема граждан Губернатора области, первых заместителей Главы администрации области, заместителей Главы администрации области, заместителя Главы администрации области - руководителя аппарата Администрации области учитываются и обрабатываются в управлении по работе с обращениями граждан.

Информация о принятых по обращениям мерах, а также материалы личного приема граждан направляются управлением по работе с обращениями граждан Губернатору области, первым заместителям Главы администрации области, заместителям Главы администрации области, заместителю Главы администрации области - руководителю аппарата Администрации области, проводившим личный прием. После возвращения материалы выездного личного приема граждан, если по ним не поступает дополнительных поручений, снимаются с контроля и формируются "В дело". Если рассмотрение обращения остается на контроле, то делается запись о продлении срока рассмотрения обращения;

3.6.16. Материалы личного приема граждан хранятся в течение 5 лет, затем уничтожаются в установленном порядке;

3.6.17. Ответственность за организацию личного приема граждан в соответствии с действующим законодательством, информирование граждан о местах и графике личного приема возлагается на управление по работе с обращениями граждан;

3.6.18. Результатом выполнения административных действий (процедур) по проведению личного приема граждан является разъяснение по существу поставленного в обращении вопроса либо принятие Губернатором области, первыми заместителями Главы администрации области, заместителями Главы администрации области, заместителем Главы администрации области - руководителем аппарата Администрации области, проводившим личный прием, мер по решению поставленного вопроса либо направление обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией.

3.7. Постановка обращений на контроль

3.7.1. На контроль ставятся обращения, в которых сообщается о конкретных нарушениях законных прав и интересов граждан, а также имеющие общесоциальное значение. Постановка обращений на контроль проводится в целях устранения недостатков в работе органов государственной власти области и органов местного самоуправления, получения материалов для обзоров почты, аналитических записок и информации, выявления принимавшихся мер в случае повторных (многократных) обращений;

3.7.2. В обязательном порядке осуществляется особый контроль за рассмотрением обращений поступивших из Управления Президента Российской Федерации по рассмотрению обращений граждан и организаций, Аппарата Правительства Российской Федерации, от председателей палат Федерального Собрания Российской Федерации, полномочного представителя Президента Российской Федерации в Северо-Западном федеральном округе;

3.7.3. Решение о постановке обращения на контроль вправе принять начальник управления по работе с обращениями граждан. На обращениях, взятых на контроль, перед направлением на рассмотрение проставляется штамп "Контроль" или "Особый контроль";

3.7.4. В случае если в ответе указывается, что вопрос, поставленный гражданином, будет решен в течение определенного периода, такое обращение может быть поставлено на дополнительный контроль, о чем направляется уведомление гражданину с указанием контрольного срока для ответа об окончательном решении вопроса;

3.7.5. Обращение может быть возвращено для повторного рассмотрения, если рассмотрены не все вопросы, поставленные в обращении, или ответ не соответствует требованиям Административного регламента;

3.7.6. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений осуществляет управление по работе с обращениями граждан;

3.7.7. Результатом выполнения административных действий (процедур) по постановке обращений на контроль является контроль за рассмотрением обращений, в которых сообщается о конкретных нарушениях законных прав и интересов граждан, а также имеющих общесоциальное значение, и поручений федеральных органов государственной власти по рассмотрению обращений.

3.8. Продление срока рассмотрения обращений

3.8.1. В случае необходимости дополнительной проверки изложенных в обращении сведений, а также в случае направления запроса о предоставлении информации, необходимой для рассмотрения обращения, в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу срок рассмотрения обращения может быть продлен, но не более чем на 30 дней;

3.8.2. Для решения вопроса о продлении срока рассмотрения обращения исполнитель готовит служебную записку с обоснованием необходимости продления срока рассмотрения обращения и представляет ее должностному лицу Администрации области, по поручению которого рассматривается обращение;

3.8.3. На основании служебной записки соответствующим должностным лицом Администрации области принимается решение о продлении срока рассмотрения обращения и направлении гражданину уведомления о продлении срока рассмотрения обращения. Если контроль за рассмотрением обращения установлен федеральным органом государственной власти, исполнитель обязан заблаговременно согласовать продление срока рассмотрения обращения;

3.8.4. Результатом выполнения административных действий (процедур) по продлению срока рассмотрения обращения является принятие решения о продлении срока рассмотрения обращения в случае необходимости дополнительной проверки изложенных в обращении сведений, а также в случае направления запроса о предоставлении информации в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, направление уведомления гражданину о принятом решении.

3.9. Оформление ответа на обращение

3.9.1. Ответы на обращения подписывают Губернатор области, первые заместители Главы администрации области, заместители Главы администрации области, заместитель Главы администрации области - руководитель аппарата Администрации области в соответствии с распределением обязанностей и руководители структурных подразделений Администрации области в пределах своих полномочий.

Ответы в федеральные органы государственной власти о рассмотрении поступивших из указанных органов обращений подписывают Губернатор области, первые заместители Главы администрации области, заместители Главы администрации области, заместитель Главы администрации области - руководитель аппарата Администрации области;

3.9.2. В ответе в четкой, последовательной, краткой и исчерпывающей форме должны излагаться все разъяснения поставленных в обращении вопросов. При подтверждении сведений, изложенных в обращении, в ответе следует указать, какие меры приняты по обращению;

3.9.3. В ответе в федеральные органы государственной власти указывается, что гражданин проинформирован о результатах рассмотрения обращения. В ответах на коллективное обращение указывается, кому из обратившихся граждан дан ответ;

3.9.4. Ответы гражданам и в федеральные органы государственной власти печатаются на бланках установленной формы в соответствии с нормативным правовым актом Администрации области по делопроизводству в Администрации области. В левом нижнем углу ответа обязательно указываются фамилия, инициалы исполнителя и номер его служебного телефона;

3.9.5. Подлинники обращений в федеральные органы государственной власти возвращаются только при наличии на них штампа "Подлежит возврату" или специальной отметки в сопроводительном письме;

3.9.6. Если на обращение дается промежуточный ответ, в тексте указывается срок окончательного решения вопроса;

3.9.7. После завершения рассмотрения обращения и оформления ответа подлинник обращения и материалы, относящиеся к рассмотрению обращения, передаются в управление по работе с обращениями граждан, которое проверяет правильность оформления ответа. Краткое содержание ответа вносится в автоматизированную систему;

3.9.8. После регистрации ответа в автоматизированной системе управление по работе с обращениями граждан передает его в отдел прохождения документов. Отправление ответов без регистрации в управлении по работе с обращениями граждан не допускается;

3.9.9. При необходимости исполнитель может составить справку о результатах рассмотрения обращения (например, если ответ гражданину дан по телефону или в ходе личного приема, однако при рассмотрении обращения возникли существенные обстоятельства, не отраженные в ответе);

3.9.10. Поступившие из государственных органов, органов местного самоуправления или от должностных лиц документы и материалы о результатах рассмотрения обращения передаются отделом прохождения документов в управление по работе с обращениями граждан, где регистрируются в установленном порядке, затем направляются Губернатору области, первым заместителям Главы администрации области, заместителям Главы администрации области, заместителю Главы администрации области - руководителю аппарата Администрации области в соответствии с распределением обязанностей;

3.9.11. Оформление дел по обращениям для архивного хранения осуществляется в соответствии с нормативным правовым актом Администрации области по делопроизводству в Администрации области;

3.9.12. Результатом выполнения административных действий (процедур) по оформлению ответа на обращение является оформление ответа путем изложения разъяснений всех поставленных в обращении вопросов, а в случае направления промежуточного ответа - указания сроков окончательного решения вопросов.

3.10. Предоставление справочной информации о ходе рассмотрения обращения

3.10.1. С момента регистрации обращения гражданин имеет право на получение информации о ходе рассмотрения обращения, ознакомление с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну;

3.10.2. Документы и материалы, поступившие в порядке, предусмотренном подпунктом 3.4.6 Административного регламента, обладают статусом служебной переписки и на них действие подпункта 3.10.1 Административного регламента не распространяется;

3.10.3. Справочную работу по рассмотрению обращений, поступивших в Администрацию области, ведет управление по работе с обращениями граждан;

3.10.4. Справки предоставляются в ходе личного приема или с использованием телефонной связи по следующим вопросам:

о получении обращения и направлении его на рассмотрение в уполномоченный орган;

об отказе в рассмотрении обращения;

о продлении срока рассмотрения обращения;

о результатах рассмотрения обращения;

3.10.5. При получении запроса о ходе рассмотрения обращения (по телефону) сотрудник управления по работе с обращениями граждан, ответственный за предоставление справок, называет наименование органа, в который обратился гражданин, свою фамилию, имя, отчество, предлагает гражданину представиться, уточняет при необходимости суть поставленного вопроса, корректно и лаконично дает ответ. При невозможности ответить на поставленный вопрос предлагает обратившемуся гражданину перезвонить в конкретный день и в определенное время и к назначенному сроку подготавливает ответ;

3.10.6. Во время разговора сотрудник управления по работе с обращениями граждан, ответственный за предоставление справок, должен произносить слова четко, избегать "параллельных разговоров" с иными лицами и не прерывать разговор по причине поступления звонка на другой телефонный аппарат;

3.10.7. Управление по работе с обращениями граждан ежеквартально готовит информационно-аналитические и статистические материалы об исполнении государственной функции и представляет их заместителю Главы администрации области - руководителю аппарата Администрации области;

3.10.8. Результатом выполнения административных действий (процедур) по предоставлению справочной информации о ходе рассмотрения обращения при личном обращении гражданина или по телефону является информирование гражданина по существу обращения в устной форме.

4. Порядок и формы контроля за исполнением государственной функции

4.1. Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной функции включает проведение проверок (в том числе с выездом на место), выявление и устранение нарушений прав граждан, рассмотрение, принятие соответствующих решений и подготовку ответов на обращения, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц.

Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными действиями (процедурами) по исполнению государственной функции, и принятием соответствующих решений осуществляет заместитель Главы администрации области - руководитель аппарата Администрации области, управление по работе с обращениями граждан.

4.2. Текущий контроль за исполнением государственной функции осуществляется путем проведения управлением по работе с обращениями граждан проверок соблюдения и исполнения Административного регламента, иных нормативных актов Российской Федерации и Новгородской области.

Периодичность осуществления текущего контроля за исполнением государственной функции устанавливает заместитель Главы администрации области - руководитель аппарата Администрации области.

5. Порядок обжалования действий (бездействия)
и решений, осуществляемых (принятых) в ходе исполнения
государственной функции

5.1. Гражданин имеет право на обжалование действий (бездействия) Губернатора области, первых заместителей Главы администрации области, заместителей Главы администрации области, заместителя Главы администрации области - руководителя аппарата Администрации области и иных должностных лиц Администрации области, осуществляющих исполнение государственной функции, а также решений, принятых в ходе исполнения государственной функции, в установленном законодательством порядке.

Приложение 1
к Административному регламенту
исполнения государственной функции
по организации учета и обеспечению
рассмотрения обращений граждан
по вопросам, отнесенным к полномочиям
Администрации области

Информация
о месте нахождения Администрации области, управления по работе
с обращениями граждан Администрации области

Администрация области располагается по адресу:

Великий Новгород, пл. Победы-Софийская, д.1;

почтовый адрес:

пл. Победы-Софийская, д.1, Великий Новгород, 173005.

Управление по работе с обращениями граждан Администрации области располагается по адресу:

Великий Новгород, пл. Победы-Софийская, д.1;

телефоны: (8162) 732-410, (8162) 77-40-46, факс (8162) 77-81-88.

Приложение 2
к Административному регламенту
исполнения государственной функции
по организации учета и обеспечению
рассмотрения обращений граждан
по вопросам, отнесенным к полномочиям
Администрации области

РАСПИСКА
о получении обращения

__________________________________________________________________

(Ф.И.О. заявителя)

____________________ _______________

(дата приема) (количество листов)

__________________________________________________________________

(должность лица, принявшего обращение, номер телефона)

_______________________________________________ ___________

(Ф.И.О.) (подпись)

Приложение 3
к Административному регламенту
исполнения государственной функции
по организации учета и обеспечению
рассмотрения обращений граждан
по вопросам, отнесенным к полномочиям
Администрации области

ФОРМА
регистрационно-контрольной карточки

Регистрационно-контрольная карточка N _____

Корреспондент, Ф.И.О.

Адрес

Предыдущие обращения от

N

от

N

Вид обращения

на

л.

Приложение на

л.

Автор, дата, индекс сопроводительного письма

Дата поступления

Социальное положение, льгота

Краткое содержание

Руководитель

Исполнитель

Резолюция

Сроки исполнения

Напоминание

Продлен до

Приложение 4
к Административному регламенту
исполнения государственной функции
по организации учета и обеспечению
рассмотрения обращений граждан
по вопросам, отнесенным к полномочиям
Администрации области

ФОРМА
уведомления, направляемого гражданину

Заявитель

Адрес заявителя

Уведомление

Сообщаем, что Ваше обращение, поступившее в Администрацию области, по поручению ________________________________________________________________

(наименование должности, фамилия, инициалы)

и в соответствии с частью 3 статьи 8 Федерального закона от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" направлено по компетенции: _________________________________________

с просьбой информировать Вас о результатах рассмотрения.

Приложение 5
к Административному регламенту
исполнения государственной функции
по организации учета и обеспечению
рассмотрения обращений граждан
по вопросам, отнесенным к полномочиям
Администрации области

ФОРМА
регистрационно-контрольной карточки личного приема граждан

Регистрационно-контрольная карточка N _____

Корреспондент, Ф.И.О.

Адрес

Предыдущие обращения от

N

от

N

Вид обращения

л.

Приложение

л.

Автор, дата, индекс сопроводительного письма

Дата поступления

Социальное положение

Краткое содержание

Руководитель

Исполнитель

Резолюция

Сроки исполнения

(оборотная сторона)

Ход исполнения

Дата передачи на исполнение

Исполнитель

Отметки о промежуточном ответе или дополнительном запросе

Дата, индекс исполнения (ответа)

Адресат

Содержание

С контроля снял