Распоряжение Администрации Новгородской области от 15 ноября 2005 г. N 483-рз "Об утверждении регламента работы с документами в системе автоматизации делопроизводства и документооборота в органах исполнительной власти области"

ГАРАНТ:

Распоряжением Администрации Новгородской области от 7 мая 2007 г. N 136-рз срок контроля настоящего Распоряжения продлен до 1 июня 2007 года

Во исполнение распоряжения Администрации области от 18.02.2005 N 90-рз "О порядке внедрения системы автоматизации делопроизводства и документооборота в органах исполнительной власти области":

1. Утвердить прилагаемый Регламент работы с документами в системе автоматизации делопроизводства и документооборота в органах исполнительной власти области (далее Регламент).

2. Комитету государственной гражданской службы Новгородской области, государственному учреждению "Новгородский информационно-аналитический центр", управлению делопроизводства и архива аппарата Администрации области, органам исполнительной власти области обеспечить поэтапный ввод Регламента в действие.

3. Контроль за выполнением распоряжения возложить на заместителя Главы администрации, управляющего Делами Администрации области Земляка А.В.

4. Опубликовать распоряжение в газете "Новгородские ведомости".

Первый заместитель Главы администрации

А.С. Бойцов

Регламент
работы с документами в системе автоматизации делопроизводства и
документооборота в органах исполнительной власти области
(утв. распоряжением Администрации Новгородской области
от 15 ноября 2005 г. N 483-рз)

1. Общие положения

1.1. Настоящий Регламент устанавливает общие требования к организации и технологии работы с документами в органах исполнительной власти области в условиях использования системы автоматизации делопроизводства и документооборота (далее- САДД) и обязателен для исполнения всеми лицами, имеющими доступ в САДД. Регламент не затрагивает технологию работы с проектами документов.

1.2. Регламент разработан в соответствии с распоряжением Администрации области от 18.02.2005 N 90-рз "О порядке внедрения системы автоматизации делопроизводства и документооборота в органах исполнительной власти области" и вводится в действие поэтапно в сроки согласно приложению к Регламенту.

1.3. Работа с документами в структурных подразделениях органов исполнительной власти области, подключенных к САДД, осуществляется в соответствии с Инструкцией по организации делопроизводства в Администрации области и настоящим Регламентом.

1.4. Работа в САДД основывается на принципе однократной регистрации документов. Документы, зарегистрированные в системе и поступившие в органы исполнительной власти области из управления делопроизводства и архива аппарата Администрации области (далее-управление делопроизводства и архива), отдела писем и приема граждан управления Делами Администрации области (далее- отдел писем и приема граждан) или других органов исполнительной власти области, повторно не регистрируются. Если в органах исполнительной власти области, подключенных к САДД, велась регистрация документов, для них в рамках центральной картотеки создается внутренняя картотека.

Передача документов между органами исполнительной власти области фиксируется в электронном журнале передачи и в формируемых САДД реестрах передачи.

1.5. В САДД обрабатываются документы, содержащие информацию открытого характера. Разрешается производить регистрацию документов ограниченного распространения (имеющих пометку ДСП). Ввод текстов документов, имеющих пометку ДСП, их сканирование, хранение и распечатка в системе САДД не разрешаются.

Запрещается осуществлять в САДД регистрацию и иную обработку документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.

1.6. Организационно-методическое руководство и контроль за организацией документооборота в органах исполнительной власти области, подключенных к САДД, осуществляет управление, администрирование и техническое сопровождение САДД - государственное учреждение "Новгородский информационно-аналитический центр (далее- ГУ "НИАЦ").

1.7. Работники органов исполнительной власти области, подключенных к САДД, включаются в число пользователей САДД на основании заявки, подписанной руководителем соответствующего комитета, управления области или структурного подразделения Администрации области. В приложении к заявке должны быть указаны функции пользователя в САДД и права доступа (гриф "Общий", "ДСП").

ГУ "НИАЦ" обеспечивает установку клиентских мест САДД, ввод персональных идентификаторов и первичных паролей пользователей.

1.8. Ответственность за организацию использования САДД в органах исполнительной власти области возлагается на руководителя соответствующего комитета, управления области или структурного подразделения Администрации области (далее-руководитель).

Руководитель назначает должностное лицо, ответственное за обеспечение правильного использования САДД и своевременное представление информации о пользователях (увольнение, переход в другое подразделение или изменение полномочий) в ГУ "НИАЦ" для внесения изменений в САДД администратором системы.

1.9. К работе в САДД допускаются сотрудники, прошедшие специальное обучение. Пользователям САДД запрещается передавать свои идентификаторы и пароли другим лицам. Пользователи должны периодически (при необходимости, но не реже одного раза в квартал) менять свои пароли.

2. Категории документов, работа с которыми осуществляется в САДД

2.1. Программное обеспечение САДД предусматривает обработку различных видов документов в привязке к трем типам регистрационных карточек (далее РК):

РК входящих документов;

РК исходящих документов;

РК писем граждан.

Классификация документов в привязке к типам РК отражается в классификаторе САДД "Группы документов", который дополняется по мере распространения САДД на работу с другими видами документов.

2.2. Входящие документы регистрируются в управлении делопроизводства и архива и в других структурных подразделениях органов исполнительной власти области, ведущих автоматизированную регистрацию документов в САДД.

Регистрация в САДД исходящих документов осуществляется в управлении делопроизводства и архива и в структурных подразделениях органов исполнительной власти области, ведущих собственную автоматизированную картотеку исходящих документов.

Письма граждан регистрируются в отделе писем и приема граждан.

Акты Администрации области регистрируются в управлении делопроизводства и архива.

Внутренние документы регистрируются органом исполнительной власти области, создавшим их.

2.3. Для групп документов, приведенных в классификаторе САДД "Группы документов", устанавливаются самостоятельные шаблоны номерообразования и индексации. В соответствии с группой документу автоматически при регистрации присваивается номер и индекс.

3. Виды работ, выполняемые в САДД

3.1. Виды работ, выполняемые в отделе прохождения документов управления делопроизводства и архива

3.1.1. Работа с входящими документами:

регистрация документа с заполнением всех необходимых для дальнейшего поиска и аналитической работы полей РК (при необходимости устанавливается связка с ранее зарегистрированными документами);

постановка документа на контроль (при необходимости);

передача документа и пересылка РК документа по сети в приемные Губернатора области, заместителей Главы администрации области (в РК заносится информация о передаче документа и его копий);

проверка после возвращения документа с резолюцией руководителя правильности записи резолюции в РК, постановки на контроль и записей о наличии отчетов исполнителей (информация об исполнении документа);

отметка резолюций в РК документа после его возвращения от руководителя без регистрации;

подготовка и рассыл напоминаний по исполнению документа;

снятие исполненного документа с контроля;

списание документа в дело согласно номенклатуре дел с пометкой в РК;

3.1.2. Работа с исходящими документами:

регистрация документа с заполнением всех необходимых для дальнейшего поиска и аналитической работы полей РК (при необходимости в РК устанавливается связка с ранее зарегистрированными документами);

списание РК документа в дело согласно номенклатуре дел;

подготовка, печать реестров и конвертов, отправка документов по адресатам;

подготовка описи дел для сдачи документов в авхив:

3.1.3. Регулярный контроль содержания папок "Поступившие", "На исполнении" и папок "На исполнении", "На контроле" Губернатора области и заместителей Главы администрации области;

3.1.4. Наблюдение за исполнением документов с резолюциями Губернатора области и заместителей Главы администрации области в приемных, подготовка аналитических отчетов;

3.1.5. Участие в ведении классификаторов САДД:

"Стандартные тексты" - постоянно;

"Регионы", "Список организаций" - при изменении и поступлении соответствующего документа.

3.2. Виды работ, выполняемые специалистами по спецпочте отдела прохождения документов управления делопроизводства и архива

3.2.1. Работа с входящими документами:

регистрация документа с заполнением всех необходимых для дальнейшего поиска и аналитической работы полей РК (при необходимости устанавливается связка с ранее зарегистрированными документами);

занесение в РК контрольных резолюций с категорией "Пункт поручения федерального руководства" (для документов, содержащих поручения руководителей федеральных органов государственной власти);

постановка документа на контроль;

пересылка РК документа по сети в приемные Губернатора области, заместителей Главы администрации области, правовое управление аппарата Администрации области, отдел кадровой политики и контрольно-организационной работы комитета государственной гражданской службы Новгородской области (в РК заносится информация о передаче документа и его копий);

проверка после возвращения документа с резолюцией руководителя правильности записи резолюции в РК, постановки на контроль и записей о наличии отчетов исполнителей (информация об исполнении документа);

снятие исполненного документа с контроля;

списание документа в дело согласно номенклатуре дел с пометкой в РК;

3.2.2. Регулярный контроль содержания папок "Поступившие", "На исполнении" и папок "На исполнении", "На контроле" Губернатора области и заместителей Главы администрации области;

3.2.3. Наблюдение за исполнением документов с резолюциями Губернатора области, заместителей Главы администрации области, подготовка аналитических отчетов;

3.2.4. Участие в ведении классификатора САДД "Список организаций" при изменении и поступлении соответствующего документа.

3.3. Виды работ, выполняемые в отделе документов и архива управления делопроизводства и архива

3.3.1. Работа с нормативными правовыми актами Администрации области:

регистрация с заполнением всех необходимых для дальнейшего поиска и аналитической работы полей РК (с РК документа связывается файл электронного документа в формате Microsoft Word, при необходимости устанавливается связка с ранее зарегистрированными документами);

3.3.2. Пересылка РК зарегистрированного документа по сети в приемные Губернатора области, заместителей Главы администрации области, правовое управление и другие подразделения аппарата Администрации области, а также в подключенные к САДД органы исполнительной власти области в соответствии со списком рассыла документа;

3.3.3. Занесение в РК информации о передаче копий документа.

3.4. Виды работ, выполняемые в отделе писем и приема граждан

3.4.1 .Работа с входящими документами:

регистрация документа с заполнением всех необходимых для дальнейшего поиска и аналитической работы полей РК (при необходимости устанавливается связка с ранее зарегистрированными документами);

постановка документа на контроль (при необходимости);

пересылка РК документа по сети в приемные Губернатора области, заместителей Главы администрации области (в РК заносится информация о передаче документа и его копий);

проверка после возвращения документа с резолюцией руководителя правильности записи резолюции в РК, постановки на контроль и записей о наличии отчетов исполнителей (информация об исполнении документа);

снятие исполненного документа с контроля;

постановка документа на дополнительный или длительный контроль;

списание документа в дело согласно номенклатуре дел с пометкой в РК;

3.4.2. Работа с исходящими документами:

регистрация документа с заполнением всех необходимых для дальнейшего поиска и аналитической работы полей РК (при необходимости в РК устанавливаются связки с ранее зарегистрированными документами);

списание РК документа в дело, согласно номенклатуре дел;

3.4.3. Регулярный контроль содержания папок отдела писем и приема граждан "Поступившие", "На исполнении" и папок "На исполнении", "На контроле" Губернатора области и заместителей Главы администрации области;

3.4.4. Контроль за исполнением документов с резолюциями Губернатора области, заместителей Главы администрации области и сроками рассмотрения обращений граждан;

3.4.5. Подготовка напоминаний, уведомлений, статистических отчетов;

3.4.6. Участие в ведении классификаторов САДД "Список организаций", "Граждане" при изменении и поступлении соответствующего документа.

3.5. Виды работ, выполняемые в приемных заместителей Главы администрации области

3.5.1. Работа с входящими документами:

проверка РК документа в папке "Поступившие" при его поступлении в приемную;

передача незарегистрированного документа для регистрации в отдел прохождения документов управления делопроизводства и архива или отдел писем и приема граждан;

прием документа к исполнению, передача зарегистрированного документа на рассмотрение руководству;

занесение в РК документа резолюции заместителя Главы администрации области;

контроль представления соисполнителями материалов (по документам, ответственным исполнителем которых является заместитель Главы администрации области);

занесение в РК информации об исполнении документа;

ответы на запросы органов исполнительной власти области и организаций об исполнителях зарегистрированных в САДД документов, по которым ведется совместная работа;

поиск информации о ходе рассмотрения документа по запросам;

3.5.2. Работа с исходящими документами:

передача завизированного или подписанного заместителем Главы администрации области документа в отдел прохождения документов управления делопроизводства и архива для регистрации в САДД;

3.5.3. Наблюдение за исполнением документов с резолюциями заместителя Главы администрации области;

3.5.4. Поиск РК документов по запросам руководителя;

3.5.5. Своевременная передача системному технологу САДД информации об изменениях в структуре департамента и составе должностных лиц - руководителей органов исполнительной власти области для оперативного редактирования классификаторов САДД "Подразделения", "Организации".

3.6. Виды работ, выполняемые в отделе кадровой политики и контрольно-организационной работы комитета государственной гражданской службы Новгородской области

3.6.1. Работа с входящими документами:

контроль исполнения пунктов документа (по письмам и поручениям органов государственной власти Российской Федерации);

3.6.2. Работа с нормативными правовыми актами (далее акты) Администрации области (постановления и распоряжения Администрации области):

регистрация соответствующего числа документов группы "Пункт акта Администрации области с заполнением всех необходимых для поиска, контроля и аналитической работы полей и с установлением связки с РК акта Администрации области;

3.6.3. Работа с поручениями Губернатора области, заместителей Главы администрации области и решениями коллегии Администрации области:

регистрация с заполнением всех необходимых для поиска и аналитической работы полей РК (с РК документа связывается файл электронного документа в формате Microsoft Word, при необходимости устанавливается связка с ранее зарегистрированными документами);

занесение контрольных пунктов документа в виде контрольных резолюций с категориями "Пункт поручения Губернатора области", "Пункт поручения заместителя Главы администрации области" или "Пункт решения коллегии Администрации области";

занесение в РК информации о передаче документа;

3.6.4. Регулярный контроль содержимого папок отдела кадровой политики и контрольно-организационной работы комитета государственной гражданской службы Новгородской области "Поступившие", "На исполнении" и папок "На исполнении", "На контроле" Губернатора области и заместителей Главы администрации области;

3.6.5. Наблюдение за исполнением документов органов государственной власти Российской Федерации, актов Администрации области, поручений Губернатора области и заместителей Главы администрации области, решений коллегии Администрации области;

3.6.6. Подготовка напоминаний, аналитических отчетов, расчета сводного коэффициента исполнительской дисциплины по каждому исполнителю любого документа, находящегося в САДД.

3.7. Виды работ, выполняемые в приемных органов исполнительной власти области

3.7.1. Работа с входящими документами:

прием РК зарегистрированного документа к исполнению;

регистрация незарегистрированного документа с заполнением всех необходимых для дальнейшего поиска и аналитической работы полей РК (при необходимости устанавливаются связки с ранее зарегистрированными документами);

занесение в РК информации по результатам рассмотрения документа руководителем (ввод резолюции, постановка на внутренний контроль, направление на исполнение);

контроль исполнения;

ввод в РК информации об исполнении;

пересылка РК исполненного документа в отдел прохождения документов управления делопроизводства и архива;

3.7.2. Работа с исходящими и внутренними документами:

регистрация документа с заполнением всех необходимых для дальнейшего поиска и аналитической работы полей РК (при необходимости устанавливаются связки с ранее зарегистрированными документами);

ввод резолюции руководителя;

постановка на контроль;

направление на исполнение;

контроль исполнения;

списание в дело;

3.7.3. Поиск документа по запросам;

3.7.4. Подготовка ответов на запросы по входящим документам;

3.7.5. Подготовка отчетов по работе с документами в органе исполнительной власти области.

3.8. Работа исполнителей - пользователей САДД с документами

3.8.1. Работа с зарегистрированными документами с резолюциями в РК в адрес исполнителя - пользователя САДД:

прием РК к исполнению;

занесение в РК информации о ходе и результатах исполнения резолюции (при необходимости устанавливается связка с ранее зарегистрированными документами);

пересылка РК ответственному исполнителю или руководителю -автору резолюции.

4. Контроль исполнения документов

4.1. Документ полностью или частично может быть поставлен на контроль.

4.2. При постановке документа на контроль его РК поступает в папку "На контроле". Доступ к этой папке имеют специалисты, осуществляющие контроль исполнения документов.

4.3. Специалист, осуществляющий контроль, обязан ежедневно просматривать папку "На контроле", осуществлять рассылку "напоминаний" в установленной форме ответственным исполнителям и информировать руководство о ходе исполнения документа.

4.4. По всем контрольным документам в РК заносится информация об исполнении и фактическая дата исполнения.

5. Использование классификаторов САДД

5.1. Ведение классификаторов САДД осуществляют ГУ "НИАЦ" и специалисты органов исполнительной власти области - пользователи САДД, которым предоставлены права ввода и редактирования записей соответствующих классификаторов

5.2. Вносить новые организации в классификатор "Организации" при регистрации документов могут пользователи САДД, которым предоставлено соответствующее право.

5.3. Номенклатура дел органов исполнительной власти области на очередной год вводится в классификатор "Номенклатура дел" администратором САДД в соответствии с утвержденным разделом номенклатуры. При необходимости изменения номенклатуры дел изменения в классификатор вносятся после согласования с управлением делопроизводства и архива.

6. Контроль правильности заполнения информационных полей РК

6.1. Контроль правильности заполнения информационных полей РК документа в органе исполнительной власти области возлагается на лицо, ответственное за ввод информации.