Распоряжение Администрации Новгородской области от 15 ноября 2005 г. N 483-рз "Об утверждении регламента работы с документами в системе электронного документооборота органов исполнительной власти Новгородской области"

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации Новгородской области от 30 декабря 2011 г. N 456-рз в заголовок настоящего распоряжения внесены изменения

См. текст заголовка в предыдущей редакции

Распоряжение Администрации Новгородской области
от 15 ноября 2005 г. N 483-рз
"Об утверждении регламента работы с документами в системе электронного
документооборота органов исполнительной власти Новгородской области"

С изменениями и дополнениями от:

30 декабря 2011 г.

ГАРАНТ:

Распоряжением Администрации Новгородской области от 7 мая 2007 г. N 136-рз срок контроля настоящего Распоряжения продлен до 1 июня 2007 года

Во исполнение распоряжения Администрации области от 18.02.2005 N 90-рз "О порядке внедрения системы автоматизации делопроизводства и документооборота в органах исполнительной власти области":

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации Новгородской области от 30 декабря 2011 г. N 456-рз в пункт 1 настоящего распоряжения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

1. Утвердить прилагаемый Регламент работы с документами в системе электронного документооборота органов исполнительной власти Новгородской области (далее Регламент).

2. Утратил силу.

Информация об изменениях:

См. текст пункта 2

3. Утратил силу.

Информация об изменениях:

См. текст пункта 3

4. Опубликовать распоряжение в газете "Новгородские ведомости".

Первый заместитель Главы администрации

А.С. Бойцов

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации Новгородской области от 30 декабря 2011 г. N 456-рз в настоящий Регламент внесены изменения

См. текст Регламента в предыдущей редакции

Регламент
работы с документами в системе электронного документооборота органов
исполнительной власти Новгородской области
(утв. распоряжением Администрации Новгородской области
от 15 ноября 2005 г. N 483-рз)

С изменениями и дополнениями от:

30 декабря 2011 г.

1. Общие положения

1.1. Настоящий Регламент устанавливает общие требования к организации и технологии работы с документами в органах исполнительной власти области в условиях использования системы электронного документооборота органов исполнительной власти Новгородской области (далее СЭД ОИВ Новгородской области) и обязателен для исполнения всеми лицами, имеющими доступ в СЭД ОИВ Новгородской области. Действие Регламента не распространяется на технологию работы с проектами документов.

1.2. Регламент разработан в соответствии с распоряжением Администрации области от 18.02.2005 N 90-рз "О порядке внедрения системы автоматизации делопроизводства и документооборота в органах исполнительной власти области" и вводится в действие поэтапно в сроки согласно приложению к Регламенту.

1.3. Работа с документами в структурных подразделениях органов исполнительной власти области, подключенных к СЭД ОИВ Новгородской области, осуществляется в соответствии с настоящим Регламентом.

1.4. Работа в СЭД ОИВ Новгородской области основывается на принципе однократного ввода информации в систему и многократного ее использования. При этом документы, поступающие от одного органа исполнительной власти области в другой орган исполнительной власти области, должны быть зарегистрированы в системе обеими сторонами в соответствии с выделенными документопотоками. Регистрация документов осуществляется путем создания связанной регистрационной карточки (далее РК) с копированием реквизитов документа из РК, поступившей в папку "Поступившие" от другого органа исполнительной власти области.

Документы, направляемые Администрацией области в ее структурные подразделения и органы исполнительной власти области на исполнение с резолюциями Губернатора области, первых заместителей Главы администрации области, заместителей Главы администрации области, заместителя Главы администрации области - руководителя аппарата Администрации области (далее заместители Главы администрации области), следует рассматривать как поручения, которые подлежат исполнению без повторной регистрации. После исполнения такого документа при заполнении отчета исполнителя в РК к отчету исполнителя прикрепляется электронный образ документа, подтверждающего исполнение.

Передача документов между органами исполнительной власти области фиксируется в электронном журнале передачи и в формируемых в СЭД ОИВ Новгородской области реестрах передачи.

1.5. В СЭД ОИВ Новгородской области обрабатываются документы, содержащие информацию открытого характера. Разрешается производить регистрацию документов ограниченного распространения (имеющих пометку ДСП). Ввод текстов документов, имеющих пометку ДСП, их сканирование, хранение и распечатка в системе СЭД ОИВ Новгородской области не разрешаются.

Запрещается осуществлять в СЭД ОИВ Новгородской области регистрацию и иную обработку документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.

1.6. Организационно-методическое руководство и контроль за организацией документооборота в органах исполнительной власти области, подключенных к СЭД ОИВ Новгородской области, осуществляет комитет контроля и делопроизводства Администрации области, администрирование и техническое сопровождение СЭД ОИВ Новгородской области - государственное учреждение "Новгородский информационно-аналитический центр (далее- ГУ "НИАЦ").

1.7. Работники органов исполнительной власти области, структурных подразделений Администрации области получают право работать в СЭД ОИВ Новгородской области на основании заявки установленной формы за подписью руководителя соответствующего органа исполнительной власти области, структурного подразделения Администрации области. Заявка подлежит согласованию с комитетом контроля и делопроизводства Администрации области и управлением Администрации области по взаимодействию с административными органами, затем передается в ГУ "НИАЦ" на исполнение.

ГУ "НИАЦ" обеспечивает установку клиентских мест СЭД ОИВ Новгородской области, ввод персональных идентификаторов и первичных паролей пользователей.

1.8. Ответственность за организацию использования СЭД ОИВ Новгородской области в органах исполнительной власти области возлагается на руководителя соответствующего комитета, управления области или структурного подразделения Администрации области (далее-руководитель).

Руководитель назначает должностное лицо, ответственное за обеспечение правильного использования СЭД ОИВ Новгородской области и своевременное представление информации о пользователях (увольнение, переход в другое подразделение или изменение полномочий) в ГУ "НИАЦ" для внесения изменений в СЭД ОИВ Новгородской области администратором системы.

1.9. К работе в СЭД ОИВ Новгородской области допускаются сотрудники, прошедшие специальное обучение. Пользователям СЭД ОИВ Новгородской области запрещается передавать свои идентификаторы и пароли другим лицам. Пользователи должны периодически (при необходимости, но не реже одного раза в квартал) менять свои пароли.

2. Категории документов, работа с которыми осуществляется в СЭД ОИВ Новгородской области

2.1. Программное обеспечение СЭД ОИВ Новгородской области предусматривает обработку различных видов документов в привязке к трем типам РК:

РК входящих документов;

РК исходящих документов;

РК писем граждан.

Классификация документов в привязке к типам РК отражается в классификаторе СЭД ОИВ Новгородской области "Группы документов", который дополняется по мере распространения СЭД ОИВ Новгородской области на работу с другими видами документов.

2.2. Исключен.

Информация об изменениях:

См. текст пункта 2.2

2.3. Для групп документов, приведенных в классификаторе СЭД ОИВ Новгородской области "Группы документов", устанавливаются самостоятельные шаблоны номерообразования и индексации. В соответствии с группой документу автоматически при регистрации присваивается номер и индекс.

3. Виды работ, выполняемые в СЭД ОИВ Новгородской области

3.1. Виды работ, выполняемые в отделе прохождения документов комитета контроля и делопроизводства Администрации области

3.1.1. Работа с входящими документами:

регистрация документа с заполнением всех необходимых для дальнейшего поиска и аналитической работы полей РК (при необходимости устанавливается связка с ранее зарегистрированными документами);

постановка документа на контроль (при необходимости);

передача документа и пересылка РК документа по сети в приемные Губернатора области, заместителей Главы администрации области , а также в подключенные к СЭД ОИВ Новгородской области органы исполнительной власти области (в РК заносится информация о передаче документа и его копий);

проверка после возвращения документа с резолюцией руководителя правильности записи резолюции в РК, постановки на контроль и записей о наличии отчетов исполнителей (информация об исполнении документа);

сканирование поступившего документа и резолюций к нему и прикрепление их электронных образов к РК;

подготовка и рассыл напоминаний по исполнению документа;

снятие исполненного документа с контроля;

списание документа в дело согласно номенклатуре дел с пометкой в РК;

3.1.2. Работа с исходящими документами:

регистрация документа с заполнением всех необходимых для дальнейшего поиска и аналитической работы полей РК (при необходимости в РК устанавливается связка с ранее зарегистрированными документами);

списание РК документа в дело согласно номенклатуре дел;

подготовка, печать реестров и конвертов, отправка документов по адресатам;

подготовка описи дел для сдачи документов в авхив:

3.1.3. Регулярный контроль содержания папок "Поступившие", "На исполнении" и папок "На исполнении", "На контроле" Губернатора области и заместителей Главы администрации области;

3.1.4. Наблюдение за исполнением документов с резолюциями Губернатора области и заместителей Главы администрации области в приемных, подготовка аналитических отчетов;

3.1.5. Участие в ведении классификаторов СЭД ОИВ Новгородской области:

"Стандартные тексты" - постоянно;

"Регионы", "Список организаций" - при изменении и поступлении соответствующего документа.

3.2. Исключен.

Информация об изменениях:

См. текст пункта 3.2

3.3. Виды работ, выполняемые в управлении делопроизводства и архива комитета контроля и делопроизводства Администрации области

3.3.1. Работа с нормативными правовыми актами Администрации области:

регистрация с заполнением всех необходимых для дальнейшего поиска и аналитической работы полей РК (с РК документа связывается файл электронного документа в форматах Microsoft Word и PDF, при необходимости устанавливается связка с ранее зарегистрированными документами);

заверение электронных копий документов с использованием электронной цифровой подписи;

3.3.2. Пересылка РК зарегистрированного документа через СЭД ОИВ Новгородской области в приемные Губернатора области, заместителей Главы администрации области, структурные подразделения Администрации области, а также подключенные к СЭД ОИВ Новгородской области органы исполнительной власти области в соответствии с указателем рассылки;

3.3.3. Занесение в РК информации о передаче копий документа.

3.4. Исключен.

Информация об изменениях:

См. текст пункта 3.4

3.5. Виды работ, выполняемые в приемных заместителей Главы администрации области

3.5.1. Работа с входящими документами:

проверка РК документа в папке "Поступившие" при его поступлении в приемную;

прием документа к исполнению, передача зарегистрированного документа на рассмотрение руководству;

занесение в РК документа резолюции заместителя Главы администрации области;

контроль представления соисполнителями материалов (по документам, ответственным исполнителем которых является заместитель Главы администрации области);

занесение в РК информации об исполнении документа;

постановка на контроль резолюций заместителей Главы администрации области (при необходимости);

снятие исполненных резолюций заместителей Главы администрации области с контроля;

информирование организаций о ходе исполнения направленных ими документов или документов, по которым ведется совместная работа, с использованием СЭД ОИВ Новгородской области;

регистрация записок (служебные, докладные, аналитические, объяснительные) в СЭД ОИВ Новгородской области;

распечатка электронных копий документов, поступивших через СЭД ОИВ Новгородской области, для передачи на рассмотрение заместителям Главы администрации области;

3.5.2. Работа с исходящими документами:

передача завизированного или подписанного заместителем Главы администрации области документа в отдел прохождения документов управления делопроизводства и архива для регистрации в СЭД ОИВ Новгородской области;

3.5.3. Наблюдение за исполнением документов с резолюциями заместителя Главы администрации области;

3.5.4. Поиск РК документов по запросам руководителя;

3.5.5. Своевременная передача администратору СЭД ОИВ Новгородской области информации об изменениях в структуре департамента и составе должностных лиц - руководителей органов исполнительной власти области для оперативного редактирования классификаторов СЭД ОИВ Новгородской области "Подразделения", "Организации".

3.6. Исключен.

Информация об изменениях:

См. текст пункта 3.6

3.7. Виды работ, выполняемые в приемных органов исполнительной власти области

3.7.1. Работа с входящими документами:

ежедневный просмотр папок "Поступившие", "На контроле";

регистрация документов, адресованных в орган исполнительной власти области, с заполнением всех необходимых для дальнейшего поиска и аналитической работы полей РК (при необходимости устанавливаются связки с ранее зарегистрированными документами);

регистрация документов, поступивших в папку "Поступившие" от органов исполнительной власти области, в том числе от структурных подразделений Администрации области, путем создания связанной РК;

прием в папке "Поступившие" документов к исполнению без их регистрации в СЭД ОИВ Новгородской области в случае, если документы направлены по резолюциям Губернатора области или заместителей Главы администрации области;

распечатка электронных копий документов, поступивших через СЭД ОИВ Новгородской области, для передачи на исполнение;

занесение в РК информации по результатам рассмотрения документа руководителем (ввод резолюции, постановка на внутренний контроль, направление на исполнение);

контроль исполнения;

ввод в РК информации об исполнении;

пересылка РК исполненного документа в отдел прохождения документов комитета контроля и делопроизводства Администрации области для снятия документа с контроля;

3.7.2. Работа с исходящими и внутренними документами:

регистрация документа с заполнением всех необходимых для дальнейшего поиска и аналитической работы полей РК (при необходимости устанавливаются связки с ранее зарегистрированными документами);

ввод резолюции руководителя;

постановка на контроль;

направление на исполнение;

контроль исполнения;

списание в дело;

3.7.3. Поиск документа по запросам;

3.7.4. Подготовка ответов на запросы по входящим документам;

3.7.5. Подготовка отчетов по работе с документами в органе исполнительной власти области.

3.8. Работа исполнителей - пользователей СЭД ОИВ Новгородской области с документами

3.8.1. Работа с зарегистрированными документами с резолюциями в РК в адрес исполнителя - пользователя СЭД ОИВ Новгородской области:

прием РК к исполнению;

занесение в РК информации о ходе и результатах исполнения резолюции (при необходимости устанавливается связка с ранее зарегистрированными документами);

пересылка РК ответственному исполнителю или руководителю -автору резолюции.

4. Контроль исполнения документов

4.1. Документ полностью или частично может быть поставлен на контроль.

4.2. При постановке документа на контроль его РК поступает в папку "На контроле". Доступ к этой папке имеют специалисты, осуществляющие контроль исполнения документов.

4.3. Специалист, осуществляющий контроль, обязан ежедневно просматривать папку "На контроле", осуществлять рассылку "напоминаний" в установленной форме ответственным исполнителям и информировать руководство о ходе исполнения документа.

4.4. По всем контрольным документам в РК заносится информация об исполнении и фактическая дата исполнения.

5. Использование классификаторов СЭД ОИВ Новгородской области

5.1. Ведение классификаторов СЭД ОИВ Новгородской области осуществляют ГУ "НИАЦ" и специалисты органов исполнительной власти области - пользователи САДД, которым предоставлены права ввода и редактирования записей соответствующих классификаторов

5.2. Вносить новые организации в классификатор "Организации" при регистрации документов могут пользователи СЭД ОИВ Новгородской области, которым предоставлено соответствующее право.

5.3. Номенклатура дел органов исполнительной власти области на очередной год вводится в классификатор "Номенклатура дел" администратором СЭД ОИВ Новгородской области в соответствии с утвержденным разделом номенклатуры. При необходимости изменения номенклатуры дел изменения в классификатор вносятся после согласования с комитетом контроля и делопроизводства Администрации области.

6. Контроль правильности заполнения информационных полей РК

6.1. Контроль правильности заполнения информационных полей РК документа в органе исполнительной власти области возлагается на лицо, ответственное за ввод информации.